LAPORAN KEGIATAN PRAKTEK LAPANGAN (INTERNSHIP)

PT. TELEKOMUNIKASI INDONESIA

(KANTOR WITEL MAKASSAR)

Fungsi dan Prosedur Sekretaris

Dalam Perhumasan di Kantor Witel Makassar

Tsalisah Ainun Syahadah

06520170063

PRODI ILMU KOMUNIKASI

FAKULTAS SASTRA DAN ILMU KOMUNIKASI
UNIVERSITAS MUSLIM INDONESIA
2020
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur, serta nikmat dipanjatkan kehadirat Allah Swt. karena atas
rahmat-Nya yang senantiasa dilimpahkan sehingga kegiatan Internship (Praktek Kerja
Lapangan/Magang) di Kantor Witel Balaikota Makassar ini dapat terselesaikan dengan
baik.
Adapun tujuan dibuatnya laporan ini guna memenuhi salah satu syarat
penyelesaian program Internship Program Studi Ilmu Komunikasi (S1) Universitas
Muslim Indonesia. Yakni, untuk mengetahui bagaimana peran dan fungsi dalam Unit
Kesekretariatan di Kantor Witel Balaikota Makassar pada masa pandemi (Covid-19).

Dalam penyusunan laporan magang ini, tentu tak lepas dari arahan dan bimbingan
dari berbagai pihak. Oleh sebab itu, penulis mengucapkan rasa hormat dan terima kasih
kepada semua pihak yang telah membantu. Pihak-pihak yang terkait tersebut diantaranya,
sebagai berikut.

1. Terima kasih kepada kedua Orangtua saya, Ibu dan Ayah yang telah banyak membantu
memberikan do’a serta dukungannya setiap saat kepada penulis.
2. Terima Kasih kepada Bunda Dr. Hadawiah, S.E., M.Si., selaku Ketua Prodi Ilmu
Komunikasi yang telah memberikan bimbingan serta arahan mulai dari awal hingga akhir
kegiatan praktek lapangan ini dapat terselesaikan.
3. Terima kasih kepada Bapak Nuryadin Salam selaku General Manager (GM) PT. Telkom
Witel Balaikota Makassar.
4. Terima kasih kepada Bapak Mukhtar Rachman selaku Pembimbing Lapangan penulis di
Unit Kesekretariatan PT. Telkom Witel Balaikota Makassar.
5. Terima kasih kepada Kakanda Masni selaku Pendamping di Unit Kesekretariatan PT.
Telkom Witel Balaikota Makassar.
6. Juga kepada teman-teman dan seluruh rekan yang selalu mendukung dan memberi
semangat kepada penulis.
 Karena kebaikan semua pihak yang telah penulis sebutkan di atas, maka penulis
bisa menyelesaikan laporan magang ini dengan baik. Meskipun laporan magang ini
terbilang masih kurang dari kata sempurna, tetapi penulis sudah berusaha sebaik mungkin
untuk menyelesaikannya. Akhir kata, ucapan terima kasih kembali penulis sampaikan.
Semoga laporan magang ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Makassar, 10 September
2020
Penulis,

Tsalisah Ainun Syahadah

 DAFTAR ISI

SAMPULi
HALAMAN PENGESAHAN ii
KATA PENGANTAR iii
DAFTAR ISI iv
DAFTAR GAMBAR v
BAB I – PENDAHULUAN1
1.1 Latar Belakang1
1.2 Rumusan Masalah2
1.3 Tujuan Magang (Internship)2
1.4 Manfaat Magang (Internship)3
BAB II – GAMBARAN UMUM ‘’TEMPAT MAGANG (INTERNSHIP)”5
2.1 Sejarah PT. Telekomunikasi Witel Balaikota Makassar 5
2.2 Visi dan Misi PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk.8

2.3 Logo PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk9

2.4 Struktur Organisasi Witel Balaikota Makassar10

2.5 Kegiatan Witel Balaikota Makassar11

BAB III – PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN13
3.1 Waktu dan Tempat Magang (Internship)13
3.2 Materi Kegiatan Magang (Internship)14
BAB IV – HASIL KERJA PRAKTEK17
4.1 Sistem Kerja di Unit Kesekretariatan PT. Telkom Witel Makassar17
4.2 Hasil Identifikasi Permasalahan Unit Kesekretariatan di PT. Telkom Witel
Makassar18
4.3 Teori Pendukung Penyelesaian Permasalahan Unit Kesekretariatan di PT.
Telkom Witel Makassar 19
4.4 Fungsi dan Prosedur di Unit Kesekretariatan PT. Telkom Witel Makassar
terkait dengan Kaidah Ilmu Komunikasi Khususnya Public Relation atau
Kehumasan19
BAB V – PENUTUP25
5.1 Kesimpulan25
5.2 Saran25
LAMPIRAN26
DAFTAR PUSTAKA35
 DAFTAR TABEL

Tabel 1.1 Waktu Pelaksanaan Magang (Internship)11

Tabel 1.2 Kegiatan Magang (Internship)11

 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Logo Telkom Indonesia11

Gambar 1.2 Struktur Organisasi PT. Telkom Witel Makassar11

 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Program Studi Ilmu Komunikasi merupakan salah satu program studi yang
terdapat pada Fakultas Sastra di Universitas Muslim Indonesia (UMI). Prodi ini memiliki
4 konsentrasi, yaitu Public Relation, Jurnalistik, Broadcasting, dan Manajemen
Komunikasi. Jurusan ini mempunyai tujuan untuk melatih keterampilan, serta kecakapan
mahasiswa (i) dalam bidang Ilmu Komunikasi. Salah satu upaya yang dilakukan oleh
Kaprodi demi meningkatkan keterampilan mahasiswa (i) adalah dengan dibuatnya
Program Kerja Lapangan (PKL) atau biasa disebut Magang (Internship).
Magang atau yang dikenal dengan sebutan internship merupakan sebuah
penempatan kerja dengan perusahaan atau organisasi yang memberikan pengalaman kerja
atau keahlian baru yang dapat berguna bagi karir di masa depan. Adapun tujuan dari
magang ini ialah untuk memberikan kesempatan bagi mahasiswa (i) untuk menerapkan
apa yang mereka pelajari di ruang kelas ke dunia riil, agar lebih siap kerja setelah lulus
nanti.
Penulis merupakan seorang mahasiswi Ilmu Komunikasi yang mengambil
konsentrasi Public Relation (Humas atau Hubungan Masyarakat). Pada praktek magang
ini, penulis memilih Kantor Witel Balaikota Makassar sebagai tempat dimana penulis
melakukan praktek magang selama sebulan. Dimana penulis ingin mengetahui peranan
seorang Public Relation di masa pandemic seperti saat ini, dan bagaimana cara melayani
masyarakat dengan baik di Kantor Witel Balaikota Makassar.
PT. Telkom Witel Makassar merupakan anak perusahaan dari PT Telekomunikasi
Indonesia yang merupakan perusahaan informasi dan komunikasi yang juga bergerak di
bidang jasa telekomunikasi yang melayani berbagai keperluan pelanggan terkait jaringan
telekomunikasi seperti pengajuan jaringan internet Telkom Indihome, Speedy, jaringsan
tv kabel dan pemasangan jaringan telepon yang berada di Sulawesi Selatan.
Sejalan dengan semakin pesatnya teknologi berbasis jaringan yang
memungkinkan terjadinya komunikasi antara dua perangkat dengan jarak yang sangat
jauh sekalipun. Dimana teknologi yang tercipta sedemikian rupa ini telah mendukung
aktivitas masyarakat dengan menghadirkan akses telekomunikasi yang merata di
Indonesia. Demi komitmen untuk mengimplementasikan teknologi seluler terdepan dan
terkini untuk untuk memberikan pengalaman komunikasi terbaik, komitmen tersebut
diwujudkan dengan penerapan teknologi atau layanan pelanggan yang sesuai dengan
kebutuhan seta memberikan pengalaman pelanggan terbaik di seluruh penjuru negeri.

Oleh karena itu, PT. Telkom Witel Makassar menggunakan fungsi Public Relation
dalam manajemen guna meningkatkan pelayanan dan menciptakan citra yang baik di
masyarakat sekaligus menjalin iklim organisasi yang harmonis dengan pihak eksternal
maupun internal dari PT. Telkom Witel Makassar itu sendiri. Public Relation juga
berperan sebagai divisi yang berkepentingan untuk mempromosikan atau memberikan
informasi atas jenis-jenis produk ataupun layanan dari perusahaan.

1.2 Rumusan Masalah

1. Menganalisis bagaimana peran dan fungsi Public Relation di Unit Kesekretariatan

Kantor Witel Balaikota Makassar.

1.3 Tujuan Magang (Internship)

Tujuan magang (Internship) meliputi :

 Tujuan Umum
1. Mengembangkan wawasan dan skill mahasiswa dalam menginterpretasikan keahlian
yang dimiliki ke dalam sebuah pekerjaan yang terkait.
2. Memperoleh pengalaman kerja praktis sehingga secara langsung dapat menemukan
posisi yang sesuai.

 Tujuan Khusus
1. Mengetahui fungsi dan prosedur yang terdapat pada Kantor Witel Balaikota Makassar
terkait dengan Kaidah Ilmu Komunikasi Khususnya Public Relation atau Kehumasan

1.4 Manfaat Magang

 Bagi Mahasiswa
1. Dapat mengetahui lebih jauh mengenai realita ilmu yang telah diterima di perkuliahan
dengan kenyataan yang ada di lingkungan sekitar.
2. Memperdalam dan meningkatkan keterampilan dan kreativitas diri dalam lingkungan
yang sesuai dengan disiplin ilmu yang dimiliki.
3. Dapat menyiapkan langkah-langkah yang diperlukan untuk menyesuaikan diri dalam
lingkungan kerja di masa depan.
4. Menambah wawasan, pengetahuan dan pengalaman selaku generasi yang dididik untuk
siap terjun ke dalam masyarakat khususnya di lingkungan kerja.

 Bagi Fakultas
1. Sebagai bahan evaluasi kurikulum yang telah diterapkan, serta menemukan
penyesuaiannya dengan kebutuhan tenaga kerja yang kompeten dalam bidang Ilmu
Komunikasi.
2. Untuk memperkenalkan Instansi Pendidikan Program Studi Ilmu Komunikasi,
Fakultas Sastra, Universitas Muslim Indonesia (UMI) kepada PT. Telkom Witel
Makassar.
 Bagi Instansi Kantor Witel Balaikota Makassar
1. Membantu menyelesaikan pekerjaan sehari-hari selama durasi magang di Kantor
Witel Balaikota Makassar.
2. Sebagai sarana Kerjasama antara Instansi Kantor Witel Balaikota Makassar dengan
Civitas Program Studi Ilmu Komunikasi Universitas Muslim Indonesia (UMI),
khususnya bidang Kehumasan untuk kerja sama mendatang.
 BAB II
GAMBARAN UMUM
“TEMPAT MAGANG (INTERNSHIP)”

2.1 Sejarah PT. Telkom Witel Makassar

PT Telekomunikasi Indonesia atau Telkom terbagi atas dua belas wilayah

telekomunikasi (“Witel”). Kedua belas Witel tersebut kemudian dirombak menjadi tujuh
divisi regional (“DIVRE”). Pada tahun 1995 PT. Telekomunikasi Indonesia
melaksanakan penawaran saham perdana public (Initial Public Offering) pada tanggal 14
November 1995 di Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya Pada tanggal 26 Mei
1995, dan pada tahun 2010 saham Telkom tercatat di New York Stock Exchange, dengan
mendirikan entitas anak yang menangani bisnis telepon seluler, Telkomsel.
Pada tahun 1999 Undang-Undang Telekomunikasi (UU No36/1999) yang berlaku
efektif pada bulan September 2000 telah memfasilitasi masuknya pemain baru sehingga
menumbuhkan persaingan usaha di industri telekomunikasi. Pada Tahun 2001 Telkom
mengakuisisi 35% saham Indosat di Telkomsel sehingga menjadikannya pemegang
saham mayoritas di perusahaan seluler itu dengan kepemilikan 77,7% Indosat kemudian
mengambil alih 22,5% saham Telkom di Satelindo dan 37,7% saham Telkom di PT
Aplikanusa Lintasarta. Pada saat yang bersamaan, Telkom kehilangan hak eksklusif
sebagai penyelenggara tunggal layanan telepon tidak bergerak di Indonesia.
Pada tahun 2002 Telkom melepaskan kepemilikan saham sebesar 12,7% di
Telkomsel kepada Singapore Telecom Mobile Pte Ltd (“SingTel Mobile”). Pada tahun
2004 Telkom meluncurkan layanan sambungan langsung Internasional untuk telepon
tidak bergerak. Pada tahun 2005 Satelit Telkom-2 diluncurkan untuk menggantikan
seluruh layanan transmisi satelit yang sebelumnya dilayani oleh satelit Palapa B-4.
Peluncurannya menjadikan jumlah satelit yang telah diluncurkan menjadi delapan satelit,
termasuk satelit Palapa A-1.
Pada tahun 2009 Telkom bertransformasi dari perusahaan infocom menjadi
perusahaan penyelenggara Telecommunication, Information, Media, & 2 Edutainment
(“TIME”). Wajah baru Telkom diperkenalkan kepada publik dengan menampilkan logo
dan tagline baru Perusahaan “The World In Your Hand’’. Pada tahun 2010 Proyek kabel
serat optik bawah laut JaKaLaDeMa yang menghubungkan Jawa, Kalimantan, Sulawesi,
Denpasar dan Mataram telah berhasil dirampungkan pada bulan April 2010.
Pada tahun 2011 Telkom memulai reformasi infrastruktur telekomunikasi melalui
proyek Telkom Nusantara Super Highway yang menyatukan nusantara mulai dari
Sumatera hingga Papua, serta proyek True Broadband Access yang menyediakan akses
internet berkapasitas 20-100 Mbps ke pelanggan di seluruh Indonesia.
Pada tahun 2012 Telkom meningkatkan penetrasi broadband melalui
pembangunan Indonesia Wi-Fi untuk merealisasikan Indonesia Digital Network (“IDN”).
Perubahan portofolio bisnis dari TIME menjadi TIMES (Telecommunication,
Information, Media, Edutainment & Services) untuk meningkatkan business value
creation.
Pembentukan Telkom Corporate University untuk membangun SDM yang mampu
bersaing dalam bisnis internasional (from competence to commerce).
Pada tahun 2013 Telkom telah beroperasi di tujuh negara termasuk Hong Kong-
Macau, Timor Leste, Australia, Myanmar, Malaysia, Taiwan, dan Amerika Serikat.
Telkom Group (BUMN) melayani pelanggannya di seluruh Indonesia dengan rangkaian
lengkap layanan telekomunikasi yang mencakup sambungan telepon kabel tidak bergerak
dan telepon nirkabel tidak bergerak, komunikasi seluler, layanan jaringan dan
interkoneksi serta layanan internet dan komunikasi data. Telkom Group juga
menyediakan berbagai layanan di bidang informasi, media dan edutainment, termasuk
cloud-based and server-based managed services, layanan e-Payment dan IT enabler, e-
Commerce dan layanan portal lainnya. Berikut penjelasan portofolio bisnis Telkom:
Telekomunikasi Telekomunikasi merupakan bagian bisnis legacy Telkom.
Sebagai ikon bisnis perusahaan, Telkom melayani sambungan telepon kabel tidak
bergerak Plain Ordinary Telephone Service (”POTS”), telepon nirkabel tidak bergerak,
layanan komunikasi data, broadband, satelit, penyewaan jaringan dan interkoneksi, serta
telepon seluler yang dilayani oleh Anak Perusahaan Telkomsel. Layanan telekomunikasi
Telkom telah menjangkau beragam segmen pasar mulai dari pelanggan individu sampai
dengan Usaha Kecil dan Menengah (“UKM”) serta korporasi.
Informasi Layanan informasi merupakan model bisnis yang dikembangkan
Telkom dalam ranah New Economy Business (“NEB”). Layanan ini memiliki
karakteristik sebagai layanan terintegrasi bagi kemudahan proses kerja dan transaksi yang
mencakup Value Added Services (“VAS”) dan Managed Application/IT Outsourcing
(“ITO”), e-Payment dan IT enabler Services (“ITeS”).
Media Media merupakan salah satu model bisnis Telkom yang dikembangkan
sebagai bagian dari NEB. Layanan media ini menawarkan Free To Air (“FTA”) dan Pay
TV untuk gaya hidup digital yang modern.
Edutainment Edutainment menjadi salah satu layanan andalan dalam model
bisnis NEB Telkom dengan menargetkan segmen pasar anak muda. Telkom menawarkan
beragam layanan di antaranya Ring Back Tone (“RBT”), SMS Content, portal dan lain-
lain.
Servis Servis menjadi salah satu model bisnis Telkom yang berorientasi kepada
pelanggan. Ini sejalan dengan Customer Portfolio Telkom kepada pelanggan Personal,
Consumer/Home, SME, Enterprise, Wholesale, dan Internasional.
Sebagai perusahaan telekomunikasi, Telkom Group terus mengupayakan inovasi di
sektor-sektor selain telekomunikasi, serta membangun sinergi di antara seluruh produk,
layanan dan solusi, dari bisnis legacy sampai New Wave Business.
Divisi Regional VII Kawasan Timur Indonesia pada Unit Tele Account
Management Divisi Regional VII (Telkom Makassar). Pembagian wilayah pada Divisi
Regional VII Kawasan Timur Indonesia adalah sebagai berikut:
1. Telkom Makassar
2. Telkom Sulselbar
a) Sebagai Provinsi Sulsel
b) Provinsi Sulbar
3. Telkom Sultra
4. Telkom Sulteng
5. Telkom Sumago
a) Provinsi Gorontalo
b) Provinsi Sulut
c) Provinsi Maluku Utara
6. Telkom Maluku
7. Telkom Papua Barat (Sorong)
a) Provinsi Papua Barat
b) Sebagian Provinsi Papua
8. Telkom Papua (Jayapura)

2.2 Visi dan Misi PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk.

 Visi
“Be The King of Digital in The Region”
Telkom saat ini tengah bertransformasi menuju Digital Company untuk menjadi The King
of Digital. Raja di udara melalui seluler, di darat melalui Fiber To The Home, dan di laut
melalui Submarine Broadband Highway, serta mengembangkan dan memperkuat
footprints bisnis di kawasan regional. Regional memiliki arti kawasan Asia Pasifik
termasuk Asia Tenggara, Asia Timur, Asia Selatan dan Australia.

 Misi
“Lead Indonesian Digital Innovation and Globalization”
Untuk menjadi perusahaan digital yang handal, Telkom group melakukan transformasi
dari sisi bisnis, sumber daya manusia, budaya dan organisasi agar dapat memimpin
inovasi digital di Indonesia dan memimpin Indonesia menuju globalisasi.
2.3 Logo dan Filosofi PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk

Gambar 1.1
Logo Telkom Indonesia

Filosofi Warna:
a. Merah – Berani, Cinta, Energi, Ulet
Mencerminkan spirit Telkom untuk selalu optimis dan berani dalam menghadapi
tantangan dan perusahaan.

b. Putih – Suci, Damai, Cahaya, Bersatu.

Mencerminkan spirit Telkom untuk memberikan yang terbaik bagi bangsa.

c. Hitam – Warna Dasar

Melambangkan kemauan keras.

d. Abu – Warna Transisi

Melambangkan teknologi.
e. Expertise : Lingkaran sebagai simbol dari kelengkapan produk dan layanan dalam
portofolio bisnis baru TELKOM yaitu TIMES (Telecommunication, Information, Media,
Edutainment & Services).

f. Empowering : Tangan yang meraih ke luar. Simbol ini mencerminkan pertumbuhan dan
ekspansi ke luar.

g. Assured : Jemari tangan. Simbol ini memaknai sebuah kecermatan, perhatian, serta
kepercayaan dan hubungan yang erat.

h. Progressive : Kombinasi tangan dan lingkaran. Simbol dari matahari terbit yang
maknanya adalah perubahan dan awal yang baru.

i. Heart : Telapak tangan yang mencerminkan kehidupan untuk menggapai masa depan.

2.4 Struktur Organisasi PT. Telkom Witel Makassar

Gambar 1.2
Struktur Organisasi PT. Telkom Witel Makassar
2.5 Kegiatan Produksi Barang dan Jasa PT. Telkom Indonesia Witel Makassar

1. Telepon, data, Internet

a) IndiHome Fiber merupakan layanan Triple Play yang terdiri dari telepon rumah,
Internet on Fiber atau High Speed Internet dan Usee TV Cable beserta beberapa
fitur tambahan seperti IndiHome View, Melon dan Trend Micro Internet Security.
b) Telepon rumah adalah layanan komunikasi telepon dengan keunggulan biaya yang
murah dan kualitas suara yang jernih. Paket IndiHome Fiber menawarkan gratis
menelepon 1000 menit atau setara dengan 17 jam per bulan yang bisa digunakan
baik untuk Lokal maupun Interlokal secara leluasa.
c) Flexi layanan data dan internet, layanan telepon
d) TelkomNet Instan layanan akses internet dial up
e) TelkomNet Astinet merupakan layanan akses internet berlangganan dengan fokus
perusahaan
f) e-Businnes (i-deal, i-manage, i-settle, i-Xchange, TELKOMWeb Kiostron,
TELKOMWeb Plazatron)
g) Solusi Enterprise
h) TELKOMLink DINAccess
i) TELKOMLink VPN IP merupakan layanan komunikasi data any to any connection
berbasis IP MPLS.
j) TELKOMNet Whole Sale (VPN Dial) merupakan layanan akses dial up ke intranet
suatu perusahaan yang dilakukan secara remote dan mobile melalui jaringan data
berbasis TCP IP (MPLS/tunneling) pada TELKOMNet.
k) TELKOMISDN merupakan jaringan digital yang menyediakan layanan
telekomunikasi multimedia, merupakan pengembangan dari sistem telepon yang telah
terintegrasi
l) e-Health merupakan layanan solusi untuk entitas kesehatan meliputi ePuskesmas,
ePharmacy, HIE (Health Information Exchange).
2. Satelit
a) TELKOM Satelit (Sewa Transponder).
b) TELKOMVSAT
3. Televisi berlangganan berbasis protokol internet
a) Groovia TV merupakan televisi protokol internet pertama di Indonesia. Kualitas
resolusi Groovia TV lebih bagus dibanding dengan hasil video dari TV
konvensional.
b) UseeTV merupakan layanan Interactive TV dari Indihome yang pertama di
Indonesia. Layanan TV berbayar (Pay TV) yang memberikan pengalaman baru.
UseeTV Cable juga memberikan berbagai macam fitur yang tidak ada di penyedia
layanan kabel lainnya, seperti Pause & Rewind TV, Video on Demand, Video
Recorder dan lainnya. UseeTV Cable memiliki beragam Channel pilihan. Saat ini,
Channel yang ada sebanyak 101 Channel pilihan, terdiri dari 19 Channel TV
Lokal dan 81 Channel TV Internasional. IndiHome Interactive TV, layanan TV
Kabel yang seru dan lengkap.
 BAB III
PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

1.1 Waktu dan Tempat Magang (Internship)

Magang ini merupakan salah satu bentuk kegiatan untuk memenuhi syarat dalam
laporan akhir penulis. Magang ini dilaksanakan mulai dari tanggal 11 Agustus 2020 hingga
tanggal 10 September 2020, selama sebulan. Tempat pelaksanaan magang ini ialah di
Kantor Witel Balaikota Makassar dengan waktu pelaksanaan kegiatan yaitu hari Senin
sampai dengan Jum’at, pukul 08.00-17.00 WITA.

Tabel 1.1 Waktu Pelaksanaan Magang (Internship)

Hari Kerja Kegiatan Pukul

Senin s/d Jum’at Masuk 08.00-12.00 WITA

Istirahat 12.00-13.00 WITA

Masuk Kembali 13.00-15.00 WITA

Istirahat 15.00-15.30 WITA

Masuk Kembali 15.30-17.00 WITA

Selesai 17.00 WITA

3.2 Materi Kegiatan Magang (Internship)

Dalam pelaksanaan magang pada konsentrasi Public Relation, penulis dapat

memahami serangkaian kegiatan yang terkait dengan aktivitas Public Relation yang
dilakukan oleh PT. Witel Balaikota Makassar. Dimana aktivitas yang dimaksud yaitu
sehubungan dengan public internal maupun eksternalnya, terdaftar dalam tabel di bawah
ini.

Tabel 1.2 Kegiatan Magang (Internship)

No Hari / Tanggal Uraian Kegiatan

1. Selasa/11 Agustus 2020 Menginput data dokumentasi aktivitas harian

setiap unit.
2. Rabu/12 Agustus 2020 Menginput data dokumentasi aktivitas harian
setiap unit, mengantarkan surat ke unit-unit
tertentu untuk ditandatangani oleh ybs,
3. Kamis/13 Agustus 2020 Menginput data dokumentasi aktivitas harian
setiap unit, mengantarkan surat ke unit-unit
tertentu untuk ditandatangani oleh ybs,
merapikan berkas, menscan dokumen.
4. Jum’at/14 Agustus 2020 Menginput data dokumentasi aktivitas harian
setiap unit, mengantarkan surat ke unit-unit
tertentu untuk ditandatangani oleh ybs,
menscan dokumen.
5. Selasa/18 Agustus 2020 Menginput data dokumentasi aktivitas harian
setiap unit, menscan dokumen.
6. Rabu/19 Agustus 2020 Menginput data dokumentasi aktivitas harian
setiap unit, mengantarkan surat ke unit-unit
tertentu untuk ditandatangani oleh ybs,
7. Kamis/20 Agustus 2020 Menginput data dokumentasi aktivitas harian
setiap unit, mengantarkan surat ke unit-unit
 tertentu untuk ditandatangani oleh ybs,
8. Jum’at/21 Agustus 2020 Menginput data dokumentasi aktivitas harian
setiap unit, mengantarkan surat ke unit-unit
tertentu untuk ditandatangani oleh ybs,
menscan dokumen.
9. Senin/24 Agustus 2020 Menginput data dokumentasi aktivitas harian
setiap unit, mengantarkan surat ke unit-unit
tertentu untuk ditandatangani oleh ybs,
10. Selasa/25 Agustus 2020 Menginput data dokumentasi aktivitas harian
setiap unit, mengantarkan surat ke unit-unit
tertentu untuk ditandatangani oleh ybs,
menyampaikan pengumuman, menscan
dokumen.
11. Rabu/26 Agustus 2020 Menginput data dokumentasi aktivitas harian
setiap unit, mengantarkan surat ke unit-unit
tertentu untuk ditandatangani oleh ybs,
menscan dokumen.
12. Kamis/27 Agustus 2020 Menginput data dokumentasi aktivitas harian
setiap unit, menscan dokumen.

13. Jum’at/28 Agustus 2020 Menginput data dokumentasi aktivitas harian

setiap unit, menscan dokumen.

14. Senin/31 Agustus 2020 Menginput data dokumentasi aktivitas harian

setiap unit, mengantarkan surat ke unit-unit
tertentu untuk ditandatangani oleh ybs.
15. Selasa/01 September Mengantarkan surat ke unit-unit tertentu
2020 untuk ditandatangani oleh ybs, menscan
dokumen.
16. Rabu/02 September Mengantarkan surat ke unit-unit tertentu
2020 untuk ditandatangani oleh ybs, menscan
dokumen.
17. Kamis/03 September Menscan dokumen.
2020

18. Jum’at/04 September Mengantarkan surat ke unit-unit tertentu

2020 untuk ditandatangani oleh ybs, menscan
dokumen.
19. Senin/07 September Mengantarkan surat ke unit-unit tertentu
 2020 untuk ditandatangani oleh ybs, menscan
dokumen.
20. Selasa/08 September Menscan dokumen..
2020

21. Rabu/09 September Mengantarkan surat ke unit-unit tertentu

2020 untuk ditandatangani oleh ybs, menscan
dokumen.
22. Kamis/10 September Penarikan.
2020
 BAB IV
HASIL KERJA PRAKTEK

4.1 Sistem Kerja di Unit Kesekretariatan PT. Telkom Witel Makassar

Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada sekretariat yakni

menunjukkan tata kerja atau proses kerjanya sekretariat. Dengan demikian,
kesekretariatan bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa perkantoran, terutama
yang sangat berkaitan dengan proses administrasi.
Dalam pelaksanaan kerja unit kesekretariatan PT. Telkom Witel Makassar yang
konkrit mengenai tugas-tugas sekretariat ini berdasarkan atas sistem persuratan dan juga
sistem koordinasi tanpa pembahasan yang lebih jauh mengenai masing-masing
kegiatannya, kecuali surat menyurat pada point berikutnya.
a. Persiapan dan pelaksanaan pekerjaan dari direksi.
b. Penyelenggaraan surat-menyurat.
c. Pengaturan hubungan keluar.
d. Penganggaran belanja
e. Persiapan dan penyelenggaraan konferensi perusahaan.
f. Persiapan dan penghadiran rapat-rapat dari dewan pengurus dan rapat umum para
pemegang saham.
g. Penerapan atau perbaikan tata kerja yang ilmiah.
h. Penyusunan dokumentasi dan arsip/penyimpanan warkat berdasarkan abjad, perihal,
nomor, tanggal, wilayah dan sebagainya.
i. Wadah atau tempat pelaksanaan aktivitas atau kegiatan dari suatu organisasi, sehingga
fungsi aktivitas sekretriat tersebut dapat dikatakan aktif ataupun tidak aktif.
Pada pokoknya sekretariat adalah satuan organisasi yang melakukan pekerjaan
pelayanan dalam bidang tata usaha. Namun sejalan dengan kecenderungan pada jabatan
sekretaris, tugas-tugas sebuah sekretriat juga tampak meluas sehingga sering meliputi
bidang-bidang kepegawaian, keuangan, perbekalan dan hubungan masyarakat.
Dengan perkembangan jabatan sekretaris yang begitu luas dari juru tulis sampai
menjadi manajer tingkat atas, maka kini diakui adanya bidang kerja yang disebut
“secretaryship” atau kesekretriatan merupakan profesi dari segenap sekretaris yang
bekerja dalam bermacam-macam organisasi pada semua tingkat jenjang organisasi.

4.2 Identifikasi Permasalahan Unit Kesekretariatan di PT. Telkom Witel Makassar

Pekerjaan sekretaris sangat berdampak besar bagi perusahaan, dimana posisi ini
mempunyai peranan penting dalam membantu perusahaan atau kantor tempat bekerja
khususnya untuk menyelesaikan tugas pimpinan bahkan menjaga rahasia kantor karena
dengan adanya sekretaris maka pekerjaan dapat lebih ringan dilakukan serta membantu
tercapainya tujuan yang diinginkan sesuai dengan aturan-aturan yang ada dalam kantor
tersebut.
Erat kaitannya dalam fungsi dan prosedur kehumasan sekretaris di Kantor PT.
Telkom Witel Makassar, yakni kurangnya kemampuan sebagai Human Relation dalam
mengambil keputusan yang perlu selama masih dalam batas wewenangnya, terutama
menyelesaikan pekerjaannya seperti menangani surat masuk dan surat keluar yang
melibatkan agenda pertemuan secara lebih teratur dengan pihak internal maupun
eksternal. Maka dengan tanggung jawab ini, perlunya sekretaris memiliki kemampuan
dalam menentukan, melakukan, dan menempatkan diri dalam segala situasi, utamanya
hubungan dengan masyarakat luas.
4.3 Teori Pendukung Penyelesaian Permasalahan Unit Kesekretariatan di PT.
Telkom Witel Makassar

Dalam permasalahan kegiatan kesekretariatan di Unit Kesekretriatan PT. Telkom

Witel Makassar ini, penulis memilih Teori Connectionism (Thorndike) yang disebut juga
dengan teori Trial and Error. Menurut teori ini, masing-masing organisme apabila
bertemu dengan situasi yang baru akan melakukan beberapa tindakan yang bersifat coba-
coba secara terus menerus. Kemudian, jika dalam usaha percobaan tersebut secara tidak
sengaja menimbulkan perbuatan yang dirasa memenuhi situasi, maka perbuatan tersebut
akan terus diterapkan sebagai salah satu tindakan yang dinilai cocok dalam situasi
tersebut. Dengan percobaan yang dilakukan secara berkelanjutan, maka perbuatan
tersebut menjadi kebiasaan dan semakin efisien untuk diterapkan. Dalam hal ini,
perhumasan sekretaris di Kantor Witel Makassar akan menghasilkan secara alamiah
bentuk pelayanan yang memberi kepuasan kepada pihak internal maupun eksternal sesuai
tuntutan situasi yang ada dan sebaliknya, pelayanan yang memberi dampak negatif
perlahan akan ditinggalkan.

4.4 Fungsi dan Prosedur di Unit Kesekretariatan PT. Telkom Witel Makassar
terkait dengan Kaidah Ilmu Komunikasi Khususnya Public Relation atau
Kehumasan

Prosedur kegiatan administrasi dalam unit kesekretariatan dalam meliputi

kegiatan yang terkait dengan fungsi Public Relation atau Kehumasan sebagai berikut :

1. Adminstrasi kesekretariatan sebagai pusat dokumentasi (master file).

2. Mengadakan pencatatan (recording) dari semua kegiatan manajemen yang berkaitan
dengan organisasi.
3. Administrasi kesekretariatan sebagai alat komunikasi antar kantor atau antar
perusahaan secara perorangan maupun organisasi.
4. Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksanaan daripada kegiatan ketatausahaan
yang bersifat pelayanan (membantu), baik pada atasan maupun pada pihak lain yang
terkait atau memerlukan.
5. Administrasi kesekretariatan sebagai pelaksana pemegang rahasia kantor, maupun
perusahaan.

Fungsi kesekretariatan yang paling utama adalah sebagai berikut :

a. Memperlancar lalu lintas komunikasi dan distribusi informasi ke segala pihak baik
secara internal maupun eksternal.
b. Mengamankan kerahasiaan kantor atau jawatan yang bersangkutan.
c. Mengatur dan memelihara segala dokumentasi kantor yang mempunyai kegunaan bagi
manajemen untuk memperlancar fungsi-fungsinya.

Adapun peranan sekretaris dalam kantor secara umum adalah sebagai berikut :

1. Asisten pribadi atau tangan kanan pimpinan

Seorang pemimpin membutuhkan sekretaris yang mampu menyelesaikan

pekerjaan dengan lancar dan mudah. Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas
sehari-hari bahkan untuk banyak kesempatan mewakili pimpinan untuk keperluan
kantor. Sekretaris harus mampu menempatkan diri dalam berbagai situasi, apalagi
ketika berperan mewakili pimpinan untuk keperluan kantor dan jangan merusak nama
baik perusahaan dimata relasi yang hadir dalam acara tersebut. Sekretaris harus mampu
mengerjakan pekerjaan yang diberikan oleh pimpinan dengan baik serta berusaha untuk
tidak melakukan kesalahan ketika melaksanakan tugasnya. Jika sekretaris diberi
kepercayaan untuk melaksanakan tugas yang penting dan segera dari pimpinan,
sekretaris diharapkan mampu mengerjakan tugas tersebut dengan keahlian,
kemampuan, dan ketrampilan yang dimiliki untuk mendapatkan hasil yang maksimal.

2. Penghubung atau Humas

 Sekretaris merupakan jembatan antara pimpinan dengan pihak lain baik di dalam
kantor maupun di luar kantor maka dari itu sekretaris harus mampu berkomunikasi
dengan baik dan benar agar dapat menjaga nama baik kantor tempat dimana sekretaris
tersebut bekerja. Sekretaris menjadi perantara pimpinan dengan pihak lain misalnya
memberikan
informasi atau menjawab informasi yang disampaikan pimpinan kepada pihak lain
tersebut, karena disini sekretaris berdiri diantara pimpinan dan pihak lain. Untuk itu
sekretaris harus mampu menjabarkan kebijakan pimpinan ataupun menjadi penyampai
informasi dari luar.

3. Penasihat untuk dimintakan pendapat

Sekretaris bukan hanya orang yang membantu tugas operasional dan tugas rutin
pimpinannya, tetapi ketika pimpinan tidak bisa mengatasi masalah yang ada di kantor
maka pimpinan sangat membutuhkan ide atau pendapat seorang sekretaris atas masalah
yang dihadapi. Sekretaris harus mampu memberikan berbagai macam saran, pendapat
dan ide yang mampu menjadi solusi terbaik bagi masalah yang dihadapi. Dalam
penyampaian saran, ide dan pendapat sebaiknya seorang sekretaris jangan bersikap sok
tahu dan menggurui pimpinan karena sekretaris hanya berwenang menyampaikan dan
memberikan ide, saran dan pendapat kepada pimpinan, namun jika pimpinan tidak
setuju dengan apa yang kita sampaikan maka sekretaris harus tetap bersikap profesional
dan menerima dengan lapang dada karena bagaimanapun pengambilan keputusan tetap
ditangan
pimpinan.
4. Pengelola dan Penyaring Informasi

Seorang sekretaris menerima, menyimpan, mengatur, mengolah, mencari

informasi yang diperlukan oleh pimpinan. Dapat dikatakan bahwa seorang sekretaris
adalah orang paling tahu berbagai hal yang strategis dalam kantor, maka pimpinan
mempercayakan kepada sekretaris untuk menangani tugas-tugas pimpinan. Apabila ada
surat yang masuk sebaiknya ditulis dalam buku agenda surat masuk dan diatur terlebih
dahulu sebelum disampaikan kepada pimpinan karena seperti halnya tamu surat yang
masuk juga tidak seluruhnya diserahkan kepada pimpinan. Selain menangani surat
masuk, sekretaris juga harus mampu menangani surat keluar. Surat keluar dikonsep
berdasarkan perintah pimpinan dan selanjutnya diketik dengan benar diusahakan jangan
ada kesalahan dalam pengetikan. Berkaitan dengan penyimpanan arsip data, seorang
sekretaris diharapkan Menyusun secara rapi dan teratur agar arsip yang tersimpan tidak
tercecer dan apabila diperlukan kembali dapat segera ditemukan dengan cepat sehingga
waktu yang ada dapat dimanfaatkan seefisien mungkin oleh sekre
taris. jika pimpinan membutuhkan informasi dari luar maka seorang sekretaris harus
mampu mencarikan informasi sesuai dengan perintah pimpinan, namun jika ada
infromasi yang masuk tetapi tidak dapat dimengerti maka sekretaris harus mengelola
informasi tersebut.

5. Membantu Pimpinan dalam mengambil keputusan.

Sekretaris adalah orang terdekat pimpinan dalam kantor yang memiliki tugas
manajerial sebagai pembantu pimpinan dalam mengambil keputusan oleh karena itu
seorang sekretaris harus mampu memiliki wawasan yang luas dalam mengambil suatu
keputusan. Misalnya dalam menggantikan rapat pimpinan, seorang sekretaris harus
memiliki penguasaan tehadap isi rapat dan seorang sekretaris harus memiliki ketegasan
dalam mengambil keputusan hasil rapat. Selain itu sekretaris juga harus mempunyai
sikap sopan dan bijak serta jangan memperlihatkan sikap keraguan dan sikap tidak
bijaksana dalam mengambil suatu keputusan.
6. Menjadi Mediator Pimpinan dengan Bawahan

Sekretaris menjadi jembatan penghubung bagi pimpinan dengan bawahan.

Misalnya dalam hal penyampaian informasi kepada bawahan, pimpinan
menyampaikannya kepada sekretaris terlebih dahulu baru peran sekretaris menyampaikan
kepada bawahan atau sebaliknya, jika bawahan ingin menyampaikan ide atau keluhannya
melalui sekretaris terlebih dahulu kemudian sekretaris menyampaikan kepada pimpinan.
Dalam hal ini sekretaris berwenang menjadi penyaring informasi antara karyawan dengan
pimpinan. Sekretaris harus bersikap ramah dan komunikatif agar bawahan lebih mudah
dalam menyampaikan ide atau keluhannya kepada pimpinan.

7. Penjaga Kantor
Dalam menerima tamu seorang sekretaris harus menyeleksi siapa saja
yang dapat atau tidak dapat bertemu dengan pimpinan dikarenakan kesibukan pimpinan.
Selain itu sekretaris juga harus memahami maksud dan tujuan tamu yang datang.
Berdasarkan informasi yang didapat dari tamu tersebut, sekretaris harus menyaring tamu
yang akan bertemu dengan pimpinan, untuk tamu yang tidak perlu berhubungan langsung
dengan pimpinan, sekretaris diharapkan mampu memberikan penjelasan dan memberi
pengarahan kepada tamu tersebut. Hal lain yang perlu diperhatikan oleh seorang
sekretaris dalam menerima tamu adalah mengatur kapan waktu agar jadwal pertemuan
tidak saling bertabrakan dengan jadwal lainnya. Ketika seorang sekretaris berhadapan
dengan tamu yang datang, sekretaris harus menunjukan sikap sopan, ramah, dan penuh
perhatian serta mampu menjaga pembicaraan agar tidak terjadi kesalahpahaman dalam
berbicara dengan tamu yang dating sehingga tamu yang datang merasa nyaman walaupun
menunggu beberapa saat untuk bertemu pimpinan atau bahkan tidak dapat bertemu
dengan pimpinan.
 BAB V
PENUTUP

5. 1 Kesimpulan

Dari pembahasan di atas dapat disimpukan bahwa peranan seorang sekretaris

dalam kantor sangatlah penting karena seorang sekretaris adalah bagian terpenting dalam
suatu kantor atau unit di setiap instansi atau perusahaan. Sekretaris mempunyai tanggung
jawab yang besar karena sekretaris bertugas membantu menyelesaikan dan meringankan
tugas pimpinan, maka dengan tanggung jawab ini sekretaris harus memiliki kepribadian
yang baik dan juga mental yang cukup kuat. Karyawan dalam kantor tidak semuanya
dapat mengerjakan apa yang dapat sekretaris kerjakan. Pimpinan juga memiliki banyak
kegiatan yang mempunyai batas kemampuannya untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut
dan ketika pimpinan mengalami kesulitan dalam mengerjakan pekerjaan tersebut,
disinilah seorang sekretaris dapat berperan dan sangat diandalkan.

6.2 Saran

Selain saran agar performa dari seorang sekretaris lebih optimal, perlu ditunjang
dengan sarana dan prasarana yang lebih lengkap, berdasarkan pengalaman saat
menjalankan kegiatan magang (internship) ada beberapa saran yang kiranya diberikan
penulis untuk membantu dalam pelaksanaan kegiatan magang agar kedepannya lebih
baik.
1. Untuk Mahasiswa yang akan melakukan kegiatan magang (internship) agar
mengumpulkan banyak referensi di kantor mana yang akan dituju untuk melakukan
kegiatan Magang (Internship) atau Praktek Kerja Lapangan (PKL).
2. Untuk Pihak Instansi agar sekiranya dapat memberikan bimbingan kepada Mahasiswa
atau peserta magang agar dalam menjalankan kegiatan dengan optimal, serta
memberikan pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan mahasiswa.
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.academia.edu/13036526/Laporan_Kegiatan_Praktek_Kerja_Lapangan_di_P
T_Telkom_Indonesia_Witel_Bandung, diakses pada 04 Agustus 2020.

https://www.google.com/search?
q=kegiatan+magang+di+bagian+kesekretariatan&rlz=1C1GCEA_enID877ID877&oq=ke
giatan+magang+di+bagian+kesekretariatan&aqs=chrome..69i57.24017j0j7&sourceid=ch
rome&ie=UTF-8, diakses pada 04 Agustus 2020

http://nitaniciss.blogspot.com/p/blog-page_84.html

https://www.telkom.co.id/sites/about-telkom/id_ID/page/brand-guideline-logo-telkom-
indonesia
 LAMPIRAN

1. Lokasi PT. Telkom Witel Makassar

2. Mengisi Daftar Hadir di Pos Keamanan

3. Menyampaikan pengumuman ke seluruh mitra Witel Makassar

4. Proses pembuatan sertifikat penghargaan

5. Menginput data dokumentasi aktivitas/agenda harian PT. Telkom Witel
Makassar dari setiap unit

6. Menghubungi mitra atau klien

7. Menscan dokumen yang dibutuhkan dalam kesekretariatan
7. Mengantarkan dokumen ke unit-unit tertentu di Kantor Witel Makassar

8. Foto Bersama rekan kerja PT. Telkom Witel Makasssar