BAB III

TINJAUAN KHUSUS

A. APOTEK ROXY
1. Sejarah
APOTEK ROXY berdiri sejak tahun 1954 yang berpusat di Jl. Biak No.39, Jakarta pusat
yang dipimpin oleh Direktur utama sekaligus pemilik yaitu Bapak Thomas hosean Ciovhanlee
dan telah memiliki 36 APOTEK ROXY cabang yang berada di wilayah JAKARTA,
TANGGERANG, BEKASI, DEPOK.

2. Visi dan Misi APOTEK ROXY

a. Visi
APOTEK ROXY sebagai pilihan utama dari masyarakat
b. Misi
1. Berada di lokasi strategis.
2. Gedung yang bersih rapi dan nyaman
3. Selalu teliti cepat/tanggap, murah, lengkap.
4. Menciptakan dan memenuhi kebutuhan konsumen
5. Penguasaan product knowledge.

3. Struktur Organisasi APOTEK ROXY

APOTEK ROXY group di kepalai oleh President Directur. President directur membawahi
Internal Audititor, Manajemen Refresentatife (MR). Sekretaris Direktur dan Ahli Retail
Supervisor, Management Representative (MR) membawahi Deputy Management Representative
(Deputy MR), President Director membawahi langsung Business Development Manager.
Development Manager membawahi Architec, Area Manager dan Design Grafis.
Buinesss Development Manager bertugas untuk menetapkan karakteristik dari proses dan
jasa yang berkaitan dengan pelanggan maupun organisasi, memastikan adanya system seperti
yang di tetapkan dalam persyaratan pelanggan, 40 melakukan proses pengembangan terhadap
kebutuhan pelanggan, melakukan fungsi koordinasi dalam pengembangan proses oprasional
apotek dan melakukan analisis terhadap perhitungan harga jual produk (bersama-sama dengan
Top Manajemen). arsitek bertugas untuk menetapkan pengembangan desain dan layout sesuai
dengan persyaratn yang ditetapkan olerh organisasi meupun pelanggan, mengidentifikais potensi
pengubhan terkait dengan pengembangan desain dan layout dan membuat perencanaan terhadap
proses pengembangan desain dan layout yang ada.

4. Budaya Perusahan
APOTEK ROXY group hadir dengan konsep interior dan eksterior baru, yang secara total
mencerminkan budaya perusahan yang baru. Pembenahan secara terus menerus dipastikan
dilakukan pada seluruh cabang apotek roxy group. Realisasi dari proses perbaikan ditunjang oleh
pengembangan desain terhadap produk baru, seperti penyedian kelengkapan terhadap obat
obatan tradisional indonesia, fasilitas herbal medicine, serta penambahan keanekaragaman
produk yang dimiliki. Pengembangan yang berkaitan dengan pelayanan jasa adalah dengan
mengubah konsep apotek menjadi pusat pelayanan kesehatan atau Health center yang didukung
oleh berbagai aktivitas penunjang seperti praktek dokter, layanan dr. Umum maupun layanan dr.
Spesialis Internis (penyakit dalam), dr. Spesialis Kulit dan Kelamin. Apotek Roxy juga di
lengkapi dengan adanya layanan dr. Gigi dan dr. Kecantikan. Seiring majunya usaha farmasi
tersebut, Apotek Roxy juga mempunyai program Hospitals Care (Perawatan Rumah Sakit),
program ini diperuntukan untuk membantu pasien yang ingin menebus resep yang didapat dari
rumah sakit, dengan memberikan potongan harga sebesar 5% dari harga obat yang tertera di
resep tersebut, jasa konsultasi mengenai kesehatan serta layanan lainnya yang menunjang
kebutuhan pelanggan akan barang-barang kesehatan dan obat obatan.

5. Kebijakan Mutu
Perusahaan Pihak Manajemen APOTEK ROXY Group memastikan tersedianya proses
implementasi ISO 9001:2008 yang berkesinambungan dan menghasilkan perbaikan secara terus
menerus terhadap proses bisnis perusahaan. Komitme tersebut di jelaskan dengan beberapa hal
berikut.
 a. Meningkatkan profit perusahaan, dengan memastikam adanya peningkatan terhadap
volume penjualan.
b. Memastikan adanya peningkatan loyalitas pelanggan dengan meningkatkan penjualan
repeat order dan peningkatan jumlah pelanggan tetap perusahaan (coorporate) pada
setiap tahunnya minimal 5 pelanggan pada setiap cabang.
c. Meningkatkan kompetensi karyawan dengan merealisasikan minimal jam traning min 18
jam/3 bulan.
d. Melakukan proses pengembangan pelayanan baru minimal 5 jenis pelayanna baru
pertahun.
e. Pemenuhan kepuasan pelanggan minimal 80%.
f. Melaksanakan proses perbaikan yang berkesinambungan.

6. Penerapan Sistem Manajemen Mutu

Dalam rangka meningkatkan daya saing perusahaaan, Apotek Roxy bertekad untuk
menerapkan suatu sitem manajemen yang bertaraf internasional, yaitu sistem menejemen mutu
ISO 9001:2008. Penerapan dimulai sejak pedoman ini disahkan dengan ruang lingkup penerapan
mencakup proses realisasi resep dan proses pembelian produk secara retail serta penetapan
proses lainnya yang secara karakteristik berhubungan dengan aspek keputusan pelanggan,
penerapan dilakukan pada seluruh organisasi Apotek Roxy kecuali bagian Finance Accounting
& Tax.

7. Operasional dan Ketentuan Umum

a. Kebutuhan SDM
Setiap apotek dapat mengajukan permohonan SDM yang disesuaikan dengan kebutuhan
masing-masing apotek. Permintaan SDM setiap apotek melalui pengajuan form khusus yang
harsus diisi lengkap dengan alasan pemintaannya oleh apotek manager untuk kemudian
dilanjutkan di HO (sesuai dengan bidangnya) maupun di apotek disesuaikan dengan kebutuhan
dan dilakukan oleh HRD serta di koordinasikan dengan apotek managernya. Setelah proses
seleksi dan penerimaan dilakukan, kemudian bagian HRD akan memasukkan dalam data
karyawan baru dan menempatkan karyawan tersebut pada apotek yang membutuhkan. Evaluasi
karyawan baru dilakukan oleh apotek manager masing masing yang dikoordinasikan dengan
HRD.
b. Pelatihan SDM
Setiap karyawan akan menerima program dalam rangka peningkatan SDM. Pelatihan
ditunjukkan untuk menunjang kelancaran oprasional dan peningkatan pelayanan kepada
pelanggan. Karyawan wajib mengikuti pelatihan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
Setiap karyawan yang akan mengikuti pelatihan baik dikantor pusat maupun ditempat lain,
diberikan biaya transportasi yang akan diatur dalam ketentuan sendiri. Pelatihan yang telah
diberikan perusahaan wajib diterapkan dalam kegiatan oprasional setiap harinya sebagai bentuk
perubahan yang akan menuju pada kemajuan perusahaan.

B. APOTEK ROXY MANGGA BESAR

1. Lokasi
Apotek Roxy Mangga Besar berlokasi di Jl.Mangga besar raya No.87, Jakarta Barat.
Ditinjau dari lokasi, Apotek Roxy Mangga besar ini cukup strategis karena terletak di tepi jalan
di lalui oleh kendaraan umum. Disekitar apotek terdapat stasiun kereta mangga besar,
perkantoran, rumah sakit, perhotelan, dan pemukiman penduduk. Area parkir terletak di depan
apotek yang dikhususkan untuk pelanggan apotek. Bagian paling depan apotek dilengkapi
dengan papan iklan apotek roxy berwarna kuning dengan tulisan Apotek Roxy, hal ini dibuat
dengna tujuan agar masyarakat lebih mudah untuk menemukan apotek ini.

2. Struktur Organisasi
Agar kegiatan apotek dapat berjalan dengan lancar di pelukan organisasi yang baik agar
pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab menjadi jelas sehingga tidak terjadi
kesimpangsiuran dalam pekerjaan serta memudahkan pengawasan dan pertanggung jawaban.
Personalia Apotek Roxy Mangga besar di bagi menurut tugasnya adalah sebagai berikut :
a) Apotek Manager
b) Apoteker Penanggung Jawab
c) Apoteker Pendamping
d) Asisten Apoteker
e) Juru Racik
 f) Admin
g) Kasir
h) Office Boy
i) Security

3. Tata Ruang Apotek

Apotek Roxy Mangga Besar terdiri dari 5 lantai dan di lengkapi dengan tempat parkir.
Lantai 1 adalah tempat pelayanan kefarmasian yang terdapat ruangan praktik dokter selain itu
terdapat ruagan tunggu pasien tempat penerimaan resep dan penyerahan obat, swalayan farmasi,
ruang peracikan dan ruang administrasi. Swalayan farmasi di dekat ruang tunggu sehingga
memudahkan konsumen untuk melihat, memilih, dan membeli obat obat bebas serta kebutuhan
kesehatan lainnya yang ada di swalayan tersebut. Sedangkan lantai 2 dan 3 terdapat Restaurant
mei zhou yang masih merupakan bagian dari Roxy Group. Di lantai 4 terdapat dapur dan lantai 5
terdapat mess tempat istirahat karyawan apotek roxy. Serta memiliki perlengkapan CCTV, AC,
yang berfungsi sebagai fasilitas keamanan dan kenyamanan.
a) Ruang Tunggu
Ruang tunggu terdapat disebelah kanan pintu masuk apotek, ruangan ini dilengkapi
dengan bangku sebagai tempat duduk dan televisi.
b) Swalayan Apotek.
Ruangan ini berada di sebelah kiri pintu masuk apotek, ruangan ini terdiri atas rak-rak
untuk meletakkan produk produk obat bebas, obat herbal, produk susu, makanan ringan,
dan lain lain.
c) Tempat Penerimaan dan Penyerahan Obat
Tempat ini di batasi oleh suatu meja yang tingginya sebatas dada yang membatasi ruang
dalam apotek dengan pasien.
d) Tempat Penyiapan Obat dan Tempat Peracikan
Tempat penyiapan obat terletak dibagian belakang tempat penerimaan resep dan
penyerahan obat yang dibatasi oleh pintu dan loket obat. Penyimpanan obat di letakan
bedasarkan alfabetis, bentuk sedian, sedangkan untuk obat narkotika dan psikotropika di
letakkan di lemari yang khusus memiliki pintu ganda dan dengan double kunci. Terdapat
pula lemari es untuk menyimpan obat obat seperti suppositoria, ovula, dan insulin.
 Selanjutnya terdapat meja untuk mencetak etiket dan aktifitas penyiapan obat sebelum di
serahkan kepada pasien. Tempat peracikan terletak di bagian samping tempat penyiapan
obat. Di area ini dilakukan penimbangan, peracikan, pencampuran, dan pengemasan obat
obat yang dilayani berdasarkan resep dokter di lengkapi dengan fasilitas alat peracikan.
e) Area Konseling
Area konseling terdapat di sebelah tempat penerimaan maupun penyerahan obat, pada
tempat ini di lengkapi dengan 1 set meja dan kursi.
f) Ruang Penunjang Lainnya.
Ruang ini terdiri dari toilet, ruang penyimpanan arsip resep, gudang penyimpanan obat,
dan tempat praktik dokter.

4. Kegiatan Teknis Kefarmasian

a. Penggelolaan sedian farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai
1. Perencanaan
System perencanaan dalam pengadaan barang dilakukan melalui kalkulasi purchase order
dari program back office system kalkulasi tersebut merupakan sistem yang terkomputerisasi
yang terdapat di apotek roxy yang berfungsi untuk 45 memperkirakan secara otomatis jumlah
kebutuhan barang dalam rentang waktu 8 hingga 15 hari kedepan.
2. Pengadaan
Pengadaan barang di Apotek roxy Mangga besar dilakukan setiap hari melalui system
komputerisasi dengan cara pemesanan melalui peginputan jumlah barang yang akan dipesan dan
data barang yang dipesan langsung terkirim melalui sistem kepusat distribusi Apotek roxy.
Pemesanan obat golongan narkotika,psikotropika dan prekursor dilakukan dengan pemesanan
secara langsung ke PBF. Untuk pengadaan obat narkotika dilakukan dengan pemesanan tertulis
melalui surat pesanan narkotika kepada Pedagang Besar farmasi (PBF).
3. Penerimaan
Obat atau barang yang datang dilakukan peeriksaan oleh karyawan yang bertugas. Setiap
barang yang datang segera diperiksa kesesuainnya oleh karyawan antara fisik dengan bukti
laporan pembelian barang (LPB) atau surat jalan yang meliputi expired date. jika terdapat obat
atau barang yang tidak sesuai dengan surat jalan seperti obat atau barang yang rusak ,tidak
datang salah datang kurang jumlah barang atau lebih maka dapat ditulis keterangannya pada
surat jalan,kemudian dibuat form service level yang meliputi nama dan jumlah obat sesuai
kesalahan barang yang dikirim saat pemsanan untuk selanjutnya dikirm complain ke apotek roxy
pusat.
4. Penyimpanan
Penyimpanan obat di apotek roxy mangga besar dibagi menjadi obat etichal dan obat bebas
atau barang swalayan.obat atau bahan obat yang terdapat di apotek mangga besar disimpan
dalam wadah aslidari pabrik dan semua dan semua obat atau bahan obatnya telah disimpan pada
kondisi yang sesuai sehingga terjadi keamanan dan stabilitasnya. Setiap pemasukan dan
penggunaan obat atu barang harus di entry kedalam komputer dan dicatatat pada kartu stok yang
meliputi tanggal pengisian atau pengambilan nomor dokumennya, pengisian harus disertai paraf
petugas kartu stok diletakkan dimasing-masing obat atau barang. FIFO (First In First Out) maka
barang yang memiliki tanggal kadalauarsa yang lebih cepat dikeluarkan lebih dahulu sebelum
obat terjual.
5. Pemusnahan
a) Obat kadaluarsa atau rusak harus di musnahkan sesuai dengan jenis dan sediaan
sedangkan pemusnahan resep dapat dilakukan pemusnahan dalam jangka waktu 5 tahun.
b) Operasional pemusnahan sediaan farmasi di apotik roxy mangga besar adalah sebagai
berikut.
1. Untuk sediaan farmasi yang telah exspired dan tidak bisa dikembalikan ke supplier,
wajib segera di pisahkan dalam rak terpisah supaya mudah diidentifikasi.
2. Dilakukan koreksi stock dengan mengiput data tersebut ke dalam komputer.
3. Sediaan yang telah diinput tersebut dilaporkan terlebih dahulu ke pihak audit internal
untuk dubuatkan jadwal pemusnahan yang akan di saksikan oleh Audit Internal.
4. Buat berita acara pemusnahan yang harus ditandatangani oleh apotek manager dan
internal auditor.
5. Pemusnahan obat ethical mupun OTC yang merupakan sediaan padat, setengah padat
maupun padat maupun cair dilakukan dengan cara direndam dalam air.
6. untuk sedian aerosol dilarang untuk dimusnahkan dengan cara dibakar karena akan
menimbulkan ledakan.
7. Untuk Narkotika dan Psikotropika dilakukan pemusnahan di hadapan aparat yang
berwenang (Dinkes atau Badan POM).
 6. Pengedalian
Stok Pengendalian untuk mempertahankan jenis dan jumlah persediaan sesuai kebutuhan
pelayanan, melalui pengaturan sistem pesanan atau pengadaan, penyimpanan, dan pengeluaran.
Pengendalian persediaan dilakukan melalui pemeriksaan stok harian. Kegiatan pemeriksaan stok
setiap harinya dilakukan oleh dua orang yang berbeda untuk menghindari kesalahan dalam
penghitungan maupun pemeriksaan stok. Komponen pemeriksaan stok meliputi nama obat,
tanggal kadaluarsa, jumlah pemasukan, jumlah pengeluaran dan sisa persediaan.
7. Pencatatan dan Pelaporan.
Pencatatan dilakukan setiap proses penggelolaan sedian farmasi, alat kesehatan, dan bahan
medis habis pakai meliputi pengadaan (surat pesanan, faktur), penyimpanan (kartu stok dengan
system komputerisasi), penyerahan (nota atau struk penjualan) dan pencatatan lainnya sesuai
dengan kebutuhan.
Pelaporan terdiri dari pelaporan internal dan eksternal. Pelaporan internal merupakan
pelaporan yang digunakan untuk kebutuhan manajemen apotek meliputi keuangan, barang dan
laporan lainnya. Pelaporan eksternal merupakan pelaporan yang dibuat untuk memenuhi
kewajiban sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan meliputi pelaporan narkotika,
psikotropika, di pisahkan dan diberigaris bawah dengan menggunakan tinta merah.
b.Pelayanan Farmasi Klinik
Pelayanan farmasi klinik yang telah dilakukan di apotik roxy mangga besar terdiri dari:
1. Pengkajian Resep Apabila resep data terlebih dahulu dilakukan pengkajian resep seperti
skrinning administrasi, skrinning farmasetik terhadap obat yang di minta di dalam resep 48
setelah itu, di lakukan penetapan harga resep. Jika harga yang di tetapkan telah disestujui oleh
pasien maka dilanjutkan dengan penyiapan, pengemasan, dan penyerahan obat.
2. Dispensing Menurut Peraturan Mentri Kesehatan No. 35 tahun 2014 tentang Standar Pelayana
Kefarmasian di Apotik, racikan obat atau dispensing terdiri dari penyiapan, penyerahan dan
pemberian obat. Apoteker, asisten apoteker dan juru racik wajib menggunakan perlengkapan
tambahan seperti penutup kepala, sarung tangan, dan masker utuk menghindari kontaminasi
pada saat peracikan obat.
a) Peracikan puyer
1. Bersihkan area kerja dan peralatan juru resep sebelum menajalankan tugas
2. Siapkan peralatan yang dperlukan dalam peracikan obat yang ditentukan.
 3. Cuci tangan menggunakan cairan atau sabun antiseptic dan selalu gunakan masker
penutup hidung dan mulut.
4. Obat yang telah disediakan oleh asisten apoteker untuk membuat puyer dikerjakan
sesuai dengan nomor urut surat jalan denga cara :
 Diblender obat yang sifatnya keras atau susah dihancurkan atau jumlahnya
banyak
 Digerus untuk obat yang sifatnya yang mudah dihancurkan dan jumlah yang
sedikit
5. Obat yang telah halus dibagi rata sesuai jumlah puyer yang di minta.
6. Kemasan puyer yang telah di isi obat, hitung kembali jumlahnya apabila telah sesuai
dilakukan penggepresan dengan menggunakan mesin press.
7. Setelah selesai, letakkan surat jalan (kertas perintah) pada puyer yang bersangkutan.
8. Dilakukan paraf oleh juru resep pada kertas perintah atau surat jalan.
9. Khusus pemesanan pengulangan resep (bukan resep iter) obat yang telah di racik tidak
di kemas dengan kertas puyer yang berlogo.
10. Serahkan puyer ke asisten apoteker dengan rapi agar tidak tertukar.

b) Peracikan Kapsul
1. Obat yang telah disediakan oleh aisten apoteker untuk dibuat kapsul disesuaikan
dengan nomor urut surat jalan denga cara:
 Diblender obat yang sifatnya keras atau susah dihancurkan atau jumlahnya
banyak.
 Digerus untuk obat yang sifatnya yang mudah dihancurkan dan jumlah yang
sedikit.
2. Obat yang telah halus di timbang kemudian dibagi dengan jumlah kapsul yang dibuat:
 Tentukan kapsul berdasarkan ukuran dan kapasitas kapsul
00 = 500 mg
0 = 400 mg
1 = 300 mg
2 = 200 mg
3 = 150 mg
 4 = 100 mg
 Masukkan kapsul kedalam alat pengisi kapsul sesuai nomor kapsul.
 Setelah selesai mengisi kapsul,dimasukkan dalam pot dan di beri etiket.
 Berikan ke asisten apoteker agar dilakukan pngecekan dan ditandai dengan surat
jalan dan keteranagan nomor kapsul pada surat jalan.
 Lalu dilakukan penyerahan ke pasien.
3. Pelayanan Informasi Obat (PIO)
Pelayanan informasi obat merupakan kegiatan yang dilakukan oleh apoteker dalam
pemberian informasi mengenai cara pemakaian obat, informasi mengenai obat termasuk obat
resep, obat bebas, dan herbal. Pelayanan informasi obat di Roxy Mangga Besar meliputi dosis
rute atau cara pemberian obat atau aturan pakai obat meliputi efek samping obat yang terjadi dan
informasi seperti keamanan penggunaan ibu hamil dan ibu menyusui.
4. Pelayanan Delivery Order
Apotek Roxy Mangga Besar juga menyediakan pelayanan pengiriman obat ke rumah atau
instansi yang di lakukan oleh petugas kurir Apotek Mangga Besar.

5. Konseling
Konseling merupakan proses interaktif antara apoteker dengan pasien atau keluarga pasien
untuk meningkatkan pengetahuan, pemahaman, kesadaran, dan kepatauan sehingga terjadi
perubahan perilaku dalam penggunaan obat dan menyelesaikan masalah yang dihadapi pasien.
Kegiatan konseling dilakukan oleh Apoteker atau Apoteker pendamping yang bertugas di
Apotek Roxy Mangga Besar juga melayani obat non Resep atau pelayanan swamedikasi.
Apoteker memberikan edukasi kepada pasien yang memerlukan obat non resep untuk penyakit
ringan dengan dengan memilihkan obat bebas atau bebas terbatas yang sesuai. Namun saat ini
pada Apotek Roxy Masngga Besar belum tersedia ruangan khusus konseling yang dilengkapi
dengan satu set meja dan kursi sehingga kegiatan konseling dilakukan di tempat penyerahan
obat.

5.Pengelolaan Narkotika
 Pengelolaan narkotika diatur secara khusus mulai dari pengadaan sampai pemusnahan
untuk menghidari terjadinya kemungkinan penyalahgunaan obat tersebut. Pelaksanaan
pengelolaan narkotika di Apotek Roxy Mangga Besar meliputi:
a) Pemesanan
Pemesanan obat narkotika dilakukan dengan pesanan tertulis melalui surat pesanan
narkotika kepada pedagang besar farmasi (PBF) PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. Surat
Pesanan Narkotika ditandatangani oleh APA dengan mencantumkan nama jelas, nomor
SIP, nomor SIA, alamat dan stempel apotek. Pemesanan dilakukan ke distributor dengan
membuat surat pesanan khusus narkotika, psikotropika, dan pekursor yang dibuat rangkap
empat, yang masing masing diserahkan kepada pedagang besar farmasi (PBF) yang
bersangkutan, dan satu lembar sebagai arsip di apotek. Setiap 1 surat pesanan hanya untuk
satu jenis obat.
b) Penerimaan
Penerimaan Narkotika dari PBF harus diterima oleh APA atau dilakukan dengan
sepengetahuan Apoteker Pengelola Apoteker. Apoteker akan menandatangani faktur
tersebut setelah dilakukan pencocokan dengan surat pesanan. Obat golongan narkotika
dan psikotropik yang datang diterima oleh pihak apotek disertai dengan adanya faktur.
Pada saat diterima dilakukan pemeriksaan yang meliputi yang meliputi jenis dan jumlah
obat golongan narkotika yang dipesan.
c) Penyimpanan Obat
obat yang termasuk golongan narkotika di Apotek Roxy Mangga Besar disimpan dalam
lemari khusus yang terbuat dari kayu. Lemari tersebut berpintu ganda, berkunci dua, dan
berpisah dari obat lain, kunci lemari tersebut dipegang oleh dua orang yang berbeda yakni
Apoteker Pengelola Apoteker atau Apoteker yang ditunjuk dan koordinator teknis setelah
medapatkan kuasa dari Apoteker Penanggung jawab Apoteker. Obat obat golongan
narkotika disusun berdasarkan alphabet.
d) Pelayana resep
Apotek Roxy Mangga Besar hanya melayani resep narkotika dari dokter atau salinan
resep yang dibuat oleh Apotek Roxy Mangga Besar itu sendiri yang belum diambil sama
sekali atau baru diambil sebagian. Apotek tidak melayani permintaan obat narkotika tanpa
 resep atau pengulangan resep yang ditulis oleh apotek lain. Resep narkotika yang masuk
dipisahkan dari resep lainnya.
e) Pelaporan Narkotika
Pelaporan penggunaan narkotika dilakukan setiap bulan. Laporan penggunaan obat
narkotika dilakukan melalui online SIPNAP (Sistem Pelaporan Narkotika dan
Psikotropika). Apoteker setiap bulannya mengiputi data penggunaan narkotika dan
psikotropika melalui SIPNAP lalu setelah data telah terinput, data tersebut dikirim (paling
lama sebelum tanggal 10 pada bulan berikutnya). Laporan meliputi laporan pemakaian
narkotika untuk bulan yang bersangkutan (meliputi nomor urut, nama bahan/sediaan,
satuaan, persediaan awal bulan). Password dan username didapatkan setelah melakukan
registerasi pada dinkes setempat.
f) Pemusnahan Prosedur
pemusnahan narkotika dilakukan sebagai berikut: 52 Apoteker Pengelola Apotek (APA)
membuat dan menandatangani surat permohonan pemusnahan narkotika yang berisi jenis
dan jumlah narkotika yang rusak atau tidak memenuhi syarat.

6.Pengelolaan Psikotropika
Pengelolaan psikotropika di Apotek Mangga Besar meliputi:
a. Pemesanan
Pemesanan sediaan Psikotropika dilakukan dengan mengunakan Surat Pesanan
Psikotropika yang ditandatangani oleh APA. Pemesanan dilakukan ke PBF dengan
membuat surat pesanan khusus Psikotropika yang dibuat rangkap dua, yang masing
masing diserahkan kepada yang dibuat rangkap dua, yang masing masing diserahkan
kepada pedagang besar farmasi yang bersangkutan dan sebagai arsip di apotek.
b. Penerimaan
penerimaan Psikotropika dari PBF harus diterima oleh APA atau dilakukan dengan
sepengetahuan Apoteker Pengelola Apoteker atau asisten apoteker yang memiliki Surat
Tanda Registerasi Tenaga Teknis Kefarmasian (STRTTK) atau Surat Izin Praktek
Apoteker (SIPA). Apoteker akan menandatangani faktur tersebut setelah dilakukan
 pencocokan dengan surat pesanan. Pada saat diterima dilakukan pemeriksaan yang
meliputi jenis dan jumlah psikotropika yang dipesan.
c. Penyimpanan Obat
obat termasuk golongan Psikotropika di Apotek Roxy Mangga Besar diletakkan seperti
paad penyimpsnsn narkotik tetapi pada tempat yang berbeda.
d. Pelayanan Resep
Apotek Roxy mangga besar hanya melayani resep psikotropika dari resep asli atau
salinan resep yang di buat oleh Apoteker Roxy mangga besar sendiri yang belum diambil
sama sekali atau baru diambil sebagian. Apoteker tidak melayani penjualan obat
psikotropika tanpa resep atau pengulangan resep yang ditulis oleh apotik lain.
e. Pelaporan Psikotropika
Laporan pengggunaan psikotropika dilakukan setiap bulannya melaui SIPNAP. Apoteker
setiap bulannya menginpur data penggunaan psikotropika melalui SIPNAP lalu setelah
data setelah terinput, data tersebut dikirim. Laporan meliputi laporan pemakainan
psikotropika untuk bulan yang bersangkutan (meliputi nomor urut, nama bahan/sediaan,
satuan, persedian awal bulan).
f. Pemusnahan
Tata cara pemusnahan psikotropika sama dengan tata cara pemusnahan narkotika. Dalam
pelaksanaan pemusnahan psikotropika dapat dilakukan bersamaan dengan pemusnahan
narkotika. Berdasarkan UU No.5 tahun 1997 pasal 53 tentang psikotropika, pemusnahan
psikotropika dilakukan bila berhubungan dengan tindak pidana, diproduksi tanpa
memenuhi standart dan persyaratan yang berlaku dan atau tidak dapat digunakan dalam
proses psikotropika, kadaluarsa atau tidak memenuhi syarat untuk digunakan pada
pelayanan kesehatan dan atau untuk kepentingan ilmu pengetahuan.

7.Pengelolaan Prekursor
Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Pengawasan Obat Dan Makanan Republik Indonesia
Nomor 40 Tahun 2013 Tentang Pedoman Pengetahuan Prekursor Farmasi Dan Obat
Mengandung Prekursor Farmasi, Prekursor Farmasi adalah zat atau bahan pemula atau bahan
kimia yang dapat digunakan sebagai bahan pemula atau bahan kimia yang dapat digunakan
sebagai bahan baku/penolong untuk keperluan proses produksi industri farmasi atau produk
antara, produk ruahan dan prosuk jadi yang mengandung efedrin, pseudoefedrin,
norefedrin/fenilproponalamin, ergotamine, ergometri, atau potassium permanganat.
a. Pengadaan prekursor
Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Pengawasan Obat dan Makanan Republik Indonesia
Nomor 40 Tahun 2013 BAB IV Tentang Pengelolaan Obat mengandung Prekursor Farmasi di
Apotek.Pengadaan obat mengadung prekursor Farmasi harus berdasarkan Surat Pesanan (SP).
1. Asli dan dibuat tindasan sebagai arsip
2. Ditandatangani oleh Apoteker Penanggung jawab Apotek/Apoteker Pendamping dengan
mencantumkan nama lengkap dan nomor SIPA, nomor dan tanggal SP, dan kejelasan
identitas pemesan (antara lain nama dan alamat jelas, nomor telepon, nomor izin dan
stempel).
3. Mencantumkan nama dan alamat Industri Farmasi/Pedagang Besar Farmasi(PBF) tujuan
pemesanan.Pemesanan antar apotek di perbolehkan dalam keadaan mendesak misal nya
pemesanan sejumlah obat yang dibutuhkan untuk memenuhi kekurangan jumlah obat
yang diresepkan.
4. Mencantumkan nama prekursor farmasi atau obat zang mengandung prekursor farmasi,
jumlah (ditulis dalam bentuk angka dan huruf), bentuk dan kekuatan sediaan, isi dan jenis
kemasan.
5. Diberi nomor tercetak dan tanggal dengan penulisan yang jelas atau cara lain yang dapat
tertelusur.
6. Apabila pemesanan dilakukan melalui Telepon(harus menyebutkan nama penelpon yang
berwenang),faksmile,imail, maka pesanan asli harus diberikan pada saat serah terima
barang kecuali untuk daerah-daerah tertentu dengan kondisi geografis yang sulit
transportasi dimana pengiriman menggunakan jasa ekspedisi ,maka surat pesanan asli
dikirimkan tersendiri.
b. Penyimpanan prekursor
1. Obat mengandung Prekursor Farmasi disimpan ditempat yang amanberdasarkan analisis
risiko masing-masing apotek.
2. Apabila memiliki obat mengandung prekursor farmasi yang disimpan tidak dalam wadah
asli,maka wadah harus dilengkapi dengan identitas obat meliputi nama,jumlah bentuk,dan
 kekuatan sediaan,isi dan jenis kemasan ,nomor bets,tanggal kadaluarsa,dan nama
produsen.
3. Memisahkan dan menyimpan dengan aman obat mengandung Prekursor Farmasi yang
rusak,kadaluarsa,izin edar dibatalkan sebelum dimusnahkan atau dikembalikan kepada
Indstri Farmasi/PBF.
4. Melakukan stock opname secara berkala sekurang-kurangnya 6 bulan sekali.
5. Melakukan investigasi adanya selisih stok dengan fisik saat stock opname dan
mendokumentasikan hasil investigasi.
c. Pemusnahan Prekursor
1. Pemusnahan dilaksanakan terhadap obat mengandung Prekursor Farmasi yang rusak dan
kadaluarsa.
2. Harus tersedia daftar inventaris obat mengandung Prekursor Farmasi yang akan
dimusnahkan mencakup nama produsen, bentuk dan kekuatan sediaan, isi dan jenis
kemasan, jumlah, nomor bets, dan tanggal kadaluarsa.
3. Pelaksanaan pemusnahan harus dibuat dengan memperhatikan pencegahan diversi dan
pencemaran lingkungan. Kegiatan pemusnahan ini dilakukan oleh penanggung jawab
apotek dan disaksikan oleh petugas Balai Besar/Balai POM dan/atau Dinas Kesehatan
Kab/Kota setempat. Kegiatan ini di dokumentasikan dalam Berita Acara Pemusnahan
yang ditandatangani oleh pelaku dan saksi.

8.Pengelolaan Obat-Obat Tertentu

Menurut PKBPOM No 7 tahun 2016, obat-obat tertentu adalah obat-obat yang bekerja di
sistem susunan syaraf pusat selain Narkotika dan Psikotropika, yang pada penggunaan di atas
dosis terapi dapat menyebabkan ketergantungan dan perubahan khas pada aktivitas mental dan
perilaku, terdiri atas obat-obat yang mengandung Tramadol, Triheksifenidil, Klorpromazin,
Amitriptilin dan/atau Haloperidol. Secara garis besar pengelolaan obat-obat tertentu meliputi
pemesanan, penyimpanan, pelayanan, pelaporan, dan pemusnahan.
1. Pemesanan
Pemesanan obat-obat tertentu memerlukan SP, dimana satu SP bisa digunakan untuk
beberapa jenis obat. Dalam surat pemesanan obat-obat tertentu harus disertai dengan
tujuan penggunaan nya serta disahkan oleh apoteker penanggung jawab sarana dan
 nomor SIPA. Surat pesanan terdiri dari 3 rangkap, aslinya diserahkan ke pihak distributor
sementara salinannya disimpan oleh pihak apotek sebagai arsip. Pada penerimaan bahan
Obat- Obat Tertentu harus dilakukan pemeriksaan kesesuaian antara fisik dan dokumen
pengadaan meliputi Kebenaran nama obat, jumlah, bentuk dan kekuatan sediaan, isi dan
jenis kemasan; Nomor bets dan tanggal daluwarsa.
2. Penyimpanan
Obat-Obat Tertentu disimpan di tempat yang aman berdasarkan analisis risiko masing-
masing sarana. Beberapa analisis risiko yang perlu dipertimbangkan antara lain akses
personil, dan mudah diawasi secara langsung oleh penanggungjawab. Melakukan
investigasi adanya selisih stok dengan fisik saat stock opname dan mendokumentasikan
hasil investigasi. Obat-Obat Tertentu yang rusak, kedaluwarsa, dan/atau telah dibatalkan
izin edarnya dari Obat-Obat Tertentu yang masih layak dan menyimpannya dengan aman
disertai pencatatan sebelum dimusnahkan atau dikembalikan kepada Industri
Farmasi/PBF.

3. Pelayanan
Penyerahan Obat-Obat Tertentu kepada fasilitas pelayanan kefarmasian lain hanya dapat
dilakukan oleh Apotek kepada Apotek lain, Instalasi Farmasi Rumah Sakit atau Instalasi
Farmasi Klinik dan hanya dapat dilakukan untuk memenuhi kekurangan kebutuhan Obat-
Obat Tertentu yang tertera dalam resep. Penyerahan Obat-Obat Tertentu kepada pasien
harus dilakukan oleh Apoteker berdasarkan resep dokter. Penyerahan tersebut dapat
dibantu oleh tenaga teknis kefarmasian.
4. Pelaporan
Apotek wajib membuat pencatatan secara tertib dan akurat terhadap setiap tahapan
pengelolaan mulai dari pengadaan, penyimpanan, penyaluran, penarikan kembali obat
(recall), dan pemusnahan serta mendokumentasikannya. Resep Obat-Obat Tertentu harus
diarsipkan terpisah dari obat lain dan diurutkan berdasarkan nomor urut dan tanggal.
Dokumen wajib disimpan di tempat yang aman dalam jangka waktu sekurang-kurangnya
3 (tiga) tahun dan mudah diperlihatkan pada saat pelaksanaan audit atau diminta oleh
pemeriksa.
9.Sistem Informasi
Apotek Roxy Mangga Besar menggunakan sistem komputerisasi yang tersentral dalam
pelaksanaan di apotek. Setiap data yang keluar masuk dan jumlah penjualan produk dapat
dipantau secara komputerisasi. Serta ketersediaan obat di apotek-apotek cabang dapat terlihat
sehingga memudahkan dalam proses permintaan atau pembelian antar cabang jika stok obat di
salah satu apotek habis.