Manajemen Perkantoran Modern

MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN
A. Aziz Zulhakim, S.Sos., M.Si

Hernowo Novianto, SE., M.Si
Judul:
MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

Hernowo Novianto, SE., M.Si
Desain Cover:
Ari Handoko
Tata Letak:
Cetakan pertama, 2012

108+7+1
Tulisan di dalam buku ajar ini merupakan saduran dari

beberapa penulis yang konsren di bidang Manajemen
Perkantoran Modern atau dulu disebut dengan
keilmuan Office Administration. Ini merupakan buku
ajar untuk kalangan sendiri.
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah dengan segala kekuatan-NYA, buku ajar Manajemen Perkantoran ini dapat
diselesaikan dengan baik oleh Tim Penyusun Bahan Ajar Mata Kuliah Manajemen
Perkantoran di Program Studi Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Prof. Dr. Hazairin, SH Bengkulu.
Memahami manajemen maupun administrasi menjadi satu ruang dimensi yang sama seiring
dengan perkembangan zaman maupun hasil-hasil riset para ahli, dimana menurut salah satu
terbitan United Nations, administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata
sepadan (The term Administration and Management are more being used synounymously,
there has been a tendency in recent time for management to be used to a greater degree in
public affairs. This probably because of the increasing application of buisness management
practices in the field of public administration). Dengan kelaziman tersebut, dalam uraian di
dalam buku ajar ini tidak akan memperbedakan istilah office administration dengan office
management.
Adapun manajemen perkantoran modern kami rangkum ke dalam pengertian yang lebih luas
untuk menerapkan prinsip-prinsip kerja kantor yang tidak hanya sebatas pengertian simbol-
simbol tapi jauh lebih luas untuk memaknai kantor sebagai ruang dalam proses pengambilan
keputusan dan action do organisasi.
Sebagian isi di dalam buku ajar ini, kami rangkum melalui penyaduran beberapa buah pikiran
para ahli yang konsren pada bidang manajemen perkantoran maupun para ahli intra-
dicipliner dalam kemajuan organisasi abad 21. Maka dalam aplikasinya kami rasa buku ajar
ini masih banyak harus menerima beberapa masukkan untuk memajukkan manajemen
perkantoran sebagai ilmu terapan bagi sarjana administrasi publik. Akhir kata, apabila
terdapat kekurangan kami mohon maaf yang sebesar-besarnya.
Bengkulu, 12-12-2012
TIM PENYUSUN
CONTENT ISI
HALAMAN DEPAN
PENGANTAR
BAB I PENDAHULUAN
A. Mengenal Manajemen Perkantoran 1

B. Kedudukan dan Peran Kegiatan Perkantoran dalam 3
Organisasi
C. Perkantoran Modern 4
D. Prinsip-prinsip Manajemen Perkantoran Modern 6
BAB II Office Organization
A. Pengorganisasian terhadap Office Service 9

B. Sentralisasi dan Spesialisasi Pekerjaan 14
Perkantoran
C. Asas-asas Pengorganisasian Kantor 17
BAB III PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN
A. Data dan Informasi 20

B. Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern 23
C. Efisiensi Perkantoran Modern 24
BAB IV TEKNOLOGI PERKANTORAN MODERN
A. Pengenalan Awal 28
B. Otomatisasi Perkantoran 29
C. Virtual Office 47
BAB V DESAIN INTERIOR DALAM PERKANTORAN MODERN
A. Ruang Kantor Modern 53

B. Ruang dalam Sebuah Kantor 56
BAB VI ANALISA SERAGAM SEBAGAI SIMBOL ORGANISASI MODERN
A. Pengertian Awal 63
B. Ekspresi Budaya 64
C. Tiga Lapisan Kultur Organisasi 64
BAB VII PEMBAGIAN KERJA BERDASARKAN KATEGORISASI GENDER
A. Ilustrasi Bias Gender pada Masyarakat Patriarkhi 67

B. Definisi Gender 67
C. Karakteristik Kecenderungan Orientasi Gender 70
(Feminimitas dan Maskulinitas)
D. Pembagian berdasarkan Gender 71
BAB MEMBANGUN CITRA ORGANISASI MELALUI PERAN PUBLIC
VIII RELATION
A. Pengertian Citra 76
B. Konsep PR 78
C. Peran dan Fungsi Public Relations Dalam 79
Organisasi
D. Public Relations sebagai Media dalam Membangun 82
Citra Organisasi
BAB IX TEHNIK-TEHNIK KORESPODENSI
A. Pengertian Korespondensi dan Surat 83

B. Fungsi Surat Dinas 84
C. Langkah-langkah Tehknis Penulisan Surat 84
D. Bagiang-bagian Surat 85
E. Penyusunan Kalimat dalam Menulis Surat 91
F. Penyusunan Paragraf dalam Menulis Surat 91
BAB X MANAJEMEN KEARSIPAN
A. Pendahuluan 92
B. Pengertian Arsip 92
C. Kerangka mengenai Peran Arsip 93
D. Jenis Arsip Berdasarkan Fungsi 94
E. Pola Manajemen Arsip 94
F. Sistem Filling (Penyimpanan Arsip) 96
BAB XI MANAJEMEN PENYELENGGARAAN RAPAT
A. Pengertian Rapat 103

B. Rapat Kecil yang Bersifat Tidak Resmi 103
C. Rapat yang Bersifat Resmi 104
DAFTAR REFRENSI
A. Aziz Zulhakim, S.Sos., M.Si Buku Ajar
Hernowo, SE., M.Si Manajemen Perkantoran Modern
BAB I
PENDAHULUAN
A. Mengenal Manajemen Perkantoran
Kita mungkin lebih sering mendengar istilah administrasi perkantoran dari
pada manajemen perkantoran atau sebaliknya. Namun pada intinya kedua kata
(Administrasi dan Manajemen) tersebut memiliki pemahaman yang sama dalam
konteks maksud dan tujuan mengenai pemaknaan arti secara harfiahnya, yang mana
juga ditegaskan oleh salah satu terbitan Perserikatan Bangsa-bangsa sebagai berikut
(dalam Gie, 2007):
“The terms Administration and Management are more being used synonymously.
While the terms Administration has been applied more to the conduct of public
affairs and the terms Management more to that of buisiness enterprise, there has
been a tendency in recent time for Management to be used to a greater degree in
public afffairs. This is probably because of the increasing application of business
Management practices in the field of public administration.”
(Istilah-istilah Administrasi dan Manajemen makin lama makin banyak dipakai
secara searti. Walaupun istilah Administrasi telah diterapkan lebih banyak bagi
tindakan dalam urusan-urusan negara dan istilah Manajemen lebih banyak bagi
urusan-urusan perusahaan, pada waktu akhir-akhir ini terdapat kecenderungan
untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang telah luas bagi urusan-urusan
publik. Hal ini terjadi mungkin karena adanya bentuk pengapdosian praktek-
praktek Manajemen bisnis yang lambat laun diterapkan juga di birokrasi
(Administrasi) pemerintahan).
Berikut beberapa pengertian mengenai office management menurut para
ahli, yaitu:
1. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson di dalam bukunya Textbook
of Office Management, merumuskan sebagai berikut:
“office management as a function, is that branch of the art and science of

management which is concerned with the efficient perfomance of office work,
whenever and wherever that work is to be done”.
(Manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu
manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara
efisien, bilamana dan dimana pun pekerjaan itu harus dilakukan).
1
2. John Neuner dan Benjamin Haynes di dalam bukunya office Management:
Pricinples and Practices, merumuskan office Management sebagai berikut:
“For this reason office management covers a narrower field than the term
„management‟ generally implies, office management concerning itself to a large
extent with office supervision”.
(Berdasarkan alasan ini manajemen perkantoran mencakup bidang yang lebih
sempit dari pada yang umumnya dikandung oleh istilah „manajemen‟,
manajemen perkantoran untuk sebagian besar berkenaan dengan pengawasan
perkantoran).
3. Perumusan Management Office menurut Edwin Robinson di dalam bukunya
Buisness Organization and Practice, mengemukakan sebagai berikut:
“Office management is concerned with the direction and supervision of office

work”.
(Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan
terhadap pekerjaan perkantoran).
4. Perumusan George Terry di dalam bukunya Office Management and Control,
mengemukakan pandanganya sebagai berikut:
“office management can be defined as the planning, controlling, and organizing

of office work, and actuating those perfoming it so as to achieve the
predetermined objectives. It deals with the life cycle of buisness information and
data from their creation through their maintenance, distribution, and retention,
if of permanent value, or destruction if obsolete”.
(Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan,
pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan
mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan
keterangan perusahaan dari sejak penciptannya melalui pemeliharaan,
penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnaannya
kalau usang).
Dari bebera definisi diatas, dapat dijelaskan bahwa manajemen perkantoran
adalah suatu fungsi tertentu. Fungsi yang dimaksud ini dapat dijelaskan berdasarkan
apa yang tersirat dari dikemukakanya para ahli diatas yang meliputi rangkaian
aktivitas sebgai berikut:
1. Pelaksanaan secara efisien (Leffingwell & Robinson)
2. Pengawasan (Neuner & Haynes)
2
3. Pengarahan dan pengawasan (Robinson)
4. Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian serta penggerakan (Terry)
Dengan demikian pokok manajemen perkantoran merupakan rangkaian
aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), menggarahkan
(memberi arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol)
sampai terselenggaranya secara tertib.
B. Kedudukan dan Peran Kegiatan Perkantoran dalam Organisasi
Ada dua aspek yang tidak dapat dipisahkan yaitu organisasi dan manajemen,
jika bicara mengenai manajemen perkantoran berarti juga bicara organisasi
perkantoran dan kegiatan-kegiatannya. Untuk mengetahui kedudukan dan peran
kegiatan perkantoran dalam organisasi perlu lebih dahulu diketahui tentang
organisasi.
Berbagai macam rumusan pengertian yang diberikan tentang organisasi,
antara lain bisa disebutkan organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang
atau lebih yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dan
terkait secara formal dalam suatu susunan hierarkhis.
Dari rumusan mengenai pengertian organisasi seperti tersebut diatas berarti
apabila dilihat unsur-unsurnya organisasi mengandung unsur-unsur:
1. Kelompok orang
2. Kerjasama
3. Tujuan
4. Keterikatan Formal
5. Susunan hierarkhi
Organisasi apapun dapat ditinjau sedikitnya dari dua sudut yaitu: (1)
Sebagai kelompok orang yang bekerjasama dan (2) Sebagai wadah dari kerjasama
3
tersebut sebagai orang yang bekerjasama sifatnya dinamis, Sedangkan sebagai
wadah sifatnya relatif statis.
Salah satu unsur organisasi adalah adanya tujuan untuk mencapai tujuan
yang telah ditentukan, organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan
tugas-tugas dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar yaitu: tugas atau
kegiatan pokok dan tugas atau kegiatan penunjang.
Kegiatan pokok atau sering disebut kegiatan substantif adalah kegiatan-
kegiatan yang secara langsung mengenai tugas organisasi, maka tugas pokok
organisasi yang satu akan berbeda dengan tugas pokok organisasi yang lain, akan
tetapi tugas-tugas penunjangnya, untuk setiap organisasi dengan tujuan dan tugas
pokok apapun, dapat dikatakan sama.
Yang dimaksud dengan tugas menunjang adalah tugas-tugas yang bersifat
membantu, melayani, memudahkan dan melancarkan tugas pokok dan tugas-tugas
pimpinan.
C. Perkantoran Modern
Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan tata ruang
yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat; para
pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin, profesional memiliki
sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Kantor modern
juga mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif,
efisien, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.
Perkantoran modern juga sering digambarkan sebagai kantor yang segala
kegiatannya serba dikomputerkan (computerized). Perubahan besar memang telah
terjadi dalam lingkungan perkantoran. Geoffry Mills dkk (1990) menegaskan dalam
bukunya "Modern Office Management" bahwa teknologi baru terus mengalami
4
kemajuan, terutama dalam bidang “komunikasi dan pengelolaan data" (alih bahasa
oleh F.X. Budiyanto, 1991).
Tahap perkembangan sistem informasi manajemen (SIM) di sebagian besar
instansi pemerintah kita saat ini tampaknya sampai pada tahap SIM dengan
dukungan pemrosesan data elektronik (electronic data processing, computer). Di
satu pihak tahapan ini bagi sebagian instansi sedang menuju atau mungkin sudah
sampai pada tahap berikutnya, yaitu tahapan SIM berdasarkan komputer (Computer
based system). Namun, di lain pihak kenyataan masih banyak kantor-kantor
pemerintah kita belum masuk ke tahap dukungan komputer, terutama di kotakota
kecil atau di daerah-daerah terpencil.
Berbagai keuntungan dapat diperoleh apabila seluruh kegiatan dilakukan
dengan sistem komputer, khususnya keuntungan dalam hal kecepatan, kecermatan,
keterhandalan, keterkinian komunikasi dan pemrosesan data.
Biaya sering merupakan salah satu pertimbangan dalam hal modernisiasi
perkantoran. Oleh karena dalam hal modernisasi ini lebih sering dilakukan per
modul ("modularity'). Namun, kantor modern perlu memperhitungkan kemungkinan
gangguan terhadap sistem yang digunakan. Kerusakan salah satu alat sebagai salah
satu komponen, atau kesalahan yang terjadi pada salah satu sub-sistem akan
mengganggu sistem secara keseluruhan. Kesalahan memilih file induk dalam
memasukkan data untuk disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali pada
saat diperlukan. Apabila data tersebut diperlukan sebagai bahan pengambilan
keputusan, maka keputusan akan terganggu, atau keputusan tidak sempurna.
Dampak selanjutnya mudah diperkirakan.
Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya semakin
mengglobal. Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu kantor semakin banyak
5
informasi yang dapat diakses, semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan
untuk kepentingan organisasi atau instansinya. Akan tetapi sebaliknya, dari
keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan
pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan
informasi.
Dari uraian mengenai pengertian kantor atau perkantoran modern,
data/informasi merupakan sasaran utama, dan sekaligus sebagai tujuan dari seluruh
kegiatan perkantoran. Jelas pula bahwa dalam penanganan data/informasi
diperlukan bangunan dan ruangan, peralatan dan perlengkapan, manusia atau
penanganan menyelenggarakan kegiatan, serta sistem, prosedur dan tata kerja untuk
menyelenggarakannya.
D. Prinsip-prinsip Manajemen Perkantoran Modern
1. Prinsip 1
Dapat dengan mudah manajer kantor harus merencanakan pekerjaan apa yang
harus dikerjakan dan bagaimana, kapan dan di mana harus dikerjakan, dan oleh
siapa harus dikerjakan.
2. Prinsip 2
Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta
pengembangan produk, manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upaya-upaya
semua pegawai, mesin-mesin, dan informasi untuk memformulasikan jadwal
kerja yang sesuai dengan perencanaan.
3. Prinsip 3 dan 4
Lebih jauh, prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik penyimpanan arsip,
metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan tata letak
untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif.
6
4. Prinsip 5
Mungkin yang paling penting, manajer kantor menseleksi, melatih, memotivasi,
mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat
terhadap organisasi pada tingkat yang optimal.
Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran
sebagai berikut:
1. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana,
menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar
pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam
melaksanakan tugas mereka. Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa
manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan
dengan ketata usahaan saja;
2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan
yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai
pekerjaan atau bahan-bahan;
3. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya
dipergunakan apabila hasilnya ekonomis;
4. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan
pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor;
5. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar
menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya;
6. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai
dengan pengawasan formulir. Hal ini termasuk menghidangkan metode
pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan
sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor;
7
7. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis
pekerjaan, prgram Diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah;
8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan
dikembangkan;
9. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam
pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa penyelia maupun
pada sikap pegawai.
8
BAB II
OFFICE ORGANIZATION
A. Pengorganisasian terhadap Office Service
Organisasi merupakan suatu sistem, dimana sistem yang berupa organisasi
terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan yaitu: 1) sekelompok orang; 2)
kerjasama; dan 3) tujuan tertentu. Dari perpaduan 3 unsur tersebut, maka lahirlah
organisasi.
Struktur atau tataraga organisasi itu harus dirancang dan dibangun sesuai
dengan perkembangan organisasi dan sumber-sumber kemampuannya. Segenap
rangkaian aktivitas merancang dan membangun struktur organisasi, yang pada
pokoknya merupakan membagi-bagi atau mengelompokkan bidang-bidang kerja
serta menetapkan dan menyusun jalinan hubungan-hubungan kerja diantara orang-
orang maupun bidang kerja itu termasuk dalam pengertian pengorganisasian.
Suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya secara penuh, maka
tataraga organisasi tersebut harus memiliki 2 syarat, yaitu efisien dan sehat.
Tataraga organisasi yang efisien berarti bahwa organisasi tersebut memiliki susunan
yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekkan, sehingga segenap satuan di
dalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik antara usaha dengan hasil
kerjanya baik mengenai mutu maupun banyaknya hasil kerja itu.
Sedangkan pengertian struktur yang sehat, berarti bahwa organisasi itu
mempunyai bentuk yang teratur dimana masing-masing bidang kerja beserta
pejabat, tugas dan wewenangnya yang merupakan satuan-satuan tertentu dalam
lingkungan keseluruhan organisasi dapat menjalankan perananya dengan tanpa
keseimpangsiuran.
9
Tataraga organisasi yang tidak mengikuti pola yang efisien dan sehat
biasanya akan terjadi pemekaran susunan menjadi berlipat ganda dengan tidak
menambah kegiatan yang dilakukan dan hasil kerja yang dicapai. Pemekaran
susunan organisasi tersebut berarti bertambahnya jumlah karyawan dan besarnya
biaya, sedang pembagian kerjanya mungkin tidak tumbuh secara wajar. Hal yang
berdampak negatif akan terjadinya kesamaan satuan-satuan organisasi atau
terdapatnya duplikasi kegiatan, adanya kesimpangsiuran dalam pelaksanaan
pekerjaan-pekerjaan dan semakin sukarnya tercapai koordinasi di antara satuan-
satuan itu yang sering terjadinya hubungan kerja satu sama lain tidak diatur secara
jelas.
Setiap organisasi dibentuk tentulah karena adanya tujuan tertentu yang ingin
dicapai. Tujuan ini menentukan macam-macam dan luasnya pekerjaan yang harus
dilaksanakan. Pekerjaan itu ditertibkan menjadi berbagai fungsi. Fungsi adalah
sekelompok aktivitas atau pekerjaan yang tergolong pada jenis yang sama
berdasarkan sifatnya, pelaksanaannya ataupun karena merupakan suatu urutan atau
secara praktis saling tergantung satu sama lain.
Masing-masing dari fungsi diartikan sebagai kumulatif bidang kerja yang di
bebankan kepada seseorang atau sekelompok anggota dalam organisasi yang
bersangkutan. Fungsi yang telah dibebankan kepada suatu pihak tertentu dan dengan
demikian terikat kepada perorangan yang menjadi tugasnya. Adanya tugas dari 1
atau sekelompok orang sekaligus mengandung pengertian bahwa petugas tersebut
diberi wewenang yang sepadan untuk mengerjakan tugas. Pelimpahan wewenang
kepada petugas untuk melakukan tindakan-tindakan dalam rangka menuaikan
tugasnya serentak yang mengakibatkan adanya permintaan tanggungjawab dari
10
pihak yang memberikan tugas kepada orang yang menerima tugas. Adapun
penegrtian ini dapat digambarkan sebagai berikut:
Tujuan
Pekerjaan
Fungsi
Tugas
Pelimpahan Wewenang
Permintaan Tanggung jawab
Kewajiban Bertanggung jawab
Setelah dikemukakan mengenai pemikiran akan pengorganisasian, maka
dapatlah kini pokok-pokok pikiran tersebut diuraikan lebih lanjut dalam kaitannya
dengan kantor tatausaha dan pelayanan perkantoran. Ditinjau secara fisik, kantor
adalah sebuah ruang atau bagian dari bangunan tempat melaksanakan segenap
pelayanan perkantoran, selanjutnya yang dimaksud dengan tujuan-tujuan
perkantoran (office purpose) meliputi keperluan administrasi; pekerjaan tulis;
pengurusan uang; dan kegiatan telepon dan telegraf.
Dalam setiap kantor terdapat pimpinan yang memegang wewenang terdapat
pimpinan yang memegang wewenang yang dalam hubungannya dengan pelayanan
perkantoran adalah seorang office manager. Manajer tersebut melakukan koordinasi
11
dan komunikasi sehingga semua pegawai di dalam kantor dapat menuaikan
tugasnya untuk mencapai tujuan yang ditentukan.
J. R. M Simmons menyebutkan tugas manajer pada suatu kantor (dalam
bukunya The Organization of an Office), dengan pengertiannya sebagai berikut:
“The manager of an office, by whatever title he may be known, gets things

done by his subordinates. He has the task of alloting duties to clerks,
stimulating them to action and cheking to make sure that everything has
been done properly. Whatever the size of the office, the manager‟s task is
the same the co-ordination of the work of his principal assitants and
through them the work of his clerks”.
(Manajer suatu kantor, dengan sebutan jabatan apa pun ia dapat dikenal,
menyelesaikan urusan-urusan melalui para bawahannya. Ia memiliki tugas
untuk membagi-bagikan kewajiban kepada juru-juru tata usaha, mendorong
mereka bertindak, dan memeriksa untuk memastikan bahwa semua hal telah
dikerjakan secara sepatutnya. Seberapa besar pun kantor, tugas manajer
adalah sama yaitu mengkoordinasikan pekerjaan dari para pembantu
utamanya dan melalui mereka pekerjaan para juru tatausahanya).
Sebuah pelayanan di perkantoran tidak hanya berjalan dalam lingkungan
kantor saja, melainkan menjangkau sampai ke seluruh unit-unit lainnya dalam
organisasi, maka pengorganisasiannya perlu mengikuti asas-asas yang dikemukakan
oleh Simmons sebagai berikut:
1. Pola organisasi bagi sesuatu kantor bergantung pada besarnya kantor itu.
Seluruh organisasi yang bersangkutan masih kecil sehingga tata usahanya juga
belum begitu luas, kantor itu tidak perlu disusun menjadi suatu struktur yang
rumit.
2. Kecenderungan akan organisasi yang terus berkembang dari waktu ke waktu,
maka manajer perkantoran harus memiliki rencana-rencana untuk menghadapi
perubahan-perubahan yang akan terjadi. Berpegang terus pada konsep sistem
perkantoran masa lampau akan berakibat pada office service yang kurang
memuaskan atau bahkan menimbulkan hambatan-hambatan terhadap pekerjaan
operatif.
12
3. Pengorganisasian terhadap suatu kantor harus direncanakan dari bawah, yaitu
para juru tata usaha menuju ke atas (Top Manager).
4. Apabilah kantor telah mengalami perkembangan yang cukup pesat, perlu
diadakannya para pimpinan kelompok kerja yang bertindak sebagai pembantu
pelaksana maupun sebagai pengawas terhadap juru tatausaha.
5. Rentang kontrol dari seseorang pengawas terhadap pegawai bawahan dalam
suatu kantor hendaknya berkisar pada kisaran 6 orang sesuai dengan sederhana
atau rumitnya pekerjaan.
6. Setiap kantor yang telah berkembang, tingkat jenjang organisasi yang diciptakan
hendaknya tidak lebih daripada 2 tingkat. Jadi, wewenang dan koordinasi serta
komunikasi dari manajer perkantoran menuju para juru tatausaha pada tingkat
terbawah diusahakan hanya melalui tingkat para pengawas dan satu lagi para
pemimpin kelompok kerja.
7. Dalam suatu kantor perlu diangkat wakil manajer untuk memikul tugas bilamana
manajer atau seseorang pengawas berhalangan sehingga pelayanan
ketatausahaan tidak terganggu.
Mengenai pola pembagian kerja di antara para pegawai dalam bidang
tatausaha, pada umumnya menurut C. L. Littlefield dan R. M. Peterson (Modern
Ofiice Management, 1956) dikenal dua macam rencana:
1. Rencana Urutan (Serial Plan)
Pola ini, melihat setiap pekerjaan tatausaha dibagi-bagi menjadi unit-unit yang
lebih kecil secara berurutan dan setiap unit ditugaskan kepada seorang juru tata
usaha. Misalnya, pekerjaan membuat surat tagihan dapat dibagi-bagi menjadi
kerjaan yang menyusun konsep, kerja mengetik, kerja memeriksa hasil
13
pengetikan, dan kerja membubuhi tanggal, cap sampai memberi amplop
sehinnga siap dikirim.
2. Rencana Sejajar (Paralel Plan)
Dalam hal ini, volume pekerjaanlah yang dibagi-bagi kepada para pegawai yang
masing-masing mengerjakannya dari awal sampai selesai. Contoh, pekrjaan
membuat surat tagihan, masing-masing juru tatausaha dari ke-empat pegawai
diberi tugas sejumlah tagihan untuk diselesaikan sendiri-sendiri secara
bersamaan.
B. Sentralisasi dan Spesialisasi Pekerjaan Perkantoran
Hubungannya dengan organisasi, maka pengorganisasian tatausaha dapat
menggunakan asas pemusatan (sentralisasi) atau asas pemencaran (desentralisasi).
1. Asas Sentralisasi
Asas ini memberikan artian, bagaimana sistem kerja perkantoran dalam
organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan
organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi yang
memikul pekerjaan-pekerjaan operatif. Dalam hal ini satuan-satuan organisasi
yang melaksanakan tugas-tugas induk itu dibebaskan dari kegiatan-kegiatan
yang misalnya mengetik surat-surat, menyalin warkat-warkat atau memelihara
arsip. Semua pekerjaan dalam bidang tatausaha tersebut dilakukan oleh sebuah
satuan pelayanan seperti misalnya Bagian Tatausaha atau Bagian Sekretariat.
Apabilah organisasi tersebut sangat besar atau ruang kerja ketatausahannya
sangat luas, maka satuan pelayanan yang dibentuk pun dapat lebih dari 1 buah.
Misalnya, ada beberapa bagian yang benar-benar bekerja pada bidang
kekhususan dan masing-masing satuan organisasi itu secara sentral melayani
seluruh satuan organisasi dalam ruang lingkup tugasnya tersebut.
14
2. Asas Desentralisasi
Dalam asas ini, masing-masing satuan organisasi dalam seluruh bagan
organisasi di samping melaksanakan tugas-tugas induknya juga melakukan
semua pekerjaan ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri. Jadi
misalnya Bagian Produksi dalam suatu perusahaan melaksanakan pula tugas-
tugas korespondensi, memperbanyak sendiri warkat-warkat dan mengurus
kamar arsip untuk menyimpan surat-suratnya.
Adapun asas-asas yang dijelaskan diatas masing-masing memiliki
kelemahan dan kebaikan sendiri-sendiri. Apabilah seluruh pekerjaan ketatausahaan
dipusatkan pada sebuah satuan organisasi yang dipimpin oleh tenaga ahli, sudah
tentu bidang tatausaha tersebut dapat senantiasa disempurnakan. Misalnya mengenai
cara-cara bekerja yang efisien, perancangan formulir yang seragam, pemakaian alat
yang tepat dan pengawasan yang lebih cermat. Sebaliknya asas desentralisasi kerja
ketatausahaan juga memiliki kebaikan tersendiri. Apabilah misalnya sebuah
organisasi tersebar di beberapa gedung sehingga kalau tatausahanya dipusatkan
hanya akan memperlambat jalannya pekerjaan pokok, maka lebih tepat dipakai asas
desentralisasi. Pada segi-segi tertentu bidang ketatausahaan mau tidak mau harus
dikerjakan sendiri oleh masing-masing satuan organisasi seperti misalnya menelpon
atau menyusun laporan mengenai suatu pekerjaan pokok yang bersifat teknis. Pada
dasarnya di semua bidang ketatausahaan tidak dapat sepenuhnya sentralisasikan atau
sebaliknya di desentralisasikan, karena kedua-duanya harus dipergunakan.
Dalam menjadikan pedoman pada penerapan kedua asas tersebut di setiap
organisasi kantor, kepustakaan dn praktek administrasi perkantoran di luar negeri
umumnya menetapkan pengertian tentang fungsi-fungsi pelayanan yang bersifat
pemusatan (central service functions). Fungsi-fungsi ini kemudian dilembagakan
15
menjadi central service units (satuan-satuan pelayanan pusat). Menurut Littlefield
dan Peterson, segi-segi tatausaha yang seringkali dibentuk menjadi satuan pelayanan
pusat tersebut, ialah aktivitas-aktivitas sebagai berikut:
1. Mail (pengiriman surat-surat)
2. Files (pemeliharaan berkas-berkas)
3. Transcription (Penyalinan)
4. Communications (tata hubungan)
5. Duplicating (penggandaan warkat)
6. Tabulating (pendaftaran)
7. Reception (penerimaan tamu)
8. Supplies (pengadaan material tatausaha)
9. Building Services (pelayanan yang menyangkut pergedungan)
Asas sentralisasi bagi pekerjaan perkantoran berkaitan dengan spesialisasi,
pengkhususan dalam pelaksanaan sesuatu segi tatausaha oleh seorang petugas
tertentu secara terus menerus. Dengan adanya spesialisasi pekerjaan tersebut, maka
pegawai akan terlatih dan mahir dalam mengkerjaan pekerjaannya dan hasil dari
kelancaran tersebut berdampak besar bagi organisasi.
Dengan spesialisasi pelaksanaan kerja ketatausahaan dapat dibuat menjadi
lebih sederhana, lebih cermat, lebih cepat dan masih ada satu manfaat lagi berupa
pengurangan kemungkinannya kecurangan. Akan tetapi bentuk spesialisasi dalam
pekerjaan apa pun ada batas kemamfaatannya. Spesialisasi yang berlebihan (over
specialization) akan meninmbulkan kesenadaan dan kebosanan dalam kerja, oleh
karena itu spesialisasi dalam pelaksanaan kerja perkantoran hendaknya hanya
dijalankan untuk mencapai sesuatu tujuan tertentu yang jelas dan tidak boleh
16
dilakukan spesialisasi secara semena-mena hanya untuk memerinci pekerjaan dan
membagi-bagikannya kepada sejumlah pegawai.
Menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standingford (dalam bukunya Office
Organization and Method, 1978), spesialisasi dalam pekerjaan perkantoran hanya
boleh dijalankan untuk mencapai salah satu dari tujuan berikut:
1. To separate different skills (Memisah-misahkan keterampilan-keterampilan yang
berlainan).
2. To separate simple from complex tasks (Memisahkan tugas yang sederhana dari
tugas yang rutin).
3. To use specialized knowledge (Mempergunakan pengetahuan khusus).
4. To permit independent checking (Memungkinkan pemeriksaan tersendiri).
5. To prevent fraud (Mencegah kecurangan).
C. Asas-asas Pengorganisasian Kantor
Tujuan kantor tercapai melalui kegiatan komunikasi, kalkulasi, pengelolaan
warkat, laporan dan prosedur rutin. Untuk memberikan kemudahan bagi pencapaian
tujuan itu, manajemen kantor mengenal beberapa asas. Terdapat 8 asa manajemen
kantor menurut Neuner dan Keeling:
1. Asas Tujuan
Tujuan suatu bisnis atau kelompok fungsi dalam suatu bisnis harus dirumuskan
dan dipahami. Asa ini mengandung arti bahwa manajemen kantor memerlukan
suatu kebijaksanaan atau haluan yang pasti sebelum suatu usaha dilaksanakan.
Tujuan satu usaha mungkin sederhana seperti usaha menaikan laba melalui
kenaikan penjualan. Manajemen adminstratif merupakan bagian penting bagi
kemudahan yang kerap kali merupakan dasar bagi fungsi-fungsi lain.
17
2. Asas Kesatuan Fungsi
Semua organisasi terdiri atas fungsi-fungsi yang harus bekerka sama untuk
mencapai tujuan utama organisasi itu. Fungsi-fungsi utama dalam organisasi
bisnis adalah produksi, distribusi, keuangan dan personalia.
3. Asas Hubungan Individual
Organisasi yang efektif terbentuk olrh pribadi-pribadi yang harus
melangsungkan pekerjaan. Asas ini berarti dalam setiap organisasi harus
terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab yang definitive. Pembagian tugas
dan tanggung jawab yang pasti. Menolong kepastian proses manajemen dan
prosedur pekerjaan. Selain tugas dan tanggung jawab, garis-garis wewenang pun
harus dibangun. Di samping itu, balas jasa haruslah dirumuskan untuk
merangsang bekerja.
4. Asas Kesederhanaan
Organisasi yang efektif berdasarkan kesederhanaan dan antar hubungan yang
jelas. Karena tidak banyak pernik, suatu organisasi mudah dipahami leh setipa
orang yang terlibat dalam organisasi itu, sehingga efektiflah organisasi itu.
5. Asas Wewenang Sepadan dengan Tanggung Jawab
Setiap orang dalam organisasi harus memiliki wewenang yang sesuai dengan
tugas dan tanggung jawabnya, sehingga ia dapat bertanggung jawab terhadap
pelaksanaan tugasnya itu. Organisasi menjadi hidup karena pendelegasian
wewenang dan tanggung jawab wewenang adalah hak untuk memberikan
perintah dan kekuasaan untuk membuat keputusan, sedangkan tanggung jawab
kewajiban dan akuntabilitas untuk melaksanakan pekerjaan yang ditugaskan.
18
6. Asas Laporan kepada Atasan Tunggal
Agar setiap orang mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, setiap
petugas harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu
orang atasan. Asas ini menjadi penting karena keraguan terjadi dan moral akan
jatuh jika seorang petugas bertanggung jawab kepada beberapa orang atasan
yang masing-masing mempunyai ukuran dalam menyelesaikan pekerjaan.
7. Asas Pengawasan dan Kepemimpinan
Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif harus ditegakan sehingga tujuan
usaha dapat tercapai. Asas ini dapat terwujud dengan berbagai cara. Seorang
pengawas dan pemimpin hendaknya membuat rancana dan mengarahkan
pekerjaan orang lain yang menjadi tanggung jawabnya.
8. Asas Jangkauan Pengawas
Agar pengawasan dan kepemimpinan efektif, jangkauan pengawasan di bawah
pengawasan langsung dari seseorang eksekutif atau seorang pengawas
hendaknya dibatasi. Tidak ada rumus yang mujarab yang dapat menentukan
jangkauan pengawasan. Itu disebabkan suatu kenyataan bahwa setiap situasi
harus dengan hati-hati dinilai setelah analisa semua factor paripurna.
19
BAB III
PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN
A. Data dan Informasi
Sebelum membahas tentang pelaksanaan perkantoran modern, kita perlu
memahami lebih dahulu dua konsep yang berhubungan, yaitu data dan informasi.
1. Data
The Liang Gie (1976) menyatakan bahwa data adalah hal, peristiwa atau
kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengertian untuk dijadikan
dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan atau penetapan
keputusan. Data adalah ibarat bahan baku yang setelah diolah (diubah) menjadi
informasi. Sementara itu Gordon (1985) mendefinisikan data sebagai the raw
material for information defined as groups of non-random symbols which
represents quantities. actions, things, etc. (data adalah bahan mentah/bahan baku
informasi, yakni sekelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah,
tindakan, sesuatu, dan sebagainya). Bentuknya adalah huruf, angka
simbol/lambang-lambang khusus dan sebagainya.
Dalam Webster's New World Dictionary, dinyatakan bahwa data adalah fact or
figure from which conclutions can be inferred (fakta-fakta/figure - bisa tabel,
grafik, statistik dari mana kesimpulan dapat ditarik). Berikut akan kita bahas
tentang informasi.
2. Informasi
Lucas mendefinisikan informasi sebagai some tangible or intangible entity
which reduces uncertainty about a future state or event. Sementara itu, Gordon
menyatakan bahwa information is data that has been processed into a form that
20
is meaningful to the recipient and is of real or perceved value in current or
prospective decisions (informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk
yang mengandung arti bagi penerima dan mem-punyai/memiliki nilai nyata
dalam keputusan, baik sekarang saat ini maupun yang akan datang).
George R. Terry (1962) menyatakan bahwa information is meaningful data that
conveys usable knowledge (informasi adalah data yang mengandung arti dalam
memberikan pengetahuan yang bermanfaat). Dari sekian banyak definisi kiranya
dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diproses dan
mengandung arti bagi seseorang dalam pengambilan keputusan. Jadi, data hanya
akan menjadi informasi kalau mengandung arti. Jika tidak, maka tetap menjadi
data. Berguna tidaknya informasi tergantung pada:
a. tujuan penerima;
b. ketelitian penyampaian dan pengolahan data;
c. waktu;
d. ruang dan tempat;
e. bentuk (efektifitas, hubungan yang diperlukan, kecenderungan) dan bidang-
bidang yang memerlukan perhatian manajemen);
f. semantik; yaitu hubungnan antara kata dan arti yang diinginkan, apakah
sudah jelas, sudah sesuai dengan tujuan, sudah tepat sasaran.
3. Data dan Informasi
Data hanya akan menjadi informasi apabila ia mempengaruhi perilaku
seseorang, dalam arti menggerakkan orang untuk berperilaku sesuai dengan
maksud dan tujuan disampaikannya data itu, yaitu untuk mengambil keputusan.
Pertanyaannya adalah kapan pengaruh itu akan berlaku? Misalnya perkiraan
cuaca yang disiarkan setelah dunia dalam berita TVRI. Data atau informasi?
21
Dari mana kita dapat melihatnya? Bukankah temperatur yang disiarkan itu hasil
dari pengolahan bahkan dengan alat bantu tertentu? Kapan ia mulai berlaku
menjadi informasi? Biasanya mulai pada tanggal dan jam tertentu. Kalau kita
mengacu pada pengertian bahwa informasi sebagai data yang telah diolah.
Bagaimana pendapat Anda? Kita harus ingat bahwa pertama, ada selang waktu
antara pemberitahuan data dan masa mulai berlakunya data itu, dan kedua,
dengan efek terhadap perilaku seseorang. Perilaku yang bagaimana yang
terpengaruh oleh data? Perlu ditekankan di sini bahwa perilaku yang dimaksud
adalah perilaku dalam pengambilan keputusan. Dalam kaitan ini, terdapat selang
waktu, di mana 'the earliest data are yesterday's, the earliest decission is
today's, and the earliest outcome is tomorrow's. Jelas bahwa keadaan yang
demikian, data dan informasi dalam bentuk pengambilan keputusan adalah
incomplete (tidak lengkap), baik waktu maupun isinya. Sedang waktu (time lag)
karena data berasal dari waktu yang lalu dan masa berlakunya kemudian; sedang
isinya, yakni bahan baku/bahan mentah tidak akan mencakup setiap karakteristik
fenomena yang muncul, tetapi hanya beberapa menyebabkan berapapun
banyaknya informasi, maka informasi tidak pernah dan tidak akan pernah
lengkap sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Apa yang
dipersyaratkan pengambil keputusan adalah proyeksi kinerja yang akan datang.
Seorang pengambil keputusan tidak hanya akan mempertimbangkan keputusan
yang akan diambilnya berdasarkan data yang ada di hadapannya, tetapi juga
adalah intuisi, feeling, pengetahuan, latar belakang pendidikan, lingkungan,
keterampilan dan pengalamannya akan turut berperan besar, bahkan biasanya hal
itu sangat dominan. Contohnya: dokter, pengemudi, manajer, bahkan para
menteri sekalipun.
22
B. Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern
G. Mills, O. Standingford (1990) mendefinisikan tujuan kantor adalah
sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman. Definisi luas ini dapat
diperjelas, sehingga fungsi kantor sebagai pusat informasi yang melaksanakan
pekerjaan seperti diuraikan di bawah ini.
1. Menerima informasi
Contoh bentuk informasi yang diterima pada umumnya adalah surat, panggilan
telepon, pesan, faktur, dan laporan berbagai kegiatan organisasi. Selain
menerima informasi yang masuk seperti itu, kantorpun memperoleh informasi.
2. Merekam informasi
Tujuan membuat rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan segera apabila
manajemen memintanya. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan
menurut hukum, tetapi di samping itu, rekaman harus disimpan hanya untuk
memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian
organisasi. Rekaman semacam itu mungkin menunjukkan hasil negosiasi,
transaksi, kegiatan, dan sebagainya misalnya korespondensi, pesanan, faktur,
laporan keuangan, manajemen, rekaman stok, dan hasil analisis lainya.
3. Mengatur informasi
Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama seperti
pada waktu diberikan. Data dikumpulkan dari berbagai sumber yang berbeda,
perhitungan harus dibuat. Kantor bertanggung jawab untuk memasok informasi
dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen, adalah suatu fungsi
yang paling penting dan yang harus dijalankan oleh staf yang terlatih dengan
baik. Contoh pengaturan informasi adalah penyiapan berbagai macam laporan.
23
4. Memberi informasi
Jika manajemen meminta, kantor membagikan informasi dari rekamannya.
Sebagian informasi yang didistribusikan bersifat rutin, sebagian lagi bersifat
khusus, dan informasi dapat diberikan secara lisan atau secara tertulis, misalnya
instruksi, laporan perkembangan, anggaran dan lain sebagainya.
5. Melindungi Aset
Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas hanya sekedar
menerima, merekam, mengatur dan memberi informasi saja. Masih ada
tambahan tanggung jawab yaitu mengamati secara cermat dan melindungi hasil
rekaman yang vital, mengamankan uang tunai yang harus disimpan di brankas
atau di bank. Menurut Hershner Cross, Sistem Informasi manajemen dalam
perkantoran modern merupakan suatu gabungan yang amat teratur dari pegawai,
perlengkapan dan fasilitas-fasilitas yang melakukan penyimpanan, pengambilan,
pengolahan, pengiriman dan pembaharuan data, semuanya sebagai tanggapan
terhadap kebutuhan-kebutuhan para pembuat keputusan pada semua tingkat
organisasi. Sedangkan menurut Sherman Bluemethal menyatakan bahwa sistem-
sistem tersebut menyangkut sarana-sarana untuk menghimpun, menyimpan,
memperbaharui, dan mengambil data maupun berbagai sarana untuk mengubah
data itu menjadi informasi untuk digunakan manusia.
C. Efisiensi Perkantoran Modern
Penataan terhadap pelaksanaan perkantoran harus berujung pada efisiensi.
Efisiensi perlu dijadikan satu-satunya dasar pemikiran dan tujuan pokok bagi semua
pelaksanaan kerja ketatausahaan, misalnya penggunaan kertas baru secara
berlebihan hanya untuk membuat draft ataupun konsep yang belum matang apalagi
dicetak berkali-kali dengan menggunakan printer komputer.
24
Efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara usaha
dengan hasil yang dicapai. Ada 5 (lima) unsur sumber kerja sehubungan dengan
efisiensi di dalam pelaksanaan perkantoran modern, yaitu:
1. Pikiran, untuk mencapai cara yang termudah;
a. Pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan visual hendaknya memakai
sarana yang memudahkan pembacaan atau penangkapan mata, misalnya
dalam menulis bilangan-bilangan hendaknya dinyatakan dengan angka-
angka dan bukan huruf sehingga lebih mudah ditangkap oleh mata;
b. Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan cukup ruwet
sebaiknya langkah-langkah permulaannya disiapkan atau diselesaikan lebih
dahulu untuk memudahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut;
misalnya dalam mendaftar suatu rangkaian keterangan yang diberi nomor
urut, dapatlah nomor urut itu ditulis dulu semuanya sampai selesai sehingga
tidak ada nomor yang ketinggalan, demikian pula label-label mengenai
berbagai keterangan dapat disiapkan lebih dahulu sehingga kelak tinggal
menempelkan secara gampang.
2. Tenaga, untuk mencapai cara yang teringan;
a. Pekerjaan jasmani sedapatnya diubah menjadi pekerjaan otomatis atau
dilaksanakan dengan bantuan mekanis, misalnya membubuhkan keterangan
tertentu pada file-file hendaknya diubah dari tulisan tangan menjadi
pembubuhan dengan stempel, dalam menggandakan file hendaknya
diusahakan dengan mesin listrik (copy) yang dapat memutar sendiri secara
otomatis;
b. Setiap kegiatan jasmani hendaknya selalu produktif, yaitu berikan hasil
tertentu dan tidak ada tenaga yang terbuang sia-sia, misalnya bila ada
25
seorang pejabat yang ingin menemui pejabat lain sebaiknya menelpon lebih
dahulu tentang ada tidaknya sehingga tidak membuang tenaga dan waktu
secara sia-sia karena pejabat yang akan ditemui itu sedang tidak berada
ditempat.
3. Waktu, untuk mencapai cara yang tercepat;
a. Hari, bulan dan tahun hendaknya direncanakan pemakaiannya dengan
sebaik-baiknya sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda atau
terbengkalai;
b. Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu tidak ada waktu yang hampir
tanpa memberikan hasil kerja betapapun kecilnya, misalnya setiap pejabat
hendaknya menyusun acara dan jadwal kerja untuk setiap hari, setiap
minggu maupun jangka waktu yang lebih panjang sehingga waktu kerja
dapat dipakai sebaik-baiknya.
4. Ruang, untuk mencapai cara yang terdekat;
a. Alat-alat perlengkapan kantor hendaknya diletakkan dekat pegawai yang
paling sering mempergunakannya untuk mengurangi jarak mondar-mandir
yang banyak, misalnya lemari, mesin tik dan peralatan lainnya. Hendaknya
diletakkan dekat dengan pegawai yang paling banyak memakainya untuk
memelihara jarak yang paling pendek.
b. Benda-benda yang tidak diperlukan lagi hendaknya tidak disimpan terus
melainkan langsung dibuang kedalam keranjang sampah sehingga tidak
memakan tempat, misalnya undangan-undangan pertemuan yang sudah
lewat, memo-memo yang telah diselesaikan, bekas pita mesin tik & lain
sebagainya hendaknya tidak disimpan terus dalam laci meja kerja melainkan
dibuang saja ketempat sampah.
26
5. Benda, untuk mencapai cara yang termurah;
a. Dalam pembelian barang-barang administrasi hendaknya waspada agar tidak
terperangkap dalam pengamatan semu, misalnya membeli alat tulis yang
harganya memang murah tetapi kegunaan atau daya tahan alat tersebut
sangat rendah sehingga tidak seimbang dengan alat lain yang harganya lebih
tinggi namun memiliki kualitas yang optimal dan jangka waktu lebih lama.
b. Bila perlu dan tidak menimbulkan beban kerja banyak, benda-benda sisa
hendaknya dimanfaatkan kembali, misalnya potongan-potongan kertas bekas
dapat dijadikan notes.
27
BAB IV
TEKNOLOGI PERKANTORAN MODERN
A. Pengenalan Awal
Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif.
Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat‐mencatat, melakukan perjanjian,
memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan
dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk
suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan berkembangnya
teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk perkantoran membuka
era otomatisasi perkantoran (Office Automation / OA). Dengan semakin majunya
teknologi komputer, mengecilnya ukuran fisik komputer dan ketersediaan sarana
komunikasi bergerak (mobile) serta pesatnya perkembangan teknologi internet
konsep OA berkembang menjadi Virtual Office atau Kantor Maya. Konsep Kantor
Maya adalah pekerjaan kantor dapat dilakukan di manapun di belahan bumi ini.
Kebutuhan suatu jenis organisasi baru secara radikal dalam memenuhi
tantangan-tantangan extreem dari keadaan dunia masa kini dan mendatang seperti:
1. Desain yang ideal, dengan memanfaatkan metode partisipasi yang
menspesifikasikan pada misi dan hasil untuk sistem yang baru.
2. Munculnya fungsi fungsi knowledge learning center / KLC yang mempunyai
enam fungsi
Desain yang ideal dalam organisasi abad 21 akan tergantung pada kekuatan-
kekuatan berikut yang dipengaruhi sebuah perubahan:
28
1. Perubahan lingkungan organisasi.
2. Kemajuan perkembangan teknologi
3. Meningkatnya nilai-nlai kemanusiaan dan etika.
Desain
Organisasi
Tuntutan Lingkungan Teknologi Etika & Nilai-nilai

Kemanusiaan
Apa yang Apa yang memungkinkan
dibutuhkan/diperlukan Apa yang diinginkan/apa
yang dimaui
B. Otomatisasi Perkantoran
Otomatisasi dalam bahasa Inggris disebut automation memiliki padanan
kata mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech Products N.V.,
1993). Automation memiliki dua makna yaitu:
1. the use of automatic equipment to save mental and manual labour (penggunaan
peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga) dan
2. the automatic control of the manufacture of a product through its successive
stages (kendali otomatis dalam pembuatan suatu produk dengan tahapan yang
sistematis).
Mechanization yang memiliki kata kerja mechanize memiliki arti give a
mechanical caracter to (menerapkan sistem mekanis), dan compurization dengan
kata kerja computerize mengandung makna 1) equip with a computer, install a
computer in (menggunakan komputer) dan 2) store, perform, or produce by
computer (menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan dengan komputer) (AND
Complex for Windows, 1993).
29
Uraian definisi otomatisasi di atas, menunjukkan esensi makna otomatisasi
yaitu proses penggunaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis.
Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia, yang
sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Hal ini mengisyaratkan
bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih khususnya
komputer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas berbagai
peralatan mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap memperhatikan
relevansinya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran.
Perkantoran, sebagaimana telah diuraikan pada sub bab latar belakang,
merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan (services) dalam
perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian
informasi. Cakupan aktivitas perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan seperti
pencatatan, pembuatan dan pengolahan naskah (word processing);penyajian/display,
pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet);pengelolaan database;
melakukan perjanjian, pertemuan, dan penjadwalan(appointment); presentasi;
korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya.
Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor
yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan
menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan
bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya
teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.
Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengan kegiatan perkantoran
elektronis (electronic office/e-office).
Perkantoran elektronis adalah aplikasi perkantoran yang mengganti proses
administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memnfaatkan
30
fasilitas jaringan lokal (LAN). Istilah ini yang dipergunakan dalam keputusan
menteri pendayagunaan aparatur negara nomor 13/KEP/M.PAN/1/2003 tentang
pedoman umum perkantoran elektronis lingkup intranet di lingkungan instansi
pemerintah. Otomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi
perkantoran sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam
hal ini pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi otomatis. Pakpahan
(2006) menjelaskan teknologi perkantoran sebagai berikut:
“Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun,

mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan
secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin. Oleh karena itu perlu sekali
mengenal tentang jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu dan bagaimana
cara menggunkannya. Untuk dapat menggunakannya dengan baik perlu
mengetahui ciri-ciri tiap-tiap mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara
pemeliharaannya”.
Paparan di atas mengisyaratkan bahwa otomatisasi perkantoran merupakan
proses peralihan dalam teknologi perkantoran. Dengan kata lain, mempertegas
definisi sebelumnya, bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses pengalihan
metode pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan
penyimpanan bahan-bahan keterangan dari metode manual yang banyak melibatkan
tenaga manusia kepada metode otomatis yang banyak melibatkan operasi mesin
otomatis bahkan komputer.
Teknologi perkantoran yang lazim diterapkan, umumnya mencakup
penggunaan peralatan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1. Dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu:
a. Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
b. Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga
listrik atau baterai.
31
2. Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:
a. Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak
bergerak dalam operasinya.
b. Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen
elektronik, berupa kabel-kabel.
3. Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu:
a. Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;
1) Mesin tulis
2) Mesin penomor
3) Mesin dikte
4) Asahan pensil
b. Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan;
1) Pembuka surat
2) Pemotong kertas
3) Mesin penjilid
4) Pencatat uang kas
5) Hechtmachine
c. Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan;
1) Mesin jumlah
2) Komputer
3) Mesin hitung
d. Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan;
1) Mesin stensil
2) Mesin perekam sheet
3) Mesin stencil spirtus
32
4) Mesin offset
5) Mesin fotocopi
6) Berbagai mesin cetak
e. Mesin-mesin untuk mengirmkan bahan keterangan;
1) Telepon dan interphone
2) Facsimile
3) Teleprinter
f. Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan;
1) Mikrofilm
2) Pelubang kertas/kartu
3) Penghancur kertas
Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi
proses/kegiatan perkantoran. Seiring dengan desakan global dan perkembangan
teknologi informasi yang menuntut terselesaikan proses pengolahan informasi
secara cepat dan akurat, kebutuahn peralihan metode dari manual ke otomatis sudah
menjadi keniscayaan untuk segera dipenuhi. Namun, bukan berarti dengan serta
merta meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab
banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan
otomatisasi.
Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan
informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari
orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain
otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan
teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan. Beberapa system
otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur
33
tertulis. System formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi
kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian
besar system otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara
tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan
untuk memenuhi keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan
untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secra tertulis.
Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM
menciptakan istilah word processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik
listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang
disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat
mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada
dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :
1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya
perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian
khususnya. (misal: Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan
profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan
berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur
jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas
untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen
dan mengirimkan surat.
34
Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam
menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan
bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal.
Terdapat 11 aplikasi otomatisasi perkantoran yang diketahui sebagai berikut:
1. Word Processing
Word processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronic yang secara
otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen
ketik atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan
masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat
komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.
Contoh software : (diambil 1 saja dan free download) OpenOffice.org Writer
adalah salah satu komponen dalam OpenOffice.org yang berfungsi untuk
mengedit dokumen adapun dokumen format yang bisa digunakan adalah .doc
.odt .rtf dan bisa export ke .pdf dengan sekali klik. Memiliki fitur pengolah kata
modern seperti AutoCorrect, AutoComplete, AutoFormat, Styles and
35
Formatting, Text Frames dan Linking, Tables of Contents, Indexing,
Bibliographical References, Illustrations, Tables. Program ini sangat mudah
digunakan untuk membuat memo cepat, sangat stabil dan mampu untuk
membuat dokumen dengan banyak halaman serta banyak gambar dan judul
heading. Selain itu, kelebihannya adalah pengaturan formating untuk bullet and
number yang sangat mudah (diatur terintegrasi melalui satu toolbar).
2. Electronik Mail
Electronic mail yang dikenal dengan e-mail adalah penggunaan jaringan
komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan
menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan
penyimpanan.
a. Metode pengiriman
36
Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-
client. Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum
sampai di tujuan.
b. Cara membaca surat elektronik
Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver.
Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet,
ia akan diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima
akan disimpan di server surat elektronik ISP.
Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:
1) Dengan cara menggunakan 'browser', seperti Internet Explorer atau
Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita
menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik.
Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna
haruslah dalam keadaan online. Layanan surat elektronik berbasis web
biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan email gratis.
2) Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client),
seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla
Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang
harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP.
Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu
terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat
elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus.
Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-
fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline. Dengan
demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.
37
c. Etika penggunaan surat elektronik
Etika dalam surat elektronik sama dengan etika dalam menulis surat biasa.
Ada surat elektronik yang isinya formal ada yang informal. Beberapa poin
penting:
1) Jangan mengirim surat elektronik dengan lampiran (attachment) yang
terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses
Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi
kapasitas surat elektronik penerima, sehingga akan ditolak mailserver
penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia surat
elektronik juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran
surat elektronik yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya.
2) Jangan mengirim lanjut (forward) surat elektronik tanpa berpikir
kegunaan bagi orang yang dituju.
3) Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
4) Dalam mengutip tulisan orang lain, selalu usahakan mengutip
seperlunya, jangan mau gampangnya mengutip seluruh tulisan orang itu:
a) dalam menjawab surat elektronik orang lain, kutip bagian yang kita
tanggapi saja, selain lebih jelas juga tidak memakan waktu / jatah
akses penerima.
b) Dalam mengutip tulisan orang ketiga, ingat hak cipta: kutip sesedikit
mungkin dan rujuk ke tulisan aslinya.
5) Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan
anda BERTERIAK.
6) Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis
akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
38
3. Voice Mail
Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya bahwa anda hanya
mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan
bukan mengetiknya. Dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan
yang telah dikirimkan kepada anda. Contoh software: Voice Connector adalah
aplikasi untuk menunjang komunikasi dalam bentuk suara dan teks dalam
jaringan lokal. Pengguna dapat memilih penerima pesan dan berbicara
dengannya dalam waktu yang sama tanpa harus menginterupsi atau menutup
aplikasi yang sedang dijalankan. Hal itu dimungkinkan karena software buatan
Aledentsoft ini menggunakan teknologi Quickswitch dan Overlay Message.
Keuntungan tersebut tentunya sangat mendukung bagi bisnis internet café dan
game center. Fitur lain yang dimiliki oleh Voice Connector adalah voice mail
dimana pengguna dapat menyimpan pembicaraan dan memutarnya lagi. Hal itu
39
dapat membantu dalam hal bisnis dan pendidikan. Selain itu, Voice Connector
juga dapat mengirimkan pesan teks. Keduanya baik itu koneksi suara dan teks
dapat digunakan secara P2P (phone to phone atau peer to peer) mode dan juga
broadcast mode (pengguna dapat berbicara dengan banyak pengguna lainnya
bersamaan).
4. Electronic Calendaring
Electronic calendaring adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan
dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Electronic calendaring
bersifat khusus diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hanya menyusun
terjadinya komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi.
40
5. Audio Conferencing
Audio conferencing adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk
membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis
untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi oa
pertama yang tidak memerlukan komputer. Ia hanya memerlukan penggunaan
fasilitas komunikasi audio dua arah. Contoh software: FireWire adalah adalah
merek dagang Apple sekaligus nama yang paling populer untuk standar kabel
data antar-muka berseri IEEE 1394. Sony memperkenalkan IEEE 1394 dengan
nama i.Link. Meski namanya berbeda-beda, ketiganya (FireWire, IEEE 1394
dan i.Link) sama-sama menunjuk pada jenis kabel data yang mampu mengirim
data dengan kecepatan sangat cepat, sampai pada rata-rata 400 megabit per detik
(Mbps). FireWire diklaim sebagai saluran penghantar data yang paling cepat dan
stabil diantara saluran lain seperti USB.
41
6. Video Conferencing
Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi
digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang
berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada
di lokasi lain selagi konferensi dilakukan. Tiga konfigurasi video conferencing (
tergantung pada peralatan yang digunakan ), yaitu :
1. Video satu arah dan audio satu arah
2. Video satu arah dan audio dua arah
3. Video dan audio dua arah
Pengaplikasiannya: Webcam (singkatan dari web camera) adalah sebutan bagi
kamera real-time (bermakna keadaan pada saat ini juga) yang gambarnya bisa
diakses atau dilihat melalui World Wide Web, program instant messaging, atau
aplikasi video call. Istilah webcam merujuk pada teknologi secara umumnya,
42
sehingga kata web terkadang diganti dengan kata lain yang mendeskripsikan
pemandangan yang ditampilkan di kamera, misalnya StreetCam yang
memperlihatkan pemandangan jalan. Ada juga Metrocam yang memperlihatkan
pemandangan panorama kota dan pedesaan, TraffiCam yang digunakan untuk
memonitor keadaan jalan raya, cuaca dengan Weather Cam, bahkan keadaan
gunung berapi dengan VolcanoCam. Webcam atau web camera adalah sebuah
kamera video digital kecil yang dihubungkan ke komputer melalui (biasanya)
port USB ataupun port COM.
7. Computer Conferencing
Computer conferencing adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga
memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama
proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan electronic mail,
karena kedua aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.
Istilah „teleconferencing‟ digunakan untuk menjelaskan ketiga bentuk alat
elektronik untuk konferensi. Teleconferencing digunakan dalam seluruh proses
pemecahan masalah yang gunanya untuk menukar informasi diantara pemecah
masalah (orang-orang yang memecahkan masalah) yang berada dikota yang
berlainan. Contoh aplikasi sama seperti Audio Conferencing.
8. Facsimile Transmission
Facsimile transmission yang biasanya disebut fax, adalah penggunaan peralatan
khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi
dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah
diimplementasikan dan dioperasikan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai
channel-nya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada
mengoperasikan mesin fotocopy.
43
Proses kerja
Proses kerja mesin faks diawali dengan keharusan bahwa penerima dan pengirim
harus memiliki mesin faks. Pengirim akan memasukkan dokumen yang hendak
dikirim ke bagian feeder mesin faks dan selanjutnya menekan nomor telepon
mesin faks yang dituju. Ketika koneksi telah terjadi dengan mesin faks tujuan,
maka mesin faks akan melakukan scanning dengan membaca area yang sangat
kecil pada dokumen tersebut. Mesin faks tersebut akan mengubahnya menjadi
suatu sinyal listrik untuk kemudian menerjemahkan daerah yang dibaca sebagai
daerah gelap atau terang dengan menandainya “0” untuk gelap dan “1” untuk
terang. Sinyal listrik tersebut lalu ditransmisikan melewati saluran telepon dan
menuju mesin penerima faks. Mesin penerima tersebut kemudian menangkap
dan mengartikan sinyal listrik untuk membuat suatu dokumen yang persis sama
dengan aslinya dan kemudian mencetaknya.
9. Video Text
Videotext adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan
materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau
tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada komputer.
Sejarah Video Text
Videoteks dikembangkan oleh Sam Fedida beserta rekan-rekannya di British
Telecommunications Research Laboratories pada tahun 1971. Motivasi
pengembanganteknologi yang mulai diujicobakan pada 1976 ini adalah untuk
memberi kemudahan bagi masyarakat. Yakni melalui peningkatan penggunaan
telepon, kebutuhan pelayanan informasi yang interaktif, dan sebagainya.
Selanjutnya, videoteks berkembang semakin pesat dengan rentang pengguna
yang luas, dari rumah tangga hingga perusahaan atau kantor-kantor besar.
44
Perkembangan videoteks
Perkembangan videoteks pada tahun 80-an dimulai dengan lahirnya empat
sistem videoteks yang masing-masing saling tidak kompatibel. Tentunya,
keempat videoteks yang dikembangkan di negara-negara yang berbeda ini
masing-masing bertujuan memenangkan pasar dengan dukungan dana yang
sangat besar dari pemerintah. Keempat videoteks tersebut adalah;
a. PRESTEL, diperkenalkan oleh kantor pos Inggris sebagai pelayanan
videoteks komersial pertama di dunia pada tahun 1979. Hingga 1981,
diperkirakan 10.000 terminal videoteks PRESTEL telah digunakan dengan
lebih dari 500 provider informasi. Kemudian, di tahun 1982, PRESTEL
meluncurkan layanan baru GATEWAY yang memperluas layanan ke
database yang telah ada. Data terakhir pada pertengahan 1980-an, PRESTEL
telah memiliki 250.000 orang pengguna dengan 50.000 terminal.
b. ANTIOPE, diciptakan oleh badan penyiaran dan pos Perancis. Pada tahun
1986, lebih dari 2000 provider informasi dan jasa yang telah tergabung
dalam terminal videoteks, meliputi 150 pelayanan media, 150 pelayanan
finansial dan bank, 150 pedagang retail, dan sisanya tersebar dalam bidang
pariwisata, pendidikan, pelayanan pemerintah, pertanian, kesehatan,
transportasi, asuransi, dan industri.
c. TELIDON, didanai oleh departemen komunikasi Kanada dan menghadirkan
sistem yang berbeda secara radikal.
d. CAPTAIN, diluncurkan oleh Jepang pada tahun 1980.
45
10. Image Storage and Retrieval
Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga
mereka harus menyimpannya dalam file agar informasi dapat dipanggil atau
didapatkan kembali jika diperlukan. Untuk mengatasi masalah mengenai
penyimpanan dan pemanggilan tampilan maka digunakan microform, yang
berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruang
yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. Image storage and
retrieval digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk
melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
Contohnya: situs penyedia seperti photobucket
11. Desktop Publishing
Desktop publishing atau dtp adalah pembuatan output tercetak yang kualitasnya
hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem desktop publishing
terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser,
software desktop publishing. Penggunaan desktop publishing sebagai alat
pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis. Penampilan
dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi
yang efektif.
Contoh:
Microsoft Publisher adalah sebuah program aplikasi untuk sistem operasi
Windows yang digunakan untuk Desktop publishing. Program ini merupakan
buatan Microsoft Corporation, dan mulai pada versi Microsoft Office System
2003, telah diintegerasikan ke dalam paket tersebut. Kini, namanya menjadi
Microsoft Office Publisher. Versi terbarunya adalah Microsoft Office Publisher
2007 yang terintegrasi dengan Microsoft Office Publisher 2007.
46
C. Virtual Office
Kantor virtual (Virtual Office) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di
lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap
perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik. Sebuah kantor virtual adalah
kombinasi dari off-situs alamat tinggal komunikasi dan layanan yang
memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya kantor tradisional dengan tetap
menjaga profesionalisme bisnis. Istilah ini sering disamakan dengan “kantor pusat
bisnis” atau “eksekutif suite” yang menuntut confensional sedangkan sewa kantor
virtual yang sejati tidak mengharuskan pengeluaran.
Secara umum perkantoran maya dapat didefinisikan sebagai otomatisasi
proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual (document-driven) menjadi
otomatis (electronic-driven) sehingga document yang dipergunakan dalam proses
bisnis tidak lagi dalam bentuk hard copy, melainkan dalam bentuk elektronik.
1. Konsep Virtual Office
Sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia internet, di mana seorang individu
dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis
profesional atau pribadi tanpa memiliki “fisik” lokasi usaha. Kantor virtual
merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual
yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor
virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di
manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel
dan akses internet.
2. Tujuan Kantor Virtual
Kemajuan teknologi terus mendorong dunia bisnis bergerak semakin cepat.
Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan pengurangan
47
penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Pengurangan bahkan peniadaan
tersebut bertujuan sebagai efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya
(cost reduction). Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang
signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor
tradisional.
Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office
automation) yang bertujuan membantu karyawan untuk meningkatkan
produktifitas kerja mereka. Untuk perusahaan skala kecil dan menengah
menggunakan Kantor virtual tidak sama dengan pengurangan karyawan. Dalam
hal pengurangan kantor secara fisik, maka yang dikurangi adalah wujud fisik
kantor berupa ruangan, meja kursi, maupun lemari arsip. Sebagai gantinya,
karyawan tetap dapat bekerja melalui kantor virtual. Keberadaan kantor virtual
bagi seorang karyawan dapat “datang” ke kantor secara cepat. Karena
sebetulnya, kedatangan dan kepergian karyawan tersebut berlangsung secara
virtual tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.
3. Infrastruktur Virtual Office
Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan infrastruktur otomasi
perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine) proses kerja kantor, serta
mempersiapkan kondisi karyawan untuk bekerja melalui kantor virtual. Definisi
ulang proses kerja dan persiapan kondisi karyawan tentunya akan melibatkan
proses manajemen yang cukup kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama
ini beroperasi dengan cara tradisional. Sedangkan infrastruktur otomasi
perkantoran, meskipun tetap melibatkan proses manajemen, lebih sering
dipandang dari segi teknis integrasinya. Infrastruktur otomasi perkantoran
dapat tersusun atas tiga jenis aplikasi berikut ini:
48
a. Aplikasi perkantoran, meliputi pengolah kata, pengolah tabel, pengolah slide
presentasi.
b. Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voice-mail, telefon, fax,
address book, dll.
c. Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen proyek, kalender
elektronik, forum diskusi, aplikasi konferensi dll.
4. Perkembangan Kantor Virtual
Aplikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika
Ralph Gregory mendirikan “Virtual Office, Inc”, di Boulder, Colorado.
Perusahaan ini diperluas di seluruh Amerika Utara dan sekarang dikenal sebagai
“Intelligent Office”.
Kini dengan semakin banyaknya perusahaan yang menyediakan layanan Kantor
Virtual, memudahkan individu untuk mengembangkan usahanya tanpa harus
memikirkan infratruktur otomasi perkantoran. Beberapa perusahaan kantor
virtual telah menyediakan layanan dan bantuan yang terkait dengan kantor fisik,
seperti alamat kantor yang bergengsi, layanan menjawab telepon profesional dan
menyewakan ruang kantor dan ruang pertemuan, dan lain-lain.
Kantor virtual saat ini bukan hanya sebagai pemanfaatan ”ruang kerja” di dunia
maya, tetapi juga merupakan aplikasi lengkap termasuk komunikasi profesional.
5. Layanan komunikasi Kantor Virtual
a. Resepsionis Jarak Jauh – Sebuah tim pekerja kantor virtual bekerja
menggunakan teknologi Komunikasi yang terintegrasi dengan perangkat
lunak Komputer untuk menggantikan resepsionis tradisional.
49
b. Asisten Virtual – Sebuah asisten virtual sering kali merupakan sekretaris
bagi yang bekerja dari rumah, dan jarang bertemu atau bertatap muka dengan
klien.
c. Layanan Jawab / call center beroperasi dari lokasi terpusat untuk tujuan
menerima dan mengirimkan sejumlah besar permintaan melalui telepon.
Layanan telepon kantor virtual menjembatani kesenjangan antara Anda dan
klien.
d. Kotak suara adalah teknologi yang menyimpan pesan suara elektronik.
e. Gedung Kantor Virtual – kantor virtual memberi Anda untuk memiliki
kantor nyata di kota pilihan Anda, agar dapat digunakan untuk bertatap
muka, rapat, pertemuan dengan karyawan lain atau relasi.
6. Layanan Ruang Kantor Virtual
a. Alamat Profesional – Sebuah bangunan bergengsi untuk digunakan sebagai
alamat bisnis.
b. Alamat surat – Alamat profesional dapat digunakan untuk menerima,
mengirim surat tanpa konotasi dari sebuah PO Box .
c. Resepsionis – Tenaga Resepsionis sebagai ”wakil” untuk menerima dan
menandatangani paket atau dokumen.
d. Bisnis Meeting Space – Penggunaan ruang pertemuan sesuai dengan
permintaan (per jam, harian atau mingguan) untuk melakukan pertemuan
atau rapat.
e. Sebuah kantor layanan lengkap virtual akan menyediakan internet
broadband, fax, fotokopi, printer, fitur telepon tingkat lanjut, conference call,
video conferencing, lobi / ruang tunggu dan dapur.
50
f. Live Resepsionis Virtual – Sebuah layanan menjawab virtual adalah sebuah
sistem otomatis dengan resepsionis virtual hidup. Ini jenis layanan dapat
dinikmati tanpa membeli peralatan mahal.
7. Keuntungan Kantor Virtual
Secara spesifik ada lima keuntungan yang dapat diperoleh dengan keberadaan
kantor virtual:
a. Pengurangan biaya operasional perusahaan seperti lokasi dan ruang tempat
usaha, biaya peralatan kantor, gaji karyawan.
b. Kantor virtual menggunakan jaringan komunikasi formal, seluruh bentuk
komunikasi terjadi melalui kantor virtual tercatat secara formal.
c. Rapat atau pertemuan dapat dilakukan melalui konferensi telekonferensi dan
video, dan dokumen dapat ditransmisikan secara elektronik.
d. Pengurangan halangan aktivitas kerja seperti hujan, jalan macet, tempat jauh
sudah tidak dapat lagi menjadi alasan untuk tidak bekerja.
e. Keuntungan sosial dari kantor virtual adalah memberikan kesempatan dan
kemampuan bekerja untuk individu yang memiliki tanggungan anak-anak
kecil, penyandang disabilitas, maupun lanjut usia.
8. Penggunan Umum Virtual Office
a. Home Industri barang/jasa
b. Akuntan
c. Pengacara
d. Hukum Perusahaan
e. Toko online
f. Dokter / Terapis
g. Bisnis konsultan
51
h. Mediator / resolusi konflik
i. Kamar Dagang
j. Senior manajemen
k. Real estat
l. Perusahaan hipotek
m. Broker Saham / perencana keuangan
n. Koleksi lembaga
o. Jaringan kelompok
p. Pelatih / instruktur
q. Inkubator
VIRTUAL OFFICE: BIAYA YANG DAPAT DIPANGKAS LEBIH DARI 80%

Bila Anda sekarang mencari kata “virtual office” di Google.com, Anda akan
menemukan lebih dari 100 juta hasil pencarian, yang terdiri dari rentetan nama
provider virtual office dan jutaan artikel yang menarik. Banyaknya hasil pencarian ini
menunjukkan bahwa topik virtual office memang sedang dan akan menjadi tren cara
orang bekerja di abad modern yang semakin pesat kemajuannya dalam hal teknologi
informasi dan komunikasi. Dalam salah satu artikel tentang virtual office di Forbes versi
online, “Welcome to The Brave, New World of Virtual Work” yang ditulis oleh
Srinivasa Addepalli, dikatakan bahwa kata“telework” telah menjadi salah satu
nominasi Word of The Year List 2010 yang diadakan oleh The American Dialect
Society. Tren pada beberapa tahun mendatang, akan semakin banyak orang bekerja
tidak di kantor, melainkan dari beragam tempat di luar kantor. Kata “tempat kerja” akan
berganti menjadi “di atau dari mana saja”. Dalam kaitan dengan kehidupan Jakarta yang
semakin macet, virtual office adalah salah satu solusi yang dapat menguraikan
kemacetan, mengurangi tingkat konsumsi BBM, penghematan waktu yang sangat
drastis, efisiensi dan produktivitas yang lebih baik, turut meminimalkan dampak polusi
udara akibat asap kendaraan, dan terutama penghematan dana yang sangat signifikan.
Dalam suatu artikel, dikatakan bahwa virtual office (kantor maya) dapat memangkas
biaya operasional kantor hingga lebih dari 80% bila dibandingkan dengan kantor fisik.
Biaya operasional sebuah kantor pada umumnya terdiri dari biaya sewa (termasuk
ruangan yang tidak selalu terpakai sepanjang waktu sewa), biaya penyimpanan arsip dan
dokumen, biaya manajemen gedung/service charge, listrik, telepon, keamanan,
lembur office boy, tenaga kebersihan, satpam, staf administrasi yang perlu direkrut dan
dilatih, serta biaya SDM lainnya. Belum lagi biaya yang harus dikeluarkan dari kocek
pribadi, seperti biaya bensin, tol, parkir, dan makan siang.
52
BAB V
DESAIN INTERIOR
DALAM PERKANTORAN MODERN
A. Ruang Kantor Modern
Perkembangan interior perkantoran merupakan salah satu hal yang sangat di
perhatikan dalam kaitannya dengan peningkatan kinerja, citra perusahaan, dan
faktor-faktor lain yang berhubungan dengan kualitas pekerjaan yang dihasilkan di
ruang kerja yang digunakan oleh para pekerja. Dengan semakin berkembangnya
sebuah tuntutan untuk ruang kerja permasalah dalam bekerja akan menjadi sebuah
pertimbangan yang harus diperhatikan oleh perancang interior dalam menentukan
jenis ruang kerja.
Berbagai macam jenis pekerjaan tentunya akan membutuhkan ruang kerja
yang berbeda-beda sesuai dengan fungsi dan kegiatan bekerja yang dijalankan.
Dengan semakin banyaknya jenis pekerjaan yang dijalani oleh berbagai macam
pekerjaan akan membuat perancangan interior menemui berbagai kendala yang
harus dipecahkan secara bijak dalam menciptkan ruang kerja yang nyaman bagi
pekerja dan setiap orang yang melihatnya.
Dalam merancang sebuah ruang kerja atau kantor ada beberapa hal yang
menjadi pertimbangan yang harus diperhatikan. Antara lain:
1. Jenis pekerjaan atau bidang usaha yang ditekuni
Jenis pekerjaan merupakan hal yang sangat penting untuk diperhatikan dalam
menentukan jenis ruang kerja yang akan diaplikasikan untuk sebuah ruangan.
Dari sifatnya jenis pekerjaan ini dapat dibagi menjadi tiga jenis yaitu ruang kerja
formal, ruang kerja kreatif, dan ruang kerja informal (Home Office) dari ketiga
jenis ruang kerja ini ada perbedaan yang sangat mendasar baik dari segi bentuk,
53
Ruang kerja formal merupakan jenis ruang kerja yang berhubungan dengan
pekerjaan pada bidang-bidang formal yang sudah terikat dengan aturan yang
jelas, baik itu aturan dari standar SOP yang sudah ditetapkan oleh perusahaan
maupun dari aturan yang berlaku secara umum di bidang industri atau pekerjaan
yang digeluti. Contoh ruang kerja formal ini adalah ruang kerja pada pusat
pemerintahan, perbankan, hukum dan bidang-bidang formal lainnya. Ruang
kerja kreatif merupakan ruang kerja yang lebih di peruntukan pada industri
kreatif yang lebih fleksibel dan bersifat lebih santai atau informal. Ruang kerja
kreatif lebih bersifat santai dan fleksibel sesuai dengan kebutuhan dari
pekerjanya yang memang lebih mengutamakan kenyamanan untuk berkreasi
sesuai dengan tuntutan industri kreatif yang digelutinya, disini ruang kerja
kreatif tidak memiliki aturan baku yang mengikat karena segala sesuatu
disesuaikan dengan pengguna ruangan tersebut. Contoh ruang kerja kreatif ini
adalah ruang perancangan pakaian untuk desainer pakaian, ruang menggambar
bagi arsitek, ruangan untuk bekerja seorang seniman, dan lain sebagainya.
Ruang kerja informal merupakan jenis ruang kerja yang dibuat berdasarkan jenis
pekerjaan informal, tetapi disini pengertian ruang kerja informal lebih
dipersempit pada jenis ruang kerja yang ada di rumah atau biasa dikenal dengan
istilah Home Office. Kecenderungan sebagian orang untuk bekerja di rumah
telah menciptakan suatu jenis ruang kerja informal di rumah masing-masing.
Kebutuhan akan fasilitas ruang kerja sangat bergantung pada jenis pekerjaan,
tetapi kesamaan disetiap ruang kerja ini adalah terdapatnya sambungan internet
yang menjadi bagian tak terpisahkan sebagai sarana komunikasi, interaksi
maupun sebagai penunjang yang sangat penting untuk jenis ruang kerja ini.
54
2. Ukuran ruangan
Ukuran sebuah ruang kerja memiliki peranan yang sangat besar dalam
perancangannya. Disini permasalahan ukuran biasanya timbul di jenis ruang
kerja dengan ukuran yang terbatas tetapi memiliki tuntutan ruangan yang sangat
beragam. Permasalahn ukuran ruangan ini merupakan permasalahan klasik yang
selalu di jumpai pada perancangan perkantoran terutama pada jenis perkantoran
di gedung bertingkat yang memiliki harga sewa yang mahal dan berada di lokasi
yang strategis. Untuk mengatasi permasalahan ukuran ruang ini ada beberapa
cara yang biasa dilakukan oleh desainer interior pada ruangan tersebut. Salah
satu diantaranya adalah dengan membuat sistem interior meja kerja yang biasa
di sebut dengan istilah workstation, warkstation merupakan jenis meja kerja
yang dibuat dengan sistem ukuran modular yang seragam dan dapat disusun
sesuai dengan kebutuhan ruang kerja sesuai dengan peruntukannya mulai dari
tingkatan staff biasa, supervisior, manajer bahkan sampai pada tingkatan
direktur. Workstation ini biasa dilengkapi dengan sekat-sekat dengan berbagai
macam ketinggian yang dijadikan sebagai batas teritori wilayah seseorang
sehingga akan mengurangi penggunaan dinding masif untuk penyekat. Selain itu
peranan teknologi informasi juga memegang peranan penting dalam
perancangan interior perkantoran terutama kaitannya dengan pekerjaan dan
penyimpanan data. Bila dahulu diperlukan peralatan bekerja yang besar maka
sekarang peranan komputer dengan ukuran yang semakin kecil telah dapat
menggantikan berbagai peralatan bekerja yang memiliki ukuran yang besar.
Penyimpanan data yang selama ini dilakukan berupa arsip-arsip kertas yang
sangat banyak dan ukuran yang beragam dapat disimpan hanya dalam bentuk
softcopy nya berupa file-file yang bisa di berupa CD atau dimpan dalam hardisk
55
komputer, dengan cara ini tentunya akan menghemat tempat dan sistem
penyimpanan yang lebih praktis.
3. Pengguna ruangan
Faktor pengguna ruangan merupakan faktor yang sangat berperan dalam
merancang sebuah ruang kerja. Pengguna merupakan orang yang akan
memutuskan jenis ruangan dan segala hal yang akan berhubungan dengan
ruangan tersebut. Perbedaan pribadi pengguna ruangan akan sangat berpengaruh
pada hasil akhir interior ruang kerja yang akan di rancang nantinya. Dalam
merancang sebuah ruang kerja harus memperhatikan segala hal yang
berpengaruh pada pribadi dan karakter yang khas pada seseorang, salin itu status
dan kedudukan seseorang juga harus diperhatikan agar sebuah ruang kerja tidak
hanya sesuai dengan pribadi penggunannya tetapi juga dengan kedudukannya.
Hal ini sangat penting terutama pada interior seorang pimpinan yang akan
mencerminkan jabatan dan statusnya yang berpengaruh pada pencitraan dirinya
diruangan yang akan digunakannya sehari-hari serta dijadikan simbol statusnya.
Perbedaan penggunan ruang kerja akan berpengaruh pada susunan interior
ruangan. Untuk seorang staff tentunya akan berbeda dengan seorang kepala unit
diatasnya. Perbedaan bisa berupa ukuran ruangan, jenis serta ukuran furniture,
sampai pada pemilihan material dan simbol tertentu pada ruangan. Hal ini
menjadi sangat penting terutama berkaitan dengan berbagai hal yang akan
digunakan untuk pribadi penggunanya.
B. Ruang dalam Sebuah Kantor
Dalam sebuah bangunan kantor, dapat terbagi atas beberapa ruangan. Disini
ruangan-ruangan yang ada didalamnya bisa sangat bervariasi baik bentuk, ukuran
maupun fungsinya. Disini sebuah bangunan kantor membedakan ruangan-ruangan
56
tersebut atas berbagai macam fungsi dan kebutuhan, dari sini maka prioritas akan
dipilih untuk ruangan-ruangan yang memerlukan perancangan khusus. Hal ini tentu
saja dimaksudkan untuk memaksimalkan fungsi kantor serta penyesuaian dengan
dana anggaran yang tersedia. Beberapa ruangan yang memerlukan penanganan
khusus antara lain adalah:
1. Ruang Lobi Kantor
Ruang lobi merupakan ruang terdepan sebuah ruang perkantoran yang menjadi
muka dan ruang penyambutan setiap tamu yang datang ke kantor tersebut.
Ruang lobi ini sangat penting untuk dirancang dengan maksimal karena akan
berkaitan langsung dengan citra yang ingin ditampilkan pada semua orang yang
datang mengenai kantor serta perusahaannya. Sering kali ruang lobi ini menjadi
ruang yang akan membentuk opini orang yang datang mengenai filosofi,
karyawan, kinerja dan segala hal mengenai perusahaan atau institusi tersebut.
Disini peranan seorang perancang interior diperlukan untuk menterjemahkan
semua filosofi perusahaan kedalam bentuk interior utama yang menjadi muka di
ruang perkantoran yang akan dirancang. Kesalahan interpretasi dari filosofi akan
berpengaruh pada pencitraan orang yang datang ke kantor tersebut. Sebuah lobi
perusahaan terkadang menempatkan lambang atau nama perusahaan sebagai
identitas personal sebagai latar belakang utama atau pusat perhatian.
Penempatan beberapa hal yang berkaitan dengan perusahaan seperti contoh
produk atau gambar-gambar tentunya akan menambah daya tarik tersendiri,
tetapi hal ini tidak boleh secara berlebihan karena bisa membuat orang terlalu
mengetahui secara detail mengenai produk, sebaiknya produk atau gambar
produk di tempatkan seperlunya dan mewakili hanya produk unggulan.
Pemilihan warna dan material untuk ruangan lobi ini sebaiknya mengikuti pada
57
warna yang menjadi warna dasar interior secara keseluruhan, hal ini untuk
membuat ruangan memiliki kesatuan dengan ruangan-ruangan yang lainnya.
Terkadang pemilihan warna juga mempertimbangkan pada segi identitas
perusahaan, seperti yang terdapat pada warna dasar lambang perusahaan. Hal ini
bermaksud untuk menjaga identitas yang akan melekat pada interior ruang lobi
sehingga secara langsung akan menempatkan lobi sebagai pencitraan
terselubung yang ada pada interior ruangan. Ini biasanya dilakukan oleh
perusahaan atau institusi yang memiliki lambang dengan warna khusus. Pada
ruang lobi ini biasanya juga menjadi ruangan sebagai penerima tamu
(receptionist) yang menjadi sumber informasi untuk setiap tamu yang datang ke
kantor tersebut. Dengan demikian pelihan meja receptionist dipilih yang
menggunakan desain khusus dengan ketinggian yang sesuai seperti pada
receptionist hotel. Hal ini menjadi baku mengingat sebuah lobi akan
memerlukan meja receptionist yang standar untuk memudahkan orang dalam
mencari informasi mengenai kantor tersebut.
2. Ruang Tunggu
Selain lobi ruang lainnya yang menjadi ruang utama disebuah perkantoran
adalah ruang tunggu yang berupa ruangan dengan perangkat duduk dan
berfungsi untuk menunggu bagi setiap tamu yang datang ke kantor tersebut.
Sebuah ruang tunggu sama pentingnya dengan lobi karena menjadi ruang
terdepan kedua setelah lobi, bahkan ruang tunggu ini juga disatukan dengan
ruang lobi karena keterbatasan ruangan. Ruang tunggu merupakan ruang duduk
yang difungsikan untuk menunggu, tetapi ruang tunggu ini juga menjadi ruang
duduk yang dapat digunakan untuk bersitirahat sejenak setelah bekerja seharian
dan sekedar melepas penat. Pada ruangan ini biasanya ditempatkan seperangkat
58
fasilitas duduk seperti kursi atau sofa, pemilihan jenis fasilitas duduk ini
disesuaikan dengan kebutuhan dan ukuran ruangan agar sesuai dan tidak
terlalu memakan tempat yang mengakibatkan ruangan berkesan sesak. Pada
ruangan ini meskipun berfungsi sebagai ruang tunggu tetapi tidak selalu harus
ditempatkan fasilitas duduk yang nyaman, hal ini dimaksudkan agar tamu yang
duduk tidak terlalu nyaman yang mengakibatkan mereka tertidur di situ.
Penempatan fasilitas duduk ini harus disesuaikan dengan jenis tamu yang akan
menempati ruangan tersebut, karena terkadang sebuah ruang perkantoran
memiliki ruang tunggu lebih dari satu untuk membedakan jenis tamu-tamu
tertentu yang datang ke kantor tersebut.
3. Ruang Rapat
Sebuah ruang rapat merupakan ruangan yang biasanya digunakan untuk
berbagai kegiatan rapat, presentasi, bertemu klien atau kegiatan lainnya yang
berhubungan dengan pekerjaan secara bersama-sama. Diruangan ini biasanya
memiliki interaksi sosial yang cukup tinggi dan melibatkan lebih dari dua orang
dari latar belakang yang bermacam-macam sesuai dengan kegiatan yang
dilakukan. Dalam ruangan ini juga mempertimbangkan berbagai desain yang
sesuai dengan citra perusahaan atau institusi. Sebuah ruang rapat yang memiliki
sifat umum lebih mengutamakan pada fungsi utama yang akan digunakan secara
bersama-sama baik untuk internal maupun dengan tamu dari luar. Ruang rapat
ini akan memberikan kesan dan citra tersendiri seperti halnya pada ruang lobi
dan ruang tunggu, karena ruang ini biasanya digunakan lebih sering oleh tamu-
tamu yang datang untuk rapat atau presentasi. Kebutuhan utamanya yang lebih
umum membuat ruang ini memerlukan penanganan khusus dan disesuaikan
dengan kebutuhan seperti jumlah peserta rapat yang ideal serta kebutuhan
59
fasilitas yang dibutuhkan. Kebutuhan furniture diruangan ini biasanya sebuah
meja besar yang digunakan secara bersama-sama sesuai dengan dilengkapi
dengan sejumlah kursi yang jumlahnya disesuaikan dengan ukuran meja dan
pengguna ruangan tersebut. Dalam memilih jenis kursi pada ruangan ini
biasanya adalah kursi dengan tingkat kenyamanan yang baik karena akan
digunakan untuk waktu yang lama. Pemilihan jenis kursi ini juga dipilih dengan
bentuk serta ukuran yang sama, hal ini bertujuan untuk menyamakan posisi
setiap orang yang duduk di ruang ini dimanapun tempatnya berada meskipun
terkadang pada ruang rapat tertentu kursi pimpinan dirancang lebih istimewa
tetapi hal ini sudah mulai di tinggalkan. Fasilitas penunjang lainnya yang
diperlukan pada sebuah ruang rapat adalah papan tulis (white board), proyektor,
LCD dan lain sebagainya. Semua perlengkapan ini ditujukan untuk penunjang
kegiatan rapat atau presentasi yang dilakukan di ruangan ini. Penempatan
fasilitas penunjang ini harus direncanakan dari awal agar bisa tampil maksimal
dan tidak menggangu tatanan interior ruang dan saling melengkapi serta mudah
digunakan kapanpun dibutuhkan. Dengan merencanakan sejak awal maka akan
bisa mempertimbangkan faktor elektrikal seperti kabel-kabel dan sakelar agar
bisa disembunykan dan tidak mengganggu pandangan selain juga pertimbangan
segi keamanan.
4. Ruang Kerja Karyawan
Disebuah perkantoran ruang kerja karyawan hendaknya juga dirancang dengan
seperti halnya ruang-ruang lain yang menjadi muka atau citra sebuah perusahaan
atau institusi. Meskipun hal ini terkadang diabaikan karena kendala biaya tetapi
hal ini tentunya bisa disiasati dengan penggunaan material yang murah dan yang
sudah ada. Dengan merancang ruang kerja karyawan maka diharapkan akan
60
meningkatkan kinerja karyawan yang nantinya juga akan berdampak positif
pada perusahaan. Perancangan ruang kerja karyawan ini memerlukan perhatian
khusus sesuai dengan jenis pekerjaan dan kebutuhan karyawan. Dengan
merancang ruang kerja karyawan secara psikologis akan membuat karyawan
merasa kantor sebagai rumah keduanya dan membuat mereka merasa nyaman.
Dalam merancang ruang kerja karyawan ini biasa di dahului dengan ruang kerja
karyawan yang berada pada bagain depan dan terlihat secara langsung dari
bagian umum yang biasa dilalui oleh tamu, sedangkan untuk bagian paling
belakang biasanya tidak terlalu diperhatikan. Hal ini karena bagian belakang
merupakan bagian yang tidak terlalu penting seperti untuk gudang, toilet atau
pantry.
5. Ruang Kerja Pimpinan
Pada sebuah kantor di suatu perusahaan atau institusi, peranan seorang pimpinan
harus dipertimbangkan untuk diberikan fasilitas yang akan menunjang
fasilitasnya. Sebuah ruang kerja yang representatif tentunya suatu hal yang wajib
untuk seorang pimpinan karena akan berkaitan tidak hanya dengan kinerja tetapi
juga pencitraan dirinya sebagai pimpinan maupun terhadap perusahaan atau
institusi yang dipimpinnya. Di ruang ini nantinya seorang pimpinan akan banyak
menerima tamu yang datang, dengan begini maka akan citra seorang pimpinan
juga akan terlihat dari interior ruang kerjanya. Ruang kerja pimpinan ini juga
akan menjadi simbol kekuasaan tertinggi pada perusahaan atau institusi yang
dipimpinnya baik terhadap karyawannya maupun tamu dari luar yang datang
serta berhubungan dengan prinsip-prinsip dasar perusahaan dan pribadinya.
Kebutuhan ruang kerja pimpinan ini akan sangat bergantung pada prbadi
pimpinan selain kebutuhan standar ruang kerja pada umumnya seperti meja dan
61
kursi kerja yang disesuaikan dengan posisinya, seperti ukuran kursi yang dipilih
berukuran lebuh besar dari biasanya yang memiliki dampak psikologis
menjadikan pimpinan tampak lebih besar sesuai dengan kedudukannya
meskipun pimpinan tersebut memiliki ukuran fisik yang tidak besar. Selain itu
fasilitas pendukung seperti komputer, printer, telepon, mesin faksimili dan lain
sebagainya merupakan kelengkapan yang dibutuhkan pada sebuah ruang kerja
pimpinan untuk menunjang kinerja pimpinan dan menjadi nilai tambah untuk
ruangan tersebut sesuai dengan fungsi utamanya.
62
BAB VI
ANALISA SERAGAM SEBAGAI SIMBOL
ORGANISASI MODERN
A. Pengertian Awal
Kemungkinan mengenakan seragam kerja itu sudah bukan lagi dominasi
pegawai negeri, sipil atau ABRI. Pegawai swasta pun bertambah banyak yang
mengenakannya. Pemikiran awal untuk mewajibkan seragam kerja biasanya muncul
dari berbagai alasan. Pertama, Adanya sikap pragmatis sebagai penanda identitas
personal. Faktor yang memungkinkan hal ini adalah karena perusahaan yang besar
dan sangat sulit untuk menghafal orang satu persatu, maka salah satu cara untuk
mengetahuinya dengan seragam. Atau diwajibkan dengan alasan untuk identitas
profesi dan institusi, misalnya para jurnalis yang ditugaskan kantornya untuk sebuah
peliputan. Mereka butuh identitas. Lebih-lebih jika tugasnya di kawasan yang
tingkat kegawatannya tinggi. Seragam dinilai penting untuk membedakan identitas
profesi, institusi, dan eksistensi.
Kedua, kemungkinannya sebuah seragam untuk lebih cepat
membangun trust pihak lain. Kita bisa langsung lebih mudah percaya terhadap
orang yang datang ke rumah dengan memakai seragam, seperti: petugas keamanan
atau pegawai departemen. Bagi perusahaan yang kurang memiliki kepentingan
langsung terhadap pentingnya menunjukkan identitas dan trust kepada pihak luar,
seragam kerja juga dipakai untuk penanda job title di tingkat internal. Misalnya ada
perusahaan yang membedakan seragam kerja untuk staff, supervisor, dan manajer.
Terlepas apapun alasan perusahaan, tetapi pada umumnya ada efek
psikologis tertentu yang dirasakan karyawan dengan aturan penggunaan seragam.
63
Seragam itu bisa membuat orang lebih pede, tetapi juga bisa sebaliknya. Bisa
membuat orang merasa bangga dengan statusnya, tetapi juga bisa sebaliknya.
Karena itu, sebelum seragam kita wajibkan, perlu dipikirkan secara seksama
terutama terkait dengan sejauhmana seragam kerja itu nantinya memberi kontribusi
terhadap keutuhan identitas korps / kesatuan, kepuasan kerja, peningkatan kinerja
dan kepentingan perusahaan terhadap pihak luar yang terkait. Jangan sampai malah
membuat orang minder atau merasa superior.
B. Ekspresi Budaya
Melihat acuan manajemen pada umumnya, tujuan seragam itu bukan untuk
gagah-gagahan atau keren-kerenan, tetapi untuk mempersatukan berbagai karakter
dan kepribadian individu dalam formula kolektif pada waktu dan kondisi tertentu.
Dengan kata lain, seragam kerja itu harus menjadi sarana menciptakan budaya kerja
yang dianut oleh organisasi. Semua bentuk organisasi memiliki budaya. Bedanya,
ada yang kuat dan ada yang lemah. Budaya kuat adalah perilaku kolektif yang sudah
mencerminkan nilai-nilai, paradigma berpikir, pelajaran dari pengalaman, atau
standar kualitas operasi organisasi.
Sedangkan budaya lemah adalah budaya yang tidak sinkron sama sekali
atau setengah-setengahnya saja. Nilai-nilai perusahaan hanya dicetak di seragam,
kop surat, atau tertulis di tembok, tapi perilaku operasinya bertentangan. Fungsi
seragam di sini hanya sekedar fashion atau bisa-bisa malah memperkuat
lahirnya group think yang negative.
C. Tiga Lapisan Kultur Organisasi
Membangun budaya organisasi itu mudah. Tapi, untuk membangun budaya
yang kuat haruslah terjadinya sinkronisasi antara nilai, paradigma dan standar.
Lebih-lebih jika cakupannya (coverage area) luas, good willnya lemah, apalagi
64
jika political will-nya tidak jelas. Ini mungkin malah bisa dibilang mustahil. Karena
itu, apapun yang bisa kita jadikan sebagai tool untuk membangun budaya yang kuat,
perlu kita pakai, termasuk seragam kerja. Memang, kalau melihat hasil kajiannya
Edgard Schein (Organization Leadership and Culture: 1992), tentang budaya kerja,
kapasitas seragam dalam kaitannya dengan budaya itu masih pada kategorisasi level
terendah.
Schein membagi kultur perusahaan menjadi tiga lapisan. Ada yang ia sebut
dengan istilah: 1) Artifacts, 2) Espoused Values, dan 3) Basic Assumption and
Value. Seragam termasuk Artifact atau lambang dari kultur perusahaan yang belum
tentu merefleksikan kultur perusahaan itu. Belum tentu orang yang pakai seragam
misal, salah satu BUMN, departemen pemerintah, bank swasta, atau institusi
pendidikan tertentu, menjalankan nilai-nilai yang dianut. May be Yes and may be
NO. Meski demikian, secara kasat mata, kita berharap melihat orang yang memakai
seragam itu sedikit-banyaknya mewakili standar budaya insitusi tersebut.
Minimalnya, asumsi kita tidak salah total.
Sedangkan untuk Espoused Values adalah budaya yang dibentuk dari nilai-
nilai, strategi, atau filosofi organisasi, namun tahapannya masih di hafalan,
peraturan, atau baru mulai ditransfer melalui usaha-usaha yang sadar dan terencana.
Misalnya pegawai bank yang dipaksa oleh rule perusahaan harus senyum
kepada customer untuk menunjukkan budaya keramahan.
Level kultur yang paling tinggi adalah ketika nilai-nilai, filosofi, strategi,
atau berbagai kode organisasi itu sudah menjadi seperti udara yang kita pakai untuk
bernafas. Orang menjalankan nilai-nilai, keyakinan, dan standar organisasi secara
reflek, sudah membudaya, tak merasa seperti diatur, sudah menjadi Basic
Assumption and Value.
65
Kalau melihat gambar di atas, seragam kerja itu bisa kita pakai sebagai jalan
atau jembatan menuju Espoused Values, entah melalui peraturan atau perumusan
standar operasi (SOP) atau melalui makna di balik lambangnya. Jika terus kita
lakukan enforcement secara human, misalnya melalui pembinaan, pengarahan,
gesekan, pelatihan, dan lain-lain, pasti lama kelamaan akan menjadi Basic
Assumption. Atau juga bisa sebaliknya. Seragam kerja dapat kita jadikan sebagai
alat untuk mempertegas budaya organisasi yang sudah melekat namun belum
ternyatakan melalui rumusan atau lambang. Banyak perusahaan atau lembaga yang
dulu mempraktekkan nilai-nilainya, tapi nilai-nilai itu belum ditemukan rumusnya,
lambangnya atau kata-katanya.
66
BAB VII
PEMBAGIAN KERJA BERDASARKAN
KATEGORISASI GENDER
A. Ilustrasi Bias Gender pada Masyarakat Patriarkhi
Masyarakat patriarkhi adalah masyarakat yang mempunyai rujukan sistem
yang berdasarkan pada kesepakatan laki-laki, dimana dalam masyarakat tersebut
kondisi perempuan sangat termarginalisasikan dan dipinggirkan melalui kerja-kerja
domestik. Peminggiran perempuan dalam masyarakat patriarkhi dilihat dari sisi pola
pembagian kerja antara laki-laki dan perempuan terwujud dengan sangat jelas,
dimana laki-laki lebih banyak mendominasi sektor publik, sedangkan perempuan
pada sektor domestik. Dalam masyarakat patriarkhi, hubungan pembagian kerja
tidak menampakkan pola keseimbangan. Dalam pekerjaan, laki-laki lebih dihargai
dibandingkan pekerjaan perempuan. Pekerjaan yang dilakukan oleh perempuan
sangat sedikit mendapatkan penghargaan. Hal ini diakibatkan oleh kontruksi sosial
berdasarkan tubuh perempuan dan laki-laki. Pembagian yang tidak seimbang ini
banyak dirasakan oleh kaum perempuan hingga melahirkan beban kerja. Dengan
demikian, kondisi kaum perempuan banyak diintimidasi oleh sistem patriarkhi,
sedangkan kaum laki-laki lebih banyak menguasai kerja-kerja disektor publik.
B. Definisi Gender
Pengertian gender secara spesifik masih mengalami salah pemahaman,
karena masih ada kesamaan dalam mengartikan sex. Sedangkan Nasaruddin Umar
dalam bukunya berjudul “Argumen Kesetaraan Gender” memberikan pengertian
gender sebagai suatu konsep yang digunakan untuk mengidentifikasi perbedaan
laki-laki dan perempuan dilihat dari segi sosial budaya. Gender dalam arti tersebut
mengidentifikasikan laki-laki dan perempuan dari sudut nonbiologis.
67
Pengertian jenis kelamin merupakan penafsiran atau pembagian dua jenis
kelamin manusia yang ditentukan secara biologis yang melekat pada jenis kelamin
tertentu, dengan (alat) tanda-tanda tertentu pula. Alat-alat tersebut selalu melekat
pada manusia selamanya, tidak dapat dipertukarkan, bersifat permanen, dan dapat
dikenali semenjak manusia lahir. Itulah yang disebut dengan ketentuan Tuhan atau
kodrat. Dari sini melahirkan istilah identitas jenis kelamin.
Gender melekat pada kaum laki-laki maupun perempuan, dikonstruksi
secara sosial maupun kultural. Misalnya perempuan itu dikenal lemah lembut,
cantik, emosional dan keibuan. Sementara laki-laki dianggap kuat, rasional, jantan
perkasa. Ciri dari sifat itu merupakan sifat-sifat yang dimiliki oleh kedua belah
fihak. Artinya ada laki-laki yang emosional, lemah lembut, dan keibuan. Sementara
itu juga, ada perempuan yang kuat, rasional dan perkasa. Perubahan ciri dari sifat-
sifat itu dapat terjadi dari waktu ke waktu dan dari tempat ke tempat yang lain.
Dari sini melahirkan istilah identitas gender. Perbedaan gender (gender
differences) antara manusia laki-laki dan perempuan terjadi melalui proses yang
panjang. Pembentukan gender ditentukan oleh sejumlah faktor yang ikut
membentuk, kemudian disosialisasikan, diperkuat, bahkan di konstruk melalui sosial
atau kultural, dilanggengkan oleh interpretasi agama dan mitos-mitos, seolah-olah
telah menjadi keyakinan. Proses selanjutnya perbedaan gender dianggap suatu
ketentuan Tuhan yang tidak dapat diubah sehingga perbedaan tersebut dianggap
kodrati. Untuk memahami perbedaan antara seks dan gender dapat dilihat pada tabel
berikut ini:
68
Dengan demikian perbedaan jenis kelamin sering dipergunakan masyarakat
untuk mengkonstruksikannya ke dalam pembagian peran (kerja) laki-laki dan
perempuan atas dasar perbedaan tersebut. Pada pembagian kerja gender atas jenis
kelamin di mana laki-laki dan perempuan melakukan jenis pekerjaan yang berbeda
dan pembagian ini dipertahankan serta dilakukan secara terus menerus. Pembagian
kerja berdasar gender tidak menjadi masalah selama masing-masing pihak tidak
merugikan atau dirugikan. Namun dalam realitas kehidupan telah terjadi perbedaan
peran sosial laki-laki dan perempuan di atas melahirkan perbedaan status sosial di
69
masyarakat, di mana laki-laki lebih diunggulkan dari perempuan melalui konstruksi
sosial.
C. Karakteristik Kecenderungan Orientasi Gender (Feminimitas dan
Maskulinitas)
Menurut Constantinople (dalam Spence & Buckner, 1995) femininitas dan
maskulinitas berada pada dua kutub yang berlawanan. Pemikiran ini kemudian
melahirkan sejumlah pertanyaan akan validitas konsep, karena dirasakan banyak
sifat yang berada dalam domain feminin dan domain maskulin tidak berhubungan
satu dengan yang lainnya (sifat feminin bukan merupakan lawan dari sifat maskulin,
dan sebaliknya).
Spence dan Buckner (1995) menegaskan bahwa sifat-sifat yang telah
disebutkan tadi tidak berkorelasi sama sekali, sehingga sifat-sifat dalam domain
feminin dan domain maskulin pun tidak perlu memiliki korelasi yang kuat satu
dengan yang lainnya. Sebagai jawaban atas kritik terhadap pendapat Constantinople,
lahirlah dua alat ukur, yaitu Bem Sex Role Inventory (BSRI) dan Personal Attributes
Questionnaire (PAQ) (Irving, Coleman & Cooper, 1997).
Pada kedua alat ukur ini terdapat dua kelompok sifat-sifat yang diharapkan
pada manusia. Satu kelompok berisi karakteristik instrumental, yang kerap
diasosiasikan dengan karakteristik laki-laki, dan disebut skala maskulinitas (M).
Kelompok lainnya berisi karakteristik ekspresif, yang kerap diasosiasikan dengan
karakteristik perempuan, dan disebut skalam femininitas (F). Basow (1980)
menjabarkan beberapa karakteristik kecenderungan orientasi peran gender feminin
dan maskulin dalam Tabel di bawah ini:
70
Feminim Maskulin
1. Tidak terlalu agresif 1. Sangat Agresif
2. Tidak terlalu mandiri 2. Sangat mandiri
3. Sangat emosional 3. Tidak terlalu emosional
4. Tidak menyembunyikan perasaan 4. Hampir selalu menyembunyikan
5. Sangat subyektif perasaan
6. Sangat mudah terpengaruh 5. Sangat obyektif
7. Sangat penurut 6. Tidak mudah terpengaruh
8. Sangat tidak suka matematika dan sains 7. Sangat dominan
9. Sangat pasif 8. Menyukai matematikan dan sains
10. Tidak suka persaingan 9. Sangat aktif
11. Sangat tidak logis 10. Sangat suka bersaing
12. Senang berada di rumah 11. Sangat logis
13. Kurang memiliki skill berbisnis 12. Senang berada di luar rumah
14. Mudah sakit hati 13. Sangat berbakat dalam berbisnis
15. Tidak suka petualangan 14. Tidak mudah sakit hati
16. Sulit membuat keputusan 15. Sangat menyukai petualangan
17. Mudah menangis 16. Mudah membuat keputusan
18. Hampir tidak pernah bertindak sebagai 17. Tidak pernah menangis
pemimpin 18. Selalu bertindak sebagai pemimpin
19. Tidak terlalu percaya diri 19. Sangat percaya diri
20. Tidak suka bertindak agresif 20. Terkadang bertindak agresif
21. Tidak terlalu ambisius 21. Sangat ambisius
22. Sangat tergantung 22. Tidak terlalu tergantung
23. Tidak berbicara secara terbuka tentang 23. Berbicara terbuka tentang seks
seks kepada laki-laki kepada laki-laki
24. Tidak menggunakan kata-kata kasar 24. Terkadang menggunakan kata-kata
25. Sangat lembut kasar
26. Sangat memahami perasaan orang lain 25. Sangat kasar
27. Sangat religius 26. Tidak terlalu memahami perasaan
28. Sangat memperhatikan penampilan orang lain
dirinya 27. Tidak terlalu religius
29. Sanagat pendiam 28. Tidak terlalu memperhatikan
30. Sangat membutuhkan rasa aman penampilan dirinya
31. Menyukai karya seni dan karya sastra 29. Sangat ceria
32. Mudah mengungkapkan perasaan 30. Tidak terlalu membutuhkan rasa
secara lembut aman
31. Tidak menyukai karya seni dan
karya sastra
32. Tidak mudah mengungkapkan
perasaan dengan lembut
D. Pembagian berdasarkan Gender
Gender bukan semata-mata perbedaan biologis, bukan konsep Barat atau
bukan juga perempuan. Akan tetapi gender merujuk pada konsep suatu budaya
tentang bagaimana menjadi perempuan dan bagaimana menjadi laki-laki. Konsep
71
budaya ini mengatur kehidupan masyarakat menurut pembagian gender. Pembagian
berdasarkan gender ini berpengaruh terhadap:
1. Hubungan sosial antara kedua jenis kelamin
2. Pembagian kerja menurut jenis kelamin
3. Pembagian Peran/Kedudukan kedua jenis kelamin dalam keluarga/ masyarakat
4. Kepantasan kedua jenis kelamin itu dalam berprilaku
5. Perlakuan terhadap kedua jenis kelamin
6. Hak, kewajiban dan wewenang antara kedua jenis kelamin, dst.
Karena masyarakat budaya itu beragam dan dinamis: maka peran/ status/
hubungan gender, tanggung jawab, wewenang dan semua pembagian menurut
gender: juga beragam/ bisa berbeda dan bisa berubah walaupun dalam masyarakat
budaya yang sama. Faktor-faktor seperti suku bangsa, kelas sosial-ekonomi, usia,
situasi/krisis ekonomi bisa mempengaruhi pembagian gender. Berikut tabel yang
memperjelas jenis pekerjaaan dilihat berdasarkan gender:
Kesetaraan yang berkeadilan gender adalah kondisi yang dinamis, dimana
laki-laki dan perempuan sama-sama memiliki hak, kewajiban, peranan, dan
kesempatan yang dilandasi oleh saling menghormati dan menghargai serta
72
membantu di berbagai sektor. Untuk mengetahui apakah laki-laki dan perempuan
telah setara dan berkeadilan, dapat dilihat pada :
1. Seberapa besar akses dan partisipasi atau keterlibatan perempuan terhadap
peran-peran sosial dalam kehidupan baik dalam keluarga masyarakat, dan dalam
pembangunan.
2. Seberapa besar kontrol serta penguasaan perempuan dalam berbagai sumber
daya manusia maupun sumber daya alam dan peran pengambilan keputusan dan
lain sebagainya.
3. Seberapa besar manfaat yang diperoleh perempuan dari hasil pelaksanaan
berbagai kegiatan baik sebagai pelaku maupun sebagai pemanfaat dan penikmat
hasilnya.
Menyadari pentingnya mewujudkan keadilan gender dewasa ini fokus
penanganannya tidak hanya melibatkan perempuan, tetapi lebih ditujukan kepada
keduanya (laki-laki dan perempuan) yang kemudian dikenal dengan istilah "relasi
gender". Dari relasi yang berkeadilan gender akan muncul peran-peran "komunitas"
antara keduanya yang dapat dilakukan sepanjang tidak melampaui kodrat keduanya,
baik peran domestik maupun peran publik, misalnya merawat dan mendidik anak,
mengerjakan pekerjaan rumah tangga, mencari nafkah, pengambilan keputusan, dan
sebagainya.
Mead dalam Hadar (1989: 32) mengatakan bahwa sesungguhnya pria dan
wanita adalah makhluk yang belajar berperilaku, mereka sebagai orang dewasa
tergantung dari pengalaman-pengalaman di masa kanak-kanak. Pengalaman yang
didapatkan dari proses belajar di masa kecil akan terus mengiringi pola tingkah laku
seseorang dalam berinteraksi dengan keluarga dan orang lain.
73
Pembagian kerja secara seksual oleh laki-laki dan perempuan telah menjadi
kesepakatan masyarakat awam atas tubuh perempuan dan tubuh laki-laki, sehingga
akan muncul nilai-nilai dan norma yang berbeda untuk laki-laki dan perempuan,
baik dalam keluarga dan lembaga masyarakat. Pada umumnya anak laki-laki
berorientasi pada jenis pekerjaan yang biasa dilakukan setiap hari sedangkan anak
perempuan lebih banyak berorientasi kepada ibunya (Waluyo, 1990: 105).
Banyak kaum perempuan yang menjadi korban ketidakadilan gender yang
berjalan dalam masyarakat. Akibat perlakuan tersebut, muncul konflik berupa
tuntutan keadilan bagi kaum perempuan yang dikenal dengan konsep ”emansipasi”.
Emansipasi merupakan suatu konsep dimana kaum perempuan menuntut haknya
disesuaikan dengan keberadaan laki-laki yang terlalu berkuasa dalam segala aspek
kehidupan. Penempatan kaum perempuan yang tidak seimbang akan menciptakan
ketidakharmonisan dalam membina kehidupan rumahtangga dan masyarakat. Selain
itu, peran gender yang tercipta juga akan membuat kondisi yang keruh, karena tidak
adanya penghargaan, pengertian, dan pemahaman yang selalu merujuk pada aturan
yang disepakati oleh kaum laki-laki.
Stereotipe gender yang didasarkan konsep tubuh tersebut sangat
mempengaruhi peranan gender yang dilakukan oleh masyarakat. Peranan gender
yang dilakukan bertahun-tahun diserap dan menjadi baku dalam pola pikir
masyarakat, sehingga menimbulkan peranan gender yang tidak seimbang. Peranan
gender yang tidak seimbang ini lebih dirasakan oleh kaum perempuan daripada
kaum laki-laki yang tidak memiliki banyak tuntutan dan aturan. Hal ini
mengakibatkan kaum lelaki cenderung dapat membela diri dengan mengatakan
bahwa sektor domestik adalah kodrat perempuan. Peran gender yang dibedakan
oleh masyarakat tersebut mempunyai sifat yang dinamis, atau dapat dikatakan dapat
74
berubah dalam strata ataupun kondisi sosial yang berbeda-beda dalam masyarakat.
Dalam konteks ini, peran gender yang maksud adalah peran gender yang erat
kaitannya dengan pembagian kerja. Secara alami, laki-laki dan perempuan dilihat
sebagai sumber daya manusia yang harus mendapatkan perlakukan yang sama.
Berpatokan pada pembagian kerja gender yang seimbang yang terjadi dalam
keluarga petani ladang, ditemukan adanya kekaburan (diffusiness) nilai dalam
konsep pembagian kerja yang jelas di antara keduanya. Kekaburan pembagian kerja
pada keluarga petani ladang ini terjadi karena dimasukinya sektor domestik oleh
kaum laki-laki. Demikian pula sebaliknya, sektor publik yang dipantaskan bagi laki-
laki juga dimasuki oleh perempuan (istri), sehingga dalam pembagian kerja tersebut,
laki-laki dan perempuan dapat memasukinya dan melakukan berbagai aktifitas, baik
dalam sektor domestik dan publik.
75
BAB VIII
MEMBANGUN CITRA ORGANISASI
MELALUI PERAN PUBLIC RELATION
A. Pengertian Citra
Kotler (1995) mendefinisikan citra sebagai jumlah dari keyakinan-
keyakinan, gambaran-gambaran, dan kesan-kesan yang dipunyai seseorang pada
suatu obyek. Obyek yang dimaksud bisa berupa orang, organisasi, atau kelompok
orang. Jika obyek itu organisasi, berarti seluruh keyakinan, gambaran, dan kesan
atas organisasi dari seseorang merupakan citra. Citra sebuah organisasi
merepresentasikan nilai-nilai seseorang dan kelompok-kelompok masyarakat yang
mempunyai hubungan dengan organisasi tersebut.
Pengertian citra itu sendiri abstrak (intangible), tidak nyata , tidak bisa
digambarkan secara fisik dan tidak dapat diukur secara matematis, karena citra
hanya ada dalam pikiran. Walaupun demikian, wujudnya bisa dirasakan dari hasil
penilaian baik atau buruk , seperti penerimaan dan tanggapan baik positif maupun
negatif yang datang dari publik (khalayak sasaran ) dan masyarakat luas pada
umumnya. Citra bisa diketahui, diukur dan diubah. Penelitian mengenai citra
organisasi (corporate image) telah membuktikan bahwa citra bisa diukur dan
diubah, walaupun perubahan citra relatif lambat. Dengan kata lain suatu citra akan
bertahan cukup permanen pada kurun waktu tertentu (Sutisna, 2001: 330).
Setiap organisasi mau tidak mau memiliki citra di masyarakat. Karena citra
ada di benak masyarakat, maka salah satu hal yang harus dilakukan pimpinan
organisasi adalah menjaga jangan sampai karena berbagai macam sebab, mayoritas
anggota masyarakat mempunyai persepsi yang salah tentang organisasinya sehingga
menimbulkan citra negatif. Citra negatif akan merugikan organisasi karena citra
76
menjadi salah satu pegangan bagi banyak orang dalam mengambil berbagai
keputusan penting seperti antara lain: membeli barang atau menggunakan jasa yang
dihasilkan. Dengan demikian citra organisasi harus menjadi perhatian pimpinan
organisasi. Pimpinan organisasi perlu mengupayakan agar persepsi masyarakat tidak
jauh menyimpang dari apa yang diharapkan.
Citra perlu dibangun secara jujur agar citra yang dipersepsikan oleh publik
adalah baik dan benar, dalam arti ada konsistensi antara citra dengan realitas. Citra
tidak bisa dibangun dengan kebohongan informasi. Ketika tidak ada konsistensi
antara kinerja nyata dan citra yang dikomunikasikan, realitas akan menang.
Komunikasi organisasi yang dirasakan tidak dipercaya, akan merusak citra bahkan
mungkin lebih parah lagi. Jadi, membangun citra di atas informasi yang tidak benar,
tidak akan mampu menaikkan citra, malah sebaliknya citra akan menjadi rusak.
Dengan demikian, sebenarnya image adalah realitas, oleh karena itu pengembangan
dan perbaikan citra harus didasarkan pada realita. Dalam mengkomunikasikan
produk atau programnya suatu organisasi harus menggambarkan realitas yang
sebenarnya.
Proses pembentukan citra pada akhirnya akan menghasilkan sikap,
pendapat, tanggapan, atau perilaku tertentu. Pendapat dan keinginan, apabila tertuju
pada suatu isu tertentu akan menimbulkan sikap (attitude) tertentu yang dapat
timbul sebagai public opini. Publik opini harus dibentuk melalui komunikasi yang
efektif dan persuasif sehingga menjadi favourable public opinion. Kenyatan
menunjukkan bahwa perusahaan-perusahaan yang memiliki citra dan reputasi yang
bagus, umumnya menikmati enam hal yaitu: (1). Hubungan yang baik dengan para
pemuka masyarakat, (2). Hubungan positif dengan pemerintah setempat, (3). Rasa
kebanggaan dalam organisasi dan diantara khalayak sasaran, (4). Saling pengertian
77
antara khalayak sasaran, baik internal maupun eksternal dan (6). Meningkatkan
kesetiaan para staf perusahaan (anggoro,2001:67).
B. Konsep PR
Public relations (PR) atau hubungan masyarakat (humas) telah menjadi
”trend” manajemen di Indonesia, dengan berbagai istilahnya. Hal ini bisa dilihat dari
dibentuknya ”bagian” atau ”divisi” PR dalam banyak perusahaan, profit maupun
non profit. PR juga berkembang dengan analogi yang beragam, tergantung
bagaimana orang mempersepsinya. Ada yang mendeskripsikan tugas PR sebagai
protokoler, fotografi, tugas mengatur dan menservis wartawan, menjawab berita,
mengkliping koran, mengelola buletin, event organizer sampai dengan analog
sebagai ”penyelamat” organisasi dari citra buruk di mata masyarakat. PR sampai
saat ini juga dipersepsi sebagai ”dunianya” perempuan cantik, pria necis, glamour,
menarik, wangi, memiliki relasi yang luas, sehingga untuk menjadi seorang PR
dianggap mudah, tidak memerlukan kompetensi tertentu.
Grunig dan Hunt mendefinisikan kegiatan PR sebagai kegiatan komunikasi,
”the management of communication between an organization and its public (
Baskin, Aronoff dan Lattimore, 1997:5). Senada dengan Grunig, Jefkins melihat PR
terdiri dari seluruh kegiatan komunikasi yang terencana dengan semua publiknya
dalam rangka mencapai tujuan spesifik (1999:9). Sedangkan Harlow berpendapat
PR merupakan komunikasi dua arah antara organisasi dengan publik secara timbal
balik dalam rangka mendukung fungsi dari tujuan manajemen dengan meningkatkan
pembinaan kerjasama serta pemenuhan kepentingan bersama (Ruslan, 1999:102).
Definisi- definisi di atas menjelaskan bahwa PR merupakan kegiatan
komunikasi yang dilakukan sebuah organisasi dengan berbagai publiknya. Domain
kegiatan PR adalah komunikasi dalam bentuk komunikasi dua arah. Di satu sisi,
78
organisasi melakukan penyebaran informasi kepada publik. Di sisi lain organisasi
juga melakukan pencarian informasi , mendengarkan apa yang menjadi keinginan
publik organisasi.
Definisi lain mengkonsepsikan PR lebih dari sekedar kegiatan komunikasi.
PR adalah sebuah fungsi manajemen yang berkaitan dengan usaha untuk
membangun hubungan yang saling menguntungkan (mutually beneficial
relationship) antara sebuah organisasi dengan publiknya, seperti yang dinyatakan
oleh Cutlip, Center dan Broom (1994:6), ” the management function that establishes
and maintains mutually beneficial relationship between an organization and the
publics on whom its success or failure depend”. Cutlip dkk melihat PR sebagai
fungsi manajemen untuk membangun dan menjaga hubungan yang saling
menguntungkan antara organisasi dan publiknya yang menentukan keberhasilan
atau kegagalan organisasi tersebut.
C. Peran dan Fungsi Public Relations Dalam Organisasi
Public Relations atau yang disingkat PR adalah sebagai alat manajemen
modern, maka secara struktural merupakan bagian integral dari suatu kelembagaan
atau organisasi, artinya PR bukanlah merupakan fungsi terpisah dari fungsi
kelembagaan atau organisasi tersebut. Sejalan dengan konsep PR yang berkembang
kini adalah konsep yang menekankan pentingnya komunikasi dua arah, menurut
Howard Childs (Ngurah, 1999:5), fungsi dasar PR bukan untuk menampilkan
pandangan organisasi atau seni sikap publik, tetapi untuk melakukan rekonsiliasi
atau penyesuaian terhadap kepentingan publik setiap aspek pribadi organisasi
maupun perilaku perusahaan yang punya signifikan sosial. Jadi di sini PR berfungsi
membantu organisasi melakukan penyesuaian terhadap lingkungan tempat
organisasi tersebut beroperasi.
79
Konsep tersebut punya konsekuensi penting, karena penyesuaian organisasi
mengisyaratkan sebuah fungsi yang berada pada level manajemen organisasi.
Konsep ini menekankan pentingnya tindakan-tindakan perbaikan yang harus
dilakukan organisasi di samping usaha-usaha untuk berkomunikasi. PR sebagai
fungsi manajemen berkaitan dengan bagaimana sebuah organisasi menyusun
kebijakan sehingga memperlihatkan sebuah kinerja yang bertanggungjawab. Ini
berkaitan dengan kenyataan bahwa penampilan yang bertanggungjawab merupakan
dasar penerimaan publik terhadap sebuah organisasi. Hal ini berarti, PR sebuah
organisasi tidak semata-mata menjadi tanggungjawab praktisi PR tetapi harus
menjadi tanggungjawab para pengelola organisasi tersebut.
PR sebagai fungsi komunikasi, perlu dipahami bahwa kegiatan utama PR
adalah melakukan komunikasi. PR sebagai fungsi staff khusus yang melayanani
para pemimpin organisasi, khususnya dalam membantu organisasi berkomunikasi
dengan publik-publiknya. Onong (1998:36) mengemukakan bahwa fungsi PR
meliputi hal-hal sebagai berikut:
1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Menciptakan komunikasi dua arah secara timbal balik dengan menyebarkan
informasi dari perusahaan kepada publik dan menyalurkan opini publik pada
perusahaan.
3. Melayani publik dan memberikan nasihat kepada pimpinan organisasi untuk
kepentingan umum.
4. Membina hubungan secara harmonis antara organisasi dengan publik, baik
internal maupun eksternal.
Fungsi PR menyelenggarakan komunikasi dua arah secara lebih terinci
dijelaskan oleh Bachtiar Aly (1999) sebagai berikut:
80
1. Memberikan penerangan yang berkaitan dengan kepentingan organisasi dan
kepentingan khalayak dengan cara-cara yang sesuai dengan jamannya.
2. Mengukur dan menafsirkan sikap, pendapat dan perilaku masyarakat terhadap
organisasi, sehingga tercapainya misi pesan yang dikehendaki
3. Merumuskan kegiatan-kegiatan yang bertujuan meningkatkan pengertian
masyarakat terhadap aktivitas lembaga/perusahaan guna memperoleh dukungan
publik.
4. Melaksanakan dan mengembangkan setiap program yang berhubungan dengan
usaha untuk menciptakan saling pengertian antara organisasi dan masyarakat,
sehingga terjalin kerjasama yang diharapkan.
5. Melakukan evaluasi internal sejauhmana terjalinnya kerjasama harmonis dan
sampai dimana telah terciptanya persepsi positif masyarakat dan citra organisasi
yang didambakan.
PR bukan sekedar fungsi teknis tetapi merupakan fungsi manajerial yang
bertanggungjawab atas terselenggaranya suatu hubungan yang signifikan antara
organisasi dengan publik (stakeholder) nya. PR adalah sebuah fungsi strategik di
tingkat korporasi. PR adalah jembatan, pembangun dan pemelihara harmoni antara
organisasi dan lingkungannya. Dengan harmoni, saling pengertian yang lebih baik
antara organisasi dengan publiknya, citra positif organisasi diharapkan terbentuk
dan menguat. PR memiliki visi membangun dan memelihara citra organisasi sebagai
korporasi yang berhasil, baik secara ekonomi maupun sosial. Karena korporasi yang
berhasil, akan diterima masyarakat sebagai bagian dari aset mereka, aset suatu
bangsa/negara.
81
D. Public Relations sebagai Media dalam Membangun Citra Organisasi
Untuk mengkomunikasikan apa dan bagaimana suatu organisasi agar
dipahami oleh publiknya, Public Relations dapat menggunakan berbagai media,
sarana, alat, yang dipilih sesuai dengan tujuan komunikasi dan sasaran khalayak.
Maka Salah satu hal yang menarik di abad 21 adalah Public Relations (PR) atau
hubungan masyarakat (humas). Ini disebabkan oleh fungsinya yang makin dirasakan
manfaatnya oleh berbagai kalangan, baik di dunia bisnis, lembaga pemerintah,
perguruan tinggi, partai politik, maupun organisasi nirlaba. Fungsi utama PR adalah
membantu organisasi agar ia selalu punya hubungan harmonis dengan berbagai
publiknya melalui kegiatan komunikasi.
82
BAB IX
TEKNIK-TEKNIK KORESPONDENSI
A. Pengertian Korespondensi dan Surat
Manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi, baik secara lisan
maupun secara tertulis. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi
berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si penerima informasi. Pemberian
informasi melalui telepon, radio, dan melalui televisi masih tergolong ke dalam
pemberian informasi secara lisan. Selanjutnya, informasi secara tertulis terjadi jika
pemberi informasi tidak mungkin dapat berhadap-hadapan dengan penerima
informasi dan tidak mungkin menggunakan media seperti tertera di atas. Sarana
komunikasi tertulis yang biasa digunakan untuk keperluan seperti yang digambarkan
di atas terdiri atas beberapa macam, salah satunya adalah surat. Sedangkan teknik
membuat dan berkomunikasi dengan surat dalam kegiatan perkantoran disebut
korespondensi.
Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik
membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sebagaimana diketahui komunikasi
yang diartikan sebagai proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu
pihak kepada pihak lain yang dapat di lakukan dengan lisan, tulisan, gambar,
lambang, isyarat atau tanda-tanda lain.
E. Zaenal Arifin (1996:.2) memberi batasan : surat adalah salah satu sarana
komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak, (orang, instansi,
atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi). Apabila surat
dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan
83
tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat
dinas atau surat resmi.
B. Fungsi Surat Dinas
Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin dalam rumusan
pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan
atau informasi. Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut:
1. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan
bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas
pengirimnya;
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat
dilihat lagi jika diperlukan;
3. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi;
4. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat
perjanjian;
5. Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, yang selanjutnya
sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan
perkembangan suatu instansi, yuridis dan administratif.
C. Langkah-langkah Tehknis Penulisan Surat
Setiap penulis surat pasti tidak menghendaki sampai terjadi adanya
informasi yang terlewat, tertinggal atau lalai tidak termuat dalam surat yang
ditulisnya. Sebaliknya, tentu penulis surat juga tidak menghendaki di dalam
suratnya termuat informasi yang mestinya tidak atau belum perlu disampaikan.
Oleh karena itu apabila pertimbangan telah diputuskan bahwa komunikasi
melalui surat adalah yang paling tepat, maka langkah teknis yang berikutnya adalah:
1. Penegasan tujuan pokok penulisan surat;
84
2. Pengumpulan data/informasi;
3. Perkiraan tentang pembaca;
4. Penyusunan draft atau konsep;
5. Penyelesaian.
Untuk hal-hal yang sifatnya rutin dan setiap kali surat yang ditulis
mengandung informasi yang relatif sama berulang kali, biasanya dibuat formulir
atau surat isian.
D. Bagiang-bagian Surat
Berbagai cara pembagian untuk menyebutkan bagian-bagian surat ini. Salah
satu pembagian misalnya dengan menyebutkan: bagian kepala, bagian tubuh dan
kaki surat. Masing-masing bagian itu terdiri atas subbagian-subbagian. Untuk
memudahkan secara langsung bagian-bagian surat ini dengan rinci, maka diuraikan
sebagai berikut:
1. Kepala surat;
2. Tanggal surat;
3. Nomor surat;
4. Sifat surat;
5. Lampiran;
6. Hal atau perihal;
7. Alamat dalam;
8. Kalimat pembuka;
9. Isi surat;
10. Kalimat penutup;
11. Nama jabatan;
12. Nama dan NIP penanda tangan;
85
13. Tembusan;
14. Initial.
Bagian-bagian surat tersebut di atas mempunyai fungsi masing-masing.
Penggunaan dan teknik pengetikannya diatur dan ditentukan oleh masing-masing
organisasi. Pengaturan dan penentuan tentang penggunaan bagian-bagian surat serta
teknik pengetikannya biasanya dituangkan dalam surat keputusan pimpinan
organisasi yang bersangkutan, dan digunakan sebagai pedoman. Pedoman tersebut
harus diikuti dan dilaksanakan oleh seluruh penyelenggara kegiatan organisasi yang
bersangkutan. Untuk instansi-instansi pemerintah, pedoman umum tentang
penggunaan dan teknik pengetikan bagian bagian surat ini dimuat dalam Keputusan
Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang
Pedoman Tata Persuratan Dinas.
Di atas telah disebutkan bahwa penggunaan dan teknik pengetikan bagian-
bagian surat ditentukan oleh masing-masing organisasi. Penempatan bagian-bagian
surat itu termuat dalam format tertentu membuat perbedaan-perbedaan bentuk surat
yang biasa disebut juga dengan istilah "style". Bentuk atau "style" surat dalam suatu
organisasi ditentukan oleh organisasi yang bersangkutan. Untuk instansi pemerintah,
bentuk surat sudah ditentukan sebagaimana dimaksudkan dalam Keputusan Menteri
Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (MENPAN) No. 71 Tahun 1993 tentang
Pedoman Tata Persuratan Dinas.
Berikut beberapa format surat di Iingkungan organisasi atau perusahaan
yang dikenal dengan bentuk-bentuk surat sebagai berikut:
86
1. Format Balok/Lurus Penuh (Full Block Style);
2. Format Balok yang diubah (Modified Block Style);
87
3. Format setengah Balok (Semi Block Style);
4. Format Sederhana (Simplified);
88
5. Format Surat Resmi I;
6. Surat Resmi II;
89
7. Format Surat Bentuk Resmi (KepMENPAN No. 71 Tahun 1993);
8. Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraf).
90
E. Penyusunan Kalimat dalam Menulis Surat
Kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa kalimat
obyektif, yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa, singkat, dan enak dibaca.
Kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak menyimpang
dari kaidah yang berlaku. Kalimat itu sekurang-kurangnya memiliki subjek dan
predikat. Selanjutnya, kalimat yang digunakan adalah kalimat yang tidak bertele-tele
atau tidak berbelit-belit. Namun, tidak berarti bahwa unsur-unsur yang wajib ada
dalam sebuah kalimat itu boleh dihidangkan. Kemudian, kalimat yang enak dibaca
adalah yang sopan dan simpatik, tidak bernada menghina atau meremehkan
pembaca.
F. Penyusunan Paragraf dalam Menulis Surat
Setiap gagasan disusun dalam satu paragraf yang utuh, yakni paragraf yang
memenuhi syarat adanya kesatuan dan kepaduan. Dengan kata lain, gagasan yang
sama tidak dituangkan dalam beberapa paragraf. Sebaliknya, beberapa gagasan yang
berbeda tidak dituangkan dalam sebuah paragraf yang sama.
Sebuah paragraf dikatakan memiliki kesatuan jika paragraf itu betul-betul
hanya berbicara satu masalah. Selanjutnya, paragraf dikatakan memiliki kepaduan
jika kalimat-kalimat yang Anda susun saling berhubungan, dan saling berkaitan.
Kalimat-kalimat dalam sebuah paragraf akan saling berhubungan dan akan saling
berkaitan jika diikat dengan pengait paragraf, yang berupa ungkapan penghubung
antar katimat, seperti Selanjutnya, selain itu, sebaliknya, namun, dan oleh sebab itu,
diikat dengan kata ganti, seperti itu, ini, nya, dan tersebut, atau diikat dengan
pengulangan kata yang dipentingkan.
91
BAB X
MANAJEMEN KEARSIPAN
A. Pendahuluan
Manajemen arsip merupakan salah satu fungsi penting dalam setiap
kegiatan. Melalui fungsi organisasi mengenai perencanaan, pengawasan,
pengarahan, pengorganisasian, pelatihan, promosi, dan kegiatan manajerial lainnya.
Tujuannya untuk menciptakan efisiensi aktivitas penemuan kembali informasi
secara cepat, tepat dan akurat dalam rangka menunjang pengambilan keputusan,
pelaksanaan operasional umum.
Manajemen dibutuhkan oleh organisasi untuk mengelola arsip menjadi
informasi yang tepat melalui kegiatan pengorganisasian pekerjaan. Oleh karena itu,
manajemen arsip merupakan salah satu fungsi penting dalam setiap kegiatan.
Dikatakan lebih lanjut bahwa manajemen arsip dinamis dalam masyarakat informasi
merupakan salah satu bagian penting bagi fondasi kemasyarakatan, karena
manajemen dijalankan berdasarkan sumber-sumber kemasyarakatan yang ada
termasuk perilaku persepsi yang ada di dalamnya.
B. Pengertian Arsip
Secara bahasa di dunia arsip memiliki penyebutan yang bermacam-macam,
dimana penyebutan arsip tersebut dapat ditinjau dari beberapa bahasa yang ada
sebagai berikut:
1. Menurut bahasa Belanda arsip disebut archief
2. Menurut bahasa Inggris disebut archive
3. Menurut bahasa Yunani Arche berarti permulaan.
Kemudian dari kata arche berkembang menjadi kata “ta archia” yang
berarti catatan. Adapun arsip tersebut menurut istilah KBBI sebagai berikut:
92
“Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah, dsb), atau
bergambar (foto, film, dsb) dari waktu lampau, disimpan dalam media tulis (kertas),
elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dsb), biasanya dikeluarkan oleh
instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi”.
Menurut Bashir Barthos pengertian arsip adalah setiap catatan tertulis
baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan
mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang
untuk membantu daya ingatan orang itu pula.
Lain pula pengertian dari Oxford Dictionary, bahwasannya arsip atau
archive memiliki arti public record; place in which these are kept.(dokumen umum;
dokumen yang dijaga).
Sedangkan dalam Kamus Administrasi Perkantoran (The Liang Gie) arsip
diartikan sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan
kembali.
C. Kerangka mengenai Peran Arsip
Pusat Sumber
Ingatan Informasi
Alat
Pengawasan
Perencanaan Penilaian
Penganalisaan Pertanggungjawaban
Pengembangan Pembuatan Laporan
Perumusan Kebijakan Pengambilan

Keputusan
93
D. Jenis Arsip Berdasarkan Fungsi
arsip yang digunakan secara

Arsip
langsung dalam penyelenggaraan
Dinamis administrasi
arsip yang tidak digunakan secara

Arsip
langsung dalam penyelenggaraan
Statis administrasi, disimpan.
E. Pola Manajemen Arsip
Dalam manajemen arsip dinamis saat ini dapat dilihat melalui dua model,
yaitu model life cycle dan model records continumm. Pada dasarnya kedua model
tersebut saling mendukung dan membantu dalam membentuk dan membangun suatu
manajemen arsip yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Model life cycle dikembangan pada pertengahan abad ke 20 oleh beberapa
penulis archical/records managemen, khususnya yang berasal dari Amerika Utara.
Model ini secara nyata memisahkan fase (manajemen arsip dinamis dan manajemen
statis), Model records continuum ini mencoba menghilangkan batas antara
manajemen arsip dinamis dan manajemen arsip statis menjadi suatu keterpaduan
pengelolaan arsip sejak masa penciptaan hingga penyajian informasinya bagi
kepentingan publik.
Ada empat dimensi yang tercakup dalam model records continuum, yaitu: 1)
dimensi untuk penciptaan dokumen (creating documents); 2) dimensi untuk
perekaman dan pengelolaan arsip dinamis yang menjamin fungsi, kegiatan,
pertanggungjawaban dan kebuktian; 3) dimensi untuk pengelolaan arsip sebagai
memori bisnis organisasi dan fungsi sosial; dan 4) dimensi untuk pengelolaan arsip
sebagai memori kolektif bangsa.
94
Life Cycle
mengelola dokumen kertas secara
Model manual
Records Continum
mengelola arsip elektronis
Model
1. Life Cycle Model:
penciptaan
penyerahan pengurusan
ke Arsip dan
Nasional pengelolaan
penyimpanan
dan referensi
penjagaan
pemusnahan penyusutan
a. Penciptaan diatas dimaknai bagaimana ketika sebuah organisasi menjalankan
aktivitasnya, maka ia akan membuat arsip, yaitu berupa dokumen,
pembuatan formulir, dll.
b. Pengurusan dan pengolaan merupakan alur dimana surat masuk atau ke luar
diregistrasi atau diagenda sesuai sistem yang telah ditentukan. Setelah itu
surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan ke Unit kerja, yang akan
membahas atau memproses surat-surat tersebut.
c. Refrensi disini diartikan sebuah proses surat-surat tersebut digunakan dalam
kegiatan administrasi sehari-hari, dan surat tersebut diklarisifikasikan,
95
diindeks (kalau perlu digunakan tunjuk silang), selesai digunakan difilling
(penataan berkaas) dan kalau perlu dicari kembali atau ditemukan kembali.
d. Penyusutan, tahap ini adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara
memindahkan arsip inaktif.
e. Pemusnahan merupakan menghancurkan secara fisik arsip yang berakhir
fungsinya serta idak memiliki nilai guna, penghancuran tersebut harus di
lakukan secara total yaitu dengan cara membakar habis, di cacah atau dengan
cara lain sehingga tidak dapat di kenal lagi baik isi maupun bentuknya. Arsip
yang dimusnahkan memiliki jangka retensi selama 10 tahun.
2. Mengelola Arsip Elektronis (Continuum Model)
f. Memindahkan dokumen
g. Menyimpan dokumen
h. Mengindeks Dokumen
i. Mengontrol akses
j. Retensi Dokumen
F. Sistem Filling (Penyimpanan Arsip)
1. Definisi Filling
Filling dapat diberikan definisi sebagai berikut, Filling adalah proses
mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan arsip, agar arsip tersebut dapat secara
cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. Organisasi yang sistematis harus
mengkarakteristikkan file tersebut. "File to find", adalah suatu ungkapan klise, yang
paling tepat. Tanpa pengorganisasian yang cermat, filling dapat menjadi sesuatu
kegiatan pencarian terhadap sesuatu yang tersembunyi, yang tidak ada tempat lagi
dalam dunia organisasi/perusahaan yang modern. Pencarian materi yang disimpan
secara tidak baik dan ceroboh dapat merupakan suatu pemborosan yang jumlahnya
96
dapat mencapai beratus-ratus juta rupiah. Apa yang lebih bermakna penting bahwa
organisasi/perusahaan dapat berhasil atau gagal, tergantung pada derajat efisiensi
yang dicapai dalam kegiatan filling.
Kegiatan dan perlengkapan filling memang cukup mahal. Untuk biaya
memelihara filling pada tingkat minimal, keputusan yang baik harus dilakukan
dalam memilih arsip yang akan disimpan. Tidak semua harus difile, hanya arsip
yang penting untuk kegiatan organisasi/perusahaan yang efisien. Materi yang akan
disimpan dalam file berasal dari dua sumber: (1) arsip yang berasal dari luar
organisasi/perusahaan, seperti surat masuk, laporan, kontrak, katalog, pernyataan,
tagihan; dan (2) arsip yang berasal dalam organisasi/perusahaan, seperti surat keluar,
laporan, kontrak, tagihan dan semacamnya. materi/bahan dari luar
organisasi/perusahaan biasanya kopi yang asli, arsip tersebut dalam
organisasi/perusahaan biasanya kopi karbon/tembusan atau foto kopi dari yang asli.
2. Sistem Filling
Sebagai kesimpulan, arsip dapat disimpan berdasarkan: 1) nama, 2) angka,
3) nama tempat, 4) masalah, 5) kronologis. Ada lima dasar pokok sistem untuk
menyelenggarakan filling, yaitu
a. Sistem Alphabetis
Sistem abjad adalah dasar dari sistem-sistem yang lain. Dinamakan sistem abjad,
karena dasar peng aturan arsip berdasarkan abjad. Arsip diklasifikasikan
berdasarkan nama perusahaan, nama orang, nama instansi, nama tempat atau
nama barang. Sistem abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan yang paling
banyak digunakan. Sistem ini langsung, karena tidak menggunakan relatif
indeks yang digunakan sebagai petunjuk jika akan menyimpan dan menemukan
selembar arsip. Manfaat utama adalah langsung dan sederhana, sesederhana kita
97
mengucapkan a, b, dan c. Walaupun ada kecenderungan menggunakan sistem
nomor/angka, karena adanya processing melalui komputer, tetapi jenis-jenis
arsip diklasifikasikan secara abjad, misalnya surat-surat, formulir-formulir,
laporan, daftar alamat, arsip kepegawaian, arsip kesehatan, hal-hal yang
berkaitan dengan segi hukum dan masih banyak lagi yang lain. Melalui sistem
abjad, arsip-arsip ini dapat diberkaskan baik secara tunggal maupun
berkelompok, sehingga arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat bilamana
dibutuhkan.
1) Mengabjadkan
Dengan tidak memperhatikan jenis arsip, agar pelaksanaannya sistem abjad
dapat berjalan dengan lancar, maka harus dibakukan peraturan untuk diikuti
oleh setiap pegawai dalam organisasi tersebut. Susunan dalam sistem
penataan berkas berdasarkan abjad dengan mengikuti urutan huruf latin "a"
sampai "z", tetapi dibutuhkan aturan yang standar dalam menangani berbagai
jenis nama, seperti nama orang, perusahaan, departemen dan lembaga
pemerintah non departemen. Unit adalah setiap bagian nama yang digunakan
dalam mengindeks. Seperti yang akan diuraikan bahwa mengindeks ialah
memilih judul (caption) di bawah mana arsip akan diberkaskan.
2) Kata Tangkap (Caption) dan Aturan Mengindeks
Istilah mengindeks, yang digunakan dalam filling, mencakup dua kegiatan
pertama, memilih kata tangkap (Captions) di mana arsip harus difile; dan
kedua, menentukan urutan yang sesuai kata-kata dalam kata tangkap itu.
Jelas, aturan standar harus diamati oleh setiap siapa saja dalam menyeleksi
dan mengatur kata tangkap. Jika setiap orang yang melaksanakan filling
membuat sendiri aturan, mengakibatkan kekacauan; hanya orang yang
98
melaksanakan benar-benar filling dapat menemukan arsip tersebut. Kata
tangkap (Caption) adalah suatu nama atau nomor yang digunakan untuk
mengidentifikasi dokumen/arsip untuk tujuan filling, jika ditentukan bahwa
suatu surat disimpan dalam file PT Semen Batu Raja, nama perusahaan
adalah kata tangkap. Dalam Sistem Abjad, kata tangkap adalah nama-nama
orang dan organisasi, dalam sistem geografis, nama-nama tempat. Dalam
sistem subyek, kata tangkap adalah nama-nama subyek/masalah, sedangkan
sistem kronologis kata tangkap ialah tanggal. Paling tidak, ada 20 standar
aturan mengindeks yang digunakan.
a) Istilah Mengindeks
Dalam aturan mengindeks menggunakan dua istilah yang Anda harus
memahami alphabet dan unit. Mengabjad adalah pengaturan nama-nama
sesuai urutan alpabetis dari surat.
b) Aturan Mengindeks
Urutan Alphabetis Nama-nama diurutkan abjad dengan membandingkan
unit pertama dalam setiap nama, huruf demi huruf. Unit kedua
dipertimbangkan hanya jika unit pertama sama. Unit yang ketiga
dipertimbangkan hanya jika huruf pertama dan kedua sama, dan
sebagainya. Nama orang Balikkan dan kemudian abjadkan nama-nama
orang dalam urutan ini: nama keluarga, marga atau nama akhir, pertama;
nama pertama, dan nama tengah; kedua, kalau ada yang ketiga.
b. Sistem Filling Subjek/Perihal
Untuk menerapkan sistem subyek ini, kita harus menentukan terlebih dahulu
masalah-masalah apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat
setiap hari. Masalah-masalah tersebut kemudian dikelompokkan menjadi satu
99
subyek. Selanjutnya, masalah-masalah itu dijadikan subyek dari pokok masalah
(subjek) misalnya: 1) Kepegawaian; 2) Cuti; 3) Kenaikan pangkat, Lamaran dsb.
4) Keuangan; 5) Gaji.
c. Sistem Filling Nomor (Numeric)
Sistem filling surat/arsip berdasarkan pada kode nomor sebagai pengganti nama
orang atau instansi, sehingga disebut sistem nomor (numeric filling system).
Pada prinsipnya, sistem penyimpanan surat/arsip sama dengan sistem abjad,
hanya saja nama-nama orang atau instansi diganti dengan kode nomor.
1) Buku Besar
Untuk memfile surat/arsip diperlukan dua map, yaitu map campuran dan
map perorangan. Penggunaan map campuran ini bertujuan untuk menghemat
pemakaian map. Surat masuk dan keluar dari dan kepada koresponden yang
belum lebih dari dan lima akan dicampur menjadi satu dengan surat-surat
yang berasal dari koresponden lain di dalam satu file.
2) Indeks
Yang dimaksud dengan indeks di sini adalah alat bantu untuk mengetahui
nomor file yang diberikan kepada suatu koresponden atau nama, jika nomor
yang bersangkutan belum/tidak diketahui. Indeks tersebut disusun secara
urut abjad, agar mudah dicari. Indeks dibuat dalam bentuk kartu (dibuat dari
kertas karton manila dengan panjang 12,5,cm dan lebar 7,5 cm) dan
dilengkapi dengan kotak untuk menyimpan kartu, sehingga dapat luwes
dalam menambah, maupun dalam mengurutkan abjadnya.
3) Buku Nomor
Buku nomor adalah buku yang memuat nomor-nomor yang sudah digunakan
sebagai nomor koresponden (nama) dalam file nomor. Koresponden yang
100
suratnya belum mencapai lima, tentu saja belum dicantumkan pada buku
nomor ini. Untuk memfile kartu, maka setiap kartu dari setiap nama
langsung diberi nomor.
d. Sistem Geografis
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi di mana Sistem geografis
dapat digunakan, biasanya adalah kegiatan yangmencakup daerah-daerah
wilayah lebih dari satu tempat. Organisasi-organisasi yang mempunyai beberapa
kantor cabang juga dapat menggunakan sistem geografis. Dalam pelaksanaan
filling sistem geografis ini Anda dapat menggunakan nama daerah wilayah
sebagai kata tangkap (caption), kemudian kata tangkap tersebut dapat
dikembangkan menjadi daerah-daerah yaitu kota-kota.
e. Sistem Filling Kronologis
Sistem filling ini digunakan untuk filling arsip yang disusun menurut urutan
tanggal masuk dan keluarnya arsip atau surat itu. Surat-surat atau arsip yang
masuk lebih akhir ditempatkan dalam filling yang paling depan, sekretaris tanpa
melihat masalah atau perihal surat/arsip. Selanjutnya kita hanya
mengelompokkan surat-surat atau arsip yang difile itu dalam bulan-bulan setiap
tahun. Sekretaris dapat menggunakan sistem ini untuk menyederhanakan filling,
jika kegiatan surat-menyurat dalam organisasi jumlahnya belum banyak,
sehingga masih dapat disatukan segala macam masalah dalam satu file dalam
setiap bulan. Tetapi, jika kegiatan atau aktivitas pimpinan itu berkembang
demikian cepat, sehingga menyangkut banyak masalah, maka sebaiknya
menggunakan sistem lain yang lebih memadai.
Sistem filling yang terbaik untuk suatu kantor adalah sistem yang benar-
benar disesuaikan dengan kebutuhan kantor tersebut, tergantung dari: 1) Ukuran
101
organisasi/perusahaan, aktivitas kantor dan perkembangannya; 2) Jumlah catatan
kantor/arsip; 3) Jenis/tipe arsip; 4) Cara penggunaan arsip; dan 5) Sifat kerahasiaan
arsip.
102
BAB XII
MANAJEMEN PENYELENGGARAAN RAPAT
A. Pengertian Rapat
Dalam Webster's New World Dictionary, rapat diartikan pertemuan orang-
orang; suatu sidang yakni kumpulan orang-orang terutama untuk membahas atau
memutuskan persoalanpersoalan.
The Liang Gie merumuskan rapat ialah pertemuan antara para anggota di
lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu
masalah yang menyangkut kepentingan bersama. Dari pendapat-pendapat tersebut
kiranya dapat disimpulkan bahwa rapat pada hakekatnya merupakan salah satu
bentuk pertemuan orang-orang dalam suatu organisasi tertentu untuk membicarakan
masalah-masalah yang terjadi dalam organisasinya.
B. Rapat Kecil yang Bersifat Tidak Resmi
Rapat-rapat kecil di dalam atau antar kantor biasanya tidak memerlukan
suatu persiapan dan pelaksanaan yang sulit. Namun dalam mempersiapkannya kita
harus melaksanakan dengan sebaik-baiknya. Maka dari itu kita dapat menghubungi
sekretaris dari pimpinan lain untuk memperoleh kepastian waktu yang
memungkinkan pimpinan lain dapat menghadirinya.
Setelah waktu dapat ditetapkan, maka kita masih harus mengingatkan atau
mengecek kembali dengan mengirimkan nota kepada pimpinan yang akan
menghadirinya, agar dengan demikian mereka tidak lupa bahwa akan
diselenggarakan suatu rapat pada tanggal, waktu, dan tempat tertentu.
Selama penyelenggaraan rapat, mungkin kita diminta oleh pimpinan untuk
membuat catatan yang perlu. Di dalam prosedur rapat biasanya disarankan agar
Ketua membuat ringkasan dari kesatuan pendapat dan langkah-langkah yang akan
103
diambil yang sesuai dengan keputusan rapat. Pelaksanaan rapat-rapat kantor,
prosedumya biasanya tidak terlalu terkait oleh aturan seperti sidang-sidang yang
resmi, biasanya hanyalah terjadi diskusi-diskusi di mana terjadinya saling tukar
pendapat, keputusan dapat dicapai dengan baik kemudian saran-saran diberikan.
C. Rapat yang Bersifat Resmi
1. Mempersiapkan Ruangan
Salah satu dari sekian banyak hal yang harus dilakukan dalam mempersiapkan
ruangan di mana rapat akan diselenggarakan. Hal ini harus dilakukan sebelum
undangan dikirim keluar kepada para anggota. Adalah suatu kebiasaan bagi
seorang Pimpinan untuk meminta dipersiapkan suatu rapat resmi tanpa
pemberitahuan sebelumnya di mana rapat akan diselenggarakan. Oleh karena
itu, adalah menjadi tanggung jawab kita untuk mempersiapkan ruang agar pada
waktunya dapat dipergunakan untuk rapat yang dikehendaki oleh Pimpinan.
Untuk rapat resmi yang bersifat rutin dan diselenggarakan di lingkungan kantor
biasanya akan diselenggarakan di "Operation room" atau di "Conference room"
atau "Ruang Sidang Pimpinan" kantor itu.
2. Mempersiapkan Rapat
Tanggung jawab Anda dalam mempersiapkan penyelenggaraan rapat biasanya
meliputi tujuh langkah sebagai berikut:
a. Membuat daftar acara;
b. Membuat undangan;
c. Mempersiapkan bahan rapat;
d. Mempersiapkan peralatan rapat;
e. Membuat catatan rapat;
f. Mengirimkan catatan hasil rapat;
104
g. Melakukan pekerjaan-pekerjaan tindak lanjut.
3. Menyusun Susunan Acara
Acara di dalam suatu pertemuan harus dibuat dan disusun secara sistematis,
dengan cara membuat suatu pokok-pokok acara dalam garis besar (out-line).
Acara ini dapat disebut sebagai "agenda" apabila pertemuan itu bersifat ilmiah,
dan dapat disebut "kalender", apabila pertemuan itu akan menghasilkan produk
legislatif. Apabila Pimpinan akan menjadi ketua dalam pertemuan yang akan
diselenggarakan, maka kita harus memperingatkan Pimpinan jauh-jauh hari
sebelum pertemuan. Apabila dia mengetahui dan mengerti akan tujuan dari
pertemuan yang akan diselenggara kan, maka dia dapat mempersiapkan untuk
Pimpinan dalam bentuk yang masih bersifat kasar, dengan demikian Pimpinan
tinggal melengkapi serta mengubah sedikit sesuai dengan yang dikehendakinya.
Dalam hal ini kita dapat menggunakan acara dari rapat atau pertemuan yang
telah lalu sebagai bahan referensi. Adapun contoh draft daftar acara rapat dapat
dilihat pada tabel dibawah ini:
105
4. Membuat Undangan
Langkah pertama kita membuat pada sehelai kertas pada Buku Harian, atau pada
kartu sebesar kartu nama untuk setiap nama anggota. Cara pengetikan nama dan
alamat pada amplop. Kartu-kartu disusun menurut sistem abjad, atau nama
sistem geographic, atau menurut kelompok, atau menurut tim, atau menurut
urutan yang lain. Dari daftar nama inilah kita akan dengan mudah merencanakan
beberapa surat undangan yang harus dibuat untuk dikirimkan pada waktunya.
Waktu pengiriman ini hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan
pertemuan sehingga memungkinkan seseorang untuk lupa, tetapi Anda harus
cukup memperkirakan waktu agar para anggota mempunyai cukup kesempatan
untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan yang dimaksud.
Selanjutnya harus memperkirakan waktu untuk mencetak undangan,
memprosesnya, sampai dengan pengirimannya. Biasanya untuk rapat di kantor
undangan dapat dikirim satu hari sebelum penyelenggaraan rapat, akan tetapi
untuk pertemuan yang harus dihadiri oleh para anggota yang datang dari luar
kota undangan harus dikirim satu atau dua minggu sebelumnya.
5. Mempersiapkan Bahan Rapat
Bahan yang dipergunakan dalam rapat atau pertemuan dimaksud itu dapat
berupa:
a. Acara atau agenda rapat pada waktu itu.
b. Hasil rapat yang lalu.
c. Kertas-kertas kerja dari para peserta yang akan dibahas.
d. Bahan-bahan legislatif yang berupa peraturan peraturan dan sebagainya
yang sangat berkaitan dengan apa yang akan merupakan bahan referensi.
106
e. Bahan-bahan penerbitan dan sebagainya yang sangat berkaitan dengan apa
yang akan dibahas dalam rapat, dan akan merupakan bahan referensi.
Bahan-bahan tersebut di atas telah tersedia untuk masingmasing anggota pada
waktu rapat dimulai. Dan untuk ini kita harus mempersiapkannya jauh jauh hari
sebelum penyelenggaraan rapat.
6. Mempersiapkan Peralatan Rapat
Kita harus membuat suatu daftar keperluan untuk memenuhi kebutuhan ini.
Alat-alat yang biasanya diperlukan dalam hal ini adalah:
a. Papan tulis dengan kapur atau spidol sebagai alat penulis.
b. Flip chart untuk menggantungkan kertas-kertas "manila" atau/dan kertas
Koran dengan spidol sebagai alat tulisnya.
c. Kertas-kertas "manila" dan/atau kertas Koran untuk digantungkan pada flip
chart.
d. LCD Projector beserta bahan slide yang akan ditampilkan. Hal ini dengan
mempersiapkan layarnya untuk menayangkan gambar-gambar atau tulisan,
besert alat penunjuknya.
e. Kertas-kertas yang diperlukan oleh para peserta rapat untuk mencatat hal-
hal yang perlu, juga block note dan pinsilnya.
f. Tape recorder untuk merekam jalannya rapat, jika perlu.
g. Alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya jepit kertas, klip kertas,
perfurator, stapler dengan isinya, gunting, cutter, peruncing pinsil, dan lain-
lain.
Segala sesuatu peralatan tersebut di atas harus telah dipersiapkan dan telah
tersedia pada waktu rapat dimulai.
107
7. Membuat Catatan
Bentuk apapun juga yang dikehendaki oleh Ketua Rapat dalam hal ini seorang
pimpinan, untuk membuata catatan rapat, yang pada akhirnya nanti catatan ini
akan dimintakan tanggapan, koreksi-koreksi serta persetujuan dari ketua rapat.
Isi dan catatan rapat biasanya terdiri dari hal-hal sebagai berikut:
a. Suatu judul yang menunjukkan diselenggarakannya rapat untuk sesuatu
maksud tertentu, yang dapat ditunjukkan dengan menyebutkan nama
kelompok, atau tim, atau unit suatu organisasi.
b. Tanggal, waktu, dan tempat.
c. Macam rapat, rutin, atau khusus, atau menurut waktu tertentu yang
keberapa.
d. Nama-nama para peserta rapat.
e. Catatan lengkap dari seluruh hasil rapat.
Adalah suatu kemungkinan bahwa yang membuat catatan rapat bukan seorang
Sekretaris Pimpinan, akan tetapi seseorang lainnya yang memang khusus
ditugaskan untuk pengambilan catatan jalannya seluruh rapat.
8. Mengirimkan Hasil Rapat
Untuk suatu rapat yang anggotanya sedikit, maka kita dapat mengirimkan hasil
rapat melalui pesawat telepon ataupun dengan mengirimkannya setelah diketik
secara rapi atau bisa kita share melalui media e-mail. Tetapi, untuk rapat yang
anggotanya besar, maka kita harus mencetak atau memproduksi dengan
menggunakan mesin foto kopi, baru dapat mengirimkannya. Untuk hal-hal yang
dianggap penting, maka tugas kitalah untuk dapat memberikan garis bawah pada
kalimat yang dimaksud point penting dalam rapat yang telah dilaksanakan.
108
DAFTAR REFRENSI
Andre Mukti., Desain Interior dalam Perkantoran Modern Sebagai Perkenalan,

S.Sn Bandung: Disampaikan pada pelatihan Desain Interior di PPPPTK
2008 BMTI
Devi Setiawati Perbedaan Komitmen Kerja Berdasarkan Orientasi Peran Gender:

Universitas Gunadarma
Drs. Soetrisno, Manajemen Perkantoran Modern-Modul Pendidikan Pelatihan Pra

M.Psi Jabatan Golongan III, Jakarta: LAN
Ir. Brisma
Renaldi
2006
nd
Henry F. Korth, Database System Concepts, Mc Graw Hill, 2 edition,
Abraham
Silberschatz
1995
Lena Satlita Membangun Citra Positip Organisasi Melalui Public Relations
Lena Satlita Reposisi Peran dan Fungsi Strategis Public Relations Dalam
Organisasi
Mufidah Ch Rekonstruksi Kesetaraan dan Keadilan Gender dalam Konteks

Sosial Budaya dan Agama
Nurlian Kesetaraan Gender dalam Pembagian Kerja pada Keluarga Petani

Harmona Daulay Ladang (Studi Kasus Analisa Isu Gender pada Keluarga Petani
Januari 2008 Ladang di Desa Cot Rambong, Kecamatan Kuala, Kabupaten Nagan
Raya, NAD): Jurnal Harmoni Sosial, Januari 2008, Volume II, No.
2
Pudji Muljono Manajemen Arsip dengan Sistem Modern (Record Management by

Modern System)
Raymond Mc Management Informastion System, a Study of Computer‐Based

th
Leod Information System, Prentice Hall, 8 edition,
2001 (http://cw.prenhall.com/bookbind/pubbooks/mcleod2/chapter14/del
uxe.html)
The Liang Gie Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Liberty

2007
Ubaydillah, AN Untuk Apa Pakai Seragam Kerja Segala? Jakarta: diakses pada
22 April 2010 sumbernya di http://www.e-
psikologi.com/epsi/artikel_detail.asp?id=629
Yulfita Raharjo Konsep Gender–Pengarusutamaan Gender dan Anggaran Responsif

19 Juli 2012 Gender, Jakarta: Disajikan pada Kegiatan Sosialisasi PMK No.
93/PMK.02/2011 bagi Eselon I dan II BAPPENAS

Manajemen Perkantoran Modern

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manajemen Perkantoran Modern

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN

A. Aziz Zulhakim, S.Sos., M.Si

A. Aziz Zulhakim, S.Sos., M.Si

Cetakan pertama, 2012

Tulisan di dalam buku ajar ini merupakan saduran dari

A. Mengenal Manajemen Perkantoran 1

BAB II Office Organization

A. Pengorganisasian terhadap Office Service 9

BAB III PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN

A. Data dan Informasi 20

BAB IV TEKNOLOGI PERKANTORAN MODERN

BAB V DESAIN INTERIOR DALAM PERKANTORAN MODERN

A. Ruang Kantor Modern 53

BAB VI ANALISA SERAGAM SEBAGAI SIMBOL ORGANISASI MODERN

BAB VII PEMBAGIAN KERJA BERDASARKAN KATEGORISASI GENDER

A. Ilustrasi Bias Gender pada Masyarakat Patriarkhi 67

BAB IX TEHNIK-TEHNIK KORESPODENSI

A. Pengertian Korespondensi dan Surat 83

BAB X MANAJEMEN KEARSIPAN

BAB XI MANAJEMEN PENYELENGGARAAN RAPAT

A. Pengertian Rapat 103

A. Mengenal Manajemen Perkantoran

Kita mungkin lebih sering mendengar istilah administrasi perkantoran dari

(Administrasi dan Manajemen) tersebut memiliki pemahaman yang sama dalam

(dalam Gie, 2007):

Berikut beberapa pengertian mengenai office management menurut para

1. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson di dalam bukunya Textbook

of Office Management, merumuskan sebagai berikut:

“office management as a function, is that branch of the art and science of

2. John Neuner dan Benjamin Haynes di dalam bukunya office Management:

Pricinples and Practices, merumuskan office Management sebagai berikut:

3. Perumusan Management Office menurut Edwin Robinson di dalam bukunya

Buisness Organization and Practice, mengemukakan sebagai berikut:

“Office management is concerned with the direction and supervision of office

4. Perumusan George Terry di dalam bukunya Office Management and Control,

mengemukakan pandanganya sebagai berikut:

“office management can be defined as the planning, controlling, and organizing

Dari bebera definisi diatas, dapat dijelaskan bahwa manajemen perkantoran

aktivitas sebgai berikut:

1. Pelaksanaan secara efisien (Leffingwell & Robinson)

2. Pengawasan (Neuner & Haynes)

3. Pengarahan dan pengawasan (Robinson)

4. Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian serta penggerakan (Terry)

Dengan demikian pokok manajemen perkantoran merupakan rangkaian

aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), menggarahkan

(memberi arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol)

sampai terselenggaranya secara tertib.

B. Kedudukan dan Peran Kegiatan Perkantoran dalam Organisasi

jika bicara mengenai manajemen perkantoran berarti juga bicara organisasi

perkantoran dan kegiatan-kegiatannya. Untuk mengetahui kedudukan dan peran

kegiatan perkantoran dalam organisasi perlu lebih dahulu diketahui tentang

Berbagai macam rumusan pengertian yang diberikan tentang organisasi,

terkait secara formal dalam suatu susunan hierarkhis.

Dari rumusan mengenai pengertian organisasi seperti tersebut diatas berarti

apabila dilihat unsur-unsurnya organisasi mengandung unsur-unsur:

tersebut sebagai orang yang bekerjasama sifatnya dinamis, Sedangkan sebagai

wadah sifatnya relatif statis.

yang telah ditentukan, organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan

kegiatan pokok dan tugas atau kegiatan penunjang.

Kegiatan pokok atau sering disebut kegiatan substantif adalah kegiatan-

pokok apapun, dapat dikatakan sama.

Yang dimaksud dengan tugas menunjang adalah tugas-tugas yang bersifat

membantu, melayani, memudahkan dan melancarkan tugas pokok dan tugas-tugas