PEDOMAN SISTEM PELAPORAN PELANGGARAN

PT PERKEBUNAN NUSANTARA II

WHISTLE
BLOWING
SYSTEM

ptpn2.com

(061)7940055
2020
Jl. Raya Medan – Tanjung Morawa Km. 16
2
 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System Tahun 2020

DAFTAR ISI

PESAN EKSEKUTIF 1

DAFTAR ISI 2

BAB 1 PENDAHULUAN 3
A. Latar Belakang 3
B. Manfaat dan Tujuan WBS 3
C. Sistematika Pedoman Whistle Blowing System (WBS) 4

BAB 2 ORGANISASI PENGELOLAAN WHISTLE BLOWING SYSTEM 5

A. Dewan Komisaris 5
B. Direktur 5
C. Kepala Bagian SPI 6
D. Unit Pengelola WBS 6
E. Komite Pemantau/Komite Audit 6
F. Peranan Manajer Dalam Penerapan WBS 6
G. Sumber Daya 6

BAB 3 RINCIAN PEDOMAN WHISTLE BLOWING SYSTEM 7

A. Pelapor dan Bentuk Pelaporan 7
B. Pelanggaran yang Dapat Dilaporkan dan Waktu Pelaporan 7
C. Kebijakan Perlindungan Pelapor 7
D. Mekanisme Penyampaian Sistem Pelaporan Pelanggaran 8
E. Laporan Unit Pengelola WBS Kepala Direksi 10

BAB 4 ISTILAH-ISTILAH 11

LAMPIRAN - LAMPIRAN 12-14

1) Tanda Terima Pelaporan Pelanggaran
2) Berita Acara Hasil Klarifikasi Awal Atas Pelaporan Pelanggaran
3) Hasil Investigasi Atas Pelaporan Pelanggaran

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 2

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System Tahun 2020

BAB 1
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Sesuai PerMen BUMN Nomor: Per-01/MBU/2011 tanggal 1 Agustus 2011 tentang
penerapan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance), maka
dalam rangka menerapkan GCG secara konsisten dan berkesinambungan,
perusahaan senantiasa dituntut untuk melaksanakannya secara transparan dan
akuntabel serta memenuhi ketentuan yang berlaku di perusahaan dalam menjalankan
kegiatan usahanya.
Terkait dengan usaha penerapan GCG, maka salah satu cara yang efektif untuk
mencegah dan memerangi praktek yang bertentangan dengan GCG adalah melalui
mekanisme sistem pelaporan pelanggaran (Whistle Blowing System).
Whistle Blowing System adalah bagian dari system pengendalian internal dalam
mencegah praktek penyimpangan dan kecurangan. Sistem ini diharapkan dapat
meningkatkan partisipasi pelapor dalam melaporkan terjadinya pelanggaran serta
mendorong budaya keterbukaan, kejujuran dan mengurangi budaya diam.
Whistle Blowing System dikelola oleh unit pengelola WBS. Peraturan dan penerapan
WBS dapat disosialisasikan dan dievaluasi secara berkelanjutan kepada seluruh unsur
perusahaan PTPN II dan secara berkala akan dilaksanakan penyempurnaan sistem
ini dalam rangka perbaikan berkelanjutan sesuai dengan perkembangan.

B. Manfaat dan Tujuan WBS

Manfaat WBS
a. Tersedianya cara penyampaian informasi penting dan kritis bagi perusahaan
kepada pihak yang harus segera menanganinya secara aman.
b. Timbulnya keengganan untuk melakukan pelanggaran dengan semakin
meningkatnya kesediaan untuk melaporkan terjadinya pelanggaran karena
kepercayaan terhadap sistem pelaporan yang efektif.
c. Tersedianya mekanisme deteksi dini atas kemungkinan terjadinya masalah akibat
suatu pelanggaran.
d. Tersedianya kesempatan untuk menangani masalah pelangggaran secara internal
sebelum meluas menjadi masalah pelanggaran yang bersifat publik.

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 3

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System Tahun 2020

Tujuan WBS
Mempermudah manajemen untuk menangani laporan-laporan pelanggaran secara
efektif sekaligus untuk mengurangi kerugian financial dan non financial serta hal-hal
yang dapat merusak citra perusahaan melalui deteksi dini.

C. Sistematika Pedoman Whistle Blowing System (WBS)

Pedoman ini disusun dalam 4 (empat) bab dengan sistematika sebagai berikut:
a. Bab pertama, berisi latar belakang, manfaat dan tujuan WBS serta sistematika
pedoman WBS.
b. Bab kedua, berisi struktur pengeloaan WBS yang terdiri dari Dewan Komisaris,
Direksi, dan unit pengelola WBS yang meliputi sub unit perlindungan pelapor/sub
unit administrasi dan sub unit investigasi serta komite pemantau WBS/komite audit
dan sumber daya.
c. Bab ketiga, berisi tentang pelapor dan bentuk pelaporan, pelanggaran yang dapat
dilaporkan dan waktu pelaporan, kebijakan perlindungan pelapor, peranan manajer
dalam penerapan WBS, mekanisme penyampaian sistem pelaporan pelanggaran
yang meliputi sarana penyampaian laporan, komunikasi dengan pelapor dan
pengelola WBS, pelaporan pelanggaran oleh Dewan Komisaris, SEVP dan oleh
petugas WBS serta laporan unit pengelola WBS kepada Direktur.
d. Bab keempat, berisi istilah-istilah dan lampiran.

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 4

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System Tahun 2020

BAB 2
STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN SATUAN
PENGAWASAN INTERNAL

RUPS

DEWAN KOMISARIS

Komite Audit Komite Manajemen Risiko

DIREKTUR

Kepala Bagian SPI

Kepala Sub Bagian

Ketua Tim A Ketua Tim B
Manajemen Risiko

Staf Sub Bagian Audit Staf Sub Bagian Audit

Staf Sub Bagian
Bidang Tanaman Bidang Tanaman Staf Administrasi
Manajemen Risiko
Tahunan Semusim

Staf Sub Bagian Audit Staf Sub Bagian Audit

Bidang Teknik dan Bidang Teknik dan
Pengolahan Tahunan Pengolahan Semusim

Staf Sub Bagian Audit Staf Sub Bagian Audit

Bidang Admi, Keuangan Bidang Admi, Keuangan
Sisdur dan SAP Sisdur dan SAP

A. Dewan Komisaris
Melakukan pengawasan atas efektivitas pelaksanaan WBS di PT Perkebunan
Nusantara II. Monitoring terhadap pelaksanaan WBS dapat diserahkan kepada Komite
Pemantau WBS/Komite Audit.

B. Direktur
Direktur berwenang untuk:
- Membentuk dan menetapkan unit pengelola WBS.

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 5

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System Tahun 2020

- Memutuskan untuk menghentikan serta melanjutkan pelaporan pelanggaran.

- Menugaskan tim investigasi untuk melakukan investigasi
- Memberikan sanksi kepada terlapor atau meneruskan kepada pihak berwajib.

C. Kepala Bagian SPI

- Melakukan pengawasan atas pelaksanaan WBS yang dilaksanakan oleh Unit
Pengelola (UP) WBS yang berada di bawah SPI.
- Memantau dan mengarahkan tim investigasi yang berada di bawah SPI dalam
melaksanakan investigasi atas instruksi Direktur.
- Mengevaluasi efektivitas dan perbaikan program WBS yang berada di bawah SPI.

D. Unit Pengelola WBS

- Menyelenggarakan dan mengelola jalur komunikasi bagi pelapor untuk melaporkan
indikasi awal, melakukan klarifikasi awal serta melakukan investigasi jika terbukti,
atas instruksi Direktur.
- Menyimpan dan mengamankan seluruh dokumen yang bersifat penting dan
rahasia.
- Bertanggung jawab atas pelaksanaan program perlindungan pelapor terutama
aspek kerahasiaan dan jaminan keamanan pelapor.

E. Komite Pemantau/Komite Audit

- Memantau dan mengevaluasi efektivitas pelaksanaan WBS atas kewenangan yang
diberikan Dewan Komisaris.
- Menangani keluhan jika pelapor mendapat ancaman atau tekanan dari terlapor.

F. Peranan Manajer dalam penerapan WBS

- Manajer mempunyai kewajiban pengawasan terhadap karyawan-karyawan di
bawahnya serta kewajiban dalam penegakan kepatuhan dan etika perusahaan di
lingkup kerjanya.
- Modus yang dapat digunakan adalah mendorong agar setiap karyawan
berkonsultasi dengan atasannya bila melihat adanya pelanggaran.
- Apabila atasan langsung karyawan ternyata terlibat dalam kecurangan maka
karyawan melakukan konsultasi dengan atasan dari atasan yang terlibat.
- Jika tidak berhasil maka digunakan saluran yang disediakan oleh sistem pelaporan
pelanggaran (WBS).

G. Sumber Daya
- Jumlah personil yang cukup dan memiliki kwalitas sebagai petugas perlindungan
pelapor/administrasi WBS dan petugas investigasi.
- Media Komunikasi (email) untuk keperluan pelaporan pelangggaran, baik saluran
internal maupun eksternal.

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 6

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System Tahun 2020

BAB 3
RINCIAN PEDOMAN WHISTLE BLOWING SYSTEM

A. Pelapor dan Bentuk laporan

Seluruh insan PT Perkebunan Nusantara II memiliki kewajiban moral untuk
melaporkan terjadinya pelanggaran jika mengetahuinya. Penyampaian adanya
pelanggaran juga untuk mencegah dampak yang tidak diinginkan menyebar luas,
seperti kebiasaan penerimaan atau pemberian gratifikasi.

1. Pelapor
a) Kalangan internal perusahaan meliputi Dewan Komisaris, SEVP dan seluruh
karyawan.
b) Kalangan eksternal perusahaan meliputi pelanggan, pemasok, masyarakat,
kreditur dan stakeholder lainnya.

2. Bentuk Laporan
a) Pelaporan pelanggaran secara tertulis dan beridentitas.
- Dilengkapi fotocopi identitas pelapor
- Bukti pendukung berupa dokumen yang memuat indikasi awal yang
memberi petunjuk tentang transaksi yang dilakukan.
b) Pelaporan pelanggaran secara tertulis tetapi tanpa identitas (Anonim).
- Dilengkapi bukti pendukung yang memuat indikasi awal yang memberi
petunjuk tentang transaksi yang dilakukan.

B. Pelanggaran yang dapat dilaporkan dan waktu pelaporan

a. Korupsi, kecurangan, ketidakjujuran.
b. Perbuatan melanggar hukum: pencurian, penggunaan kekerasan terhadap
karyawan atau pimpinan dan pemerasan.
c. Perbuatan yang merugikan perusahaan baik secara financial maupun non
financial.
d. Pelanggaran SOP, terutama pengadaan barang dan jasa.
e. Waktu Pelaporan : Pelaporan pelanggaran dilakukan sesegera mungkin dan
dalam waktu tidak lebih dari tiga bulan.

C. Kebijakan Perlindungan Pelapor

Perusahaan berkomitmen untuk melindungi pelapor pelanggaran yang beritikad baik.
Kebijakan ini adalah untuk mendorong terjadinya pelaporan pelanggaran dan
menjamin kerahasiaan dan keamanan pelapor dan keluarganya.

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 7

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System Tahun 2020

D. Mekanisme penyampaian sistem pelaporan pelanggaran.

1. Sarana penyampaian laporan
Sarana bagi pelapor yang akan menyampaikan pelaporan pelanggaran yaitu:
a. Surat : Surat resmi ditunjukan kepada up WBS, baik diantar langsung
maupun melalui perusahaan/kotak pos/kotak WBS
b. Email : wbs@ptpn2.com

2. Komunikasi dengan pelapor

a. Komunikasi pelapor dilakukan dengan petugas perlindungan pelapor/sub unit
administrasi yang menerima laporan pelanggaran.
b. Bila pelapor adalah karyawan perusahaan, maka perusahaan memberikan
informasi perkembangan penanganan hasil pelaporan pelangggaran tersebut.
Sepanjang laporan yang disampaikan mengandung kebenaran dan didasarkan
data yang valid. Pemberian informasi ini dilakukan dengan mengingat azas
kerahasiaan antara pelapor dengan perusahaan.
c. Pelapor yang berasal dari eksternal perusahaan, kebijakan komunikasi dengan
pelapor dapat diberikan kepadanya sepanjang Pelapor bersedia
menandatangani kesepakatan tertulis tentang kerahasiaan informasi.

3. Pengelolaan WBS
a. Pengelolaan WBS dilaksanakan oleh SPI PTPN II, yaitu di bawah Kepala Sub
Bagian Manajemen Risiko dan bertanggungjawab kepada Kepala Bagian SPI
dan kepada Direktur secara berjenjang.

b. Unit pengelola WBS membawahi 2 (dua) sub unit yaitu:

b.1. Sub unit perlindungan pelapor/sub unit administrasi
b.2. Sub unit investigasi

c. Pengelolaan WBS oleh unit pengelola.

c.1. Sub unit perlindungan pelapor/sub unit administrasi.
- Sub unit ini menerima pelaporan pelanggaran dari whistle blower yang
beridentitas.
- Whistle blower menyampaikan pelaporan pelanggaran melalui media
komunikasi yaitu: telepon, email, kotak pos atau surat resmi yang diantar
langsung atau melalui pos (dibuat tanda terima pelaporan pelanggaran).
- Laporan yang diterima, dilakukan klarifikasi awal yang meliputi identitas
pelapor dan bukti dokumen (dibuat berita acara klarifikasi awal ).
- Kemudian dilakukan penyeleksian terhadap laporan pelanggaran
apabila ada indikasi awal pelanggaran maupun tidak maka laporan
diteruskan ke unit investigasi yang selanjutnya melalui Kepala SPI
laporan tersebut disampaikan kepada Direktur. Indikasi awal adalah
informasi yang ada didalam pelaporan meliputi:

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 8

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System Tahun 2020

i. Permasalahan.
ii. Siapa yang terlibat.
iii. Bentuk dan besar kerugian.
iv. Kapan dan tempat terjadinya.
- Bertanggungjawab atas pelaksanaan program perlindungan pelapor
terutama aspek kerahasiaan dan jaminan keamanan pelapor.

c.2. Sub unit investigasi

- Dengan adanya indikasi awal, maka sub unit investigasi/unit pengelola
WBS menyampaikan kepada Kepala Bagian SPI bahwa perlu
dilaksanakan investigasi terhadap pengaduan tersebut.
- Selanjutnya Kepala Bagian SPI memohon izin kepada Direktur untuk
mendapatkan penugasan melakukan investigasi.
- Apabila Direktur memberi instruksi untuk dilakukan investigasi, maka
melalui Kepala Bagian SPI unit pengelola WBS dalam hal ini sub unit
investigasi melakukan investigasi.
- Investigasi dilakukan untuk mencari dan mengumpulkan bukti-bukti
guna memastikan telah terjadinya pelanggaran (Dibuat berita acara
hasil investigasi atas pelaporan pelanggaran).
- Bila terdapat bukti-bukti yang memadai, maka disampaikan kepada
Direktur agar Direktur menetapkan rekomendasi tindakan selanjutnya
yaitu berupa sanksi sesuai ketentuan yang berlaku atau diteruskan
kepada pihak penyidik untuk diproses.
- Apabila bukti-bukti tidak memadai/mencukupi, maka proses investigasi
dihentikan dan laporan pengaduan akan ditutup/ tidak dilanjutkan.

4. Pelaporan pelanggaran oleh anggota Dewan Komisaris dan Direksi

a. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh anggota Dewan Komisaris maka laporan
pelanggaran tersebut diserahkan kepada Direktur. Penanganan lebih lanjut atas
laporan pelanggaran tersebut dilakukan oleh Direksi, dan bila diperlukan
investigasi, disarankan untuk menggunakan investigator/auditor eksternal yang
independen.
b. Dalam hal pelanggaran dilakukan oleh Direktur, atau orang yang mempunyai
hubungan khusus dengan anggota Direktur, maka laporan pelanggaran
disampaikan kepada Komisaris Utama, penanganan lebih lanjut diserahkan
kepada Dewan Komisaris dan bila diperlukan
investigasi, disarankan untuk menggunakan investigator/auditor luar yang
independen.

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 9

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System Tahun 2020

5. Pelanggaran oleh petugas WBS

Pelanggaran yang dilakukan oleh anggota petugas Sistem Pelaporan
Pelanggaran, maka laporan pelanggaran tersebut diserahkan langsung kepada
Direktur.
Pelaporan yang diterima oleh Tim WBS dari saksi pelapor segera ditentukan
apakah dapat ditindaklanjuti sesuai informasi yang valid atau tidak
ditindaklanjuti karena informasi yang diterima tidak mempunya kriteria valid.

E. Laporan Unit Pengelola WBS kepada Direktur

Pengelolaan Whistle Blowing System (WBS) dilaporkan kepada Direktur setiap adanya
aduan yang masuk dan telah diadakan pemeriksaan khusus (Audit Khusus) atau dalam
bentuk laporan tahunan.

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 10

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System Tahun 2020

BAB 4
ISTILAH - ISTILAH

1. Perusahaan adalah PT Perkebunan Nusantara II yang akan menggunakan panduan

dalam SOP ini.
2. Sistem Pelaporan Pelanggaran (Whistle Blowing System/WBS) adalah bagian
dari sistem pengendalian internal perusahaan dalam mencegah praktek
penyimpangan dan kecurangan serta memperkuat penerapan praktik good
governance.
3. Pelaporan Pelanggaran (Whistle Blowing) adalah pengungkapan tindakan
pelanggaran atau pengungkapan perbuatan melanggar hukum, melanggar kode etik
dan pedoman perilaku etika (Code of Conduct).
4. Pelapor Pelanggaran (Whistle Blower) adalah orang yang melaporkan adanya
tindakan pelanggaran. Pelapor bisa dari internal perusahaan atau dari eksternal
perusahaan.
5. Korupsi adalah perbuatan yang dilakukan secara curang atau melawan hukum, dapat
dilakukan oleh Dewan Komisaris, Direksi, Kepala Bagian, Manajer atau Karyawan
Perusahaan yang bertentangan dengan kepentingan perusahaan atau
penyalahgunaan wewenang jabatan yang diberikan dengan tujuan memperkaya diri
sendiri, orang lain atau korporasi.
6. Terlapor adalah Dewan Komisaris, Direksi, Kepala Bagian, Manajer dan Karyawan
Perusahaan serta mitra kerja yang dilaporkan oleh pelapor terkait dengan perbuatan
yang dapat dilaporkan.
7. Indikasi awal adalah informasi yang ada didalam pelaporan, mengandung hal-hal:
permasalahan, siapa yang terlibat, bentuk dan besar kerugian, kapan serta tempat
terjadinya.
8. Pengelola WBS adalah unit yang bertanggungjawab untuk menyelenggarakan dan
mengelola jalur komunikasi bagi pelapor untuk melaporkan indikasi awal, melakukan
klarifikasi awal dan melakukan investigasi atas pelaporan pelanggaran.
9. Investigasi adalah kegiatan untuk menemukan bukti-bukti terkait dengan
pelanggaran yang dilakukan oleh terlapor.

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 11

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System Tahun 2020

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Lampiran 1. Tanda Terima Pelaporan Pelanggaran

TANDA TERIMA PELAPORAN PELANGGARAN

Dengan ini diterangkan bahwa :

Nama Pelapor :
Nomor Kebun/Unit/Lembaga/Organisasi :
Alamat :
Nomor Telepon :
Fax :
E-mail :

Telah menyampaikan laporan pelanggaran tentang

……………….
……………….
……………….

Sarana yang dipergunakan (Chek list √)

a. Email
b. Surat dikirim langsung

…………………………..

Pelapor Penerima

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 12

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System Tahun 2020

Lampiran 2. Berita Acara Hasil Klarifikasi Awal Atas Pelaporan Pelanggaran

BERITA ACARA
HASIL KLARIFIKASI AWAL ATAS PELAPORAN PELANGGARAN
NO : BA/ / /

Pada hari ini …., tanggal… bulan ….., Tahun…., telah dilakukan klarifikasi awal atas
pelaporan yang diterima berdasarkan tanda terima pelaporan pelanggaran
tertanggal ……..., mengenai……
……………….
……………….
……………….

Hasil klarifikasi awal atas pelaporan pelanggaran

a. Identitas pelapor, Ada

Tidak ada/anonim

b. Dokumen laporan, Lengkap

Tidak lengkap
Tidak ada

Berdasarkan hasil klarifikasi awal, maka atas pelaporan pelanggaran tersebut telah/tidak
sesuai dengan persyaratan sehingga dapat/tidak dapat ditindak lanjuti dengan proses
investigasi.

Sub Unit Perlindungan

Pelapor/Administrasi

Hormat kami
Kepala Sub Bagian SPI

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 13

 PT Perkebunan Nusantara II
Whistle Blowing System Tahun 2020

Lampiran 3. Hasil Investigasi Atas Pelaporan Pelanggaran

BERITA ACARA
HASIL INVESTIGASI ATAS PELAPORAN PELANGGARAN
NO : BA/ / /

Pada hari ini …., tanggal… bulan, tahun…., telah dilakukan klarifikasi awal atas pelaporan
yang diterima berdasarkan tanda terima pelaporan pelanggaran tertanggal ….,
mengenai……
……………….
……………….
……………….

Berdasarkan PENYAMPAIAN laporan hasil investigasi, maka laporan pengaduan

Nomor……………….. tersebut terbutkti/ tidak terbukti,

Kepala Bagian
SPI

…………….………
Nama Lengkap

Tim Investigasi :

1. ……………
2. ……………
3. ……………
4. ……………

*) Coret yang tidak perlu

AKHLAK - Amanah, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif 14