Buku Informasi UK 04

BUKU INFORMASI
MENYUSUN KEBUTUHAN DAN ANGGARAN

PENGADAAN BARANG/ JASA
LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA
DIREKTORAT PELATIHAN KOMPETENSI
Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta
2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa M.749020.004.02
DAFTAR ISI
BAB I ..................................................................................................................... 6
PENDAHULUAN ....................................................................................................... 6
1.1 TUJUAN UMUM ........................................................................................... 6
1.2 TUJUAN KHUSUS ........................................................................................ 6
1.3 GAMBARAN UMUM ...................................................................................... 7
BAB II ...................................................................................................................11
PENYUSUNAN KEBUTUHAN BARANG DAN JASA .......................................................11
2.1 SPEND ANALYSIS ......................................................................................11
2.1.1. Definisi dan Manfaat ............................................................................11
2.1.2. Kerangka Kerja ....................................................................................16
2.1.3. Contoh Penerapan Spend Analysis ........................................................29
2.2 TUJUAN DAN RENCANA ORGANISASI .........................................................35
2.2.1. Tujuan Organisasi ................................................................................36
2.2.2. Rencana Organisasi .............................................................................37
2.3 IDENTIFIKASI RINCIAN KEBUTUHAN BARANG/ JASA ...................................37
2.4 CONTOH PENYUSUNAN KEBUTUHAN ..........................................................46
BAB III ..................................................................................................................49

PENYUSUNAN PAKET DAN STRATEGI PENGADAAN ..................................................49
3.1 Menentukan Prioritas Kebutuhan ................................................................49
3.2 Pemaketan Pengadaan ...............................................................................50
3.2.1. Supply Positioning Model ......................................................................53
3.2.2. Teori Supply Demand...........................................................................57
3.2. Penyusunan Paket Pengadaan ....................................................................61
3.3 Contoh Proses Pemaketan ..........................................................................62
Judul Modul: Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan B/J

Halaman: 2 dari 117
Buku Informasi Versi 2: Januari 2017
BAB IV ..................................................................................................................63
RENCANA ANGGARAN PENGADAAN BARANG/JASA ..................................................63
4.1 PENYUSUNAN ANGGARAN PENGADAAN BARANG/JASA ................................63
4.1.1. Sumber data pembuatan anggaran/sumber referensi harga ...................63
4.1.2. Identifikasi komponen pekerjaan (Work Breakdown Structure) dan
komponen harga .............................................................................................64
4.1.3. Penentuan harga satuan pekerjaan/kegiatan pengadaan barang/jasa .....67
4.1.4. Penyusunan Rincian Anggaran Biaya (RAB) ...........................................68
4.2 PERSETUJUAN RENCANA ANGGARAN .........................................................73
4.3 DOKUMENTASI RENCANA PAKET PENGADAAN BARANG/JASA ......................73
DAFTAR REFRENSI............................................................................................... 107

GLOSARI ............................................................................................................ 76
INDEX ................................................................................................................ 80

Halaman: 3 dari 117
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Area pengembangan dan pengaruh terhadap kinerja ...................................16

Tabel 2 Level Klasifikasi Data Pembelanjaan ............................................................20
Tabel 3 Data Hasil Ekstrak, Validasi, Pembelsrihrsihan, dan Klasifikasi .......................30
Tabel 4 Hasil analisis Data ......................................................................................31
Tabel 5 Pengelompokkan data berdasarkan komoditas, fungsi pengguna, dan pemasok
.............................................................................................................................46
Tabel 6 Contoh Rencana Anggaran Biaya ................................................................72

Halaman: 4 dari 117
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Hubungan antara spend analysis, paket pengadaaan dan rencana

anggaran dalam menyusun kebutuhan pengadaan barang/jasa................................. 7
Gambar 2 Tahap Pelaksanaan Spend Analysis.........................................................17
Gambar 3 Tahap 2 Proses Spend analysis dan Pertanyaan yang ingin dicari jawabannya
dari proses spend analysis......................................................................................19
Gambar 4 Data Spending Setiap Komoditas .............................................................32
Gambar 5 Data Spending berdasarkan Pemasok ......................................................33
Gambar 6 Data Spending berdasarkan Pengguna .....................................................39
Gambar 7 Piramida tujuan dan rencana organisasi ...................................................36
Gambar 8 Supply Positioning Model.........................................................................54
Gambar 9 Kurva Supply Demand ............................................................................57
Gambar 10 Alur Pemaketan Barang/Jasa di Organisasi Pemerintah......................... 64
Gambar 11 Alur Pemaketan Barang/Jasa di Organisasi Profit................................. 65
Gambar 12. Pengelompokan Paket PEngadaan..................................................... 65
Gambar 13 Contoh Work Breakdown Structure ........................................................81
Gambar 14 Struktur Anggaran Penerapan Penganggaran Berbasis Kinerja .................82
Gambar 15 Alur Penyusunan Anggaran dari Pemerintah Pusat ..................................87
Gambar 16. Biaya Komponen Utama......................................................................89
Gambar 17 Alur-Alur Persetujuan Rencana Anggaran ...............................................96

Halaman: 5 dari 117
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 TUJUAN UMUM

Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu melakukan analisis
belanja (Spend Analysis), menyusun kebutuhan, menyusun paket dan prioritas
pengadaan barang dan jasa serta menyusun rencana anggaran.
1.2 TUJUAN KHUSUS

Pada modul ini, peserta latih akan mempelajari hal berikut:
1. Melakukan analisis belanja (Spend Analysis), yang mencakup:
 mengidentifikasi belanja pengadaan barang dan jasa tahun-tahun
sebelumnya secara cermat;
 mengelompokkan barang dan jasa secara cermat, sesuai dengan jenis, nilai
dan risiko/dampaknya;
 mengidentifikasi kondisi pasar dan penyedia barang dan jasa untuk
memperkaya Spend Data;
 menganalisis perbedaan harga tahun sebelumnya dan harga pasar saat
ini.
2. Menyusun kebutuhan barang dan jasa, yang mencakup:
 mengidentifikasi kebutuhan barang/ jasa yang diperlukan untuk
mendukung pencapaian tujuan (tujuan jangka pendek, jangka menengah
dan jangka panjang) organisasi secara lengkap berdasarkan prediksi hasil
analisis belanja (spend analysis);
 menyusun kebutuhan barang dan jasa yang telah diidentifikasi menjadi
rencana kebutuhan organisasi.
3. Menyusun paket dan prioritas pengadaan barang dan jasa, meliputi:
 menyusun paket pengadaan barang dan jasa secara cermat dengan
menggabungkan atau mengintegrasikan kebutuhan yang sejenis dan/ atau
memberikan kinerja yang terukur,
 menentukan prioritas paket pengadaan barang/ jasa secara tepat
berdasarkan urgensi dan risiko/ dampaknya.

Halaman: 6 dari 117
4. Menyusun rencana anggaran pengadaan barang/ jasa, meliputi:

 menyusun harga satuan pekerjaan atau kegiatan pengadaan barang/ jasa
secara cermat sesuai dengan jenis dan spesifikasi umum berdasarkan hasil
analisis belanja;
 menyusun rencana anggaran/ biaya setiap paket pengadaan barang/ jasa
secara cermat berdasarkan jenis, volume dan harga satuan dengan tepat;
 menyampaikan rencana kebutuhan dan anggaran pengadaan barang/ jasa
yang telah dirumuskan, kepada pihak yang diberi kewenangan oleh
organisasi/ lembaga untuk memperoleh persetujuan;
 mendokumentasikan rencana paket pengadaan barang/ jasa yang telah
mendapatkan persetujuan secara tepat sesuai dengan ketentuan;
1.3 GAMBARAN UMUM

Buku Informasi ini menggambarkan secara keseluruhan tahap yang perlu
dilakukan dalam MENYUSUN KEBUTUHAN DAN ANGGARAN PENGADAAN
BARANG/JASA, dimulai dari Spend Analysis untuk memprediksi kebutuhan periode
yang akan datang, sampai dengan penyusunan kebutuhan dan anggaran
pengadaan barang/jasa.
Spend Keputuusan
Belanja
Kebutuhan
Analysis
Paket-Paket Pemilihan
Pengadaan Paket
Pengadaan
Rencana
Pengesahan
Anggaran Anggaran
Gambar 1. Hubungan antara spend analysis, paket pengadaaan dan rencana anggaran
dalam menyusun kebutuhan pengadaan barang/jasa.

Halaman: 7 dari 117
Penyusunan kebutuhan pengadaan barang/jasa dalam suatu organisasi

memerlukan beberapa tahap sebagaimana diperlihatkan dalam gambar 1. Spend
Analysis diperlukan sebagai langkah awal dengan melihat berbagai data internal
dan eksternal organisasi untuk membuat keputusan pembelajaan (spend
decision). Setelah organisasi mempunyai keputusan belanja, maka dibuatlah
paket-paket pengadaan dengan berbagai opsi atau pilihan-pilihan yang paling
sesuai dengan tujuan organisasi, sebagai contoh yang paling ekonomis, atau
paling optimum pelayanannya. Dari proses ini, organisasi akan mempunyai pilihan
paket-paket pengadaan. Selanjutnya, paket-paket pengadaan tersebut
dimasukkan dalam rencana anggaran pengadaan barang/jasa organisasi.
Rencana anggaran pengadaan barang/jasa organisasi ini kemudian ditelaah
dengan melihat kemampuan keuangan dan prioritas organisasi. Rekomendasi
dari hasil telaah paket-paket pengadaan tersebut kemudian diajukan kepada
otoritas yang berwenang dalam organisasi untuk mendapatkan pengesahan.
Bab 2 menjelaskan Spend Analysis dimana data histori pengeluaran/

pembelanjaan organisasi dipelajari dan dievaluasi melalui beberapa cara
pengelompokkan dan pengayaan data. Analisis dikaitkan dengan prioritas
organisasi, misalnya, pengurangan biaya pembelanjaan, penyusunan strategi
pengadaan, ataupun pembinaan hubungan yang baik dengan pemasok utama.
Hasil Spend Analysis dijadikan dasar untuk mengidentifikasi kebutuhan barang/
jasa organisasi, memprediksi/ memperkirakan pembelanjaan yang akan datang,
dan meningkatkan efisiensi pengadaan.
Penyusunan kebutuhan barang/jasa organisasi harus berlandaskan kepada tujuan

dan rencana organisasi yang biasanya terdiri dari tujuan jangka pendek, jangka
menengah dan jangka panjang. Strategi pengadaan barang/jasa yang matang
dan menyeluruh akan sangat berguna untuk memastikan bahwa barang/jasa
yang diperlukan dapat diperoleh untuk mencapai tujuan organisasi. Pentingnya
pemahaman tujuan dan rencana organisasi dengan penyusunan kebutuhan
barang/jasa ini dijelaskan pada Bab 2.
Kebutuhan organisasi harus diselaraskan dengan kondisi pasar, antara lain

kesiapan/ketersediaan pasar untuk menyediakan kebutuhan barang/jasa tersebut,

Halaman: 8 dari 117
persaingan penyedia barang/jasa agar harga dapat selalu bersaing dengan sehat,
transparasi untuk menghindari kemungkinan terjadinya praktek-praktek korupsi,
kolusi dan nepotisme dan hubungan baik yang profesional.
Penyusunan paket pengadaan yang tepat dan sehat juga merupakan bagian dari
penyusunan strategi pengadaan. Penggabungan/pemaketan beberapa
barang/jasa menjadi satu yang tidak tepat dapat mengakibatkan tidak adanya
persaingan pasar sehingga harga menjadi tidak bersaing. Pemecahan beberapa
paket pengadaan yang tidak perlu akan mengakibatkan menghilangkan
kesempatan untuk mendapatkan harga yang lebih baik dan menyebabkan proses
pengadaan menjadi tidak efisien. Hal-hal yang berkaitan dengan pemaketan
tersebut di atas dijelaskan pada Bab 3.
Paket pengadaan barang/jasa yang sehat perlu didukung oleh pengetahuan

mengenai perkiraan harga barang/jasa yang dibutuhkan. Perkiraan harga
barang/jasa secara umum dapat dilihat dari hasil Spend Analysis yang terperinci,
atau sumber-sumber lain yang dapat dijadikan, misalnya harga dari paket
pengadaan periode sebelumnya, data dari internet, informasi dari beberapa
pemasok ataupun gabungan dari sumber-sumber tersebut.
Penentuan harga perkiraan juga dapat dibantu dengan menggunakan Work

Breakdown Structure. Sebagai contoh, perkiraan harga pengadaan pembuatan
jalan tol tentunya tidak akan didasarkan hanya dari harga pembuatan satu atau
dua jalan tol, tetapi mengacu pada harga satuan pembelian bahan dasar material
pembuatan jalan tol. Akan tetapi sebaliknya, penentuan harga pembelian unit
komputer tidak akan dilihat berdasarkan beratnya komputer ataupun komponen-
komponen yang ada di dalam komputer, kecuali pengadaan pada organisasi yang
bergerak di bidang perakitan komputer.
Perkiraan harga ini akan dijadikan acuan dalam anggaran organisasi dan/atau
juga dalam pembuatan perkiraan nilai kontrak pengadaan. Anggaran pengadaan
barang/jasa harus disetujui oleh pejabat yang diberikan kewenangan oleh
organisasi, biasanya pimpinan tertinggi organisasi. Proses persetujuan ini juga
biasanya bertingkat sebelum disetujui oleh pimpinan tertinggi organisasi,

Halaman: 9 dari 117
termasuk pejabat bagian pengguna, bagian pengadaan dan bagian keuangan.

Setelah disetujui, barulah anggaran dapat digunakan sebagai acuan untuk
pembelanjaan barang/jasa organisasi. Seluruh proses penyusunan anggaran
tersebut dibahas pada Bab 4, bab terakhir dari Buku Informasi ini.
Buku Informasi UK-04 ini merupakan bagian dari modul pembelajaran pengadaan
barang/jasa berdasarkan SKKNI No.70, Tahun 2016. Sangat direkomendasikan
bagi para peserta untuk mempelajari kompetensi lain yang terkait dengan
perencanaan pengadaan barang/jasa, seperti Buku Informasi UK 05 dan UK 06,
untuk mendapatkan pemahaman yang lebih lengkap.
Pada bagian akhir modul ini, tersedia :

• Daftar Referensi yang berisikan rujukan literatur terkait
• Glossary yang berisikan istilah yang digunakan dalam modul ini
• Index untuk memudahkan pencarian topik tertentu

Halaman: 10 dari 117
BAB II
PENYUSUNAN KEBUTUHAN
BARANG DAN JASA
Penyusunan kebutuhan barang/jasa organisasi harus berlandaskan kepada tujuan dan

rencana organisasi yang biasanya terdiri dari tujuan jangka pendek, jangka menengah
dan jangka panjang. Identifikasi kebutuhan barang/jasa juga memanfaatkan data
historis pengadaan atau pembelian pada periode sebelumnya, melalui proses Spend
Analysis. Identifikasi kebutuhan ini perlu memperhatikan sisi kualitas, kuantitas, lokasi
kebutuhannya, waktu, spesifikasi detil, cadangan dan juga harga. Gambaran
kebutuhan barang/jasa yang menyeluruh (jangka pendek sampai jangka panjang) akan
dijadikan dasar untuk penyusunan strategi masing-masing pengadaan.
2.1 SPEND ANALYSIS

2.1.1. Definisi dan Manfaat
Spend Analysis merupakan salah satu langkah dasar yang penting dalam
penyusunan anggaran dan paket pengadaan guna membangun strategi
pengadaan yang tepat dan menghasilkan pembelian barang/jasa dengan kualitas
dan harga yang bersaing. Pandit dan Marmanis, dalam buku Spend Analysis –
The Window into Strategic Sourcing 1 menjelaskan bahwa ”Spend analysis adalah
proses menganalisis data historis pembelian pada sebuah organisasi untuk
memberikan gambaran mengenai visibilitas pembelanjaan, kepatuhan, dan
kontrol”.
Sebagai salah satu langkah dasar perencanaan pengadaan, Spend Analysis perlu
dilakukan, baik terhadap kontrak periode sebelumnya, maupun yang sedang
berlangsung. Spend Analysis seringkali menjadi langkah pertama dalam
menyelaraskan strategi pengadaan dengan strategi persaingan pada suatu
organisasi. Untuk menganalisis semua barang dan jasa yang telah dibeli dan
1
Kirit Pandit and Haralambos Marmanis, Spend Analysis – The Window into Strategic Sourcing, 2008

untuk memperkirakan pembelian yang akan datang, organisasi perlu untuk

mengumpulkan total pembelian diseluruh divisi-divisi didalam organisasi.”
(Rendon, 2005)2. Informasi pembelian setiap divisi dalam suatu organisasi akan
memberikan visibilitas mengenai total belanja yang diperlukan dan untuk
memprediksi total kebutuhan setiap divisi untuk periode berikutnya.
Penerapan ini dianjurkan untuk dilaksanakan secara teratur pada setiap kontrak
sehingga mempermudah Pengelola Pengadaan untuk memonitor data
pembelanjaan dan mencari data yang diperlukan untuk perencanaan pengadaan
periode berikutnya. Data yang lengkap mempermudah Pengelola Pengadaan
untuk mengidentifikasi kebutuhan pengadaan periode berikutnya secara
menyeluruh. Secara umum, Spend Analysis dilakukan oleh bagian pengadaan,
pengguna, dan bagian terkait lainnya atas delegasi pimpinan tertinggi organisasi.
Didalam organisasi profit, bagian-bagian tersebut merupakan bagian yang berdiri
sendiri-sendiri. Sedangkan pada organisasi pemerintah, bagian tersebut berada di
bawah Pengguna Anggaran.
Penerapan Spend Analysis dapat memberikan manfaat di berbagai area, seperti

(Tabel 1) :
1. Efisiensi biaya barang/jasa.
Pada Spend Analysis terdapat proses identifikasi rincian komponen biaya

barang/jasa periode sebelumnya, yang hasilnya digunakan sebagai dasar
penyusunan rencana anggaran pengadaan yang akan datang. Hasil tersebut
dapat dimanfaatkan untuk mengidentifikasi potensi pengurangan biaya yang
dapat dicapai, dengan tetap mempertahankan kualitas atau spesifikasi teknis.
Sebagai contoh, untuk memperkirakan biaya jasa tenaga ahli periode

mendatang diperlukan data historis biaya tenaga ahli terkait pada periode
sebelumnya sebagai acuan. Kemudian data tersebut disesuaikan dengan
2
Rendon, R., Commodity sourcing strategies: Process, best practices, and defense initiatives, Journal of
Contract Management, 7-20, 2005

tingkat inflasi, sehingga penetapan harga satuan periode mendatang bisa

dilakukan dengan lebih baik.
2. Manajemen pemasok.
Data Spend Analysis dapat bermanfaat untuk menghilangkan duplikasi
pemasok dimana barang/jasa tertentu lebih baik disuplai oleh satu pemasok
saja dengan harga rendah yang bersaing, sehingga efisiensi dan kontrol
terhadap pemasok dapat dimaksimalkan. Selain itu, data Spend Analysis
dapat juga digunakan untuk melihat daftar pemasok yang berhubungan bisnis
dengan organisasi, mulai dari pemasok skala kontrak besar sampai skala
kontrak kecil, termasuk data bidang usahanya.
Sebagai contoh, data hasil Spend Analysis menunjukkan salah satu pemasok
memiliki jumlah tagihan relatif banyak, sangat tinggi, dan berkesinambungan.
Informasi ini bermanfaat bagi organisasi untuk dipelajari lebih jauh, sejauh
mana organisasi sangat tergantung pada pemasok tersebut dan apakah ada
pemasok lain yang dapat menyediakan kebutuhan yang sama dengan harga
yang lebih baik. Hal ini akan dibahas lebih lanjut pada bagian Supply
Positioning Model.
3. Kepatuhan terhadap kontrak.

Data-data yang dikumpulkan untuk melakukan Spend analysis dapat juga
didesain untuk mengakomodasi informasi mengenai kepatuhan kinerja
pemasok terhadap kontrak. Misalnya, ketentuan mengenai komitmen jangka
waktu pengiriman barang. Data mengenai kapan barang dikirim yang
diperoleh dari Nota Penerimaan Barang dibandingkan dengan komitmen yang
tertera di dalam kontrak. Dengan adanya proses monitoring ini, kepatuhan
pelaksanaan kontrak dapat dievaluasi dan bisa dijadikan acuan untuk
memastikan kepatuhan pelaksanaan kerja terhadap kontrak yang mendatang.

4. Kepatuhan terhadap peraturan.
Spend Analysis juga dapat digunakan untuk meninjau kepatuhan proses

pembelian dan pelaksanaan kontak terhadap peraturan-peraturan yang
berlaku. Kontrol dan monitor terhadap hal ini dapat dilakukan juga dengan
implementasi Key Performance Indicator (KPI) yang didesain khusus. Sebagai
contoh, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang usaha hulu minyak dan
gas bumi mendapatkan fasilitas Master List dari pemerintah, yang pada
dasarnya berarti diberikan bebas bea masuk untuk impor barang-barang yang
akan dipergunakan untuk kebutuhan operasi. Seandainya dari data Spend
Analysis terlihat bahwa perusahaan mengeluarkan biaya untuk pembayaran
bea masuk, maka dapat memunculkan dugaan bahwa fasilitas Master List
tidak dimanfaatkan dengan baik oleh perusahaan sehingga perusahaan harus
membayar bea masuk impor barang. Dalam hal ini penyelidikan lebih lanjut
perlu dilakukan untuk melihat penyebab kejadian tersebut.
5. Manajemen inventaris.
Spend analysis juga dapat mencakup data inventaris organisasi dimana

informasi mengenai jumlah persediaan inventaris dijabarkan. Informasi ini
berguna sebagai dasar untuk mendapatkan estimasi yang lebih tepat dalam
perencanaan pengadaan barang, sehingga dapat mengurangi jumlah
persediaan inventaris yang berlebihan. Sehingga, hal ini dapat mengurangi
biaya yang berhubungan dengan biaya penyimpanan inventaris dan
pembelian.
Sebagai contoh, ketika ada kebutuhan pengadaan meja kursi untuk

perkantoran, Pengelola Pengadaan dapat mengidentifikasi apakah masih
terdapat stok meja kursi yang ada dalam inventaris organisasi. Apabila masih
ada di dalam stok maka jumlah kebutuhan pengadaan tidak perlu utuh.
Perusahaan dapat mengoptimalkan barang-barang stok yang ada terlebih
dahulu sehingga biaya pemeliharaan barang bisa berkurang.

6. Manajemen Produk Barang/Jasa.
Spend analysis membantu menunjukkan visibilitas jenis barang dan jasa yang
diadakan dalam setiap kontrak, sehingga dapat membantu Pengelola
Pengadaan untuk mengurangi pembelian barang/jasa yang kurang
bermanfaat tanpa mengorbankan fungsi atau kualitas dari barang/jasa yang
ada. Hal ini juga berguna untuk mengoptimalkan fungsi barang-barang yang
ada dengan cara menggunakan kembali barang-barang yang bisa dipakai.
Selain itu, dengan adanya visibilitas jenis barang yang dimiliki, strategi
pengadaan bisa diselaraskan dengan desain barang yang ada sehingga dapat
diperoleh hasil pengadaan yang tepat guna.
Sebagai contoh, data Spend Analysis menunjukkan organisasi melakukan

pembelian barang dengan jumlah yang lebih banyak dibandingkan dengan
pembelian tahun-tahun sebelumnya atau terlihat ada trend kenaikan
pembelian setiap tahunnya. Organisasi dapat memanfaatkan data ini untuk
analisis lebih lanjut, misalnya apakah terjadi peningkatan kebutuhan yang
berkaitan dengan peningkatan produksi organisasi, atau apakah terjadi
penumpukan inventaris barang yang tidak terpakai.
7. Siklus Proses (Process Cycle).
Spend analysis yang dilakukan secara berkala dan sistematis pada setiap
proses perencanaan pengadaan akan membantu mengurangi siklus proses
penggunaan spend analysis yang berulang. Hal ini akan menghemat waktu
Pengelola Pengadaan sehingga bisa mengoptimalkan dan menggunakan
waktu tersebut untuk melakukan kegiatan strategis lainnya.
Seperti yang akan dijelaskan pada bagian selanjutnya, bagian dari proses
Spend Analysis adalah melakukan validasi data, membersihkan data,
klasifikasi data, dan memperkaya data. Jika hal ini sudah dilakukan secara
berkala, tentunya secara keseluruhan data akan sudah relatif bersih,

terkelompokkan dan matang. Sehingga, dalam melakukan kegiatan Spend

Analysis berikutnya hanya data-data baru saja yang harus diperhatikan. Hal
ini bukan saja dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan
Spend Analysis, tetapi juga dapat mengurangi siklus yang dibutuhkan karena
secara umum data-data tidak akan berubah secara dramatis dalam waktu
singkat.
Tabel 1 Area pengembangan dan pengaruh terhadap kinerja
No Area Manfaat
1 Efisiensi biaya Barang/Jasa Pengurangan biaya melalui strategi pengadaan

dengan informasi yang tepat
2 Manajemen pemasok Menghilangkan duplikasi pemasok
3 Kepatuhan terhadap kontrak Meningkatkan kepatuhan terhadap kontrak, yang
tercapai melalui penetapan harga dalam kontrak
4 Kepatuhan terhadap Memenuhi ketentuan atau peraturan
peraturan
5 Manajemen inventaris Mengurangi stok yang berlebihan, dan mengurangi
biaya inventaris
6 Manajemen produk barang/ Meningkatkan penggunaan part yang masih bisa
jasa dipakai, menyelaraskan desain dan strategi
pengadaan
7 Siklus proses (process cycle) Mengurangi siklus spend analysis sehingga dapat
lebih fokus pada pengembangan pekerjaan yang
strategis
2.1.2. Kerangka Kerja
Analisa Belanja (Spend Analysis) adalah proses pertama dari sekian banyak
proses dalam Pengadaan Barang/Jasa. Harus dipahami bahwa dalam rangka
memahami spend anlysis adalah lebih mudah dengan melakukan kajian pada
pengadaan yang sifatnya berkesinambungan, sebagai contoh pada operasi
suatu organisasi. Misalkan ada suatu Pabrik Petrokimia, setelah proses
konstruksi dan ujicoba berjalan dengan lancar, maka Pabrik Petrokimia tersebut

diserahkan ke bagian operasi yang akan menjalankan produksi (sebagai contoh

produksi biji plastik). Dalam fase operasi, Pabrik Petrokimia tersebut akan
melakukan pembelian yang berulang dan berkesinambungan untuk kebutuhan :
 Bahan Dasar Produksi
 Bahak Aditive penunjang produksi
 Bahan pengemasan hasil produksi
 Suku cadang peralatan produksi dan penunjangnya
 Pengadaan distribusi dan logistik
 Dan lain-lain kebutuhan
Dalam Organisasi pemerintah, akan lebih mudah memahami kegiatan spend
analysis, terhadap pelayanan kepada publik yang sifatnya terus menerus atau
berkesinambungan sebagai contoh, Pengadaan pada rumah sakit, pengadaan
pelayanan pada penyedian surat kendaraan bermotor, pengadaan kebutuhan
pangan, dan lain-lain. Sehingga dengan melakukan spend analysis organisasi
dapat memenfaatkan data spend analysis untuk mencapai :
 Efisiensi organisasi
 Rasionalisasi penyedia
 Kepatuhan pada prosedur dan isi kontrak
 Optimalisasi jumlah stock barang dan pemakaian standar barang yang
sama
 Menghemat waktu analisa
Organisasi dapat menyusun dan menentukan kebutuhan setelah melakukan
analisis belanja (Spend Analysis) dengan baik. Oleh karena itu peserta sangat
diharapkan untuk dapat melakukan spend analysis yang meliputi kompetensi
sebagai berikut :
1. Melakukan identifikasi histori belanja pada tahun tahun sebelumnya
2. Mengelompokkan Barang/Jasa berdasarkan data historis yang ada
menurut kategori :
a. Jenis Barang/Jasa
b. Nilai Pengadaan Barang/Jasa
c. Risiko dari pengadaan barang/jasa, serta dampak terhadap
keberlangsungan organisasi.
3. Melakukan identifikasi penyedia berdasarkan data historis belanja

4. Mendapatkan hasil analisa perbedaan harga antara pengadaan barang
/jasa di tahun sebelumnya dengan harga saat ini. Sehingga dapat
melakukan negosiasi dan mendapatkan harga yang terbaik dari penyedia
Selanjutnya perlu dipahami bahwa spend anaysis seharusnya membantu

peserta dalam menjawab pertanyaan sebagai berikut:
1. Apa yang telah dibelanjakan?
2. Dari siapa kita mendapatkan barang/jasa?
3. Untuk siapa barang/jasa yang telah dibelanjakan dan berapa biayanya?
Jika kita gambarkan kaitan antara data spend analysis, dengan pertanyaan-
pertanyaan di atas adalah sangat berkaitan erat sebagaimana dalam skema
dalam gambar 1 di bawah. Dapat kita pahami dari gambar bahwa data spend
analysis yang ada, akan membantu dalam menjawab ketiga pertanyaan di atas
sekaligus memberikan panduan kepada kita bahwa setiap jawaban merupakan
elemen kompetensi yang harus dikuasai dalam melakukan analisa belanja
(spend analysis)
Sehingga sangat jelas bagi peserta bahwa untuk dapat menghasilkan spend
analysis dengan hasil yang baik maka diperlukan keakuratan data spend
analysis, pengelompokan barang /jasa ke dalam kategori jenis/nilai/risk &
dampak, pengidentifikasian penyedia terkait kinerja, harga historis yang bisa
dibandingkan dengan harga saat ini.

Untuk siapa barang/jasa yg

telah dibelanjakan dan
Apa yang dibelanjakan? berapa biayanya?
(pengelompokkan (Identifikasi pengguna dan
barang/jasa : perbedaan historis harga
jenis.nilai,risk/dampak) dan harga saat ini)
Data Spend
Analysis
Dari siapa kita mendapatkan

barang/jasa?
(Identifikasi kondisi penyedia)
Gambar 1. Hubungan Data Spend Analysis dengan element kompetensi
Dalam melakukan spend analysis, peserta dapat menggunakakan tiga

pendekatan yaitu, dengan data transaksi belanja dari Enterprise Resources
(ERP) Planning, Analisis Data Belanja secara manual , dan Analisis Data Belanja
secara otomatis. Perbandingan ketiga model pendekatan ini diberikan dalam
tabel berikut:
Tabel 1. Pendekatan Spend Analysis

Jenis Pendekatan Keuntungan /Kelebihan Kekurangan
Data Transaksi Belanja Biaya relatif murah dan Kualitas data masih perlu
dari ERP memanfaatkan sistem yang ada peningkatan dan
penyesuaian dengan
kebutuhan analisa .
Analisis Data Belanja Dibantu Konsultan untuk Mahal jika harus dilakukan
secara Manual memilah dan mengkategorikan berulang.
Purchase Order atau Invoice.
Biaya sangat efektif, satu kali
pengambilan data dan informasi
belanja.
Analisis Data Belanja Menggunakan software khusus Biaya cukup tinggi dan
secara otomatis yang melakukan analisa secara perlu pelatihan khusus
otomatis. Cepat, Bisa diulang untuk meningkatkan
dan sangat lengkap. keakurasian dalam analisa.

Pelaksanaan Spend Analysis dalam organisasi profit maupun pemerintah

mengikuti Kerangka Kerja yang sama (Gambar 2), yang diawali dari Tahap 1
(Input), Tahap 2 (Proses), dan kemudian Tahap 3 (Output).
TAHAP 2
TAHAP 1
Proses TAHAP 3
Input (Visibilitas pembelian, identifikasi
(Sumber Data) kesempatan, analisa)
Output
Enterprise Ekstrak data Pengadaan yang

Resource pengeluaran dari strategis
Planning/ Sistem sumber internal dan
terintegrasi (harga eksternal Pengumpulan
satuan, volume, jumlah volume
data inventaris, Validasidata untuk belanja
dan informasi memastikan akurasi
vendor) dan kelengkapan Supplier
rationalization
Bill of Material Membersihkan
data untuk Manajemen
Data Pengadaan mengeliminasi eror kepatuhan
(Kontrak, dan perbedaan
dokumen Pengoptimalan
penawaran Klasifikasidata Inventaris
periode dengan skema
sebelumnya) standard Standarisasi
barang and
Data realisasi Meningkatkan/ penggunaan ulang
anggaran memperkaya data
dengan informasi
Nota penagihan bisnis terkait
Daftar pemasok Menganalisa data

dengan advanced
analysis
Gambar 2 Tahap Pelaksanaan Spend Analysis
TAHAP 1 - INPUT
Data belanja pengadaan periode sebelumnya adalah data input yang diperlukan
untuk pelaksanaan Spend Analysis. Data yang dimaksud harus memenuhi
kriteria akurat dan sah, dimana data tersebut dapat dipertanggungjawabkan
kebenarannya. Sumber data dari internal organisasi, diantaranya adalah:

1. Enterprise Resource Planning (ERP).

Data yang dapat diambil dari sistem ERP ini misalnya data transaksi
keuangan, pembelian, logistik, penyerahan, inventori, material dan data
vendor. Selain itu, informasi yang dibutuhkan dapat juga diperoleh dari
laporan yang diekstrak dari sistem, misalnya harga satuan dan volume
pembelian, stok inventaris dan material, dan informasi vendor.
2. Bill of Material.
Data material yang dibutuhkan oleh pengguna dalam proses produksinya
untuk menghasilkan output/produk.
3. Data Pengadaan (elektronik dan hard copy).
Data pengadaan dapat berupa dokumen-dokumen Purchase Order, kontrak,
katalog produk, dan rencana paket pengadaan.
4. Data realisasi anggaran masa sebelumnya.
Data ini berguna untuk membandingkan antara kebutuhan belanja dan
belanja yang sudah terealisasi. Apakah realisasi belanja melebihi atau
kurang dari yang direncanakan.
5. Daftar pemasok
Ketersediaan data input sangat penting dalam menghasilkan spend analysis

yang akurat, oleh karena itu di bawah ini diberikan daftar input data yang harus
dimiliki dan baik jika dimiliki untuk melakukan spend analysis
Tabel 2. Data utama dalam Spend Analysis

Nama Data Deskripsi
Nomor Invoice Nomor invoice secara spesifik
Tanggal Invoice Tanggal penerbitan invoice
Nomor PO Nomor Purchase Order secara unik
Tanggal PO Tanggal Purchase Order diterbitkan
Kode Produk Kode produk yang ditentukan oleh organisasi pembeli
Deskripsi Deskripsi barang/jasa

Produk
Nama Kategori Kategori produk (berdasarkan jenis, nilai atau risk)

Department Nama Pengguna yang membutuhkan barang/jasa

(Pengguna)
Nama Penyedia Nama lengkap penyedia
Kode Penyedia Nomor Kode penyedia secara unik
Lokasi Penyedia Kota/Negara dimana penyedia berlokasi
Kuantitas Jumlah barang/jasa yang dipasok
pembelian
Ukuran Satuan Unit satuan sebagai ukuran dalam pembelian barang/jasa
Harga per unit Harga untuk satu unit ukuran
satuan
Mata Uang Mata uang dari invoice yang diterbitkan
Jumlah Invoice Jumlah tagihan invoice
Tabel 3. Data pendukung dalam Spend Analysis

Nama Data Deskripsi
Masa Tanggal mulai dan akhir kontrak

Berlakuknya
Kontrak
Tempo Jangka waktu pembayara
Pembayaran
INCO Terms Syarat dan kondisi penyerahan
Lokasi Lokasi dimana barang/jasa diserahkan

Penyerahan
Barang
Cost Center Biaya yang ditanggungkan ke department terkait
Jasa Angkutan Nama Jasa penyedia angkutan

TAHAP 2 - PROSES
Dalam tahap 2 – proses spend analysis, aspek penting yang ingin dicapai adalah
mencari jawaban atas pertanyaan-pertanyaan penting terkait dengan data
historis yang telah dikumpulkan dalam tahap-1. Pertanyaan-pertanyaan ini
dibuat dan dikembangkan oleh organisasi dan pengelola pengadaan, terkait
informasi apa yang ingin didapat melalui spend analysis dan diperlukan dalam
mencapai tujuan organisasi. Sebagai panduan, pertanyaan-pertanyaan tersebut
dapat dilihat dalam skema dibawah (gambar 3). Peserta dapat menyesuaikan
pertanyaan-pertanyaan ini dengan konteks organisasi ditempat bekerja atau
tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi masing-masing.
Selanjutnya, enam langkah utama dalam tahap proses adalah sebagai berikut:
1. Ekstrak
Langkah ekstrak diawali dengen mengidentifikasi sumber-sumber yang
relevan dimana data-data yang diperlukan untuk melakukan Spend Analysis
dapat ditemukan. Sumber tersebut bisa berasal dari departemen yang
bersangkutan, seperti bagian keuangan, atau unit kerja lain. Setelah
sumber-sumber diidentifikasi, dilakukanlah proses pengambilan dan
pengumpulan data yang diperlukan, dan disimpan ke dalam satu database
sehingga mempermudah langkah selanjutnya. Biasanya data hasil ekstraksi
ini masih berupa data mentah (raw data) yang harus diolah agar sesuai
dengan keinginan atau tujuan dari pengelola data. Dengan menggunakan
perangkat komputer yang dilengkapi software seperti microsoft excel akan
memudahkan pengolahan data pada langkah-langkah berikutnya.

Pertanyaan yang ingin dicari jawabannya dari tahap proses spend analysis:
 Barang/Jasa apa yang telah dibeli/dikerjakan di masal lalu?
 Siapa yang menginisiasi pengadaan barang/jasa yang telah diakusisi?
 Seberapa tinggi frekuensi pengadaan barang/jasa?
 Kapan pengadaan barang/jasa dilakukan?
 Kepada penyedia mana kontrak pengadaan dilakukan?
 Bagaimana cara pengadaan barang/jasa dilakukan?
 Seberapa besar biaya pengadaan barang/jasa?
1.
Ekstrak 2
Validasi 3.
Pembersihan 4
n Klasifikasi 5.
Meningkatkan/
Memperkaya
Data 6.
Analisis
Gambar 3 . Tahap 2 Proses Spend analysis dan Pertanyaan yang ingin dicari
jawabannya dari proses spend analysis.
2. Validasi
Data-data yang telah terkumpul kemudian divalidasi untuk mengetahui
akurasi, validitas dan kelengkapannya. Kegiatan ini mencakup proses
konfirmasi dan verifikasi dengan pembuat dokumen atau pencocokan isi
data dengan dokumen lain yang terkait.
3. Pembersihan.
Pembersihan data adalah kegiatan mencari dan mengkoreksi kesalahan pada
data, guna memastikan data yang akurat yang digunakan sebagai dasar
Analisis. Sebagai contoh misalnya, jika terjadi kesalahan saat data

dimasukkan ke dalam sistem, data yang salah tersebut seharusnya tidak
diproses karena akan menghasilkan hasil analisis yang tidak akurat dan
mengurangi visibilitas pembelian.
4. Klasifikasi.
Tujuan dari pengelompokkan data (klasifikasi) adalah untuk mengetahui
data pembelanjaan berdasarkan pengelompokkan tertentu. Pengelompokkan
yang tepat bermanfaat untuk menentukan fokus area dimana peluang
penurunan biaya dapat dioptimalkan, dan untuk menyusun kebutuhan dan
strategi pengadaan yang lebih tepat. Pengelompokkan data dapat dilakukan
berdasarkan 3 level pengelompokkan (Tabel 2).
Tabel 2 Level Klasifikasi Data Pembelanjaan
Kategori Keuntungan
Level 1 - Komoditas dengan nilai tinggi atau - Identifikasi atas peluang
pemasok dengan nilai kontrak yang mudah dilihat dengan
tinggi setiap tahunnya jelas untuk pengumpulan
- Klasifikasi berdasar pemasok
- Kajian level atas
Level 2 - Nilai pembelanjaan pemasok - Visbilitas yang lebih dalam

- Fokus terhadap kategori tentang pembelanjaan
komoditas yang dapat dengan kategori komoditas
dimaksimalkan penurunan tinggi
biayanya - Digunakan untuk
- Tingkat resiko/dampak mengembangkan strategi
pembelanjaan komoditas
Level 3 - Detail gabungan pembelanjaan - Visibilitas mengenai informasi

- Klasifikasi data dengan level setiap detail pembelanjaan berdasar
item perusahaan, divisi, pembeli,
- Visibilitas detail pembelian area, rincian harga, waktu
pemesanan.
- Mengoptimalkan strategi
pengadaan berdasarkan data
detail nyata dan akurat.
Pengelompokkan Level 1 adalah untuk pengelompokkan yang sifatnya lebih

umum. Pengelompokkan Level 2 merupakan pengelompokkan dengan
tingkat rincian sedang, yaitu lebih terperinci dibandingkan dengan level 1.
Sedangkan, pengelompokkan Level 3 adalah pengelompokkan yang

mengutamakan informasi yang sangat terperinci.
a. Level 1
Level 1 adalah kategori pengelompokkan yang lebih umum dan tidak
mendetail. Contohnya adalah pengelompokkan pembelanjaan
berdasarkan kebutuhan operasional dan kebutuhan investasi.
Pengelompokkan umum ini berguna untuk mengidentifikasi peluang
pekerjaan-pekerjaan operasional apa saja yang penggabungan
pengadaaan barang/jasa-nya dapat dilakukan. Hal ini dapat mendukung
rencana strategis untuk proses pengadaan yang lebih efisien.
b. Level 2
Level 2 adalah pengelompokkan yang lebih mendetail. Contohnya,
pengelompokkan berdasarkan jenis komoditas, mekanikal dan elektrikal.
Kontrak-kontrak yang mengandung pembelian barang-barang mekanikal
dan elektrikal dikumpulkan dan dikelompokkan. Apabila terdapat lebih
dari satu pemasok barang mekanikal, maka ada peluang untuk
memperoleh efisiensi proses dan harga dengan cara menggabungkan
kebutuhan pembelian barang mekanikal dalam satu kontrak saja dengan
harga yang bersaing. Hal ini juga akan membuat manajemen pemasok
menjadi lebih efisien, dengan pengawasan hanya kepada 1 (satu)
pemasok barang-barang mekanikal.
c. Level 3
Level 3 adalah pengelompokkan berdasarkan detil informasi
pembelanjaan. Level ini adalah pengelompokkan yang lebih dalam lagi.
Sebagai contoh, pembelanjaan mekanikal dapat dikelompokkan
berdasarkan jenis suplainya, misalnya pembelian spare parts, tenaga ahli,
dan consumables (barang yang habis terkonsumsi). Detil informasi
seperti ini akan membantu penyusunan strategi pengadaan yang lebih
rinci dan tepat untuk periode berikutnya.
Pada umumnya, hasil Spend Analysis yang efektif adalah hasil dari data
pembelanjaan yang dikelompokkan sampai dengan level 3, dimana visibilitas

pembelanjaan dapat teridentifikasi dengan jelas dan perbedaan harga dan

komponen biaya antar pemasok dan komoditas yang berbeda dapat
diidentifikasi. Meskipun demikian, pengelompokkan data sebaiknya didesain
sesuai kebutuhan analisis.
5. Meningkatkan/memperkaya data
Data pembelajaan yang berasal dari internal organisasi adalah sumber data
utama untuk melakukan Spend Analysis. Akan tetapi, data eksternal selain
data pembelanjaan juga penting untuk diketahui dan dipelajari, untuk
mendukung proses Analisis dan memperkaya informasi. Data eksternal
tersebut mencakup data pasar dan data bisnis yang bersifat rahasia
berdasarkan penelitian intelejen bisnis (business intelligence). Contoh data
eksternal adalah syarat-syarat dan ketentuan-ketentuan dalam kontrak, data
alternatif barang yang diperlukan, indeks harga dan rata-rata harga
penjualan, informasi kinerja pemasok, waktu pemesanan, inflasi, situasi
geopolitis dan ekonomi global, dan aturan-aturan pemerintah yang
mempengaruhi naik turunnya harga. Contoh aturan pemerintah yang
berpengaruh adalah aturan tarif. Penurunan harga semen yang dipengaruhi
oleh turunnya tarif dasar listrik pada awal tahun 2015 di Indonesia,
misalnya, mempengaruhi strategi dan perencanaan anggaran pengadaan
barang/proyek yang membutuhkan pasokan semen. Data-data eksternal ini
sangat penting untuk membantu Pengelola Pengadaan merancang strategi
pengadaan barang/jasa secara tepat dan optimal sehingga efisiensi biaya
dapat tercapai.
Cara memperoleh data eksternal terkini terkait kondisi pasar (market

intelligence) adalah sebagai berikut:
a. Mengetahui tujuan dan kebutuhan dilaksanakannya market intelligence
terkait barang/jasa tertentu yang diperlukan.
b. Mengidentifikasi dan mempelajari aspek-aspek eksternal yang
mempengaruhi komponen harga barang/jasa yang bersangkutan.

Misalnya, aspek geopolotik atau perekonomian global yang

mempengaruhi naik turunnya harga komoditas tertentu.
c. Mengadakan survey pasar mengenai data historis harga, ketersediaan
barang/jasa atau barang/jasa pengganti apabila diperlukan, dan
informasi-informasi penting lainnya.
d. Mengidentifikasi kondisi pemasok, contohnya kondisi keuangan dimana
pemasok harus mempunyai modal yang cukup untuk melaksanakan
pekerjaan yang diperlukan oleh kliennya. Selain itu, pemasok tidak dalam
kondisi kesulitan keuangan atau pailit yang dapat menyebabkan
penyediaan barang/jasa kepada klien terganggu atau bahkan terhenti.
Dalam hal ini, pemasok skala kecil tentunya akan sulit untuk dapat
melakukan pekerjaan skala besar. Kondisi lain yang juga harus
diperhatikan adalah jumlah pekerjaan lain yang sedang dikerjakan oleh
pemasok pada saat yang bersamaan dengan kebutuhan. Hal ini
diperlukan untuk menghindari terganggunya penyediaan barang karena
Pemasok sangat disibukkan dengan pekerjaan-pekerjaan lainnya. Secara
singkat, hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengindentifikasi kondisi
Pemasok mencakup (dengan mengasumsikan bahwa calon Pemasok
sudah memiliki kemampuan teknis yang dibutuhkan) adalah :
 Sisi legalitas Pemasok
 Kualitas dan kuantitas Pemasok dalam mengerjakan pekerjaan
serupa
 Kondisi keuangan Pemasok
 Kondisi permodalan Pemasok (untuk melakukan pekerjaan yang lebih
besar)
 Beban kerja Pemasok
6. Analisis
Analisis yang tepat dan menyeluruh diperlukan oleh Pengelola Pengadaan
untuk mendapatkan informasi yang lengkap yang mendukung penyusunan
strategi dan rencana pengadaan. Analisis dilakukan dengan menggabungkan
analisis data internal dan eksternal secara bersamaan. Pemahaman terhadap

tujuan dan fungsi Spend Analysis mempengaruhi kualitas hasil analisis.

Pemikiran secara logis dan analitis merupakan dasar penting dalam
menganalisis data. Hal ini dibantu dengan penggunaan grafik atau diagram
yang dapat mendukung interpretasi data. Tools yang dapat digunakan dalam
proses Analisis dapat berupa laporan pencatatan dan Analisis yang dibuat
dalam Microsoft Excel, atau laporan yang ditarik dari Enterprise Resource
Planning (ERP). Organisasi yang menerapkan ERP dapat dengan mudah
menarik laporan pembelanjaan dari sistem untuk dianalisis lebih lanjut.
Analisis data dapat difokuskan kepada tujuan spesifik atau area tertentu
yang ingin dicapai, misalnya fokus area mengenai penurunan biaya, efisiensi
terhadap perencanaan strategi/proses pengadaan, kepatuhan terhadap
kontrak, atau perbaikan manajemen dan hubungan dengan pemasok. Untuk
mencapai tujuan-tujuan tersebut, hasil analisis harus dapat menjawab
pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan fokus area yang dituju.
Di bawah ini adalah contoh pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan
fokus area tertentu yang dapat digunakan sebagai acuan.
a. Fokus area: identifikasi penurunan biaya
Data yang diperlukan: Jenis komoditas, harga satuan setiap komoditas,
jumlah pembelian kepada masing-masing pemasok, jumlah pembelian
setiap komoditas, pengguna barang/jasa, dsb.
Contoh pertanyaan :
 Komoditas manakah yang merupaan pembelanjaan terbesar
organisasi?
 Kepada pemasok manakah pembelanjaan terbesar organisasi?
 Siapa pengguna barang/jasa dengan pembelanjaan terbesar?
 Di area manakah biaya pemeliharaan terbesar?
 Dari perbandingan harga satuan berbagai pemasok, harga satuan
dari pemasok mana yang paling rendah?
b. Tujuan: efisiensi proses pengadaan/penyusunan strategi pengadaan

Data yang diperlukan: Jenis komoditas dan pemasoknya, jangka waktu

kontrak, jangka waktu proses pengadaan, dsb.
Contoh pertanyaan :
 Metode pengadaan apa yang digunakan untuk pembelian
barang/jasa yang bersangkutan?
 Komoditas mana yang memiliki potensi konsolidasi pemaketan?
 Apa jenis pemaketan yang dipakai?
 Komoditas (rutin) mana yang memerlukan jangka waktu kontrak
lebih panjang?
c. Tujuan: manajemen pemasok

Data yang diperlukan: Daftar pemasok dan komoditas yang dipasok oleh
pemasok tersebut, ketepatan waktu penyampaian barang/jasa, kualitas
pasokan.
Contoh pertanyaan :
 Apakah ada duplikasi kebutuhan pasokan barang/jasa antara paket
pengadaan satu dan yang lainnya, dimana kebutuhan tersebut
sebetulnya dapat dipaketkan didalam satu paket pengadaan saja?
 Bagaimana kinerja pemasok? Apakah ada hal-hal yang bisa
ditingkatkan dari kinerja yang ada? (kualitas, waktu pemenuhan
kewajiban, dsb)
 Apa yang dapat dilakukan untuk menjaga hubungan baik dengan
pemasok-pemasok organisasi?
d. Tujuan: kepatuhan terhadap kontrak

Data yang diperlukan: Harga satuan di dalam kontrak dan juga nota
penagihan, termin pembayaran, ketepatan waktu penyampaian
barang/jasa, kualitas pemenuhan barang/jasa, dsb.
Contoh pertanyaan :
 Apakah harga satuan didalam nota penagihan sama dengan harga
satuan yang disetujui di dalam kontrak?
 Pada akhir masa kontrak apakah jumlah yang dibayarkan melebihi

dari nilai keseluruhan kontrak? Ataukah kurang dari nilai minimum
yang harus dibayarkan ke pemasok?
 Apakah kualitas barang/jasa yang dipasok sesuai dengan yang
dipersyaratkan di dalam kontrak?
e. Tujuan: manajemen inventaris

Data yang diperlukan: daftar barang dan jumlah inventaris yang ada,
biaya pemeliharaan inventaris yang diperlukan,
Contoh pertanyaan :
 Apakah ada peluang dimana surplus barang-barang stok dapat
diminimalisir?
 Dari barang surplus yang ada, apakah dapat digunakan untuk
memenuhi kebutuhan yang sedang berlangsung ataupun yang akan
datang?
 Untuk barang yang jumlah stoknya rendah, apakah barang ini
diperlukan secara rutin, sehingga harus selalu memiliki stok dalam
inventaris barang?
Dalam proses Analisis, selain data-data pembelian periode sebelumnya yang

berasal dari internal organisasi, data-data dari eksternal organisasi juga
diperlukan untuk memperkaya dan mendukung proses Analisis. Sebagai
contoh, data pembelian dari periode-periode sebelumnya dapat
menunjukkan perubahan harga terhadap komponen harga barang/jasa.
Alasan perubahan-perubahan ini dapat diketahui juga dari data-data
eksternal mengenai aspek-aspek yang mempengaruhi perubahan tersebut.
Data eksternal, dalam hal ini, sangat berguna untuk mendukung

pengambilan keputusan dalam perencanaan pengadaan untuk periode
berikutnya. Data eksternal mengenai harga barang/jasa di pasar, misalnya,
dapat dibandingkan dengan harga pembelian barang/jasa di dalam kontrak.
Perbandingan ini berguna untuk mengetahui apakah anggaran yang dibuat
melebihi harga pasar atau cukup wajar. Perlu dihindari perencanaan yang
berlebihan sehingga mengakibatkan anggaran yang membengkak dan tidak
sesuai dengan harga wajar di pasar.
Untuk mencapai hasil Spend Analysis yang efektif, sangat diperlukan

pelaksanaan Spend Analysis secara berkala, misalnya setiap bulan atau setiap
kuarter sesuai kebutuhan Pengelola Pengadaan. Hal ini berguna sebagai alat
pengawasan (monitoring) naik turunnya nilai pengadaan dan faktor-faktor yang
mempengaruhinya dimana potensi penurunan biaya dapat diidentifikasi dan
Risiko-Risiko kontrak untuk periode pengadaan berikutnya dapat dihindari.
Rutinitas pelaksanaan Spend Analysis penting untuk dilakukan sehingga
manajemen pengadaan bisa lebih terarah sesuai dengan strategi yang tepat.
Tahap 3 – Keluaran (Output)

Setelah data-data input diproses melalui langkah-langkah dalam Tahap 2 diatas,
Pengelola Pengadaan menyimpulkan hasil akhir dari proses Analisis data. Hasil
akhir dapat digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan yang
strategis mengenai perencanaan pengadaan masa yang akan datang. Adapun
aspek-aspek manfaat dari hasil analisis data-data pembelanjaan adalah sebagai
berikut :
1. Pengadaan yang strategis.

Pengadaan yang strategis tercapai ketika efisiensi biaya dan optimalisasi
volume dan kualitas dapat terealisasi. Ini adalah salah satu hasil nyata dari
pelaksanaan Spend Analysis. Akuratnya data dan Analisis pembelanjaan
sebelumnya sangat mempengaruhi ketepatan pembentukan strategi
pengadaan periode berikutnya.
2. Konsolidasi volume belanja

Analisis terhadap volume pembelanjaan pada setiap kontrak membantu
Pengelola Pengadaan untuk mengidentifikasi jumlah konsolidasi volume
pembelanjaan pada barang/jasa tertentu untuk rencana pengadaan yang

akan datang. Konsolidasi volume pembelajanjaan akan memperkuat posisi
tawar Pengelola Pengadaan dengan pemasok. Sehingga, dengan volume
yang lebih besar, harga satuan yang lebih rendah dapat tercapai.
3. Supplier rationalization
Analisis terhadap data jumlah, jenis pemasok, dan jenis barang yang
disediakan dapat membantu Pengelola Pengadaan untuk melakukan
rasionalisasi pemasok (supplier rationalization). Evaluasi dan seleksi
terhadap pemasok akan mengeliminiasi pemasok yang tidak memberikan
nilai tambah, atau pemasok yang berlebih atau duplikasi daftar pemasok.
4. Manajemen kepatuhan
Spend Analysis juga berperan dalam mengidentifikasi kepatuhan
pelaksanaan kontrak terhadap komitmen pemasok yang telah disetujui di
dalam kontrak. Dalam hal ini Spend Analysis menjadi salah satu alat untuk
memantau implementasi kinerja kontrak dalam hal tertentu, misalnya
kepatuhan terhadap jangka waktu pengiriman barang. Hasil Spend Analysis
akan memberikan informasi apakah realisasi penerimaan barang sesuai
dengan yang telah dijanjikan di dalam kontrak.
5. Pengoptimalan inventaris
Melalui visibilitas data-data inventaris atau stok barang yang ada, Pengelola
Pengadaan dapat memperhitungkan rencana pembelian barang dengan lebih
akurat sehingga tidak ada pembelian yang jumlahnya berlebihan dari jumlah
yang dibutuhkan. Selain itu, pengoptimalan juga dapat dilakukan dengan
memaksimalkan penggunaan barang inventaris yang ada untuk memenuhi
kebutuhan daripada melakukan proses pengadaan yang baru.
6. Standarisasi barang dan penggunaan ulang

Standarisasi dari barang, misalnya, suku cadang akan dapat membantu:

a. Mengurangi jumlah keragaman barang sehingga memudahkan untuk

memahami dan melakukan pemeliharaan barang-barang tersebut.
b. Mengurangi pembelian suku cadang yang terlalu beraneka ragam
sehingga akan mengoptimalkan jumlah inventaris; dan
c. Mengurangi ketergantungan terhadap pemasok tertentu.
2.1.3. Contoh Penerapan Spend Analysis

Di bawah ini adalah contoh penggunaan Spend Analysis yang mengilustrasikan
setiap langkah yang perlu dilaksanakan sesuai petunjuk di atas. Sebagai ilustrasi
hipotetikal, data dan nama pemasok yang digunakan telah disamarkan.
Tahap 1 - Input
1. Data didapatkan dari informasi mengenai manajemen kontrak, data
penagihan dan pembayaran bulanan ke para pemasok.
2. Untuk mempermudah dalam membaca, data di bawah ini sudah diurutkan
dari nilai terbesar sampai nilai terkecil.
3. Nama pemasok urutan 5 sampai dengan 20 tidak dicantumkan satu per satu
karena nilainya yang kecil dibanding nilai pembelanjaan dalam tahun
tersebut.
4. Data yang diambil mewakili data dengan Pembayaran 2015 tertinggi, yang
juga mewakili 80% dari keseluruhan pembayaran di 2015
Tahap 2 – Proses
(Proses di bawah ini merupakan urutan dari 6 langkah utama Tahap 2 seperti
yang dijelaskan sebelumnya)
1. Ekstrak. Data di bawah ini merupakan hasil ekstrak dari data input pada
Tahap 1 di atas.
2. Validasi. Validasi data dilakukan dengan membandingkan harga yang
ditagihkan dan dibayarkan ke pemasok dengan harga yang tertera di dalam
kontrak.

3. Pembersihan. Pembersihan data dilakukan untuk menghilangkan duplikasi,

data yang salah dan kurang jelas, dan data dengan nilai sangat kecil yang
tidak akan mempengaruhi Analisis data secara signifikan
4. Klasifikasi. Klasifikasi di bawah ini adalah pengelompokkan berdasarkan
Level 2 (komoditas), yang kemudian dilanjutkan sampai ke Level 3
(kuantitas, harga satuan, informasi pemasok, dan kualitas pemasok).
Tabel 3 Data Hasil Ekstrak, Validasi, Pembersihan, dan Klasifikasi
No. Nama Pemasok dan Barang/Jasa yang Pembayaran 2015 (Rp Jumlah Satuan Harga Satuan
dipasok Miliar Unit
1 PT Berkarya Selalu
semen 20,000,000,000.00 20,000 Sak 1,000,000.00
pasir 14,400,000,000.00 6,000 Truk 2,400,000.00
batu 10,500,000,000.00 7,000 Truk 1,500,000.00
Total 1 44,900,000,000.00
2 PT Maju Bersama
semen 16,200,000,000.00 18,000 Sak 900,000.00
pasir 12,500,000,000.00 5,000 Truk 2,500,000.00
Total 2 28,700,000,000.00
3 PT Aman Jaya
semen 9,600,000,000.00 8,000 Sak 1,200,000.00
pasir 7,000,000,000.00 2,000 Truk 3,500,000.00
batu 7,200,000,000.00 4,000 Truk 1,800,000.00
Total 3 23,800,000,000.00
4 PT Bangun Konstruksi
Jasa tenaga ahli listrik 250,000,000.00 50 Hari 5,000,000.00
Jasa tenaga ahli sipil 440,000,000.00 80 Hari 5,500,000.00
Jasa tukang 100,000,000.00 200 Hari 500,000.00
Total 4 790,000,000.00
5 PT Tempat Sementara
sewa tempat tinggal 500,000,000.00 1 Proyek 500,000,000.00
biaya listirk 300,000,000.00 1 Proyek 300,000,000.00
Total 5 800,000,000.00
Sub Total Pembayaran ke Pemasok 1-5 197,180,000,000.00
5 - 20 Lain-lainnya 49,295,000,000.00
Total Pembayaran ke Pemasok 246,475,000,000.00
5. Meningkatkan/Memperkaya Data.
 Dari laporan manajemen kontrak, diketahui bahwa PT Maju Bersama
selalu memberikan pelayanan yang terbaik dimana barang dikirim tepat
waktu dengan spesifikasi dan jumlah yang tepat.

 Diketahui juga dari data keuangan bahwa PT Bangun Konstruksi sedang

mengalami kesulitan keuangan dan ada kemungkinan dalam waktu dekat
perusahaan akan pailit.
 Dari informasi harga pasar diketahui bahwa harga komoditas utama
(semen, pasir dan batu) dari pemasok termurah sudah mewakili harga
pasar yang wajar dan murah.
6. Analisis
Data-data yang terdapat pada Tabel 3 kemudian dianalisis lebih lanjut yang
hasilnya dirangkum di dalam Tabel 4 dan keterangannya di bawah ini.
Tabel 4 Hasil analisis Data

No. Komoditas Pembayaran 2015 Total Jumlah Unit Harga Satuan Rata- Harga Satuan Pemasok Termurah
(a) Pembelian 2015 Rata 2015 Termurah
(b) (a÷b)
1 semen 45,800,000,000.00 46,000 995,652.17 900,000.00 PT Maju Bersama
2 pasir 33,900,000,000.00 13,000 2,607,692.31 2,400,000.00 PT Berkarya Selalu
3 batu 17,700,000,000.00 11,000 1,609,090.91 1,500,000.00 PT Berkarya Selalu
4 Jasa insinyur listrik 250,000,000.00 50 5,000,000.00 5,000,000.00 PT Bangun Konstruksi
5 Jasa insinyur sipil 440,000,000.00 80 5,500,000.00 5,500,000.00 PT Bangun Konstruksi
6 Jasa tukang 100,000,000.00 200 500,000.00 500,000.00 PT Bangun Konstruksi
7 sewa tempat tinggal 500,000,000.00 1 500,000,000.00 500,000,000.00 PT Tempat Sementara
8 biaya listirk 300,000,000.00 1 300,000,000.00 300,000,000.00 PT Tempat Sementara
Sub Total 98,990,000,000.00
Untuk membantu interpretasi hasil analisis data, pembacaan data Spend

Analysis bisa dilihat dari 3 konteks, yaitu konteks komoditas, pemasok, dan
pengguna seperti terilustrasikan di bawah ini.
Komoditas terbesar yaitu semen, pasir, dan batu dengan pembelanjaan

masing-masing sebesar Rp 45.8 miliar, Rp 33.9 miliar, dan Rp 17.7 miliar.
Gambar 4, menunjukan jumlah pembelanjaan dan proporsi setiap komoditas
di tahun 2015. Komoditas yang diperlukan perusahaan dalam jumlah besar
adalah semen dan harga satuan termurah selama ini diberikan oleh PT Maju
Bersama. Komoditas terbesar kedua adalah pasir yang selama ini mayoritas
disediakan oleh PT Berkarya Selalu sebagai pemasok pasir yang paling
murah.

Dengan mengetahui total nilai dari masing-masing komoditas maka dapat

diketahui komoditas mana yang paling sering diperlukan dan dapat menjadi
fokus efisiensi harga. Nilai komoditas lainnya bisa dianggap kecil sehingga
dalam contoh ini tidak akan dipertimbangkan. Namun dalam kenyataannya
beberapa komoditas tersebut (dalam contoh ini adalah jasa-jasa insinyur)
sangat penting untuk keberhasilan proyek sehingga pemilihan pemasok yang
tepat harus diperhatikan bukan hanya dari sisi harga tetapi juga dari sisi
kualifikasi pemasok jasa tersebut.
Gambar 4 Data Spending Setiap Komoditas
Pengelompokkan data pembelanjaan berdasarkan pemasok,

menggambarkan bahwa PT Berkarya Selalu merupakan pemasok terbewsar
organisasi, diikuti oleh PT Maju Bersama dan PT Aman Jaya yang mewakili

lebih dari 90% pembelanjaan organisasi (Gambar 5). Sedangkan PT Bangun

Konstruksi dan PT Tempat Sementara hanya mewakili kurang dari 10%
pengeluaran organisasi. Pembelanjaan terbesar kepada Pemasok PT
Berkarya Selalu. Organisasi mempunyai posisi negosiasi yang baik dengan
PT Berkarya Selalu karena organisasi membeli beberapa komoditas dengan
jumlah yang besar. Selain itu, pengeluaran ke PT Maju Bersama juga cukup
besar dan PT Maju Bersama mempunyai reputasi penyediaan yang sangat
baik sehingga dapat menjamin kelangsungan proyek organisasi. Dengan
mengetahui pengeluaran terhadap masing-masing pemasok, organisasi
dapat menyusun strategi untuk membina hubungan dengan setiap pemasok.
Gambar 5 Data Spending berdasarkan Pemasok
Pengelompokkan data pembelanjaan (spending) berdasarkan pengguna,

menunjukkan bahwa sebesar 75% pengeluaran berasal dari kontrak-kontrak
untuk Bagian Pemeliharaan (Gambar 6). Sedangkan 25% pengeluaran

digunakan untuk memenuhi kebutuhan Bagian Proyek Umum. Dari informasi

ini dapat disimpulkan bahwa pengeluaran untuk kegiatan pemeliharaan
periode tahun 2016 kurang lebih akan sama dengan tahun 2015 karena sifat
pekerjaan-pekerjaan yang rutin. Sedangkan untuk pekerjaan proyek non-
rutin pengeluaran tahun 2016 akan tergantung pada program kerja
organisasi dan pengeluaran tidak dapat diprediksi dengan akurat. Akan
tetapi, penyusunan anggarannya dapat menggunakan informasi Spend
Analysis sebagai referensi harga.
Gambar 6 Data Spending berdasarkan Pengguna
Tahap 3 –Keluaran (Output)

Dibawah ini adalah kesimpulan (output) dari hasil analisis yang dapat menjadi
dasar pemikiran untuk pengadaan komoditas sejenis untuk periode yang akan
datang.
 Oleh karena harga komoditas termurah untuk komoditas semen, pasir, dan
batu disediakan oleh Pemasok yang berbeda-beda, maka harus
dipertimbangkan untuk melakukan pengadaan dengan strategi
pengelompokkan berdasarkan masing-masing komoditas semen, pasir, dan
batu.
 Dalam hal komoditas dengan jumlah dan biaya terbesar, yaitu semen, PT
Maju Bersama, sebagai salah satu pemasoknya, mempunyai reputasi yang
sangat baik dan juga harga termurah. Oleh karena itu, pada pengadaan
semen berikutnya sebaiknya menyertakan PT Maju Bersama dan

diharapkan PT Maju Bersama dapat menawarkan harga yang tetap

bersaing.
 PT Berkarya Selalu mempunyai reputasi yang cukup baik dalam hal harga
pasir dan batu yang termurah, sehingga ada kemungkinan PT Berkarya
Selalu akan menang dalam pengadaan berikutnya. Dalam hal ini,
organisasi sebaiknya membina hubungan kerja jangka panjang yang baik
dan profesional dengan PT Berkarya Selalu. Sehingga, PT Berkarya Selalu
akan selelu terdorong untuk selalu meningkatkan kinerja dan memberikan
layanan yang terbaik untuk organisasi.
 Melihat hasil Spend Analysis di atas, maka sebaiknya paket-paket
pengadaan dibuat dengan mempertimbangkan konsolidasi kebutuhan yang
berdurasi cukup panjang. Tergantung dari fluktuasi harga dipasaran, jika
melihat jenis komoditasnya, maka semen, pasir dan batu adalah komoditas
yang cenderung mengalami peningkatan harga dari waktu ke waktu
dikarenakan semakin meningkatnya kebutuhan akan perumahan.
 Alternatif lain adalah memikirkan rencana pembuatan kontrak payung
untuk komoditas semen dan pasir dengan melakukan pelelangan secara
kompetitif kepada beberapa penyedia terbaik. Jangka waktu berlakunya
kontrak payung dapat dibuat selama 1 tahun. Sehingga dengan adanya
kontrak payung maka setiap saat ada kebutuhan semen dan pasir dapat
dilakukan panggilan order (call-off order) yang bisa menghemat waktu
proses dalam satu siklus pengadaan.
Contoh:
Suatu Organisasi mempunyai aktifitas di dalam negeri dan luar negeri. Anda
diberikan data dari Enterprise Resources Planning System yang telah
disederhanakan sebagai berikut (dalam aktualnya data ERP lebih banyak dan
tergantung dengan kebutuhan anda untuk mengesktrak informasi yang
diperlukan).

Nomor Kode Barang/Jasa Deskripsi Barang Jasa Kode Nama Penyedia Kuan Satuan Mata Harga Nilai Invoice KPI Penyedia Pegguna
PO Penyedia titas Uang Satuan (0 to 5)
4020163 IT & TEL Pembelian Laptop 13” Merk ABC 26252 PT. UHPT Computer 5 Pcs RP 7.000.000 35.000.000,00 4 Project
4020164 Konstruksi Pembangunan Ruangan di Gedung A, 28090 PT. CF Konstruksi 1 Ls RP 600.000.000 600.000.000,00 5 Project
Ukuran 10 m x 12 m, spesifikasi sesuai
kontrak
4020167 Alat Tulis Kantor Pembelian Kertas A4 28093 PT. SX Stationary 10 Box RP 100.000 1.000.000,00 5 Administrasi
4020170 Listrik & Air Biaya Listrik 3 Bulan (Jan, Feb Mar) 29852 PT. ASZ 1 Ls RP 15.000.000 15.000.000,00 3 Manajemen
4020173 Biaya Perjalanan Biaya Tiket Jakarta Singapore 1 orang PP 29243 PT. DRSA travel 1 Tiket RP 4.500.000 4.500.000,00 4 Operations
4020176 Jasa Professional Konsultasi Biaya konsultan strategi jangka panjang 8 27239 PT.XI Consulting 20 Hari RP 10.000.000 200.000.000,00 3 Manajemen
Jam x 20 hari @ Rp.10 Jt per hari
4020179 Pemasaran dan Media Pemasangan iklan di Koran 1 halaman 3 20387 PT.UPP Advertising 1 Ls RP 200.000.000 200.000.000,00 4 Marketing
Koran per minggu selama 1 bulan
4020182 IT & TEL Pembelian Smartphone Merk LD 20381 PT. DOR Celular 10 Units RP 40.000.000,00 5 Operasi
4.000.000
4020185 Konstruksi Tambahan Pekerjaan Pada Kontrak 28090 PT. CF Konstruksi 1 Ls RP 56.000.000,00 3 Project
Pembangunan Ruangan di Gedung A, 56.000.000
spesifikasi sesuai adendum kontrak
4020188 IT & TEL Pembelian Printer dan Tinta 28095 PT. RSI Stationary 3 Units RP 15.000.000,00 4 Administrasi
5.000.000
4020191 Listrik & Air Biaya Listrik 3 Bulan (Apr,Mei, Jun) 29852 PT. ASZ 1 Ls RP 14.500.000,00 3 Administrasi
14.500.000
4020194 Biaya Perjalanan Biaya Tiket Jakarta Surabaya 2 orang PP 29245 PT. ROS travel 2 Tiket RP 4.200.000,00 4 Marketing
2.100.000
4020197 Biaya Perjalanan Biaya Hotel 2 Malam di Surabaya 2 Kamar 29246 PT. LOK travel 2 Kamar RP 2.400.000,00 5 Marketing
1.200.000
4020200 Pemasaran dan Media Pemasangan iklan layanan di TV selama 2 20388 PT.TV TWO DIGITAL 1 Ls RP 450.000.000,00 4 Marketing
menit 1 bulan 450.000.000
4020203 Konstruksi Biaya Konstruksi Pembangunan Gedung 28056 PT. RONI Konstruksi 1 Ls RP 4.500.000.000,00 4 Project
Olahraga 4.500.000.000
4020206 IT & TEL Pembelian software dan lisensi selama 1 26259 PT. Micro Computer 10 Units RP 250.000.000,00 4 Operasi
tahun 25.000.000
4020207 Alat Tulis Kantor Pembelian Tinta printer 28067 PT. WIN Stationary 5 Pcs RP 2.500.000,00 3 Administrasi
500.000
4020203 Listrik & Air Biaya Listrik 3 Bulan (Juli, Aug, Sep) 29852 PT. ASZ 1 Ls RP 16.500.000,00 3 Administrasi
16.500.000
4020208 Biaya Perjalanan Biaya Tiket Jakarta Balikpapan 2 orang PP 29243 PT. DRSA travel 2 Tiket RP 6.000.000,00 4 Project
3.000.000
4020209 Biaya Perjalanan Biaya Hotel 2 Malam di Balikpapan 2 Kamar 29243 PT. DRSA travel 2 Kamar RP 3.000.000,00 4 Project
1.500.000
4020210 Pemasaran dan Media Pemasangan iklan layanan di Radio Lokal 3 20312 PT.Radio Ande 1 Ls RP 125.000.000,00 4 Marketing
Bulan 125.000.000
4020211 Konstruksi Tambahan Pekerjaan Pada Kontrak 28056 PT. RONI Konstruksi 1 LS RP 400.000.000,00 3 Project
Pembangunan Gedung olahraga. 400.000.000
4020212 Alat Tulis Kantor Pembelian Kertas A3 28067 PT. WIN Stationary 3 Box RP 600.000,00 4 Operasi
200.000
4020214 Listrik & Air Biaya Listrik 3 Bulan (Okt, Nov, Des) 29852 PT. ASZ 1 Ls RP 16.100.000,00 3 Administrasi
16.100.000
4020215 Biaya Perjalanan Biaya Tiket Jakarta Semarang 2 orang PP 29246 PT. LOK travel 2 Tiket RP 6.400.000,00 4 Operasi
3.200.000
4020216 Biaya Perjalanan Biaya Hotel 2 Malam di Semarang 2 Kamar 29246 PT. LOK travel 2 Kamar RP 2.000.000,00 4 Operasi
1.000.000
4020219 Pemasaran dan Media Pemasangan iklan layanan di TV selama 2 20388 PT.TV NETTO 1 Ls RP 600.000.000,00 3 Marketing
menit 2 bulan 600.000.000
4020224 Konstruksi Biaya Konsultan pengawasan Pembangunan 28022 PT. Jasa Desain INDO 1 Ls RP 400.000.000,00 4 Project
Gedung Olaharaga 400.000.000
4020226 IT & TEL Perawatan Jaringan internet 26234 PT. EXE Computer 1 Ls RP 20.000.000,00 3 Operasi
20.000.000
4020227 Jasa Professional Konsultasi Biaya konsultasi hukum 27219 PT.FR Law firm 1 LS RP 90.000.000,00 5 Administrasi
90.000.000
4020228 Jasa Professional Konsultasi Pembicara Training internal untuk 2 hari 27272 PT.RIX Training & 2 Hari RP 80.000.000,00 4 Administrasi
peserta 10 orang Consulting 40.000.000
4020200 Pemasaran dan Media Promosi jasa layanan publik 20387 PT.UPP Advertising 1 Ls RP 50.000.000,00 3 Marketing
50.000.000
4020229 Biaya Perjalanan Biaya Tiket Jakarta Singapore 2 orang PP 29245 PT. ROS travel 2 Tiket RP 6.400.000,00 4 Marketing
3.200.000
4020230 Biaya Perjalanan Biaya Hotel 2 Malam di Singapore 2 Kamar 29246 PT. LOK travel 2 Kamar RP 6.000.000,00 3 Marketing
3.000.000
4020231 Konstruksi Biaya peralatan gedung olahraga 28022 PT. Sportindo 1 Ls RP 450.000.000,00 3 Project
450.000.000
4020233 IT & TEL Pembelian alat-alat training dan komputer 26252 PT. UHPT Computer 1 set RP 35.000.000,00 4 Administrasi
35.000.000
4020234 IT & TEL Jasa instalasi sarana training 26252 PT. UHPT Computer 1 Ls RP 5.000.000,00 3 Administrasi
5.000.000
4020235 Alat Tulis Kantor Pembelian Alat tulis kantor untuk 6 bulan 28067 PT. WIN Stationary 1 Ls RP 6.000.000,00 5 Administrasi
6.000.000
4020236 Alat Tulis Kantor Jasa Sewa Mesin Foto Copy 12 Bulan 28095 PT. RSI Stationary 12 Bulan RP 24.000.000,00 2 Administrasi
2.000.000
4020237 Jasa Professional Konsultasi Pembelian konsumsi training 10 orang 2 hari 28011 PT. Sarana Food 1 Ls RP 2.500.000,00 3 Administrasi
2.500.000
4020238 Jasa Professional Konsultasi Jasa konsultan lingkungan dan safety 27239 PT.XI Consulting 1 Ls RP 45.000.000,00 4 Manajemen
45.000.000
4020239 Jasa Professional Konsultasi Jasa Konsultan IT 26255 PT. IT & Network 1 Ls RP 35.000.000,00 3 Operasi
35.000.000
4020243 IT & TEL Pembelian laptop 15” 26259 PT. Micro Computer 5 Pcs RP 40.000.000,00 5 Marketing
8.000.000
Jika anda diminta Melakukan Analisis Belanja sebagai berikut:

1.1. Lakukan identifikasi belanja PBJ pada 1 tahun terakhir (Tahun Anggaran
2016) di Organisasi di atas
1.2. Kelompokkan hasil identifikasi belanja PBJ pada butir 1.1, sesuai dengan
jenis, nilai dan risiko/dampaknya.
1.3. Lakukan identifikasi terhadap kondisi penyedia barang/jasa. Kondisi
penyedia dapat meliputi klasifikasi, kapasitas dan reputasi penyedia.
1.4. Lakukan analisa terhadap perbedaan harga barang/jasa pada 1 tahun
terakhir, dengan harga pasar saat ini, gunakan asumsi yang anda anggap
valid, seperti inflasi, nilai tukar mata uang, kenaikan upah domestik , dll.
Maka langkah –langkah yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut:
1.1. Untuk identifikasi pembelanjaan, peserta dapat melakukan analisis di microsoft

excel sheet. Hasil Rangkuman Pembelanjaaan Analisa Belanja sebagai Berikut:
Tabel 1. Rangkuman Pembelanjaan 2016

Nilai Belanja IDR 8.860.600.000,00
Jumlah PO yang dikeluarkan 43
Jumlah Jenis Barang /Jasa yang dibeli (sesuai kode) 7
Jumlah Kuantitas Barang/Jasa yang dibeli 125
Jumlah Penyedia yang memasok 24
Jumlah PO yang diterima setiap penyedia:

Nama Penyedia Jumlah PO Nilai PO
PT. ASZ 4 62.100.000
PT. CF Konstruksi 2 656.000.000
PT. DOR Celular 1 4.000.000
PT. DRSA travel 3 9.000.000
PT. EXE Computer 1 20.000.000
PT. IT & Network 1 35.000.000
PT. Jasa Desain INDO 1 400.000.000
PT. LOK travel 4 8.400.000
PT. Micro Computer 2 33.000.000
PT. RONI Konstruksi 2 4.900.000.000
PT. ROS travel 2 5.300.000
PT. RSI Stationary 2 7.000.000
PT. Sarana Food 1 2.500.000
PT. Sportindo 1 450.000.000
PT. SX Stationary 1 100.000
PT. UHPT Computer 3 47.000.000

PT. WIN Stationary 3 6.700.000

PT.FR Law firm 1 90.000.000
PT.Radio Ande 1 125.000.000
PT.RIX Training & Consulting 1 40.000.000
PT.TV NETTO 1 600.000.000
PT.TV TWO DIGITAL 1 450.000.000
PT.UPP Advertising 2 250.000.000
PT.XI Consulting 2 55.000.000
Grand Total 43 8.860.600.000
1.2 Kelompokkan hasil identifikasi belanja PBJ pada butir 1.1, sesuai dengan jenis, nilai
dan risiko/dampaknya.
Tabel 2. Identifikasi dan Pengelompokan Barang/Jasa
No Pengadaan Jumlah Jenis Barang/Jasa Nilai Risiko

PO (B/PK/JL/JK) (T/S/R)
(1) (2) (3) (4)
1 Alat Tulis Kantor 5 Barang 34.100.000 Rendah
2 Biaya Perjalanan 9 Jasa 40.900.000 Rendah
3 IT & TEL 8 Jasa 405.000.000 Sedang
4 Jasa Professional 7 Jasa 452.500.000 Sedang
Konsultasi
5 Konstruksi 5 Barang & Jasa 6.406.000.000 Tinggi
6 Listrik & Air 4 Barang & Jasa 62.100.000 Rendah
7 Pemasaran dan Media 5 Jasa 1.425.000.000 Tinggi

1.3. Lakukan identifikasi terhadap kondisi penyedia barang/jasa. Kondisi penyedia

dapat meliputi klasifikasi, kapasitas dan reputasi penyedia.
Tabel 3. Identifikasi Kondisi Penyedia
Nama Penyedia Jumlah Nilai PO Klasifikasi Kapasitas Reputasi

PO Penyedia Penyedia Penyedia
(1) (2) (3) (4) (5) (6)
PT. ASZ 4 62.100.000 Kecil Cukup Baik

PT. CF Konstruksi 2 656.000.000 Sedang Cukup Sangat baik
PT. DOR Celular 1 4.000.000 Kecil Lebih Sangat baik
PT. DRSA travel 3 9.000.000 Kecil Lebih Sangat baik
PT. EXE Computer 1 20.000.000 Kecil Cukup Baik
PT. IT & Network 1 35.000.000 Kecil Cukup Baik
PT. Jasa Desain INDO 1 400.000.000 Sedang Cukup Sangat baik
PT. LOK travel 4 8.400.000 Kecil Lebih Baik
PT. Micro Computer 2 33.000.000 Kecil Lebih Sangat baik
PT. RONI Konstruksi 2 4.900.000.000 Besar Cukup Baik
PT. ROS travel 2 5.300.000 Kecil Cukup Sangat baik
PT. RSI Stationary 2 7.000.000 Kecil Cukup Kurang
PT. Sarana Food 1 2.500.000 Kecil Cukup Baik
PT. Sportindo 1 450.000.000 Sedang Cukup Baik
PT. SX Stationary 1 100.000 Kecil Lebih Sangat baik
PT. UHPT Computer 3 47.000.000 Kecil Lebih Sangat baik
PT. WIN Stationary 3 6.700.000 Kecil Cukup Sangat baik
PT.FR Law firm 1 90.000.000 Sedang Cukuo Sangat baik
PT.Radio Ande 1 125.000.000 Sedang Cukup Sangat baik
PT.RIX Training & Consulting 1 40.000.000 Kecil Cukup Sangat baik
PT.TV NETTO 1 600.000.000 Besar Lebih Baik
PT.TV TWO DIGITAL 1 450.000.000 Sedang Lebih Sangat baik
PT.UPP Advertising 2 250.000.000 Sedang Lebih Baik
PT.XI Consulting 2 55.000.000 Sedang Cukup Sangat baik
Grand Total 43 8.860.600.000
Catatan :
- Kolom 4: asumsi usaha kecil 0-50 Jt, Usaha Sedang 50-500 jt, usaha besar >500 jt
- Kolom 5: asumsikan , kapasitas penyedia (kurang, cukup atau lebih)
- Kolom 6 : Reputasi, melihat nilai KPI pada tabel soal, misal 3(baik), 4-5 (sangat baik), <3
(kurang)

1.4. Lakukan analisa terhadap perbedaan harga barang/jasa pada 1 tahun

terakhir, dengan harga pasar saat ini, gunakan asumsi yang anda anggap
valid, seperti inflasi, nilai tukar mata uang, kenaikan upah domestik , dll.
Dalam analisa ini, kita dapat mengasumsikan adanya kenaikan nilai tukar
Rupiah terhadap inflasi dalam negeri yang total kenaikannya sebesar 5%
dari tahun 206. Sehingga perkiraaan harga pasar saat ini dibanding
dengan pembelian tahun sebelumnya adalah :
Tabel 3. Analisa Perbedaan Harga
No Pengadaan Harga pada Dokumen Harga Pasar Saat ini

Kontrak tahun 2016
(1) (2) (3)
1 Alat Tulis Kantor 34.100.000 35.805.000
2 Biaya Perjalanan 40.900.000 42.945.000
3 IT & TEL 405.000.000 425.250.000
4 Jasa Professional Konsultasi 452.500.000 475.125.000
5 Konstruksi 6.406.000.000 6.726.300.000
6 Listrik & Air 62.100.000 65.205.000
7 Pemasaran dan Media 1.425.000.000 1.496.250.000
2.2 TUJUAN DAN RENCANA ORGANISASI

Dalam penyusunan kebutuhan barang dan jasa, selain menggunakan data
kuantitatif hasil Spend Analysis, Pengelola Pengadaan perlu juga memahami
aspek tujuan dan rencana organisasi. Bagian ini akan menjabarkan
pentingnya Pengelola Pengadaan memahami tujuan dan rencana organisasi
dengan seksama sehingga dapat menunjang penyusunan kebutuhan
barang/jasa yang selaras dengan tujuan dan rencana organisasi.
Gambar 7 mengilustrasikan bagaimana rencana-rencana taktis dan

operasional memberikan kontribusi untuk pencapaian tujuan organisasi.
Pemahaman mengenai alur ini berguna untuk menyusun kebutuhan
barang/jasa yang selaras, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.
Pengelola Pengadaan diharuskan memahami tujuan organisasi dan rencana
organisasi untuk mencapai tujuan tersebut.

Gambar 7 Piramida tujuan dan rencana organisasi
2.2.1. Tujuan Organisasi
Tujuan organisasi dibuat sebagai acuan arahan bagi organisasi baik pihak
manajemen maupun karyawan lainnya. Dengan ini, semua internal
stakeholder termasuk level manajer ataupun karyawan dapat mengetahui apa
yang harus dicapai, dengan siapa harus bekerjasama, dan apa yang harus
dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Hal ini juga dapat membuat
eksekusi pekerjaan menjadi lebih efisien dan terarah.
Tujuan organisasi dibuat secara umum dan untuk kepentingan organisasi

seperti keberlanjutan (sustainablity) atau pertumbuhan (growth) organisasi.
Tujuan organisasi dibuat berjangka dimana semua kegiatan organisasi
dilaksanakan untuk mencapai tujuan ini. Tujuan organisasi terdiri dari tujuan
jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Hal ini telah
dijelaskan lebih lanjut pada Modul UK 02 mengenai Melakukan Penyelarasan
Kebijakan Pengadaan Barang/Kasa. Perbedaan diantaranya adalah jangka
waktu pencapaian tujuan tersebut. Biasanya, tujuan jangka pendek didesain
untuk kurun waktu 1 tahun, jangka menengah untuk kurun waktu 3 sampai 5
tahun, sedangkan jangka panjang adalah tujuan pencapaianya lebih dari 5
tahun. Pengelola Pengadaan diharapkan dapat mengidentifikasi dan
memahami tujuan-tujuan ini pada saat penyusunan perencanaan pengadaan

barang dan jasa. Hal ini akan mempengaruhi ketepatan dalam pengambilan
keputusan yang didasari dengan pengetahuan mengenai kepentingan
organisasi secara menyeluruh dan juga mencapai keselarasan dalam
menentukan kebutuhan barang dan jasa yang dibutuhkan untuk mencapai
tujuan organisasi.
Dalam penyusunan perencanaan dan kebutuhan pengadaan barang/jasa,

memahami tujuan organisasi sangat bermanfaat untuk meminimalisir
pengeluaran yang tidak sesuai dan tidak mendukung kegiatan tujuan
organisasi. Sangat penting bagi Pengelola Pengadaan untuk meninjau dan
sangat memahami tujuan organisasi sehingga setiap kegiatan selalu dilakukan
untuk pencapaian tujuan organisasi. Sebagai contoh, salah satu tujuan
sebuah organisasi adalah meningkatkan profit. Sebagai Pengelola Pengadaan,
hal ini dapat dicapai dengan meningkatkan efisiensi biaya melalui negosiasi
untuk mendapatkan harga yang bersaing dimana proses pengadaan,
misalnya, dilakukan melalui lelang terbuka.
2.2.2. Rencana Organisasi

Rencana Organisasi adalah langkah-langkah yang digunakan sebagai skema
dan arahan untuk mencapai tujuan organisasi. Perumusan rencana-rencana
tersebut harus selaras dengan tujuan organisasi. Pentingnya rencana dalam
organisasi adalah untuk memfokuskan segala kegiatan-kegiatan kepada
pencapaian tujuan organisasi. Dari rencana-rencana organisasi tersebut, setiap
departemen kemudian membangun rencana-rencana kegiatan yang disesuaikan
dengan tugas atau peran yang relevan dari masing-masing departemen.
Sehingga setiap departemen mempunyai peran untuk mendukung dan
bertanggung jawab atas pencapaian organisasi melalui pelaksanaan rencana-
rencana tersebut.
Identifikasi jenis rencana organisasi pada umumnya didasarkan pada 2 jenis

seperti yang diilustrasikan pada Gambar 7. Level rencana strategis berada

diatas rencana operasional yang berarti rencana operasional dibuat untuk

mendukung pelaksanaan rencana stategis.
Berikut ini adalah penjelasannya:
1. Rencana Strategis
Perencanaan strategis dirumuskan pada level manajemen yang lebih tinggi
untuk mencapai tujuan organisasi secara luas. Perumusan rencana strategis
dilaksanakan di area level manajemen yang lebih tinggi karena pejabat di
level ini lebih memahami kompleksitas organisasi secara menyeluruh. Sifat
dari rencana ini adalah umum, dapat terukur, realistis dan target
pelaksanaannya lebih untuk jangka panjang. Dari sifatnya ini, rencana
strategis dapat juga disusun dimana dapat mempengaruhi arah tujuan
organisasi.
Sebagai contoh, rencana strategis dapat berupa:
a. Peningkatan keuntungan organisasi sebesar 20%, atau
b. Peningkatan produksi sebesar 10%
c. Peningkatan penjualan sebesar 50%
d. Pengurangan biaya operasi sebesar 30%
e. Pengurangan biaya investasi sebesar 80%
2. Rencana Operasional
Rencana operasional sebagai turunan dari rencana strategis adalah
perencanaan pada level manajemen menengah dan bawah. Pada level ini,
perumusan rencana dilaksanakan oleh masing-masing departemen dimana
harus ada keselarasan dengan rencana strategis. Pegawai di masing-masing
departemen melaksanakan kegiatan sehari-hari dengan mengacu kepada
rencana operasional. Sifat dari rencana operasional adalah detail, spesifik
terhadap kegiatan operasional harian, dan target pelaksanaannya untuk
jangka pendek biasanya dibuat tahunan.
Contoh perencanaan operasional adalah perencanaan di dalam departemen

pengadaan dimana Pengelola Pengadaan membuat rencana kegiatan
pengadaan dan strategi yang tepat guna mendukung pencapaian tujuan
organisasi. Di bawah ini adalah contoh rencana operasional di departemen

pengadaan:
 Memenuhi kebutuhan organisasi
Hal ini dilakukan dengan cara menyusun strategi pengadaan menurut
prioritas dimana kebutuhan organisasi dapat terpenuhi dengan cara
mengoptimalkan kemampuan yang ada.
 Melakukan proses pengadaan sesuai dengan kaedah-kaedah pengadaan
Dalam pelaksanaan pengadaan, Pengelola Pengadaan harus mengikuti
peraturan dan norma pengadaan seperti mengupayakan kompetisi,
transparansi, tepat sasaran, dan penyusunan strategi pengadaan yang
matang dan adil. Hal ini menghasilkan proses pengadaan yang efektif,
efisien, dan tepat sasaran dimana memastikan untuk mendapat kualitas
barang/jasa yang baik dan dengan harga yang bersaing.
2.3 IDENTIFIKASI RINCIAN KEBUTUHAN BARANG/ JASA

Setelah melakukan Spend Analysis dan memahami rencana dan tujuan
organisasi, Pengelola Pengadaan dapat menyusun rencana kebutuhan
barang/jasa sebagai rencana pengadaan periode berikutnya. Tentunya
kebutuhan barang/jasa ini harus disusun secara cermat dan selaras dengan
rencana organisasi pada periode yang sedang berlangsung dan periode
mendatang, untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi. Penyusunan
rencana kebutuhan merupakan langkah awal yang sangat penting dalam suatu
proses pengadaan. Jika hal ini tidak dilakukan dengan baik, maka akan dapat
mengakibatkan adanya biaya-biaya tambahan yang harus dikeluarkan,
keterlambatan waktu perolehan barang/jasa yang dibutuhkan, dan gangguan
pada proses internal organisasi. Pada akhirnya, hal ini dapat berakibat kepada
barang/jasa yang diadakan tidak berfungsi dengan baik sehingga tidak
mendukung tercapainya rencana dan tujuan organisasi.
Identifikasi kebutuhan barang/jasa dilaksanakan oleh Pengelola Pengadaan
bersama-sama dengan Pengguna Barang/Jasa. Pengguna Barang/Jasa adalah
pihak yang sangat mengetahui keperluan dan memahami spesifikasi
barang/jasa yang dibutuhkan, dan pada dasarnya pembuatan lingkup suplai

barang/jasa adalah wewenang pengguna. Akan tetapi, Pengelola Pengadaan
juga berperan penting dalam identifikasi kebutuhan barang/jasa, yaitu dalam
hal memberi masukan mengenai histori kebutuhan dari periode sebelumnya.
Hasil Spend Analysis akan menjadi dasar pertimbangan dalam menentukan
kebutuhan periode berikutnya. Sebagai contoh, apabila terdapat kebutuhan unit
komputer untuk periode berikutnya dan ternyata tersedia unit komputer di
dalam stok atau inventaris, maka komputer yang tersedia tersebut dapat
digunakan dan pembelian komputer di periode yang akan datang bisa
dikurangi.
Pada dasarnya, kebutuhan barang/jasa di dalam suatu organisasi dapat dibagi

menjadi 2, yaitu kebutuhan operasional dan kebutuhan investasi. Dengan
memahami jenis kebutuhan ini, Pengelola Pengadaan dapat mengidentifikasi
kebutuhan barang/jasa dengan lebih baik yang sesuai dengan tujuan masing-
masing jenis kebutuhan. Di bawah ini adalah penjelasan 2 jenis kebutuhan
tersebut.
1. Kebutuhan operasional
Kebutuhan operasional adalah kebutuhan yang sifatnya rutin guna
mendukung operasional sehari-hari untuk pemenuhan tujuan jangka pendek
organisasi. Contohnya adalah pemeliharaan AC (Air Conditioner) yang
dilakukan secara berkala. Kebutuhan ini diperlukan untuk mendukung
jalannya operasional sehari-hari di kantor.
2. Kebutuhan investasi
Kebutuhan investasi adalah kebutuhan untuk mendukung tujuan jangka
panjang organisasi dimana sifatnya tidak rutin dan sifat pekerjaannya adalah
pekerjaan project yang biasanya dilaksanakan satu kali. Sebagai contoh
adalah pemasangan genset atau UPS pada komputer. Pekerjaan ini
dilakukan sesekali saja sesuai kebutuhan.

Setelah diketahui jenis kebutuhan barang/jasa, identifikasi dapat diarahkan

kepada kegiatan apa saja yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan-
kebutuhan tersebut. Dengan mengetahui kegiatan-kegiatan ini, kebutuhan
barang/jasa yang berguna untuk menunjang pelaksanaan kegiatan tersebut
dapat diidentifikasi.
Jenis barang/jasa yang dibutuhkan juga perlu diketahui, sehingga spesifikasi

barang/jasa, jumlah barang yang dibutuhkan, waktu pengiriman barang, atau
waktu mulainya pelaksanaan pekerjaan, dapat diuraikan dengan lebih baik.
Secara umum, barang/jasa dapat dikelompokkan menjadi 4 jenis, yaitu:
1. Barang
Barang adalah setiap benda baik berwujud maupun tidak berwujud,
bergerak maupun tidak bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai,
dipergunakan atau dimanfaatkan oleh pengguna barang. Barang meliputi,
namun tidak terbatas pada bahan baku, barang setengah jadi, barang
jadi/peralatan, dan makhluk hidup.
2. Pekerjaan Konstruksi
Pekerjaan konstruksi adalah seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan
pelaksanaan konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya.
Sebagai contoh adalah konstruksi bangunan kapal, perakitan atau instalasi
komponen pabrikasi, penghancuran (demolition) dan pembersihan
(removal), dan sebagainya.
3. Jasa Konsultansi
Jasa konsultansi adalah jasa layanan profesional yang membutuhkan
keahlian tertentu di berbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya
olah pikir (brainware). Sebagai contoh adalah jasa rekayasa (engineering),
jasa perencanaan, perancangan, dan pengawasan untuk pekerjaan
konstruksi, jasa keahlian profesi, seperti jasa penasehatan, jasa penilaian,
jasa pendampingan, bantuan teknis, konsultan manajemen, dan konsultan
hukum.

4. Jasa Lainnya
Jasa Lainnya adalah jasa yang membutuhkan kemampuan tertentu yang
mengutamakan keterampilan (skillware) dalam suatu sistem tata kelola yang
telah dikenal luas di dunia usaha untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Jasa
lainnya juga dapat diartikan sebagai segala pekerjaan dan/atau penyediaan
jasa selain jasa konsultansi, pelaksanaan pekerjaan konstruksi dan
pengadaan barang. Sebagai contoh adalah jasa boga, jasa layanan
kebersihan, jasa penyedia tenaga kerja, jasa ekspor impor, jasa penulisan
penerjemahan, jasa akomodasi, dsb.
Identifikasi barang/jasa secara spesifik harus memperhatikan elemen-elemen

dasar dibawah ini. Perlu diperhatikan bahwa biaya adalah termasuk salah satu
elemen yang penentuannya tergantung dari elemen lainnya.
1. Lingkup pekerjaan dan pengadaan

Lingkup pekerjaan mencakup rincian dan penjelasan pekerjaan jasa atau
pembelian barang apa saja yang dibutuhkan oleh organisasi. Persyaratan
dan jenis barang/jasa diuraikan secara mendetail untuk menghindari
kesalahan-kesalahan dalam pemenuhan kebutuhan barang/jasa oleh
pemasok. Selain itu, batasan lingkup pekerjaan juga harus diidentifikasi,
termasuk apa saja pekerjaan yang menjadi tanggung jawab pemasok dan
bagaimana pemasok harus melaksanakan pekerjaan jasa sesuai dengan
yang dipersyaratkan oleh organisasi. Lingkup pekerjaan juga mencakup
perencanaan penggunaan sumber daya manusia atau sumber daya yang lain
apabila diperlukan. Sumber daya manusia dan lainnya dapat berasal dari
internal organisasi atau menjadi salah satu tanggung jawab dari pemasok.
Hal-hal tersebut perlu dijelaskan di dalam lingkup pekerjaan sehingga
tanggung jawab organisasi dan pemasok dapat terurai dengan jelas.
2. Kualitas barang/jasa yang dibutuhkan

Rincian kualitas barang/jasa merupakan hal mendasar dalam menentukan

kebutuhan. Jika kualitas barang/jasa yang dibutuhkan tidak diidentifikasi
dengan benar, maka kinerja barang/jasa yang diadakan tidak akan sesuai
dengan kebutuhan. Kualitas harus didefinisikan dengan tepat dalam
spesifikasi, sehingga Penyedia Barang/Jasa dapat mengetahui dengan baik
jenis barang/jasa yang dibutuhkan, dan barang/jasa yang diadakan dapat
mendukung pemenuhan kebutuhan rencana dan tujuan organisasi yang
sebenarnya. Sebagai contoh, pembelian besi/baja harus dilengkapi dengan
spesifikasi detail besi/baja yang dibutuhkan, seperti berat, panjang, level
dan jenis lapisan yang diminta. Akibat yang dapat ditimbulkan dari
spesifikasi yang tidak jelas atau tidak tepat, adalah:
 Kualitas barang/jasa yang diadakan tidak memenuhi kriteria yang
dibutuhkan;
 Barang/jasa yang diadakan tidak berfungsi secara maksimal dalam
mendukung pencapaian tujuan organisasi.
3. Jumlah kebutuhan barang/jasa
Pengadaan barang harus mempertimbangkan pola konsumsi/penggunaan

barang pada periode sebelumnya dan memperkirakan kecenderungan
kebutuhan barang tersebut di masa yang akan datang. Begitu pula dengan
kebutuhan jasa. Penentuan jumlah kebutuhan ini dapat juga ditinjau dari
hasil Spend Analysis yang sudah dilaksanakan sebelumnya.
4. Lokasi dimana Barang/Jasa dibutuhkan
Lokasi pengiriman barang akan berdampak kepada biaya pengiriman

dan/atau biaya transportasi, waktu tenggang (lead time), dan waktu
pemesanan. Sehingga, lokasi pengiriman barang perlu diidentifikasi dan
diuraikan dengan jelas. Ketika waktu tenggang (lead time) perlu
diminimalkan, maka metoda transportasi perlu diidentifikasi dengan jelas
karena akan berdampak besar pada biaya pengiriman. Pengiriman melalui

pesawat udara, misalnya, akan jauh lebih mahal dari pada lewat darat.
Dalam kaitannya dengan pilihan metode transportasi, kemungkinan
kerusakan dan kehilangan barang/jasa hendaknya juga diantisipasi melalui
spesifikasi teknik pengepakan yang disyaratkan, terlebih lagi bila barang
tersebut berukuran kecil, mahal, dan mudah dibawa. Beberapa pengaturan
transportasi khusus juga perlu diidentifikasi dan diuraikan dengan jelas.
Misalnya, transportasi makanan yang mudah membusuk memerlukan
refrigerator, atau untuk membawa barang yang mudah pecah, dibutuhkan
penahan atau pelindung.
5. Waktu Barang/Jasa dibutuhkan
Yang termasuk dalam hal ini adalah jadwal kedatangan barang/jasa dengan
memperhitungkan jangka waktu pemesanan, lokasi kedatangan barang,
metode transportasi dan pengepakan. Dalam penetapan kebutuhannya,
Pengelola Pengadaan harus memperhitungkan aspek-aspek waktu ini,
sehingga barang/jasa dapat diadakan tepat pada waktu yang dibutuhkan.
6. Risiko dan Rencana Kontijensi
Setiap pengadaan barang/jasa memiliki risiko yang berhubungan dengan

penggunaan barang/jasa tersebut. Dalam tahap menyusun kebutuhan
barang/jasa ini, perlu diidentifikasi risiko-risiko yang dapat berpengaruh
pada kelangsungan pengadaan barang/jasa yang bersangkutan. Penentuan
kebutuhan barang/jasa harus mencakup langkah kontijensi yang diperlukan
sehingga risiko-risiko tersebut dapat dimitigasi dan kelangsungan pekerjaan
dapat dipastikan.
7. Peraturan yang berlaku
Baik dalam organisasi swasta atau pemerintah terdapat peraturan atau

kebijakan yang perlu dipatuhi. Dalam menyusun kebutuhan, Pengelola

Pengadaan tentunya perlu memastikan bahwa kebutuhan-kebutuhan tidak

menyalahi kebijakan dan selalu memenuhi peraturan atau kebijakan
organisasi yang berlaku. Sebagai contoh adalah adanya kebijakan
Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan (KKKL) dalam sebuah
organisasi. Dalam menentukan kebutuhan penyewaan alat derek, misalnya,
penentuan spesifikasi dan lingkup pekerjaannya harus tetap mengacu
kepada kebijakan KKKL yang ada.
8. Biaya-biaya terkait kebutuhan dan pengelolaan kebutuhan

Kesalahan-kesalahan yang sering terjadi dan harus dihindari ketika
memerinci kebutuhan barang/jasa, adalah sebagai berikut:
1. Spesifikasi barang/jasa mengarah kepada produk tertentu. Hal ini bisa
menghilangkan persaingan sehat dalam prinsip pengadaan. Sebagai
contoh, ketika sebuah barang sudah banyak diproduksi dan disuplai di
pasar, penyusunan kebutuhan tidak diperbolehkan untuk mengarah pada
satu produk atau merk saja, mengingat bahwa ada barang lain dengan
fungsi dan spesifikasi yang sama di pasar. Sehingga, penggunaan
barang/jasa yang standar dianjurkan karena barang/jasa tersebut banyak
tersedia di pasar. Selain itu, hal ini juga untuk meningkatkan peluang
penghematan biaya dan juga subtitusi barang. Di dalam paket
pengadaan, dilarang untuk mencantumkan merk dari barang standard
ini. Meskipun demikian, ada satu pengecualian kondisi dimana penentuan
kebutuhan barang boleh mengacu kepada suatu merk tertentu.
Kebutuhan barang yang bersifat suku cadang tentunya mengharuskan
penggunaan produk dari pabrikan tertentu saja.
Pada proses pengadaan di organisasi pemerintah, hal ini dijelaskan dalam

Perpres 54/2010, Penjelasan Pasal 81 huruf b, yaitu “Yang dimaksud
rekayasa tertentu adalah upaya yang dilakukan sehingga dapat

mengakibatkan persaingan tidak sehat, misalkan: a. penyusunan spesifikasi

yang mengarah kepada produk tertentu, kecuali untuk suku cadang;”
2. Barang yang dibutuhkan sudah tidak ada lagi di pasar. Oleh karena itu,
perlu dilakukan analisis pasar sehingga informasi tersebut dapat
diketahui sebelumnya dan barang pengganti dapat diidentifikasi.
3. Jumlah perencanaan yang tidak akurat sehingga ditengah pelaksanaan
kontrak diperlukan tambahan jumlah barang, yang berakibat perubahan
lingkup kerja terhadap kontrak perlu dilakukan.
4. Penentuan spesifikasi yang berlebihan. Meskipun spesifikasi tersebut
dapat dipenuhi oleh pemasok, hal ini mengakibatkan harga penawaran
yang lebih mahal dan mengurangi persaingan. Selain itu, penggunaan
barang dengan spesifikasi berlebihan berpotensi dapat mengakibatkan
biaya pemeliharaan yang lebih tinggi.
2.4 CONTOH PENYUSUNAN KEBUTUHAN

Data pada Tabel 3 pada contoh sebelumnya di atas dapat dikelompokkan dan
dibagi berdasarkan 3 kategori seperti di bawah ini:
1. Berdasarkan Komoditas / Material
2. Berdasarkan Fungsi Pengguna
3. Berdasarkan Pemasok
Tabel 5 Pengelompokkan data berdasarkan komoditas, fungsi pengguna, dan pemasok

Fungsi Pengguna Pemasok
Pembayaran PT Berkarya PT Maju PT Bangun PT Tempat
No. Komoditas Pemeliharaan Proyek PT Aman Jaya
2015 Selalu Bersama Konstruksi Sementara
1 semen 45,800,000,000 36,200,000,000 9,600,000,000 20,000,000,000 16,200,000,000 9,600,000,000 250,000,000 500,000,000
2 pasir 33,900,000,000 26,900,000,000 7,000,000,000 14,400,000,000 12,500,000,000 7,000,000,000 440,000,000 300,000,000
3 batu 17,700,000,000 10,500,000,000 7,200,000,000 10,500,000,000 7,200,000,000 100,000,000
4 Jasa insinyur listrik 250,000,000 250,000,000
5 Jasa insinyur sipil 440,000,000 440,000,000
6 Jasa tukang 100,000,000 100,000,000
7 sewa tempat tinggal 500,000,000 500,000,000
8 biaya listirk 300,000,000 300,000,000
Total 98,990,000,000 73,600,000,000 25,390,000,000 44,900,000,000 28,700,000,000 23,800,000,000 790,000,000 800,000,000
Tabel 5 di atas menunjukkan bahwa pembelanjaan komoditas di tahun 2015

mencapai nilai sekitar 99 Milyar Rupiah. Pembelanjaan komoditas di bidang

Pemeliharaan mencapai 73.6 Milyar Rupiah yang kemungkinan besar akan

terulang di tahun berikutnya (dengan asumsi bahwa pemeliharaan rutin akan
dilakukan satu kali dalam setahunnya). Sedangkan pembelanjaan untuk
kebutuhan proyek di tahun 2015 kemungkinan tidak akan terulang di tahun
berikutnya sehingga data pembelanjaan proyek di tahun 2015 tidak dapat
dijadikan dasar untuk pembelanjaan di tahun 2016.
Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa kebutuhan belanja untuk pekerjaan
pemeliharaan di tahun 2016 akan sebesar 73.6 Milyar ditambah dengan faktor
eksternal yang dapat mempengaruhi perubahan harga, seperti kenaikan harga
komoditas terkait. Sedangkan untuk memperkirakan besarnya kebutuhan
Proyek tahun 2016 harus memperhatikan program kerja/ strategi
pengembangan proyek organisasi di tahun 2016.
Setelah perkiraan kebutuhan di tahun 2016 diidentifikasi, tahap berikutnya

adalah melakukan upaya untuk mengoptimalkan biaya pengadaan di tahun
2016. Tabel 5 menunjukkan bahwa Bagian Pemeliharaan dan Bagian Proyek
telah memiliki kontrak sendiri-sendiri kepada Pemasok yang berbeda,
walaupun keduanya membutuhkan komoditas yang sama, seperti semen,
pasir dan batu. Dalam hal ini, strategi pengadaan dapat dioptimalkan dengan
cara menggabungkan kebutuhan semen, pasir dan batu ke dalam satu paket
pengadaan guna mendapatkan harga satuan yang lebih baik. Penggabungan
ini akan meningkatkan volume kebutuhan sehingga dapat menurunkan harga
satuan dari calon pemasok.
Pada tabel tersebut terlihat pula bahwa pembelanjaan Bagian Pemeliharaan

adalah sebesar 75% dari pembelanjaan Organisasi, terutama dalam bentuk
komoditas semen dan pasir. Selain strategi pengadaan yang optimal,
organisasi juga dapat mempelajari kebutuhan terhadap dua komoditas ini
secara lebih terperinci. Misalnya dengan melihat apakah spesifikasi komoditas
tersebut terlalu tinggi sehingga menyebabkan harga satuan yang terlalu
mahal. Atau sebaliknya, apakah dengan meningkatkan spesifikasi (walaupun
efeknya akan dapat menaikkan harga satuan) frekuensi kegiatan

pemeliharaan dapat dikurangi dari satu tahun sekali menjadi dua tahun sekali.
Hal lain yang dapat diperhatikan lebih lanjut adalah efisiensi metode
transportasi komoditas tersebut ke lokasi kebutuhannya.
Perlu diperhatikan juga posisi organisasi terhadap posisi Pemasok (Supply

Positioning Model). PT Berkarya Selalu merupakan pemasok terbesar dan
tentunya harus mendapatkan perhatian lebih. Seandainya organisasi
merupakan klien yang besar atau cukup besar bagi PT Berkarya Selalu
tentunya organisasi akan mempunyai posisi negosiasi yang tinggi sehingga
harga ataupun kualitas pelayanan akan dapat menjadi lebih baik. Sebaliknya
jika organisasi bukanlah salah satu klien besar ataupun penting bagi PT
Berkarya Selalu, organisasi harus dapat membina dan menjaga hubungan baik
dengan PT Berkarya Selalu agar harga dan pelayanan dapat terus terjaga
dengan baik.

BAB III
PENYUSUNAN PAKET DAN STRATEGI PENGADAAN
3.1 Menentukan Prioritas Kebutuhan

Setelah kebutuhan barang/jasa organisasi diidentifikasi dan direncanakan
dengan baik, tahap berikutnya adalah mengetahui dan mempelajari waktu
pemenuhan kebutuhan tersebut. Untuk kebutuhan-kebutuhan yang
diprioritaskan tentunya harus juga didahulukan proses pengadaanya. Strategi
pengadaan pun dapat berbeda antara kebutuhan yang merupakan prioritas
dengan yang bukan prioritas. Sebagai contoh, kebutuhan yang tidak terduga
dan mendadak jika tidak segera dipenuhi akan dapat mengakibat produksi
atau pelayanan organisasi berhenti. Oleh karena itu, pengadaan dengan
penunjukan langsung ke pemasok tertentu akan tepat untuk dilakukan,
walaupun mungkin menjadi tidak ataupun kurang kompetitif.
Perencanaan pengadaan dan pembuatan paket pengadaan yang matang dan

baik memerlukan waktu. Pekerjaan yang bersifat kompleks seringkali
membutuhkan studi oleh pihak ketiga yang ahli dalam bidangnya, dimana
proses pengadaannya pun harus dilakukan secara benar. Proses pengadaan
juga akan memerlukan waktu yang relatif lebih lama untuk pekerjaan yang
bersifat kompleks dan atau bernilai besar. Secara umum, proses pengadaan
bisa memerlukan waktu antara satu bulan sampai dengan dua tahun
tergantung nilai dan kompleksitasnya. Seperti yang sudah disampaikan di
bagian sebelumnya, pengadaan barang juga biasanya memerlukan waktu
untuk pengiriman, pemenuhan kebutuhan legalitas, dan proses administrasi
lainnya. Bahkan untuk jenis barang yang spesifik atau unik, biasanya
memerlukan waktu yang cukup lama untuk memproduksikannya.
Penyusunan Paket Kebutuhan Pengadaan seharusnya memperhatikan

beberapa hal berikut :

1. Pengadaan yang strategis, yang berguna untuk meningkatkan efisiensi dan

penghematan biaya yang akan secara langsung meningkatkan keuntungan
atau nilai tambah bagi organisasi.
2. Melakukan Konsolidasi atau pemecahan paket volume belanja. Setelah
dilakukan analisa kebutuhan, pemaketan pengadaan seharusnya
menghasilkan keputusan yang mana yang akan memberikan keuntungan
lebih bagi organisasi apakah melakukan konsolidasi atau pemecahan paket
kebutuhan
3. Rasionalisasi dari penyedia, pemaketan kebutuhan harus
mempertimbangkan keadaan penyedia baik ketersediaan, kemampuan dan
tingkat layanan.
4. Mengikuti peraturan dan regulasi sehingga tercapai kepatuhan terhadap
aturan yang berlaku.
5. Pemaketan kebutuhan pengadaan barang seharusnya meningkatkan
optimalisasi dari inventaris pada organisasi.
6. Mengoptimalkan pemaketan barang-barang yang mempunyai standar yang
sama dan digunakan berulang
Dengan pengetahuan yang menyeluruh mengenai lamanya proses

pengadaan, kebutuhan barang/jasa organisasi harus direncanakan lebih awal
sehingga kebutuhan tersebut dapat terpenuhi tepat waktu.
3.2 Pemaketan Pengadaan

Sebagai langkah awal pemaketan pengadaan, 4 prinsip pemaketan pengadaan
di bawah ini harus diperhatikan:
1. Efisien
Pemaketan pengadaan yang efisien akan menghasilkan penyusunan
anggaran yang lebih tepat untuk memenuhi kebutuhan organisasi dan juga
menghindari pemborosan anggaran.
2. Persaingan sehat
Mengutamakan persaingan sehat sangat penting untuk memastikan adanya
keadilan dan transparansi terhadap pelaksanaan pengadaan sehingga hal-

hal yang berkaitan dengan perbuatan yang tidak etis, seperti korupsi, tidak
adil dan lain-lain dapat dihindari.
3. Kesatuan sistem
Kesatuan sistem dalam suatu organisasi juga harus diutamakan, dimana
prioritas pemaketan ditujukan untuk kepentingan sistem di dalam suatu
organisasi bukan untuk kepentingan bagian-bagian tertentu.
4. Kualitas kemampuan teknis
Ketika prinsip memaketkan suatu kualitas kemampuan teknis diterapkan,
pengadaan suatu pekerjaan akan menghasilkan hasil yang lebih efektif dan
tepat sasaran. Hal ini disebabkan oleh kinerja teknis pemasok dapat
dioptimalkan berdasarkan kumpulan keahlian-keahlian teknisnya.
Prinsip-prinsip pemaketan di atas perlu dimengerti oleh Pengguna Anggaran

sebagai pihak yang ditunjuk untuk melakukan pemaketan barang/jasa. Kegiatan
pemaketan harus dapat dipertanggungjawabkan kepada yang berwenang.
Pengadaan secara satu-persatu untuk setiap kebutuhan organisasi sangat tidak
efisien, bukan hanya dari sudut pandang waktu dan jumlah tenaga kerja yang
dibutuhkan tetapi juga dari sisi komersial. Hal ini tidak dianjurkan untuk
pekerjaan yang sifatnya dapat digabungkan. Pembelian barang/jasa dengan
jumlah besar akan lebih menarik bagi para calon pemasok yang tentunya akan
mengurangi harga satuan barang/jasa di dalam harga penawaran. Hal ini akan
menghasilkan kegiatan lelang yang lebih kompetitif secara komersial.
Secara garis besar, pemaketan pengadaan akan memberikan keuntungan bagi
organisasi dalam hal:
1. Pengadaan menjadi lebih kompetitif dikarenakan nilai pengadaan yang besar
merupakan daya tarik bagi para calon pemasok, sehingga harga penawaran
dapat menjadi lebih kompetitif.
2. Pengurangan biaya, karena dengan kuantitas yang lebih besar, para
pemasok dapat mengurangi biaya produksinya, seperti: biaya produksi
langsung, biaya overhead, biaya pengiriman dan biaya administrasi.

3. Manajemen kontrak yang lebih efisien dikarenakan penggabungan

barang/jasa yang tepat akan mengurangi jumlah kontrak yang harus diawasi
dan dikendalikan.
Cara pemaketan pekerjaan yang tidak tepat dapat mempengaruhi

kelangsungan organisasi. Risiko-risiko yang bisa terjadi dan perlu diperhatikan
adalah sebagai berikut:
1. Paket pekerjaan berisiko tinggi yang berpengaruh langsung terhadap
keberlangsungan organisasi.
Paket pekerjaan berisiko tinggi tersebut mencakup jenis pekerjaan yang

jika tidak dilakukan dapat berdampak langsung ke sebagian besar ataupun
keseluruhan pemasukan organisasi yang dapat mengakibatkan
keberlangsungan organisasi. Sebagai contoh, pekerjaan konstruksi
pembangkit tenaga listrik pertama untuk perusahaan pembangkit tenaga
listrik. Jika pekerjaan konstruksi terhalangi maka perusahaan tidak akan
dapat beroperasi dan memproduksi tenaga listrik. Oleh karena itu,
pemilihan pemasok yang sudah sangat berpengalaman sangatlah penting.
2. Paket pekerjaan berisiko sedang yang dapat berpengaruh terhadap

pencapaian kinerja organisasi
Jenis pekerjaan dengan risiko sedang biasanya terkait dengan hilangnya

sebagian pendapatan organisasi yang nilainya dianggap relatif besar.
Dengan menggunakan contoh yang sama, dalam hal perusahaan
pembangkit listrik sudah dalam tahap beroperasi dan sudah menghasilkan
pendapatan, pekerjaan pemeliharaan untuk turbin gas penggerak motor
tentunya harus dilaksanakan. Seandainya perusahaan tersebut memiliki
tiga turbin gas yang bekerja secara paralel, dan pekerjaan pemeliharaan
salah satu turbin bermasalah dan berlangsung terlalu lama, maka akan
mengakibatkan perusahaan hanya dapat beroperasi sekitar 67% saja.
Hal ini berarti perusahaan kehilangan sekitar 33% dari pendapatannya
selama masalah belum dapat terselesaikan. Oleh karena turbin gas adalah
peralatan yang sifatnya kritis/ penting terhadap penghasilan perusahaan,

tidak jarang perusahaan pembangkit listrik memiliki cadangan turbin gas.
3. Paket pekerjaan berisiko rendah adalah pekerjaan yang kurang

berpengaruh terhadap keberlangsungan organisasi
Pekerjaan jenis ini jika gagal ataupun ditunda pekerjaannya tidak akan
banyak pengaruhnya terhadap keberlangsungan organisasi, tetapi tidak
dapat diabaikan dan kemungkinan pengaruhnya dalam jangka panjang
harus tetap diantisipasi oleh organisasi.
Contohnya adalah pekerjaan perbaikan efisiensi alat pendingin suatu
mesin di perusahaan. Mesin masih dapat beroperasi dan berproduksi
dengan mengurangi kapasitas produksinya, tetapi jika masalah ini
dibiarkan berlarut-larut, organisasi akan terus kehilangan pendapatannya
secara terus menerus, dan pada suatu waktu, ada kemungkinan alat
pendingin dapat berhenti bekerja sehinga produksi juga harus terhenti.
Pemaketan pengadaan merupakan proses strategis terkait dengan : tujuan

organisasi, ketersediaan keuangan, dan risiko terkait kelangsungan operasional
organisasi yang berdampak langsung terhadap kepuasan pengguna internal dan
juga pelanggan eksternal. Sehingga dalam proses pemaketan pengadaan, perlu
dilakukan pemetaan antara risiko pasokan (supply risk) terhadap dampak
keuntungan (profit impact). Dalam organisasi publik, dampak keuntungan
lebih menekankan kepada nilai-nilai pelayanan masyarakat. Untuk membantu
proses pemaketan pengadaan, dapat menggunakan Supply Positioning Model.
3.2.1. Supply Positioning Model

Pemaketan pengadaan di atas tidak akan dapat dilakukan dengan baik
tanpa didukung dengan pengetahuan mengenai calon-calon pemasok
barang/jasa. Pengetahuan tersebut seringkali juga digabungkan dengan
informasi mengenai pengeluaran organisasi terdahap para pemasoknya

dan ketergantungan organisasi terhadap pemasok tersebut. Hal ini

dikenal dengan istilah Supply Positioning Model.
Secara umum, Pengelola Pengadaan sudah mempunyai pengetahuan

mengenai kondisi pasar untuk barang ataupun jasa yang dibutuhkan,
yaitu pengetahuan mengenai pemasok-pemasok yang dapat
menyediakan kebutuhan barang/jasa organisasi. Informasi ini juga
sebagian sudah tersedia pada saat melakukan Spend Analysis.
Jika pengetahuan pasar belum mencukupi, maka perlu dilakukan survei

pasar. Survei pasar dapat dilakukan dengan berbagai macam cara,
antara lain survei melalui internet ataupun website pemasok, berdiskusi
dengan beberapa calon pemasok yang sudah diketahui, atau melalui
data Spend Analysis.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan survei:

1. Pemasok-pemasok yang dapat menyediakan kebutuhan barang/jasa
organisasi;
2. Jenis komoditas yang dapat disediakan oleh pemasok-pemasok
tersebut;
3. Kapasitas dan kualitas dari pemasok;
4. Lokasi pabrik / kantor / gudang dari pemasok;
5. Pengalaman dan reputasi dari pemasok-pemasok tersebut, termasuk
kemapuan finansialnya; dan
6. Jumlah pemasok yang dapat menyediakan kebutuhan organisasi.
Dalam kaitannya dengan Supply Positioning Model, informasi survey

pasar merupakan bagian dari informasi yang sangat diperlukan untuk
menggambarkan Supply Positioning Model (Gambar 8). Empat kuadran
pada matriks Supply Positioning Model tersebut dijelaskan sebagai
berikut.

Gambar 8 Supply Positioning Model
1. Non-critical Items (Hal-hal yang tidak bersifat kritis)

Kategori ini memiliki risiko pemasok yang rendah dan pengaruh
terhadap keuntungan organisasi yang juga rendah. Biasanya jumlah
pemasok yang tersedia di pasar cukup banyak. Sebagain contoh,
Perusahaan A bergerak di bidang pembuatan furniture. Pemasok B
merupakan salah satu pemasok di Perusahaan A yang jasa
utamanya adalah merawat dan memperbaiki alat pendingin di
ruangan kantor Perusahaan A.
Dalam hal ini jika Pemasok B tidak dapat melakukan tugasnya lagi
tentunya Perusahaan A dapat mencari penggantinya dengan mudah
(karena penyedia jasa merawat dan perbaikan alat pendingin cukup
banyak di pasar) dan juga pengaruh terhadap biaya ataupun
keuntungan perusahaan hampir tidak ada.
2. Bottleneck Items (Hal-hal yang kritis)

Sesuai dengan sebutannya, kategori barang-barang Bottleneck
memiliki risiko ketergantungan yang tinggi terhadap barang
tertentu dari pemasok tertentu juga. Biasanya diakibatkan oleh
jumlah penyedia yang terbatas di pasar karena lokasi yang terpencil
dan/atau jenis kebutuhannya yang sangat spesifik. Harga untuk

barang-barang Bottleneck ini cukup murah, sehingga strategi yang
tepat untuk kategori ini adalah dengan memiliki inventaris yang
cukup tinggi dikarenakan penyediaan yang terbatas di pasar.
Sebagai contoh, perusahaan manufaktur yang terletak di daerah

yang terpencil memerlukan pasokan pelumas mesin secara
berkesinambungan agar mesin-mesinnya dapat terus beroperasi
dengan baik. Dikarenakan lokasi pabrik yang cukup terpencil,
sangat disarankan agar perusahaan tersebut menyimpan stok
pelumas dengan jumlah yang cukup banyak dan kebutuhan
pelumas dapat terpenuhi sampai dengan pengiriman berikutnya
termasuk potensi kendala-kendala lain yang dapat penyebabkan
pengiriman pelumas terlambat.
3. Leverage Items
Kebutuhan dimana ketergantungan terhadap pemasok atau barang
tertentu relatif rendah namun pengaruh terhadap keuntungan
organisasi cukup tinggi dapat dikategorikan ke dalam kategori
Leverage Items. Dalam hal ini, organisasi mempunyai keleluasaan
untuk mengganti jenis produk atau pemasoknya. Salah satu contoh
dalam kategori ini adalah pengadaan pembelian mobil untuk jasa
transpotasi. Jenis mobil relative beragam, sehingga ketergantungan
terdahap merek/pemasok tertentu relatif sangat rendah. Dengan
kondisi demikian, organisasi bisa mendapatkan penawaran harga
yang lebih baik dari calon-calon pemasok.
4. Strategic Item s (Hal yang sifatnya strategis)

Ketergantungan terhadap barang/jasa ataupun pemasok tertentu
sangat tinggi dengan jumlah penyedia barang/jasa di pasar yang
sangat terbatas. Kebutuhan ini mempunyai pengaruh yang tinggi
terhadap operasional dan keuntungan organisasi. Kebutuhan yang
dikategorikan dalam Strategic Items harus mendapatkan perhatian

yang khusus dari pengelola pengadaan. Berbagai macam opsi harus
dipertimbangkan untuk kebutuhan jenis ini, termasuk hubungan
jangka panjang yang baik dengan pemasok terkait, dan pembuatan
rencana kontingensi untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak
terduga.
Sebagai contoh, suatu perusahaan pembangkit listrik menggunakan

produk turbin gas dari merek tertentu. Jika produk tersebut rusak,
pembangkit listrik tidak akan berfungsi, pendapatan perusahaan
akan terganggu dan listrik tidak dapat mengalir ke pelanggan. Di
sisi lainnya, produk ini tidak dapat tergantikan dengan merek yang
lain dikarenakan suku cadang, tenaga ahli dan garansi sangat
tergantung dari pemasok yang sama. Dalam hal ini perusahaan
sebaiknya membina hubungan yang baik dengan pemasok.
Beberapa rencana kontingensi juga dapat dilakukan, antara lain
mempunyai mesin cadangan (yang mungkin skalanya lebih kecil
karena biaya investasinya yang cukup tinggi) dengan merek yang
lain, atau mempunyai unit cadangan yang sama namun
bekerjasama dengan perusahaan pembangkit listrik lainya agar
biayanya lebih murah, atau memiliki sendiri tenaga ahli terhadap
produk tersebut yang setidaknya dapat meningkatkan tingkat
keandalan produk tersebut.
Dalam prakteknya, tidak semua kebutuhan barang/jasa perlu

dikategorikan ke dalam Supply Positioning Model. Organisasi dapat
mengutamakan barang/jasa dengan risiko pasokan/Supply Risk tinggi
dan harga barang/jasa yang relatif tinggi saja (‘Prinsip Pareto’) dimana
ketersediaan barang/jasa ini berpengaruh terhadap operasional
organisasi. Sebagai informasi, Prinsip Pareto pada dasarnya
menyatakan bahwa secara umum 80% dari dampak banyaknya

kegiatan disebabkan/dipengaruhi oleh hanya 20% dari keseluruhan

kegiatan utama. Penggunaan Prinsip Pareto pada Supply Positioning
Model, yaitu 80% dari seluruh biaya yang dikeluarkan untuk pembelian
barang/jasa secara umum berasal dari pembelian kepada hanya sekitar
20% dari pemasok barang/jasa. Penerapan Prinsip Pareto ini
memungkinkan organisasi untuk mencapai sasaran pengumpulan data
yang memberi pengaruh besar, dengan cara yang lebih efisien tanpa
perlu melakukan Analisis pembelian kepada seluruh penyedia
barang/jasa.
3.2.2. Teori Supply Demand

Untuk mendukung pemahaman lebih lanjut terhadap item nomer 1
diatas, teori Supply Demand dapat digunakan yang fungsinya untuk
memberikan gambaran mengenai keadaan pemasok dan pembeli di
pasar beserta harga pemasok dan kemampuan harga pembeli. Kurva
Supply Demand dibawah ini menjelaskan mengenai hubungan tersebut.
Gambar 9 Kurva Supply Demand
Gambar 9 menunjukkan bahwa harga dan jumlah pasokan barang/jasa

di pasar sangat dipengaruhi oleh jumlah permintaan pembeli dan
jumlah barang/jasa dimana pemasok sanggup menyediakan. Dengan
memahami dan menganalisis korelasi antara faktor-faktor ini, Pengelola
Pengadaan dapat mengambil keputusan dalam penyusunan strategi
pemaketan pengadaan dengan lebih baik. Sebagai contoh, ketika

keadaan pasokan besi di pasar stabil dan permintaan sedang berkurang

karena perlambatan pertumbuhan ekonomi, maka harga besi akan
turun.
Dengan berjalannya waktu, tingkat pasokan juga akan menurun

sehingga akan tercapai harga ekuilibrium yang baru. Untuk pemaketan
pengadaan pembelian besi, maka Pengelola Pengadaan dapat
menggunakan strategi pemaketan untuk beberapa tahun kontrak
pembelian besi dimana harga rendah bisa diikat untuk komitmen
sepanjang kontrak berlangsung.
Dengan berdasarkan data-data belanja dari hasil Spend Analysis, dan

bermodalkan pengetahuan mengenai kategori pemasok, kondisi pasokan dan
harga di pasar, dimana Supply Positioning Model dan Teori Supply Demand
diterapkan, maka pemaketan pengadaan yang tepat dan strategis dapat mulai
dibentuk.
Pada prinsipnya alur pemaketan pengadaan mengalir dari pengguna akhir

kepada pejabat yang berwenang melakukan pengesahan paket-paket
pengadaan kemudian menuju ke pejabat yang berwenang melakukan
pengadaan.
Dalam organisasi pemerintah alur dalam menentukan pemaketan dapat

digambarkan sebagai berikut:

LPSE PA/KPA PPK KULP
Menetapkan PPK
Memberikan user ID
Menerima Rencana
dan Password kepada
Pengadaan dari PA/KPA
PA/KPA/PPK
dan user ID dan
Password dari LPSE
Menyusun dan
menetapkan rencana
pengadaan beserta
kelengkapan dokumen
Mengirimkan surat
permohonan kepada Menerima
KULP Permohonan dan
Kelengkapan Paket
Pengadaan dari
PA/KPA
Gambar 10 Alur Pemaketan Barang/Jasa di Organisasi Pemerintah
PA/KPA akan menetapkan PPK dari suatu paket pengadaan. Untuk dapat
menjalankan pengadaan, maka LPSE akan memberikan dukungan dengan
memberikan ID dan password untuk dapat melakukan proses didalam sistem
pengadaan. PPK kemudian menyusun dan menetapkan rencana pengadaan
dengan membuat paket-paket pengadaan yang akan disahkan oleh KPA/PA.
KPA/PA kemudian mengirim permohonan kepada Kepala ULP untuk melakukan
pengadaan sesuai dengan paket-paket yang telah dibuat oleh PPK dan disahkan
oleh KPA/PA
Sementara di organisasi profit, rencana paket-paket pengadaan disusun oleh

pengguna akhir untuk mendapatkan pengesahan dari pejabat yang berwenang
kemudian diteruskan kepada fungsi pengadaan.
Dalam ilustrasi di bawah ini, terhadap pengadaan paket-paket barang.
Pengguna akhir akan membuat paket dan mengirimkan kepada fungsi
inventaris. Fungsi inventaris kemudian melakukan pengecekan apakah tersedia

dalam stock terhadap barang yang diminta Pengguna Akhir dan menyesuaikan
kuantitas yang akan dilakukan pembelian. Kemudian Fungsi inventaris
mengirimkan kepada pejabat yang berwenang untuk melakukan pengesahan.
Setelah disahkan, maka fungsi pengadaan akan melakukan pembelian.
Pengguna Akhir Fungsi Pejabat Fungsi

Inventaris Pengesahan Pengadaan
Membuat Paket
Pengadaan barang
Mengecek
ketersediaan barang Menerima Rencana
yang diminta Pengadaan dari
Pengguna Akhir dan
Inventaris
Melakukan pengesahan
dan mengirimkan
permintaan kepada
Fungsi Pengadaan
Menerima
Permohonan dan
Kelengkapan Paket
Pengadaan dari
Pengguna akhir dan
inventaris
Gambar 11 Alur Pemaketan Barang/Jasa di Organisasi Profit
Adapun kegiatan pemaketan pengadaan dapat dikelompokkan menjadi

beberapa bagian, yaitu:
Kelompok Pemaketan
Pengadaan
Komoditas Rutin atau Non Investasi atau Pengembangan Kandungan Dalam

Rutin Operasional Usaha Kecil Negeri
Gambar 12. Kelompok Paket Pengadaan

1. Pemaketan berdasarkan komoditas.

Dalam hal ini biasanya jenis barang/jasa yang serupa dapat digabungkan
dalam satu paket pengadaan. Sebagai contoh, pembelian berbagai macam
jenis alat-alat listrik yang jumlahnya cukup banyak akan lebih baik
digabungkan menjadi satu, karena pemasok alat-alat listrik biasanya dapat
menyediakan beragam kebutuhan tersebut. Dengan melakukan
penggabungan seperti contoh di atas, manfaat-manfaat dari pemaketan
pengadaan yang sudah disebutkan sebelumnya dapat dicapai. Di sisi lain,
pemaketan kebutuhan alat-alat listrik dengan kebutuhan bahan baku atau
bahan konstruksi akan dirasa kurang tepat. Hal ini dapat mengakibatkan
proses pengadaan menjadi gagal ataupun tidak kompetitif karena
kemungkinan tidak ada atau sedikit pemasok yang dapat menyediakan
berbagai macam alat-alat listrik dan bahan baku atau bahan konstruksi
bangunan dalam satu usaha. Pemasok mungkin saja mensubkontrakkan
kebutuhan yang tidak dimilikinya ke pemasok lain. Sehingga, hal ini akan
mengakibatkan harga menjadi lebih tinggi.
2. Pemaketan berdasarkan kebutuhan rutin dan kebutuhan tidak

rutin.
Kebutuhan rutin dapat dapat diartikan sebagai kebutuhan yang sifatnya
terus-menerus dan berkepanjangan. Contoh kebutuhan rutin adalah
kebutuhan akan pembelian aspal untuk keperluan memperbaiki jalan-jalan
sepanjang tahun dan bertahun-tahun. Kebutuhan tidak rutin adalah
kebutuhan yang sifatnya kebutuhannya hanya sekali atau beberapa kali
tetapi relatif jarang dan tidak terus-menerus. Pembelian alat berat untuk
memperbaiki jalan-jalan merupakan contoh kebutuhan tidak rutin, alat berat
akan dapat dipakai berulang-ulang dan untuk jangka waktu yang cukup
lama sehingga tidak dibeli secara terus-menerus.

Pengadaan kebutuhan rutin akan lebih baik jika dibuatkan dalam paket
pengadaan yang sifatnya jangka panjang dengan harga yang mengikat
ataupun mengacu kepada index tertentu. Pemaketan jangka panjang dapat
meningkatkan jumlah kebutuhan sehingga paket pengadaan juga menjadi
lebih menarik bagi calon pemasok. Sedangkan kebutuhan tidak rutin akan
lebih tepat untuk dibuatkan paket pengadaan yang sifatnya satu kali dan
jangka pendek. Kontrak jangka panjang untuk kebutuhan tidak rutin akan
menyebabkan harga sulit untuk diprediksi oleh calon pemasok dan akibatnya
harga penawaran menjadi lebih tinggi.
3. Pemaketan berdasarkan kebutuhan kapital (investasi) dan

kebutuhan operasional
Jenis kebutuhan ini secara pengertian dapat disandingkan dengan
kebutuhan rutin dan kebutuhan tidak rutin, dimana kebutuhan kapital
biasanya mempunyai sifat yang tidak rutin sedangkan kebutuhan
operasional biasanya bersifat rutin dan terus-menerus. Selain itu, para
pemasok untuk kebutuhan kapital juga berbeda dengan para pemasok
kebutuhan operasional. Pemasok untuk kebutuhan kapital biasanya tidak
memiliki pegawai jangka panjang sehingga tidak tepat untuk
menggabungkan kebutuhan pengadaan jangka pendek dan jangka panjang
karena akan memungkinkan mendapatkan pemasok yang hanya memiliki
kekuatan/pengalaman untuk melalukan kebutuhan jangka pendek atau
sebaliknya.
4. Pemaketan berdasarkan lokasi pemasok ataupun lokasi kebutuhan.

Dalam hal ini perlu dihindari pemaketan kebutuhan dari calon pemasok yang
lokasinya tidak berkaitan atau tidak berpengalaman di lokasi kebutuhan.
Sebagai contoh, pengadaan kebutuhan jasa transportasi di daerah Ibu Kota
Jakarta tentunya tidak tepat jika digabungkan dengan kebutuhan jasa
transportasi di Pulau Batam atau sebaliknya.

5. Pemaketan berdasarkan kepentingan pemerintah dalam

pengembangan usaha kecil.
Pemaketan kebutuhan yang dilakukan secara tepat memang dapat
menghasilkan keuntungan bagi organisasi. Namun perlu diingat bahwa
organisasi juga berkewajiban untuk membantu usaha pemerintah dengan
cara memberikan kesempatan untuk calon pemasok berskala kecil untuk
dapat berpartisipasi dan berkembang dalam memenuhi kebutuhan
organisasi. Dalam hal ini, pemaketan pengadaan dapat dipertimbangkan
untuk dilakukan dengan skala yang lebih kecil. Alternatif lainnya adalah
dengan tetap melakukan pemaketan pengadaan, tetapi mewajibkan
pemasok untuk melakukan sub pengadaan kepada beberapa pemasok skala
kecil. Harus disadari hal ini sedikit banyak akan menambah biaya
pengadaan.
6. Pemaketan berdasarkan kandungan lokal dari barang atau jasa

yang dibutuhkan.
Seperti hal di atas, organisasi juga mempunyai kewajiban hukum ataupun
moral untuk sedapat mungkin menggunakan produk-produk atau jasa-jasa
dalam negeri. Pemaketan pengadaan yang kurang cermat dapat
mengakibatkan produk-produk atau jasa-jasa dalam negeri tidak dapat ikut
berpartisipasi dalam paket pengadaan. Sebagai contoh, pengadaan
kebutuhan pipa yang sebagian besar sudah dapat diproduksi di dalam negeri
tetapi sebagian proses awalnya tetap harus dilakukan di luar negeri,
tentunya akan lebih baik jika pengadaannya dilakukan secara terpisah,
sehingga dapat memberikan kesempatan kepada pemasok dalam negeri
untuk tetap dapat berperan dalam memenuhi kebutuhan organisasi.

3.2. Penyusunan Paket Pengadaan

Pada pengadaan di organisasi pemerintah, menurut Perpres No. 4 Tahun 2015,
hal-hal yang harus dihindari oleh Pengguna Anggaran dalam memaketkan
pengadaan barang/ jasa adalah:
1. Menyatukan atau memusatkan beberapa kegiatan yang tersebar di beberapa
lokasi/daerah yang menurut sifat pekerjaan dan tingkat efisiensinya
seharusnya dilakukan di beberapa lokasi/daerah masing-masing.
2. Menyatukan beberapa paket pengadaan yang menurut sifat dan jenis
pekerjaannya bisa dipisahkan dan/atau besaran nilainya seharusnya
dilakukan oleh usaha mikro dan usaha kecil serta koperasi kecil
3. Memecah Pengadaan Barang/Jasa menjadi beberapa paket dengan maksud
menghindari pelelangan.
4. Menentukan kriteria, persyaratan atau prosedur pengadaan yang
diskriminatif dan/atau dengan pertimbangan yang tidak obyektif.
Penyimpangan terhadap ketentuan-ketentuan tersebut dapat mengakibatkan

hasil pengadaan yang tidak efisien dan menimbulkan persaingan yang tidak
sehat. Oleh karena itu, transparansi pada penyusunan kebutuhan dan
pemaketan pengadaan harus selalu ditekankan, dimana koordinasi harus
dijalankan dengan baik antara Pengguna dan Pengelola Pengadaan.
3.3 Contoh Proses Pemaketan

Pada beberapa kasus, penggabungan paket pengadaan memberikan manfaat
terhadap pengadaan yang lebih efisien. Bahkan, penggabungan dapat dilakukan
antar organisasi melalui jalinan kerja sama. Sebagai contoh, Perusahaan A di
daerah terpencil tertentu memerlukan jasa sewa kapal jangka panjang di
daerah tertentu namun kebutuhannya hanya tiga (3) kali dalam satu minggu. Di
sisi lain, ada Perusahaan B yang juga berlokasi di daerah yang berdekatan
dengan Perusahaan A dan juga membutuhkan jasa sewa kapal jangka panjang
walaupun hanya satu (1) kali dalam satu (1) minggu. Dalam hal ini, Perusahaan

A dan Perusahaan B dapat menggabungkan kebutuhan mereka menjadi satu

(1) kapal saja sehingga dapat menghemat biaya sewa satu (1) kapal.
Sebaliknya, pemecahan paket pekerjaan yang dapat berdampak negatif juga

harus dihindari. Misalnya, pemecahaan paket pekerjaan menjadi lebih kecil
dengan tujuan menghindari proses pelelangan/ persetujuan dari otoritas
dengan level tertentu dalam organisasi, tentunya dilarang. Pemecahan paket
pekerjaan yang dapat dipertanggungjawabkan antara lain pemecahaan paket
berdasarkan komoditas yang berbeda, jenis jasa yang sangat berbeda, ataupun
menghindari ketergantungan terhadap suatu pemasok tertentu. Sebagai
contoh, suatu perusahaan memerlukan pipa dengan ukuran 8” dan 10” dengan
jumlah yang cukup banyak. Dari hasil survei pasar, pipa dengan ukuran 8”
hanya dapat disediakan oleh satu calon pemasok saja, sedangkan pipa 10”
dapat disediakan oleh beberapa calon pemasok. Jika paket pengadaannya
digabungkan, tentunya hanya akan ada satu calon pemasok yang dapat
menyediakan keduanya, sehingga paket penawaran akan menjadi tidak
kompetitif. Dalam hal ini pemecahan paket menjadi dua akan merupakan
strategi yang lebih tepat.
Dalam Contoh lain berikut ini, data diesktrak, dibersihkan dan dikelompokkan
dari Pengadaan Barang/Jasa yang biasa dilakukan dalam organisasi pemerintah
pada tahun 2016. Data aktual tidak disajikan, namun langkah pengekstrakan,
pembersihan dan analisa dilakukan sebagaimana contoh spend analysis
sebelumnya.
Misalkan saja Departmen Kesehatan dalam organisasi Pemerintah akan

menentukan kebutuhan paket pengadaan dan juga pemetaan paket-paket
tersebut dalam supply positioning model (SPM) diagram dengan mengacu
kepada hasil spend analysis Pengadaan tahun 2016. Data dari hasil spend
analysis pengadaan di Department Kesehatan tersebut disajikan di bawah ini.

Rincian Kategori Pengadaan sebagai berikut :
1. Kategori Komputer dan Informasi Teknologi
Rincian Total Pengadaan 2016

Jasa Outsourcing Rp 2.335.918
Telekom Rp 1.414.240
Networking atau Jaringan Rp 1.253.244
Software Rp 902.890
Sistem Rp 570.457
Hardware Rp 440.386
Perawatan dan Perbaikan Rp 333.785
Tidak terkategori Rp 314.000
Rp 7.564.919
2. Jasa Professional Konsultasi

Tidak terkategori Rp 1.694.785
Konsultasi Manajemen Rp 197.177
Konsultasi strategi Rp 189.520
Konsultasi Properti dan Konstruksi Rp 186.632
Konsultasi hukum Rp 161.529
Konsultasi IT Rp 127.655
Konsultasi Teknis Rp 119.816
Konsultasi SDM Rp 65.000
Training SDM Rp 56.783
Konsultasi Keuangan Rp 18.197
Konsultasi Marketing Rp 17.969
Konsultasi Pengadaan Rp 4.253
Rp 2.839.318
3. Jasa Profesional Sementara

Kontraktor khusus Rp 340.718
Administrasi Rp 289.484
Manajer Interim Rp 203.597
Rp 2.532.424
4. Pemasaran dan Media


Iklan Rp 913.940
Pemasaran Rp 248.104
Promosi Rp 130.406
Rp 1.477.415
5. Klinik dan Medikal

Peralatan Pasien Rp 125.239
Perlatan Operasi dan Medis Rp 74.088
Obat-obatan Rp 26.963
Patologi Rp 20.719
Konsumable Operasi dan Medis Rp 13.764
Radiologi dan Diagnosis Rp 85
Rp 304.782
6. Jasa Profesional lainnya

Jasa Teknis Rp 4.210.244
Jasa Keuangan Rp 2.067.618
Jasa Pelatihan dan Pengembangan Rp 1.712.103
Jasi Operasional Rp 1.042.333
Jasa Lingkungan Rp 794.271
Jasa Hukum Rp 634.446
Jasa Klinis Rp 161.762
Jasa Interpretasi dan Transalasi Rp 28.298
Rp 12.863.599
7. Konstruksi

Kontraktor utama Rp 8.406.903
Desain dan Pembangunan Rp 2.449.065
Pasokan Konstruksi Rp 1.430.371
Jasa Penyedia Konstruksi Rp 308.625
Jasa Kontraktor khusus Rp 119.412
Perbaikan & Perawatan Gedung Rp 107.222
Rp 13.596.783

8. Fasilitas

Manajemen Gedung Rp 2.892.064
Jasa Akomodasi Rp 2.642.054
Keamanan Rp 759.250
Makanan Rp 417.234
Katering Rp 214.545
Furnitur Rp 203.193
Kebersihan Rp 180.626
Rp 7.587.936
9. Biaya Perjalanan
Jasa Booking Rp 905.406
Hotel Rp 277.028
Event organiser Rp 117.030
Kereta Api Rp 87.872
Pesawat Rp 67.677
Mobil Rp 37.419
Taksi Rp 10.951
Kapal laut Rp 1.502
Rp 2.450.611
10. Alat Tulis Kantor

Printer Rp 270.651
Mesin Foto Kopi dll Rp 205.352
Kebutuhan ATK Rp 164.535
Jasa administrasi Rp 115.634
Arsip Rp 31.193
Rp 830.553
11. Tenaga Listrik dan Air serta utilitas lainnya


Listrik Rp 945.094
Gas Rp 358.879
Air Rp 256.803
Bahan Bakar Minyak Rp 15.621
Rp 1.731.586
12. Logistik

Transportasi Rp 685.114
Pergudangan dan Penyimpanan Rp 256.513
Rp 953.409
13. Barang Operasional

Bahan Pelatihan dan
Pengembangan Rp 454.717
Pakaian Rp 258.289
Bahan Lingkungan Rp 99.922
Bahan Dalam Negeri Rp 69.495
Bahan berkaitan dengan hewan Rp 21.470
Eksibisi Rp 18.197
Rp 932.245
Sehingga Rangkuman dari Hasil Spend Analysis tahun 2016 berdasarkan kategori
pengadaan barang adalah sebagai berikut.
No Kategori Kebutuhan Nilai Pengadaan 2016 (Rp)

1 Komputer dan Informasi Teknologi 7.564.919
2 Jasa Professional Konsultasi 2.839.318
3 Jasa Professional Sementara 2.532.424
4 Pemasaran dan Media 1.477.415
5 Klinik dan Medikal 304.782
6 Jasa Professional lainnya 12.863.599
7 Konstruksi 13.596.783
8 Fasilitas 7.587.936
9 Biaya Perjalanan 2.450.611
10 Alat Tulis Kantor 830.553
11 Tenaga Listrik dan Air serta utilitas lainnya 1.731.586
12 Logistik 953.409
13 Barang Operasional 932.245
Paket Rencana Kebutuhan di tahun 2017, dapat disusun berdasarkan dengan data
pembelejaan tahun 2016. Tentu dengan mempertimbangkan berapa persentase
kenaikan kebutuhan yang aktual (bisa berdasarkan persentase kenaikan inflasi, nilai
tukar uang, kondisi ekonomi lainnya). Dalam contoh pembahasan ini, untuk
menyederhanakan pembahasan, kita asumsikan bahwa kebutuhan 2016 sama
dengan 2017.
No Kategori Kebutuhan Paket Kebutuhan 2017

10 Alat Tulis Kantor 830.553
13 Barang Operasional 932.245
12 Logistik 953.409
3 Jasa Professional Sementara 2.532.424
2 Jasa Professional Konsultasi 2.839.318
6 Jasa Professional lainnya 12.863.599
Selanjutnya apa hubungan antara pemaketan yang telah kita buat dengan Suppplier
Positioning Model (SPM)?. Tentu dalam membuat pemaketan kebutuhan, pengelola
pengadaan harus memperhatikan dampak terhadap keuntungan organisasi (impact
on profit) bagi organisasi dan juga Risiko pemasokan barang/jasa (supply risk).
Pemaketan kebutuhan sebaiknya dipetakan dalam kuadran SPM, sehingga kita dapat
mengambil keputusan terbaik tentang Paket-Paket Pengadaan. Misalkan saja dari 13
kategori kebutuhan yang ada pada contoh sebelumnya, akan kita buat pemetaan
pada SPM.
Langkah berikutnya adalah dengan memperhatikan faktor-faktor yang disebutkan

diatas seperti strategi pengadaan, peraturan, pertimbangan konsolidasi, inventori,
keadan penyedia, sehingga kita dapat mengidentifikasi dan mengkategorikan barang
berdasarkan : Non-Critical Items, Leverage Items, Bottleneck items, dan Strategic
items. Lalu kemudian dipetakan dalam gambar berikut.
Bottleneck Items Strategic Items
1 7
11
8
Supply Risk
3 6
5
12 2
4
10 13 9
Non-Critical Items Leverage Items
Impact on Profit
Pertanyaan berikutnya adalah apakah kita dapat menggabungkan pemaketan

kebutuhan yang ada atau melakukan pemecahan?. Tentu hal ini dapat dilakukan
dengan melakukan analisis yang lebih lanjut terhadap paket-paket kebutuhan yang
ada lalu disesuaikan dengan pengelompokkan yang lebih menguntungkan bagi
organisasi. Misalkan saja setelah melakukan kajian, kita ingin melakukan
penggabungan paket-paket pengadaan sebagai berikut :
No Kategori Kebutuhan Paket Pengadaan 2017

(Rp)
10 & 13 Alat Tulis Kantor dan Barang Operasional 1.762.797

12 Logistik 953.409
2,3 & 6 Jasa Professional Sementara , Jasa
Professional Konsultasi, dan Jasa Professional 18.235.340
lainnya
Kemudian kita petakan menjadi :
Bottleneck Items Strategic Items
1 7
11
8
Supply Risk
2,3,6
5
12
4
10,13 9
Non-Critical Items Leverage Items
Impact on Profit
Contoh lain pemaketan dapat berupa pemecahan, misalkan saja dalam item
Komputer dan Informasi Teknologi, kita ingin memecah Paket Kebutuhan
berdasarkan katalog dan non katalog.
Rincian Paket Pengadaan 2017 (Rp)
Jasa Outsourcing Rp 2.335.918
Telekom Rp 1.414.240
Networking atau Jaringan Rp 1.253.244
Software Rp 902.890
Sistem Rp 570.457
Hardware Rp 440.386
Perawatan dan Perbaikan Rp 333.785

Rp 7.564.919
Misalkan Barang-barang seperti sofware, hardware, networking,telekom berada pada

katalog. Sedangkan Jasa outsourcing, Sistem, Perawatan & Perbaikan dan item tidak
terkategori berada dalam non katalog. Sehingga pemecahan paket menjadi :
Rincian Kategori Total Pengadaan 2016 Kategori Baru

sofware, hardware, 1A
networking,telekom Rp 4.010.760
Jasa outsourcing, Sistem, 1B
Perawatan & Perbaikan dan Rp 3.554.159
item tidak terkategori
Sehingga pemetaan paket pengadaan pada SPM adalah sebagai berikut:
Bottleneck Strategic
Items Items
1A 7
11
8
Supply
Risk
1B 2,3,6
5
12
4
10,13 9
Non-Critical Leverage Items
Items
Impact on Profit
Berdasarkan penjelasan di atas, kita memiliki beberapa opsi:

1) Opsi pertama, jika tidak digabungkan maka paket, jumlah 13 paket, nilai total
paket pengadaan Rp.55.665.578

2) Opsi kedua, jika digabungkan, paket 10, nilai total paket pengadaan
Rp.55.665.578 dengan bertambah besarnya nilai leverage items (2,3,6) yang
akan memberikan kesempatan untuk melakukan negosiasi harga kepada
penyedia pada saat pemilihan penyedia. Sehingga kemungkinan nilai
pengadaan akan lebih kecil dari Rp.55.665.578.
3) Opsi ketiga , jika dipecah, paket 11, nilai total paket pengadaan
Rp.55.665.578 . Pada opsi ini nilai non critical item akan bertambah sehingga
potensi untuk melakukan kontrak jangka panjang dengan penyedia
memberikan daya tarik, sehingga efisiensi proses siklus pengadaan dapat
dikurangi. Selain itu, nilai kritikal item juga berkurang sehingga memberikan
potensi untuk mengurangi risiko pasokan.
Secara umum kita bisa menarik kesimpulan bahwa spend analysis dan SPM harus
digunakan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan organisasi melalui
pengadaan yang efisien, siklus yang singkat, biaya yang rendah, invetaris yang
optimal, risiko pasokan yang terkendali, rasionalisasi jumlah penyedia dan patuh
terhadap aturan organisasi.

BAB IV
RENCANA ANGGARAN PENGADAAN BARANG/JASA
Setiap organisasi mempunyai tujuan dan rencana baik yang bersifat jangka panjang,
jangka menengah dan jangka pendek. Dalam mencapai tujuan dan rencana
organisasi tersebut, organisasi tidak akan terlepas dari kebutuhan pengadaan yang
diimplementasikan dalam bentuk bentuk paket-paket pengadaan kebutuhan
barang/jasa. Paket-paket pengadaan kebutuhan barang/jasa diidentifikasi dan
disusun berdasarkan analisa belanja (spend analysis) .
Selanjutknya berdasarkan hasil identifikasi dan susunan kebutuhan tersebut,

organisasi kemudian melakukan prioritas kebutuhan dengan melihat kondisi supply
melalui supply positioning model dan kondisi supply demand, sehingga pemaketan
yang dilakukan sesuai dengan strategi organisasi dan keadaan pasar pada sisi
eksternal organisasi.
Paket-paket pengadaan yang telah dibuat secara strategis dan sesuai dengan
keadaan pasar kemudian diajukan kepada autoritas dalam organisasi untuk disahkan
menjadi anggaran pengadaan kebutuhan barang/jasa. Berdasarkan susunan
anggaran pengadaan barang/jasa yang telah ditetapkan tersebut, maka pelaksanaan
pengadaan dapat dilakukan secara efektif dan efisien sesuai tujuan dan rencana
organisasi. Penjelasan dalam bab ini mempunyai fokus kepada anggaran
4.1 PENYUSUNAN ANGGARAN PENGADAAN BARANG/JASA

4.1.1. Sumber data pembuatan anggaran/sumber referensi harga
Data untuk pembuatan anggaran dapat bersumber dari internal dan
eksternal organisasi.

1. Sumber Internal
Data dari sumber internal adalah data atau informasi yang berasal dari
dalam organisasi, seperti informasi mengenai pembelanjaan periode
sebelumnya yang merupakan hasil dari Spend Analysis. Selain itu, data
internal juga bisa didapat dari Satuan Kerja atau unit kerja lainnya yang
dapat digunakan sebagai pembanding terhadap harga ataupun data
harga penawaran pada pengadaan periode sebelumnya. Data yang
perlu diperhatikan dalam pembuatan anggaran mencakup, namun tidak
terbatas pada jenis barang/jasa, harga, jumlah, waktu pembuatan
kontrak periode sebelumnya, dan masa berlaku kontrak.
2. Sumber Eksternal
Data dari sumber eksternal adalah data yang berasal dari luar
organisasi, seperti publikasi dari media ataupun sumber informasi
lainnya. Sumber eksternal diperlukan untuk memverifikasi harga yang
ada dalam anggaran internal organisasi terhadap harga pasar, atau
sebagai acuan penentuan harga (benchmark). Informasi ini bisa
didapatkan dari internet, calon pemasok, konsultan, atau publikasi
daftar harga. Selain informasi harga, informasi dari eksternal juga
mencakup informasi mengenai hal yang mempengaruhi perubahan dan
pergerakan harga seperti tingkat inflasi, keterbatasan/kelebihan
persediaan, ketergantungan terhadap pemasok tertentu, pergerakan
harga komoditas domestik atau dunia, perubahan peraturan
pemerintah, perubahan nilai tukar uang, dan lain-lain. Dengan
memperhitungkan informasi-informasi eksternal tersebut, anggaran
periode yang akan datang dapat disusun dengan lebih tepat dan efisien.
4.1.2. Identifikasi komponen pekerjaan (Work Breakdown Structure)

dan komponen harga
Salah satu langkah awal dalam pembuatan anggaran adalah mengetahui
komponen-komponen kegiatan yang mendukung pencapaian sebuah
pekerjaan dalam rencana organisasi tersebut. Komponen kegiatan bisa
diidentifikasi ketika lingkup pekerjaan yang bersangkutan telah diuraikan

dengan lengkap dan jelas. Untuk membantu menentukan komponen
kegiatan dan turunan dari komponen kegiatan, yang juga disebut
subkomponen, penggunaan Work Breakdown Structure perlu diterapkan.
Work Breakdown Structure adalah sarana untuk memetakan dan merinci
komponen-komponen kegiatan secara mendetail sebagai turunan dari
suatu pekerjaan sehingga proses integrasi dan koordinasi antar kegiatan
dapat dipastikan untuk mencapai keluaran sebuah pekerjaan (Project
Management Institute, 1996). Penerapan Work Breakdown Structure
dalam menentukan komponen kegiatan tergantung pada sifat pekerjaan
yang bervariasi dari perkerjaan yang sederhana sampai pekerjaan
dengan kompleksitas tinggi. Tentunya struktur Work Breakdown
Structure akan menyesuaikan sifat pekerjaan.
Sebagai contoh, berikut ini adalah Work Breakdown Structure dari
pekerjaan Instalasi dan Pemeliharaan Genset (Gambar 10). Pekerjaan
Instalasi dan Pemeliharaan Genset terbagi menjadi 2 fase pekerjaan
yaitu Perencanaan dan Pelaksanaan. Masing-masing fase pekerjaan ini
mengandung beberapa kegiatan dibawahnya. Untuk paket pekerjaan
perencanaan, dibutuhkan survey, penjadwalan, dan penentuan tenaga
ahli. Sedangkan dalam pelaksanaan, terdapat kegiatan pengadaan
genset, pemasangan, dan pemeliharaan.
Gambar 13 Contoh Work Breakdown Structure

Setelah mengetahui komponen-komponen pekerjaan, harga untuk

masing-masing komponen dapat diketahui. Penyusunan anggaran
seperti ini juga disebut sebagai struktur penerapan penganggaran
berbasis kinerja yang digambarkan pada alur dibawah ini.
Pendekatan Top Down
Program Outcome
Kegiatan Output
Pendekatan Bottom
Up Komponen
Sub Komponen Proses pencapaian

output
Detail Belanja
Gambar 14 Struktur Anggaran Penerapan Penganggaran Berbasis Kinerja
Gambar 11 menunjukkan alur identifikasi komponen pekerjaan dan

komponen harga. Pendekatan Top Down mengacu kepada
pembuatan Program Kerja yang disusun oleh Manajemen Level Atas.
Program Kerja dibuat sesuai dengan Program organisasi setiap

tahunnya dimana biasanya sudah ada alokasi dana untuk pelaksanaan
Program Kerja tersebut. Dari Program Kerja, Manajemen kemudian
menentukan kegiatan-kegiatan apa saja yang diperlukan untuk
mencapai Program Kerja tersebut. Penentuan kebutuhan-kebutuhan
untuk kegiatan tersebut dapat didasarkan dari hasil Spend Analysis
pembelanjaan periode sebelumnya dan juga dari kegiatan-kegiatan
baru pendukung tujuan organisasi. Anggaran untuk Program Kerja
dialokasikan untuk kegiatan-kegiatan yang diperlukan.

Pendekatan Bottom Up untuk menentukan komponen, sub-komponen

dan detail belanja sebagai proses pencapaian output diidentifikasi
oleh Manajemen Level Menengah dan Manajemen Operasional. Pada
level ini pengetahuan tentang komponen-komponen yang dibutuhkan
sangat berperan. Identifikasi anggaran dimulai dari mengetahui detail
belanja dan harga masing-masing barang/jasa untuk memenuhi
kebutuhan sub-komponen yang pada akhirnya akan membentuk
anggaran setiap komponen output. Di antara komponen harus ada
keterkaitan dan keselarasan untuk mendukung tercapainya output.
Tentunya, sub-komponen dan komponen juga harus selaras.
Komponen yang dimasukkan dalam rencana penganggaran pengadaan

barang/jasa terdiri atas:
1. Biaya barang/jasa itu sendiri. Identifikasi biaya barang juga harus
memperhatikan sumber pembelian barang sebagai eceran atau
grosir.
2. Biaya pendukung, mencakup biaya pemasangan, biaya
pengangkutan, biaya pelatihan, dan lain-lain.
3. Biaya administrasi yang diperlukan untuk proses pengadaan,
mencakup biaya pengumuman pengadaan dan biaya survei
lapangan/ pasar.
4. Biaya lainnya yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan
pengadaan barang/jasa, antara lain, biaya pendapat ahli hukum
kontrak, biaya uji coba pada saat proses evaluasi dilakukan dan/
atau biaya uji coba sebelum dilakukan penerimaan hasil pekerjaan.
5. Biaya administrasi untuk kegiatan/pekerjaan yang akan
dilaksanakan pada tahun anggaran yang akan datang namun
pengadaannya dilaksanakan pada tahun anggaran berjalan harus
disediakan pada tahun anggaran berjalan.

6. Biaya eksternal yang dapat mempengaruhi perubahan harga yaitu

tingkat inflasi, harga komoditas dunia, tingkat perbandingan mata
uang, indeks harga konsumen, dan lain-lain.
Contoh:
Organisasi XYZ akan melakukan penggantian satu unit pompa
penggolahan limbah yang akan diimpor dari Jepang dengan spesifikasi
sebagai berikut :
- Daya Motor : 100 HP
- Kapasitas Pompa: 1500 gallon per menit
- Spesifikasi : 4 pole, 1800 rpm motors or 6 pole, 1200 rpm motors.
- Harga Jual Pompa : IDR 140.000.000/-
- Pengamasan : Packing Kayu 0.2% dari Harga Pompa
- Incoterms : FOB, Osaka Japan
- Biaya transportasi dan logistik : 7% dari Harga Pompa
- Biaya Clearance di Pelabuhan penerima: 10% ditanggung pembeli
- Garansi : Biaya tambahan Garansi 1 tahun 5% dari Harga Pompa
- Biaya Perawatan 5 Tahun: 40% dari Harga Pompa
- Biaya Spare part 5 Tahun: 30% dari Harga Pompa
- Biaya lain-lain : 2% dari Harga Pompa
Hitung Berapa Jumlah Biaya Anggaran yang diperlukan dan buat Work
Breakdown Structure (WBS) untuk pengadaan ini.

Langkah pertama dibuatkan WBS agar semua biaya teridentifikasi.

Work Breakdowns
Structure
Pengadaan
Pompa
Paket 1. Paket 2. Paket 3. Paket 4. Garansi Paket 5.Lain-lain

Pembelian Barang Pengiriman Perawatan Barang
Barang
2.1 Pengemasan 2.2. Transportasi 2.3.Clearance di 3.1. Biaya 3.2. Biaya Spare
dan Logistik Pelabuhan Perawatan 5 Part 5 Tahun
penerima Tahun
Langkah kedua adalah menghitung seluruh komponen biaya yang

diperlukan,sebagai dasar pengajuan anggaran
Nama Barang Pompa Penglolahan Limbah

Spesifikasi
Asal Negara Barang Jepang
Paket Deskripsi Volume satuan Harga (Rp) Total

1 Harga Barang 1 unit 140.000.000 140.000.000
2 Pengiriman Barang
2.1 Pengemasan 1 lumpsump 280.000 280.000
Biaya Transportasi
2.2 dan Logistik 1 lumpsump 9.800.000 9.800.000
2.3 Clearence 1 lumpsump 14.000.000 14.000.000
3 Perawatan Barang
Biaya Perawatan 5
3.1 tahun 5 Per tahun 11.200.000 56.000.000
Biaya Spare part 5
3.2 tahun 5 Per tahun 8.400.000 42.000.000
4 Garansi 1 lumpsump 7.000.000 7.000.000
5 Biaya lain-lain 1 lumpsump 2.800.000 2.800.000
Total Anggaran 271.000.000

4.1.3. Penentuan harga satuan pekerjaan/kegiatan pengadaan

barang/jasa
Harga satuan adalah biaya yang harus dikeluarkan untuk memperoleh
suatu item barang/jasa. Sumber informasi harga satuan yang
digunakan dalam penyusunan anggaran harus diperoleh dari data
yang sah, wajar, dan dapat dipertanggungjawabkan. Semua data
tersebut harus memenuhi prinsip akuntabilitas yang diantaranya
adalah adanya bukti dan atau kertas kerja penyusunannya.
Dokumen-dokumen pendukung ini harus dapat dipresentasikan untuk

kepentingan audit sehingga menunjukkan adanya dasar-dasar yang
layak dalam penentuan harga satuan. Seperti yang telah dijelaskan di
item 5.1.1 diatas, sumber referensi harga dapat berasal dari internal
dan eksternal organisasi.
Penentuan harga satuan dapat didasarkan pada :

1. Standar Biaya, seperti Standar Biaya Masukan (SBM), Standar
Biaya Daerah (SBD), dan Standard Biaya Keluaran (SBK).
2. Harga pasar. Survey standar harga di pasar diperlukan ketika
harga suatu barang/jasa tidak terdapat dalam SBM dan SBD. Data
ini bisa didapatkan dari calon-calon pemasok di pasar. Verifikasi
harga antar pemasok penting untuk mengetahui batas kewajaran
harga di pasar.
Pada pengadaan barang, harga setiap barang sudah mencakup harga

pokok dan harga pendukung lainnya. Sehingga harga setiap barang
inilah yang dijadikan referensi pembuatan anggaran. Untuk
pengadaan jasa, terdapat kumpulan aktifitas-aktifitas untuk setiap
pekerjaannya. Harga satuan dari setiap aktifitas tersebut didapatkan

dari kumpulan harga pokok pekerjaan dan harga pendukungnya.

Harga pendukung ini beragam sesuai jenis pekerjaan.
4.1.4. Penyusunan Rincian Anggaran Biaya (RAB)

Penyusunan Rincian Anggaran Biaya Pengadaan pada organisasi profit
adalah tugas Bagian Pengguna Barang/Jasa atau end user, sedangkan
pada organisasi pemerintah tugas ini dibawah kewenangan Pengguna
Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran (PA/KPA). Penyusunan,
persetujuan, dan revisi (apabila diperlukan) RAB Pengadaan
dilaksanakan pada tahun yang sedang berjalan dimana pada tahun
tersebut juga anggaran sudah harus siap untuk digunakan untuk
tahun yang akan datang.
Sebagai dasar kegiatan Penyusunan RAB Pengadaan, sangat penting

bagi penyusun anggaran untuk memahami alur perumusan dan
alokasi anggaran dari sumber anggaran sampai dengan realisasi
penyusunan RAB Pengadaan.
Pada organisasi pemerintah , penyusunan RAB Pengadaan terdiri dari
3 kegiatan yaitu, programming (pemrograman), budgeting
(penganggaran), dan procurement (pengadaan) (Gambar 12).
Gambar 15 Alur Penyusunan Anggaran dari Pemerintah Pusat
Pemerintah Pusat menetapkan Rencana Kerja Pemerintah dan

Pemerintah Daerah (RKPPD) berdasarkan arah tujuan dan rencana
organisasi untuk tahun yang akan datang. Hal ini disebut juga dengan
programming. Kegiatan programming mencakup kegiatan perumusan
besarnya jumlah anggaran pada level tertinggi yang kemudian akan

dialokasikan kepada seluruh Kementerian/Lembaga organisasi
dibawahnya.
Kegiatan selanjutnya adalah budgeting dimana kegiatan alokasi

anggaran mulai diformulasikan pada level Kementerian Keuangan.
Kegiatan ini mencakup penyusunan Rencana Kerja
Kementerian/Lembaga (Renja-K/L) yang kemudian diuraikan dalam
Rencana Kerja Anggaran Kementerian/Lembaga (RKA-K/L) dan
Rencana Kerja Anggaran Satuan Kerja Perangkat Daerah (RKA-SKPD)
sebagai turunan dari RKPPD. Renja-K/L berisi rencana-rencana kerja
yang lebih mendetail mengenai tujuan, sasaran, program, kegiatan
dan sub kegiatan setiap tahun yang disertai indikator kinerja
kuantitatif terkait dengan input dan output kegiatan yang
bersangkutan. RKA-K/L dan RKA-SKPD selanjutnya diformulasikan
setelah Renja K/L ditentukan. RKA-K/L dan RKA-SKPD adalah
dokumen perencanaan dan penganggaran yang berisi program dan
kegiatan suatu Kementerian/Lembaga yang merupakan penjabaran
dari RKPPD. RKA-K/L dan RKA-SKPD menjadi pedoman program dan
kegiatan di tahun yang akan datang bagi Kementerian dan
Pemerintah Daerah. Anggaran pengadaan adalah turunan dari RKA-
K/L dan RKA-SKPD ini. Pendekatan perencanaan Top Down digunakan
dalam kegiatan programming dan budgeting dimana identifikasi
gagasan awal, perencanaan dan penyusunan RKPPD sampai dengan
RKA-K/L bersumber dari level yang lebih tinggi.
Kegiatan procurement (pengadaan) mencakup kegiatan penyusunan

Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) dan Petunjuk Operasional
Kegiatan (POK) sebagai turunan dari RKA-KL dan RKA-SKPD. DIPA
adalah dokumen pelaksanaan anggaran yang memuat uraian
program, hasil (output), kegiatan, keluaran (output), jenis belanja,
alokasi anggaran, rencana penarikan dana, dan perkiraan penerimaan
Kementerian/Lembaga. PA/KPA kemudian menerbitkan POK

berdasarkan DIPA yang sudah disusun. POK berisi petunjuk teknis
pelaksanaan kegiatan sebagai pengendali operasional kegiatan.
Pelaksanaan penyusunannya menggunakan prinsip perencanaan
Bottom Up dimana bagian pengusul dalam PA/KPA sebagai pelaksana
dan pengguna adalah pihak yang bertanggung jawab dalam
penyusunan dan pengumpulan informasi-informasi yang dibutuhkan.
Rencana Anggaran Biaya (RAB) Pengadaan adalah bagian dari POK.

RAB Pengadaan adalah rincian detail kebutuhan anggaran untuk
mencapai output pengadaan barang/jasa. RAB disusun dengan cara
memasukkan rincian alokasi anggaran yang dibutuhkan untuk setiap
kegiatan dalam suatu pekerjaan.
Jenis komponen biaya dibagi menjadi 2, yaitu komponen utama dan
komponen pendukung. Sumber data komponen-komponen biaya ini
harus berasal dari sumber yang dapat dipertangunggjawabkan
keabsahannya.
1. Komponen Utama
Komponen Utama merupakan komponen pembiayaan langsung
atau pokok yang kebutuhannya dipengaruhi oleh total volume
output yang akan dicapai. Sebagai contoh, biaya tetap bahan
baku dan biaya tenaga kerja langsung.
Gambar 16. Biaya Komponen Utama

Biaya Langsung (Direct Cost) adalah biaya yang dapat

diidentifikasi berdasarkan biaya per unit dari suatu produksi,
sebagai contoh: biaya tenaga kerja terkait pekerjaan/produk.
Biaya Tidak Langsung (Indirect Cost) atau overhead adalah
biaya yang tidak dapat diukur secara langsung dari suatu
produksi, sebagai contoh: biaya sewa tempat melakukan
pekerjaan/produksi barang.
Biaya tetap (Fixed cost) adalah biaya yang dikeluarkan tanpa

melihat berapa pun jumlah produksi atau aktifitas yang
dilakukan untuk memproduksi suatu unit. Biaya Tidak Tetap
(Variable Cost) adalah biaya yang bervariasi sesuai dengan
tingkat dari aktifitas.
Kadangkala biaya tidak langsung atau overhead mempunyai

kesamaan dengan biaya tetap. Sedangkan Biaya langsung sama
dengan biaya tidak tetap (variable). Walaupun anggapan ini
sering disamakan, perlu diperhatikan bahwa Biaya Tetap dan
Biaya Tidak Tetap mempunyai fokus pada perubahan biaya
sesuai dengan perubahan aktifitas volume. Sedangkan, biaya
langsung dan biaya tak langsung mempunyai fokus kepada
perubahan biaya yang diukur berdasarkan biaya per unit
produksi.
2. Komponen Pendukung
Komponen Pendukung yang dimaksud adalah biaya yang tidak
berpengaruh secara langsung terhadap output. Sebagai contoh
adalah biaya administrasi, penanganan (handling), pengepakan,
dan overhead.
Biaya Administrasi adalah biaya yang harus di keluarkan untuk

membiayai suatu proses produksi, operasional, & layanan jasa
Yang termasuk dalam kategori biaya administrasi adalah:

1. Studi kelayakan
2. Perizinan
3. Biaya verifikasi
4. Registrasi
5. Royalti
6. Licensi
7. Biaya-biaya terkait lainnya
Biaya Penanganan (Handling Cost ) adalah biaya yang di

keluarkan untuk proses penanganan & pengiriman produk dari
lokasi penyedia kepada pembeli , yang termasuk handling cost:
1. Tansportasi darat
2. Transportasi laut atau udara
3. Transportasi terpadu
4. Proses bongkar/muat
5. Biaya penyimpanan di gudang
6. Biaya penanganan di pelabuhan atau bandara
7. Biaya penanganan kepabeanan
8. Hal lainnya
Biaya Pengepakan adalah biaya yang terkait dengan

pemerosesan seperti pembersihan, pengeringan dan pengemasan
produk dengan kertas, kayu, kaca, besi atau plastik dan lain-lain
untuk melindungi dan mengangkut barang atau produk jadi yang
akan diserahkan. Termasuk dalam biaya pengepakan seperti:
1. Biaya tenaga kerja pengepakan
2. Biaya desain kemasan
3. Biaya testing kemasan
4. Biaya bahan kemasan, seperti : kayu, plastik, kertas, kaca
dan lain-lain
5. Biaya Mesin pengemasan
6. Biaya pemberian kode identifikasi seperti barcodes
Biaya Mobilisasi dan Demobilisasi adalah biaya yang harus di

keluarkan untuk mengerahkan bahan, peralatan dan tenaga kerja
ke lokasi proyek, hingga proses pengembalian ke tempat asal
setelah proyek selesai, yang termasuk kategori biaya mobilisasi &
demobilisasi:
1. survey lapangan
2. penyiapan lokasi
3. penataan & pengaturan lokasi
4. pemasangan & pembongkaran
5. pembersihan & pemulihan lokasi
6. pengembalian & pemulangan kembali
Biaya pajak adalah biaya yang terkait dengan pelaksanaan

pekerjaan, administrasi, & legal formal, secara langsung atau tidak
langsung dengan kondisi:
1. Kewajiban pembayaran pajak akan muncul saat pekerjaan
dimulai, saat berlangsung, atau setelah selesai
2. Pembayaran pajak akan ditanggung oleh pihak pembeli, atau
menjadi tanggungjawab pihak penjual
3. Fasilitas penangguhan & pembebasan pajak, menjadi
keuntungan bagi pembeli & penjual, proses pengurusan
fasilitas bisa dilakukan oleh pembeli atau penjual, tergantung
siapa yang memperoleh fasilitasnya.
Jenis pajak yang ditanggung oleh pihak pembeli:
 Pajak kepabeanan (custom tax)
 Pajak pertambahan nilai (value added tax)
Jenis pajak yang ditanggung oleh pihak penjual:
 Restribusi
 Pajak penghasilan

Biaya Commisioning adalah biaya pemasangan secara

menyeluruh & terpadu . Biaya ini tergantung kepada jarak &
lokasi pekerjaan serta proses pemasangan apakah memerlukan
keahlian khusus atau memiliki kompleksitas yang tinggi,
dikerjakan dalam beberapa hari kerja, dengan kondisi biaya:
1. Lump sum dalam nilai tertentu, yang ditetapkan oleh pihak
penyedia
2. Sesuai biaya (at cost), menghitung biaya aktual honor,
lembur tim teknisi, pengawas, biaya formalitas perijinan
tenaga kerja asing, biaya perijinan dari otoritas setempat,
uang makan, biaya akomodasi, & biaya transportasi
Biaya Operasional, Perawatan dan Pembuangan

(disposal) adalah biaya pemasangan secara menyeluruh &
terpadu . Dalam pengadaan suatu barang/jasa selain ada nya
biaya dalam mengakusisi barang (seperti harga barang, biaya
pengangkutan, biaya instalasi dan commisioning, biaya spare
part awal, biaya supervisi dan training operator), maka akan
diperlukan biaya operasional, perawatan dan pembuangan.
Termasuk dalam biaya Operasional, Perawatan dan
Pembuangan (disposal) adalah:
1. Biaya operasi
2. Biaya supervisi
3. Biaya tenaga kerja operator
4. Biaya bahan bakar dan tenaga listirik
5. Biaya bahan yang digunakan untuk produksi
6. Asuransi
7. Biaya perawatan
8. Biaya Spare part
9. Biaya penyimpanan spare part
10. Biaya pembuangan
11. Biaya depresiasi dan nilai akhir barang/peralatan.
RAB sekurang-kurangnya memuat komponen/tahapan, rincian

komponen biaya, volume, satuan ukur, biaya satuan ukur dari suatu
keluaran kegiatan seperti honorarium yang terkait dengan keluaran,
bahan, jasa profesi, perjalanan, jumlah volume dan total jumlah biaya.
Contoh format sederhana RAB bisa dilihat di Tabel 6 di bawah ini.
Adapaun data-data input yang diperlukan dalam menentukan
komponen-komponen biaya dalam penyusunan RAB adalah:
1. Kebutuhan barang/jasa dari hasil Spend Analysis dan identifikasi
kebutuhan
2. Alokasi anggaran dalam RKA-K/L dan RKA-SKPD
3. Standar Biaya Masukan (SBM) Pemerintah Pusat yang dapat
diunduh dari website Kementerian Keuangan atau Standard Biaya
Daerah (SBD) pemerintah daerah yang dapat diunduh dari website
Pemerintah daerah yang bersangkutan.
4. Biaya di pasar untuk barang/jasa yang biayanya tidak termasuk
dalam SBM/SBD
5. Standar Biaya Keluaran (SBK) Indeks Biaya Keluaran yang
diterbitkan pada tahun yang berjalan untuk diaplikasikan pada
tahun yang akan datang. SBK adalah rincian anggaran untuk
menghasilkan sebuah biaya keluaran khusus untuk pekerjaan-
pekerjaan yang standar atau pekerjaan yang bisa distandarkan. Di
bawah ini adalah contoh SBK Indeks Biaya Keluaran.

Tabel 6 Contoh Rencana Anggaran Biaya

Rencana Anggaran Biaya (RAB)
Pengadaan Pekerjaan__________________
PA/KPA
K/L/D/I:
Satker/SKPD:
PPK:
Pekerjaan:
Lokasi:
Tahun Anggaran:
No Uraian Unit/Satuan Jumlah Harga Satuan Total Biaya

(a) (b) (axb)
I Biaya Pengadaan Barang Bahan/Material
1
2
3
Jumlah I
II Biaya Pengadaan Komponen Suku Cadang
1
2
3
Jumlah II
III Biaya Pengadaan alat bantu kerja
1
2
3
Jumlah III
IV Biaya Pengadaan Tenaga Kerja
1
2
3
Jumlah IV
V Biaya operasional peralatan
1
2
3
Jumlah V
VI Biaya Logistik Pengadaan barang/material
1
2
3
Jumlah VI
VII Biaya Administrasi
1
2
3
Jumlah VII
VIII Biaya honorium tim pelaksana
1
2
3
Jumlah VIII
Jumlah Seluruh Biaya
PPN 10%
Total Biaya (I+II....+VIII)

4.2 Persetujuan Rencana Anggaran
Setelah anggaran pengadaan barang/jasa disusun sesuai dengan alur yang

dijelaskan diatas, proses selanjutnya adalah menelaah kelayakan rencana
anggaran tersebut oleh biro perencanaan dan anggaran dimana biro ini
selanjutnya akan memberikan rujukan kepada KPA sebagai pejabat tertinggi
organisasi untuk menyetujui RAB pengadaan. Sebelum pejabat yang berwenang
dalam organisasi menyetujui anggaran, biasanya persetujuan harus melalui level
manajemen dibawahnya untuk memeriksa ulang, verifikasi anggaran dan aspek
teknis, dan memastikan terhadap keselarasan tujuan dan rencana organisasi. Hal
ini perlu untuk memastikan tidak ada kegiatan-kegiatan yang kepentingannya
tidak sesuai dengan kepentingan organisasi bersama. Apabila hasil penelaahan
memerlukan perbaikan terhadap RAB, maka bagian unit pengusul perlu
memperbaiki dahulu sebelum mendapat persetujuan dari KPA. Lapisan-lapisan
persetujuan sebagai konsep biasanya melalui beberapa bagian-bagian dalam
organisasi yaitu, kepala bagian teknis, bagian keuangan, bagian pengadaan, dan
bagian perencanaan dan anggaran.
Gambar 17 Alur Alur Persetujuan Rencana Anggaran
4.3 Dokumentasi Rencana Paket Pengadaan Barang/Jasa

Setelah menyusun kebutuhan dan pemaketan pengadaan barang/jasa yang
ditujukan untuk mendukung dan mencapai tujuan organisasi, paket
perencanaan pengadaan barang/jasa ini didokumentasikan dan disusun.
Rencana ini disusun sesuai strategi pengadaan yang sudah dibuat untuk setiap
kebutuhan pembelian barang/jasa sesuai dengan pemaketannya. Adapun isi
dari rencana paket pengadaan sekurang-kurangnya mencakup:
1. Lingkup pekerjaan. Menjelaskan mengenai dasar kebutuhan pengadaan
barang/jasa, mengapa kebutuhan tersebut ada dan ekspektasi hasil yang
dicapai dari pelaksanaan pekerjaan.
2. Waktu barang/jasa diperlukan. Waktu dimana barang/jasa yang dibutuhkan
dapat direalisasi.

3. Jadwal pengadaan. Kurun waktu pelaksanaan pengadaan, dimulai dari

perencanaan sampai waktu efektif kontrak.
4. Informasi hasil penelitian pasar. Pengetahuan mengenai keadaan di pasar
dalam hal harga, pemasok, persaingan, informasi detail barang/jasa, dsb.
5. Metode dan sistem pengadaan. Proses pengadaan yang dipilih untuk
pembelian barang/jasa (Penunjukan Langsung/Pemilihan Langsung/Lelang
Terbatas/Lelang Umum)
6. Struktur kompensasi. Struktur penyusunan nilai kontrak seperti yang telah
dibahas pada penyusunan komponen pekerjaan dan komponen harga.
7. Nilai anggaran dan persetujuannya. Nilai anggaran yang sudah disetujui oleh
pimpinan tertinggi organisasi untuk memastikan bahwa ada anggaran yang
telah dialokasikan dan disetujui untuk pengadaan barang/jasa yang
bersangkutan.
Uraian secara mendetail mengenai informasi diatas akan memudahkan proses

persetujuan dan pengesahan rencana pengadaan. Persetujuan diperlukan dari
beberapa bagian internal organisasi terkait, yaitu bagian pengguna, bagian
pengadaan, bagian keuangan, bagian hukum, bagian teknis, dan institusi lebih
tinggi yang berwenang (apabila diperlukan, biasanya untuk pengadaan diatas
nilai-nilai pengadaan tertentu). Setelah persetujuan dari semua bagianterkait
didapat, Pengelola Pengadaan bisa memulai proses pengadaan dengan mengacu
kepada rencana-rencana yang sudah ditentukan didalam dokumen rencana paket
Setelah anggaran rencana paket pengadaan disetujui, berikutnya hal yang

sangat penting adalah bagaimana cara mendokumentasikan nya dan apa saja
yang perlu didokumentasikan.
Cara mendokumentasikan anggaran yang telah disahkan dapat dilakukan dengan
dua metode :
1. Dokumentasi secara manual adalah melakukan penyimpanan

dokumentasi anggaran yang telah disetujui dengan melakukan
penyimpanan di dalam suatu file dokumen. Penyimpanan dokumen

dilakukan oleh bagian keuangan (atau department lain sesuai kebijakan
organisasi) dengan memberikan tembusan copy kepada pengguna akhir.
Hal-hal yang harus didokumentasikan adalah :
a. Judul Paket Pengadaan
b. Rangkuman Deskripsi paket pengadaan (lingkup,mulai & akhir
kontrak,syarat-syarat kontrak, dll)
c. Nilai Pengadaan
d. Petugas yang berwenang mengesahkan paket pengadaan
e. Tanggal pengesahan
f. Nama Pengguna Akhir
g. Department pengguna akhir atau (K/L/D/I pada pemerintah)
h. Rencana waktu pengadaan yang diusulkan
i. Asumsi-asumsi perhitungan anggaran paket pengadaan
j. Sumber Pendanaan
k. Analisa Risiko
l. Metodologi dan strategi pengadaan
m. Rencana pengelolaan kontrak
n. Dokumen pendukung , seperti analisa investasi jika diperlukan.
2. Dokumentasi secara elektronik adalah melakukan penyimpanan

terhadap dokumen anggaran yang telah disetujui di dalam suatu data
base komputer. Dokumen yang telah diajukan oleh pengguna akhir dan
setujui oleh pihak yang berwenang di scan dan disimpan soft file nya
secara elektronik dalam komputer. Adapun data yang disimpan sama
dengan dokumentasi secara manual.

DAFTAR REFERENSI
1. LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH, PEDOMAN UMUM

PERENCANAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DI LINGKUNGAN
KEMENTERIAN/LEMBAGA/SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH/INSTITUSI LAINNYA
2. PERATURAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 4 TAHUN 2015, Pengadaan
Barang.Jasa Pemerintah
3. PERATURAN PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 54 TAHUN 2010, Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
4. PERATURAN MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 171/PMK.02/2013,
Petunjuk Penyusunan dan Pengesahan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran
5. PERATURAN MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 93/PMK.02/2011,
Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian
Negara/Lembaga
6. PERATURAN MENTERI DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 01 TAHUN 2015,
Pedoman Pelaksanaan Kegiatan dan Anggaran di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri
7. Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge,
1996

GLOSSARY
Spend Analysis proses menganalisa data historis pembelian pada sebuah organisasi untuk
memberikan gambaran mengenai visibilitas pembelanjaan, kepatuhan, dan
kontrol (Pandit dan Marmanis, 2008)
Pengelola Pengadaan individu yang bekerja mengelola atau menjalankan proses pengadaan dalam
(Procurement Officer) suatu organisasi
Bagian Pengadaan bagian atau unit dari organisasi yang tugas dan tanggung jawabnya mengelola
(Procurement Unit) dan melaksanakan fungsi pengadaan / pembelian barang/jasa.
Pengguna (User) bagian, unit, individu dari organisasi yang memiliki kebutuhan barang/jasa
yang perlu dibeli / diadakan untuk digunakan dalam rangka menunjang fungsi,
pekerjaan, atau kinerjanya di organisasi.
Organisasi swasta bentuk organisasi milik individu atau kelompok yang dibentuk dengan tujuan
yang bersifat profit maupun non-profit, dan di luar struktur pemerintahan.
BUMN (Badan usaha badan usaha yang seluruh atau sebagian besar modalnya dimiliki oleh negara
miliki negara) melalui penyertaan secara langsung yang berasal dari kekayaan negara yang
dipisahkan. BUMN dapat pula berupa perusahaan nirlaba yang bertujuan untuk
menyediakan barang atau jasa bagi masyarakat.
Organisasi pemerintah organisasi publik yang dibentuk oleh pemerintah dengan tujuan untuk
memberikan pelayanan kepada masyarakat / publik, yang terdiri dari
pemerintah pusat dan kementrian, lembaga, pemerintah daerah, dan instansi
lain.
Pengguna Anggaran Individu dalam organisasi yang diberikan kewenangan untuk mengeluarkan
(PA) atau menggunakan anggaran organisasi untuk melakukan pembelian atau
Pada organisasi pemerintah, Pengguna Anggaran (PA) adalah pejabat

pemegang kewenangan penggunaan anggaran Kementerian/Lembaga/ Satuan
Kerja Perangkat Daerah atau Pejabat yang disamakan pada Institusi lain
pengguna APBN/APBD.
Kuasa Pengguna Pada organisasi pemerintah, KPA adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA
Anggaran (KPA) untuk menggunakan APBN, atau ditetapkan oleh Kepala Daerah untuk

menggunakan APBD.
Pemasok atau Penyedia Badan usaha atau perseorangan yang mempunyai kemampuan untuk
menyediakan atau memasok barang atau jasa.
Manajemen Inventaris Pengelolaan inventaris organisasi yang mencakup pencatatan perolehan,

penerimaan, pengunaan, status dan kondisi, dan pengeluaran dari inventaris
organisasi
Enterprise Resource Paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua
Planning aliran informasi di perusahaan, meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya
manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen” (Davenport, 1998).
Contoh ERP Software adalah Oracle, SAP, Ariba, dsb.
rasionalisasi pemasok Optimisasi dan penyusunan prioritas jumlah pemasok atau penyedia terhadap
(supplier rationalization) suatu organisasi.
Standar Biaya Masukan satuan biaya berupa harga satuan, tarif, dan indeks yang ditetapkan untuk
menghasilkan biaya komponen keluaran dalam penyusunan RKA-K/L. Standar
tersebut dapat berfungsi sebagai batas tertinggi maupun estimasi (Peraturan
Menteri Keuangan (PMK) Nomor 65/PMK.02/2015)
Standar Biaya Keluaran besaran biaya yg ditetapkan untuk menghasilkan keluaran (output) / sub
keluaran (sub output)
Barang setiap benda baik berwujud maupun tidak berwujud, bergerak maupun tidak
bergerak, yang dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau
dimanfaatkan oleh Pengguna Barang
Daftar Isian dokumen pelaksanaan anggaran yang disusun oleh Pengguna Anggaran/Kuasa
Pelaksanaan Anggaran Pengguna Anggaran. DIPA disusun berdasarkan Keputusan Presiden mengenai
(DIPA) rincian anggaran belanja pemerintah pusat. DIPA berfungsi sebagai dasar
pelaksanaan anggaran setelah mendapat pengesahan Menteri Keuangan.
Jasa Konsultansi jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu diberbagai
bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir (brainware)
Jasa Lainnya jasa yang membutuhkan kemampuan tertentu yang mengutamakan

keterampilan (skillware) dalam suatu sistem tata kelola yang telah dikenal luas
di dunia usaha untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau segala pekerjaan
dan/atau penyediaan jasa selain Jasa Konsultansi, pelaksanaan Pekerjaan

Konstruksi dan pengadaan Barang
Kebutuhan investasi kebutuhan untuk mendukung tujuan jangka panjang organisasi dimana
sifatnya tidak rutin dan sifat pekerjaannya adalah pekerjaan project yang
biasanya dilaksanakan satu kali.
Kebutuhan operasional kebutuhan yang sifatnya rutin guna mendukung operasional sehari-hari untuk
pemenuhan tujuan jangka pendek organisasi
Manajemen kontrak kegiatan untuk mengelola suatu kontrak agar kontrak tersebut dapat
digunakan sebagai pedoman dan sebagai alat pengendalian pelaksanaan
pekerjaan
Manajemen pemasok Pengelolaan pemasok (penyedia) dalam rangka memastikan pasokan atau
(penyedia) pengadaan berjalan sesuai rencana dan tujuan organisasi secara efektif dan
efisien.
Master List (Rencana dokumen rencana kebutuhan barang impor yang diajukan oleh Kontraktor
Kebutuhan Barang Kerja Sama (KKKS) untuk suatu kegiatan operasi dalam lingkup kegiatan usaha
Impor) hulu migas, sebagai dasar pengajuan impor barang operasional perminyakan.
Non-ciritical Items Kategori barang/jasa dalam Supply Positioning Model yang memiliki risiko
pemasok yang rendah dan pengaruh terhadap keuntungan organisasi yang
juga rendah.
Bottleneck Items Kategori barang/jasa dalam Supply Positioning Model yang memiliki risiko
ketergantungan yang tinggi terhadap barang tertentu dari pemasok tertentu
juga namun pengaruh terhadap keuntungan organisasi rendah.
Leverage Items Kategori barang/jasa dalam Supply Positioning Model yang memiliki risiko
ketergantungan terhadap pemasok atau barang tertentu relatif rendah namun
pengaruh terhadap keuntungan organisasi cukup tinggi
Strategic Items Kategori barang/jasa dalam Supply Positioning Model yang memiliki risiko
ketergantungan terhadap barang/jasa ataupun pemasok tertentu sangat tinggi
dengan jumlah penyedia barang/jasa di pasar yang sangat terbatas.
Pekerjaan Konstruksi seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pelaksanaan konstruksi

bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya
Pemaketan proses mengelompokkan pekerjaan yang sejenis untuk keberhasilan dalam

mencapai output pekerjaan berdasarkan prinsip-prinsip pengadaan antara lain

prinsip efektif dan efisien.
Teori Supply Demand Teori atau model yang menggambarkan hubungan-hubungan di pasar, antara
para calon pembeli dan penjual dari suatu barang. Model penawaran dan
permintaan digunakan untuk menentukan harga dan kuantitas yang terjual di
pasar.
Perpres 54/2010 Peraturan Presiden Republik Indonesia tentang pengadaan barang/ jasa
pemerintah.
Petunjuk Operasional dokumen yang memuat uraian rencana kerja dan biaya yang diperlukan untuk
Kegiatan (POK) pelaksanaan kegiatan, disusun oleh Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) sebagai
penjabaran lebih lanjut dari DIPA(Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran)
Purchase Order surat pemesanan pembelian barang/jasa yang dikeluarkan oleh pembeli
setelah terjadi kesepakatan dengan penyedia / pemasok.
Rencana Kerja dokumen perencanaan Kementerian/Lembaga (K/L) untuk periode satu tahun.
Kementerian/Lembaga Renja-KL disusun dengan berpedoman pada Renstra-KL dan mengacu pada
(Renja-K/L) prioritas pembangunan nasional dan pagu indikatif, serta memuat kebijakan,
program, dan kegiatan pembangunan baik yang dilaksanakan langsung oleh
Pemerintah maupun yang ditempuh dengan mendorong partisipasi
masyarakat.
Rencana Kerja penjabaran dari Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) Nasional,
Pemerintah memuat rancangan kerangka ekonomi makro yang termasuk didalamnya arah
kebijakan fiskal dan moneter, prioritas pembangunan, rencana kerja dan
pendanaannya, baik yang dilaksanakan langsung oleh pemerintah maupun
yang ditempuh dengan mendorong partisipasi masyarakat.
Rencana Kerja Dokumen perencanaan pembangunan tahunan yang disusun untuk menjamin
Pemerintah Daerah keterkaitan dan konsistensi antara perencanaan, penganggaran,
(RKPD) pelaksanaan dan pengawasan serta merupakan bagian yang tidak terpisahkan
dalam tahapan penyusunan Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja
Daerah (RAPBD), yakni sebagai pedoman dalam penyusunan Kebijakan Umum
Anggaran (KUA) dan Prioritas dan Plafon Anggaran Sementara (PPAS).
Work Breakdown suatu daftar yang bersifat top down dan secara hierarki menerangkan
Structure komponen-komponen yang harus dibangun dan pekerjaan yang berkaitan
dengannya.

INDEX
B
N
Barang, 36
Non-ciritical Items, 49
D
P
Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), 64
Pekerjaan Konstruksi, 37
Dokumentasi Rencana Paket Pengadaan, 68
pemaketan, 7, 21, 45, 46, 47, 52, 53, 54, 55, 56, 68
Pemaketan
E
berdasarkan kandungan lokal, 55
Ekstrak, 16 berdasarkan kebutuhan kapital dan operasional, 54
Enterprise Resource Planning (ERP)., 14, 20 berdasarkan kebutuhan rutin dan tidak rutin, 53
berdasarkan kepentingan pemerintah, 55
H berdasarkan komoditas, 53
berdasarkan lokasi, 54
harga pasar, 62
Pemaketan Pengadaan, 45
Pembersihan, 16
J Pengelola Pengadaan, 10, 12, 13, 19, 20, 23, 24, 25, 31,
Jasa Konsultansi, 37 32, 34, 35, 36, 40, 48, 52, 56, 69
Jasa Lainnya, 37 Pengguna Anggaran, 10, 45, 55, 63
Jenis barang/jasa, 36 penunjukan langsung, 44

Penyusunan Anggaran, 58
K Perpres 54/2010, 41
persetujuan rencana anggaran, 67
Kebutuhan investasi, 36 Petunjuk Operasional Kegiatan (POK), 65
Kebutuhan operasional, 36 Purchase Order, 15
Key Performance Indicator (KPI), 12
Klasifikasi R
Level 1, 17
Level 2, 17 Rencana Kerja Kementerian/Lembaga (Renja-K/L), 64
Level 3, 17 Rencana Kerja Pemerintah dan Pemerintah Daerah

(RKPPD), 64
M Rincian Anggaran Biaya, 4, 63

risiko, 5
Manajemen inventaris, 12
Manajemen kontrak, 46 S
Manajemen pemasok, 11
Spend Analysis, 5
Master List, 12
Spend Analysis, 3, 4, 5, 6, 7, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16,
Meningkatkan/memperkaya data, 18
18, 20, 23, 24, 25, 27, 30, 31, 35, 39, 48, 53, 58, 61, 66
manfaat, 10

Supply Demand, 3, 4, 52, 53

V
Supply Positioning Model, 3, 4, 11, 43, 47, 48, 49, 51, 53
Validasi, 16
T
W
Teori Supply Demand, 52
Work Breakdown Structure, 4, 59, 60

LAMPIRAN 1 – Contoh Data Ekstraksi dari ERP
Status Status Metode

Nomor Tanggal Kode Kuantit Terakh Berikut Pengiriman dan Tangg Pengguna Tanggal
PO PO Deskripsi Barang ULP Penyedia Nama Penyedia as Nilai (USD) ir nya Negara Asal Nomor PR al PR Akhir Terima
VTS SOUTH
EAST (LOGISTICS
6302 02/01/2007 GSKT EPDM E 076 A110 5732 CENTER) 25 129 200 199 COURIER 00274849 Maintenance 02/09/2007
A110 VTS SOUTH 199 Maintenance
EAST (LOGISTICS
6302 02/01/2007 GSKT EPDM E 114 5732 CENTER) 13 93,99 200 COURIER 00274851 02/09/2007
A110 VTS SOUTH 199 Maintenance
EAST (LOGISTICS
6302 02/01/2007 GSKT EPDM E 114 5732 CENTER) 12 86,88 200 COURIER 00274852 02/09/2007
HOLLOW BAR, A110 199 Maintenance
190MM OD X 95MM 28/01/2
400143 26/04/2007 ID 5558 OMO SPA 1,52 21.640,00 200 AIR ITALY 00025220 007 23/07/2007
A110 RONI LTD 199 09/02/2 Maintenance
400147 29/04/2007 IMPELLER 8486 (SERVICES) 2 3.900,00 200 AIR UK 00025219 007 17/12/2007
A110 RONI LTD 199 09/02/2 Maintenance
400147 29/04/2007 STATOR CAN 8486 (SERVICES) 2 836 200 AIR UK 00025219 007 17/12/2007
CERTIFICATE OF A110 RONI LTD 199 Maintenance
400147 29/04/2007 ORIGIN CHARGE 8486 (SERVICES) 1 50 280 AIR UK
BOLT TENSION A110 199 Maintenance
DEVICE W/JACK INDO 18/01/2
400155 29/04/2007 SET 1291 PETROLEUM 1 220 980 AIR FRANCE 00025221 007
A110 INDO 199 Maintenance
WOODEN CASE &
PETROLEUM
400155 29/04/2007 PALLET CHARGE 1291 1 325 980 AIR FRANCE
INTERCONNECTIN
PETROLEUM
400155 29/04/2007 G HOSE 1291 1 325 980 AIR FRANCE
PETROLEUM
400155 29/04/2007 AIR DRIVEN PUMP 1291 1 4.500,00 980 AIR FRANCE
INDO 199 Maintenance
WOODEN CASE &
PETROLEUM
400155 29/04/2007 PALLET CHARGE B 015 1291 1 100 980 AIR FRANCE
BOLT TENSION B 015 INDO 199 Maintenance
DEVICE W/JACK 18/01/2
PETROLEUM
400156 29/04/2007 SET 1291 1 2.220,00 400 AIR FRANCE 00025221 007 01/10/2007
B 015 INDO 199 Maintenance
INTERCONNECTIN
PETROLEUM
400156 29/04/2007 G HOSE 1291 1 325 280 AIR FRANCE
PETROLEUM
400156 29/04/2007 AIR DRIVEN PUMP 1291 1 4.500,00 280 AIR FRANCE
WOODEN CASE &
PETROLEUM
400156 29/04/2007 PALLET 1291 1 100 280 AIR FRANCE
B 015 BUSUR 199 Maintenance
CARRYING ROLLER INTERNATIONAL 21/01/2
400182 01/05/2007 89.1 X 145 MM 9127 CORPORATION 100 220.000,00 200 AIR JAPAN 00025213 007 13/07/2007
B 015 199 Maintenance
400182 01/05/2007 EXPORT PACKING 9127 BUSUR 1 8.700,00 280 AIR JAPAN
AIR BASE INTERNATIONAL

CORPORATION
INTERNATIONAL
400182 01/05/2007 C/O ATTESTATION 9127 CORPORATION 1 3.000,00 280 AIR JAPAN
FORWARDING INTERNATIONAL
400182 01/05/2007 COST 9127 CORPORATION 1 12.700,00 280 AIR JAPAN
01/05/2
PETROLEUM
400195 02/05/2007 6" MICRO X (FS) 1291 3 1.097,64 980 AIR USA 00200688 007
PETROLEUM
400195 02/05/2007 6" UNISERT 1291 1 2.830,71 980 AIR USA
PETROLEUM
400195 02/05/2007 8" ULTRX (FS) 1291 3 3.645,18 980 AIR USA
PETROLEUM
400195 02/05/2007 8" INSERT 1291 1 4.122,63 980 AIR USA
B 015 CONGO TRADING 199 29/04/2 Maintenance
400247 09/05/2007 BALL BEARING 0646 CO. 3 147,45 980 LI3 00200663 007
BALL BEARING, B 015 CONGO TRADING 199 29/04/2 Maintenance
400247 09/05/2007 RLS 6-2 RS 0646 CO. 16 192,8 980 LI3 00200663 007
B 015 CONGO TRADING 199 29/04/2 Maintenance
400250 09/05/2007 BALL BEARING 0646 CO. 3 147,45 200 LI3 00200663 007 08/06/2007
BALL BEARING, B 015 CONGO TRADING 199 29/04/2 Maintenance
400250 09/05/2007 RLS 6-2 RS 0646 CO. 16 192,8 200 LI3 00200663 007 20/12/2007
RUPTURE DISC + 01/05/2
PETROLEUM
400251 09/05/2007 SPARES 1291 1 980 AIR USA 00200688 007
RUPTURE DISC + 01/05/2
PETROLEUM
400252 09/05/2007 SPARES 1291 1 11.696,00 200 AIR USA 00200688 007 26/07/2007
FAN FOR GEARBOX B 015 NORTHGEAR 199 29/04/2 Maintenance
400274 10/05/2007 TYPE 7" HU 0431 INDUSTRIES 1 75 200 AIR UK 00200664 007 10/11/2007
FANGUARD FOR B 015 199 Maintenance
GEARBOX TYPE NORTHGEAR 29/04/2
400274 10/05/2007 7"HU 0431 INDUSTRIES 1 165 200 AIR UK 00200664 007 10/11/2007
SPINDLES B 015 199 Maintenance
(COMPLETE WITH 29/04/2
400311 14/05/2007 NUTS) 5027 easH 5 315 200 COURIER 00200634 007 21/06/2007
SPINDLES B 015 199 Maintenance
(COMPLETE WITH 29/04/2
400311 14/05/2007 NUTS) 5027 easH 6 597 200 COURIER 00200634 007 21/06/2007
B 015 DEK SANGKO 199 Maintenance
LTD.SOUTH EAST 29/04/2
400313 14/05/2007 STRAINER 9391 OFFICE 2 53,08 200 COURIER 00200641 007 08/06/2007
DEK SANGKO 199 Maintenance
SCREEN FOR 1/2" LTD.SOUTH EAST 29/04/2
400313 14/05/2007 TD3-3 STEAM TR C 231 9391 OFFICE 3 14,76 200 COURIER 00200642 007 08/06/2007
C 231 DEK SANGKO 199 Maintenance
EXPORT PACKING LTD.SOUTH EAST
400313 14/05/2007 CHARGE 9391 OFFICE 1 15 280 COURIER
CERTIFICATE OF C 231 DEK SANGKO 199 Maintenance
400313 14/05/2007 ORIGIN CHARGE 9391 LTD.SOUTH EAST 1 20 280 COURIER
OFFICE
C 231 199 12/05/2 Maintenance
400316 15/05/2007 112.RV 201 1592 LEMON CO 1 74.786,00 280 AIR UK 00201028 007
400316 15/05/2007 112.RV 202A 1592 LEMON CO 1 43.965,83 200 AIR UK 00201028 007 24/11/2007
FILTER (FRESH C 231 JAVANESE- 199 29/04/2 Maintenance
400318 15/05/2007 AIR) 5368 SOUTH EAST 108 2.656,80 980 00200652 007
FILTER (FRESH C 231 JAVANESE- 199 29/04/2 Maintenance
400319 15/05/2007 AIR) 5368 SOUTH EAST 108 2.656,80 400 AIR GERMANY 00200652 007 05/12/2007
C 231 JAVANESE- 199 Maintenance
400319 15/05/2007 PALLET CHARGE 5368 SOUTH EAST 1 22 280 AIR GERMANY
CHAMBER OF C 231 199 Maintenance
COMMERCE JAVANESE-
400319 15/05/2007 ATTESTING 5368 SOUTH EAST 1 80 280 AIR GERMANY
SET OF SEALS (2+2 C 231 199 29/04/2 Maintenance
400390 21/05/2007 PER SET) 9090 AMONG TANI SA 1 495 400 COURIER 00200644 007 21/06/2007
C 231 ANTONE 199 29/04/2 Maintenance
400393 21/05/2007 V-BELT, SPC 2800 5202 SERVICES 20 304,6 400 AIR UK 00200667 007 13/07/2007
C 231 ANTONE 199 Maintenance
400393 21/05/2007 PACKING CHARGE 5202 SERVICES 1 25 280 AIR UK
SET OF SEALINGS C 231 199 29/04/2 Maintenance
400394 21/05/2007 TO GEARING B3D 1796 BANI 2 40 400 LI2 00200648 007
400394 21/05/2007 TO GEARING B3D 1796 BANI -1 65 999 LI2 00200648 007
400394 21/05/2007 TO GEARING B3D 1796 BANI 1 76 400 LI2 00200648 007 02/01/2008
C 231 ROBERTO 199 29/04/2 Maintenance
400395 21/05/2007 COUPLING BUFFER 7514 GEARS 6 120 400 AIR UK 00200637 007 20/06/2007
INPUT COUPLING C 231 ROBERTO 199 29/04/2 Maintenance
400395 21/05/2007 BUFFER 7514 GEARS 12 240 400 AIR UK 00200637 007 20/06/2007
400396 21/05/2007 SHAFT 9550 LANGSEP PUMP 1 905,63 980 COURIER 00200659 007
400401 21/05/2007 SHAFT 9550 LANGSEP PUMP 1 905,63 980 00200659 007
400402 21/05/2007 SHAFT 9550 LANGSEP PUMP 1 905,63 400 COURIER 00200659 007 22/06/2007
SNUB PULLEY FOR C 231 199 29/04/2 Maintenance
400413 23/05/2007 CONV. NO. 25 9685 CORINDO 1 683 400 AIR UK 00200666 007 10/11/2007
EST.PACKING/FCA C 231 199 Maintenance
400413 23/05/2007 NEWCASTEL 9685 CORINDO 1 160 280 AIR UK
EXTRA FOR C 231 199 Maintenance
400413 23/05/2007 SPECIAL PAINTING 9685 CORINDO 1 535 280 AIR UK
C 231 220 Maintenance
400413 23/05/2007 DOCUMENTS COST 9685 CORINDO 77 230 AIR UK


Buku Informasi UK 04

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Buku Informasi UK 04

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BUKU INFORMASI

MENYUSUN KEBUTUHAN DAN ANGGARAN

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

BAB III ..................................................................................................................49

Judul Modul: Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan B/J

DAFTAR REFRENSI............................................................................................... 107

Judul Modul: Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan B/J

Tabel 1 Area pengembangan dan pengaruh terhadap kinerja ...................................16

Judul Modul: Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan B/J

Gambar 1 Hubungan antara spend analysis, paket pengadaaan dan rencana

Judul Modul: Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan B/J

1.1 TUJUAN UMUM

1.2 TUJUAN KHUSUS

Judul Modul: Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan B/J

4. Menyusun rencana anggaran pengadaan barang/ jasa, meliputi:

1.3 GAMBARAN UMUM

Judul Modul: Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan B/J

Penyusunan kebutuhan pengadaan barang/jasa dalam suatu organisasi

Bab 2 menjelaskan Spend Analysis dimana data histori pengeluaran/

Penyusunan kebutuhan barang/jasa organisasi harus berlandaskan kepada tujuan

Kebutuhan organisasi harus diselaraskan dengan kondisi pasar, antara lain

Judul Modul: Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan B/J

Paket pengadaan barang/jasa yang sehat perlu didukung oleh pengetahuan

Penentuan harga perkiraan juga dapat dibantu dengan menggunakan Work

Judul Modul: Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan B/J

termasuk pejabat bagian pengguna, bagian pengadaan dan bagian keuangan.

Pada bagian akhir modul ini, tersedia :

Judul Modul: Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan B/J

Penyusunan kebutuhan barang/jasa organisasi harus berlandaskan kepada tujuan dan

2.1 SPEND ANALYSIS

Judul Modul: Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan B/J

untuk memperkirakan pembelian yang akan datang, organisasi perlu untuk

Penerapan Spend Analysis dapat memberikan manfaat di berbagai area, seperti

Pada Spend Analysis terdapat proses identifikasi rincian komponen biaya

Sebagai contoh, untuk memperkirakan biaya jasa tenaga ahli periode

Judul Modul: Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan B/J

tingkat inflasi, sehingga penetapan harga satuan periode mendatang bisa

3. Kepatuhan terhadap kontrak.

Judul Modul: Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan B/J

4. Kepatuhan terhadap peraturan.

Spend Analysis juga dapat digunakan untuk meninjau kepatuhan proses

Spend analysis juga dapat mencakup data inventaris organisasi dimana

Sebagai contoh, ketika ada kebutuhan pengadaan meja kursi untuk

Judul Modul: Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan B/J

6. Manajemen Produk Barang/Jasa.

Sebagai contoh, data Spend Analysis menunjukkan organisasi melakukan

7. Siklus Proses (Process Cycle).

Judul Modul: Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan B/J

terkelompokkan dan matang. Sehingga, dalam melakukan kegiatan Spend

Tabel 1 Area pengembangan dan pengaruh terhadap kinerja

1 Efisiensi biaya Barang/Jasa Pengurangan biaya melalui strategi pengadaan

2.1.2. Kerangka Kerja

Judul Modul: Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan B/J

diserahkan ke bagian operasi yang akan menjalankan produksi (sebagai contoh

3. Melakukan identifikasi penyedia berdasarkan data historis belanja

Selanjutnya perlu dipahami bahwa spend anaysis seharusnya membantu

Judul Modul: Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan B/J

Untuk siapa barang/jasa yg

Dari siapa kita mendapatkan

Gambar 1. Hubungan Data Spend Analysis dengan element kompetensi

Dalam melakukan spend analysis, peserta dapat menggunakakan tiga

Tabel 1. Pendekatan Spend Analysis

Judul Modul: Menyusun Kebutuhan dan Anggaran Pengadaan B/J