LAPORAN MAGANG INDUSTRI

DI PT CITRA VAN TITIPAN KILAT

Disusun Oleh :
Nama : Prajna Paramitha Setiadi Putri
NIM : 190402887

POLITEKNIK APP JAKARTA

2019/2020
 LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN MAGANG INDUSTRI

DI PT Citra Van Titipan Kilat

Laporan Kerja ini telah Disetujui dan Disahkan

Sebagai Salah Satu Syarat Magang Industri

Politeknik APP Jakarta

Menyetujui,
Pembimbing Institusi Pembimbing Perusahaan

(Eko Pratomo, S. T., M. Sc.,) (Asep Herdian Lesmana)

Mengesahkan

Ka. Prodi D1. Distribusi dan Delivery

(Erika Fatma, S. Pi., M. T., M. B. A.)

 KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Allah SWT atas Rahmat yang telah diberikan sehingga saya dapat
menyelesaikan Program Magang Industri di PT Citra Van Titipan Kilat semester 2 (dua) untuk
periode 2019/2020. Laporan ini di susun atas dasar kewajiban dan pertanggung jawaban saya
terhadap kampus sebagai mahasiswa yang telah melaksanakan Program Magang Industri di PT
Citra Van Titipan Kilat. Dalam menyelesaikan kegiatan magang industri sampai penyusunan
laporan tidak lepas dari bantuan serta bimbingan pihak-pihak terkait. Untuk itu saya ucapkan
terima kasih kepada :

1. Politeknik Akademi Pimpinan Perusahaan (APP) Jakarta selaku lembaga

penyelenggara pendidikan
2. Bapak Amrin Rapi S.T.,M.T. selaku Direktur Politeknik Akademi Pimpinan
Perusahaan
3. Bapak A.R Arie Wicaksono S.K.M.,S.T.,M.M. selaku pembimbing institusi
4. Ibu Erika Fatma, S. Pi., M. T., M. B. A. selaku ketua program studi D1 Distribusi
& Pengiriman
5. ASPERINDO selaku pendukung penyelenggara program D1 Distribusi &
Pengiriman serta pendukung program magang industry
6. PT Citra Van Titipan Kilat beserta staff yang telah memberikan fasilitas baik
secara fisik maupun moriil untuk mendukung realisasi penyelenggeraan program
magang industri.

Jakarta, 4 September 2020

Penyusun,

( Prajna Paramitha Setiadi Putri )

NIM : 190402887

i
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR………………………………………………..………….......…....i
DAFTAR ISI…………………………………………………………..……...…….........ii
DAFTAR GAMBAR…………………………………………………..……..……........iii
BAB I PENDAHULUAN…………………………………………..………...…….........1
1.1 Profil Perusahaan………………….…………………………….…..…………..........1
1.1.1 Sejarah PT Citra Van Titipan Kilat………………….…… ……………………..1
1.1.2 Struktur Organisasi PT Citra Van Titipan Kilat M1.…… ………………………2
1.2 Produk PT Citra Van Titipan Kilat……….............……………….….……….........4
BAB II URAIAN KEGIATAN………………………………………..…………..….....7
2.1 Uraian Kegiatan..………………………………………………….….…......…….....7
2.1.1 Admin Traffic……………………………………………………………....……7
2.1.2 Traffic Sopport….…………………….…………………………………....…...12
2.1.3 Traffic……………………………….…………………………………………..13
2.2 Waktu Pelaksanaan……………………..……………………………....…….….....16
2.3 Hasil Kegiatan Pelaksanaan………………..……………………………….............16
2.4 Permasalahan yang Dihadapi……………..…………………………………....…...17
2.5 Penyelesaian Masalah……………………..………………...………………....…...18
BAB III PENUTUP………………………….………………………………………....19
3.1 Kesimpulan……………………………….……………………………….………...19
3.2 Saran…………………………………….………………………………….……….19
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN TIKI
LAMPIRAN

ii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Logo PT Citra Van Titipan Kilat ...............................................................................1

Gambar 1.2 Struktur Organisasi PT Citra Van Titipan Kilat M1 ....................................................2
Gambar 1.3 Produk Layanan TIKI (SDS) .......................................................................................4

Gambar 1.4 Produk Layanan TIKI (ONS) .......................................................................................5

Gambar 1.5 Produk Layanan TIKI (TDS) .......................................................................................5

Gambar 1.6 Produk Layanan TIKI (REG) .....................................................................................5
Gambar 1.7 Produk Layanan TIKI (ECO) .......................................................................................6

Gambar 1.8 Produk Layanan TIKI (TRC) .......................................................................................6

Gambar 1.9 Produk Layanan TIKI (INT) ........................................................................................6

Gambar 2.1 SMART TIKIKU .........................................................................................................7

Gambar 2.2 SMART Date & Destination ........................................................................................8

Gambar 2.3 Kilo & Koli ..................................................................................................................8

Gambar 2.4 Kalkulasi Biaya Angkut ...............................................................................................9

Gambar 2.5 Rekapitulasi Biaya Ops ..............................................................................................10

Gambar 2.6 Air Waybill ................................................................................................................10
Gambar 2.7 Update ROS ...............................................................................................................11
Gambar 2.8 Barang Reject.………………………… …………………………………………..12

Gambar 2.9 Surat Tolakkan………………………… …………………………….....…………12

Gambar 2.10 Alur Incoming…………………………………………….……………………….13

Gambar 2.11 Karantina.…………………………………………….……………………………13

Gambar 2.12 Unloading.................………………………………………………………………14

Gambar 2.13 Sorting……………………....……………………………………………………..14

Gambar 2.14 Packing List……….……………………...………………………………………..15

iii
Gambar 2.15 Pengikatan……….....……………………………………………………………..15

iv
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Profil Perusahaan

1.1.1 Sejarah PT Citra Van Titipan Kilat

Gambar 1.1 Logo PT Citra Van Titipan Kilat

TIKI adalah perusahaan jasa pengiriman barang yang didirikan oleh Alm. Bpk
Soeprapto Soeparno dan Ibu Nuraini Soeprapto pada 1 September 1970, kemudian
semakin diperkuat dengan bergabungnya Alm. Bp Irawan Saputra, Bpk Gideon
Wiraseputra dan Bpk Raphael Rusmadi di tahun 1972. Diawali dengan dengan dua
cabang utama di Pangkalpinang dan Semarang, saat ini TIKI telah memiliki lebih dari
514 di kota-kota besar, 7230 distrik, 3700 gerai, 6000 karyawan dan sekitar 5000 armada
diseluruh Indonesia. Saat ini, TIKI telah melayani di berbagai kode pos, kabupaten/kota,
kelurahan atau desa dan terus memperluas jaringannya.
Sejak awal didirikan, TIKI selalu amanah dan professional melayani dengan
mengedepankan kebutuhan pelanggan, mitra agen, dan menjaga semangat kekeluargaan
diantara karyawan dan mitra usahanya.

(Sumber : tiki.id)

1
1.1.2 Struktur Organisasi PT Citra Van Titipan Kilat Traffic & Gateway M1
Departement
Traffic & Gateaway M1
Traffic & Gateaway Bandara
Gambar 1.2 Struktur Organisasi TIKI M1
: Traffic & Gateaway
:
 Admin Traffic
 Flight Reservation
 International
 Operational Siang Total Jumlah Karyawan
 Traffic Malam 215 Orang
 Manifesting Transit
 Manifesting Inbound
:
 Traffic Support
 Traffic Bandara
2
VISI PT Citra Van Titipan Kilat
Menjadikan TIKI sebagai salah satu perusahaan yang terbaik dalam jasa pengiriman dan logistik
dengan melayani kebutuhan dan kepentingan pelanggan secara optimal sehingga dikenal di
Indonesia dan Internasional.

MISI PT Citra Van Titipan Kilat

Bekerja giat secara profesional, jujur, bertanggung jawab dengan penuh keyakinan dan dedikasi
tinggi untuk selalu menjadi yang terbaik.

3
1.2 Produk Pengiriman PT Citra Van Titipan Kilat

Sebagai perusahaan ekspedisi tertua di Indonesia , jaminan TIKI untuk melakukan

pengiriman paket dan kargo tepat waktu hanyalah beberapa contoh hal yang kami berikan di
setiap hari kerja. Kami juga memberikan:

 Pengetahuan dan pengalaman dari perusahaan pengiriman paket tertua yang mampu
bertahan serta konsisten selama 50 tahun di Indonesia untuk membuat para
perusahaan sejenis tetap kompetitif dalam perkembangan pasar dalam negeri maupun
internasional yang berkembang
 Solusi yang dapat disesuaikan dan layanan yang dapat diandalkan untuk pengiriman,
pelacakan, dan pengurusan karantina, dalam teknologi untuk mendorong efisiensi
yang lebih baik, membantu pelanggan untuk menghemat waktu dan mengurangi
biaya.
 Opsi pengiriman yang berkelanjutan dari salah satu jaringan transportasi global paling
efisien.

Semua hal ini membantu dalam memberikan yang terbaik untuk kepuasan, keamanan,
serta kenyamanan pelanggan.
PT Citra Van Titipan Kilat (TIKI) memiliki 7 Produk pengiriman, sebagai berikut :

1. SDS (Same Day Service)

Gambar 1.3 Produk Layanan TIKI (SDS)

Produk SDS merupakan service layanan untuk barang tiba ke tujuan pada hari
yang sama.
4
2. ONS (Over Night Service)

Gambar 1.4 Produk layanan TIKI (ONS)

Produk ONS adalah kiriman yang hanya membutuhkan waktu 1 (satu) hari saja
untuk pengantaran ketempat tujuan sehingga pelanggan tidak perlu menunggu dengan
waktu yang lama.*

3. TDS (Two Days Service)

Gambar 1.5 Produk layanan TIKI (TDS)

Layanan dua hari merupakan produk TIKI yang memerlukan waktu 2 hari saja
untuk tiba di tempat tujuan.*

4. REG (Regular Service)

Gambar1.6 Produk layanan TIKI (REG)

5
 Produk regular menjangkau seluruh wilayah indonesia hanya dalam waktu
maksimal 3-4 hari kerja, dan kiriman akan tiba di tujuan.*

5. ECO (Economy Service)

Gambar 1.7 Produk layanan TIKI (ECO)

Layanan pengiriman dengan biaya super hemat sesuai dengan kebutuhan.*

6. TRC (Trucking Service)

Gambar 1.8 Produk layanan TIKI (TRC)

Layanan khusus yang diperuntukan bagi pengiriman paket besar diatas 10kg.*

7. INT (International service)

Gambar 1.9 Produk layanan TIKI (INT)

Layanan pengiriman keseluruh dunia dengan harga yang bersaing.*

*Berlaku pada hari dan jam kerja TIKI setempat.

(Sumber : tiki.id)
6
 BAB II

URAIAN KEGIATAN

2.1 Uraian Kegiatan

Berikut beberapa uraian kegiatan yang saya lakukan selama magang industri di PT Citra
Van Titipan Kilat yang ditempatkan di 3(tiga) Divisi yaitu Admin Traffic, Traffic Support, dan
Traffic selama 1 (satu) bulan :

2.1.1 Admin Traffic

A. Perhitungan Biaya Angkut

Print ROS Date dan ROS Kalkulasi beban

SMART muatan dan tarif per
Report Destination Code
daerah
Biaya angkut merupakan biaya yang timbul karena proses pengangkutan barang
dari suatu tempat ke tempat lainnya dalam hal ini dari TIKI cabang ke cabang
lainnyayang menggunakan moda transportasi darat, Proses kegiatan mengkalkulasikan
biaya yang timbul akibat pengiriman barang dari cabang, ke hub melalui via darat
dengan menghitung total jumlah kilo muatan di kali dengan tarif per wilayah tujuan.

Gambar 2.1 SMART TIKIKU

7
Gambar 2.2 SMART Date & Destination

Gambar 2.3 Kilo & Koli

8
 Gambar 2.4 Kalkulasi Biaya Angkut

B. Pengecekkan ETD & ETA

Rekapitulasi Search ETD

Pemakaian SMU Airlines Destination Flight Code & ETA

Pengecekkan Estimate Time Arrival (ETA) & Estimate Time Departure (ETD)
berguna untuk merekap keberangkatan barang perbulannya sesuai dengan rekapitulasi
SMU yang sudah ada.

C. Rekapitulasi Biaya Tol, Bensin, serta Parkir

Pengecekan Bukti Transaksi Kalkulasi Jumlah Perhari

Rekapitulasi biaya dibuat untuk selanjutnya diserahkan kepada accounting TIKI

di pemuda.

9
 Gambar 2.5 Rekapitulasi Biaya Ops

D. Pengecekkan Air Waybill

Gambar 2.6 Air waybill

10
 Pengecekan ini dilakukan dengan memperhatikan nomor SMU, apakah nomor
SMU tersebut benar adanya dan apakah jumlah beratnya melebihi yang berada pada
laporan. Setelah dicek, filenya akan digabungkan dengan faktur pajak pengguna dan
dikirim dan dilaporkan kepada Accounting / Cost Control pusat.

E. Proses Update status shipment pada Manifest Tracking

Gambar 2.7 Update ROS

Update status disini bertujuan untuk mengetahui tracking kiriman barang apakah
sudah dikirim sesuai jadwal dan diterima dengan aman. Untuk Prosesnya sendiri
dilakukan dengan cara mencari kode packing list yang tertera pada data rekapan, lalu di
copy paste ke sistem, copy nomor connote ke manifest tracking, lalu akan terlihat status
traking dan nomor ROS yang harus di update.

11
2.1.2 Traffic Suport

A. Reject Barang

Kiriman dari M1/

Tiba di bandara Ditolak X-Ray Pengembalian
Station TIKI
ke M1

Acceptance
Reject

Checking
SMART

Manifest
Loading Tracking
barang
Exception

X-Ray

Barang tolakan Reject sendiri merupakan tugas atau kewenangan dari divisi Traffic
Support. Setelah semua alur di kerjakan maka akan secara sistem terjadilah update
status barang yang kemudian akan di ambil alih oleh Customer Service untuk
mengkonfirmasi kepada pengirim agar barang reject mendapat tindakkan lanjutan
seperti proses Return, Abandon, ataupun di teruskan dengan dilaihkan melalui moda
transportasi lain.

Gambar 2.8 Barang Reject Gambar 2.9 Surat Tolakkan RA

12
2.1.3 Traffic

Gambar 2.10 Alur Incoming Barang Transit M1

Saat Unloading barang dari truck muatan barang masuk terpal (MT) dibagi menjadi
2(dua) yaitu Transit dan Consolidation. Selama magang saya mengikuti kegiatan di
operasional khususnya pada penanganan barang transit dan pembongkaran kiriman-
kiriman yang harus menyertakan surat karantina. Unloading barang, urai/bongkar, sortir,
pembuatan packing list, labeling hingga pengikatan terpal merupakan beberapa kegiatan
yang saya lakukan selama bertugas di bagian Traffic. Berikut gambaran dari kegiatan
yang saya sebutkan diatas :

 Pembongkaran kiriman dalam proses karantina

Surat pengejuan karantina online yang berisikan

data pengirim, tujuan, jenis tanaman, jumlah
tanaman, serta alamat lengkap penerima dan
pengirim.

Gambar 2.11 karantina

13
 Unloading Barang dari Truck Muatan

Proses Incoming dengan scan barcode

pada terpal

Gambar 2.12 Unloading

 Sortir barang per Destinasi

Keranjang yang sudah

bertuliskan three letter code

Keranjang yang berisikan

paket-paket atau kiriman yang
siap di sortir berdasarkan
keranjang sesuai destinasi.
Gambar 2.13 Sorting

14
 Packing List

Gambar 2.14 Packing List Jenis Service

Three Letter Code

Barcode yang baru
saja di scan
No. Packing List

 Labeling & Pengikatan Terpal

Pengikatan Dengan kabeltis dilakukan

berdasarkan tempat tujuannya, misalnya
untuk tujuan tujuan diluar pulau jawa
diharuskan di ikat sebanyak 2(dua) kali
agar ikatan tida terlepas diperjalanan
saat pengiriman.

Label berisikan jenis

Service, Three letter
code, kode PL, dan
informasi lainnya

Gambar 2.15 Pengikatan

15
2.2 Waktu Pelaksanaan

2.2 Waktu Pelaksanaan

TIKI M1
Tanggal : 24 Juli 2020 - 05 September 2020
Hari : Senin - Jumat
Pukul : 09.00 – 16.00 WIB
Lokasi : Jl. Marsekal Surya Darma No.4, RT.002/RW.004, Selapajang Jaya,
Kec. Neglasari, Kota Tangerang, Banten 15127

2.3 Hasil Kegiatan Pekerjaan

2.3.1 Admin Traffic
A. Perhitungan Biaya Angkut, Tol, BBM, dan Parkir
1. Mengetahui biaya-biaya apa saja yang dikeluarkan saat operasional pengiriman
dilakukan.
2. Mengetahui wujud dokument apa saja yang diperlukan selama proses perekapan.
3. Memahami proses penginputan dan pengecekan dalam sistem perusahaan.

B. Pengecekkan ETA dan ETD

1. Memahami kode flight
2. Memahami cara atau proses pengecekan ETA dan ETD
3. Mengetahui kode-kode airlines

C. Pengecekkan No. SMU pada Air Waybill

1. Mengetahui cara pengecekkan dalam sistem

2.3.2 Traffic Support

A. Reject Barang
1. Mengetahui barang-barang DG secara fisik
2. Memahami proses atau alur Reject barang
3. Memahami cara update status barang pada sistem.

16
 2.3.3 Traffic
A. Bongkar kiriman untuk karantina
1. Memahami apa saja yang dilakukan dalam proses karantina
2. Memahami data apa saja yang diperlukan
3. Mengetahui jenis-jenis tanaman yang perlu di uji lab guna karantina

B. Unloading barang
1. Memahami cara pemisahan barang dengan kode
2. Memahami pembedaan barang Consolidation dengan Transit

C. Urai/Bongkar dan Sorting

1. Memahami bagaimana pemisahan barang guna mempermudah proses sorting
2. Memahami proses pemisahan barang
3. Memahami cara penyortiran yang benar
4. Memahami pengelompokkan wilayah

D. Pembuatan Packing List dan Labeling serta pengikatan terpal

1. Mengerti proses atau alur pembuatan paking list
2. Memahami proses pemisahan barang berdasarkan servicenya
3. Memahami proses bagging yang benar

2.4 Permasalahan Yang Dihadapi

A. Lemahnya jaringan internet ketika membuka SMART terlebih pada jam kerja. Hal ini
mengakibatkan lamanya loading serta menghambat pekerjaan. Permasalahan ini tidak
hanya terjadi sekali dua kali tetapi hampir setiap hari.
B. Perlakuan terhadap barang yang dilempar pada keranjang sortir dan ketentuan standar
pembungkusan yang dapat ditekankan kembali oleh customer sehingga tidak ada lagi
kebocoran pada packaging yang dapat merusak paket lainnya.
C. Kedisplinan Alat Pelindung Diri (APD). Pada masa pandemi seperti sekarang protokol
kesehatan tidaklah dilaksanakan dengan baik dan benar sebagaimana mestinya

17
 D. Pemetaan atau penataletakan ruang kerja yang dinilai kurang tepat. Contohnya seperti
Ruang Admin Traffic yang berada dilorong gedung sehingga sering dilalui karyawan lain
dan cukup mengganggu konsenterasi
E. Border line atau garis kuning yang menjadi sesuatu yang penting karna bersangkutan
pada keselamatan kerja para karyawan terlihat memudar contohnya yang berada pada area
yang dilalui mobil kiriman.
2.5 Alternatif penyelesaian permasalahan
A. Refresh atau perbaikkan jaringan
B. Menginformasikan mengenai standar penanganan barang dan pemberitahuan standar
packaging kepada shipper dan atau pemberian Value Added Service ( VAS) berupa
repacking.
C. Ketegasan yang mengharuskan karyawan untuk disiplin dan menjalankan ketentuan yang
berlaku
D. Penataan kembali ruang kerja
E. Mengoreksi kembali mengenai aspek-aspek keselamatan kerja guna melindungi dan
menopang kinerja karyawan.

18
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dalam pelaksanaan kegiatan magang pada Admin Traffic, Traffic Support, Dan
Traffic di PT Citra Van Titipan Kilat (TIKI), semua proses berjalan dengan baik dan
sesuai dengan penjadwalan kegiatan yang di rencanakan. Kegiatan saya selama 1 (satu)
bulan magang antara lain, seperti penanganan barang transit dan pembongkaran kiriman-
kiriman yang harus menyertakan surat karantina, unloading barang, urai/bongkar, sortir,
pembuatan packing list, labeling hingga pengikatan terpal . Tidak hanya mempelajari
tentang hal-hal diatas tapi juga saya dapat melihat dan terjun langsung di dunia kerja
sehingga dapat memahami permasalahan apa saja yang mungkin terjadi di dunia kerja
berikut dengan cara penyelesaiannya.

3.2 Saran
Setelah 1 (satu) bulan magang industri di PT Citra Van Titipan Kilat (TIKI), ada
beberapa saran yang mungkin dapat menjadi solusi dari permasalahan yang ada.
Perbaikan sarana dan prasarana perusahaan dan juga pemeliharaan rutin, peraturan yang
lebih menerapkan disiplin dan kerapihan pada karyawannya.

19