LAPORAN PRAKTIK PROFESI (JOB TRAINING)

SATUAN KERJA SEKRETARIAT UMUM

POLDA RIAU

DISUSUN OLEH:
ISMI LAILATUL FITRIYAH

JURUSAN ILMU KOMUNIKASI

FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM RIAU
TAHUN 2021
 LEMBAR PENGESAHAN
Setelah memberikan bimbingan dan arahan, Dosen Pembimbing Praktek
Profesi (Job Training) dan Pendamping/instruktur Praktik Profesi (Job
Training) di Sekteratiat Umum (SETUM) POLDA Riau menyatakan bahwa:

Nama : Ismi Lailatul Fitriyah

NIM : 11840321977
Program Studi : Ilmu Komunikasi
Fakultas : Fakultas Dakwah Dan Komunikasi

Telah melaksanakan Praktik Profesi (Job Training) selama 2 bulan

terhitung dari tanggaL 13 September 2021 s/d 13 November 2021 Selama
pelaksanaan Praktek Profesi (Job Training) yang bersangkutan dapat
melaksanakan kegiatan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. Dengan
demikian, maka Laporan Praktik Profesi ini dapat disetujui.
Demikian persetujuan ini dibuat, atas perhatian kami ucapkan terimakasih.

Pekanbaru, 15 November 2021

Pembimbing Instruktur / pamong

Mardhiah Rubani, S.Ag., M.Si Roni Batista, S. H.

NIP. 19790302 200701 2 023 NIP. 196406201996032001

Mengetahui,
Ketua Prodi Ilmu Komunikasi

Dr. Muhammad Badri, S.P., M.I.Kom

NIP. 198103132011011004
 KATA PENGANTAR

Segala puji syukur Alhamdulillah penulis ucapkan kepada Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga seluruh kegiatan Praktek Profesi (Job
Training) di Sekteratiat Umum (SETUM) POLDA Riau. Dan laporan kegiatan ini dapat
terselesaikan dengan baik. Kesempatan Job Training selama 2 (dua) bulan yang diberikan
untuk memahami dan mengetahui bagaimana proses bekerja dalam dunia kerja sehingga
dapat memberikan pengalaman baru dan menambah ilmu dalam dunia kerja. Dalam waktu 2
(dua) bulan tersebut, bagi mahasiswa kegiatan praktek ini sangatlah bermanfaat untuk untuk
menambah wawasan, ilmu pengetahuan baru, pengalaman dalam dunia kerja yang sangat
bermanfaat bagi mahasiswa. Proses kegiatan Praktek Profesi (Job Training) ini tidak akan
berjalan lancar tanpa bantuan dan dukungan dari semua pihak yang telah membantu dalam
proses Praktek Kerja Lapangan ini.
Oleh karena itu, penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Dr. Imron Rosidi. S.Pd.,M.A selaku Dekan Fakultas Dakwah dan Komunikasi UIN
Suska Riau.
2. Dr. Masduki, M. Ag., Selaku WD 1. Dr. Toni Hartono, M. Si., Selaku WD 2. dan Dr.
H. Arwan, M.Ag., Selaku WD 3 Fakultas Dakwah dan Komunikasi UIN Suska Riau.
3. Dr. Muhammad Badri, S.P., M.I.Kom Selaku Ketua Program Studi Ilmu Komunikasi
UIN Suska Riau.
4. Artis, S.Ag., M.I.Kom Selaku Sekretaris Program Studi Ilmu Komunikasi UIN Suska
Riau.
5. Mardhiah Rubani, S.Ag., M.Si Selaku Dosen Pembimbing Praktek Kerja Lapangan.
6. DR. Nurdin, MA., Selaku Pembimbing Akademik Mahasiswa Job Training.
7. Seluruh jajaran Kantor Kepolisian Daerah (POLDA) Riau yang telah memberikan
kesempatan dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (Job Training ).
8. Kompol Jarlis Mimita. G., S.E Selaku KASETUM POLDA Riau yang menerima dan
mengajari kami dalam proses Job Training hingga dapat menyelesaikan tugas dengan
baik.
9. Roni batista, S.H Selaku Instruktur/pamong di SETUM POLDA Riau yang selalu
membimbing kami dalam menjalankan tugas.
10. Seluruh Staf Kerja dalam Kantor Kepolisian Daerah Khusunya Sektetariat Umum.
11. Teman-teman magang yang saya sayangi di Kantor Kantor Kepolisian Daerah
Khusunya Sektetariat Umum.

3 | LAPORAN JOB TRAINING

 Bila mana dalam penulisan laporan ini terdapat banyak kekeliruan, penulis mohon maaf
yang sebesar-besarnya. Semoga laporan ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca,
penulis, dan mampu menginspirasi penulis lainnya untuk menghasilkan karya tulis yang lebih
baik.

Pekanbaru, 15 November 2021

Penulis

Ismi Lailatul Fitriyah

NIM. 11840321977

4 | LAPORAN JOB TRAINING

 DAFTAR ISI

COVER...................................................................................................................1
LEMBAR PENGESAHAN ..................................................................................2
KATA PENGANTAR............................................................................................3
DAFTAR ISI...........................................................................................................5

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang........................................................................................... 6
B. Analisis Situasi Tempat Praktik Profesi (Job Training) ............................. 7
C. Tujuan Kegiatan Praktik Profesi (Job Training) ....................................... 7
D. Manfaat Praktik Profesi (Job Training) Bagi Mahasiswa.......................... 8
BAB II PERUMUSAN PROGRAM KERJA
A. Nama Program............................................................................................ 9
B. Rasional....................................................................................................... 9
C. Sasaran ....................................................................................................... 9
D. Keterlibatan................................................................................................. 9
E. Metode Pelaksanaan.................................................................................... 9
F. Alokasi Waktu........................................................................................... 11
G. Jadwal Pelaksanaan................................................................................... 11
H. Luaran Program......................................................................................... 13
BAB III GAMBARAN UMUM LOKASI
A. Sejarah Sekteratiat Umum (SETUM) POLDA Riau................................. 14
B. Letak Geografis Sekteratiat Umum (SETUM) POLDA Riau.................... 18
C. Visi dan Misi............................................................................................. 19
D. Struktur Sekteratiat Umum (SETUM) POLDA Riau................................ 20
E. Uraian Tugas pada Sekteratiat Umum (SETUM) POLDA Riau................ 21
BAB IV. PELAKSANAAN PROGRAM
A. Metode Pelaksanaan.................................................................................. 24
B. Deskrepsi Implementasi Tiap Program..................................................... 27
C. Kendala dalam Pelaksanaan Kegiatan...................................................... 29
BAB V. PENUTUP
A. Kesimpulan............................................................................................... 30
B. Saran-saran................................................................................................ 30
LAMPIRAN..........................................................................................................32

5 | LAPORAN JOB TRAINING

 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Perkembangan zaman yang semakin maju saat ini apalagi dengan munculnya
berbagai macam media. Baik itu media informasi maupun komunikasi, membuat persaingan
global semakin ketat dan berdaya saing tinggi sehingga menuntut manusia sebagai individu
harus memiliki kualitas dan kemampuan diri yang baik agar mampu bersaing di Era
Globalisasi saat ini. Apalagi di dunia kerja kita sebagai individu dituntut untuk bisa segala
hal terutama dibidang teknologi informasi. Untuk itu, semua perguruan tinggi sebagai
lembaga pendidikan dituntut untuk bisa melahirkan lulusan-lulusan yang berkualitas dan
berkeahlian agar dapat terjun langsung kedunia kerja. Penguasaan teknologi yang
berkembang saat ini, mahasiswa harus dapat berkompeten dan menguasai kemampuan
tersebut. Dengan sikap mandiri, berkomunikasi dengan baik, memiliki wawasan yang luas,
mampu mengambil keputusan, dan peka terhadap perubahan dan perkembangan teknologi
yang terjadi di dunia luar. Sehingga hal ini, menjadi modal utama untuk terjun langsung
kedunia lapangan kerja.
Begitu pula dengan lulusan jurusan ilmu komunikasi. Jurusan Ilmu Komunikasi
sendiri adalah salah satu jurusan yang masuk ke dalam rumpun Ilmu Sosial yang mumpuni.
Khususnya dalam menulis, berbicara dan mendengar yang baik. Dengan latar belakang
keilmuan tersebut menjadikan lulusan Jurusan Ilmu Komunikasi menjadi lebih fleksibel,
khususnya di bidang komunikasi dan bisa ditempatkan di berbagai bidang. Prospek kerja
Jurusan Ilmu Komunikasi tidak hanya mencakup di bidang media, akan tetapi bisa juga
berkesampatan di perusahaann swasta maupun negeri, dan juga instansi pemerintahan. Oleh
karena itulah penulis mengambil lokasi Job Training di Kantor Polisi Derah Riau sebagai
pembelajaran dan pengalaman salah satu instansi pemerintahan.
Sebelum terjun kedunia pekerjaan perguruan tinggi, salah satunya Universitas Islam
Negeri Sultan Syarif Kasim Riau menerapkan program studi Job Training (Magang). Di
mana dalam kegiatan magang ini Mahasiswa diperkenalkan langsung dengan dunia lapangan
pekerjaan yang sesuai dengan bidang konsentrasinya. Sehingga berguna untuk mendalami
serta mengaplikasikan teori-teori yang diperoleh di bangku kuliah. Dengan pelaksanaan Job
Training merupakan upaya sekaligus bekal untuk menghadapi tantangan nyata selektivitas
dunia kerja.
Job Training merupakan mata kuliah yang wajib dilaksanakan dan diselesaikan,
disebabkan menjadi syarat kelulusan bagi setiap Mahasiswa Fakultas Dakwah dan
Komunikasi. Selain hal di atas, dengan adanya Job Training Mahasiswa diharapkan mampu
mengaplikasikan semua ilmu pengetahuan yang diperoleh dari kegiatan perkuliahan dalam
lingkungan kerja. Secara tidak langsung hal tersebut dapat menjadi bekal ketika mahasiswa
nantinya menghadapi dunia kerja yang sesungguhnya.
Di samping itu, Job Training juga diharapkan dapat membantu mahasiswa
menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi dunia kerja serta menjadi bekal sebelum terjun
ke masyarakat atau dunia kerja. Hal ini dimaksud agar mahasiswa tidak canggung dalam
6 | LAPORAN JOB TRAINING
lingkungan kerja nantinya, sehingga mahasiswa Fakultas Dakwah dan Komunikasi
diharapkan dapat mengambil banyak manfaat dari pelaksanaan Job Training tersebut,
dengan harapan agar mahasiswa mendapat pengalaman dan menambah wawasan di dunia
penerbitan yang belum pernah mereka dapatkan sebelumnya. Selain itu, pelaksanaan Job
Training ini juga diharapkan dapat membantu mahasiswa memperdalam baik dari teori yang
didapat maupun praktik yang dilaksanakan.

B. Analisis Situasi Tempat Praktik Profesi (Job Training)

Dunia kerja di Era Globalisasi sebagai individu dituntut untuk bisa segala hal
terutama dibidang teknologi informasi. Untuk itu, semua perguruan tinggi sebagai lembaga
pendidikan dituntut untuk bisa melahirkan lulusan-lulusan yang berkualitas dan berkeahlian
agar dapat terjun langsung kedunia kerja. Penguasaan teknologi yang berkembang saat ini,
mahasiswa harus dapat berkompeten dan menguasai berbagai kemampuan. Hal itu yang
menjadi modal untuk terjun langsung kedunia kerja.
Begitu pula dengan lulusan jurusan ilmu komunikasi. Jurusan Ilmu Komunikasi
sendiri adalah salah satu jurusan yang masuk ke dalam rumpun Ilmu Sosial yang mumpuni.
Khususnya dalam menulis, berbicara dan mendengar yang baik. Dengan latar belakang
keilmuan tersebut menjadikan lulusan Jurusan Ilmu Komunikasi menjadi lebih fleksibel,
khususnya di bidang komunikasi dan bisa ditempatkan di berbagai bidang. Prospek kerja
Jurusan Ilmu Komunikasi tidak hanya mencakup di bidang media, akan tetapi bisa juga
berkesampatan di perusahaann swasta maupun negeri, dan juga instansi pemerintahan. Oleh
karena itulah penulis mengambil lokasi Job Training di Kantor Polisi Derah Riau sebagai
pembelajaran dan pengalaman salah satu instansi pemerintahan.
Kantor Polisi Derah Riau merupakan kantor perwakilan dalam menjalankan
wewenang dan pelaksanaan POLRI dengan penanggung jawab penyelenggaraan fungsi
kepolisian di wilyah provinsi Riau, seperti: memelihara keamanan dan ketertiban
masyarakat, menegakkan hukum, serta memberikan perlindungan, pengayoman, dan
pelayanan kepada masyarakat dalam rangka terpeliharannya kemaanan dalam negri. Serta
berfungsi menjalankan setiap pelaksanana pada setiap satuan kerja yang ada. Serta
memberikan pelayanan dalam bentuk penerimaan dan penanganan laporan atau pengaduan,
permintaan bantuan atau pertolongan, dan pelayanan surat-surat izin atau keterangan sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Dengan begitu sebagai jurusan ilmu komunikasi bisa membantu pelaksananan kerja
di kantor kepolisian daerah dalam pengkomunikasian dalam segala bidang baik itu melalui
media maupun secara langsung, juga dapat menjembatani antara masyarakat dan pihak
kepolisian dalam administrasi dan informasi yang ada. Selain itu juga membantu dalam
dokumentasi reations kepolisian daerah untuk menjaga arsip penting yang ada.

C. Tujuan Kegiatan Praktik Profesi (Job Training)

Adapun yang menjadi tujuan dari pelaksanaan Job Training ini bagi mahasiswa adalah:

7 | LAPORAN JOB TRAINING

 1. Menerapkan pengetahuan teoritis ke dalam dunia praktik sehingga mampu
menumbuhkan pengetahuan kerja sesuai dengan latar belakang bidang ilmu
mahasiswa/i.
2. Memperoleh keterampilan dalam dunia kerja dan menjaga hubungan antara Instansi,
Universitas, dan Mahasiswa.
3. Memperoleh pengalaman dan ilmu agar menjadi tenaga kerja yang mempunyai
keahlian profesional.
4. Mendapatkan pengalaman bekerja untuk bekal menghadapi dunia kerja yang
sesungguhnya.
5. Membina mentalitas, tanggung jawab, dan profesionalitas mahasiswa dalam bekerja.
6. Menumbuhkan daya dan sikap kritis mahasiswa dalam memberikan solusi tentang
masalah di unit kerja.
7. Memberikan gambaran kepada mahasiswa mengenai bagaimana cara bekerja yang
baik dan benar sesuai dengan dunia kerja.
8. Mengimplementasikan keterampilan, pengetahuan, dan kemampuan yang telah
diperoleh dari pengalaman dan ilmu yang telah dipelajari di kampus maupun tempat
Job Training untuk bekal di dunia kerja nantinya.
9. Mempersiapkan mahasiswa menjadi tenaga profesional, disiplin,inovatif, kreatif, dan
jujur untuk meningkatkan etos kerja.
10. Memenuhi kewajiban dan syarat yang diberikan oleh Jurusan dalam melaksanakan
Praktek Kerja Lapangan tahun 2021.

D. Manfaat Praktik Profesi (Job Training) Bagi Mahasiswa

Adapun yang menjadi manfaat dari pelaksanaan Job Training adalah:
1. Mahasiswa akan memperoleh pengalaman praktis dalam implementasi keilmuan,
sesuai dengan program studi yang mereka pilih.
2. Mahasiswa dapat mempertajam analisis praktis pekerjaan yang sangat berguna pada
saat nanti bekerja di perusahaan atau organisasi.
3. Mahasiswa dapat mengukur seberapa jauh memahami dan menguji teori-teori dan
praktik dalam dunia pertelevisian yang sedang berkembang saat ini.
4. Mahasiswa memiliki rasa tanggung jawab terhadap apa saja yang dilakukannya.
5. Sebagai indentifikasi bagi mahasiswa terhadap sejauh mana penerapan serta
kesesuaian ilmu secara teori yang diperoleh saat perkuliahan dengan praktik kerja di
lapangan.
6. Mahasiswa menjadi lebih terampil serta skill yang sudah dimiliki pun menjadi lebih
bagus karena adanya Job Training ini.

8 | LAPORAN JOB TRAINING

 BAB II
PERUMUSAN PROGRAM KERJA

A. Nama Program
Adapun Program kerja job training kali ini yang bertepat pada POLDA Riau
denagn satuan kerja sekretariat umum, penulis memberi nama program kerjanya
dengan Pendistribusian Surat Menyurat baik luar maupun dalam polda itu sendiri,
termasuk mengkomunikasi surat, dokumentasi relations dan pengkomuikasian dalam
isi surat yang ada.

B. Rasional
Konsep yang dapat dijalankan dan diterapkan dalam menuju sasaran program
adalah
1. Mengkomunikasikan surat menyurat yang ada sesuai prosedur yang ada.
2. Mendokumentasikan setiap surat masuk maupun keluar baik manual maupun
digital (aplikasi).
3. Dokumentasi relations baik itu berupa laporan, surat tertinggal (arsip), vidio dan
foto kegiatan, buku, majalah, brosur, dan arsip-arsip penting lainnya. Dalam
kabinet penyimpanan, perpustakaan, maupun dalam aplikasi pro setum.

C. Sasaran
Sasaran program kerja ini ada 2 elemen
1. Dari dalam POLDA Riau : semua SATKER yang ada dan jajaran kepolisian
termasuk POLSEK, POLRES Se-Provinsi Riau.
2. Dari luar POLDA Riau : masyarakat seluruh elemen baik aparatur pemerintah,
rakyat biasa, swasta, sekolah, mahasiswa, dll.

D. Keterlibatan
Keterlibatan program ini kepada setiap elemen yang bersinggungan dengan
program kerja terutama yang ada dari k-2 sasaran yang ada seperti:
1. Seluruh anggota setum POLDA Riau
2. Satker yang ada : remin setiap satker yang ada
3. Setum polres, polsek, dkk,
4. Elemen Masyarakat yang bersangkutan

E. Metode Pelaksanaan
1.)  Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di
bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist).
Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis
juga. Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat
mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk,

9 | LAPORAN JOB TRAINING

haik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering
kali menerima surat. Tugas penerima surat adalah:
a. mengumpulkan setiap surat yang masuk,
b. meneliti ketepatan alamat
c. menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan
sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu
harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat
maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau
bagian administrasi.

2.)  Penyortiran Surat

Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan
berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut
masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju,
tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan
perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

3.)   Pencatatan Surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat
membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan
surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak
diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini
sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari,
minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat
akan lebih mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan
stempel agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas
memberikan surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi
untuk mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses
selanjutnya dari surat tersebut.

4.)   Pengarahan Surat

Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan
memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan
oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap
penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar
disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut. Lembar
disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan
dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang yang
ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan menangani
surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

5.)   Penyampaian Surat (surat turun)

Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lemhar disposisi, maka surat

10 | LAPORAN JOB TRAINING

 tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh
pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika prang yang dimaksud tersebut
lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap prang yang
ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada
prang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti
penerimaan di buku ekspedisi intern.
Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:
a. Buku ekspedisi intern adalah huku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman, distribusi surat yang disampaikan di dalam
lingkungan organisasi/perusahaan sendiri;

b. Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat

penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar
organisasi/perusahaan.

6.)  Penyimpanan Surat

Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada
bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu,
seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.

F. Alokasi Waktu
Adapun alur jadwal dan alokasi waktunya dalam Pendistribusian Surat adalah :
1.) Penerimaan Surat : kurang lebih 1x 12 jam surat diproses untuk naik.
2.)  Penyortiran Surat : kurang lebih 1x 24 jam surat di sortir sebelum diproses untuk
naik baik waka/kapolda dan satker yang ada
3.)   Pencatatan Surat : dijam yang sama pada hari itu.
4.)  Pengarahan Surat : kurang lebih 1x 24 jam surat diproses.
5.)   Penyampaian Surat (surat turun ) : pada hari yang sama saat surat turun .
6.)  Penyimpanan Surat ( pengarsipan, dokumentasi relations ): kurang lebih 7 x 24
jam untuk masuk dan disusun dalam kabin penyimanan

G. Jadwal
Jadwal pelaksanan program kerja job training yang telah dijadwalkan dan disusun
oleh pihak kampus maupun jurusan dengan waktu selama 2 bulan terhitung dari 13
September 2021 sampai dengan 13 November 2021. Hari pelaksanana tugas yang
ditetapkan oleh tempat intansi yang ada (POLDA Riau) adalah dari hari senin sampai
dengan jumat, dengan hari libur sabtu dan minggu. Adapun waktu kerja yang dilaksankan
dan diarahkan oleh pihak POLDA Riau dari pukul 07.30-15.00 WIB. Adapun rincihan
jadwal pelaksananannya adalah sebagai berikut:

Waktu
No Kegiatan Keterangan
Pelaksanan
1. 20 – 25 Pendaftaran online

11 | LAPORAN JOB TRAINING

 Agustus 2021
2. Senin, 6
Kirim surat ke intansi Kantor Kepolisian
September
Daerah Riau
2021
3. Selasa, 7
September Pembekalan online job training
2021
4. Jumat, 10
Pemanggilan dan penempatan dari pihak
September
POLDA pada SATKER yang dituju
2021.
5. Jumat, 10
Pemberitahuan dan mengisi link diterima
September
tempat magang.
2021
6. Senin, 13
Pengenan wilayah kerja di SETUM dan job
September
bidang kerja
2021
7. 13 September 1. Mengiri buku agenda, ekspedisi, takah, Tugas dan
2021 – 12 surat turun dari Waka dan kapolda, job kerja
November undangan, dkk. selama job
2021 2. Membuat disposisi untuk surat naik ke training
kapolda dan wakapolda.
3. Mematikan, mengisi, dan mencatat
surat yang turun dari Waka/Kapolda
untuk di teruskan ke satker yang dituju.
4. Menginput data surat ke aplikasi pro
setum.
5. Mengantar surat ke spripim untuk
wakapolda/Kapolda, satker setiap
bidang.
6. mendokumentasikan kegiatan anggota
setum untuk pelaporan kegiatan harian.
7. Membantu membuat pelaporan harian
setum.
8. Merapikan pengarsipan ke ruang
simpan arsip.
9. Menerima tamu dan menandatangani
surat diterima dari masyarakat (luar)
maupun satker (dalam).
10. Mengirim surat masuk kesetiap satker
yang ada.
11. Merapikan pengarsipan di setiap buku
baik buku surat biasa, surat telegram,
surat rahasia, dkk.
12. Membuka dan memilah surat dari luar
untuk Waka/Kapolda atau satker yang

12 | LAPORAN JOB TRAINING

 ada.
13. Ikut menelaah surat masuk untuk di
proses naik berdasarkan jenis surat yang
ada dan membedakan mana yang
kapolda dan wakapolda.
14. Memberi dan membantu satker yang
membutukan nomer surat.
15. Membantu setiap anggota setum
melaksanakan tugasnya.

8. Kamis, 30 Monitoring
Pengecekan dan pengarahan dari dosen Dari
September
pembimbing ke pamong maupun mahasiswi Pembimbing
2021 job training
9. Senin, 15
Pelepasan Dan Penutupan Job Training.
November 21

H. Luaran Program
1. Dokumentasi kegiatan setum setiap hari
2. Membantu membuat laporan harian setum
3. Membantu kegiatan penyuluhan, pelatihan yang diadakan internal setum setiap
minggu.
4. Mengikuti dan membantu kegiatan festival patimura (kegiatan satker binmas)
5. Mempelajari editing, susunan surat resmi sesuai kapolri.
6. Membantu mengkomunikasikan masyarakat yang membutuhkan pelyaanan di
polda.
7. Mengkomunikasikan Menyambut tamu yang ada.

13 | LAPORAN JOB TRAINING

 BAB III
GAMBARAN UMUM LOKASI

A. Sejarah POLDA Riau

Sebelum dikeluarkannya Undang-Undang No.16 Tahun 1958, Riau yang berstatus
keresidenan merupakan bagian administratif dari Propinsi Sumatra Tengah. Luasnya
9.456 Ha, terdiri dari daratan dan lautan dengan sejumlah pulau dan penduduk mencapai
1.244.800 jiwa. Luas daerahnya di sebelah utara berbatasan dengan Provinsi Sumatra
Utara, di barat dengan Sumatra Barar, di selatan dengan Jambi, dan di Timur dengan
Selat Malaka, Selat Singapura dan Laut Cina Selatan.
Dengan di kelaurkannya undang-undang No 60 tahun 1958 tentang pembentukan
daerah Propinsi Riau, maka di Tanjung Pinang diresmikan berdirinya berbagai jawatan
dan dinas Pemerintah Tingkat I Riau, termasuk Kepolisian. Pada saat itu sedang
memuncaknya pergolakan PDRI. Pemerintah kemudian membentuk RTP (Resimen Tim
Pertempuran), yang dalam waktu singkat berhasil menguasai seluruh Riau Daratan. RTP
mendarat di Pekanbaru dalam rangka operasi "Tigas" dan mengisi kekosongan
kepemimpinan aparat keamanan. Sehingga pada tahun 1958, KASAD selaku penguasa
Perang Pusat menunjuk Mayor PM Purnomo sebagai pemimpin sementara kepolosoan
Riau.
Sementara waktu di Jawatan Kepolisian Negara mengirim Tim Kepolisian yang di
pimpin oleh Komisaris Polisi Tingkat I R.Moedjoko. Kepolisian Komisaris Riau saat itu
terdiri dari Polres Kampar yang bermakas di Pekanbaru dan tugasnya meliputi
Kabupaten Kampar serta kota Praja Pekanbaru, Polres Indragiri Bermarkas di Rengat
meliputi Kabupaten Indragiri, Polres Bengkalis bermarkas di Bengkalis meliputi
Kabupaten Bengkalis, dan Polres Kepulauan Riau bermarkas di Tanjung Pinang meliputi
Kepulauan Riau. Berdasarkan Surat Keputusan Perdana Menteri No Pol 75/71/1958/PM
tertanggal 26 Maret 1958, ditetapkan Komisaris Besar Polisi R. Sadikoen sebagai Kepala
Kepolisian Komisariat Riau yang berkedudukan di Tanjung Pinang. Tugas utamanya
antara lain, melakukan konsolidasi personil dalam rangka realisasi pembentukan
Kepolisian Komisariat Riau, menyempurnakan organisasi secara bertahap, dan
meneruskan koordinasi "Tim bantuan Kepolisian" terhadap komando operasi militer
daerah Riau.
Di awal terbentuknya Kepolisian Komisariat Riau yang menjad modal pertama
adalah anggota polisi yang berada di daerah Riau. Setelah di bentuk, pada Juli 1958,
KPKOM ( Kepala Polisi Komisariat) Riau langusng mengambil langkah-langkah dan
kebijakan dalam rangka menyusun dan melengkapi organisasi Kepolisian Komisariat
Riau, menyempurnakan organisasi secara bertahap, dan meneruskan koordinasi "Tim
Bantuan Kepolisian" terhadap komando operasi militer daerah Riau.
Di awal terbentuknya Kepolisian Komisariat Riau yang menjad modal pertama
adalah anggota polisi yang berada di daerah Riau. Setelah di bentuk, pada Juli 1958,
KPKOM (Kepala Polisi Komisariat) Riau langusng mengambil langkah-langkah dan
kebijakan dalam rangka menyusun dan melengkapi organisasi Kepolisian Komisariat
Riau, dengan memindahkan beberapa anggota dari kantor Polisi Resort Kepulauan Riau

14 | LAPORAN JOB TRAINING

ke kantor Kepolisian Komisariat Riau. Di samping kekurangan tenaga pegawai, sangat
terasa pula Kepolisian Komisariat Riau kekurangan logistik dan perumahaan. Kantor pun
harus menumpang pada kantor Kepolisian Resort Kepulauan Riau.
Guna menampung para polisi yang datang dari luar daerah, kepala Polisi Resort
Kepulauan Riau meminjamkan sebuah rumah kopel, yang kemudian di kenal dengan
mess I dan mess II. Dengan kelaurnyaotoritasinoodinkwartening tahun 1958, maka
secara berangsur-angsur dapat diselesaikan sejumlah bangunan, berupa satu bangunan
semi permanent, terdiri dari 12 ruangan untuk kantor Polisi Komisariat Riau dan lima
rumah semi permanent untuk perumahan kader dan pada kepala bagian, yang semuanya
terletak di Jl. Kijang Tanjung Pinang.
Pada 20 Januari 1959 terjadi lagi perkembangan baru. Berdasarkan Surat Keputusan
Menteri Dalam Negeri dan Otonomi Daerah No Des 52/1/44/25 tanggal 20 Januari 1959,
ditetapkan secara formal Pekanbaru sebagai ibu kota daera Swatantra tingkat I Riau.
Konsekwensi dari keputusan itu semua Jawatan dan Dinas Pemerintah Tingkat I Riau
beserta personil dan peralatannya harus dipindahkan dari Tanjung Pinang ke Pekanbaru.
Guna menampung segala persoalan berkenaan dengan keputusan kepindahan Ibu Kota
Propinsi Riau tersebut keluarlah Keputusan Perdana Menteri No 389/PM/59 tanggal 22
Agustus 1959. Panitia InterdePartemental Negeri dan untuk tingkat daerah, yaitu Daerah
Riau Daratan dan lautan masing-masing diketuai oleh peperda dan KDMR (Peperda=
Penguasa perang daerah, KDMR = Komando Daerah Maritim Riau).
Dalam rangka persiapan pemindahan Polisi Komisariat dari Tanjung Pinang ke
Pekanbaru, KPKOM Riau menunjuk Kepala Polisi kabupaten Kampar KP Tk I R
RochjatWinatakusuma, untuk duduk dalam kepanitianinter departemental daerah di
Pekanbaru, mewakili KPKOM, untuk menghadapi segala sesuatu yang menyangkut
Kepolisian dalam panitian tersebut. Di samping itu, Kepala Polisi Kabupaten Kampar
mengkoordinir Polisi Riau darat yang meliputi Indragiri, Bengkalis, dan Kampar.
Realisasi pemindahan para pegawai Polisi Komisariat dari Tanjung Pinang ke
Pekanbaru dilakukan dari Februari hingga Maret 1960. Tahap pertama 13 orang dan
tahao kedua 85 orang, termasuk tiga orang KPKOM Kombes Pol R Sadikun KPKOM
Riau, AKBP H Hutabarat, dan KP Tk II MK Situmorang. Pemindahan pegawai
gelombang kedua dilakukan September,Oktober, dan Nopember 1960. Tahap pertama
sebanyak 36 orang, tahap kedua 11 dan tahap tiga 7 orang. Meski demikian Polisi
Kemisariat Riau tetap memiliki dua Kantor, di Pekanbaru dan Tanjung Pinang. Namun,
di Tanjung Pinang disebut perwakilan. Tugasnya, mewakili KPKOM Riau dalam
hubungan keluar, mengkoordinir pekerjaan rutin bagian-bagian, menerima/ meneruskan
surat-surat yang bersifat prinsipil kepada KPKOM Riau, dan meneruskan pelaksanaan
pemindahan pegawai dari Tanjung Pinang ke Pekanbaru.
Barulah di akhir tahun 1960 hampir kegiatan kepolisian komisariat Riau berjalan di
Pekanbaru, sekalipun sebagian pegawai masih ada tinggal di Tanjung Pinang. Sebab itu
jabatan-jabatan koordinator Kepolisian daerah Riau Daratan dan Perwakilan KPKOM
Tanjung Pinang dihapuskan. Pelaksanaan pemindahan dari Tanjung Pinang ke Pekanbaru
berakhir pad tanggal 26 Juni 1961. Semua barnag yang tersisa diangkut dengan kapal
laut dan pesawat udara AURI. Setelah selesai pemindahan seluruh pegawai dan peralatan
dari Tanjung Pinang ke Pekanbaru, persoalan baru muncul lagi. Kantor dan perumahana

15 | LAPORAN JOB TRAINING

yang ada tidak cukup untuk seluruh pegawai. Akibatnya, kantor kepolisian Komisariat
Riau terpencar di empat tempat, KPKOM dan wakilnya, berikut Kabag I dan II
menempati kantor yang di peruntukan bagi kantor Polres Kampar di JL Bangkinang
(sekarang Polresta Pekanbaru di Jl. A yani). Kabag II dan V beserta stafnya berkantor di
kompleks kantor gubernur. Kabag IV dan stafnya berkantor di Jl Rintis. Kabag IV dan
kepala bagian keuangan berkantor di Jl. Pintu Angin.
Dengan terpencar-pencarnya lokasi perkantoran tersebut, kepolisian komisariat riau
merencanakan pembangunan markas terpadunya. Hanya saja biaya pembangunan
kompleks perkantoran yang disediakan panitia sangat minim, yakni Rp 5,5 juta, untuk
membangun gedung yang bersifat semi permanent. Akhirnya, KPKOM Riau Kombes
Sadikoen memperjuangkan tambahan anggaran menjadi Rp 30 juta, guna membangun
gedung permanen. Sayangnya, usulan itu tidak dikabulkan. Tahun 1962, kantor
kepolisian komisariat dipindahkan ke bangunan yang diperuntukkan bagi perwakilan P
dan K Propinsi Riau. Sejak itu hingga sekarang markas kepolisian Riau berada di tempat
ini.
Meski dalam kondisi terbatas Kepolisian Komisariat Riau berhasil membentuk
pasukan perintis untuk setiap polres. April 1961 denan keputusan KPKOM Riau masing-
masing Polres ditetapkan memiliki pasukan perintis sebanyak dua regu. Pada waktu itu,
Kepolisian Komisariat Riau mencakup wilayah seluruh Propinsi Riau yang luasnya
94.562 Km2, dengan penduduk berjumlah 1.243.338 orang. Komisariat Riau terdiri dari
4 Resort, yang membawahi 10 distrik dan 21 sektor.
Setelah 12 tahun menyandang Kepolisian Komisariat, pada 1970 namanya berubah
menjadi Komando Daerah Kepolisian (Kodak) Riau. Bersamaan dengan itu Kepala
Kepolisian RI memberikan anugerah Pataka yang bernama "Tuah Sakti Hamba Negeri".
Pemberian ini berdasarkan surat keputusan No. Pol: 15/SK/KAPOLRI/1970 tanggal 4
februari 1970:
a. Tuah
Dapat diartikan suatu keistimewaan dan suatu hal yang luar biasa. Tuah itu, adalah
merupakan kodrat/karunia dari Tuhan Yang Maha Esa bagi mahluknya. Seseorang
yang memiliki tuah, atau apa yang diartikan "orang bertuah", adalah orang istimewa
dan luar biasa, melibihi orang-orang lain.
b. Sakti
Dapat diartikan sebagai kesanggupan yang melibihi kodrat alam. Orang yang
memiliki ke-SAKTI-an, merupakan orang yang gagah berani bahwa ke-sakti-an itu
dapat diperoleh dengan jelas (tapah/bertapah) dan juga ada kepercayaan terhadap
jimat-jimat yang sakti (bahwa yang memiiki jimat, menyangka dirinya kebal terhadap
peluru dan terhadap senjata tajam dan lain-lain.
c. Hamba negeri
Dapat diartikan sebagai ABDI dari tanah air, ABDI dari pada nusa dan bangsa.

Arti keseluruhannya adalah bahwa Kepolisian Daerah Riau memiliki Tuah dan ke-
sakti-an itu yang diperoleh, baik sebagai kodrat atau karunia dari pada Tuhan Yang Maha
Esa maupun dari Negara rakyat dan Bangsa. Oleh karena itu maka TUAH dan ke-sakti-
an tersebut harus pula di ABDI kan kepada Tanah Air, Negara dan Bangsa. TUAH

16 | LAPORAN JOB TRAINING

SAKTI HAMBA NEGERI, adalah kata-kata mutiara yang mengandung pengertian dan
nilai-nilai filsafah yang tinggi, yang pernah diucapkan Pahlawan Melayu Laksamana
HANGTUAH. Dalam hubungan ini, ada ungkapan-ungkapan kata sebagai berikut:
"untuk apa mencuri TUAH, untuk apa mencari SAKTI kalau tidak berguna bagi
Negeri?" TUAH dan KESAKTIAN itu terletak dalam PENGABDIAN kepada negeri,
kepada nusa dan bangsa.
Ucapan penganugrahan Pataka Tuah Sakti Hamba Negeri dilakukan dalam suatu
upacara kebesaran di lapangan hangtuahpekanbaru, bertepatan dengan Tri Windu Hari
Bhayangkara tanggal 1 Juli 1970. Pada upacara tersebut kapolri komisaris jenderal polisi
DrsHoegeng diwakili oleh Korandak I/Sumatra, Irjen Pol DrsMurhadiDanuwilogo
menganugerahkan Pataka kepada Pangdak IV/Riau Kombes Pol Drs Achmad
Mauluhdin.
Kenaikan tipologi dari tipe B ke tipe A untuk Polda Riau ini, berdasarkan surat
Keputusan Kapolri JENDERAL POLISI TITO KARNAVIAN dengan Nomor :
Kep/1125/X/2016 tanggal 28 Oktober 2016. Wakil Kepala Kepolisian Republik
Indonesia (Wakapolri) Komisaris Jenderal Pol SYAFRUDDIN, meresmikan status
Kepolisian Daerah (Polda) Riau menjadi Tipe A. Peresmian ini nantinya akan disusul
dengan kenaikan pangkat Kapolda Riau Brigjen Pol Zulkarnain Adinegara menjadi Irjen
serta pejabat lainnya. Upacara pengukuhan ini dilaksanakan di Sekolah Polisi Negara
(SPN) Polda Riau di Jl Pattimura No.13 Pekanbaru.

Nama Kapolda Riau Yang Pernah Menjabat KPKOM Riau

NO Awal Akhir Jabatan

KPKOM
Menjabat

1 Kombes Pol R. Sadikoen 1958 1964

2 Kombes Pol Drs. R. Soemarsono 1964 1965
3 Kombes Pol Drs. Chaeruddin Nitikusumah 1965 1967
4 Brigjen Pol RM. Srioto 1967 1969
5 Kombes Pol Drs. Achmad Mauluhdin 1969 1970

NAMA KOMDAK IV / RIAU

No Pangdak Awal Menjabat Akhir Jabatan

1 Kombes Pol Drs. R. Achmad 1970 1972

Mauluhdin
2 Kombes Pol Drs. Soesetya Pramusinto 1972 1976
3 Brigjen Pol Drs. Noerjono 1976 1979
4 Brigjen Pol Hudiono 1979 1981
5 Brigjen Pol Drs. Bobby Rachman 1981 1983

17 | LAPORAN JOB TRAINING

 6 Brigjen Pol Drs. G.V Soedadi 1983 1985
7 Brigjen Pol Drs. SH Simatupang 1985 1988
8 Kolonel Pol Drs. PW Daeng 1986 1988
9 Kolonel Pol Drs. Tony Sidarta 1988 1989
10 Kolonel Pol Drs. Herman SS 1989 1991
11 Kolonel Pol Drs. Hartoyo 1991 1992
12 Kolonel Pol Drs. Adnin Rivai 1992 1993
13 Kolonel Pol Drs. Untung Haryono 1993 1994
14 Kolonel Pol Drs. M. Salim Siregar 1994 1995
15 Kolonel Pol Drs. Ishak Kodijat 1995 1996

Kepolisian Daerah Riau (POLDA RIAU)

No Kapolda Awal Akhir Jabatan
Menjabat
1 Kolonel Pol Drs. Moch Maliki 1996 1997
2 Kolonel Pol Drs. Moechlis Moechtar 1997 1998
3 Kolonel Pol Drs. Moch. Arifin Rachim 1998 2000
4 Kolonel Pol Drs. Maman Supratman, SH., MSc. 2000 2001
5 Brigjen Pol Drs. H. Jonny Yodjana 2001 2002
6 Brigjen Pol Drs. Dedi S Komaruddin 2002 2004
7 Brigjen Pol Safiudin Damanhuri 2004 2005
8 Brigjen Pol Drs. Ito Sumardi DS., SH., MBA., 2005 2007
MM., MH
9 Brigjen Pol Drs. Sutjiptadi 2007 2008
10 Brigjen Pol Drs. Hadiatmoko, SH 2008 2009
11 Brigjen Pol Drs. Adjie Rustam Ramja 2009 2010
12 Brigjen Pol Drs. H. Suedi Husein, SH. 2010 2013
13 Brigjen Pol Drs. Condro Kirono, M.M., 2013 2014
M.Hum.
14 Brigjen Pol Drs. Dolly Bambang Hermawan 2014 2016
15 Brigjen Pol Drs. Supriyanto 2016 2016
16 Irjen Pol Drs. Zulkarnain Adinegara 2016 2017
17 Irjen Pol Drs. Nandang, M.H. 2017 2018
18 Irjen Pol Drs. Widodo Eko Prihastopo, M.M. 2018 2019
19 Irjen Pol Agung Setya I. E., S.H., S.I.K., MSi. 2019 sekarang

B. Letak Geografis Sekteratiat Umum (SETUM) POLDA Riau

SETUM berada pada lantai 3 pada gedung utama POLDA Riau. Sementara POLDA
Riau Terletak di Jalan Pattimura No.13, Cinta Raja, Kecamatan Sail, Pekanbaru. Sebelah
utara berbatasan dengan Provinsi Sumatra Utara, di barat dengan Sumatra Barar, di

18 | LAPORAN JOB TRAINING

selatan dengan Jambi, dan di Timur dengan Selat Malaka, Selat Singapura dan Laut Cina
Selatan.

C. Visi dan Misi

1. VISI
Visi dari SETUM POLDA Riau adalah Terwujudnya Sekretariat Umum POLDA
Riau yang andal, proaktif, dinamis dan modern.
2. MISI
Adapun misi dari sekteratiat umum POLDA Riau adalah
1) Menyelenggarakan penelitian naskah dinas, tata naskah dan regristrasi naskah
dinas dengan cepat, tepat dan benar secara elektronis;
2) Menyelenggarakan pembuatan undangan rapat dan risalah yang dipimpin oleh
Kapolri dengan cepat, tepat dan benar secara elektronis;
3) Melaksanakan reproduksi dan distribusi produk SETUM POLDA Riau secara
cepat, tepat dan benar;
4) Menyelenggarakan pemeriksaan, klasifikasi, pemeliharaan dan penyimpanan
arsip Polri sebagai dokumen Negara secara cepat, tepat dan benar;
5) Menyelenggarakan pengelolaan arsip dinamis secara elektronis melalui Sistem
Informasi Kearsipan Dinamis dalam rangka mencapai penerapan sistem
kearsipan yang andal di lingkungan POLDA Riau;
6) Menyelenggarakan pembinaan fungsi teknis kesekretariatan secara
proporsional dan profesional;
7) Menyelenggarakan pengelolaan program/anggaran dan pelayanan personel
yang prima;
8) Menyelenggarakan pelayanan Pos di lingkungan Mabes POLDA Riau yang
aman dan tepat sasaran;
9) Menyelenggarakan penyerapan anggaran secara transparan dan akuntabel;
10) Meningkatkan kemampuan SDM SETUM POLDA Riau di bidang
kesekretariatan.

19 | LAPORAN JOB TRAINING

D. Struktur Sekteratiat Umum (SETUM) POLDA Riau
1. Struktur Organisasi Setum Polda

KASETUM

URRENMIN

REN MINTU

SUBBAGSIPTAK
SUBBAGBINSETTA A
KAH

URBINSET URUM URTAKA URARSIP URPUSTAK

H A

URKANPOS

20 | LAPORAN JOB TRAINING

E. Uraian Tugas pada Sekteratiat Umum (SETUM) POLDA Riau
Sesuai peraturan KAPOLRI nomer 14 tahun 2018 tentang susunan organisasi dan
tata kerja kepolisian daerah, tugas dan fungsi SETUM :
1. Setum bertugas menyelenggarakan dan membina fungsi kesekretariatan atau
administrasi umum yang meliputi korespondensi, ketatalaksanaan perkantoran, dan
pengarsipan, termasuk penyelenggaraan kantor pos dan perpustakaan Polda.

2. Dalam melaksanakan tugas, Setum menyelenggarakan fungsi:

a. Pemberian bantuan penyusunan rencana kerja, pengelolaan dan pembinaan
manajemen personel dan logistik serta administrasi dan ketatausahaan;
b. Pelaksanaan kesekretariatan dan administrasi umum di lingkungan Polda;
c. Penelitian naskah dinas, tata naskah dan registrasi naskah dinas;
d. Pelaksanaan kegiatan kepanitiaan, rapat dan risalah serta reproduksi dan
distribusi naskah dinas;
e. Pengarsipan yang meliputi pemeriksaan dan klasifikasi serta pemeliharaan dan
penyimpanan naskah dinas;
f. Pengumpulan dan pengolahan data serta penyajian informasi dan dokumentasi;
dan
g. Pengiriman, penerimaan dan penyaluran surat-menyurat.

3. Urrenmin bertugas menyelenggarakan urusan perencanaan, administrasi dan

ketatausahaan, administrasi personel dan logistik termasuk membantu penyusunan
perencanaan program dan anggaran serta administrasi keuangan di lingkungan
Setum.

4. Dalam melaksanakan tugas, Urrenmin menyelenggarakan fungsi:

a. pemberian bantuan dalam penyusunan Renstra, Rancangan Renja, Renja,
kebutuhan logistik, personel, dan anggaran;
b. pemeliharaan perawatan dan administrasi personel;
c. pengelolaan logistik dan pemberian bantuan penyusunan laporan SIMAK-
BMN;
d. pemberian bantuan administrasi keuangan;
e. pengelolaan dan pelayanan ketatausahaan; dan
f. pemberian bantuan dalam penyusunan LRA dan pembuatan laporan
akuntabilitas kinerja Satker meliputi analisis target pencapaian kinerja, program,
dan anggaran.

5. Dalam melaksanakan tugas, Urrenmin dibantu oleh Perwira/Pembantu Umum

Urusan:
a. Ren, bertugas membantu menyusun Renstra, Rancangan Renja, Renja, RKA-
K/L, DIPA, Penetapan Kinerja, KAK atau TOR, RAB, dan LAKIP Satker, serta
pengumpulan dan pengolahan data, penyajian informasi dan dokumentasi, serta

21 | LAPORAN JOB TRAINING

 pemantauan dan evaluasi program kegiatan Setum di lingkungan Polda; dan
b. Mintu, bertugas menyelenggarakan kegiatan administrasi personel dan logistik
serta menyelenggarakan administrasi dan ketatausahaan.

6. Subbagbinsettakah bertugas menyelenggarakan pembinaan kesekretariatan,

penelitian naskah dinas, pengadministrasian tata naskah, dan registrasi naskah dinas
serta kegiatan kepanitiaan, rapat dan risalah di lingkungan Polda.

7. Dalam melaksanaan tugas, Subbagbinsettakah menyelenggarakan fungsi

a. Pembinaan kesekretariatan, penelitian, koreksi dan pencocokan penulisan
naskah dinas Polda sesuai ketentuan tata naskah di lingkungan Polri;
b. Pengadministrasian umum dan registrasi tata naskah di lingkungan Polda;
c. Pelaksanaan kegiatan kepanitiaan, rapat dan risalah serta reproduksi dan
distribusi naskah dinas.

8. Dalam melaksanaan tugas, Subbagbinsettakah dibantu oleh:

a. Urbinset, bertugas membina kesekretariatan di lingkungan Polda;
b. Urtakah, bertugas menyelenggarakan dan melaksanakan tata naskah di
lingkungan Polda, antara lain melayani pemberian nomor melalui registrasi
naskah dinas; dan
c. Urum, bertugas melaksanakan kegiatan kepanitiaan, rapat dan risalah serta
reproduksi dan distribusi naskah dinas.

9. Subbagsiptaka bertugas menyelenggarakan pengarsipan dan perpustakaan yang

meliputi pemeriksaan dan klasifikasi serta pemeliharaan dan penyimpanan arsip di
lingkungan Polda.

10. Dalam melaksanakan tugas, Subbagsiptaka menyelenggarakan fungsi:

a. Penelitian dan pengklasifikasian naskah dinas yang akan dijadikan arsip sesuai
dengan pedoman klasifikasi arsip;
b. Pemeliharaan dan penyimpanan arsip berdasarkan penentuan umur serta nilai
kearsipannya sesuai dengan pedoman jadwal retensi arsip; dan
c. Pencatatan, penataan, pengaturan serta pengembangan perpustakaan.

11. Dalam melaksanakan tugas, Subbagsiptaka dibantu oleh:

a. Urarsip, bertugas melaksanakan pemeriksaan, penilaian, dan pengklasifikasian
arsip sesuai dengan pedoman klasifikasi arsip bagi dokumen dan arsip yang
akan disimpan di Setum Polri; dan
b. Urpustaka, bertugas menyelenggarakan pencatatan dan penataan buku-buku
kepustakaan di lingkungan Polda.

12. Urkanpos bertugas menyelenggarakan fungsi kegiatan kantor pos dalam lingkungan
Polda.
22 | LAPORAN JOB TRAINING
13. Dalam melaksanakan tugas, Urkanpos menyelenggarakan fungsi:
a. Pengadministrasian umum dan pengelolaan sarana prasarana pos; dan
b. Pengiriman, penerimaan, dan pendistribusian surat dinas dan/atau barang.

14. Dalam melaksanakan tugas Urkanpos dibantu oleh:

a. Minpos, bertugas melaksanakan tata usaha dan administrasi pos serta
pengelolaan sarana prasarana pos;
b. Minrim, bertugas melaksanakan pengiriman surat dinas dan barang yang dikirim
dari/ke Mabes Polri ke/dari Polda-Polda melalui PT Pos Indonesia;
c. Minman, bertugas menerima dan meregistrasi surat dinas yang akan dikirim
serta menerima dan memilah surat yang akan dikirim ke satuan organisasi di
lingkungan Polda.

23 | LAPORAN JOB TRAINING

 BAB IV
PELAKSANAAN PROGRAM

A. Metode Pelaksanaan
1. Surat masuk
1) Prosedur Penerimaan Surat Masuk 
Surat yang masuk dari berbagai pihak dimasukkan kedalam administrasi bagian
umum. Bagian umum mengolah surat masuk tersebut kemudian di ekspedisi kepada
General Manager perusahaan. Setelah diproses,  General Manager memberikan balasan
surat masuk yang disebut surat keluar. 

2) Penggolongan Surat Masuk   

Dalam penggolongan surat masuk terdapat beberapa ketentuan yang mengatur
atau menetapkan sesuatu hal, yaitu : 
1. Bentuk penanganan surat
2. Keputusan
3. Instruksi
4. Edaran
5. Pengumuman

3) Formulir dan Buku Agenda Surat Masuk 

Formulir pengendalian surat masuk dipergunakan untuk mencatat data yang ada
pada surat masuk yang dipergunakan untuk mengendalikan dan atau mengarahkan surat
masuk. 

4) Pemberian Kode Surat masuk 

Pemberian kode surat masuk dicatat pada agenda surat masuk dan pengendalian
surat masuk, ditulis lengkap sesuai identitas yang ada pada surat tersebut. Pemberian
kode surat masuk diberi kode sesuai dengan kerangka sebagai berikut : 

5) Tahap Pengolahan Surat Masuk 

Untuk menangani surat masuk para petugas wajib mengikuti tahap-tahap berikut :
1. Penerimaan Surat
Dalam menerima surat sekretaris harus menandatangani tanda terima,
sebelumnya surat diperiksa terlebih dahulu. 

2. Pencatatan Surat
Surat masuk diberi nomor agenda, tanggal surat masuk, kode masalah dan
kemudian dicatat dalam buku agenda surat masuk. Surat masuk diberi lembar
pengendalian surat masuk untuk mempermudah identifikasi surat. 

3. Menyortir Surat

24 | LAPORAN JOB TRAINING

 Menyortir surat meliputi tugas-tugas sebagai berikut : 
a) Menyortir surat menurut tanggal penerimaannya.
b) Menggolongkan surat menurut jenisnya. 

4. Pendistribusian
Setiap surat yang telah dibaca, surat harus didistribusikan ke bagian-bagian
dengan buku ekspedisi sebagai bukti bahwa surat telah diterima.

5. Penyimpanan Arsip
Menyimpan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : 
Menyusun arsip ke dalam folder menurut kode atau sub masalah. Tanggal surat
masuk dan keluar beserta masalah yang tertera dalam surat tersebut dicatat di
buku petunjuk. 

2. Surat Keluar
1) Prosedur Surat-surat Keluar 
Dalam penanganan surat keluar penulis melakukan pengentrian surat keluar.
Pengentrian surat keluar di komputer menggunakan Microsoft Accees, pengisian tersebut
berdasarkan : 
1. Kode masalah
2. Tahun agenda
3. Nomor surat
4. Konseptor
5. Unit pengolah 

2) Penggolongan Surat Keluar 

Dalam penggolongan surat keluar meliputi kegiatan yaitu : konsep, pengetikan,
pengesahan, penomoran, pencatatan, penggandaan, pengiriman, dan perorangan. 
Pengolahan surat keluar meliputi surat yang mengatur dan surat yang  tidak mengatur.
Pengolahan surat keluar untuk surat yang mengatur terdiri dari : 
1. Konsep
Konsep ini memiliki keputusan yang dibuat oleh bagian hukum. 
2. Penetapan
Hasil perumusan perancangan keputusan diparaf oleh konseptor, kepala staf
terkait dalam pemimpin. 
3. Pengetikan  
Setelah ditetapkan, rancangan keputusan diketik rangkap tiga (3) dalam bentuk
asli oleh konseptor. 
4. Pengesahan  
a) Rancangan keputusan 
b) Pemberian nomor dilakukan oleh unit tata usaha setelah keputusan tersebut
ditanda tangan oleh pemimpin.

25 | LAPORAN JOB TRAINING

 c) Pemberian stempel. 
5. Penyimpanan  
a) Lembar asli I beserta rancangannya disimpan oleh unit tata usaha
b) Lembar asli II disimpan oleh bagian hukum

3. Pengarsipan Surat
1) Pengertian Pengarsipan
Secara umum arsip adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis,
bagaimanapun juga dalam keadan tunggal, berkelompok atau dalam satu kesatuan
bentuk fungsi dari  usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaran kehidupan
umumnya. Secara khusus arsip adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya
dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara fisik (kasat
mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku) dengan perkembangan
organisasi yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
Sedangkan menurut Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971, Arsip adalah Naskah-
naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-badan Pemerintahan
dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerataan. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

2) Mengindeks
Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata
tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap merupakan tanda pengenal sari
suatu surat atau warkat yang disimpan dan tergantung dari sistem yang digunakan.
Peraturan-peraturan mengindeks yaitu sebagai berikut:
1.   Nama orang Indonesia
2.   Nama tunggal dan singkatan
3.   Awalan nama keluarga
4.   Nama perusahaan
5.   Kata sandang “The”
6.   Singkatan
7.   Bentuk usaha dan kata sambung
8.   Gelar dan pangkat
9.   Nama bank dan nama sekolah
10. Gelar Nyonya (Ny./Mrs.)

3) System Pengarsipan
Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis
dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf
dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.
Ada 5 macam sistem pengarsipan, yaitu:
26 | LAPORAN JOB TRAINING
 1. Alphabetic system
2. Numeric system
3. Geograpich system
4. Chronologic system
5. Subject system

4)  Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat
berdasarkan nomor yang sudah ditetapkan. Nomor yang dimaksud adalah nomor urut
surat atau nomor kode permasalahan surat yang terdapat pada daftar klasifikasi.

5) Tempat dan alat penyimpanan surat dalam sistem nomor

Mengenai tempat dan alat penyimpanan surat, hal-hal yang perlu dipersiapkan
adalah sebagai berikut:
i. Filling cabinet
ii. Dalam sistem nomor Dewey ini kita memerlukan sebanyak 10 laci dan tiap laci
diberi nomor kode seperti tercantum didalam surat tersebut.
iii. Guide
iv. Penyimpanan dengan map (gantung)
v. Penyimpanan dengan map ordner
vi. Penyimpanan dengan kotak
vii. Mengkode
viii. Menyortir
ix. Menempatkan

B. Deskrepsi Implementasi Tiap Program

Implementasi program merupakan langkah-langkah pelaksanaan kegiatan dalam
upaya mencapai tujuan dari program itu sendiri, Jones (dalam Arif Rohman 2009: 101-
102) menyebutkan implemetasi program merupakan salah satu komponen dalam suatu
kebijakan. Implementasi program merupakan upaya yang berwenang untuk mencapai
tujuan. Upaya yang dilakukan daan dijalankan oleh pihak SETUM POLDA Riau adalah
dengan :
1. Penerimaan tamu, baik dalam maupun luar polda.
2. Buku agenda sesuaikan jenis surat dan pendestribusian surat yang ada.3.

27 | LAPORAN JOB TRAINING

3. Menggunakan Aplikasi Pro Setum.

Aplikasi Pro Setum agar memudahkan pekerjaan saat mengarsip surat dan
mendata tanggal serta isi dari surat yang akan di arsipkan dengan teliti.

4. Menggunakan Aplikasi Word.

Aplikasi word yang digunakan untuk mempermudah dalam surat menyurat,
membuat dokumen agar lebih menarik, menyisipkan gambar, dan membuat tabel.
Membantu pengelolaan dan pembuatan surat.

5. Menggunakan aplikasi PowerPoint

Aplikasi yang digunakan untuk mempermudah dalam surat menyurat, membuat

28 | LAPORAN JOB TRAINING

 dokumen pelaporan harian SETUM POLDA Riau.

6. Menggunakan Aplikasi Arsip Surat.

Meneliti tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk
disimpan, mengindeks atau memberi kode surat tersebut,menyortir atau
memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian , masalah atau tujuan serta isi
surat dan menyimpan surat dalam map folder sesuai kode KKA.

7. Kabin pengarsipan.
Kabin ini berisi arsip-arsip yang ada di polda dari setiap satker yang
dikelompokkan berdasarkan kode, tahun dan jenis surat tersebut. Kabin ini ada
yang bersifat seentara dan ada lemari kabin penyimpanan yang telah disusun rapi.
Penyimpanan kabin sementara digunakan untuk arsip surat yang bersifat masih
pada tahun yang samaa dan dengan kurung waktu 3 bulan minimal, lalu akan
dipisahkan berdasarkan bulan pada map tertentu baru setelah terkumpul genap 12
bulan akan di masukan kedalam 1 kardus yang akan ditandai pertahun
berdasarkan kode-kodenya.

C. Kendala dalam Pelaksanaan Kegiatan

Adapun kendala dan hambatan yang terjadi selama pelaksananan kegiantan job
training ini adalah Ilmu Surat menyurat yang minim membuat perlunya belajar lebih
banyak dan Adaptasi budaya kerja di lingkungan kepolisian yang masih awam.

29 | LAPORAN JOB TRAINING

 BAB V
PENUTUP

A. Kesimpulan
Kantor Polisi Derah Riau merupakan kantor perwakilan dalam menjalankan
wewenang dan pelaksanaan POLRI dengan penanggung jawab penyelenggaraan fungsi
kepolisian di wilyah provinsi Riau, seperti: memelihara keamanan dan ketertiban
masyarakat, menegakkan hukum, serta memberikan perlindungan, pengayoman, dan
pelayanan kepada masyarakat dalam rangka terpeliharannya kemaanan dalam negri. Serta
berfungsi menjalankan setiap pelaksanana pada setiap satuan kerja yang ada. Serta
memberikan pelayanan dalam bentuk penerimaan dan penanganan laporan atau pengaduan,
permintaan bantuan atau pertolongan, dan pelayanan surat-surat izin atau keterangan sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Penulis mendapatkan menjalankan begitu banyak sekali ilmu pengetahuan dan ilmu
tambahan secara real (nyata) dalam menerapkan ilmu yang diperoleh selama masa
perkuliahan. Sehingga dapat dipraktekkan secara maksimal dan optimal ketika
melaksanakan job training tersebut. Job training merupakan wujud aplikasi terpadu antara
sikap, kemampuan dan keterampilan yang diperoleh mahasiswa dibangku kuliah.
Pelaksanaan job training diberbagai perusahaan dan instansi akan sangat berguna bagi
mahasiswa untuk dapat menimba ilmu pengetahuan, keterampilan dan pengalaman.
Berdasarkan uraian Laporan job training maka dapat penulis simpulkan bahwa dalam dunia
kerja sangat diperlukan ketelitian, tanggung jawab, dan kesabaran untuk semua pekerjaan
yang dikerjakan. Dan Kedisplinan dalam dunia kerja dengan mengikuti peraturan yang ada.

B. Saran
Kegiatan job training yang dilaksanakan oleh Fakultas Dakwah dan Komunikasi
UIN Suska Riau selama 2 bulan merupakan kegiatan akademik yang membantu mahasiswa
mengenal dunia kerja. Ada beberapa saran yang ingin penulis sampaikan selama proses
kegiatan job training :
1. Perlunya mengadakan pengantara mahasiswa/i yang akan job training minimal
dalam satu minggu pertama. Sebagai wujud silaturahmi dan pengenalan program
kerja dari perwakilan kampus ke intansi.
2. Perlunya mengadakan pelepasan mahasiswa/i job training. Sebagai wujud
silaturahmi dan ucapan terima kasih atas suksesnya program kerja dari
perwakilan kampus ke intansi.
3. Perlu Pemantauan terhadap mahasiswa/i yang sedang job training maupun yang
baru akan melaksanakan job training, agar lebih ditingkatkan lagi untuk
menyakinkan pihak instansi terhadap program job training ini.
4. Perlu adanya sifat pendekatan yang ahli dan mengarahkan mahasiswa/i job
training dalam bidangnya, pihak Universitas juga harus mempunyai hubungan
yang luas dengan pihak instansi, sehingga mempermudah mahasiswa dalam
melaksanakan job training.

30 | LAPORAN JOB TRAINING

5. Penulis berharap hasil Laporan job training ini dapat bermanfaat bagi penulis dan
pembaca.
6. Penulis menyadari masih banyak kekeliruan dalam proses penulisan laporan job
training ini. Sehingga butuh banyak perbaikan untuk kedepannya.

31 | LAPORAN JOB TRAINING

 LAMPIRAN

A. Foto Kegiatan

Gambar 1 Penataan dan Penyusunan Arsip di Brangkas Asrip

32 | LAPORAN JOB TRAINING

 Gambar 1 Pengantaran Surat Turun Ke SATKER

Gambar 2 Penghantaran Surat Masuk Kepada SATKER

33 | LAPORAN JOB TRAINING

 Gambar 4 penyambutan tamu

Gambar 3 RUANG PENGASIPAN SEMENTARA DAN BRANGKAS ASRIP

34 | LAPORAN JOB TRAINING

Gambar 6 monitoring DPL bersama pihak satker binmas POLDA RIAU

Gambar 7 festival patimura

35 | LAPORAN JOB TRAINING