PEDOMAN

SISTEM PELAPORAN
PELANGGARAN

WHISTLE
BLOWING
SYSTEM

PT PERKEBUNAN NUSANTARA II
 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System

DAFTAR ISI

PESAN EKSEKUTIF 1

DAFTAR ISI 2

BAB 1 PENDAHULUAN 3
A. Latar Belakang 3
B. Manfaat dan Tujuan WBS 3
C. Sistematika Pedoman Whistle Blowing System (WBS) 4

BAB 2 ORGANISASI PENGELOLAAN WHISTLE BLOWING SYSTEM 5

A. Dewan Komisaris 6
B. Direksi 6
C. Kepala Bagian SPI 6
D. Unit Pengelola WBS 6
E. Komite Pemantau/Komite Audit 6
F. Peranan Manajer Dalam Penerapan WBS 6
G. Sumber Daya 7

BAB 3 RINCIAN PEDOMAN WHISTLE BLOWING SYSTEM 8

A. Pelapor dan Bentuk Pelaporan 8
B. Pelanggaran yang Dapat Dilaporkan dan Waktu Pelaporan 8
C. Kebijakan Perlindungan Pelapor 8
D. Mekanisme Penyampaian Sistem Pelaporan Pelanggaran 9
E. Laporan Unit Pengelola WBS Kepala Direktur Utama 11

BAB 4 ISTILAH-ISTILAH 12

LAMPIRAN - LAMPIRAN 13-15

1) Tanda Terima Pelaporan Pelanggaran
2) Berita Acara Hasil Klarifikasi Awal Atas Pelaporan Pelanggaran
3) Hasil Investigasi Atas Pelaporan Pelanggaran

Sinergi– Integritas - Profesional 2

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System

BAB 1
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Sesuai PerMen BUMN Nomor: Per-01/MBU/2011 tanggal 1 Agustus 2011 tentang
penerapan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance), maka
dalam rangka menerapkan GCG secara konsisten dan berkesinambungan,
perusahaan senantiasa dituntut untuk melaksanakannya secara transparan dan
akuntabel serta memenuhi ketentuan yang berlaku di perusahaan dalam
menjalankan kegiatan usahanya.
Terkait dengan usaha penerapan GCG, maka salah satu cara yang efektif untuk
mencegah dan memerangi praktek yang bertentangan dengan GCG adalah melalui
mekanisme sistem pelaporan pelanggaran (Whistle Blowing System).
Whistle Blowing System adalah bagian dari system pengendalian internal dalam
mencegah praktek penyimpangan dan kecurangan. Sistem ini diharapkan dapat
meningkatkan partisipasi pelapor dalam melaporkan terjadinya pelanggaran serta
mendorong budaya keterbukaan, kejujuran dan mengurangi budaya diam.
Whistle Blowing System dikelola oleh unit pengelola WBS. Peraturan dan penerapan
WBS dapat disosialisasikan dan dievaluasi secara berkelanjutan kepada seluruh
unsur perusahaan PTPN II dan secara berkala akan dilaksanakan penyempurnaan
sistem ini dalam rangka perbaikan berkelanjutan sesuai dengan perkembangan.

B. Manfaat dan Tujuan WBS

Manfaat WBS
a. Tersedianya cara penyampaian informasi penting dan kritis bagi perusahaan
kepada pihak yang harus segera menanganinya secara aman.
b. Timbulnya keengganan untuk melakukan pelanggaran dengan semakin
meningkatnya kesediaan untuk melaporkan terjadinya pelanggaran karena
kepercayaan terhadap sistem pelaporan yang efektif.
c. Tersedianya mekanisme deteksi dini atas kemungkinan terjadinya masalah akibat
suatu pelanggaran.
d. Tersedianya kesempatan untuk menangani masalah pelangggaran secara
internal sebelum meluas menjadi masalah pelanggaran yang bersifat publik.

Sinergi– Integritas - Profesional 3

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System

Tujuan WBS
Mempermudah manajemen untuk menangani laporan-laporan pelanggaran secara
efektif sekaligus untuk mengurangi kerugian financial dan non financial serta hal-hal
yang dapat merusak citra perusahaan melalui deteksi dini.

C. Sistematika Pedoman Whistle Blowing System (WBS)

Pedoman ini disusun dalam 4 (empat) bab dengan sistematika sebagai berikut:
a. Bab pertama, berisi latar belakang, manfaat dan tujuan WBS serta sistematika
pedoman WBS.
b. Bab kedua, berisi struktur pengeloaan WBS yang terdiri dari Dewan Komisaris,
Direksi, dan unit pengelola WBS yang meliputi sub unit perlindungan pelapor/sub
unit administrasi dan sub unit investigasi serta komite pemantau WBS/komite
audit dan sumber daya.
c. Bab ketiga, berisi tentang pelapor dan bentuk pelaporan, pelanggaran yang dapat
dilaporkan dan waktu pelaporan, kebijakan perlindungan pelapor, peranan
manajer dalam penerapan WBS, mekanisme penyampaian sistem pelaporan
pelanggaran yang meliputi sarana penyampaian laporan, komunikasi dengan
pelapor dan pengelola WBS, pelaporan pelanggaran oleh Dewan Komisaris,
anggota Direksi dan oleh petugas WBS serta laporan unit pengelola WBS kepada
Direktur Utama.
d. Bab keempat, berisi istilah-istilah dan lampiran.

Sinergi– Integritas - Profesional 4

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System

BAB 2
STRUKTUR PENGELOLAAN WHISTLE BLOWING SYSTEM

RUPS

DEWAN KOMISARIS

DIREKSI

KEPALA SPI
KOMITE UNIT UNIT UNIT
PEMANTAU KERJA KERJA KERJA
WBS/ /MANAJER /MANAJER /MANAJER
KOMITE
UNIT AUDIT
Kasubbag Kasubbag PENGELOLA
Pengawasan Pengawasan WBS
& Analisa & Analisa
Kasubbag
Bidang Bidang Pengawasan
KARYAWAN
Tanaman/ Teknik/ Analisa Admi
Produksi Pengolahan Keu/ Umum/
Sisdur / WBS

SUB UNIT
PERLINDUNGAN SUB UNIT INVESTIGASI
PELAPOR
/SUB UNIT ADMI

Staf Sub Bagian Staf Sub Bagian

Pengawasan & Analisa Pengawasan &
Bidang Keuangan, Analisa Bidang
Admi/ Keuangan, Admi/
Umum & Sisdur Umum & Sisdur

Sinergi– Integritas - Profesional 5

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System

A. Dewan Komisaris
Melakukan pengawasan atas efektivitas pelaksanaan WBS di PTP Nusantara II.
Monitoring terhadap pelaksanaan WBS dapat diserahkan kepada komite pemantau
WBS/Komite Audit.

B. Direksi
Direksi berwenang untuk:
- Membentuk dan menetapkan unit pengelola WBS.
- Memutuskan untuk menghentikan serta melanjutkan pelaporan pelanggaran.
- Menugaskan tim investigasi untuk melakukan investigasi
- Memberikan sanksi kepada terlapor atau meneruskan kepada pihak berwajib.

C. Kepala SPI
- Melakukan pengawasan atas pelaksanaan WBS yang dilaksanakan oleh Unit
Pengelola (UP) WBS yang berada dibawah SPI.
- Memantau dan mengarahkan tim investigasi yang berada dibawah SPI dalam
melaksanakan investigasi atas instruksi Direktur Utama.
- Mengevaluasi efektivitas dan perbaikan program WBS yang berada dibawah SPI.

D. Unit Pengelola WBS.

- Menyelenggarakan dan mengelola jalur komunikasi bagi pelapor untuk
melaporkan indikasi awal, melakukan klarifikasi awal serta melakukan investigasi
jika terbukti, atas instruksi Direktur Utama.
- Menyimpan dan mengamankan seluruh dokumen yang bersifat penting dan
rahasia.
- Bertanggung jawab atas pelaksanaan program perlindungan pelapor terutama
aspek kerahasiaan dan jaminan keamanan pelapor.

E. Komite Pemantau/Komite Audit

- Memantau dan mengevaluasi efektivitas pelaksanaan WBS atas kewenangan
yang diberikan Dewan Komisaris.
- Menangani keluhan jika pelapor mendapat ancaman atau tekanan dari terlapor.

F. Peranan manajer dalam penerapan WBS.

- Manajer mempunyai kewajiban pengawasan terhadap karyawan-karyawan di
bawahnya serta kewajiban dalam penegakan kepatuhan dan etika perusahaan di
lingkup kerjanya.
- Modus yang dapat digunakan adalah mendorong agar setiap karyawan
berkonsultasi dengan atasannya bila melihat adanya pelanggaran.
- Apabila atasan langsung karyawan ternyata terlibat dalam kecurangan maka
karyawan melakukan konsultasi dengan atasan dari atasan yang terlibat.

Sinergi– Integritas - Profesional 6

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System

- Jika tidak berhasil maka digunakan saluran yang disediakan oleh sistem
pelaporan pelanggaran (WBS).

G. Sumber Daya
- Jumlah personil yang cukup dan memiliki kwalitas sebagai petugas perlindungan
pelapor/administrasi WBS dan petugas investigasi.
- Media Komunikasi (telepon, email, kotak pos) untuk keperluan pelaporan
pelangggaran, baik saluran internal maupun eksternal.

Sinergi– Integritas - Profesional 7

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System

BAB 3
RINCIAN PEDOMAN WHISTLE BLOWING SYSTEM

A. Pelapor dan Bentuk laporan

Seluruh insan PT Perkebunan Nusantara II memiliki kewajiban moral untuk

melaporkan terjadinya pelanggaran jika mengetahuinya.Penyampaian adanya
pelanggaran juga untuk mencegah dampak yang tidak diinginkan menyebar luas,
seperti kebiasaan penerimaan atau pemberian gratifikasi.

1. Pelapor
a) Kalangan internal perusahaan meliputi Dewan Komisaris,Direksi dan seluruh
karyawan.
b) Kalangan eksternal perusahaan meliputi pelanggan, pemasok, masyarakat,
kreditur dan stakeholder lainnya.

2. Bentuk Laporan
a) Pelaporan pelanggaran secara tertulis dan beridentitas.
- Dilengkapi fotocopi identitas pelapor
- Bukti pendukung berupa dokumen yang memuat indikasi awal yang
memberi petunjuk tentang transaksi yang dilakukan.
b) Pelaporan pelanggaran secara tertulis tetapi tanpa identitas (Anonim).
- Dilengkapi bukti pendukung yang memuat indikasi awal yang memberi
petunjuk tentang transaksi yang dilakukan.

B. Pelanggaran yang dapat dilaporkan dan waktu pelaporan

a. Korupsi, kecurangan, ketidakjujuran.
b. Perbuatan melanggar hukum: pencurian, penggunaan kekerasan terhadap
karyawan atau pimpinan dan pemerasan.
c. Perbuatan yang merugikan perusahaan baik secara financial maupun non
financial.
d. Pelanggaran SOP, terutama pengadaan barang dan jasa.
e. Waktu Pelaporan : Pelaporan pelanggaran dilakukan sesegera mungkin dan
dalam waktu tidak lebih dari tiga bulan.

C. Kebijakan Perlindungan Pelapor

Perusahaan berkomitmen untuk melindungi pelapor pelanggaran yang beritikad baik.

Kebijakan ini adalah untuk mendorong terjadinya pelaporan pelanggaran dan
menjamin kerahasiaan dan keamanan pelapor dan keluarganya.

Sinergi– Integritas - Profesional 8

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System

D. Mekanisme penyampaian sistem pelaporan pelanggaran.

1. Sarana penyampaian laporan

Sarana bagi pelapor yang akan menyampaikan pelaporan pelanggaran yaitu:
a. Surat : Surat resmi ditunjukan kepada up WBS, baik diantar langsung
maupun melalui perusahaan/kotak pos/kotak WBS
b. Email : wbs@ptpn2.com

2. Komunikasi dengan pelapor

a. Komunikasi pelapor dilakukan dengan petugas perlindungan pelapor/sub unit
administrasi yang menerima laporan pelanggaran.
b. Bila pelapor adalah karyawan perusahaan, maka perusahaan memberikan
informasi perkembangan penanganan hasil pelaporan pelangggaran tersebut.
Sepanjang laporan yang disampaikan mengandung kebenaran dan
didasarkan data yang valid. Pemberian informasi ini dilakukan dengan
mengingat azas kerahasiaan antara pelapor dengan perusahaan.
c. Pelapor yang berasal dari eksternal perusahaan, kebijakan komunikasi
dengan pelapor dapat diberikan kepadanya sepanjang Pelapor bersedia
menandatangani kesepakatan tertulis tentang kerahasiaan informasi.

3. Pengelolaan WBS
a. Pengelolaan WBS dilaksanakan oleh SPI PTPN II, yaitu di bawah Kepala Sub
Bagian Admi Keuangan/Umum/Sisdur/WBS dan bertanggungjawab kepada
Kepala Bagian SPI dan kepada Direktur Utama secara berjenjang.

b. Unit pengelola WBS membawahi 2 (dua) sub unit yaitu:

b.1 Sub unit perlindungan pelapor/sub unit administrasi
b.2 Sub unit investigasi

c. Pengelolaan WBS oleh unit pengelola.

c1. Sub unit perlindungan pelapor/sub unit administrasi.
- Sub unit ini menerima pelaporan pelanggaran dari whistle blower yang
beridentitas.
- Whistle blower menyampaikan pelaporan pelanggaran melalui media
komunikasi yaitu: telepon, email, kotak pos atau surat resmi yang
diantar langsung atau melalui pos (dibuat tanda terima pelaporan
pelanggaran).
- Laporan yang diterima, dilakukan klarifikasi awal yang meliputi identitas
pelapor dan bukti dokumen (Dibuat berita acara klarifikasi awal ).
- Kemudian dilakukan penyeleksian terhadap laporan pelanggaran
apabila ada indikasi awal pelanggaran maupun tidak maka laporan
diteruskan ke unit investigasi yang selanjutnya melalui Kepala SPI

Sinergi– Integritas - Profesional 9

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System

laporan tersebut disampaikan kepada Direktur Utama.Indikasi awal

adalah informasi yang ada didalam pelaporan meliputi:
i. Permasalahan.
ii. Siapa yang terlibat.
iii. Bentuk dan besar kerugian.
iv. Kapan dan tempat terjadinya.
- Bertanggungjawab atas pelaksanaan program perlindungan pelapor
terutama aspek kerahasiaan dan jaminan keamanan pelapor.

c2. Sub unit investigasi

- Dengan adanya indikasi awal, maka sub unit investigasi/unit pengelola
WBS menyampaikan kepada Kepala Bagian SPI bahwa perlu
dilaksanakan investigasi terhadap pengaduan tersebut.
- Selanjutnya Kepala Bagian SPI memohon izin kepada Direktur Utama
untuk mendapatkan penugasan melakukan investigasi.
- Apabila Direktur Utama memberi instruksi untuk dilakukan investigasi,
maka melalui Kepala Bagian SPI unit pengelola WBS dalam hal ini sub
unit investigasi melakukan investigasi.
- Investigasi dilakukan untuk mencari dan mengumpulkan bukti-bukti
guna memastikan telah terjadinya pelanggaran (Dibuat berita acara
hasil investigasi atas pelaporan pelanggaran).
- Bila terdapat bukti-bukti yang memadai, maka disampaikan kepada
Direktur Utama agar Direktur Utama menetapkan rekomendasi tindakan
selanjutnya yaitu berupa sanksi sesuai ketentuan yang berlaku atau
diteruskan kepada pihak penyidik untuk diproses.
- Apabila bukti-bukti tidak memadai/mencukupi, maka proses investigasi
dihentikan dan laporan pengaduan akan ditutup/ tidak dilanjutkan.

4. Pelaporan pelanggaran oleh anggota Dewan Komisaris & Direksi

a. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh anggota Dewan Komisaris maka
laporan pelanggaran tersebut diserahkan kepada Direktur Utama.
Penanganan lebih lanjut atas laporan pelanggaran tersebut dilakukan oleh
Direksi, dan bila diperlukan investigasi, disarankan untuk menggunakan
investigator/auditor eksternal yang independen.
b. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh anggota Direksi, atau orang yang
mempunyai hubungan khusus dengan anggota Direksi, maka laporan
pelanggaran disampaikan kepada Komisaris Utama, penanganan lebih lanjut
diserahkan kepada Dewan Komisaris dan bila diperlukan
investigasi, disarankan untuk menggunakan investigator/auditor luar yang
independen.

Sinergi– Integritas - Profesional 10

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System

5. Pelanggaran oleh petugas WBS

Pelanggaran yang dilakukan oleh anggota petugas Sistem Pelaporan
Pelanggaran, maka laporan pelanggaran tersebut diserahkan langsung
kepada Direktur Utama.

Pelaporan yang diterima oleh Tim WBS dari saksi pelapor segera ditentukan
apakah dapat ditindaklanjuti sesuai informasi yang valid atau tidak
ditindaklanjuti karena informasi yang diterima tidak mempunya kriteria valid.

E. Laporan Unit Pengelola WBS kepada Direktur Utama

Pengelolaan Whistle BlowingSystem (WBS) dilaporkan kepada Direktur Utama setiap

3 (tiga) bulan sekali.

Sinergi– Integritas - Profesional 11

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System

BAB 4
ISTILAH - ISTILAH

1. Perusahaan adalah PT Perkebunan Nusantara II yang akan menggunakan panduan

dalam SOP ini.
2. Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistle Blowing System/WBS) adalah bagian
dari sistem pengendalian internal perusahaan dalam mencegah praktek
penyimpangan dan kecurangan serta memperkuat penerapan praktik good
governance.
3. Pelaporan Pelanggaran (Whistle Blowing) adalah pengungkapan tindakan
pelanggaran atau pengungkapan perbuatan melanggar hukum, melanggar kode etik
dan pedoman perilaku etika (Code of Conduct).
4. Pelapor Pelanggaran (Whistle Blower) adalah orang yang melaporkan adanya
tindakan pelanggaran. Pelapor bisa dari internal perusahaan atau dari eksternal
perusahaan.
5. Korupsi adalah perbuatan yang dilakukan secara curang atau melawan hukum,
dapat dilakukan oleh Dewan Komisaris, Direksi, Kepala Bagian, Manajer atau
Karyawan Perusahaan yang bertentangan dengan kepentingan perusahaan atau
penyalahgunaan wewenang jabatan yang diberikan dengan tujuan memperkaya diri
sendiri, orang lain atau korporasi.
6. Terlapor adalah Dewan Komisaris, Direksi, Kepala Bagian, Manajer dan Karyawan
Perusahaan serta mitra kerja yang dilaporkan oleh pelapor terkait dengan perbuatan
yang dapat dilaporkan.
7. Indikasi awal adalah informasi yang ada didalam pelaporan, mengandung hal-hal:
permasalahan, siapa yang terlibat, bentuk dan besar kerugian, kapan serta tempat
terjadinya.
8. Pengelola WBS adalah unit yang bertanggungjawab untuk menyelenggarakan dan
mengelola jalur komunikasi bagi pelapor untuk melaporkan indikasi awal, melakukan
klarifikasi awal dan melakukan investigasi atas pelaporan pelanggaran.
9. Investigasi adalah kegiatan untuk menemukan bukti-bukti terkait dengan
pelanggaran yang dilakukan oleh terlapor.

Sinergi– Integritas - Profesional 12

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Lampiran 1. Tanda Terima Pelaporan Pelanggaran

TANDA TERIMA PELAPORAN PELANGGARAN

Dengan ini diterangkan bahwa :

Nama Pelapor :
Nomor Kebun/Unit/Lembaga/Organisasi :
Alamat :
Nomor Telepon :
Fax :
E-mail :

Telah menyampaikan laporan pelanggaran tentang

……………….
……………….
……………….

Sarana yang dipergunakan (Chek list √)

a. Telepon
b. E mail
c. Surat dikirim
langsung
d. Surat Via Pos

…………………………..

Pelapor Penerima

Sinergi– Integritas - Profesional 13

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System

Lampiran 2. Berita Acara Hasil Klarifikasi Awal Atas Pelaporan Pelanggaran

BERITA ACARA
HASIL KLARIFIKASI AWAL ATAS PELAPORAN PELANGGARAN
NO : BA/ / /

Pada hari ini …., tanggal… bulan ….., Tahun…., telah dilakukan klarifikasi awal atas
pelaporan yang diterima berdasarkan tanda terima pelaporan pelanggaran tertanggal
……..., mengenai……
……………….
……………….
……………….

Hasil klarifikasi awal atas pelaporan pelanggaran

a. Identitas Ada
pelapor,
Tidak ada/anonim

Dokumen Lengkap
b. laporan,
Tidak lengkap
Tidak ada

Berdasarkan hasil klarifikasi awal, maka atas pelaporan pelanggaran tersebut telah/tidak
sesuai dengan persyaratan sehingga dapat/tidak dapat ditindak lanjuti dengan proses
investigasi.

Sub Unit Perlindungan

Pelapor/Administrasi

Hormat kami
Kepala Sub Bagian SPI

Sinergi– Integritas - Profesional 14

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System

Lampiran 3. Hasil Investigasi Atas Pelaporan Pelanggaran

BERITA ACARA
HASIL INVESTIGASI ATAS PELAPORAN PELANGGARAN
NO : BA/ / /

Pada hari ini …., tanggal… bulan, tahun…., telah dilakukan klarifikasi awal atas
pelaporan yang diterima berdasarkan tanda terima pelaporan pelanggaran tertanggal
…., mengenai……
……………….
……………….
……………….

Berdasarkan PENYAMPAIAN laporan hasil investigasi, maka laporan pengaduan

Nomor……………….. tersebut terbutkti/ tidak terbukti,

Kepala Bagian
SPI

…………….………
Nama Lengkap

Tim Investigasi :

1. ……………
2. ……………
3. ……………
4. ……………

*) Coret yang tidak perlu

Sinergi– Integritas - Profesional 15

PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN
PT PERKEBUNAN NUSANTARA II
2019