Makalah

PENGANTAR MANAJEMEN “KOORDINASI”

disusun Oleh Kelompok 8 :

1. Ayu Salma Ardana Iswari (1932122104)

2. I Putu Dede Eka Wiradarma (1932122111)
3. Melin Alit Titanina (1932122124)
4. I Putu Merlan Wira Adnyana (193212125)
5. Ida Ayu Armeliana Agustini (1932122144)
6. Augustin Dwi Cantika (1932122148)

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS WARMADEWA

2020
KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Ida Sang Hyang Widhi Wasa, yang atas
rahmat-Nya maka penulis dapat menyelesaikan penyusunan makalah yang berjudul
“Koordinasi”

Dalam penulisan makalah ini kami menyampaikan ucapan terima kasih yang tak
terhingga kepada pihak-pihak yang membantu dalam menyelesaikan makalah
ini.

Dalam makalah ini kami merasa masih banyak kekurangan baik pada teknis
penulisan maupun materi,mengingat akan kemampuan yang dimiliki kami .untuk itu
kritik dan saran dari semua pihak sangat kami harapkan demi penyempurnaan
pembuatan makalah ini

Semoga makalah ini bermanfaat bagi kita semua utamanya mahasiswa kepera
watan amien.

Denpasar, 14 April 2020

(Penyusun)
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar
.................................................................................................................. 1

Daftar Isi
.......................................................................................................................... 2

Pengertian koordinasi
....................................................................................................... 3

Kebutuhan akan koordinasi

.............................................................................................. 3

Masalah-masalah pencapaian koordinasi yang

efektif ..................................................... 3

Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang

efektif ................................... 4

Mekanisme-
mekanisme pengkoordinasian dasar ............................................................ 4

Peningkatan koordinasi potensial .................................................................................

.... 5

Pengurangan kebutuhan akan koordinasi ....................................................................

..... 6

Penutup
..............................................................................................................................7
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang

memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi
yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya,
mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.
Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan
orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan
manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara
efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan
perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara
benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Pada makalah ini, kami akan membahas secara spesifik tentang salah satu
bagian dari manajemen yaitu pengkoordinasian/koordinasi. Koordinasi merupakan
daya upaya untuk mensinkronkan dan menyatukan tindakan-tindakan kelompok tugas
dalam suatu manajemen. Koordinasi (coordination) mengandung makna menjaga
agar tugas-tugas yang telah dibagi, tidak dikerjakan menurut kehendak yang
mengerjakan saja, tetapi menurut aturan sehingga menyumbang penyampaian
tujuan.Pengkoordinasian menurut The Liang Gie merupakan rangkaian aktivitas
menghubungkan, menyatupadukan dan menyelaraskan orang-orang dan
pekerjaannya sehingga semuanya berlangsung secara tertib dan seirama menuju
kearah tercapainya tujuan tanpa terjadi kekacauan,percekcokan, kekembaran kerja
atau kekosongan kerja.

B. RUMUSAN MASALAH

a. Defenisi Pengkoordinasian/koordinasi

b. Karakter Koordinasi

c. Syarat-Syarat Koordinasi

d. Fungsi Koordinasi
 e. Kebutuhan akan koordinasi dalam organisasi

f. Masalah-masalah yang akan timbul dalam pencapaian koordinasi yang efektif

g. Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif

h. Cara meningkatkan koordinasi potensial

i. Penyebab pengurangan kebutuhan akan koordinasi

C. TUJUAN PENULISAN

a. Kita dapat mengetahui apa itu koordinasi

b. Kita dapat mengetahui karakter koordinasi

c. Kita dapat mengetahui apa saja yang menjadi syarat-syarat koordinasi

d. Kita dapat mengetahui fungsi koordinasi

e. Mahasiswa diharapkan dapat mengetahui apa saja kebutuhan dalam

koordinasi.

f. Mahasiswa mengetahui masalah-masalah yang timbul dalam pencapaian

koordinasi yang efektif.

g. Mahasiswa dapat mengetahui pendekatan-pendekatan untuk mencapai

koordinasi efektif.

h. Mahasiswa mengetahui cara-cara apa saja yang dapat meningkatkan

koordinasi potensial.

i. Mahasiswa dapat mengetahui penyebab pengurangan kebutuhan akan

koordinasi.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Definisi Koordinasi
 Koordinasi menurut Chung & Megginson (1981) dapat didefinisikan sebagai
proses motivasi, memimpin, dan mengkomunikasikan bawahan untuk mencapai
tujuan organisasi. Sutisna (1989) mendefinisikan koordinasi ialah proses
mempersatukan sumbangan-sumbangan dari orang-orang, bahan, dan sumber-
sumber lain ke arah tercapainya maksud-maksud yang telah ditetapkan.

Anonim (2003) mendefinisikan koordinasi ialah suatu sistem dan proses interaksi
untuk mewujudkan keterpaduan, keserasian, dan kesederhanaan berbagai kegiatan
inter dan antar institusi-institusi di masyarakat melalui komunikasi dan dialog-dialog
antar berbagai individu dengan menggunakan sistem informasi manajemen, dan
teknologi informasi.

Berdasarkan pendapat para pakar dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud

dengan koordinasi ialah proses mengintegrasikan (memadukan),
mensinkronisasikan, dan menyederhanakan pelaksanaan tugas yang terpisah-pisah
secara terus-menerus untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Tanpa
adanya koordinasi, individu-individu dan bagian-bagian akan tidak dapat melihat
peran mereka dalam suatu organisasi.

Mereka akan terbawa untuk mengikuti kepentingan-kepentingan sendiri (ego

sektoral) dan bahkan sampai mengorbankan sasaran-sararan organisasi yang lebih
luas.Koordinasi adalah bagian penting di antara anggota-anggota atau unit-unit
organisasi yang pekerjaannya saling bergantung. Semakin banyak pekerjaan individu-
individu atau unit-unit yang berlainan yang erat hubungannya, semakin besar pula
kemungkinan terjadinya masalah-masalah koordinasi.Koordinasi adalah penyatuan,
integrasi, sinkronisasi upaya anggota kelompok sehingga memberikan kesatuan
tindakan dalam mengejar tujuan bersama. Ini adalah kekuatan tersembunyi yang
mengikat semua fungsi lain dari manajemen.Menurut Mooney dan
Reelay, "koordinasi adalah Co susunan teratur dari upaya kelompok untuk
memberikan kesatuan tindakan dalam mengejar tujuan bersama".

Menurut Charles Worth, "koordinasi adalah Co integrasi dari beberapa bagian

ke dalam lubang teratur untuk mencapai tujuan pengertian". Manajemen berupaya
untuk mencapai koordinasi melalui fungsi dasar perencanaan, pengorganisasian,
staffing, memimpin dan mengendalikan. Itulah sebabnya, koordinasi bukan
merupakan fungsi yang terpisah dari manajemen karena mencapai keselarasan
antara usaha-usaha individu terhadap pencapaian tujuan kelompok merupakan kunci
keberhasilan manajemen. Koordinasi adalah inti dari manajemen dan implisit dan
melekat pada semua fungsi manajemen.
 Terdapat 3 (tiga) macam saling ketergantungan di antara satuan-satuan
organisasi seperti diungkapkan oleh James D. Thompson (Handoko,2003:196), yaitu:

1. Saling ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence)

Bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain
dalammelaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja
setiapsatuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.

2. Saling ketergantungan yang berurutan (sequential interdependece)

Dimana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaannya terlebih dulu

sebelumsatuan yang lain dapat bekerja.

3. Saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence)

B. Karakter Koordinasi

Karakteristik Koordinasi yang Efektif :

1) Tujuan berkoordinasi tercapai dengan memuaskan semua pihak terkait.

2) Koordinator sangat proaktif dan stakeholders kooperatif.

3) Tidak ada yang mementingkan diri sendiri atau kelompoknya (egosektoral).

4) Tidak terjadi tumpang tindih tugas.

5) Komitmen semua pihak tinggi.

6) Informasi keputusan mengalir cepat ke semua pihak yang ada dalam sistem
jaringan koordinasi.

7) Tidak merugikan pihak-pihak yang berkoordinasi.

8) Pelaksanaan tepat waKepala Sekolah.

9) Semua masalah terpecahkan.

10) Tersedianya laporan tertulis yang lengkap dan rinci oleh masing-masing
stakeholder.
C. Syarat-Syarat Koordinasi

Adapun syarat-syarat khusus umum yang ada dalam koordinasi adalah

sebagai berikut:

1. Sense of cooperation (perusahaan untuk bekerja sama), ini harus dilihat dari
sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang.

2. Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan

antara bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai
kemajuan

3. Team Spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian saling menghargai

4. Esprit de corps, artinya bagian-bagian yang diikut sertakan atau dihargai,

umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat.

Ringkasnya kekuatan suatu organisasi ditentukan oleh spirit-esprit atau

semangatnya. Semangat ini ditentukan oleh tujuans dan cara-cara mencapai tujuan
itu dan ini meliputi doktrin. Selain semangat koordinasi juga harus mempunyai aspek-
aspek formal yaitu metode-metode, teknik yang ditunjukan untuk mengeja/mencapai
sasaran tersebut.

D. Fungsi Koordinasi

Koordinasi adalah mengarahkan kegiatan seluruh unit dengan tujuan

memberikan sumbangan yang maksimal unutk tercapainya tujuan tertentu. Kegiatn
koordinasi sangat perlu di lakukan hal itu bertujuan agar terciptanya kopersi yang
sebagai berikut :

 Terkoordinir

 Harmonis

 Terarah

 Terintegrasi

 Tersinkronisasi
 Koordinasi merupakan langkah langkah kerja yang sangat ideal di antara mereka
yang bekerja di berbagai bagian guna menciptakan hasil yang nyata.

Dalam koordinasi sangat di perlukan sikap – sikap sebagai berikut :

- System komunikasi yang baik

- Umpan balik yang positif

E. Manfaat Koordinasi

1. Untuk mewujudkan KISS (koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan simplifikasi) agar

tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien;

2. Memecahkan berbagai konflik kepentingan berbagai pihak yang terkait;

3. Agar manajer pendidikan mampu mengintegrasikan dan mensinkronkan

pelaksanaan tugas-tugasnya dengan stakeholders pendidikan yang saling
bergantungan, semakin besar ketergantungan dari unit-unit, semakin besar pula
kebutuhan akan pengkoordinasian;

4. Agar manajer pendidikan mampu mengkoordinasikan pembangunan sektor

pendidikan dengan pengembangan sektor-sektor lainnya

5. Agar manajer pendidikan mampu mengintegrasikan kegiatan fungsional dinas

pendidikan dan tujuan-tujuan dari unit organisasi yang terpisah-pisah untuk
mencapai tujuan bersama dengan sumberdaya yang terbatas secara efektif dan
efisien;

6. Adanya pembagian kerja di mana semakin besar pembagian kerja, semakin

diperlukan pengkordinasian/penyerasian sehingga tidak terjadi duplikasi atau
tumpang tindih pekerjaan yang menyebabkan pemborosan;

7. Untuk mengembangkan dan memelihara hubungan yang baik dan harmonis di

antara kegiatan-kegiatan baik fisik maupun nonfisik dengan stakeholders;

8. Untuk memperlancar pelaksanaan tugas dalam rangka mencapai tujuan

pendidikan dengan sumberdaya pendidikan yang terbatas;

9. Mencegah terjadinya konflik internal dan eksternal sekolah yang kontra produktif;
10. Mencegah terjadinya kekosongan ruang dan wakepala Sekolah; dan

11. Mencegah terjadinya persaingan yang tidak sehat.

F. Kebutuhan akan organisasi

Kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi

dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam
satuan pelaksanaannya. Koordinasi sangat dibutuhkan bagi organisasi-organisasi
yang menetapkan tujuan yang tinggi.

Menurut James D. Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan di antara

satuan-satuan organisasi, yaitu :

1. Saling ketergantungan yang menyatu ( pooled interdependence ), bila satuan-

satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam
melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja
setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hal akhir.

2. Saling ketergantungan yang berurutan ( sequential interdependence ), dimana

suatu satuan organisasi harus melaksanakan pekerjaannya relebih dahulu
sebelum satuan yang lain dapat bekerja.

3. Saling ketergantungan timbal balik ( reciprocal independence ), merupakan

hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.

G. Masalah-masalah pencapaian koordinasi yang efektif

Paul R. Lawrence dan Jay W. Lorch telah mengemukakan empat tipe perbedaan
dalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu dan departemen-
departemen dalam organisasi yang mempersulit tugas pengkoordinasian bagian-
bagian organisasi yang efektif, yaitu :

1. Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu. Para anggota dari

departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri
tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. Bagian
penjualan menganggap bahwa diversifikasi produk harus lebih diutamakan
daripada kualitas produk. Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya
sebagai faktor paling penting sukses organisasi. Bagian pemasaran
mengemukakan desain produk sebagai yang paling esensial.
 2. Perbedaan dalam orientasi waktu. Manajer produksi akan lebih memperhatikan
masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu
pendek. Bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-
masalah jangka panjang.

3. Perbedaan dalam orientasi antar pribadi. Kegiatan produksi mengemukakan

komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar,
sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan
setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan
yang lain.

4. Perbedaan dalam formalitas struktur. Dalam departemen produksi di mana

kuantitas dan kualitas diawasi secara ketat, proses evaluasi dan balas jasa
dilakukan formal. Dalam departemen personalia standar pelaksanaan dapat
lebih longgar, di mana karyawan dievaluasi kualitas kerjanya selama periode
waktu tertentu.

H. Pendekatan-pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif

Komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Koordinasi secara langsung

tergantung pada perolehan, penyebaran, pemrosesan informasi. Semakin besar
ketidak pastian tugas yang koordinasi , semakin membutuhkan informasi. Untuk
alasan ini, koordinasi pada dasarnya merupakan tugas pemrosesan informasi.

Ada tiga pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif, yaitu :

Pendekatan 1 : TEKNIK-TEKNIK MANAJEMEN DASAR

− Aturan dan prosedur

− Hirarki manajerial

− Penerapan tujuan dan rencana

Pendekatan 2 : MENINGKATKAN KOORDINASI POTENSIAL

− Investasi dalam sistem infrmasi vertikal

− Penciptaan hubungan-hubungan ke samping

Pendekatan 3 : MENGURANGI KEBUTUHAN AKAN KOORDINASI

− Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan

 − Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri

I. Mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar

Mekanisme-mekanisme dasar untuk pencapaian koordinasi adalah komponen-

komponen vital manajemenyang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Hirarki manajerial yaitu rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang
formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat
menumbuhkan integrasi bila dirumuskan secara jelas serta dilaksanakan
dengan pengarahan yang tepat.

2. Aturan dan prosedur yaitu keputusan-keputusan manajerial yang dibuat untuk

menangani kejadiankejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang
efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin.

3. Rencana dan penetapan tujuan yaitu pengembangan rencana dan tujuan dapat
digunakan untuk pengkoordinasian melalui pengarahan seluruh satuan
organisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.

J. Peningkatan koordinasi potensial

Koordinasi potensial dapat ditingkatkan dalam dua cara, vertikal dan

menyamping (horizontal) :

1. Sistem informasi vertikal yaitu peralatan melalui mana data disalurkan melewati
tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar
rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam
kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi dan operasi-operasi
internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan,
koordinasi dan pengawasan.

2. Hubungan-hubungan lateral (horizontal) yaitu melalui pemotongan rantai

perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi di pertukarkan dan
keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.

Ada beberapa hubungan lateral, yang dapat diperinci sebagai berikut :

a. Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektifitas

dan efisiensi kerja.

b. Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sehingga

mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
 c. Panitia dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan
pertemuan yang dijadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila dibutuhkan
untuk masalah-masalah khusus.

d. Pengintegrasian peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk

atau proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau proyek khusus
memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan perhatian yang terus menerus
dari seseorang.

e. Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui

perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan
implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian yang dijelaskan
diatas tidak secara efektif mengkoordinasikan tugas tertentu.

f. Organisasi matriks, dikembangkan pertama kali dalam industri ruang angkasa.

Tetapi akhir-akhir ini konsep organisasi matriks banyak dikembangkan
terutama pada perusahaan-perusahaan konstruksi, kontraktor, perusahaan-
perusahaan konsultan, kantor-kantor akuntan dan organisasi-organisasi lain
yang bekerja dengan banyak proyek yang mempunyai waktu penyelesaian
terbatas dan bersamaan, memerlukan koordinasi dan prestasi teknis tinggi,
serta membutuhkan berbagai keterampilan dan keahlian khusus.

K. Pengurangan kebutuhan akan koordinasi

Ada dua metode pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu :

1. Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan yaitu memberikan

kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku
atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

2. Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri yaitu teknik ini mengurangi
kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi.
Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab
penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Koordinasi adalah inti dari manajemen dan implisit dan melekat pada semua
fungsi manajemen. Jika tidak ada koordinasi pada suatu manajemen, maka
manajemen itu kita anggap telah gagal. Jika tidak ada koordinasi maka manajemen
tersebut akan berantakan karena tidak nyambungnya informasi yang di dapat dari
individu satu ke individu yang lain yang ada di dalam satu manajemen.

Koordinasi sangatlah dibutuhkan dalam setiap organisasai ataupun kelompok

apapun, demi tercapainya segala tujuan yang hendak dicapai. Komunikasi merupakan
suatu kunci utama dalam tercapainya suatu koordinasi yang efektif. Pada dasarnya
koordinasi merupakan suatu pemrosesan informasi. Di sini peranan menejer sangat
dibutuhkan dalam melaksanakan tugasnya dalam bidang pengontrolan, pengawasan
dan evaluasi. Kedekatan hubungan dan kelancaran informasi antara menejer dengan
bawahan pun juga sangat perlu diperhatikan agar dalam pelakasanaan tugas tidak
terdapat kesalahan informasi (miss comunications) ataupun tekanan dalam bekerja.

Sehingga dengan koordinasi yang baik dapat mempermudah suatu organisasi

menjadi lebih maju karena tercapainya tujuan dari organisasi tersebut.

B. Saran

1) Kepada pembaca agar dapat dimanfaatkan sebaik mungkin atas kepentingan

yang berhubungan dengan materi ini serta dapat menambah wawasan yang
berkaitan dengan fungsi manajemen.

2) Kepada penulis berikutnya agar dapat dijadikan referensi untuk menunjang

penulisan berikutnya.
 DAFTAR PUSTAKA

− Chung, K.H. & Megginson, L.C. 1981. Organizational Behavior Developing

Managerial Skills. New York: Harper & Row, Publishers.

− Gibson, J.L., Ivancevich, J.M., Donnelly, J.H., & Konopaske, R.

2003.Organizations: Behavior, Structure, Processes. 11th Edition. New York:
McGraw-Hill Irwin.