PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS

RSU SANTO YOSEPH LABUAN BAJO

RSU SANTO YOSEPH LABUAN BAJO

Jl. Eduardus Sangsung Golo Koe
Kel. Wae Kelambu, Kec. Komodo 86754 Kab. Manggarai Barat,
Flores – NTT
Email; rsu.styoseph@gmail.com, Telp 0823.4036.9096 ;
WA 0877.5809.6463

i
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur dipanjatkan kehadirat TUHAN YANG MAHA ESA karena atas
bimbingan dan penyertaan-NYA sehingga Buku Pedoman Pengorganisasian Rekam medis
RSU Santo Yoseph Labuan Bajo ini dapat diselesaikan dengan baik. Buku pedoman ini
disusun sebagai dasar penyelenggaraan organisasi Rekam Medis RSU Santo Yoseph
Labuan Bajo.
Dalam menjalankan fungsi dan perannya di RSU Santo Yoseph Labuan Bajo, Pihak
Rekam Medis perlu saling berkoordinasi dengan bidang/unit lain untuk menunjang
pelayanan di Rumah Sakit. Oleh karena itu, diperlukan adanya suatu kebijakan dan sistem
koordinasi yang jelas di Bidang Rekam Medis sebagaimana dimuat dalam Buku Pedoman
Pengorganisasian ini.
Dalam proses penyusunannya, Buku Pedoman ini tentunya masih memiliki
berbagai kekurangan yang membutuhkan banyak masukan dari berbagai pihak terkait untuk
perbaikan kedepannya. Akhirnya, kami berharap agar Buku Pedoman ini dapat
dimanfaatkan dengan baik sebagai dasar penyelenggaraan organisasi oleh seluruh pihak
yang terkait dengan Bidang Rekam Medis RSU Santo Yoseph Labuan Bajo.

Penyusun

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL …………………………………………………………………………….. i

KATA PENGANTAR …………………………………………………………………………… ii

DAFTAR ISI …………………………………………………………………………………….. iii

SK PEMBERLAKUAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS ...................................... v

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................................... 1

LATAR BELAKANG .......................................................................................................... 1

TUJUAN ............................................................................................................................ 1

DASAR HUKUM................................................................................................................. 2

SASARAN .......................................................................................................................... 2

RUANG LINGKUP .............................................................................................................. 2

BAB II GAMBARAN UMUM................................................................................................ 3

BAB III VISI, MISI, FILOSOFI, NILAI-NILAI DASAR MOTO DAN TUJUAN ...................... 5

VISI ..................................................................................................................................... 5

MISI .................................................................................................................................... 5
FILOSOFI ........................................................................................................................... 5

NILAI-NILAI DASAR ........................................................................................................... 5

MOTTO ...............................................................................................................................5

TUJUAN ............................................................................................................................. 5

BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT.......................................................... 7

BAB V STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS …………………………. 8

BAB VI URAIAN JABATAN ................................................................................................ 9

KEPALA INSTALASI REKAM MEDIS ................................................................................ 9

KOORDINATOR TEMPAT PENDAFTARAN PASIEN ...................................................... 10

iii
KOORDINATOR PENDAFTARAN PASIEN DAN KETATAUSAHAAN ............................ 10

KOORDINATOR KEARSIPAN PELAYANAN DOKUMEN…………………………………. 11

KOORDINATOR PENGOLAHAN DATA DAN PELAPORAN REKAM MEDIS………….. 12

BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA .................................................................................. 13

BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL ...................................... 18

POLA KETENAGAAN ........................................................................................................ 18

KUALIFIKASI PERSONIL ...................................................................................................19

PENGEMBANGAN SDM (SUMBER DAYA MANUSIA) ……………………………………. 19

BAB IX PROGRAM ORIENTASI ........................................................................................ 21

PENGERTIAN .................................................................................................................... 21

BAB X PERTEMUAN/ RAPAT ........................................................................................... 22

PENGERTIAN .................................................................................................................... 22

TUJUAN ............................................................................................................................. 22

KEGIATAN ......................................................................................................................... 22

BAB XI PELAPORAN ......................................................................................................... 24

MONITORING .................................................................................................................... 24

EVALUASI .......................................................................................................................... 24

LAPORAN .......................................................................................................................... 24

iv
 RSU ST YOSEPH LABUAN BAJO
Jl. Eduardus Sangsung Golo Koe
Kel. Wae Kelambu, Kec.Komodo 86754 Kab. Manggarai Barat, Flores – NTT
Email; rsu.styoseph@gmail.com, Telp 0823.4036.9096 ;
WA 0877.5809.6463

SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR RSU. SANTO YOSEPH LABUAN BAJO

NOMOR: …/RSSY/SK/KEP-DIR/I/2021

TENTANG
PEMBERLAKUAN PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS RSU SANTO
YOSEHP LABUAN BAJO

DIREKTUR RSU SANTO YOSEPH LABUAN BAJO

MENIMBANG : a Bahwa dalam upaya meningkatkan pelayanan rekam medis

di rumah sakit umum santo yoseph labuan bajo, maka
diperlukan penyelenggaraan pengorganisasian yang baik.
b
Bahwa agar pelayanan di Rumah Sakit Umum Santo Yoseph
Labuan Bajo dapat memberikan hasil dengan baik, perlu
adanya Peraturan Direktur tentang penggunaan Pedoman
Pengorganisasian Rekam Medis Rumah Sakit sebagai
dasar bagi seluruh tenaga Rekam Medis.
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud
dalam a dan b, perlu ditetapkan dengan Peraturan Direktur
Rumah Sakit Umum Santo Yoseph Labuan bajo.
MENGINGAT : 1 Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 Praktik Kedokteran
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor
116, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

v
 Nomor 3441);
2 Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah
Sakit (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009
Nomor 153, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5072);
3 Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2014 tentang Tenaga
Kesehatan
4 Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 129/MENKES/SK
II/IX/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit;
5 Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor
269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis

6 Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor

1438/MENKES/PER/IX/2010 tentang Standar Pelayanan
Kedokteran
7 Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 12 tahun 2012
tentang Akreditasi Rumah Sakit.

8 Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 11 tahun 2017

tentang Keselamatan Pasien

MEMUTUSKAN
MENETAPKAN :

PERTAMA : Keputusan direktur Rumah Sakit Umum Santo Yoseph Labuan

Bajo tentang pemberlakuan Pedoman Pengorganisasian Rekam
Medis di Rumah Sakit Umum Santo Yoseph Labuan Bajo.
KEDUA : pemberlakuan pedoman pengorganisasian rekam medis Rumah
Sakit Umum Santo Yoseph Labuan Bajo sebagaimana tercantum
dalam lampiran keputusan ini.
KETIGA : Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal di tetapkannya.
Ditetapkan Di Labuan Bajo

pada tanggal......................

DIREKTUR
RSU SANTO YOSEPH LABUAN BAJO

vi
 ( dr. MINAH SUKRI, MARS )

vii
 BAB 1

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Untuk mencapai tujuan dan sasaran yang optimal dari progam pelayanan Rekam
Medis perlu ditata pengorganisasian pelayanan dengan tugas dan wewenang yang jelas
dan terinci, baik secara administratif maupun teknis.
Adanya klasifikasi rumah sakit berdasarkan kemampuan layanan dilihat dari aspek
kompetensi, SDM fasilitas sarana serta kepemilikan menyebabkan bervariasinya
pengelolaan pelayanan mulai dari organisasi sampai dengan pembiayan rumah sakit.
RSU Santo Yoseph Labuan Bajo sebagai Rumah Sakit Umum tipe D yang memiliki
Pelayanan Rekam Medis memerlukan pedoman pengorganisasian di Instalasi Rekam
Medis.

B. TUJUAN
1. Tujuan Umum Agar dalam pembagian tugas dapat dilaksanakan dengan penuh
tanggung jawab. Dengan pembagian tugas diharapkan setiap anggota organisasi
dapat meningkatkan keterampilannya secara khusus (spesialisasi) dalam menangani
tugas-tugas yang dibebankan.
2. Tujuan Khusus
a. Membantu koordinasi, yaitu memberi tugas pekerjaan kepada Instalasi Rekam
Medis secara koordinatif agar tujuan organisasi dapat melaksanakan dengan
mudah dan efektif.
b. Memperlancar pengawasan, yaitu dapat membantu pengawasan dengan
menempatkan seorang anggota manajer yang berkompetensi di Instalasi Rekam
Medis.
c. Maksimalisasi manfaat spesialisasi, yaitu dengan konsentrasi kegiatan, maka
dapat membantu seorang menjadi lebih ahli dalam pekerjaan-pekerjaan tertentu.
Spesialisasi pekerjaan dengan dasar keahlian dapat menghasilkan produk yang
berkualitas tinggi, sehingga kemanfaatan produk dapat memberikan kepuasan
dan memperoleh kepercayaan masyarakat pengguna.
d. Penghematan biaya, artinya dengan pengorganisasian, maka akan tumbuh
pertimbangan yang berkaitan dengan efisiensi. Dengan demikian pelaku
organisasi akan selalu berhati-hati dalam setiap akan menambah unit kerja baru
yang notabene menyangkut penambahan tenaga kerja yang relatif banyak
membutuhkan biaya tambahan berupa gaji/upah.

1
 e. Meningkatkan kerukunan hubungan antar manusia, dengan pengorganisasian,
maka masing-masing pekerja antar unit kerja dapat bekerja saling melengkapi,
mengurangi kejenuhan, menumbuhkan rasa saling membutuhkan, mengurangi
pendekatan materialistis.

C. DASAR HUKUM
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan
2. Undang - Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit
3. Undang – Undang Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik
4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1045/MENKES/PER/XI/2006 Tentang
Pedoman Organisasi Rumah Sakit di Lingkungan Departemen Kesehatan
5. Peråturan Menteri Kesehatan Nomor 129/ MENKES/SK/II/2008 Tentang Standar
Pelayanan Minimal Rumah Sakit
6. Peraturan Menteri Kesehatan 340/ MENKES/ PER/ III/2010 Tentang Klasifikasi
Rumah Sakit
Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam
Medis

D. SASARAN
Sasaran Pedoman pengorganisasian Instalasi Rekam Medis adalah menunjang
tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di
rumah sakit.

E. RUANG LINGKUP
Pedoman pengorganisasian ini memberi panduan bagi Instalasi Rekam Medis di
RSU Santo Yoseph Labuan Bajo dalam melaksanakan kegiatan pelayanan Rekam Medis
tentang :
1. Pengorganisasian dan Tata hubungan Kerja Instalasi Rekam Medis
2. Uraian Tugas dan Kualifikasi Instalasi Rekam Medis
3. Sarana dan Fasilitas Pelayanan Penunjang
4. Pengembangan dan Pendidikan SDM
5. Monitoring dan Evaluasi

2
 BAB II

GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT

A. Sejarah Rumah Sakit

Tahun 1998 Kongregasi Suster-suster Dina Santo Yoseph Manado, menanggapi

permohonan Uskup Ruteng, Mgr Eduardus Sangsung SVD untuk berorientasi di Labuan
Bajo dengan memulai karya pelayanan kesehatan.
Bekerjasama dengan Pastor Paroki Roh Kudus Labuan Bajo, Pastor Stanis Wiparlo
SVD, Sr Benedikta Bwarleling DSY membuka Poliklinik sementara di sekretariat Paroki
sambil berproses untuk pengurusan perizinan untuk mendirikan Klinik, yang diresmikan
pada Tahun 2005.
Dalam perjalanan waktu, kebutuhan masyarakat akan adanya fasilitas pelayanan
kesehatan berupa rumah sakit sangat dibutuhkan mengingat fasilitas kesehatan yang
ada saat itu di Labuan bajo hanya ada 1 puskesmas dan 1 klinik St Yoseph, sehingga
tidak dapat menampung pasien yang perlu dirawat, bahkan harus dirujuk ke Ruteng
atau ke Denpasar karena fasilitas yang ada tidak memadai. Dengan melihat kebutuhan
masyarakat tersebut maka Tahun 2010, Pimpinan Kongregasi DSY memutuskan untuk
mendirikan RSU St Yoseph Labuan Bajo.
Pada Tanggal 09 Januari 2021 RSU St Yoseph diresmikan Oleh Bupati Manggarai
Barat, Bpk Agustinus Ch Dulla, Uskup Keuskupan Ruteng, Mgr Siprianus Hormat dan
Pimpinan Umum Kongregasi DSY Manado, Sr Christina Tandayu DSY.
RSU St Yoseph Labuan Bajo, resmi dibuka untuk pelayanan pasien pada tanggal 19
Maret 2021 bertepatan dengan Pesta Pelindung Rumah Sakit.
RSU Santo Yoseph Labuan Bajo terletak di Jl Eduardus Sangsung Golo Koe, Kelurahan
Wae Kelambu, Kecamatan Komodo 86754 Kabupaten Manggarai Barat, Flores – NTT.

Sistim dan kegiatan layanan utama dari RSU St Yoseph Labuan Bajo meliputi :
a. Pelayanan Gawat Darurat
b. Pelayanan Rawat Jalan
c. Pelayanan Rawat Inap
d. Pelayanan Bedah
e. Pelayanan Kebidanan dan Kandungan
f. Pelayanan ICU
g. Pelayanan Radiologi
h. Pelayanan Farmasi
i. Pelayanan Laboratorium

3
 j. Pelayanan Rehabilitasi Medik
k. Pelayanan Gizi
l. Pelayanan Rekam Medik
m. Pelayanan Pengelolaan Limbah
n. Pelayanan Adminstrasi Manajemen
o. Pelayanan Ambulance
p. Pelayanan Pemeliharaan Sarana Prasarana Rumah Sakit
q. Pelayanan Sterilisasi
r. Pelayanan Laundry
s. Pelayanan Pemulasaran Jenazah

Rumah sakit tetap berkomitmen dan percaya akan mengalami perkembangan yang baik dari
waktu ke waktu sejalan dengan semakin meningkatnya kesadaran masyarakat akan
kesehatan, dengan adanya kebijakan pemerintah mengenai Jaminan Kesehatan Nasional,
dimana setiap penduduk Indonesia Wajib ikut program tersebut melalui Badan
Penyelenggaraan Jaminan Sosial /BPJS Kesehatan.

4
 BAB III

VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN

A. VISI
Menjadi rumah sakit katolik yang berkomitmen pada kehidupan yang bermartabat
dan menjamin keselamatan pasien dengan dijiwai semangat pelayanan kasih

B. MISI
1. Memberikan pelayanan kesehatan yang cepat, tepat, aman dan nyaman serta
berkualitas secara professional dan manusiawi dengan mengutamakan keselamatan
pasien
2. Menerapkan system manajemen yang efektif, efesien, transparan dan akuntabel
3. Memberikan pelayanan yang berpusat pada pasien dengan penuh keramahtamahan
dan menghormati martabat manusia
4. Membentuk sumber daya manusia yang berkualitas, bertanggungjawab, dan
profesionaldalam semangat kasih persaudaraan
5. Memberikan pendampingan penuh kasih melalaui pastoral care

C. FILOSOFI
1. Rumah Sakit adalah wahana bekerja dan beribadah
2. Pasien adalah orang penting yang harus dilayani dengan tulus, penuh ksih, sabar
dan ramah.

D. NILAI-NILAI DASAR
Pegawai RSU Santo Yoseph Labuan Bajo senantiasa bekerja dengan menjunjung
tinggi nilai-nilai kejujuran, tanggung jawab, kedisiplinan dan semangat kebersamaan.

E. MOTTO
Motto RSU Santo Yoseph Labuan Bajo adalah “ Melayani Dengan Hati Untuk
Kesembuhan Anda“

F. TUJUAN
1. Tujuan Umum
Menyediakan pelayanan kesehatan rujukan perorangan paripurna, melalui upaya
penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan secara seimbang dengan upaya
pencegahan dan peningkatan kesehatan.

5
2. Tujuan Khusus
a. Meyelenggarkan pelayanan kesehatan yang sesuai standar dan mengutamakan
keselamatan pasien.
b. Meningkatkan dan memantapkan mekanisme rujukan berjenjang dari sarana
kesehatan dasar milik pemerintah maupun swasta.

6
 BAB IV

STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT

1
 BAB V

STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS

DIREKTUR

KA. INSTALASI REKAM MEDIS

PEJABAT STRUKTURAL INSTALASI LAIN

KOORDINATOR TEMPAT KOORDINATOR KOORDINATOR KOORDINATOR

PENDAFTARAN PASIEN PENDAFTARAN PASIEN KEARSIPAN DAN PENGOLAHAN DATA DAN
DAN KETATAUSAHAAN PELAYANAN REKAM PELAPORAN
MEDIS

PELAKSANA PELAKSANA PELAKSANA PELAKSANA

1
 BAB VI

URAIAN JABATAN

A. KEPALA INSTALASI REKAM MEDIS

1. Tugas :
a. Sebagai penanggungjawab Instalasi Rekam Medis
b. Membantu Direktur dalam menyiapkan rencana kegiatan pelayanan Instalasi
Rekam Medis, memimpin, membina, pelaksanaan, mengkoordinasikan,
mengawasi dan mengevaluasi serta mengendalikan pelayanan Instalasi Rekam
Medis
2. Uraian tugas :
a. Merencanakan kegiatan Pelayanan Rekam Medis
b. Merencanakan kebutuhan tenaga, peralatan, obat-obatan dan sarana lainnya
untuk Pelayanan Rekam Medis
c. Mengatur jadwal dinas, pembagian peralatan dan obat-obatan yang dibutuhkan
untuk Pelayanan Rekam Medis
d. Melaksanakan pembinaan untuk pengembangan mutu Pelayanan Rekam Medis
e. Mengatur dan mengkoordinasikan. pelaksanaan Pelayanan Rekam Medis
f. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian kegiatan Pelayanan Rekam
Medis, meliputi :
1) Pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap
2) Pelayanan dan penyimpanan dokumen pasien
3) Pengolahan data dan pelaporan
4) Pelayanan surat keterangan dokter
5) Pelayanan persyaratan klaim asuransi
6) Pelayanan surat Visum et Repertum
g. Memberikan pembinaan dan bimbingan semua staf Instalasi Rekam Medis
h. Melaksanakan fungsi penggerakan dan pelaksanaan kegiatan pelayanan Rekam
Medis
i. Melaksanakan tugas administrasi dan tata kerja
j. Membuat laporan kegiatan Instalasi Rekam Medis kepada Direktur
k. Melaksanakan penilaian kinerja pegawai yang ada dibawahnya
l. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan
3. Spesifikasi Jabatan :
a. Pendidikan : D III Rekam Medis

1
 b. Pengalaman Kerja : Minimal 5 tahun
c. Keterampilan :
1) Leadership
2) Memiliki kemampuan komunikasi dengan baik.

B. KOORDINATOR TEMPAT PENDAFTARAN PASIEN

1. Pendaftaran Rawat Jalan
Tugas Pokok :
a. Melakukan wawancara untuk kelengkapan data pasien baru
b. Mendaftarkan pasien baru rawat jalan dan gawat darurat
c. Mendaftarkan pasien lama rawat jalan dan gawat darurat
d. Mendaftarkan bayi baru lahir
e. Membuat permintaan berkas rekam medis pasien yang berobat (tracer)
f. Membuat dan menyusun nomor urut dokter
g. Melayani permintaan nomor register untuk surat kematian pasien

2. Pendaftaran Rawat Inap

a. Mendaftarkan pasien rawat inap dari Poliklinik, IGD, kamar bersalin
b. Menjelaskan Daftar Harga Pelayanan
c. Memberikan penjelasan tentang persetujuan rawat inap
d. Menerima telepon masuk ke RSU Santo Yoseph Labuan Bajo
e. Melayani permintaan telepon keluar rumah sakit
f. Memberikan informasi kepada seluruh petugas, pasien, keluarga pasien dan
pengunjung RS tentang kegiatan dan pengumuman yang ada di RSU Santo
Yoseph Labuan Bajo
g. Melayani permintaan nomor register untuk surat keterangan sehat, sakit dan
narkoba

C. KOORDINATOR PENDAFTARAN PASIEN DAN KETATAUSAHAAN

a. Tugas Pokok:
Mengkoordinasikan kegiatan pendaftaran pasien, ketatausahaan dan logistik Instalasi
Rekam Medis
b. Uraian tugas:
a) Menyusun perencanaan kebutuhan fasilitas kegiatan pendaftaran pasien,
ketatausahaan dan logistik Instalasi Rekam Medis
b) Mengatur dan mengkoordinasikan kegiatan persiapan petugas, tempat dan
fasilitas pendaftaran

2
 c) Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan pendaftaran pasien
d) Mengatur dan mengkordinasikan kegiatan distribusi dokumen rekam medis
poliklinik
e) Mengatur dan mengkoordinasikan kegiatan surat menyurat
f) Mengatur dan mengkoordinasikan kegiatan pengadaan peralatan kantor
g) Mengatur dan mengkoordinasikan kegiatan pengadaan dan distribusi formulir
rekam medis
c. Spesifikasi Jabatan :
a) Pendidikan : SMA/ SMK
b) Pengalaman Kerja : Minimal 5 tahun
c) Keterampilan :
 Leadership & bisnis
 Memiliki kemampuan komunikasi dengan baik.
D. KOORDINATOR KEARSIPAN DAN PELAYANAN DOKUMEN
a. Tugas:
Mengkoordinasikan kegiatan kearsipan dan pelayanan dokumen instalasi rekam
medis
b. Uraian tugas:
a) Menyusun perencanaan kebutuhan fasilitas kegiatan penyimpanan rekam
medis
b) Mengatur dan mengkoordinasikan kegiatan persiapan petugas, tempat dan
fasilitas pelayanan dokumen
c) Mengatur dan mengkordinasikan kegiatan penyimpanan dan pengambilan
dokumen rawat jalan dan rawat inap
d) Mengatur dan mengkoordinasikan kegiatan penyusunan dokumen
e) Mengatur dan mengkoordinasikan kegiatan pemusnahan dokumen
f) Mengatur dan mengkoordinasikan kegiatan peminjaman dokumen untuk
kepentingan penelitian
g) Mengatur dan mengkooordinasikan kegiatan assembling dokumen
h) Menyelenggarakan ketertiban, keamanan dan kebersihan di instalasi Rekam
Medis
i) Melaksanakan inventarisasi permasalahan dan menyiapkan bahan pemecahan
masalah
j) Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
c. Spesifikasi Jabatan:
a) Pendidikan: SMA/SMK

3
 b) Pengalaman kerja: minimal 5 tahun
c) Keterampilan: Leadership dan bisnis
E. KOORDINATOR PENGOLAHAN DATA DAN PELAPORAN REKAM MEDIS
a. Tugas:
Mengkoordinasikan kegiatan pengolahan data dan pelaporan Instalasi Rekam Medis
b. Uraian tugas:
a) Mengkoordinir kegiatan pengolahan data rekam medis yang meliputi kegiatan
assembling, coding, sensus harian, evaluasi pengembalian RM Rawat Inap,
pelaporan dan korespondensi medis
b) Menyampaikan data kinerja kegiatan pengolahan data rekam medis yang meliputi
assembling, coding, sensus harian, evaluasi pengembalian RM Rawat Inap,
pelaporan dan korespondensi medis
c) Membantu Kepala Instalasi Rekam Medis dalam memantau kinerja petugas
pengolahan data rekam medis yang meliputi assembling, coding, sensus harian,
evaluasi pengembalian RM Rawat Inap, pelaporan dan korespondensi medis
d) Membantu Kepala Instalasi Rekam Medis dalam memastikan pelayanan rekam
medis berjalan sesuai SOP dan jadwal yang ditetapkan
e) Melaksanakan kegiatan pengolahan data rekam medis
f) Melaksanakan koordinasi yang diperlukan terhadap pihak lain dalam pengolahan
data rekam medis
g) Menghadiri rapat rutin di lingkungan Instalasi Rekam Medis
h) Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Kepala Instalasi Rekam Medis dalam
rangka kelancaran pelaksanaan tugas rumah sakit
c. Spesifikasi jabatan:
a) Pendidikan DIII
b) Pengalaman kerja: minimal 5 tahun
c) Keterampilan :
 Leadership dan Bisnis

4
 BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA

A. Hubungan Internal
Unit Rekam Medis mempunyai hubungan kerja dengan semua unit dan bagian yang
ada di RSU Santo Yoseph Labuan Bajo. Hubungan kerja yang dimaksud adalah
hubungan kerja sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya petugas unit rekam medis
dengan unit dan bagian lain.
Unit Pelayanan dan Penunjang yang berhubungan dengan unit rekam medis terdiri dari
unit :
1. Unit Rawat Jalan
2. Unit Gawat Darurat
3. Unit Rawat Inap
4. Unit Kamar Operasi
5. Unit Kamar Bersalin
6. Unit Laboratorium
7. Unit Radiologi
8. Unit Farmasi
9. Unit Gizi
10. Unit IPSRS (Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit)
11. Unit Laundry
12. Manajemen
Bidang dan bagian lain yang berhubungan kerja dengan unit rekam medis adalah bagian
Manajemen dari RSU Santo Yoseph Labuan Bajo antara lain:
1. Bidang Pelayanan Medis
2. Bidang Penunjang Medis
3. Bidang Keperawatan
4. Bagian Tata Usaha

1
 SKEMA TATA HUBUNGAN INTERNAL

Unit Rawat Jalan Unit Kamar Unit Unit

Operasi Laboratorium Radiologi

IGD Unit Gizi

Unit

Rekam Medis
Unit Unit Farmasi

Rawat Inap

Unit Unit
Unit Manajemen
IPSRS
Laundry
Kamar Bersalin

Hubungan kerjanya sebagai berikut :

1. Unit Rawat Jalan
Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit rawat jalan dalam koordinasi
untuk pelayanan :
a. Pendaftaran Rawat Jalan : Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau
berobat rawat jalan.
b. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis : Petugas menyiapkan dan
mendistribusikan berkas rekam medis pasien rawat jalan
c. Pengolahan Data dan Pelaporan :
 Petugas membutuhkan data pelayanan dan penyakit rawat jalan
 Unit Rawat Jalan membutuhkan data yang sudah diolah oleh petugas pelaporan
rekam medis
2. Unit Gawat Darurat
Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit gawat darurat dalam koordinasi
untuk pelayanan :
a. Pendaftaran Gawat Darurat : Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau
berobat di Unit Gawat Darurat.

2
 b. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis : Petugas menyiapkan dan
mendistribusikan berkas rekam medis pasien gawat darurat
c. Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data pelayanan dan
penyakit di Unit Gawat Darurat.
3. Unit Rawat Inap
Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit gawat darurat dalam koordinasi
untuk pelayanan :
a. Pendaftaran Gawat Darurat : Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau
berobat di Unit Gawat Darurat.
b. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis : Petugas menyiapkan dan
mendistribusikan berkas rekam medis pasien gawat darurat
c. Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data pelayanan dan
penyakit di Unit Gawat Darurat.
4. Unit Kamar Bersalin
Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit kamar bersalin dalam
koordinasi untuk pelayanan :
a. Pendaftaran : Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di unit
kamar bersalin.
b. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis : Petugas menyiapkan dan
mendistribusikan berkas rekam medis pasien kamar bersalin.
c. Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data pelayanan dan
penyakit di unit kamar bersalin.
5. Unit Kamar Operasi
Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit kamar operasi dalam
koordinasi untuk pelayanan :
a. Pendaftaran : Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di unit
kamar operasi
b. Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis : Petugas menyiapkan dan
mendistribusikan berkas rekam medis pasien kamar operasi
c. Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data pelayanan dan
penyakit di unit kamar operasi
6. Unit Laboratorium
Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit laboratorium dalam koordinasi
untuk pelayanan :
a. Pendaftaran : Petugas pendaftaran membuatkan kartu berobat pasien yang ada
didalamnya nomor rekam medis pasien

3
 b. Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data kunjungan dan
pelayanan di unit laboratorium.
7. Unit Radiologi
Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit radiologi dalam koordinasi
untuk pelayanan :
a. Pendaftaran : Petugas pendaftaran membuatkan kartu berobat pasien yang ada
didalamnya nomor rekam medis pasien.
b. Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data kunjungan dan
pelayanan di unit radiologi
8. Unit Farmasi
Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit farmasi dalam koordinasi untuk
pelayanan :
a. Pendaftaran :
b. Petugas pendaftaran membuatkan kartu berobat pasien yang ada didalamnya
nomor rekam medis pasien.
c. Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data pelayanan obat di
unit farmasi
9. Unit Gizi
Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit gizi dalam koordinasi untuk
pelayanan :
Pengolahan Data dan Pelaporan : Petugas membutuhkan data pelayanan di unit gizi
10. Unit IPSRS
Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit IPSRS dalam koordinasi untuk
pelayanan : Perawatan Fasilitas dan Sarana pelayanan di Unit Rekam Medis
11. Unit Linen
Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit linen dalam koordinasi untuk
pelayanan: Petugas linen membutuhkan data rekam medis untuk perhitungan
pengadaan linen.
12. Manajemen
Unit Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan manajemen dalam koordinasi untuk
pelayanan :
a. Kelengkapan peralatan, perlengkapan kerja, ATK, cetakan yang digunakan di unit
rekam medis disiapkan oleh bagian umum tata usaha.
b. Kedisiplinan dan Kebutuhan SDM unit rekam medis berhubungan dengan bagian
SDM tata usaha.
c. Manajemen membutuhkan data rekam medis sebagai indikator mutu pelayanan di
RSU Santo Yoseph Labuan Bajo

4
B. Hubungan Eksternal
Unit Rekam Medis memiliki hubungan eksternal dalam kebutuhan data dan laporan
rumah sakit dengan :
1. Dinas kesehatan tingkat I
2. Dinas kesehatan tingkat II
3. Departemen kesehatan (Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan)

5
 BAB VIII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

A. POLA KETENAGAAN
Unit Rekam Medis RSU Santo Yoseph Labuan Bajo memberlakukan pola ketenagaan sebagai
berikut :

No Jabatan Pengaturan Jadwal

1 Dinas Pagi
Kepala Unit Rekam Medis
Penanggung Jawab Pendaftaran,
2 Dinas Pagi
Informasi dan Korespodensi Rekam
Medis
Penanggung Jawab Pelaporan,
3 Dinas Pagi
Analisa dan Penyimpanan
Rekam Medis
Pelaksana Pendaftaran Rawat Dinas Pagi, Siang, dan Malam
4
Jalan dan Gawat Darurat
Pelaksana Pendaftaran Rawat Dinas Pagi, Siang, dan Malam
5
Inap dan Informasi
Pelaksana Pengolahan data,
6 Dinas Pagi
koding dan Pelaporan
Pelaksana Assembling, analisa
7 Dinas Pagi
dan pengelolaan rekam medis
Pelaksana Penyimpanan dan Dinas Pagi, Siang, dan Malam
8
Distribusi Rekam Medis

Jumlah petugas di unit rekam medis …… orang, yang terdiri dari :

1. Kepala Unit Rekam Medis :………orang
2. Penanggung Jawab Pendaftaran, informasi dan korespodensi rekam medis : …orang
3. Penanggung Jawab Pelaporan, Analisa dan Penyimpanan Rekam Medis :….orang
4. Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan dan Gawat Darurat
Petugas Pendaftaran : …..orang.

6
 5. Pelaksana Pendaftaran Rawat Inap dan Informasi (Admission).
Petugas admission :……orang.
6. Pelaksana Pengolahan data, koding dan Pelaporan Petugas :……orang
7. Pelaksana Assembling, Analisa dan Pengelolaan Rekam Medis Petugas :…..orang.
8. Pelaksanaan Penyimpanan dan Distribusi Berkas Rekam Medis Petugas :…..orang.

B. Kualifikasi Personil
Kualifikasi Personil unit rekam medis.
1. Kepala Unit Rekam Medis
Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam Medis,
Sarjana Kesehatan Masyarakat
2. Penanggung Jawab Pendaftaran, Informasi dan Korespodensi Rekam Medis
Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam Medis.
3. Penanggung Jawab Pelaporan, Analisa dan
4. Penyimpanan Rekam Medis
Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam Medis
5. Pelaksana Pengolahan data, koding dan Pelaporan, Assembling, Analisa dan
Pengelolaan Rekam Medis
Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam Medis
6. Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan dan Unit Gawat Darurat
Kualifikasi : lulusan SMU + atau D III.
7. Pelaksana Pendaftaran Rawat Inap dan Informasi
Kualifikasi : lulusan SMU + atau D III
8. Pelaksana Penyimpanan dan Distribusi Rekam Medis
Kualifikasi : lulusan SMU + atau D III

C. Pengembangan SDM (Sumber Daya Manusia)

Untuk meningkatkan mutu sumber daya manusia di Unit Rekam Medis khususnya dan
RSU Santo Yoseph Labuan Bajo umumnya diperlukan pembinaan/pengembangan
kompetensi tenaga rekam medis. Pembinaan/pengembangan dilakukan melalui
pendidikan dan pelatihan.
Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah :
1. Untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan pelaksanaan tugas dapat
meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja
2. Menambah pengetahuan wawasan petugas rekam medis :
a. Pendidikan

7
 Petugas rekam medis berdasarkan kompetensi harus berpendidikan DIII Rekam
Medis.
b. Pelatihan
Pelatihan untuk peningkatan kompetensi petugas di Unit Rekam Medis
dilaksanakan melalui :
1) Pelatihan Internal yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh RSU
Santo Yoseph Labuan Bajo setiap 6 bulan sekali
2) Pelatihan eksternal yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh pihak
luar RSU Santo Yoseph Labuan Bajo diantaranya:
Pelatihan Manajemen: Rekam Medis dan Informasi
Pelatihan Koding ICD X dan ICD 9
Pelatihan Customer Service
Pelatihan Komunikasi efektif dan kepribadian

8
 BAB IX
PROGRAM ORIENTASI

A. Pengertian
Orientasi unit kerja adalah mengenali karyawan baru dengan sasaran unit kerja,
memperjelas bagaimana pekerjaannya, menyumbang pada sasaran unit itu dan
mencakup perkenalan dengan rekan-rekan kerja barunya.
Kegiatan orientasi yang dilakukan di Unit Rekam Medis RSU Santo Yoseph Labuan Bajo
meliputi beberapa hal sebagai berikut :
1. Organisasi
Merupakan pengenalan organisasi yang meliputi Organisasi Rumah Sakit dan Unit
Rekam Medis.
2. Visi, Misi Unit Rekam Medis
Merupakan pengenalan Visi dan Misi Unit Rekam Medis sebagai bekal untuk dapat
melakukan pelayanan yang efektif, efisien dan berkualitas.
3. SDM
Memperkenalkan kualifikasi SDM yang bekerja pada Unit Rekam Medis yang
meliputi latar belakang pendidikan dan Status kepegawaian SDM.
4. Pelayanan
Memperkenalkan alur pelayanan Unit Rekam Medis sebagai pelayanan non medis di
RSU Santo Yoseph Labuan Bajo
5. Sarana dan Prasarana
Memperkenalkan sarana dan prasarana yang digunakan dalam melakukan
pelayanan rekam medis.
6. Fisik
Memperkenalkan sarana fisik yang ada di RSU Santo Yoseph Labuan Bajo dan
menjelaskan mengenai standar fasilitas unit rekam medis sesuai dengan peraturan
yang berlaku.

9
 BAB X

PERTEMUAN/ RAPAT

A. PENGERTIAN
Rapat merupakan suatu pertemuan yang terdiri dari dari beberapa orang yang
memiliki kepentingan dan tujuan yang sama untuk membicarakan atau memecahkan
suatu masalah tertentu.

B. TUJUAN
1. Umum
Dapat membantu terselenggaranya program kerja pelayanan Rekam Medis
2. Khusus
Dapat mencari jalan keluar atau pemecahan permasalahan yang terkait dengan
program kerja Instalasi Rekam Medis dan peningkatan mutu pelayanan rumah sakit.

C. KEGIATAN
Rapat dipimpin oleh kepala instalasi dan atau koordinator ruang.
Rapat yang diselenggarakan ada dua macam, yaitu:
1. Rapat terjadwal
Rapat terjadwal merupakan rapat yang diadakan oleh Instalasi Rekam Medis minimal
1 bulan sekali, dengan perencanaan yang telah dibuat selama 1 tahun serta agenda
rapat yang telah di tentukan oleh kepala Instalasi.
2. Rapat tidak terjadwal
Rapat tidak terjadwal merupakan rapat yang sifatnya insidentil dan diadakan oleh
Instalasi Rekam Medis untuk membahas atau menyelesaikan permasalahan
pelayanan dikarenakan adanya permasalahan yang bersifat insidentil.

Beberapa hal yang harus dipersiapkan sebelum pertemuan/ rapat adalah

sebagai berikut :
1. Daftar hadir
2. Agenda Rapat
3. Notulen Rapat
4.

10
Format Notulen Rapat

Hari, tanggal

Tempat

Pemimpin
Rapat

Notulen Rapat

Jumlah
Peserta
Rapat

Agenda Rapat

Hasil Rapat

11
 BAB XI

PELAPORAN

A. MONITORING
1. Monitoring dilakukan oleh koordinator
2. Dilakukan setiap hari
3. Ada formulir/ buku bantu

B. EVALUASI
1. Dilakukan oleh Tim mutu rumah sakit dengan frekuensi minimal setiap bulan
2. Evaluasi oleh tim mutu minimal setiap 3 bulan

C. LAPORAN
1. Membuat laporan kepada Indonesia Renal Registry (IRR)
2. Membuat laporan rutin :
a. Laporan Harian : Kunjungan harian, kejadian
b. Laporan Bulanan : Total kunjungan pasien, kebutuhan HD set
c. Laporan Tahunan: Total kunjungan dalam 1 tahun

12