OGV Contract LC & EP 4

AIESEC in Indonesia
Business Unit - UPNVJ

Jalan Tebet Timur Dalam V no 9, Tebet Timur, Jakarta Selatan, DKI Jakarta, 12820
www.aiesec.or.id | contactus@aiesec.or.id
Surat Perjanjian Peserta Exchange

Global Volunteer Programme
No. 005/UPNVJ/OGV/MoU/III/2019
Yang bertanda tangan dibawah ini:
I. Nama : LCVP
Jabatan : VP oGV AIESEC in LC 2019
Alamat : Alamat Office
No. Telp : +628xxxx
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama AIESEC Local Committee XXXX selanjutnya
disebut “PIHAK PERTAMA”;
II. Nama :
Alamat :
No. Telp :
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama dirinya sendiri sebagai Peserta Exchange Program
Global Volunteer Programme dari AIESEC yang akan diadakan di luar negeri selama batas waktu
yang telah ditentukan dan telah lulus interview dengan AIESEC negara tujuan disebut “PIHAK
KEDUA”.
PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA yang secara bersama-sama disebut “Para Pihak”.
Pada hari ini, hari [DD/MM/YYYY], Para Pihak telah sepakat bahwa segala tindakan yang
dilakukan kepada, untuk, dan berhubungan dengan kebijakan AIESEC Indonesia yang
dikeluarkan oleh AIESEC in LC, yang dijelaskan dalam Perjanjian Peserta Exchange dengan
ketentuan – ketentuan dan syarat – syarat yang diatur dalam 9 pasal sebagai berikut:
AIESEC Empowering Young People for Peace and Fulfillment of Humankind's Potential since 1948
AIESEC in Indonesia
Pasal 1
DEFINISI DAN INTERPRETASI
Dalam Perjanjian ini yang dimaksud dengan :

1. “AIESEC” adalah organisasi pemuda Internasional yang bertujuan untuk mengembangkan
potensi kepemimpinan;
2. “GLOBAL VOLUNTEER PROGRAMME” adalah sebuah kesempatan bagi Peserta untuk
mengembangkan potensi kepemimpinan dan bertanggung jawab dengan menciptakan
dampak positif secara langsung melalui pengalaman menjadi relawan internasional;
3. “ACCEPTED” adalah ketika peserta diterima di sebuah proyek sosial di negara lain setelah
melalui proses seleksi data atau wawancara;
4. “APPROVED” adalah ketika peserta telah menandatangani perjanjian ini dan membayar
biaya yang tercantum pada pasal 5. Peserta kemudian menandatangani acceptance note dan
mengisi test Leadership Development Assessment di akun aiesec.org;
5. “REALIZED” adalah ketika peserta mulai menjalankan proyek sosial di salah satu negara
AIESEC di luar negeri dalam Global Volunteer Programme;
6. “FINISHED” adalah ketika peserta telah selesai mengerjakan proyek sosial di negara tujuan
dan kembali ke Indonesia.
7. “COMPLETED” adalah ketika peserta telah melengkapi survey pada akun aiesec.org dan
mendapatkan sertifikat dalam bentuk soft file dari AIESEC Internasional;
8. “BREAK APPROVED” adalah pembatalan keikutsertaan program setelah status “approved”
terjadi yang dijelaskan pada pasal 6;
9. “BREAK REALIZE” adalah jika peserta berhenti bekerja sebelum periode proyek selesai.
Pasal 2
KEWAJIBAN
1) PIHAK PERTAMA berkewajiban untuk:

a. Membekali PIHAK KEDUA dengan segala sesuatu yang berhubungan dengan
organisasi atau proyek yang bersangkutan ketika PIHAK KEDUA telah “approved”
dengan suatu proyek;
b. Menyarankan dan memandu PIHAK KEDUA dalam mengumpulkan dokumen yang
dibutuhkan seperti visa, asuransi dan kebutuhan lainnya yang berhubungan dengan
AIESEC Local Committee di luar negeri;
c. Menjaga komunikasi dengan PIHAK KEDUA selama proyek berlangsung;
d. Menyiapkan kesempatan reintegrasi untuk PIHAK KEDUA setelah kembali dari
pengerjaan proyek;
e. Merekomendasikan travel insurance yg bekerjasama dengan PIHAK PERTAMA;
f. Menjelaskan tentang Exchange Programme Policies yang menjadi landasan hukum
dalam program ini.
1) N
2) PIHAK KEDUA memiliki kewajiban untuk:
a. Mengikuti pembekalan yang terdiri dari:
● Lead Session, yaitu kegiatan pembekalan yang diberikan oleh AIESEC in LC kepada
peserta selama proses persiapan pemberangkatan.
AIESEC in Indonesia
● Outgoing Preparation Seminar, yaitu seminar persiapan yang diberikan kepada

peserta sebelum berangkat ke negara tujuan.
● Jika PIHAK KEDUA tidak mengikuti Outgoing Preparation Seminar maka tidak
diizinkan untuk berangkat ke negara tujuan dan biaya administrasi yang sudah
dibayarkan tidak akan dikembalikan.
b. Mengumpulkan dokumen penting sebagai syarat keikutsertaan dalam program
pertukaran di luar negeri antara lain passport, visa, asuransi, dan syarat-syarat lain
terlampir serta menanggung segala pengeluaran;
c. Memiliki asuransi perjalanan (travel insurance) yang mencakup asuransi kesehatan
selama program pertukaran berlangsung dalam rangka mencegah hal-hal yang tidak
diinginkan;
d. Mendapatkan izin orang tua dalam mengikuti Global Volunteer Programme dengan
mengumpulkan surat izin orang tua kepada PIHAK PERTAMA;
e. Memiliki dana yang cukup untuk menutupi segala pengeluaran selama proyek
berlangsung dan telah memiliki tiket kembali ke Indonesia;
f. Mengisi segala kuesioner melalui e-mail atau akun aiesec.org yang dikirim oleh AIESEC
International atau AIESEC Indonesia;
g. Membayar biaya administrasi sesuai dengan “AIESEC Indonesia Exchange Participant
Pricing” yang juga diterangkan dalam Pasal 5;
h. Kooperatif serta responsif dengan PIHAK PERTAMA selama proses exchange serta
memenuhi segala sesuatu yang ditentukan;
i. Berpartisipasi pada proyek sosial yang telah disepakati (approved), mengerjakan
pekerjaan yang telah ditentukan, dan tinggal di lingkungan yang telah ditentukan selama
durasi proyek sosial tersebut;
j. Memberikan testimoni yang dilengkapi dengan foto kegiatan exchange kemudian
mempublikasikan kisah exchange PIHAK KEDUA melalui media online dan atau
membuat video tentang pengalaman exchange PIHAK KEDUA, dalam waktu paling
lambat 3 (tiga) minggu setelah acara reintegrasi;
Pasal 3
HAK
1) PIHAK PERTAMA berhak untuk:

a. Mendapatkan segala dokumen yang dibutuhkan untuk proses keseluruhan;
b. Menerima uang pembayaran dari PIHAK KEDUA yang akan diatur pada Pasal 5.
c. Mengumpulkan segala kuesioner melalui e-mail yang dikirim oleh AIESEC International
atau AIESEC Indonesia;
d. Mengumpulkan cerita exchange dan foto kegiatan setelah PIHAK KEDUA
menyelesaikan program pertukaran dan melakukan reintegrasi; dan
e. Menyarankan PIHAK KEDUA untuk tidak membeli tiket pesawat sebelum
menyelesaikan proses pembuatan visa, kecuali jika tiket pesawat dibutuhkan dalam proses
pembuatan visa (PIHAK KEDUA disarankan untuk membeli tiket yang dapat
dikembalikan dalam kasus ini).
2) Pihak Kedua berhak untuk:
a. Dipandu oleh seorang manajer Peserta Exchange dari PIHAK PERTAMA selama proses
persiapan keberangkatan hingga balik ke Indonesia;
AIESEC in Indonesia
b. Memperbarui Perjanjian dengan evaluasi dan persetujuan PIHAK PERTAMA terlebih

dahulu (menimbang kemampuan “approve” PIHAK KEDUA), apabila PIHAK KEDUA
ingin melanjutkan partisipasinya pada Global Volunteer Programme setelah kontrak Pihak
Kedua habis masa berlakunya;
c. Mendapat dukungan serta bantuan dari PIHAK PERTAMA dalam setiap tahap (approve,
realize, finish, complete) dan selama terjadi prosedur komplain;
d. Mendapatkan sertifikat Peserta Exchange setelah mengisi semua kuesioner melalui e-
mail/aiesec.org yang dikirim oleh AIESEC Internasional atau AIESEC Indonesia.
Pasal 4
PROSES APPROVE
1. Proses approve merupakan proses ketika PIHAK KEDUA telah diterima di proyek sosial di
aiesec.org dan telah menandatangi acceptance note dan mengisi leadership development
assessment;
2. Apabila PIHAK KEDUA diterima oleh satu atau beberapa proyek sekaligus, PIHAK
KEDUA harus memilih satu proyek yang paling sesuai dan menandatangani acceptance
note;
3. PIHAK KEDUA tidak diperbolehkan mendaftarkan diri pada proyek lain apabila perwakilan
proyek sudah menerima atau menandatangani acceptance note Peserta Exchange, karena
proses approved sudah terjadi;
4. PIHAK KEDUA hanya boleh mendaftarkan diri pada proyek lain apabila setelah 10
(sepuluh) hari accepted tidak ada kabar lebih lanjut mengenai proses “Approved” dari LC luar
negeri;
5. PIHAK KEDUA wajib membayar biaya administrasi tepat waktu sesuai dengan yang
dicantumkan di Pasal 5, jika tidak maka PIHAK KEDUA akan dianggap “break accepted”
kecuali ada situasi darurat seperti yang dicantumkan pada lampiran I.
Pasal 5
BIAYA
1. Pihak Kedua dengan ini sepakat untuk membayar biaya administrasi sebesar Rp 3.000.000,-
untuk semua project yang berada di semua region yang akan dibayar satu kali dengan
ketentuan: Biaya administrasi adalah biaya approve dan persiapan sebesar Rp 3.000.000,-
dibayar maksimal 7 (tujuh) hari setelah Peserta Exchange participant lolos pada tahap
wawancara (accepted) .
bila peserta pertukaran memutuskan untuk menggunakan fasilitas AIESEC Insurance maka
terdapat ketentuan biaya seperti berikut :
Jenis Asuransi Biaya Tambahan
Schengen Rp. 485.000
Non Schengen Rp. 375.000
Tidak memakai -
AIESEC in Indonesia
Dengan durasi asuransi adalah selama 50 hari waktu pelaksanaan kegiatan pertukaran.
Peserta yang memilih untuk menggunakan AIESEC insurance agar dapat
membayarkan biaya tambahan bersamaan dengan biaya administrasi.
Apabila peserta ingin memperpanjang ari,maka peserta diwajibkan untuk membayarkan
biaya tambahan sesuai dengan jumlah hari yang diperpanjang yang dapat dilihat di
lampiran
2. Biaya yang dicantumkan dapat dikembalikan kepada PIHAK KEDUA jika terdapat
pembatalan keikutsertaan pada Program Global Volunteer oleh PIHAK KEDUA dengan
ketentuan yang dijelaskan pada pasal 6.
3. PIHAK KEDUA wajib menanggung biaya dokumen (paspor, visa dan legalitas lain yang
dibutuhkan), transportasi dari negara asal dan keperluan pribadi.
Pasal 6
PEMBATALAN KEIKUTSERTAAN PROGRAM
1. Pembatalan keikutsertaan program disebut dengan break approved dan break realized;
2. Break approved terjadi sebelum PIHAK KEDUA berangkat ke negara tujuan dan break
realize terjadi setelah PIHAK KEDUA sampai di negara tujuan;
3. Biaya approved akan dikembalikan kepada peserta sebesar Rp 2.000.000,- apabila
pembatalan disebabkan oleh faktor legalitas dan kemananan negara tujuan dan proses
pembatalan disahkan oleh PIHAK PERTAMA seperti yang terlampir pada lampiran I.
4. Biaya asuransi tidak dapat dikembalikan apabila peserta melalakukan pembatalan atau break
approved.
5. PIHAK KEDUA membatalkan keikutsertaan disebabkan oleh urusan pribadi maka biaya
approved tidak akan di kembalikan tetapi mendapatkan kesempatan untuk pindah ke musim
selanjutnya tanpa perlu membayar biaya approve lagi dan proses pembatalan disahkan oleh
PIHAK PERTAMA seperti yang terlampir pada lampiran I.
6. Denda akibat pembatan proyek yang di tetapkan oleh negara tujuan akan menjadi tanggung
jawab PIHAK KEDUA.
7. Syarat dan ketentuan pembatalan keikutsertaan dijelaskan lebih lanjut pada lampiran I.
Pasal 7
JANGKA WAKTU
1. Perjanjian ini berlaku sejak hari ditandatanganinya Perjanjian ini oleh kedua belah pihak dan
tetap berlaku sampai dengan 6 (enam) bulan.
2. Apabila penandatanganan Perjanjian dilakukan pada periode summer (Juni sampai Agustus)
maka Perjanjian berlaku pada periode tersebut dan hanya dapat diperpanjang hingga periode
winter (Desember sampai Februari) setelahnya, dan tidak dapat diperpanjang hingga periode
summer berikutnya.
3. Apabila penandatanganan Perjanjian dilakukan pada periode winter (Desember sampai
Februari) maka Perjanjian berlaku pada periode tersebut dan hanya dapat diperpanjang
hingga periode summer (Juni sampai Agustus) setelahnya, dan tidak dapat diperpanjang
hingga periode winter berikutnya.
AIESEC in Indonesia
4. Apabila penandatanganan Perjanjian dilakukan pada periode autumn (September sampai

November) maka Perjanjian berlaku pada periode tersebut dan hanya dapat diperpanjang
hingga periode spring (Maret sampai Mei) setelahnya, dan tidak dapat diperpanjang hingga
periode autumn berikutnya.
5. Apabila penandatanganan Perjanjian dilakukan pada periode spring (Maret sampai Mei),
maka Perjanjian berlaku pada periode tersebut dan hanya dapat diperpanjang hingga periode
autumn (September sampai November) setelahnya, dan tetapi tidak dapat diperpanjang
hingga periode autumn berikutnya.
Pasal 8
PENYELESAIAN PERSELISIHAN
1. Apabila di kemudian hari timbul perselisihan di antara PARA PIHAK mengenai isi dari
Perjanjian ini, PARA PIHAK sepakat dengan niat yang baik mencari penyelesaian secara
damai, dan merujuk pada XPP (Exchange Program Policies) AIESEC;
2. Jika sengketa tidak dapat diselesaikan secara damai, kedua pihak sepakat untuk membawa
semua sengketa yang timbul dari Perjanjian ini melalui mediator yang selanjutnya akan
ditunjuk oleh PARA PIHAK.
AIESEC in Indonesia
Pasal 9
KETENTUAN LAIN
1. Terlampir sebagian “AIESEC Exchange Program Policies” sebagai bagian penting dan tak
terpisahkan dari Perjanjian ini untuk menangani segala sengketa dan sesuatu yang tidak jelas
dapat dipecahkan melalui standar Internasional ini;
2. Segala sesuatu yang tidak berkaitan dengan Perjanjian ini dan/atau disetujui untuk dilakukan
perubahan dan/atau penambahan akan diputuskan di kemudian hari saat ditandatanganinya
perjanjian tambahan oleh PARA PIHAK dimana perjanjian tambahan memiliki kekuatan
hukum yang sama dengan Perjanjian ini;
3. Perjanjian ini dibuat tanpa ada paksanaan dari pihak manapun.
Demikian Perjanjian ini dibuat dalam 2 (dua) rangkap, diberi materai secukupnya serta
berbunyi dan berisikan sama, tidak bertentangan satu dengan yang lainnya, serta mempunyai
kekuatan hukum yang sama dan ditandatangani oleh kedua belah pihak.
tempat, hari DD/MM/YYYY
Pihak Pertama Pihak Kedua
Nama VP Nama EP
Local Committee Vice President of oGV Peserta Exchange Global Volunteer
AIESEC in [LC] 2017/2018 Programme
SAKSI I, SAKSI I,
Nama saksi (tdk boleh tulis tangan) Nama saksi (tdk boleh tulis tangan)
AIESEC in Indonesia
LAMPIRAN I
PEMBATALAN KEIKUTSERTAAN PROGRAM
I. Break Approved, dan Break Realize

1. Break Approved
Dikatakan break approved jika:
(a) PIHAK KEDUA menolak TN atau proyek yang telah approved yang mana
formulir di dalam sistem tersebut cocok dengan area proyek yang dibutuhkan, latar belakang
professional, deskripsi pekerjaan atau jadwal tanpa alasan yang sah.
(b) PIHAK KEDUA memberikan informasi yang palsu atau salah dalam
formulir Peserta Exchange, resume, dan lain-lain.
(c) PIHAK KEDUA menolak proyek karena latar belakang negara atau
wilayah, padahal wilayah tersebut terindikasi dalam formulir Peserta Exchange.
(d) PIHAK KEDUA memutuskan untuk berhenti dari program ini dengan
alasan yang tidak termasuk dalam alasan yang sah dalam dokumen ini sebelum masa
Perjanjian habis.
(e) PIHAK KEDUA menolak pekerjaan, padahal proses approved sudah
selesai
(f) PIHAK KEDUA melanggar aturan yang dipatuhi di negara tujuan.
Konsekuensi dari break approved antara lain:

(a) PIHAK KEDUA harus membayar denda yang di tetapkan oleh AIESEC
negara tujuan.
Beberapa situasi break approved dapat dimaklumi. AIESEC in LC akan mempertimbangan

alasan yang sah dan tidak akan menyalahkan Peserta Exchange yang bersangkutan apabila:
(a) Di negara tujuan terdapat perang atau kerusakan serius lainnya yang dapat
mengancam nyawa Peserta Exchange.
(b) PIHAK KEDUA atau PIHAK PERTAMA tidak memiliki atau tidak
diinformasikan mengenai izin bekerja yang legal yang sesuai dengan program pertukaran di
negara tujuan.
(c) Jika PIHAK KEDUA tidak bisa mendapatkan visa yang dikarenakan oleh
regulasi negara pengirim/penerima bukan disebabkan oleh kelalaian peserta.
(d) Ketika ada kondisi darurat seperti kematian atau penyakit serius yang
dimiliki oleh PIHAK KEDUA atau keluarganya.
(e) Apabila AIESEC negara tujuan membatalkan status approved PIHAK
KEDUA tanpa adanya konfirmasi dari AIESEC negara tujuan
Pada kasus alasan yang sah di atas, PIHAK KEDUA mendapatkan keringanan seperti yang
dijelaskan pada pasal 6.
2. Break Realize
Break realize adalah ketika PIHAK KEDUA memutuskan untuk berhenti dari program
dengan alasan yang tidak sah selama proses proyek berlangsung.
AIESEC in LC akan memperbolehkan break realize dengan alasan yang sah dan tidak akan
AIESEC in Indonesia
menyalahkan PIHAK KEDUA dengan situasi seperti berikut:

(a) Deskripsi pekerjaan berbeda antara kenyataan dengan formulir TN di
aiesec.org;
(b) Negara atau wilayah tempat mengerjakan proyek mengalami masa perang
dan situasi lainnya yang mengancam yang dapat membahayakan PIHAK KEDUA;
(c) PIHAK KEDUA tidak menemukan adanya proyek atau pekerjaan pada
waktu dan tempat yang seharusnya;
(d) Kondisi proyek benar-benar berbeda dengan apa yang dicantumkan pada
TN form di aiesec.org;
(e) PIHAK KEDUA didiskriminasikan berdasarkan warna kulit, ras, jenis
kelamin, umur, atau mendapatkan pelecehan seksual di tempat PIHAK KEDUA
melaksanakan proyek;
(f) Adanya masalah keluarga yang tidak diinginkan seperti masalah kesehatan
keluarga dimana PIHAK KEDUA harus hadir di negara asal.
(g) PIHAK KEDUA jatuh sakit dan situasi sangat membahayakan hidup
PIHAK KEDUA.
Pada kasus alasan yang sah di atas, PIHAK KEDUA mendapatkan keringanan seperti yang
dijelaskan pada pasal 6.
Konsekuensi dari break realize yaitu:

(a) PIHAK KEDUA harus membayar denda yang di tetapkan oleh AIESEC negara
tujuan.
3. Prosedur Pembatalan
Keikutsertaan Program
(a) PIHAK KEDUA wajib mengirim surat pembatalan kepada PIHAK PERTAMA
maksimal seminggu sebelum proyek dimulai;
(b) Surat pembatalan harus di ketahui oleh orang tua atau wali dari PIHAK KEDUA;
(c) Pembatalan keikutsertaan akan sah jika pihak pertama sudah mengirimkan
konfirmasi berupa surat resmi kepada PIHAK KEDUA;
(d) Segala bentuk kelalaian yang disebabkan oleh PIHAK KEDUA akan menjadi
tanggung jawab pihak kedua.

OGV Contract LC & EP 4

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

OGV Contract LC & EP 4

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

AIESEC in Indonesia

Business Unit - UPNVJ

Surat Perjanjian Peserta Exchange

Yang bertanda tangan dibawah ini:

Dalam Perjanjian ini yang dimaksud dengan :

1) PIHAK PERTAMA berkewajiban untuk:

● Outgoing Preparation Seminar, yaitu seminar persiapan yang diberikan kepada

1) PIHAK PERTAMA berhak untuk:

b. Memperbarui Perjanjian dengan evaluasi dan persetujuan PIHAK PERTAMA terlebih

Jenis Asuransi Biaya Tambahan

Schengen Rp. 485.000

Non Schengen Rp. 375.000

4. Apabila penandatanganan Perjanjian dilakukan pada periode autumn (September sampai

tempat, hari DD/MM/YYYY

Pihak Pertama Pihak Kedua

I. Break Approved, dan Break Realize

Konsekuensi dari break approved antara lain:

Beberapa situasi break approved dapat dimaklumi. AIESEC in LC akan mempertimbangan

menyalahkan PIHAK KEDUA dengan situasi seperti berikut:

Konsekuensi dari break realize yaitu:

Anda mungkin juga menyukai