PELAYANAN PERPUSTAKAAN

BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN PROV. JATENG

OLEH :
Drs. Sandimin
PERPUTAKAAN DAERAH
SEMARANG
2011
Pelayanan Perpustakaan
Oleh Sandimin
Pelayanan bahan pustaka dan informasi atau layanan pembaca adalah kegiatan atau usaha
pemakain dan pemanfaatan atau pendaya gunaan oleh masyarakat . Perpustakaan harus dapau
mengusahanakan agar seluruh bahan pustaka yang telah disediakan di perpustakan dibaca atau
didaya gunakan oleh sebanyak mungkin warga masyarakat. Layanan kepada pemakai dapat
dikatakan berhasil apabila bahan pustakayang tersedia, banyak dibaca oleh masyarakat dan
dalam hal ini dapat dibuktikan dengan melihat statistik.
Sistem layanan
Ada dua jenis layanan perpustakaan yaitu sistem layanan terbuka dan layanan tertutup.
Sistem layanan terbuka
Sistem layanan terbuka memberikan kebebasan yang seluas luasnya kepada setiap pemakai jasa
perpustakaan untuk mencari sendiri bahan pustaka yang disediakan langsung menuju rak di ruan
g koleksi. Hal ini dapat dijelaslan ciri dari layanan dengan menggunakan sistem layanan terbuka
diantaranya sebagai berikut:
a. pemakai dapat mencari buku langsung menuju ke rak
b. pemakai dapat leluasa mengambil atau memilih bahan pustaka yang dibutuhkan
c. layanan relatif cepat pemakai dapat tnpa melalui katalog dan tanpa menulis bon buku
d. petugas dapat bertindak sebagai pengawas
e. membutuhkan ruang yang relatif luas
f. letak bahan pustaka tidak menjadi teratur
g. kemungkinan buku hilang akan lebih besar
h. pembinaan minat baca lebih mudah diterapkan
Sistem layanan tertutup
Sistem tertutup tidak memperbolehkan diperbolehkan para pemakai jasa perpustakaan mencari
sendiri bahan pustaka yang diinginkan langsung ke rak rak buku di ruang koleksi Koleksi yung
diperlukan diminta kepada petugas akan mencarikan nya di rak . Sistem ini mempunyai riri
sebagai berikut
a. pemakai tidak dapat langsung menuju ke rak buku
b. pemakai tidak dapat leluasa memilih buku di rak
c. layanan perpustakaan sangat lama biasanya pemakai memilih buku yang dibutuhkan
melalui kartu katalog dulu kemudian menulis identitas buku pada bon peminjaman
d. tidak perlu ruangan luas, rak dapat lebih tinggi dari ukuran standard
e. tenaga / petugas harus mencari dan mengambil kan buku sendiri yang kan dipinjam ,
jikalau buku tersebut tidak sesuai kegiatan tersebut yang akan dipinjam dimulai lagi atau
pemakai tidak jadi meminjam buku
f. letak buku dapat lebih rapi karena karena diambilkan oleh petugas perpustakaan
g. keamanan buku lebih terjamin
h. ruang tidak cepat kotor karena hanya petugas perpustakaan yang berada di ruang
perpustakaan
i. katalog lebih dimanfaatkan oleh pemakai
Jenis layanan yang dapat disediakan oleh perpustakaan
Layanan perpustakaan dapat di bagi kedalam dua jenis layanan yaitu
a. layanan langsung
b. layanan tidak langsung
Lalayanan langsung adalah usaha memberikan layanan secara langsung kepada pemakai jasa
perpustakaan . Dalam hal ini yang termasuk layanan langsung adalah layanan membaca di
perpustakaan . Layanan membaca di perpustakaan adalah layanan utama setiap perpustakaan ,
dimana pengunjung perpustakaan membaca dan memakai bahan pustaka di ruang baca yang
disediakan diperpustakaan . Untuk layanan ini perpustakaan harus menyediakan ruang baca
secukupnya agar pembaca tidak merasa terganggu dan nyaman dalam membaca.
Layanan sirkulasi
Layanan sirkulasi berasal dari bahasa inggris “circulation” yang artinya peredaran atau
perputaran. Dalam perpustakaan sering dimaksudkan adanya suatu kegiatan peminjaman bahan
pustaka. Sebenarnya tidak hanya peminjaman saja melainkan mencakup semua bentuk kegiatan
pencatatan yang berkaitan dengan pemanfaat koleksi perpustakaan. Dengan demikian dpat
disebut kan bahwa layanan sirkulasi ini merupakan suatu kegiaan yang berkaitan dengan
peminjaman maupun pengembalian bahan pustaka.
Layanan sirkulasi meliputi syarat menjadi anggota perpustakaan , peraturan layanan
perpustakaan seperti jam layanan , jumlah bahan pustaka yang dipinjam an , sngsi, bebas pinjam,
sistem layanan, statistik dan sebagainya.
Tujuan layanan perpustakaan
Tujuan dari diselenggarakannya layanan perpustakaan sirkulasi adalah
a. agar koleksi perpustakaan dapat dimanfaatkan semaksimal mungkin
b. pemakai dapat dengan mudah dan cepat mendapatkan bahan pustakayang dibutuhkan
c. agar dapat mengetahui siapa peminjam dan bahan pustaka saja yang dipinjam
d. terjaminnya pengembalian bahan pustaka yang dipinjam , karena dapat diketahui nama
peminjam , alama t serta jangka waktu peminjaman
e. memperoleh data statistik guna menyusun program layanan sekaligus program
perpustakaan di kemudian hari.
Unsur pendukung layanan perpustakaan
Berhasil atau tidaknya layanan ini dapai ditentukan oleh beberapa faktor diantaranya
a. prosedur peminjaman pengembalian bahan pustaka secara sederhana, mudah dan cepat
dilaksanakan
b. adanya petunjuk yang memuat keterangan mengenai tatacara pendaftaran anggota
perpustakaan , tataraca penelusuran , tata letak bahan pustaka,macam layanan yang ada
c. jumlah dan kualitas tenaga terdidik dan terampil menentukan kelancaran tugas tugas
layanan. Ketelitian kecepatan , kecekatan dan ketegasan , petugas berpengaruh pada
pelaksanaan layanan.
d. Ruangan mencakup luasnya, tata letak perabot (rak dan meja sirkulasi), pintu ke luar
masuk , jendela serta cahaya, mempengaruhi cepat lambatnya layanan perpustakaan.
e. Keberadaan koleksi, baik jumlah eksemplar maupum judul dapat memenuhi anggota
perpustakaan .
f. Anggota perpustakaan , baik yang aktif maupun jang tidak aktif , sama pentingnya untuk
dierhatikan yaitu mental anggota, apakah meliki tanggung jawab terhadap koleksi atau
tidak.
Administrasi peminjaman perpustakaan
a. peminjaman
1. memiliki sandi perpustakaan dengan melihat ktalog
2. memilih buku berdasarkan sandi pustaka tersebut pada rak buku
3. menyerahkan buku dan kartu anggota kepada petugas
4. menadatangani kartu buku
5. membawa pulang kartu buku dan kartu anggota
b. Petugas
1. meneriman buku dan kartu anggotadari [eminjam
2. mengambil arsipanggota sesuai nomor anggota tersebut pada jajaran arsip kartu
anggota
3. mencabut kartu buku dari kantong kartu buku dan menulis data sesuai dengan
kolom kolom pada kartu buku , tanggal pinjam dan nomor anggota
4. menulis nomor anggota dan tanggal wajib kembali pata tanggal kembali
5. menulis tanggal pinjam dan sandi pustaka pada kolom kartu anggota
6. menulis tanggal pinjam dan nomor inventaris buku pada kolom arsip kartu
anggota
7. menyerahkan buku dan kartu anggota peminjam
8. menyatukan kartu buku dan arsip kartu anggota sebagai aarsip peminjam
9. menghitung data statistik apabila layanan telah tutup
10. mengatur arsip peminjam . Hal ini dapat dilakukan menurut sandi pustaka atau
nomor anggota . Pemilihan cara menyusun arsip peminjaman . bergantung pada
tujuan yang akan diambil oleh karena itu perlu dipertimbangkan beberapa
kelebihan dan kelemahan.
Kelebihan penyusunan arsip peminjaman menurut sandy pustaka:
a. arsip peminjaman terkumpul menurut nomor klasifikasi agar memudahkan
menelusuran bahan pustakayang sedang dipinjam serta kapan dikembalikan
b. petugas melatih dan memahami penyusunan menurut nomor klasifikasi
c. mudah dihitung jumlah koleksi yang dipinjam berdasarkan nomor klasifikasi
Kelemahan penyusunan arsip peminjaman berdasarkan sandi pustaka:
a. sulit menelusuri nama /nomor peminjam
b. sering terjadi kekeliruan pada waktu pengambilan arsip peminjaman karena sandi pustaka
yang sama
c. apabila peminjaman dua eksemplar bahan pustaka , maka tidak cocok apabila hanya
dilengkapi satu arsip anggota
d. apabila peminjam bahan pustaka lebih dari satu eksemplar bahan pustaka maka akan
menyulitkan dalam penyusunan arsip peminjaman
Kelebihan penyusunan arsip peminjaman berdasarkan nomor urut anggota:
a. arsip peminjaman terkumpul menurut nomor anggota sehingga memudahkan penelusuran
nomor peminjam, sekaligus nama dan alamat
b. jumlah peminjam dapat diketahui dengan mudah
c. jarang terjadi kekeliruan administrasi pengembalian bahan pustaka karenatidak ada
nomor anggota yang sama
Administrasi Pengembalian
a. Peminjaman
1. menyerahkan buku dan kartu anggota kepada petugas
2. memeriksa kartu anggota yang telah diberitanda bahwa buku telah dikembalikan
serta kartu buku telah dimasukkan kembali oleh petugas ke kantong kartu buku
b. Petugas
1. menerima kartu buku dan kartu anggota dari peminjam
2. memeriksa keberadaan buku dan nomor anggota
3. melihat tanggal wajib kembali dan nomor anggota pada lembar kembali
4. menyerahkan tanda bahwa buku sudah dikembalikan pada kartu buku , arsip kartu
anggota, kartu anggota dan lembar kembali
5. menyerahkan kartu anggota ke pemilikan
6. menyusun arsip kartu anggotapada jajaran arsip kartu anggota
7. menyusun buku pada rak menurut nomor klasifikasi
Jayanan Referensi (Rujukan)
1. Pengertian
2. Kata refwerensi berasal dari bahasa inggris “reference” yang artinya menunjuk
kepada. Sering diartikan sebagai acuan atau rujukan , karena jenis koleksi sengaja
diadakan untuk memberikan informasi atau penjelasan mengenai hal tertentu dan
biasanya tidak perlu dipelajari secara keseluruhan.
Tujuan
a. agar pemakai jasa perpustakaan dapat melayani diri sendiri
b. mengarahkan pemakai mendapatkan informasi secara tepat dan cepat
c. mengarahkan pemakai untuk mendayagunakan berbagai sumber informasi agar mendapat
wawasan yang luas
d. memilihkan sumber rujukan yang tepat utuk menjawab pertanyaanyang diajukan
e. memahami golongan dan macam pertanyaan referen
Koleksi referensi yang lengkap dan digunakan untuk menjawab berbagai pertanyaan areferen
misalnya:
a. ensiklopedi : isi mengenai pengetahuan umum, latar belakang dan memberikan informasi
umum
b. kamus : mengenai bahasa, arti kata , ejaan , sinonim
c. almanak dan buku tahuanan : mengenal data dan pperistiwa, memberikan keterangan
tentang kejadian hari penting
d. buku petunjuk : mengenai organisasi memberikan informasi tentang alamat
e. bibliografi, indek dan abtrak : mengenal bahan pustaka, informasi buku yang terbit
informasi bahan pustaka
f. sumber geografi : menganai tempat , lokasi dan jarak
g. kliping brosur : mengenai berita , informasi kejadian tertentu
h. biografi : mengenai orang , pemimpin, tikoh para ahli
i. karya ilmiah: haril penelitian misalnya subyek tertentu
j. penerbitan pemerintah : tentang undang undang atau peraturan
Menjawab pertanyaan referensi
a. menerima pertanyaan dan mencari sumber yang akan dipakai .
contoh cara menjawab referensi :
petugas harus suka membaca , banyak membaca bahan referensi, memiliki banyak
pengalaman, mengetahui isi dari tiap jenis bahan referensi dan mendiskusikan apabila belum
jelas dengan meminta informasi. Beberapa petunjuk untuk menjawab pertanyaan referensi:
Gol. Pertanyaan contoh Sumber yg Digunakan
a. Bahasa arti kata , ejaan kamus
b. Latar belakang enceng gondok ensiklopedi
c. manusia tokoh, ahli biografi
d. tempat gunuing berapi atlas, peta
e. organisasi alamat direktori
f. aktifitas perbaikan mobil buku petunjuk
g. fakta jumlah peserta kb buku laporan
h. nomor tlp nomor tlp buku tlp
i. daftar terbitan buku yg baik bibliografi
mencatat dan mengolongkan pertanyaan
a. yang segera dijawab –dicatat
b. yang tidak segera dapat dijawab –dicatat –dicari-jawabannya dari sumber referensi
melakukan penelusuran dapat menghasilkan informasi yang ditanyakan atau menemukan
sumber sumber yang menunjukkan dimana informasi diperoleh
mencatat jawaban
a. macam pertanyaan
b. identitas penanya
c. jawaban pertanyaan
d. sumber referensi yang digunakan
e. menyampaikan jawaban
Bimbingan Pemakai Referensi
a. Bimbingan cara menggunakan sumber informasi dan koleksi referens dengan cepat dan
cepat . Bimbingan langsung kepda pemakai deberikan , baik secara individual maupun
cerara kelompok. Bimbingan tidak langsung diberikan melalui media tertentu . misalnya
dengan menerbitkan buku pegangan.
b. Sistem bimbingan secara insendentalpada waktu tertentu dan bimbingan secaara
terencana secara dan teratur.
Layanan ruang baca
Dengan layanan sirkulasi yang biasanya dibatasi dengan atuaran jumlah dan lama peminjaman .
kadang kadang kurang memenuhi kebutuhan masyarakat dalam memanfaatkan sumber informasi
. Oleh karena itu diperlukan layanan ruag baca dimana pekakai dapat memakai sember sumber
informasi yang disediakan selama jam buka perpustakaan kushusnya di ruang baca. Pada layanan
ini pemakai dan pustakawan terjalininteraksi yang baik, dialog antara pemakai dan pustakawan
harus berjalan dengan baik.
Ruang baca diperuntukkan :
a. mereka yang belum memikiki kartu anggota perpustakaan
b. mereka yang belum memiliki banyak bacaanyang tidak mungkin dapat dipinjamkan
sebanyak banyaknya
c. mereka yang memanfaatkan waktu luang
d. mereka yang tidak memiliki ruang belajar sendiri di rumah
Keuntungan layanan ruang baca
a. pembaca dapat menambah informasi dari berbagai sumber dalam waktu relatif pendek
b. peningkatan layanan perpustakaan
c. peningkatan jumlah anggota
Jenis layanan ruang baca
a. layanan ruang baca studi carrel
b. layanan ruang baca dengan meja baca kelompok
c. ruang baca berupa ruang baca bagi pembaca
d. ruang baca berupa ruang untuk diskusi ruang baca santai
Apabila suatu perpustakaan sudah dapat menyediakan berbagai ruang baca seperti apa yang
disebutkan di atas , maka alangkah baiknya apabikla ruang baca tersebut dilengkapi dengan
adsnys AC stsu jendela yang lebar sehingga sirkulasi udara bail
Story telling (layanan bercerita)
Kata story telling “ berasal dari bahasa inggris yang artinya bercerita mendongeng. Wujud rari
bercerita adalah mengalihkan informasi dari bentuk tertulis atau rekaan ke bentuk cerita yang
disampaikan secara lisan.
Tujuan
a. membantu anak yang kurang memiliki kemampuan membaca
b. memperkaya perbendaharan anak
c. mempromosikan pemanfaatan koleksi perpustakaan
d. menarik dan meningkatkan minat baca anak
Jenis cerita
a.Bercerita lepas artinya tanpa membaca buku
b Bercerita dengan membaca buku
c.bercerita dengan memainkan boneka
d.Bercerita dengan gambar berseri
Sasaran dan waktu
a. Sasaran bercerita untuk anak usia pra sekolah sampai umutr 12 tahun
b. Mendengar sebaiknya tidak terlalu banyak yaitu antara 10- 20 anak
c. Waktu bercerita paling banyak 30 menit
d. Manfaat bercerita
e. A. memberikan hiburan
f. Mengjarkan kebenaran
g. Menyarankan peniruan
Cara melaksanakan layanan bercerita
a. mengadakan persiapan dengan membaca secara cermat agar menguasai isi cerita, serta
mengingat dengan baik. Harus kreatif dalam menceriterakan kembali dan sebaiknya
menyusun kerangka ceritera
b. langkah bercerita . Pertama meningkatkan kisah dengan baik , bagian penting di
kemukakan secara bebas dan tidak selalu bersetandard dengan buku
c. cara melaksanakan pertama berusaha menghindari demmam panggung, jangan
terpengaruh bagaimana pandangan orang lainterhadap anda. Berbicaralah secara alamiah
dan memberi perhatian pada para pendengar, tidak perlu menyelesaikan ceritanya , agar
pendengar terdorong membaca sendiri buku sumbernya.
Kerja sama
Sebagaimana kita ketahui perpustakaan dapat bekerja sama deda kelurahan yang sejenisnya
atau tidak sejenisnya agar mau mendaya gunakan perpustakaan . Sebelum layanan
perpustakaan itu dibuka perlu diperhatikan aspek aspek sebagai berikut
Peraturan dan tata tertib perpustakaan
Sebelum kegiatan layanan perpustakaan dilaksanakan , terlebih dahulu perlu disusun peraturan
tata tertib pendayagunaan atau layanan perpustakaan. Peraturan ini harus disahkan oleh petugas
perpustakaan. Peraturan ini harus dilaksanakan secara konsekwen. Toleransi , kebijaksanaan
dan pengecualian yang tidak wajar hanya merupakan peluang untuk menghadapi suatu
kesulitan peraturan tersebut. Peraturan tata terib tersebut secara jelas memuat hal-hal sebagai
berikut.
Jam buka perpustakaan /waktu layanan, disesuaikan dengan waktu luang / istirahat bagi pemakai
perpustakaan. Jam layanan tergantung dari kondisi masing masing perpustakaaN.
Tata tertib layanan perpustakaan
a. mohon mengisi daftar tamu
b. tenang , sopan,
c. tas , buku, map agar dititipkan ditempat penitipan
d. patuhilah tata tertib peminjaman
Syarat menjadi anggota perpustakaan
a. masyarakat warga lainnya
b. mengisi formulir pendaftaran
c. membayar uang pendaftaran
d. menyerahkan fas foto
Sangsi pelanggaran perpustakaan
a. bila buku rusak : memperbaiki, mengganti
b. bila buku hilang , mengganti buku yang sama
c. bila terlambat mengembalikan , didenda atau dilarang meminjam pada jangka waktu
tertentu
d. pemberian nasihat apabila terjadi pelanggaran
Bahan pustaka yang siap dilayankan apabila :
a. memiliki katalog
b. memiliki nomor inventaris buku
c. memiliki kartu buku
d. memiliki label buku
e. memiliki lembar tanggal kembali
f. memiliki kantong kartu buku
Alat peminjaman bahan pustaka
a. memakai daftar peminjaman
No, nama peminjaman, no buku, tgl pinjam, tgl kembali, tanda tangan
b. memakai kartu anggota dan arsip kartu anggota
1. pada kartu dan arsip anggota tertera data anggota
2. terdapat kolom tanggal pinjam , nomor anggota, nomor buku dan tanda tangan
peminjam pada kartu anggota
3. terdapat kolom pinjam , nomor inventaris buku dan pengembalian buku pada arsip
kartu anggota
4. apabila anggota meminjam buku maka kartu anggota dibawa peminjam,
sedangkan arsip kartu anggota disimpan bersama kartu anggota perpustakaan.
Memakai kantong anggota
a. pada kantong anggota ini tertera data anggota beserta foto
b. kantong pinjam anggota berfungsi untuk menympan kartu bku bila anggota meminjam
buku dan disimpan di perpustakaan
c. bila anggota tidakjadi meminjam buku , kantong anggota ini dibawa pulan pemiliknya
Statistik Layanan
Berdasarkan data harian dapat disusun data bulanan yang dikomulasikan untuk data tahunan
antara lain : pengunjung yang diperoleh dari buku kelas . Peminjam dapat diperoleh dari data
peminjaman harian , arsip anggota, buku yang dipinjam dapat diperoleh dari kartu buku yang
bukunya dipinjam. Data layanan ini dapat menunjukan kegiatan layanan maju atau statis.
Promosi Perpustakaan
Suatu usaha dengan sengaja dan terencana untuk mempengaruhi pihak lainagar berminat dan
memanfaatkan . Manfaatnya untuk perkembangan dan menikatkan kegiatan layanan. Bentuk
pameran , pengumuman , adanya buku baru , penerangan selebaran.
Stock opname
Tujuannya untuk mengetahui keberadaan koleksi , cara dengan mencocokan buku dengan
ainventaris yang ada pada katalog, yng disusun menurut nomor klasifikasi. Jadi keberadaan
katalog disinisangat menentukan mudah tidaknya pengecekan buku.
Penutup
Tulisan ini telah mencakup berbagai aspek tentang layanan perpustakaan secara sederhana. Serta
terdapat berbagai keterbatasan dalam penyusunan.