QUIZ 2

NIM: NAMA:
1. Perusahaan Jaya Indah adalah sebuah produsen peralatan yang digunakan untuk industri
dan dimiliki secara pribadi. Perusahaan ini memasok perlengkapan presisi bagi para
produsen. Perusahaan Jaya Indah berusia 10 tahun dan menggunakan sebuah system ERP
terintegrasi. Kantor administrasinya terletak di sebuah Gedung pusat kota, dan
departemen produksi, pengiriman dan penerimaannya ditempatkan di sebuah gudang
yang sedang di renovasi, yang beberapa blok jauhnya dari kantor administrasinya.
Para pelanggan melakukan pesanan melalui web perusahaan, faks, atau telpon.
Seluruh penjualannya dengan cara kredit, FOB destination. Selama satu tahun terakhir,
penjualan meningkat secara drastis, tetapi 15% dari penjualan kredit telah dihapuskan
sebagai piutang tidak tertagih, termasuk beberapa pesanan online dalam jumlah besar
yang baru pertama kali dipesan oleh pelanggan.
Pesanan pelanggan di ambil dan dikirimkan ke gudang, dimana pesanan tersebut
diletakan ruang belakang tempat truk memuat dan membongkar barang berdasarkan
urutan alfabetis dari nama pelanggan. Ruang belakang tempat truk memuat dan
membongkar barang digunakan untuk pengiriman ke pelanggan dan tempat penerimaan
barang yang datang. Ada 10 samapi 20 kiriman barang datang setiap harinya dari
berbagai sumber.
Volume penjualan yang meningkat telah menyebabkan sejumlah kesalahan, di mana
ada pengiriman barang yang salah ke pelanggan, ada penundaan dalam pengiriman
barang-barang yang seharusnya stok barang masih ada tetapi tidak dapat ditemukan di
Gudang. Meskipun persediaan perpetual dilakukan, tetapi tidak ada perhitungan secara
fisik atas persediaan selama 2 tahun. Sekali seminggu, staf Gudang menggunakan buku
log untuk memperbaiki catatan persediaan.
Sistem informasi digunakan untuk menyiapkan membuat faktur penjualan tetapi
hanya setelah para pegawai penjualan memasukkan kuantitas sebenarnya yang dikirim ke
pelanggan, dengan demikian bisa dipastikan bahwa tagihan ke pelanggan hanya untuk
barang yang benar-benar dikirimkan dan bukan untuk yang sedang dalam back order.

Tugas:
Indentifikasikan minimal 3 kelemahan dalam prosedur siklus pendapatan perusahaan
Jaya Indah, Jelaskan permasalahan yang terjadi dan berikan solusinya. Untuk menjawab
pertanyaan buat tabel dengan 3 kolom: Kelemahan, masalah, solusi

2. Perusahaan ABC menjalankan aktivitas siklus pengeluaran menggunakan system ERP

terintegrasi sbb:
 Para pegawai di segala departemen dapat memasukkan permohonan pembelian untuk
barang-barang yang mereka catat habis stoknya atau tinggal sedikit.
 Perusahaan menggunakan sebuah system persediaan perpetual
 Setiap hari, para pegawai dalam departemen pembelian memproses seluruh
permohonan pembelian dari hari sebelumnya. Sejauh mungkin, permohonan untuk
barang-barang yang tersedia dari pemasok yang sama dikombinasikan ke dalam
pesanan yang lebih besar untuk mendapatkan diskon volume. Agen pembelian
menggunakan internet untuk membandingkan harga untuk memilih pemasok. Jika
 sebuah pencarian internet menemukan pemasok baru yang potensial, agen pembelian
memasukkan informasi yang relevan ke dalam sistem, dengan demikian
menambahkan pemasok tersebut ke dalam daftar pemasok yang disetujui. Pesanan
pembelian di atas 10.000 harus disetujui oleh manajer pembelian. EDI (Electronic
Data Interchange) digunakan untuk mentransmisikan pesanan pembelian ke sebagian
besar pemasok, tetapi pesanan pembelian yang menggunakan kertas akan dikirimkan
ke pemasok.
 Para pegawai departemen penerimaan memiliki hak akses di sistem hanya read-only
terhadap pesanan pembelian. Pegawai bagian penerimaan akan mengecek sistem
untuk memverifikasi pesanan pembelian sebelum menerima pengiriman, tetapi ketika
pegawai penerimaan sedang sibuk, pegawai penerimaan tersebut akan membongkar
trus dan menempatkan barang di sudut gudang ssampai ada waktu untuk
menggunakan sistem untuk input pesanan pembelian tersebut. Dalam kasus seperti
itu, jika tidak ada pesanan pembelian, pegawai penerimaan akan menghubungi
pemasok untuk mengatur barang agar dikembalikan.
 Para pegawai departemen penerimaan membandingkan kuantitas yang dikirimkan
terhadap kuantitas pada pesanan pembelian. Apabila ada ketidakcocokan lebih dari
5%, pegawai penerimaan akan mengirimkan email ke manajer pembelian. Pegawai
peneriman menggunakan sistem informasi untuk memasukan kuantitas yang diterima
sebelum memindahkan bahan baku ke departmen persediaan.
 Persediaan disimpan dalam ruangan yang terkunci. Selama jam kerja, pergawai
persediaan mengijinkan pegawai yang bertanda khusus untuk masuk ke ruang
penyimpanan dan memindahkan barang-barang yang diperlukan. Pegawai ruang
penyimpanan persediaan menghitung kuantitas yang dipindahkan dan memasukkan
informasi ke dalam sistem informasi.
 Ada kalanya, barang khusus yang di pesan tidak secara teratur di simpan sebagai
bagian dari persediaan, dari pemasok khusus yg tidak digunakan untuk pembelian
secara reguler. Dalam kasus ini, petugas utang membuat catatan ke pemasok khusus.
 Semua faktur pemasok (baik reguler maupun satu waktu) disalurkan ke utang untuk di
tinjau dan persetujuan. Dengan menggunakan sistem informasi untuk dilakukan
pencocokan secara otomatis antara faktur dari pemasok dengan pesanan pembelian
dan laporan penerimaan.
 Setiap hari Jumat, faktur pemasok yang disetujui dan sudah jatuh tempo akan
dikirimkan ke bendahara untuk dilakukan pembayaran. Kasir dan bendahara yang
akan mengotorisasi untuk pengeluaran dana, baik dengan EFT (Electronic Funds
Transfer) atan dengan menggunakan cek. Cek di cetak dengan menggunakan printer
khusus yang diletakkan di bendahara, dengan menggunakan kertas khusus dan
disimpan dalam lemari yang terkunci, dan hanya dapat diakses oleh bendahara dan
kasir. Cek kertas dikirimkan ke bagian utang untuk dikirimkan ke pemasok.
 Setiap bulan, bendahara merekonsiliasi laporan bank dan menyelidiki setiap
ketidaksesuaian dengan saldo kas tercatat.
Tugas:
Indentifikasikan minimal 3 kelemahan dalam prosedur siklus pengeluaran perusahaan ABC,
Jelaskan permasalahan yang terjadi dan berikan solusinya. Untuk menjawab pertanyaan buat
tabel dengan 3 kolom: Kelemahan, masalah, solusi