Prosiding SEMNASTERA (Seminar Nasional Teknologi dan Riset Terapan)

Politeknik Sukabumi, 22 Oktober 2022

Prosedur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Pada

Klinik Gema Medical Center Cicurug Sukabumi
Reynold Gustav1, Muhamad Rizky Indriansyah2
Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Sukabumi
Jalan Babakan Sirna 25 Kota Sukabumi, Jawa Barat, Indonesia
reynoldgustav@polteksmi.ac.id

Abstrak

Pendaftaran pasien merupakan pelayanan pertama atau bisa disebut sebagai pintu gerbang rumah sakit, serta memiliki
peran yang sangat penting dalam memberikan kesan baik maupun buruk dalan suatu rumah sakit. Pada penelitian kali
ini bertujuan untuk mengetahui Produser Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Pada Klinik Gema Medical Center Cicurug.
Metode penelitian yang digunakan pada Tugas Akhir ini adalah analisis deskriptif kualitatif. Metode pegumpulan data
menggunakan metode observasi, wawancara dan dokumentasi. Pendaftaran pasien tentunya harus dapat memberikan
pelayanan yang baik kepada pasien. Untuk pendaftaran pasien pada Klikin Gema Medical Center, dilakukan mulai dari
mendata setiap pasien yang datang berdasarkan pengelompokkan pasien baru atau pasien lama, mendaftarkan pasien
sesuai dengan Poli Klinik yang dituju, serta memberikan infomasi tentang pelayanan-pelayanan yang ada dirumah sakit.
Sistem informasi pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan berbasis web di Klinik Gema Medical Center dirancang
guna membantu petugas melakukan proses pendataan, pendaftaran serta membantu proses penyajian laporan-laporan
yang berkaitan dengan kunjungan pasien rawat jalan.

Kata kunci: Prosedur, strategi pemasaran

Abstract
Patient registration is the first service or can be called the gateway to the hospital, and has a very important role in
giving a good and bad impression in a hospital. This study aims to find out the Outpatient Registration Procedure at the
Gema Medical Center Clinic in Cicurug. The research method used in this Final Project is a qualitative descriptive
analysis. The data collection method uses observation, interview and documentation methods. Patient registration must
of course be able to provide good service to patients. For patient registration at the Gema Medical Center Clinic, it is
carried out starting from recording each patient who comes based on the grouping of new patients or old patients,
registering patients in accordance with the intended Clinic Poly, and providing information about services in the
hospital. The web-based outpatient registration service information system at Gema Medical Center Cicurug Clinic is
designed to help officers carry out the process of collecting data, registering and assisting in the process of presenting
reports related to outpatient visits.

Keywords: Marketing, Marketing Strategy

I. PENDAHULUAN dibutuhkan berbagai sumber daya yang harus

Klinik adalah fasilitas pelayanan
kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan perorangan yang menyediakan
pelayanan medis dasar dan /atau spesialistik serta
instalasi farmasi, diselenggarakan oleh lebih dari
satu jenis tenaga kesehatan (perawat dan atau
bidan) dan dipimpin oleh seorang tenaga medis
(dokter, dokter spesialis, dokter gigi atau dokter
gigi spesialis).
Klinik dapat memberikan pelayanan
yang berdaya guna dan berhasil guna, maka
diatur dengan manajemen yang baik.
Meningkatkan dan menjaga mutu pelayanan
merupakan prioritas utama dalam manajemen
pelayanan kesehatan klinik. Pelayanan kesehatan
harus memperhatikan mutu pelayanan untuk
meningkatkan dan menentukan keberhasilan
pelayanan kesehatan klinik. Beberapa manfaat
program menjaga mutu antara lain dapat lebih
meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan
kesehatan, lebih meningkatkan penerimaan
masyarakat terhadap pelayanan kesehatan, dan

221
 Prosiding SEMNASTERA (Seminar Nasional Teknologi dan Riset Terapan)
Politeknik Sukabumi, 22 Oktober 2022

dapat melindungi pelaksana pelayanan kesehatan 6 Yupita 14.12 menit

dari kemungkinan munculnya gugatan hukum. 7 Encep 15.30 menit
Administrasi Pendaftaran Pasien 8 Riska Nuraeni 11.15 menit
merupakan salah satu bagian pelayanan 9 Irianti 16.17 menit
kesehatan yang menangani penerimaan pasien, 10 Komala 13.12 menit
baik yang akan berobat jalan maupun yang akan 11 Tini Kartini 10.15 menit
dirawat inap di klinik. Pelayanan rawat jalan 12 Siti Pajrillah 13.17 menit
Total 160,05 menit
merupakan pelayanan pertama sebagai pintu
Rata-rata 13,3375 menit
gerbang klinik, serta memiliki peran sangat
penting dalam memberikan kesan baik maupun
buruk dalam suatu instansi perusahaan. Dari standar waktu yang ditetapkan 10
Waktu tunggu pasien dalam pelayanan menit untuk pelayanan per pasien, namun bisa
merupakan salah satu faktor penting yang akan dilihat bahwa rata-rata pasien yang mendapatkan
menentukan citra awal klinik. Waktu tunggu pelayanan dari mulai pendaftaran sampai dengan
pasien juga menjadi salah satu komponen yang selesai adalah 13 menit, Dari masalah di atas,
potensial sebagai penyebab ketidakpuasan. terdapat faktor-faktor yang merupakan penyebab
Pasien akan menganggap pelayanan kesehatan dari timbulnya masalah, diantaranya adalah:
jelek apabila sakitnya tidak sembuh-sembuh, 1. Pasien yang lupa membawa kartu
antri lama, dan petugas kesehatan tidak ramah idendtitas,
meskipun profesional. 2. Terdapat kesamaan nama pasien,
Bila waktu tunggu di rekam medis rawat 3. Pasien yang daftar online tidak datang
jalan lama maka hal tersebut akan mengurangi sesuai dengan waktu yang di tentukan.
kenyamanan pasien dan berpengaruh pada citra Berdasarkan poin masalah di atas,
klinik yang dapat mempengaruhi utilitas pasien pada penelitian yang saat ini akan dilakukan
di masa mendatang. Tentunya hal seperti ini untuk meninjau alur Prosedur Pendaftaran
sangat tidak diingikan oleh pihak klinik, karena Pasien Rawat Jalan adalah melihat
ini akan menjadi acuan pasien untuk melakukan bagaimana gambaran alur prosedur
praktek kedepannya. Pasien dan keluarga pasien pendaftaran pasien rawat jalan dan sarana-
akan merasa membuang waktu secara cuma- prasarana yang menjadi pengaruh sekaligus
cuma karna proses pemeriksaan yang lambat dan pendukung dalam sistem yang ada.
tidak sesuai jadwal poliklinik, bagi keluarga atau Oleh karena itu penulis melakukan
pasien yang masih bekerja, mereka harus
penelitian tentang bagaimana prosedur
meluangkan waktu yang lama di loket
pendaftaran, dan bagi pasien yang menunggu
pendaftaran pasien pada Klinik Gema
dalam keadaan sakit, akan membuat keadaan Medical Center Cicurug Sukabumi, hal
semakin sakit apabila tidak segera menerima tersebut juga melatar belakangi penulis
tindakan atau perawatan. Jika kinerja gagal dalam memilih judul “Prosedur
memenuhi ekspektasi, pelangga akan tidak puas. Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Pada
Jika kinerja sesuai dengan ekspektasi, pelanggan Klinik Gema Medical Center Cicurug
akan puas. Sukabumi”.
Pada survei awal, peniliti telah melihat
faktor permasalahan yang ada di Prosedur II. METODE PENELITIAN
Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Pada Klinik
Gema Medical Center Cicurug, yaitu Pasien yang Metode yang digunakan oleh penulis
menunggu lama akibat antrian panjang yang dalam penelitian ini adalah metode deskriptif
disebabkan proses pendaftaran yang cukup lama. kualitatif. Adapun teknik pengumpulan data yang
dilakukan penulis adalah sebagai berikut:
Waktu Pelayanan 1. Observasi
No Nama Pasien Dari Pendaftaran Penulis melakukan pengamatan secara
Sampai Selesai langsung pada proses administrasi
1 Dezan Ahmed 15.10 menit pendaftaran pasien rawat jalan pada Klinik
2 Ujang Solahudin 14.00 menit Gema Medical Center. Dan dari hasil
3 Fudja Setiadi 12.07 menit
pengamatan tersebut dapat diketahui
4 Rizki Ramadan 14.12 menit
proses dari kegiatan administrasi
5 Rahmatullah 11.58 menit
pendaftaran pasien pada Klinik Gema

222
 Prosiding SEMNASTERA (Seminar Nasional Teknologi dan Riset Terapan)
Politeknik Sukabumi, 22 Oktober 2022

Medical Center dan juga dapat diketahui C. Pengertian Pendaftaran Pasien

kekurangan dari sistem yang sedang Menurut Kementrian Pendidikan,
dijalankan saat ini diperusahaan tersebut. Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Republik
2. Wawancara Indonesia mengemukakan bahwa
Penulis melakukan wawancara dengan “Pendaftaran adalah proses, cara, perbuatan
salah satu petugas administrasi pendaftaran
mendaftar yaitu pencatatan nama, alamat dsb
pasien, dimana wawancara yang dilakukan
ini bertujuan untuk mendapatkan informasi
dalam daftar”.
Sedangkan pengertian Pasien Menurut
secara lengkap, dan untuk mendapatkan
Tjiptono dan Diana secara tradisional pelanggan
hal itu penulis melakukan metode tanya
diartikan sebagai orang yang membeli,
jawab mengenai semua kegiatan yang
menggunakan ataupun memanfaatkan suatu
berhubungan dengan administrasi
produk atau jasa. Istilah dalam perusahaan yang
pendaftaran pasien di klinik Gema Medical
bergerak dibidang jasa, pelanggan adalah orang
Center Cicurug Sukabumi.
yang menggunakan jasa pelayanan” (Panjaitan et
3. Dokumentasi
al., 2019).
Penulis memperoleh kelengkapan data
Jika dua pengertian diatas digabungkan
dengan cara melampirkan dokumen-
maka penulis mengambil kesimpulan bahwa
dokuemn pendukung yang ada di
“Pendaftaran pasien adalah tatacara penerimaan
perusahaan sebagai bukti dalam hasil
pasien yang akan berobat ke poliklinik maupun di
penelitian mengenai prosedur pendaftaran
rawat yang merupakan dari suatu sistem prosedur
pasien rawat jalan pada Klinik Gema
pelayanan klinik. Dapat dikatakan bahwa
Medical Center Cicurug Sukabumi.
disinilah pelayanan pertama kali diterima oleh
seorang pasien saat tiba di klinik. Maka dalam
A. Pengertian Prosedur
tatacara penerimaan inilah seorang pasien
Menurut Narko, “Prosedur adalah urutan-
mendapatkan kesan baik ataupun buruk dari
urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan
suatu pelayanan rumah sakit. Tata cara
beberapa orang yang disusun untuk menjamin
penerimaan pasien dapat dinilai dengan baik
adanya perlakuan yang sama terhadap
dengan sikap ramah, sopan, tertib, dan penuh
penanganan transaksi perusahaan yang berulang-
tanggung jawab”
ulang” (Wijaya & Irawan, 2018).
Pendaftaran pasien merupakan proses awal
Menurut Cole yang diterjemahkan oleh
terjadinya rekam medis di setiap fasilitas
Badriwan menerangkan bahwa “Prosedur
pelayanan kesehatan, di tempat pendaftaran
merupakan suatu urutan-urutan pekerjaan-
pasien akan di data identitas pribadi pasien serta
pekerjaan kerani (clerical) biasanya melibatkan
keperluan kunjungannya ke klinik. Selain
beberapa orang dalam suatu bagian atau lebih
mencatat data identitas pasien, akan diperlukan
disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang
juga pendataan lain mengenai penanggung jawab
seragam transaksi-transaksi perusahaan yang
pasien, asuransi, pekerjaan, dan lain sebagainya.
sering terjadi” (Wijaya & Irawan, 2018).
Dalam sistem pendaftaran, pasien akan diterima
sebagai pasien rawat jalan, rawat inap, ataupun
B. Klinik
pasien gawat darurat. Menurut dirjen Yanmed
Klinik adalah fasilitas pelayanan kesehatan
(2006:34), penerimaan pasien rawat jalan
perorangan yang menyediakan pelayanan medis
dinamakan TPP RJ (Tempat Penerimaan Pasien
dasar dan/atau spesialistik, diselenggarakan oleh
Rawat Jalan). Fungsi utamanya adalah menerima
lebih dari satu jenis tenaga kesehatan dan
pasien untuk berobat ke poliklinik yang dituju
dipimpin oleh seorang tenaga medis. Tenaga
masing-masing pasien tersebut. Prosedur
medis yang dimaksud adalah dokter, dokter
penerimaan pasien dapat disesuaikan dengan
spesialis, dokter gigi atau dokter gigi spesialis.
sistem yang dianut oleh masing-masing klinik.
Sedangkan tenaga kesehatan adalah setiap orang
yang mengabdikan diri dalam bidang kesehatan
D. Prosedur Penerimaan Pasien
serta memiliki pengetahuan dan/atau
Menurut dirjen Yanmed mengemukakan
keterampilan melalui pendidikan di bidang
bahwa, “Penerimaan pasien rawat jalan
kesehatan yang untuk jenis tertentu memerlukan
dinamakan TPP RJ (Tempat Penerimaan Pasien
kewenangan untuk melakukan upaya kesehatan
Rawat Jalan). Fungsi utamanya adalah menerima
(Peraturan Menteri Kesehatan Republik
pasien untuk berobat ke poliklinik yang dituju
Indonesia Nomor 028/MENKES/PER/I/2011).

223
 Prosiding SEMNASTERA (Seminar Nasional Teknologi dan Riset Terapan)
Politeknik Sukabumi, 22 Oktober 2022
masing-masing pasien tersebut. Prosedur
penerimaan pasien dapat disesuaikan dengan
sistem yang dianut oleh masing-masing rumah
sakit” (Setiyawan, 2018).
Berikut prosedur penerimaan pasien yang
wajib dipahami oleh setiap petugas pendaftaran :
1. Pasien datang dibagian pendaftaran dan
diterima oleh petugas petugas
2. Petugas menanyakan apakah pasien
tersebut merupakan pasien baru (pasien
yang baru pertama kali berkunjung) atau
pasien lama
3. Jika pasien tersebut adalah pasien baru,
maka petugas pendaftaran mendaftarkan
pasien ;
a. Petugas pendaftaran melengkapi
status rekam medis penerimaan
pasien baru dengan mewawancarai
pasien tersebut, dan pasien tersebut
wajib mengisi status pasien baru
yang disediakan petugas
b. Petugas pendaftaran menginput data
pasien tersebut ke sistem rumah sakit
untuk mendapatkan nomor rekam
medis
c. Petugas pendaftaran mencetak KIB
(Kartu Identitas Berobat) dan
menyerahkannya kepada pasien
d. Petugas pendaftaran membawa status
rekam medis pasien kepoli/ unit
pelayanan yang dituju
4. Jika pasien tersebut adalah pasien lama,
maka petugas pendaftaran
mendaftarkan pasien sebagai berikut ;
a. Petugas menerima dan meneliti kartu
identitas berobat pasien
b. Petugas pendaftaran mendaftarkan
pasien sesuai dengan pelayanan yang
akan dituju dengan mewawancarai
pasien tersebut
c. Petugas mengambil berkas rekam
medis pasien
d. Petugas pendaftaran membawa status
rekam medis pasien kepoli/ unit
pelayanan yang dituju
III. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Prosedur Pendaftaran Pasien Rawat
Jalan Pada Klinik Gema Medical Center
Cicurug
224
Prosedur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
yang dilaksanakan oleh Klinik Gema Medical
Center adalah sebagai berikut :
1. Pasien sebelumnya memutuskan untuk
mendaftarkan secara online atau offline
(datang langsung ke klinik),
2. Jika mendaftar secara online, sesudah
pasien melakukan pendaftaran, pasien
akan menerima pesan konfirmasi
kedatangan melalui whatsapp,
3. Pasien yang tidak jadi datang untuk
praktek, data pasien tersebut akan
dihapus dari sistem informasi pendaftar
klinik dan urutannya akan diganti dengan
pasien selanjutnya,
4. Pasien yang sudah datang baik dari
pendaftar online maupun pendaftar
offline, akan dilakukan pengecekan data
pasien (KTP/data diri),
5. Jika pasien terdaftar dalam program
BPJS Kesehatan, pasien harus
menunjukkan kartu BPJS kepada petugas
pendaftaran,
6. Pasien akan diarahkan ke ruang tunggu
sebelum melakukan pengecekan awal
oleh perawat,
7. Selanjutnya, pasien dipersilahkan masuk
ke ruang poliklinik yang dia tuju,
8. Jika pasien tidak membutuhkan Tindakan
dari dokter, pasien bisa langsung
meninggalkan ruang praktik dan menuju
ke prosedur selanjutnya,
9. Jika pasien menerima resep obat dari
dokter, pasien langsung menuju ke apotik
untuk memberikan resep obat tersebut,
10. Pasien menunggu sesaat sebelum
dipanggil kembali ketika obat sudah siap
dan menerima obat,
11. Pasien yang menggunakan layanan BPJS
bisa langsung pulang, namun pasien yang
tidak menggunakan layanan BPJS
langsung membayar secara tunai di
bagian pembayaran.
3.2 Kendala Dalam Proses Pelaksanaan
Pendaftaran Pasien
1. Adanya nama dan tanggal lahir pasien
yang sama, sehingga menghambat
pencarian data pasien lama dan sangat
rentan tertukar,
2. Adanya penumpukkan antrian pasien di
loket pendaftaran pasien rawat jalan,
3. Pasien yang lupa membawa membawa
kartu identitas pasien, sehingga
menghambat proses pendaftaran,
 Prosiding SEMNASTERA (Seminar Nasional Teknologi dan Riset Terapan)
Politeknik Sukabumi, 22 Oktober 2022
4. Kenyamanan ruang tunggu loket
pendaftaran yang kecil dan sempit dengan
jumlah kursi yang sedikit dan tidak
seimbang dengan jumlah pasien yang
datang setiap hari merupakan masalah
utama yang didapatkan di loket
pendafaran.
3.3 Solusi Untuk Mengatasi Kendala
Pelaksanaan Pendaftaran Pasien
1. Hal yang dilakukan oleh pihak
administrasi klinik untuk mengatasi
kejadian seperti ini adalah meminjam data
dari pasien baik itu KTP maupun BPJS
dan menyamakan data pasien yang sudah
terdaftar di Sistem Informasi Klinik.
2. Upaya yang sudah dilakukan oleh pihak
klinik untuk mengurangi kepadatan saat
pendaftaran adalah dengan membuat
aplikasi yang Bernama GMC Online.
3. Petugas menanyakan nama pasien, tanggal
lahir pasien serta nomor telepon pasien
untuk memastikan bahwa pasien tersebut
pasien baru atau pasien lama, dan petugas
menyamakan data pasien yang terdapat di
Sistem Informasi Klinik agar tidak terjadi
kesalahan status pasien.
4. Sampai saat ini, pihak klinik belum
menemukan solusi mengenai ruangan yang
terbilang sempit dan tidak seimbang
dengan jumlah pengunjung yang datang
tiap harinya.
IV. KESIMPULAN
Kesimpulan yang diambil dari seluruh
hasil penelitian tentang Prosedur Pendaftaran
Pasien Pada Klinik Gema Medical Center
Cicurug Sukabumi antara lain sebagai berikut :
1. Tata cara penerimaan pasien yang akan
berobat ke poliklinik adalah sebagian dari
sistem prosedur pelayanan rumah sakit.
Dapat dikatakan disinilah pelayanan pertama
kali yang diterima oleh seorang pasien saat
tiba di rumah sakit, maka tidaklah
berlebihan bila dikatakan bahwa di dalam
tata cara penerimaan inilah seorang pasien
225
mendapat kesan baik ataupun tidak baik
dalam pelayanan suatu rumah sakit. Tata
cara melayani pasien dapat dinilai baik
bilamana dilaksanakan oleh petugas dengan
sikap yang ramah, sopan, tertib, dan penuh
tanggung jawab,
2. Bagian petugas pendaftaran di instalasi
rawat jalan menunjukkan bahwa alur
pendaftaran dilaksanakan sesuai dengan
aturan yang telah ditetapkan oleh Klinik
Gema Medical Center Cicurug Sukabumi.
Tetapi belum ada alur pelayanan rawat jalan
yang di pajang dekat loket pendaftaran,
3. Proses pendaftaran pasien rawat jalan pada
Klinik Gema Medical Center Cicurug sangat
baik. Prosesnya cepat dan pembagian
tugasnya tertata dengan baik, petugas
pendaftarannya pun ramah dan memberikan
informasi yang cukup jelas mengenai
informasi-informasi pelayanan rumah sakit
kepada pasien..
REFERENSI
[1} Apiaty Kamaludin, dan Patta Rapana. Administrasi
Bisnis, 2017
[2] D. W. Sutha, ‘Administrasi Perkantoran’, Sidoarjo,
Indomedia Pustaka. Sidoarjo, Indomedia
Pustaka, 2018
[3] Surya Negara, Edi “Sistem Informasi Manajemen
Bisnis” Yayasan Kita Menulis, 2021
[4] Marmoah, S. “Administrasi Dan Supervisi
Pendidikan Teori Dan Praktek”.Yogyakarta ,
DEEPUBLISH, 2018
[5] Sucahyowati, Hari, “Pengantar Manajemen” Malang,
wilis 2017
[6] Hartini., “Pengantar Manajemen,” Bandung: CV.
MEDIA SAINS INDONESIA, 2021.
[7] Rahman, Mariati “Ilmu Administrasi”, Makassar:
CV SAH MEDIA, 2017
[8] Rosalin, S. “Manajemen arsip dinamis”. Malang,
Universitas Brawijaya Press, 2017
[9] Sudaryono, “Pengantar Manajemen”
Yogyakarta: CAPS (Center for Academic
Publishing Service), 2017
[10] Hidayah, A. N. “Konsep Pendaftaran Rawat Jalan”
2019