LAPORAN KERJA PRAKTEK

IMPLEMENTASI ERP MODUL PURCHASE ORDER

DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM KALSOFTE

PT. KUSUMAHADI SANTOSA

Oleh :

1106120182 Dinta Ayu Shavira

Dosen Pembimbing :

Soni Fajar Surya Gumilang, S.T., M.T.

(NIP 14751603-3)

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS REKAYASA INDUSTRI

UNIVERSITAS TELKOM

BANDUNG

1
 LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN KERJA PRAKTEK

IMPLEMENTASI ERP MODUL PURCHASE ORDER

DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM KALSOFTE

PT. KUSUMAHADI SANTOSA

Oleh :

Dinta Ayu Shavira

(1106120182)

Menyetujui,

PEMBIMBING KERJA PRAKTEK

Satmoko Setya Budi

NIK. 2637

2
 LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN KERJA PRAKTEK

IMPLEMENTASI ERP MODUL PURCHASE ORDER

DENGAN MENGGUNAKAN SISTEM KALSOFTE

PT. KUSUMAHADI SANTOSA

Oleh :

Dinta Ayu Shavira

(1106120182)

Menyetujui

DOSEN PEMBIMBING KOORDINATOR KERJA PRAKTEK

SONI FAJAR SURYA AMELIA KURNIAWATI, S.T.,M.T.

GUMILANG, S.T.,M.T.

(NIP 14751603-3) (NIP 10810591-1)

KETUA PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

MURAHARTAWATY, ST., MT.

(NIP 05820324-1)

3
 KATA PENGANTAR

Puji syukur ke hadirat Allah SWT, karena atas karunia dan rahmatNya, laporan Kerja
Praketek Implementasi ERP menggunakan system Kalsofte di PT Kusumahadi Santosa dapat
terselesaikan dengan baik.
Selesainya laporan kerja praktek ini tidak mungkin terwujud tanpa bantuan dari
berbagai pihak. Untuk itu penulis ucapkan banyak terima kasih kepada:

1. Bapak Soni Fajar Surya Gumilang, S.T., M.T. sebagai dosen pembimbing dalam
mata kuliah Kerja Praktek yang telah memberikan bimbingan dan arahan
sehingga laporan Kerja Praktek ini dapat diselesaikan.

2. Bapak Satmoko Setya Budi selaku Manager SIM dan pembimbing lapangan
selama pelaksanaan Kerja Praktek di PT Kusumahadi Santosa yang telah
memberikan kesempatan bagi penulis untuk mempraktekkan dan melihat secara
langsung penerapan dari teori-teori yang telah diperoleh dari bangku perkuliahan.

3. Karyawan, staf dan teman-teman kerja praktek yang telah memberikan saran dan
masukan sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan kerja praktek.

4. Serta semua pihak yang telah membantu penulis dalam penulisan laporan kerja
praktek ini.
Harapan penulis semoga Allah SWT membalas segala kebaikan pada semua pihak
yang tersebut diatas. Penulis sadar masih banyak kekurangan yang harus disempurnakan
dalam penyusunan laporan Kerja Praktek ini. Demi kesempurnaan laporan kerja praktek ini
penulis mengharapkan kritikan dan saran yang bersifat membangun dari pembaca.

Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih semoga laporan kerja praktek ini
bermanfaat bagi pembaca.

Karanganyar, 16 Juli 2015

Penulis

4
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN....................................................................................................2
KATA PENGANTAR............................................................................................................4
DAFTAR ISI...........................................................................................................................5
BAB I PENDAHULUAN........................................................................................................6
I.1 Latar belakang..............................................................................................................6
I.2 Rumusan masalah.........................................................................................................7
I.3 Lingkup Penugasan......................................................................................................7
I.4 Target Pemecahan Masalah.........................................................................................7
I.5 Metodologi penulisan....................................................................................................7
I.6 Rencana dan penjadwalan kerja..................................................................................7
I.7 Sistematika penulisan laporan.....................................................................................8
BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN......................................................................9
II.1 Gambaran Umum Perusahaan...................................................................................9
II.1.1 Profil PT. Kusumahadi Santosa...............................................................................9
II.1.2 Visi dan Misi............................................................................................................10
II.1.3 Struktur Organisasi PT. Kusumahadi Santosa....................................................11
II.1.4 Bidang Usaha..........................................................................................................12
II.2 Pengamatan Praktek Manajemen............................................................................12
BAB III..................................................................................................................................14
TEORI DASAR.....................................................................................................................14
III.1 Sistem Informasi.......................................................................................................14
III. 2 Data Flow Diagram.................................................................................................14
III. 3 ERP.........................................................................................................................15
III.4 ERP KALSOFTE.....................................................................................................16
BAB IV..................................................................................................................................17
PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK...............................................................................17
IV.1 Ruang Lingkup Kerja Praktek................................................................................17
IV.1.1 Waktu dan Tempat Kegiatan Kerja Praktek......................................................17
IV.1.2 Uraian Aktivitas Kegiatan Kerja Praktek...........................................................17
BAB V ANALISIS HASIL PELAKSANAAN KERJA......................................................21
V.1 Permasalahan.............................................................................................................21

5
 V.1.1 Latar Belakang Permasalahan...............................................................................21
V.1.2 Perumusan Masalah...............................................................................................25
V.1.3 Tujuan Analisis Masalah........................................................................................25
BAB VI SIMPULAN DAN SARAN....................................................................................37
VI.1 Simpulan...................................................................................................................37
VI.2 Saran.........................................................................................................................37
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................................38
LAMPIRAN..........................................................................................................................39

6
 BAB I
PENDAHULUAN

I.1 Latar belakang

Untuk dapat terjun ke dunia kerja setelah lulus kuliah, setiap mahasiswa harus
memiliki kesiapan dalam menghadapi keprofesianalan pekerjaannya yang sesuai dengan
bidang yang digelutinya. Banyak sekali hal yang menjadi hambatan bagi seseorang yang
belum mengalami pengalaman kerja untuk terjun ke dunia pekerjaan, seperti halnya ilmu
prngetahuan yang diperolehdi kampus bersifat statis ( pada kenyataannya masih kurang
adaptif atau kaku terhadap kegiatan kegiatan dalam dunia kerja yang nyata ), teori yang
diperoleh belum tentu sama dengan praktik kerja di lapangan , dan keterbatasan waktu
dan ruang yang mengakibatkan ilmu pengetahuan yang diperoleh masih terbatas.

Kerja praktek/ magang adalah salah satu mata kuliah yang ada di Fakultas Rekayasa
Industri, salah satunya yaitu di Program Studi Sistem informasi. Kerja praktek
merupakan suatu latihan yang dirancang secara cermat untuk menciptakan suatu
pengalaman kerja tertentu bagi mahasiswa, yang dilakukan dalam suasana belajar.
Dengan melaksanakan Kerja Praktek/Magang mahasiswa dilatih untuk mengenal dan
menghayati lingkup pekerjaan di dunia nyata. Hal ini diperlukan guna mengadaptasi diri
dengan lingkungan untuk melengkapi proses belajar yang telah diperoleh dari
perkuliahan.

I.2 Rumusan masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan, maka dapat dirumuskan
permasalahan, yaitu

- Sistem ERP apa yang digunakan di perusahaan kusuma hadi?

- Bagaimana implementasi system ERP di Kusuma Hadi?

-Bagaimana DFD yang dirumuskan dalam pengimplementasian ERP?

7
I.3 Lingkup Penugasan

Dalam penulisan laporan Kerja Praktek ini penulis membatasi masalah hanya
meliputi tugas-tugas yang diberikan oleh pembimbing lapangan di perusahaan PT
Kusumahadi Santosa yaitu tentang implementasi system ERP dan DFD setelah
menggunakan ERP di Kusuma Hadi.

I.4 Target Pemecahan Masalah

Target pemecahan masalahnya adalah dapat menyelesaikan tugas- tugas yang di
berikan dari pembimbing lapangan dan mendapatkan praktek langsung yang bermanfaat
untuk pengalaman kerja nantinya.

I.5 Metodologi penulisan

Metode laporan Kerja Praktek ini dengan melakukan survey langsung ke perusahaan
tersebut dengan mengumpulkan data-data yang di perlukan untuk penulisan laporan ini
dengan melaksanakan kerja di lembaga perusahaan tersebut.

I.6 Rencana dan penjadwalan kerja

Rencana diadakan kerja praktek ini adalah untuk :

1. Agar mahasiswa dapat mengisi masa liburan antar semester dengan sesuatu yang
berguna dan menunjang keahliannya.
2. Mahasiswa dapat memperoleh kesempatan untuk menerapkan ilmu pengetahuan
yang telah diperoleh dalam perkuliahan untuk diterapkan alam lapangan kerja.
3. Mahasiswa dapat membandingkan antara teori yang dikerjakan di kampus dengan
praktik kerja di lapangan.
4. Mahasiswa dapat memperdalam wawasan terhadap system kerja interdisiplin secara
profesional.
5. Sedangkan bagi perusahaan tempat kerja praktek, analisis dalam karya tulis ini dapat
berguna dan bermanfaat bagi evaluasi kerja, sehingga dapat mempertahankan hal-hal
yang baik dan mengurangi semua kesalahan di kemudian hari.

Penjadwalan Kerja : Dimulai pada tanggal 1 Juni – 15 Juli 2015. Di departemen SIM yang
dilaksanakan pada hari senin sampai sabtu. Pukul 08.00 -16.30 WIB.

8
I.7 Sistematika penulisan laporan

BAB I PENDAHULUAN

Berisi penjelasan mengenai latar belakang, rumusan masalah, batasan

masalah, tujuan dan manfaat, metodologi dan sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

Berisi penjelasan mengenai teori dasar lingkup kerja praktek yang

ditugaskan, profil dan sejarah singkat perusahaan, lokasi perusahaan, struktur organisasi,
dan kepegawaian perusahaan.

BAB III TEORI DASAR

Berisi tentang teori dasar dibidang keilmuan yang sesuai dengan masalah
yang akan dipecahkan dalam kerja praktek.

BAB IV LAPORAN PELAKSANAAN KERJA

Berisi penjelasan mengenai pekerjaan yang diberikan/ditugaskan dari

perusahaan

BAB V ANALSIS PELAKSANAAN KERJA

Berisi penjelasan mengenai pelaksanaan kerja/pemecahan masalah yang ada

di perusahaan.

BAB VI SIMPULAN DAN SARAN

Berisi pernyataan singkat mengenai hasil penelitian dan analisis data yang
relevan dengan tujuan. Saran mengenai pendapat mahasiswa kerja praktek tentang
kemungkinan pengembangan dan pemanfaatan hasil kerja praktek lebih lanjut.

LAMPIRAN

 Copy Surat Lamaran ke perusahaan/instasi yang bersangkutan.

 Copy balasan surat Lamaran dari perusahaan / instasi.
 Lembar penilaan pembimbing lapangan dari perusahaa.
 Lembar berita acara presentasi dan penilian akdemik.

9
 BAB II
TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

II.1 Gambaran Umum Perusahaan

Gambaran umum perusahaan berikut menguraikan profil, visi, dan misi struktur
organisasi dan bidang usaha PT. Kusumahadi Santosa.

II.1.1 Profil PT. Kusumahadi Santosa

Didirikan tahun 1980. PT. Kusumahadi Santosa merupakan salah satu bagian
dari Danar Hadi Group. Perusahaan ini merupakan pusat produksi produk tekstil
seperti benang, kain jadi ataupun setengah jadi untuk Danar Hadi Group dan
pembeli dari luar. Perusahaan juga menyediakan jasa Makloon &
Pre-treatment/Finishing kain.
Dibangun berdasarkan tradisi Jawa kuno dalam pembuatan batik berkualitas
tinggi, PT. Kusumahadi Santosa berkembang dari perusahaan pengrajin batik
menjadi perusahaan tekstil modern yang dapat memenuhi permintaan pasar
internasional.

Pabrik dan Kantor utama PT. Kusumahadi Santosa berada di Jl. Raya Jaten
Km 9.4 Karanganyar, Jawa Tengah.

II.1.2 Visi dan Misi

Visi Perusahan Kusuma Hadi

Visi merupakan cara pandang bagaimana ke depan PT. Kusumahadi Santosa dijalankan
dan agar tetap eksis di tenggah persaingan antar perusahaan tekstil di Indonesia. PT.
Kusumahadi Santosa siap menghadapi tantangan dengan selalu memperhatikan dan berusaha
memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan dengan meningkatkan mutu hasil produksi,
pelayanan dan daya saing. Berikut visi PT. Kusumahadi Santosa :

10
 a. Meningkatkan sumber daya manusia, disiplin yang tinggi, mampu bekerja keras
menghadapi ketatnya persaingan pada usaha tekstil.
b. Meningkatkan mutu pelayanan dan menjamin pemenuhan pesanan pelanggan
sebaik mungkin.
c. Karena hasil produksi dinikmati oleh pasar lokal dan Internasional maka
perusahaan berorientasi pada laba.

Misi PT. Kusumahadi Santosa

Misi PT. Kusumahadi Santosa yang telah ditetapkan adalah sebagai berikut :

a. Melestarikan batik dan pengadaan bahan baku yang dibutuhkan dalam pembuatan
kain batik halus.
b. Menjaga kualitas dan kuantitas produksi agar dapat memenuhi selera dan
permintaan konsumenmembantu pemerintah dalam menciptakan lapangan kerja dan
menunjang pembangunan
khususnya sandang utuk kebutuha masyarakat.

11
II.1.3 Struktur Organisasi PT. Kusumahadi Santosa

Struktur organisasi PT. Kusumahadi Santosa dan Kusumaputra Santosa

ditunjukkan pada Gambar 1.1.

GAMBAR 1.1

STRUKTUR ORGANISASI PT. KUSUMAHADI SANTOSA & PT

KUSUMAPUTRA SANTOSA

Sumber : Lampiran Surat Keputusan No. 002/SK/DIR/I/2014 2 Januari 2014

12
II.1.4 Bidang Usaha

PT. Kusumahadi Santosa bergerak pada industri manufaktur tekstil. Mereka

Memproduksi benang, kain setengah jadi, dan kain jadi. Jasa Makloon & Pre-
treatment/Finishing kain juga disediakan.

a. Produksi Tekstil

Produk yang ditawarkan perusahaan adalah benang, kain Greige, kain

Cambridge, kain Printed dengan berbagai desain, dan kain Dyed. Kain Greige
merupakan ekspor terbesar perusahaan.

b. Makloon

PT. Kusumahadi Santosa menyediakan jasa Makloon (produksi bahan). Mulai

dari weaving benang hingga dyeing Perusahaan memiliki mesin Pretreatment –
Finishing terbaik di Jawa Tengah hingga permintaan Makloon untuk jasa tersebut
cukup tinggi.

II.2 Pengamatan Praktek Manajemen

II.2.1 Aspek Produksi
PT. Kusumahadi Santosa memiliki Unit - unit produksi sebagai berikut:
a. Rendal
Singkatan dari Perencanaan dan Pengendalian. Semua proses produksi hanya bisa
berjalan setelah mendapat ijin dari mereka.
B. Spinning
Bertanggung jawab untuk memintal kapas menjadi benang.
b. Weaving
Bertanggung jawab untuk menenun benang menjadi kain.
c. Pre-Treatment/Finishing
Bertanggungjawab untuk menyiapkan kain untuk proses dyeing dan printing
d. Design
Departemen ini tidak bekerja dibawah Rendal. Mereka berada dibawah jurisdiksi
pemasaran. Desain kain menjadi tanggung jawab mereka. Dengan kata lain
mereka juga bertanggung jawab dalam Research & Development produk.

13
 e.Printing – Dyeing

Menyediakan mesin Rotary Printing & Flat printing untuk memproduksi kain
dengan kualitas dan warna sesuai kebutuhan.

II.2.2 Aspek Keuangan

Manajemen keuangan PT. Kusumahadi Santosa dilaksanakan oleh

Departemen Keuangan dan Departemen Akuntasi. Kegiatan mereka meliputi
perencanaan anggaran, pengelolaan dan pengalokasian dana perusahaan dan
penyusunan informasi akuntansi perusahaan.

II.2.3 Aspek Pemasaran

Departemen pemasaran PT. Kusumahadi Santosa terbilang cukup unik, karena
bertanggung jawab juga pada quality control, sales, research, dan development. Hal
ini terjadi akibat pembagian dan definisi job description yang kurang efektif.

II.2.4 Aspek Sumber Daya Manusia

Departemen Personalia bertanggung jawab dalam mengurus status

kepegawaiaan karyawan dan calon karyawan, begitu juga dengan pemberian
tunjangan dan menyetujui program pelatihan karyawan yang sudah diajukan oleh
departemen yang bersangkutan. Saat laporan ini ditulis jumlah karyawan PT.
Kusumahadi Santosa berjumlah kurang lebih 1800 orang.

14
 BAB III

TEORI DASAR

III.1 Sistem Informasi

Sistem adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang saling berkaitan dan
susunan prosedur yang saling berhubungan, yang melaksanakan dan mempermudah kegiatan-
kegiatan utama suatu organisasi. Infomasi adalah data yang telah diproses/diolah sehingga
memiliki arti atau manfaat yang berguna.

Kualitas Informasi tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :

1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau
menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi

informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

III. 2 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi

untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk
memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.

Didalam DFD terdapat 3 level, yaitu :

1. Diagram Konteks : menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili

seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi
dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang
ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari
sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak
sederhana untuk diciptakan.

2. Diagram Nol (diagram level-1) : merupakan satu lingkaran besar  yang mewakili
lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram
Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram ini memuat penyimpanan data.

3. Diagram Rinci : merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam
diagram.
15
Fungsi DFD

Fungsi dari Data Flow Diagram adalah :

-Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan
profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses
fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual
maupun komputerisasi. ·

-DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya
bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari
pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat
pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. ·        

- DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data
dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun
rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada
pemakai maupun pembuat program.

III. 3 ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah konsep untuk merencanakan

dan mengelola sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang,
waktu, material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas
hingga operasional di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk
menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan atas perusahaan
tersebut.

Konsep Dasar ERP

16
Gambar : 2.1 Konsep dasar ERP

ERP terdiri dari tiga elemen yaitu Enterprise atau perusahaan, Resource atau sumber
daya, dan Planning atau perencanaan. Ketiga konsep berujung pada sebuah kata kerja
yaitu Planning, yang berarti menekankan pada aspek perencanaan sumberdaya
perusahaan. Sumber daya perusahaan seperti Finansial, SDM, Rantai Suplai, dan
Customer dsb. Maka dari itu, ERP mengintegrasikan semua sumberdaya perusahaan.

Fungsi ERP

Fungsi ERP antara lain :

Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis

 Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise

 Menghasilkan informasi yang real-time

 Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

III.4 ERP KALSOFTE

ERP kalsofte adalah ERP yang dibuat / didesain langsung oleh perusahaan kusuma
hadi dengan menggunakan vendor dari India. Dari kebutuhan-kebutuhan perusahaan yang
diperlukan akhirnya dibentuklah sebuah proses bisnis dan dirancang sesuai kebutuhan
sehingga terciptalah sebuah system yang dinamakan dengan ERP kalsofte. Di ERP Kalsofte
terdapat 4 modul utama yang dijalankan yaitu produksi, pemasaran, logistic dan akuntasi.
Keempat modul saling terintegrasi dan dengan dibentuknya ERP di Kusuma Hadi dapat
mempermudah pekerjaan dan meyingkat proses bisnis.

17
 BAB IV

PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

IV.1 Ruang Lingkup Kerja Praktek

Ruang lingkup magang mencakup waktu dan tempat serta uraian aktivitas kegiatan
magang.

IV.1.1 Waktu dan Tempat Kegiatan Kerja Praktek

Kegiatan Kerja Praktek dilakukan selama 40 hari kerja dimulai dari tanggal 1
Juni hingga 16 Juli 2015. Kegiatan Kerja Praktek dilakukan di Kompleks Kantor
Utama PT. Kusumahadi Santosa yang beralamat di Jl. Raya Jaten Km 9.4
Karanganyar. Kegiatan Kerja Praktek dilakukan pada Divisi Sistem Informasi
Manajemen khususnya pada bidang Enterprise Resource Planning. Kegiatan Kerja
Praktek dilakukan setiap hari kerja dari Senin sampai dengan Sabtu dimulai dari
pukul 08.00 sampai dengan 16.30 WIB.

IV.1.2 Uraian Aktivitas Kegiatan Kerja Praktek

Daftar aktifitas kegiatan magang ditunjukkan pada Tabel 1.1

TABEL 1.1

DAFTAR AKTIFITAS KERJA PRAKTEK

No. Tanggal Aktivitas

1. 1 Juni 2015 Pembekalan dan pengenalan PT Kusumahadi Santosa

Penempatan dan pengenalan pada department SIM

2. 3 Juni 2015
(Sistem Informasi Manajemen)

Penyampaian tugas tugas , staf, budaya pada

3. 4 Juni 2015
department SIM
Penyampaian materi mengenai system ERP yang
4. 5 Juni 2015
diimplementasikan di Perusahaan Kusuma Hadi.
5. 6 Juni 2015 Penyampaian materi mengenai system ERP yang

18
 diimplementasikan di Perusahaan Kusuma Hadi.
6. 8 Juni 2015 Kunjungan Industri di Perusahaan Kusuma Hadi.
7. 9 Juni 2015 Penjelasan dokumen IT PT kusumahadi Santosa.
Pengenalan langsung system ERP Kalsofte Akuntasi.
10 Juni
8. Dan mempelajari implementasi dan masalah di ERP
2015
Kalsofte
Pengenalan langsung system ERP Kalsofte
11 Juni
9. Pemasaran. Dan mempelajari implementasi dan
2015
masalah di ERP Kalsofte
Pengenalan langsung system ERP Kalsofte Logistik.
12 Juni
10. Dan mempelajari implementasi dan masalah di ERP
2015
Kalsofte
Pengenalan langsung system ERP Kalsoft Produksi
13 Juni
11. Dan mempelajari implementasi dan masalah di ERP
2015
Kalsofte
15 Juni
12. Rapat rutin divisi SIM dan evaluasi kerja.
2015
16 Juni Pembuatan DFD level 1 proses pengadaan barang raw
13.
2015 material.

17 Juni Pembuatan DFD level 1 proses pengadaan barang raw

14.
2015 material.
18 Juni
15. -
2015
19 Juni
16. Pembuatan DFD level 1 proses pengadaan barang.
2015
20 Juni Konsultasi tugas yang diberikan dari pembimbing
17.
2015 lapangan.
22 Juni
18. Revisi tugas yang diberikan pembimbing lapangan.
2015
23 Juni
19. Pembuatan DFD level 2 proses pengadaan barang.
2015
24 Juni
20. Pembuatan DFD level 2 proses pengadaan barang.
2015
25 Juni
21. Konsultasi DFD level 2 proses pengadaan barang.
2015

19
 26 Juni
22. Revisi tugas DFD Level 2 proses pengadaan barang.
2015
27 Juni
23. Pembuatan DFD level 3 proses pengadaan barang.
2015
29 Juni
24. Rapat rutin dan evaluasi kerja divisi SIM.
2015
30 Juni
25. Pembuatan DFD level 3 proses pengadaan barang.
2015
26. 1 Juli 2015 Pembuatan DFD level 3 proses pengadaan barang.
Pembuatan dan konsultasi DFD level 3 proses
27. 2 Juli 2015
pengadaan barang dengan staf SIM / key user ERP.
28. 3 Juli 2015 Konsultasi DFD level 1, level 2, level 3.
29. 4 Juli 2015 Revisi DFD level 1, level 2, level 3
Penggabungan proses DFD dari departemen lain
30. 6 Juli 2015
seperti produksi, pemasaran dan logistik.
31.
7 Juli 2015 Rapat rutin dan evaluasi divisi SIM.

32. 8 Juli 2015 Pembuatan laporan kerja praktek.

33. 9 Juli 2015 Presentasi tugas kepada pembimbing lapangan.

34. 10 Juli 2015 Konsultasi tugas dengan pembimbing lapangan.

Revisi tugas.
35. 11 Juli 2015
Pembuatan Laporan kerja praktek.
36. 13 Juli 2015 Revisi tugas.
Memperlajari kembali ERP di Perusahaan Kusuma
37. 14 Juli 2015
Hadi.
Berdikusi dengan anggota kerja praktek yang lain
38. 15 Juli 2015 tentang tugas dan kegiatan yang dilakukan di divisi
masing-masing.
39 16 Juli 2015 Penutupan

Table 1
Uraian aktivitas kegiatan kerja praktek yang dilakukan adalah sebagai berikut:

20
a. Mempelajari dan proses sistem informasi PT. Kusumahadi Santosa

Langkah pertama untuk mengidentifikasi proses bisnis suatu perusahaan adalah

dengan melakukan review dokumen proses bisnis perusahaan. Berbagai
dokumentasi yang relevan mengenai proses bisnis perusahaan dikumpulkan dan
dianalisa agar alur proses bisnis dapat tergambar dengan jelas dan rekomendasi
perbaikan dapat disusun. Sistem informasi yang saat ini berjalan (Foxpro) dan
framework ERP yang akan dipasang di masa yang akan datang juga dipelajari

b. Desain Data Flow Diagram

Data Flow Diagram merupakan representasi grafis dari alur proses data pada
sebuah sistem informasi. Pada pembuatan sistem Enterprise Resource
planning suatu perusahaan Data Flow Diagram berguna untuk mengetahui
apa saja data dan proses yang menjadi input dan output pada sistem
informasi. Selama kegiatan magang berlangsung Data Flow Diagram yang
dibuat adalah Level 0 hingga Level 3

c.Pertemuan antar departemen untuk pembentukan sistem Enterprise

Resource Planning (ERP)

Pada hari Senin sampai Sabtu para Key User, User yang telah dipilih oleh Tim
ERP perusahaan; Berkumpul untuk mengerjakan proses ERP dari masing –
masing departemen. Terdapat 3 key user yang sudah berjalan yaitu key user
produksi, pemasaran dan logistic sedangan akuntasi masih dalam proses
pencarian key user dan evaluasi proses ERP .

d.Pembuatan notulen pertemuan

Notulen adalah naskah dinas yang mencatat jalannya sebuah acara mulai dari
pembukaan, pembahasan masalah, sampai dengan pengambilan keputusan,
serta penutupan. Notulen berfungsi sebagai bukti terjadinya suatu acara dan
seringkali digunakan untuk melaporkan kegiatan acara pada mereka yang
membutuhkannya .

Pada akhir pertemuan, notulen diberikan pada Direktur Produksi, Pemasaran,

Keuangan, dan Umum sebagai laporan untuk dievaluasi lebih lanjut.

21
 BAB V
ANALISIS HASIL PELAKSANAAN KERJA

V.1 Permasalahan

Permasalahan mencakup latar belakang, perumusan masalah, dan tujuan analisis

masalah.

V.1.1 Latar Belakang Permasalahan

Selama melaksanakan aktivitas kerja praktek bersama Tim Sistem

Informasi Manajemen. PT. Kusumahadi Santosa khususnya pada bidang
implementesi ERP, terlihat beberapa masalah yang menyebabkan aktivitas
implementasi ERP sulit dilakukan. ERP Kalsofte yang di pesan dari India ini
sudah berjalan dari Januari 2015.

Tugas utama bagian Sistem Informasi Manajemen PT. Kusumahadi

Santosa adalah mengurus dan mengembangkan infrastruktur teknologi informasi
perusahaan, namun infrastruktur yang ada sudah terlewat tua dan membutuhkan
upgrade yang menyeluruh. Sudah tiga puluh tahun perusahaan ini tidak
melakukan update sistem informasi, bahkan Dedicated Server perusahaan masih
menggunakan sebuah PC desktop. Departemen Sistem Informasi Manajemen
PT. Kusumahadi Santosa pada saat ini memfokuskan diri pada berbagai
perbaikan perusahaan melalui pengembangan dan implementasi Enterprise
Resource Planning, melakukan update pada berbagai infrastruktur sistem
informasi manajemen PT. Kusumahadi Santosa. Dengan menggunakan ERP
maka dapat meminimalisir kesalahan dalam pekerjaan. Sehingga setiap
departemen di PT. Kusuma Hadi dapat menginput informasi – informasi
perusahaan di sebuah system yang saling terintegrasi satu sama lainnya.

Tabel 2.2 menunjukkan rencana tersebut secara lebih rinci.

22
23
Table 2.1 Rencana Kerja ERP

24
25
V.1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan, maka dapat
dirumuskan permasalahan, yaitu diperlukan evaluasi implementasi ERP di
perusahaan kusuma hadi dan proses DFD setelah menggunakan ERP. Apakah
dengan ERP tugas dan pekerjaan di Kusuma Hadi menjadi mudah.

V.1.3 Tujuan Analisis Masalah

Berdasarkan rumusan masalah yang dibuat, maka tujuan analisis masalah ini
adalah melaporkan hasil implementasi sistem Enterprise Resource Planning
selama 40 hari kerja di PT. Kusumahadi Santosa.

Penjabaran dalam identifikasi proses bisnis yang relevan dengan pembentukan sistem
Enterprise Resource Planning akan ditunjukkan melalui Data Flow Diagarm (DFD) pada

26
 DATA FLOW DIAGRAM LEVEL 0

Pada DFD Level 0. Interaksi sistem dengan pihak eksternal perusahaan ditunjukkan.
Secara umum gambar diatas menunjukkan visualisasi kegunaan sistem ERP dalam
interaksinya dengan pihak luar.

Modul ERP diatas bertujuan untuk meningkatkan efisiensi proses bisnis dan
memudahkan komunikasi dan dokumentasi aktivitas perusahaan dengan cara
mengirimkan dan menerima aplikasi, dokumen, dan perintah pada pihak eksternal
perusahaan yang relevan dalam berjalannya aktivitas bisnis PT. Kusumahadi Santosa.

27
 Untuk interaksi sistem dengan pihak internal ditunjukkan dengan DFD Level 1 pada
gambar 2.2. Modul-modul utama sistem ERP dan cara kerja mereka dapat dilihat alur
dan fungsinya. Dapat dilihat bahwa sistem ERP memfasilitasi komunikasi antar
departemen. Sistem ERP juga akan mengurangi beban keja user dengan cara membuat
beberapa proses bisnis berjalan dengan otomatis dan memberikan Document Template
yang sudah terstandarisasi untuk mempersingkat waktu pembuatan dokumen.

Untuk aspek pengawasan, tiap Manajer Departemen akan diberikan aplikasi untuk
mengawasi performa dan mendapat laporan masalah yang akan timbul pada departemen
mereka lewat berbagai gadget yang tersedia yang lalu laporan tersebut dapat ditembuskan
pada Direktur Divisi masing-masing.

28
DFD LEVEL 1 PENGADAAN BARANG (NON RAW MATERIAL)

29
DFD LEVEL 2 PENGADAAN BARANG (NON RAW MATERIAL)

30
DFD LEVEL 3 PENGADAAN BARANG (NON RAW MATERIAL)

31
DFD LEVEL 1 PENGADAAN BARANG (RAW MATERIAL)

32
DFD LEVEL 2 PENGADAAN BARANG (MATERIAL)

33
DFD Level 3 Pengadaan Barang ( Material)

34
 Ternyata dalam implementasi ERP yang baru berjalan hampir 1 tahun ini masih terdapat
banyak masalah diantanya adalah

Table 3.1 Permasalahan program ERP Kalsofte

No modul permasalahan solusi

1. Purchase Item yang sudah masuk ke dalam Request for Quotation Untuk solusi yang kami
Order tidak dapat kembali ke dalam list pendingPR inginkan ialah pada saat kita
**sebuah item “ A-E “ akan dibuatkan Request for membuat data Request For
Quotation dengan supplier “1” dan “2”, kemudian ternyata Quotation, dan Supplier
dua supplier tersebut sama-sama tidak memiliki stock untuk Quotation, maka untuk item
item “B”. – item yang tidak
Maka yang menjadi permasalah ialah ketika kita ingin mendapatkan jawaban
membuat penawaran untuk item “ dengan supplier yang Quotation bisa terlihat
baru, item “B” tidak akan keluar lagi di item PR pending. sebuah status yang
Dan kalau kita harus menghapus record yang sudah ada lalu menyatakan bahwa barang
melakukan inputan kembali, maka hal tersebut sangatlah tersebut ialah “NO
tidak efisien apalagi kalau data yang terinput lebih dari 1 STOCK” dan item tersebut
data bisa kembali ke list item PR
Pending, sehingga hal
tersebut akan lebih
mempermudah user dalam
pembuatan Quotation baru.
2. Account Digit angka di purchase bill terbatas hanya sampai 7 digit. untuk solusi yang kami
ing ** contoh : pada saat user ingin merubah rate di dalam inginkan ialah, agar digit di
modul purchase bill dari nilai 41500000 menjadi 45650000 bill rate dapat bertambah lg.
maka setelah diketik angka tersebut hanya bisa tertulis
menjadi 4565000 saja.
- tampilan purchase bill

3. Purchase Supplier Quotation yang sudah menjadi PO masih terlihat di Untuk solusi yang kami
35
 Order daftar pending Supplier Quotation. Hal ini terlihat pada saat inginkan ialah, setiap
proses pembuatan PO baru yang menggunakan Quotation. Supplier Quotation yang
Maka pada saat kita klik fasilitas add, maka begitu banyak sudah menjadi PO maka
Supplier Quotation yang terlihat. sebaiknya tidak terlihat lagi
di fasilitas add pada PO
with Quotation, karena hal
tersebut terlihat sangat
bersemak. Sehingga
Supllier Quotation yang
belum dijadikan PO saja
yang akan terlihat.
4. Stores Tampilan report di modul Stores Inventory-Report- user menginginkan agar
Inventor Periodical-Material Issue Requisition List-Departmentwise, alert tersebut tidak muncul
y maka setelah user menekan tombol Crystal, maka ianya akan kembali, sehingga user
menampilkan alert, dan ketika User menekan tombol OK, dapat melihat hasil report
window ini akan hilang dan kembali ke tampilan depan. Material Issue Requisition
*tampilan report yang akan di-crystal dari Crystal

**alert yang muncul setelah tombol Crystal ditekan.

5 Finance Pengecekan saldo keuangan secara akumulasi total tidak untuk solusi yang kami
dapat dilakukan oleh User Finance, karena tidak ada fasilitas inginkan ialah agar fasilitas

36
 untuk melihat saldo Keuangan yang hanya menunjukkan untuk pengecekan saldo
jumlah saldo keseluruhan. secara akumulasi dapat
benar - benar terlihat.
Sehingga user dapat
mengetahui secara pasti
berapa jumlah saldo yang
ada. Selain itu agar user
lebih mudah untuk
memantau jumlah saldo
yang ada

Kelebihan dan keurangan menggunakan ERP :

Table 3.2 Kelebihan dan kekurangan ERP

37
 BAB VI
SIMPULAN DAN SARAN

VI.1 Simpulan
Dalam implementasi ERP Kalsofte yang baru berjalan hampir 1 tahun ini
pada umumnya sudah berjalan lancar hanya sebagian pada proses di modul ERP yang
tidak dapat berjalan. Namun dengan begitu masih bisa diperbaiki dengan evaluasi
dari team key user erp dan departemen SIM. Dengan ERP banyak manfaat yang
diperoleh hasil report jadi lebih terstruktur dan dapat terintegrasi dengan departemen
lainnya hanya dengan menggunakan satu system.

VI.2 Saran
 Dengan menggunakan ERP diharapkan dapat mempermudah pekerjaan di perusahaan
Kusuma Hadi.
 Terjalinnya komunikasi yang baik dan antara karyawan, staf dan pelaksana kerja
praktek di perusahaan Kusuma Hadi.

38
 DAFTAR PUSTAKA

Perencanaan sumber daya perusahaan. http://id.m.wikipedia.org (diakses Juli 10, 2015).

ERP. http://peterdraw.wordpress.com (diakses Juli 10, 2015).

39
 LAMPIRAN

Berikut saya lampirkan :

 Copy Surat Lamaran ke perusahaan/instasi yang bersangkutan.

 Copy balasan surat Lamaran dari perusahaan / instasi.
 Lembar penilaan pembimbing lapangan dari perusahaa.
 Lembar berita acara presentasi dan penilian akdemik.

40