BAB III

TINJAUAN KHUSUS

1. Apotek Roxy Group

1. Sejarah
Apotek Roxy group berdiri sejak tahun 1954 dengan jumlah karyawan 620
karyawan yang berkantor pusat di Jl.KH.Hasyim Ashari 48A- Jakarta Pusat
10130, dan dipimpin oleh direktur utama yang sekaligus pemilik yaitu
Bp.Thomas Hosean Ciovanlee telah memiliki 32 Apotek Roxy cabang yang
berada di wilayah Jakarta, Tangerang, Bekasi dan Depok. Apotek Roxy
Group hadir dengan konsep interior dan eksterior baru, yang secara total
mencerminkan budaya perusahaan yang baru.
Pengembangan brand dan image ini bertujuan untuk memberikan
jaminan kepada pasien atau masyarakat terhadap kualitas dan pelayanan serta
penambahan manfaat baru terhadap arti kesembuhan dan kesehatan bagi
pasien. Pengembangan konsep dan strategi marketing yang diketengahkan
adalah dengan memberikan penawaran harga produk yang kompetitif,
keramahan serta kesahajaan dari pelayanan pelanggan sebagai suatu nilai
tambah penting terhadap produk obat-obatan yang ditawarkan oleh apotek.
Pembenahan secara terus-menerus dipastikan dilakukan pada seluruh
cabang Apotek Roxy Group. Realisasi dari proses perbaikan ditunjang oleh
pengembangan desain terhadap produk baru, seperti penyediaan kelengkapan
terhadap obat-obatan tradisional Indonesia, fasilitas herbal medicine, serta
penambahan keaneka ragaman produk yang dimiliki. Pengembangan yang
berkaitan dengan pelayanan jasa adalah dengan mengubah konsep apotek
menjadi pusat pelayanan kesehatan atau Health center yang didukung oleh
berbagai aktivitas penunjang seperti praktek dokter, jasa konsultasi mengenai
kesehatan serta layanan lainnya yang menunjang kebutuhan pelanggan akan
45

4
6

barang-barang kesehatan dan obat-obatan.

Perbaikan secara terus menerus terhadap image bertujuan untuk
mengedepankan pada perubahan budaya perusahaan, pelayanan yang baik
serta penyediaan obat yang lengkap dan dipastikan keterbaharuannya, yang
ditunjang dengan pembentukan konsep interior dan ekterior baru yang
meningkatkan rasa nyaman dari pelanggan.
2. Visi dan Misi
1. Visi
Visi dari Apotek Roxy Group adalah Apotek Roxy sebagai pilihan utama
dari masyarakat.
2. Misi
1) Berada pada lokasi strategis
2) Gedung yang bersih, rapi dan nyaman
3) Selalu teliti, cepat/ tanggap, murah, lengkap
4) Menciptakan dan memenuhi kebutuhan konsumen
5) Penguasaan product knowledge
3. Budaya
Apotek Roxy Group hadir dengan konsep interior dan eksterior baru, yang
secara total mencerminkan budaya perusahaan yang baru.
Pengembangan brand dan image ini bertujuan untuk memberikan
jaminan kepada pasien atau masyarakat terhadap kualitas dan pelayanan
serta penambahan manfaat baru terhadap arti kesembuhan dan kesehatan
bagi

pasien.

Pengembangan

konsep

dan

strategi

marketing

yang

diketengahkan adalah dengan memberikan penawaran harga produk yang

kompetitif, serta penerapan budaya apotek Roxy Group sebagai suatu nilai
tambah penting terhadap produk obat obatan yang ditawarkan oleh apotek.
Adapun budaya dari Apotek Roxy Group adalah sebagai berikut:
1. Kejujuran
2. Ketelitian

4
7

3. Keindahan
4. Keramahan
5. Knowledge
6. Kecepatan
7. Kenyamanan
8. Kebersihan
9. Kerapihan
10. Kelengkapan
4. Kebijakan Mutu
Pihak Manajemen Apotek Roxy Group memastikan tersedianya proses
implementasi ISO 9001: 2008 yang berkesinambungan dan menghasilkan
perbaikan secara terus-menerus terhadap proses bisnis perusahaan.
Komitmen tersebut dijelaskan dengan beberapa hal berikut:
1. Meningkatkan profit perusahaan, dengan
peningkatan terhadap volume penjualan.
2. Memastikan

adanya

peningkatan

loyalitas

memastikan

adanya

pelanggan

dengan

meningkatkan penjualan repeat order dan peningkatan jumlah pelanggan

tetap perusahaan (coorporate) pada setiap tahunnya minimal 5 pelanggan
pada setiap cabang.
3. Meningkatkan kompetensi karyawan dengan merealisasikan minimal jam
training 18 jam/3 bulan.
4. Melakukan proses pengembangan pelayanan baru min. 5 jenis pelayanan
baru per tahun.
5. Pemenuhan kepuasan pelanggan minimal 80%.
6. Melaksanakan proses perbaikan yang berkesinambungan.
5. Penerapan Sistem Manajemen Mutu
Untuk meningkatkan daya saing Perusahaan, Apotek Roxy bertekad untuk
menerapkan suatu Sistem Manajemen yang bertaraf internasional, yaitu
Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008. Penerapan dimulai sejak

4
8

Pedoman ini disahkan dengan ruang lingkup penerapan mencakup proses

realisasi resep dan proses pembelian produk secara retail serta penetapan
proses lainnya yang secara karakteristik berhubungan dengan aspek
kepuasan pelanggan, penerapan dilakukan pada seluruh organisasi Apotek
Roxy kecuali bagian Finance, Accounting, & Tax. Tidak terdapat
pengecualian pada implementasi sistem yang dimaksudkan.
6. Logo

Gambar 8. Logo Apotek Roxy Group

Makna dari logo Apotek Roxy adalah meningkatkan kualitas hidup pasien
dengan Apotek sebagai pelayanan kesehatan yang baik dan penyediaan obat
yang lengkap.
7. Struktur Organisasi
Apotek Roxy Group dikepalai oleh President Director. President Director
membawahi Internal auditor, Management Representative (MR), Sekretaris
Direktur dan Ahli Retail Supervisor. Management Representative (MR)
membawahi Deputy Management Representative (Deputy MR). President
Director membawahi langsung Business Development Manager. Business
Development Manager membawahi Architec, Area Manager dan Design
Graphics. Business Development Manager bertugas untuk menetapkan
karakteristik dari proses dan jasa yang berkaitan dengan pelanggan maupun
organisasi, memastikan adanya sistem pengendalian terhadap realisasi proses
penyediaan jasa dan produk seperti yang ditetapkan dalam persyaratan

4
9

pelanggan, melakukan proses pengembangan terhadap kebutuhan pelanggan,

melakukan fungsi koordinasi dalam pengembangan proses operasional
apotek dan melakukan analisis terhadap perhitungan harga jual produk
(bersama-sama dengan Top Manajemen).
Arsitek bertugas untuk menetapkan pengembangan desain dan layout
sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan oleh organisasi maupun
pelanggan,

mengidentifikasi

potensi

pengubahan

terkait

dengan

pengembangan desain dan layout dan membuat perencanaan terhadap proses

pengembangan desain dan layout yang ada. Area Manager membawahi
Apotek Manager.
Apotek Manager bertugas melaksanakan fungsi koordinasi dalam proses
operasional terhadap apotek, mengembangkan sumber daya manusia yang
berkaitan dengan ketentuan yang ditetapkan dalam kompetensi, memastikan
adanya pengendalian terhadap fungsi koordinasi pengelolaan fasilitas
infrastruktur sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan oleh organisasi
maupun seperti yang dipersyaratkan oleh pelanggan dan melakukan proses
monitoring terhadap pencapaian target serta pembuatan laporan berkaitan
dengan performance yang ditetapkan oleh Apotek yang bersangkutan,
melaksanakan

program

marketing,

promosi,

melakukan

proses

pendokumentasi dan pencatatan terhadap kegiatan operasional dan

menetapkan program kerjasama dengan supplier berkaitan dengan program
promosi maupun pengembangan bisnis lainnya.
2. Apotek Roxy Galaxy
Apotek Roxy Galaxy merupakan apotek yang terletak di bawah manager area
Bekasi dan terletak di Jl. Galaxy Raya blok A no. 17 18, Bekasi Selatan.
1. Struktur organisasi
Apotek Roxy Galaxy dikepalai seorang Apotek Manager membawahi Apoteker
Penanggung Jawab, Asisten Apoteker, Kasir, Juru racik, OB, dan Security.

5
0

2. Lokasi dan Tata Ruang Apotek

1. Lokasi Apotek
Apotek Roxy Galaxy berlokasi di Jl. Galaxy Raya blok A no. 17 18, Bekasi

Selatan. Ditinjau dari lokasinya, apotek ini cukup strategis karena terletak
dipinggir jalan yang cukup ramai dan banyak dilalui kendaraan pribadi, dan
beberapa kendaraan umum. Disekitar apotek terdapat pertokoan, perumahan
penduduk, dan minimarket.

Desain apotek dibuat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh
Apotek Roxy Group. Bagian paling depan apotek dilengkapi dengan papan
iklan Apotek Roxy Group dengan warna kuning dan logo berwarna coklat
dengan tulisan Apotek Roxy, hal ini dibuat dengan tujuan agar masyarakat
lebih mudah untuk menemukan apotek Roxy Galaxy.
2. Tata Ruang
Apotek Roxy Galaxy memiliki 2 lantai yaitu:
1) Lantai satu
Lantai dasar ini memiliki beberapa ruang yaitu:
1) Ruang Tunggu
Ruang tunggu terdapat pada bagian depan pada saat memasuki apotek.
Ruang ini dilengkapi dengan beberapa baris bangku sebagai tempat
tunggu, pendingin ruangan, pesawat televisi dan brosur tentang
kesehatan.
2) Swalayan Farmasi
Ruangan ini berada disebelah kiri dari pintu masuk apotek dan mudah
terlihat dari ruang tunggu pasien. Ruangan ini terdiri atas rak-rak
untuk meletakan obat bebas, alat kesehatan, kosmetika, susu,
minuman, serta obat-obatan herbal.
3) Tempat penerimaan resep dan penyerahan obat
Tempat ini dibatasi oleh meja yang tingginya sebatas dada yang
membatasi antara karyawan dengan pasien.

5
1

4) Ruangan Praktek Dokter Gigi

Ruangan ini terletak dibelakang tempat penerimaan resep dan
penyerahan obat.
5) Toilet / Kamar Mandi
Toilet terletak di belakang tempat penerimaan resep dan penyerahan
obat.
6) Gudang swalayan
Gudang untuk barang-barang swalayan terletak di bawah tangga di
samping kasir swalayan.
2) Lantai Dua
Lantai kedua ini memiliki beberapa ruang yaitu:
1) Meja kerja dari Apotek Manager
Meja kerja Apotek Manager terletak di tengah ruangan peracikan.
2) Ruangan peracikan
Didalam ruangan ini terdapat alat-alat untuk meracik, meja racik,
westafel, timbangan milligram dan timbangan gram beserta anak
timbangan dan kulkas, serta obat-obat ethical yang disusun pada rak
berdasarkan farmakologi obat tersebut.
3) Kamar Mes
Di Apotek Roxy Galaxy terdapat 3 kamar mes, yaitu 2 kamar wanita
dan 1 kamar pria.
4) Toilet / Kamar Mandi
Toilet terletak pojok ruang peracikan.
5) Dapur
3. Personalia
Agar kegiatan apotek dapat berjalan dengan lancar diperlukan struktur
organisasi yang baik agar pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab
menjadi jelas sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran dalam pekerjaan serta
memudahkan pengawasan dan pertanggungjawaban. Personalia apotek Roxy

5
2

Galaxy dibagi menurut tugasnya adalah sebagai berikut:

1. Apotek Manager
2. Apoteker Penanggung Jawab
3. Asisten Apoteker
4. Juru Racik
5. Admin
6. Kasir
7. Office Boy
8. Security
4. Tugas dan Tanggung Jawab Personalia Apotek
1. Apotek Manager
Apotek Roxy Galaxy dipimpin oleh seorang Apotek Manager yang
memenuhi syarat sesuai yang telah ditetapkan oleh managemen Apotek
Roxy Group. Apotek Manager bertanggung jawab penuh terhadap seluruh
kegiatan di apoteknya serta bertanggung jawab langsung kepada Manager
Area Bekasi. Apotek Manager harus menguasai managemen, yaitu
perencanaan, koordinasi, kepemimpinan dan pengawasan disamping
kemampuan dibidang farmasi baik teknis maupun non teknis. Tugas dan
tanggung jawab Apotek Manager adalah:
1) Melaksanakan fungsi koordinasi dalam proses operasional terhadap
apotek.
2) Mengembangkan sumber daya manusia yang berkaitan dengan
ketentuan yang ditetapkan dalam kompetensi, persyaratan pelanggan
maupun persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.
3) Memastikan

adanya

pengendalian

terhadap

fungsi

koordinasi

pengelolaan fasilitas infrastruktur sesuai dengan persyaratan yang

ditetapkan oleh perusahaan maupun seperti yang dipersyaratkan oleh
pelanggan.
4) Melakukan proses monitoring terhadap pencapaian target serta

5
3

pembuatan laporan berkaitan dengan performance yang ditetapkan

oleh apotek yang bersangkutan.
5) Melaksanakan program marketing, promosi maupun proses lain sesuai
dengan persyaratan yang ditetapkan oleh pelanggan dan organisasi.
6) Melakukan proses pendokumentasi dan pencatatan terhadap kegiatan
operasional yang ditetapkan oleh organisasi berkaitan dengan
persyaratan regulasi, pelanggan maupun kebutuhan lainnya yang
ditetapkan oleh organisasi.
7) Menetapkan program kerjasama dengan supplier berkaitan dengan
program promosi maupun pengembangan bisnis lainnya.
2. Apoteker Penanggung Jawab
1) Menerima, memvalidasi dan menyerahkan resep serta memberikan
pelayanan kefarmasian (informasi obat) kepada pasien mengenai cara
pemakaian obat atau informasi lain yang berkaitan.
2) Membuat laporan narkotik dan psikotropik serta memesan obat-obat
narkotik, psikotropik dan obat yang mengandung prekursor.
3. Asisten Apoteker (AA)
Asisten Apoteker (AA) bertanggung jawab langsung kepada Apotek
Manager dalam menjalankan tugasnya. Adapun tugas dan tanggung jawab
Asisten Apoteker adalah sebagai berikut:
1) Menyiapkan, menimbang, meracik, mengubah bentuk, mengemas dan
memberikan etiket sesuai permintaan resep.
2) Memeriksa kebenaran obat sebelum diserahkan kepada pasien.
3) Membuat salinan resep untuk obat yang perlu diulang, obat yang
diserahkan sebagian, obat yang belum diserahkan oleh Apoteker atau
atas permintaan dari pasien atau instansi sesuai kesepakatan.
4) Mencatat atau menghitung harga resep kredit.
5) Mengkontrol persediaan obat di ruang racik.
6) Mengisi bon permintaan barang yang dibutuhkan di ruang peracikan.

5
4

7) Memberikan informasi cara pemakaian obat kepada pasien yang

berkolaborasi dengan Apoteker.
4. Juru Racik
1) Periksa kebersihan meja racik.
2) Periksa kondisi alat-alat racik seperti lumpang yang sudah dipakai harus
dibersihkan dengan alkohol, setelah selesai menggunakan lumpang yang
digunakan untuk sediaan salep wajib dicuci menggunakan sabun terlebih
dahulu sebelum mencucinya dengan alkohol.
3) Mempersiapkan kapsul
membungkus obat.

ataupun

kertas

puyer/perkamen

untuk

4) Memakai masker, tutup kepala, dan sarung tangan ketika meracik,

keadaan tangan selalu bersih dan tersanitasi dengan sabun cuci tangan.
5) Apabila terdapat ketidaksesuaian ataupun kerusakan, lakukan proses
pelaporan kepada Apotek Manager.
6) Memulai proses peracikan setelah mendapat surat jalan dari Asisten
Apoteker sesuai yang dituliskan dalam resep Dokter.
7) Setelah selesai dalam meracik obat diwajibkan untuk menandatangi surat
jalan yang sudah ada.
8) Menyerahkan obat yang diracik kepada Asisten Apoteker untuk diperiksa
ulang.
5. Admin
1) Menerima uang hasil penjualan dari kasir, melakukan perhitungan ulang dan
menyerahkannya kepada DM/AM.
2) Membuat rekapitulasi penjualan harian apotek.
3) Membuat laporan kas besar.
4) Bertanggung jawab atas ketersediaan dan penggunaan petty cash.
5) Melakukan pengecekan tagihan dan pembayaran kepada supplier kecil (AanMak, Yakult, Coslab, Kimia Farma, dsb).
6) Membuat laporan reimbursement obat karyawan apotek.

5
5

7) Membantu menyediakan uang kecil.

8) Membuat laporan piutang pasien.
9) Membuat buku serah terima uang untuk mencatat penyerahan uang dari
admin ke AM/DM/AA atau sebaliknya, dicantumkan nama dan tanda tangan.
10) Merekapitulasi data penjualan harian apotek untuk dikirim ke Accounting
setelah ditandatangani oleh Apotek Manager.
6. Kasir
Fungsi pokok kasir yaitu bertanggungjawab atas penerimaan resep, pembayaran
obat dari pasien, memberikan perincian harga dan kebenaran resep, menyerahkan
obat ke pasien dan memberikan informasi yang diperlukan kepada pasien/
pelanggan dan pelaksanaan K-10 di lingkungan kerja dan sekitarnya.
7. Office Boy
Fungsi pokok Office Boy yaitu bertanggungjawab terhadap tugas tugas
kebersihan area kerja dan lingkungan kerja dan menciptakan budaya kerja K-10.
1) Terdapat checklist standar di tempat yang telah ditentukan.
2) Cheklist di isi sesuai dengan apa yang telah dikerjakan tepat waktu.
Tujuannya untuk mengetahui kebersihan dan perawatan dari gedung serta
peralatannya.
3) Setiap ada perbaikan harus dilakukan pencatatan dalam buku khusus
perbaikan gedung.
8. Security
1) Membukakan pintu masuk untuk semua pelanggan yang datang ke apotek
Roxy.
2) Memberikan salam (selamat pagi, siang, sore, malam, sesuai kebutuhan)
kepada pelanggan dan ikut mengatur apabila terjadi antrean pasien yang
cukup panjang.
3) Mengatur dan mengawasi pengunjung sehubungan dengan aktivitas belanja
pasien swalayan dan resep demi kelancaran operasional, tanpa mengurangi
etika dalam pengawasan sehingga pasien tidak merasa di ikuti.

5
6

4) Membagikan form kritik dan saran kepada konsumen yang menunggu untuk
mengisi nform tersebut lalu dikumpulkan kembali.
5) Wajib mengetahui letak produk yang ada di swalayan. Jika ada pelanggan
bertanya, maka security wajib memberitahu dan mengantarkan konsumen
pada tempat produk yang dimaksud.
6) Wajib memanggil kasir apabila kasir tidak ada di tempat
7) Wajib memeriksa keluar masuk barang untuk mencegah kemungkinan hal-hal
yang tidak di inginkan.
8) Membantu kasir mengawasi konsumen yang berbelanja di swalayan dan
kegiatan operasional lainnya di apotek bila diperlukan.
9) Wajib memberikan bantuan kepada pasien yang membutuhkan payung untuk
menuju kendaraan pada saat hujan.
10) Wajib melakukan check body dan seluruh barang bawaan karyawan.
11) Wajib menyarankan kepada konsumen yang membawa barang bawaan (tas
besar) agar di titipkan selama melakukan aktivitas belanja di apotek Roxy.
5. Pengelolaan Apotek
1. Pengadaan barang
Untuk pengadaan barang di Apotek Roxy Galaxy, barang dipesan dari Pusat
distribusi di Apotek Roxy Hasyim Ashari melalui purchase order dari
program back office system. Pemesanan barang melalui purchase order
dengan cara melakukan penginputan jumlah barang yang akan dipesan dan
data barang yang dipesan langsung masuk ke komputer pusat.
Untuk pengadaan obat narkotika dilakukan dengan pesanan tertulis
melalui Surat Pesanan Narkotika kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF) PT.
Kimia Farma (Persero) Tbk. Surat pesanan narkotika harus ditandatangani
oleh APA dengan mencantumkan nama jelas, nomor SIK, SIA, stempel
apotek. Satu surat pesanan terdiri dari rangkap empat dan hanya dapat untuk
memesan satu jenis obat narkotika. Begitu juga obat psikotropik dan
prekursor yang menggunakan surat pesanan khusus ke PBF yang

5
7

menyediakannya.
2. Penerimaan
Obat/ barang yang datang dilakukan pemeriksaan oleh karyawan yang
bertugas. Karyawan mencocokkan barang yang datang dengan surat jalan
dari pusat distribusi. Setelah itu dilakukan pencatatan nomor batch dan
waktu kadaluarsa masing-masing item obat. Untuk obat/ barang yang tidak
sesuai dengan surat jalan, yang meliputi nama dan jumlah obat/ barang serta
obat/ barang yang rusak akan ditulis dalam form service level untuk
selanjutnya dikirim ke pusat distribusi.
3. Penyimpanan barang
Penyimpanan obat di Apotek Roxy Galaxy dibagi menjadi obat ethical dan
obat/barang swalayan. Untuk penyusunan obat ethical berdasarkan
farmakologi dan bentuk sediaan kemudian disusun berdasarkan alfabet.
Untuk penyusunan obat/barang swalayan disusun berdasarkan farmakologi,
bentuk sediaan dan kemudian diurutkan berdasarkan alfabet. Penyimpanan
obat narkotika dan psikotropika diletakkan di lemari khusus, dengan pintu
ganda dan di kunci. Untuk obat yang penyimpanannya memerlukan suhu
khusus seperti suppositoria, vaginal tab dan insulin diletakkan di dalam
lemari pendingin.
4. Pemusnahan
Apotek Roxy Galaxy melakukan pemusnahan obat maupun resep setiap 5
tahun sekali. Obat yang kadaluarsa dikeluarkan dari sistem komputer dan
disimpan pada tempat yang terpisah dan menunggu jadwal pemusnahan.
5. Pengendalian stok
Bentuk pengendalian yang dilakukan apotek Roxy Galaxy adalah dengan
melakukan stok setiap hari di pagi hari untuk mencegah kehilangan obat/
barang serta melakukan perencanaan jumlah obat/ barang yang akan dipesan
secara otomatis berdasarkan data konsumsi atau pembelian yang diatur ke
dalam sistem komputer.

5
8

6. Pelayanan
Apotek Roxy Galaxy melayani perbekalan farmasi yang terdiri dari
peracikan obat, pelayanan obat bebas, obat tanpa resep dokter, obat dengan
resep dokter, obat narkotika dan psikotropika, pembelian obat CITO atau
hutang, Pelayanan Informasi Obat (PIO) dan pelayanan delivery service.
1) Peracikan obat
Apotek Roxy Galaxy menerima pelayanan peracikan obat sesuai
dengan resep yang dituliskan oleh dokter. Peracikan obat dilakukan
oleh Juru Racik (JR) sesuai dengan aturan pada SOP yang berlaku,
yaitu : penghitungan jumlah obat yang dibutuhkan dan penghitungan
dosis dilakukan oleh Asisten Apoteker (AA) peracikan obat harus
menggunakan peralatan yang bersih, proses peracikan diawasi oleh
seorang AA yang sebelumnya menyiapkan obat untuk diracik, dan JR
wajib mengenakan perlengkapan tambahan seperti penutup kepala,
sarung tangan, dan masker untuk menghindari terjadinya kontaminasi
pada saat peracikan obat.
2) Pelayanan obat bebas
Pasien datang dilayani langsung oleh petugas pelayanan di kasir.
Pasien dapat berkonsultasi tentang pemilihan obat dan dilayani baik
oleh AA maupun apoteker secara langsung. Operasional sehari-hari di
Apotek Roxy Galaxy menggunakan sistem komputer yang dilengkapi
dengan software pelayanan untuk menunjang profesional pelayanan
yang ada.
3) Pelayanan obat tanpa resep dokter
Pelayanan obat ini dilakukan atas permintaan dari pasien, biasanya
terdiri dari Obat-obat Wajib Apotek (OWA) yang dapat diberikan
tanpa resep dokter. Apoteker atau AA terlebih dahulu bertanya kepada
pasien

mengenai

keluhan

yang

dirasakan

pasien,

kemudian

memberikan beberapa pilihan obat yang biasa digunakan. Pasien yang

5
9

setuju akan membayarnya, kemudian obat akan disiapkan dan

diserahkan ke bagian kasir serta mencatat nama dan alamat serta no.
telepon pasien sebagai dokumentasi.
4) Pelayanan obat resep dokter
Pelayanan obat atas resep dokter dilakukan sebagai berikut:
1) Petugas pelayanan kasir menerima resep dari pasien;
2) Kemudian melihat kelengkapan resep dan pembacaan resep;
3) Petugas pelayanan kasir menghitung dan mengkonfirmasi harga
obat kepada pasien;
4) Pasien membayar harga obat yang disetujui, resep diberi nomor dan
kasir menyerahkan struk kepada pasien sebagai bukti pembayaran;
5) Asisten apoteker menerima resep dari petugas pelayanan kasir,
kemudian memeriksa kesesuaian obat dengan resep serta
ketepatan dosis pada resep, dengan melakukan skrinning resep;
6) Asisten apoteker mengambil obat sesuai dengan resep, tetapi jika
resep tersebut racikan maka diberikan kepada juru racik (JR)
melalui surat jalan yang diberikan untuk meracik obat tersebut;
7) Obat disiapkan, diberi etiket dan diarsipkan, kemudian AA atau
apoteker memeriksa kembali kesesuaian obat dengan resep;
8) Obat diberikan ke petugas pelayanan kasir dengan memberikan
informasi dosis, cara pemakaian obat dan informasi lain yang
diperlukan;
9) Untuk obat yang kurang atau diambil sebagian maka AA akan
membuatkan salinan resep atau copy resep;
10) Permintaan kwitansi. Pasien dapat meminta kwitansi kepada kasir.
5) Pembelian obat CITO atau hutang
Pembelian obat CITO atau hutang dimaksudkan untuk memberikan
pelayanan dalam hal pengadaan obat kepada pasien jika stok obat
yang diminta pasien di Apotek Roxy Galaxy sedang kosong.

6
0

Pembelian obat CITO atau hutang ini dilakukan dengan bekerja sama
dengan Apotek Roxy cabang terdekat.
6) Pelayanan Informasi Obat (PIO)
Apotek Roxy Galaxy melakukan Pelayanan Informasi Obat (PIO)
yang dilakukan oleh kasir atau Asisten Apoteker (AA) meliputi cara
pemakaian obat, waktu minum obat, dan efek samping yang mungkin
terjadi.
7) Pelayanan delivery order
Apotek Roxy Galaxy juga menyediakan pelayanan pengiriman obat
ke rumah atau instansi, yang dilakukan oleh petugas kurir Apotek
Roxy Galaxy tanpa dikenakan biaya tambahan.
8) Swamedikasi dan Komunikasi, Informasi dan Edukasi
Apoteker maupun Asisten Apoteker Apotek Roxy Galaxy melayani
obat non-resep atau pelayanan swamedikasi. Apoteker memberikan
edukasi kepada pasien yang memerlukan obat non-resep untuk
penyakit ringan dengan memilihkan obat bebas atau bebas terbatas
yang sesuai.
6. Pengelolaan Narkotika
Pengelolaan narkotika diatur secara khusus mulai dari pengadaan sampai
pemusnahan untuk menghindari terjadinya kemungkinan penyalahgunaan obat
tersebut. Pelaksanaan pengelolaan narkotika di Apotek Roxy Galaxy meliputi :
1. Pemesanan Narkotika
Pemesanan narkotika dilakukan secara tertulis melalui Surat Pesanan
Narkotika kepada Pedagang Besar Farmasi (PBF) PT. Kimia Farma
(Persero) Tbk. Surat Pesanan Narkotika harus ditandatangani oleh APA
dengan mencantumkan nama jelas, nomor SIK, SIA dan stempel apotek.
Satu surat pesanan terdiri dari rangkap empat dan hanya dapat untuk
memesan satu jenis obat narkotika.
2. Penerimaan Narkotika

6
1

Penerimaan narkotika dari PBF harus diterima oleh APA atau dilakukan
dengan sepengetahuan APA. Apoteker akan menandatangani faktur
tersebut setelah dilakukan pencocokan dengan surat pesanan. Pada saat
diterima dilakukan pemeriksaan yang meliputi jenis dan jumlah narkotika
yang dipesan serta waktu kadaluarsa obat
3. Penyimpanan Narkotika
Obat obat yang termasuk golongan narkotika di Apotek Roxy Galaxy
disimpan di lemari khusus, dengan pintu ganda dan di kunci
4. Pelayanan Narkotika
Apotek Roxy Galaxy hanya melayani resep narkotika dari resep asli atau
salinan resep yang dibuat oleh Apotek Roxy Galaxy sendiri atau yang
belum diambil sama sekali atau baru diambil sebagian. Apotek tidak
melayani pembelian obat narkotika tanpa resep atau pengulangan resep
yang ditulis oleh apotek lain.
5. Pelaporan Narkotika
Dalam melaksanakan aktivitas pengelolaan data pelaporan narkotika,
apotek Roxy Galaxy menggunakan Sistem Pelaporan dalam bentuk
perangkat lunak atau aplikasi yaitu Sistem Pelaporan narkotika dan
Psikotropika (SIPNAP) yang telah disosialisasikan oleh Direktorat
Jendral Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan yang dapat dilakukan
secara online di www.sipnap.kemkes.go.id. Setiap unit pelayanan
(apotek, puskesmas dan rumah sakit) memiliki nama pengguna dan kode
masuk khusus untuk memasukkan data ke sistem tersebut. Pelaporan ini
dilakukan setiap bulan pada tanggal 10.
6. Pemusnahan Narkotika
Apotek Roxy Galaxy belum pernah melakukan pemusnahan narkotika.
7. Pengelolaan Psikotropika
Pengelolaan psikotropika di Apotek Roxy Galaxy meliputi:
a.

Pemesanan psikotropika

6
2

Obat obat psikotropika di pesan dari Pedagang Besar Farmasi dengan

menggunakan Surat Pemesanan yang diperoleh dari PBF PT. Kimia
Farma (Persero) Tbk dan ditandatangani oleh APA. Surat pemesanan
dibuat rangkap 3 dan pemesanan boleh berisi satu atau lebih jenis
psikotropika.
2. Penyimpanan psikotropika
Penyimpanan psikotropika dilakukan di lemari khusus, dengan pintu
ganda dan di kunci.
3. Pelayanan psikotropika
Apotek Roxy Galaxy melayani resep psikotropika dari resep asli atau
salinan resep yang dibuat oleh Apotek Roxy Galaxy sendiri yang belum
diambil sama sekali atau baru diambil sebagian. Apotek tidak melayani
pembelian psikotropika tanpa resep.
4. Pelaporan psikotropika
Dalam melaksanakan aktivitas pengelolaan data pelaporan psikotropika,
apotek Roxy Galaxy menggunakan Sistem Pelaporan dalam bentuk
perangkat lunak atau aplikasi yaitu Sistem Pelaporan narkotika dan
Psikotropika (SIPNAP) yang telah disosialisasikan oleh Direktorat
Jendral Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan yang dapat dilakukan
secara online di www.sipnap.kemkes.go.id. Setiap unit pelayanan
(apotek, puskesmas dan rumah sakit) memiliki nama pengguna dan kode
masuk khusus untuk memasukkan data ke sistem tersebut. Pelaporan ini
dilakukan setiap bulan pada tanggal 10.
5. Pemusnahan Psikotropika
Apotek Roxy Galaxy belum pernah melakukan pemusnahan psikotropika.
8. Pengelolaan Prekursor
Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Pengawasan Obat Dan Makanan Republik
Indonesia Nomor 40 Tahun 2013 Tentang Pedoman Pengelolaan Prekursor
Farmasi Dan Obat Mengandung Prekursor Farmasi, Prekursor Farmasi adalah

6
3

zat atau bahan pemula atau bahan kimia yang dapat digunakan sebagai bahan
baku/penolong untuk keperluan proses produksi Industri Farmasi atau produk
antara,

produk

ruahan

dan

produk

jadi

yang

mengandung

efedrin,

pseudoefedrin, norefedrin/fenilpropanolamin, ergotamin, ergometrin, atau

potassium permanganat.
1. Pengadaan Prekursor
Berdasarkan Peraturan Kepala Badan Pengawasan Obat Dan Makanan
Republik Indonesia Nomor 40 Tahun 2013 BAB IV Tentang Pengelolaan
Obat Mengandung Prekursor Farmasi di Apotek, Pengadaan obat
mengandung Prekursor Farmasi harus berdasarkan Surat Pesanan (SP).
Syarat SP yaitu:
1) Asli dan dibuat tindasan sebagai arsip
2) Ditandatangani oleh Apoteker Penanggung Jawab Apotek/Apoteker
Pendamping dengan mencantumkan nama lengkap dan nomor SIPA,
nomor dan tanggal SP, dan kejelasan identitas pemesan (antara lain nama
dan alamat jelas, nomor telepon/faksimili, nomor ijin, dan stempel);
3) Mencantumkan nama dan alamat Industri Farmasi/Pedagang Besar
Farmasi (PBF) tujuan pemesanan; Pemesanan antar apotek diperbolehkan
dalam keadaan mendesak misalnya pemesanan sejumlah obat yang
dibutuhkan untuk memenuhi kekurangan jumlah obat yang diresepkan;
4) Mencantumkan nama obat mengandung Prekursor Farmasi, jumlah,
bentuk dan kekuatan sediaan, isi dan jenis kemasan;
5) Diberi nomor urut tercetak dan tanggal dengan penulisan yang jelas atau
cara lain yang dapat tertelusur, dan
6) Khusus untuk pesanan obat mengandung Prekursor Farmasi dibuat
terpisah dari surat pesanan obat lainnya dan jumlah pesanan ditulis dalam
bentuk angka dan huruf.
7) Apabila pemesanan dilakukan melalui telepon (harus menyebutkan nama
penelpon yang berwenang), faksimili, email maka surat pesanan asli

6
4

harus diberikan pada saat serah terima barang, kecuali untuk daerahdaerah tertentu dengan kondisi geografis yang sulit transportasi dimana
pengiriman menggunakan jasa ekspedisi, maka surat pesanan asli
dikirimkan tersendiri.
2. Penyimpanan Prekursor
1) Obat mengandung Prekursor Farmasi disimpan di tempat yang aman
berdasarkan analisis risiko masing-masing Apotek.
2) Apabila memiliki obat mengandung Prekursor Farmasi yang disimpan
tidak dalam wadah asli, maka wadah harus dilengkapi dengan identitas
obat meliputi nama, jumlah, bentuk dan kekuatan sediaan, isi dan jenis
kemasan, nomor bets, tanggal daluwarsa, dan nama produsen.
3) Memisahkan dan menyimpan dengan aman obat mengandung Prekursor
Farmasi yang: a). Rusak; b). Kadaluwarsa; c). Izin edar dibatalkan
sebelum dimusnahkan atau dikembalikan kepada Industri Farmasi /PBF.
4) Melakukan stock opname secara berkala sekurang-kurangnya 6 (enam)
bulan sekali.
5) Melakukan investigasi adanya selisih stok dengan fisik saat stock opname
dan mendokumentasikan hasil investigasi.
3. Pemusnahan Prekursor
1) Pemusnahan dilaksanakan terhadap obat mengandung prekursor farmasi
yang rusak dan kadaluarsa.
2) Harus tersedia daftar inventaris obat mengandung prekursor farmasi yang
akan dimusnahkan mencakup nama produsen, bentuk dan kekuatan
sediaan, isi dan jenis kemasan, jumlah, nomor bets, dan tanggal
kadaluarsa.
3) Pelaksanaan

pemusnahan

harus

dibuat

dengan

memperhatikan

pencegahan diversi dan pencemaran lingkungan. Kegiatan pemusnahan

ini dilakukan oleh penanggung jawab apotek dan disaksikan oleh petugas
Balai Besar/Balai POM dan/atau Dinas Kesehatan Kab/Kota setempat.

6
5

Kegiatan ini didokumentasikan dalam Berita Acara Pemusnahan yang

ditandatangani oleh pelaku dan saksi.
4) Berita Acara Pemusnahan yang menggunakan pihak ketiga harus
ditandatangani juga oleh saksi dari pihak ketiga.
9. Kegiatan Keuangan
Kegiatan keuangan ditangani oleh kasir dan admin yang bertanggung jawab
langsung setiap hari, termasuk penerimaan dan pengeluaran uang dan surat
berharga. Kasir melaporkan hasil penjualan kepada admin dan dilaporkan
kepada Apotek Manager yang kemudian dilaporkan ke Accounting. Adapun
kegiatan keuangan yang dilakukan oleh admin adalah:
1. Menerima uang hasil penjualan dari kasir, melakukan perhitungan ulang dan
menyerahkannya kepada DM/AM.
2. Membuat rekapitulasi penjualan harian apotek.
3. Membuat laporan kas besar.
4. Bertanggung jawab atas ketersediaan dan penggunaan petty cash.
5. Melakukan pengecekan tagihan dan pembayaran kepada supplier kecil (AanMak, Yakult, Coslab, Kimia Farma, dsb).
6. Membuat laporan reimbursement obat karyawan apotek.
7. Membantu menyediakan uang kecil.
8. Membuat laporan piutang pasien.
9. Membuat buku serah terima uang untuk mencatat penyerahan uang dari
admin ke AM/DM/AA atau sebaliknya, dicantumkan nama dan tanda
tangan.