105
rawat jalan ini. sehingga proses dan wawancara kepala koordinator
penyelenggaraan kesehatan dapat terus pelayanan rawat jalan dilakukan pada
berjalan dengan tetap mempertahankan bulan Februari 2020 pada alur proses
setiap dimensi mutu pelayanan dan sesuai pelayanan unit rawat jalan Rumah Sakit
dengan Standar Minimun Pelayanan BM.
Rumah Sakit.4 Ketidaksiapan rumah sakit Teknik Analisis pada penelitian ini
dalam merespon tren peningkatan ini akan menggunakan metode Failure Mode Effect
mempengaruhi kualitas pelayanan rumah Analysis (FMEA) untuk mengetahui
sakit sehingga berdampak pada loyalitas potensi risiko yang dapat menghambat
pasien. Kualitas pelayanan dan kepuasan kelancaran alur proses pelayanan di unit
pasien mempunyai pengaruh terhadap rawat jalan.
loyalitas pasien sebesar 58,6%.5 Tahapan proses penelitian ini terlebih
Rumah Sakit BM merupakan rumah dahulu mengindentifikasi alur proses yang
sakit swasta kelas C dengan status sedang berjalan. Setelah itu dilakukan
akreditasi Tingkat Pertama yang terletak penentuan potensi kegagalan yang
di Jakarta barat sudah bekerjasama dengan berpotensi terjadi. Setelah dilakukan
BPJS dalam melakukan pelayanan penentuan potensi kegagalan selanjutnya
kesehatan. Berdasarkan hasil wawancara mengetahui Risk Priority Number (RPN)
dengan kepala koordinator pelayanan dengan cara nilai occurrence dikali
rawat rawat jalan mengatakan setiap dengan nilai severity dan kemudian
harinya rata-rata pasien yang melakukan dikalikan dengan nilai detection. Jika nilai
kunjungan di pelayanan rawat jalan RPN sudah diketahui, selanjutkan nilai cut
mencapai 800-900 pengunjung dengan off pont yang ditentukan berdasarkan
rata-rata peserta BPJS. prinsip pareto digunakan untuk
Penelitian ini bermaksud untuk menentukan prioritas modus kegagalan
mengidentifikasi potensi kegagalan yang pada titik alur proses mana yang harus
dapat menghambat kelancaran pada setiap dilakukan tindak lanjut dan penanganan
alur proses pelayanan rawat jalan di dengan segera.
Rumah Sakit BM menggunakan metode
Failure Mode Effect Analysis (FMEA) HASIL DAN PEMBAHASAN
sebagai upaya penilaian risiko untuk Identifikasi alur proses pelayanan
mengidentifikasi potensi kerentanan dalam rawat jalan serta menentukan potensi
kompleksitas dan proses yang memiliki modus kegagalan (failure mode) yang
risiko tinggi dan untuk membuat tindakan mungkin terjadi, potensi penyebab dari
perbaikan sebelum terjadinya kejadian modus kegagalan, serta potensi dampak
yang merugikan.6 yang ditimbulkan, mengacu pada alur
proses (workflow) pelayanan rawat jalan di
METODE PENELITIAN Rumah Sakit BM saat ini.
Rancangan penelitian kualitatif
menggunakan pendekatan survei observasi
106
Gambar 1. Alur Proses Pelayanan Rawat Jalan Rumah Sakit BM
107
menekan salah satu tombol yang jenis poli yang dituju. Setelah pasien
bertuliskan [UMUM] dan [BPJS]. Tidak melakukan pendaftaran di counter
ada berkas atau lampiran yang perlu registrasi, berkas tersebut diserahan ke
diserahkan untuk mengambil nomor ruang perawat untuk dilakukan
antrian di mesin pengambilan nomor pengecapan dan pelabelan.
antrian. Di loket registrasi, jika pasien
Waktu yang digunakan saat tersebut merupakan pasien BPJS maka
mengambil nomor antrian membutuhkan pasien menunjukan kebenaran nomor
urang lebih 7 sampai 15 detik per pasien. antrian dan membawa berkas Surat
Pada tahap ini, potensi kegagalan yang Rujukan, fotocopy KTP dan BPJS. Jika
mungkin terjadi adalah kehabisan kertas pasien umum, maka pasien membawa
dan tinta serta mesin dimainkan oleh orang berkas fotocopy KTP dan KK. Di counter
iseng. registrasi,
Potensi Penyebab dari potensi Pasien atau keluarga pasien
kegagalan kehabisan kertas dan tinta melakukan pendaftaran membutuhkan
adalah tidak ada pengecekan tinta dan waktu 5 sampai 7 menit. Pada tahap ini,
kertas secara rutin. Potensi dampak dari potensi kegagalan yang mungkin terjadi
ini adalah: adalah: 1) Pasien pendaftar online terlewat
1. Lembar nomor antrian tidak keluar urutan nomor antrian, 2) Ketidak tepatan
2. Sistem pengambilan no antrian Poli tertuju oleh rujukan Faskes tingkat
menjadi manual. pertama, 3) Pasien batal ke poli.
Potensi Penyebab dari potensi
Potensi Penyebab dari potensi kegagalan pasien pendaftar online terlewat
kegagalan Mesin dimainkan oleh orang urutan nomor antrian adalah jika tidak ada
iseng adalah jika mesin mudah dimainkan. keterangan waktu urutan. Potensi dampak
Potensi dampak dari ini adalah: dari ini adalah: 1) Pasien belum tiba di RS
1. Pemborosan tinta dan kertas saat di panggil / telat, 2) Pemanggilan
2. Petugas memanggil nomor antrian berulang memperpanjang waktu proses
tanpa pasien pelayanan
3. Membuang tenaga petugas Berdasarkan hasil observasi
4. Memperlambat proses pelayanan. pelayanan rawat jalan di Rumah Sakit BM
menunjukan bahwa setiap counter
Mesin antrian sudah banyak registrasi menangani pendaftaran pasien
digunakan oleh banyak pihak, hal ini tidak untuk poli yang berbeda memberikan
lepas dari kemanfaatan yang didapat dari dampak positif terhadap kelancaran poses
penggunaan mesin antrian untuk pelayanan. Seperti hasil penelitian yang
pelayanan rawat jalan. Salah satunya hasil menunjukan banyaknya counter
penelitian Nengsih MK, dkk menunjukan pendaftaran berdampak positif terhadap
waktu terpanjang yang diperlukan pasien waktu proses pelayanan.10 Ketepatan
dalam system adalah 1,111 menit yang waktu pelayanan memiliki pengaruh juga
terjadi pada jam 09.00-10.00 dan 10.00- terhadap kepuasan pasien.11
11.00 dan waktu terpendek adalah 0,059 Potensi Penyebab dari potensi
menit yang terjadi pada jam 11.00-12.00.9 kegagalan ketidak tepatan Poli tertuju oleh
rujukan fasilitas kesehatan tingkat pertama
Proses kedua di counter registrasi adalah jika faskes tingkat pertama tidak
Setelah mendapat nomor antrian dari mengetahui poli tertuju. Potensi dampak
mesin tersebut, Pasien menunggu dari ini adalah: 1) Pasien mengulan antrian
mendapat panggilan untuk tahap registrasi Sedangkan pelaksanaan system
di salah satu counter registrasi dari rujukan Rumah Sakit BM sudah berjalan
sembilan counter registrasi, tergantung sudah sesuai dengan Peraturan Menteri
108
Kesehatan No.1 Tahun 2012 Tentang Berdasarkan kode etik dokter
Sistem Rujukan Perorangan. Namun, disebutkan bahwa Seorang dokter wajib,
masih adanya kendala dari sisi pasien dalam setiap praktik medisnya,
untuk membawa surat rujukan. Hal ini memberikan pelayanan secara kompeten
tentu menjadi salah satu faktor dengan kebebasan teknis dan moral
penghambat kelancara proses pelayanan sepenuhnya, disertai rasa kasih sayang
pasien BPJS itu sendiri.12 (compassion) dan penghormatan atas
Potensi Penyebab dari potensi martabat manusia.13
kegagalan pasien batal ke poli adalah jika Selain itu, sebaggai professional
Pasien BPJS tidak membawa surat rujukan pemberi asuha (PPA) dituntun untuk
faskes tingkat pertama. Potensi dampak memperharikan seluruh dimensi mutu
dari ini adalah: 1) Penurunan jumlah pelayanan yang termasuk didalamnya
pasien berobat, 2) Persepsi buruk oleh pelayanan focus pasien (patient-centered
pasien yang tidak mengerti. care). Oleh karennya, keterlambatan
dokter sangat berpengaruh terhadap
Proses ketiga saat pemeriksaan dokter kualitas pelayanan
Pasien masuk ke poli dan dilakukan
pemeriksaan dan tindakan oleh dokter. Proses keempat di pelayanan obat di
Assessment oleh dokter menghabiskan apotek
waktu yang berbeda disetiap jenis poli dan Pasien atau keluarga pasien
antara pasien satu dengan yang lain. Pada menyerahkan resep obat kepada petugas di
tahap ini, potensi kegagalan yang mungkin Apotek RS. Bagi Pasien umum akan
terjadi adalah: 1) Pemeriksaan tidak sesuai dikenakan biaya sesuai dengan harga yang
jadwal, 2) Pasien tertinggal panggilan tertera pada kwitansi. Setelah membayar
giliran urutan periksa. sejumlah yang diinformasikan, obat
Potensi Penyebab dari potensi diserahan ke pasien disertai informasi
kegagalan pemeriksaan tidak sesuai jadwal obat. Adapun berkas yang diminta. Bagi
adalah jika dokter telat datang. Potensi pasien BPJS, pasien meyertakan
dampak dari ini adalah: Penumpukan kelengkapan keabsahan resep (SEP, nama
pasien menunggu. dokter, tanggal penulisan resep). Bagi
Potensi Penyebab dari potensi pasien umum membawa resep dokter.
kegagalan pasien tertinggal panggilan Setelah diserahkan, pasien menunggu
giliran urutan periksa adalah jika pasien petugas menyerahkan obat diserahan ke
tidak berada di RS saat gilirannya tiba. pasien disertai informasi obat. Pelayanan
Potensi dampak dari ini adalah: obat di apotek oleh petugas untuk
Pemanggilan berulang, memperpanjang menyelesaikan pengemasan obat
waktu proses pelayanan. membutuhkan waktu rata-rata sekitar 15
Hasil penelitian Azwar VY, dkk menit. Untuk resep obat yang terdapat
menunjukan adanya pengaruh racikan membutuhkan waktu 25 sampai 30
keterlambatan dokter di poli terhadap menit. Pada tahap ini, potensi kegagalan
kepuasan pasien.13 Selaras dengan hasil yang mungkin terjadi adalah 1) Pasien
penelitian David D, dkk menunjukan umum protes dengan harga obat.
hubungan yang kuat antara kepuasan Potensi Penyebab dari potensi
pasien dengan ketepatan jam kedatangan kegagalan Pasien umum protes dengan
dokter di ruang rawat jalan.14 Oleh karena harga obat adalah jika oleh pasien dirasa
itu, semakin lamanya nya waktu tunggu terlalu malah. Potensi dampak dari ini
pasien rawat jalan akan meningkatkan adalah: 1) Persepsi buruk dari pasien.
meningkat pula presentasi ketidak puasan Potensi Penyebab dari potensi
pasein terhadap pelayanan.15 kegagalan obat tertentu tidak tersedia
adalah jika tidak ada pengadaan obat yang
109
diresepkan. Potensi dampak dari ini Selain itu, kelengkapan obat non-
adalah: 1) Pembelian obat pasien di luar formularium nasional harus diperhatikan
apotek rumah sakit oleh rumah sakit, hal ini karena juga
Berdasarkan hasil wawancara adanya hubungan antara kelengkapan obat
mendalam dengan kepala koordinasi dengan kepuasan pasien.14
pelayanan rawat jalan rumah sakit BM
menyatakan bahwa masih adanya Menentukan Risk Priority Number
kemungkinan pasien yang (RPN)
mempermasalahkan harga obat meski RPN ditentukan dengan
jumlahnya tidak banyak. mengkalikan tiga faktor (Occurrence X
Hal serupa dengan hasil penelitian Severity X Detection) dan urutan pringkat
Gloud, dkk menyatakan bahwa orang yang prioritas modus kegagalan (failure mode)
sengaja membeli obat di apotek secara diketahui.18 Nilai Cut off point ditentukan
langsung, sedikit yang mempermasalahkan menggunakan prinsip pareto dengan
harga obat. Untuk meningkatkan kepuasan menghitung presentase kumulatif 80
pasien dalam pengalamannya di apotek persen adalah 180. Selanjutnya modus
rumah sakit.17 kegagalan yang nilainya diatas cut off
point diprioritaskan untuk ditindaklanjuti.
110
Sedangkan nilai RPN pada empat diantaranya menyandang nilai RPN diatas
modus kegagalan lainnya masih dibawah cut off point.
cut off point dan masih bias ditolelir yaitu Pertama, potensi modus kegagalan
1) Modus kegagalan Mesin dimainkan Pemeriksaan tidak sesuai jadwal. Kedua,
oleh orang iseng yang disebabkan karena potensi modus kegagalan Pasien tertinggal
potensi Mesin mudah dimainkan panggilan giliran urutan periksa. Ketiga,
dengan nilai RPN sebesar 100, 2) potensi modus kegagalan obat tertentu
Potensi Modus kegagalan Sistem RS down tidak tersedia. Keempat, potensi modus
yang disebabkan karena potensi Lonjatan kegagalan Pasien umum protes dengan
visitor/user dari banyak pintu dan tidak harga obat. Kelima, potensi modus
ditampung server dengan baik dengan kegagalan Pasien batal ke poli. Keenam,
nilai RPN sebesar 75, 3) Potensi Modus potensi modus kegagalan pasien pendaftar
kegagalan Ketidak tepatan Poli tertuju online terlewat urutan nomor antrian.
oleh rujukan Faskes tingkat pertama yang Saran yang dapat disampaikan dari
disebabkan karena potensi Faskes tingkat hasil penelitian ini agar mutu pelayanan
pertama tidak mengetahui poli tertuju dapat dipertahankan adalah dengan
dengan nilai RPN sebesar 42, 4) Potensi melakukan pengkajian mendalam setiap
Modus kegagalan Kehabisan kertas dan potensi modus kegagalan yang mungkin
tinta yang disebabkan karena potensi terjadi di pelayanan rawat jalan
Tidak ada pengecekan rutin tinta dan menggunakan FMEA dan melakukukan
kertas dengan nilai RPN sebesar 36. redesign terhadap alur proses yang berlaku
Selanjutnya, Rumah Sakit BM diharapkan saat ini.
melakukan tindaklanjut terhadap setiap
potensi modus kegagalan hasil penilaian UCAPAN TERIMA KASIH
diatas sebagai upaya pencegahan terhadap Penulis mengucapkan terima kasih
potensi kegagalan yang ada mungkin kepada Rumah Sakit BM atas ijin yang
terjadi. Rumah sakit dapat melakukan diberikan untuk melaksanakan penelitian
investigasi lebih lanjut meggunakan ini. Penulis juga mengucapkan terima
metode FMEA dan melakukan redesign kasih kepada seluruh responden yang
terhadap alur proses yang berjalan saat ini. bersedia berpartisipasi pada penelitian ini.
Agar proses pelayanan rawat jalan di
Rumah Sakit BM dapat berjalan DAFTAR PUSTAKA
berdasarkan mutu pelayanan dan standar 1. Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun
pelayanan minimum rumah sakit yang 2009. Tentang Rumah Sakit. Jakarta;
berlaku. 2018.
2. Kementrian Kesehatan RI. Data dan
KESIMPULAN
Metode FMEA dapat memberikan Informasi Profil Kesehatan Indonesia
gambaran yang jelas terhadap potensi 2018. Jakarta; 2019.
kegagalan yang dapat menghambata 3. BPJS Kesehatan. Laporan
proses alur pelayaan rawat jalan di rumah Pengelolaan Program Tahunan 2018
sakit BM. Sehingga potensi tersebut dapat & Laporan Keuangan Tahun 2018
ditindaklanjuti sebagai upaya sebelum (Auditan). BPJS Kesehatan; 2019.
potensi kegagalan tersebut terjadi.
4. Keputusan Menteri Kesehatan.
Potensi kegagalan yang memiliki nilai
RPN diatas cut off point sebesar 180 Standar Pelayanan Minimum Rumah
merupakan potensi kegagalan yang dapat Sakit. Kementrian Kesehatan RI;
menghambat proses kelancaran proses 2018.
pelayanan rawat jalan di Rumah Sakit 5. Puti WC. Pengaruh kualitas pelayanan
BM. Enam dari sepuluh potensi kegagalan dan kepuasan terhadap loyalitas
111
pasien rawat jalan dan rawat inap 2020];4(11):2181–202. Tersedia pada:
rumah sakit otorita batam. 2013; http://www.sciencedomain.org/abstrac
6. Ashley L, Armitage G, Neary M, t.php?iid=411&id=12&aid=3427
Hollingsworth G. A Practical Guide 12. Hutauruk PM, Gurning MMB.
to Failure Mode and Effects Analysis Faktor–Faktor Penghambat Pelayanan
in Health Care: Making the Most of Di Tempat Pendaftaran Pasien Bpjs
the Team and Its Meetings. Agustus Rawat Jalan Di Rumah Sakit Sari
2010 [dikutip 2 Maret 2020];36. Mutiara, Lubuk Pakam Tahun 2019. J
Tersedia pada: Ilm Perekam Dan Inf Kesehat Imelda.
https://linkinghub.elsevier.com/retriev 2019;4(2):668–74.
e/pii/S1553725010360533 13. Azwar VY, Putra AS. Analisis faktor
7. Justinia T. Patients Online kualitas pelayananterhadap kepuasan
Registration System: Feasibility and pasien rawat jalan rsud dr. Achmad
Perceptions. Ann Med Health Sci Res. darwis. 20017;8.
2017;7(3):6. 14. David D, Hariyanti T, Widayanti
8. Peng S-L, Pal S, Huang L, editor. Lestari E. Hubungan Keterlambatan
Principles of Internet of Things (IoT) Kedatangan Dokter terhadap
Ecosystem: Insight Paradigm Kepuasan Pasien di Instalasi Rawat
[Internet]. Cham: Springer Jalan. J Kedokt Brawijaya [Internet].
International Publishing; 2020 3 Agustus 2014 [dikutip 2 Maret
[dikutip 3 Maret 2020]. (Intelligent 2020];28(1):31–5. Tersedia pada:
Systems Reference Library; vol. 174). http://jkb.ub.ac.id/index.php/jkb/articl
Tersedia pada: e/view/518
http://link.springer.com/10.1007/978- 15. Laeliyah N, Subekti H. Waktu
3-030-33596-0 Tunggu Pelayanan Rawat Jalan
9. Nengsih MK, Yustanti MV. Analisis dengan Kepuasan Pasien Terhadap
Sistem Antrian Pelayanan Pelayanan di Rawat Jalan RSUD
Administrasi Pasien Rawat Jalan Pada Kabupaten Indramayu. J Kesehat
Rumah Sakit Padmalalita Muntilan. Vokasional [Internet]. 17 Agustus
Manag Insight J Ilm Manaj [Internet]. 2017 [dikutip 2 Maret 2020];1(2):102.
28 Juni 2019 [dikutip 2 Maret Tersedia pada:
2020];12(1):68–78. Tersedia pada: https://jurnal.ugm.ac.id/jkesvo/article/
https://ejournal.unib.ac.id/index.php/I view/27576
nsight/article/view/7752 16. Pengurus Besar Ikatan Dokter
10. Itaar A, Aryanny E, Purnamawati E. Indonesia. Kode Etik Dokter. Jakarta;
Penentuan Jumlah Loket Pelayanan 2012.
Yang Optimal Di Bpjs Kesehatan 17. Gould O, Buckley P, Doucette D.
Cabang Sidoarjo. Tekmapro J Ind Eng What Patients Want: Preferences
Manag. 2018;13(1):1–13. Regarding Hospital Pharmacy
11. Adamu H. Patient Satisfaction with Services. Can J Hosp Pharm
Services at a General Outpatient [Internet]. 28 Juni 2013 [dikutip 3
Clinic of a Tertiary Hospital in Maret 2020];66(3). Tersedia pada:
Nigeria. Br J Med Med Res [Internet]. http://www.cjhp-
10 Januari 2014 [dikutip 3 Maret
112
online.ca/index.php/cjhp/article/view/
1255
18. Harianto H, Khasanah N, Supardi S.
Kepuasan Pasien Terhadap Pelayanan
Resep Di Apotek Kopkar Rumah
Sakit Budhi Asih Jakarta. Pharm Sci
Res [Internet]. April 2005 [dikutip 2
Maret 2020];2(1):12–21. Tersedia
pada:
http://psr.ui.ac.id/index.php/journal/ar
ticle/view/3380
113