REDESIGN PELAYANAN DI INSTALASI

FARMASI DENGAN METODE FAILURE MODE

AND EFFECT ANALYSIS (FMEA)
 REDESIGN PELAYANAN DI INSTALASI FARMASI

DENGAN METODE FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS

(FMEA)

RSIA PERMATA DALIMA SERPONG

Bumi Serpong Damai Sektor 1 – 2 Blok UA 26 – 27 Rawa Buntu Kec.

Serpong Tangerang Selatan Telp. 021 – 538 0375

www.rspemata.co.id

Redesign Pelayanan Instalasi Farmasi 2

 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas berkat, rahmat dan ridho-Nya telah tersusun laporan Failure
Mode and Effect Analysis (FMEA) RSIA Permata Dalima Serpong. FMEA adalah metodologi yang dirancang
untuk mengidentifikasi moda kegagalan potensial pada suatu produk atau proses sebelum terjadi,
mempertimbangkan risiko yang berkaitan dengan moda kegagalan tersebut, mengidentifikasi serta
melaksanakan tindakan korektif untuk mengatasi masalah.
FMEA awalnya dikembangkan di luar bidang pelayanan kesehatan dan sekarang digunakan di
pelayanan kesehatan untuk menilai resiko kegagalan dan kesalahan pada berbagai proses dan untuk
mengidentifikasi area-area penting yang membutuhkan perbaikan. Di bidang kesehatan sendiri, di Amerika
FMEA telah diterapkan di ratusan rumah sakit dalam berbagai program perbaikan pelayanan kesehatan.
Banyaknya kejadian tidak diharapkan (KTD) yang sebenarnya dapat dicegah di rumah sakit telah lama
menjadi pusat perhatian, sesuai standar akreditasi, setiap rumah sakit wajib untuk melakukan setidaknya
satu Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) setiap tahun untuk dapat mengidentifikasi berbagai upaya
pencegahan, terutama di masa pandemic Covid-19. Laporan FMEA berikut merupakan analisis terhadap
salah satu alur pelayanan di Instalasi Farmasi RSIA Permata Dalima Serpong sebagai salah satu upaya
untuk mengidentifikasi masalah dan perbaikan di Instalasi Farmasi.
Disadari bahwa masih banyak hal-hal yang mungkin belum tertampung dalam laporan ini, dengan
kata lain bahwa laporan ini masih jauh dari kesemprunaan. Kritikan yang membangun dan saran-saran dari
berbagai pihak guna perbaikan dimasa mendatang.

Terima kasih.

Tangerang Selatan , 20 Juni 2022

Tim Penyusun

Redesign Pelayanan Instalasi Farmasi 3

 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ....................................................................................................................................... 1

DAFTAR ISI .................................................................................................................................................... 2
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................................................... 3
A. Latar Belakang.................................................................................................................................. 3
B. Tujuan ............................................................................................................................................... 3
C. Manfaat ............................................................................................................................................. 3
BAB II PEMBAHASAN .................................................................................................................................... 4
A. Definisi .............................................................................................................................................. 4
B. Langkah – langkah ........................................................................................................................... 4
1. Langkah 1 Memiilih Proses yang Beresiko Tinggi dan Membentuk Tim ................................. 4
2. Langkah 2 Menyusun Diagram Alur Proses.............................................................................. 5
3. Langkah 3 Melakukan Brainstorming Modus Kegagalan dan Dampaknya .............................. 6
4. Langkah 4 Menetapkan Prioritas Failure Mode ........................................................................ 7
5. Langkah 5 Mengidentifikasi Akar Masalah Modus Kegagalan ................................................. 8
6. Langkah 6 Membuat Rancangan Ulang (Redesain) Proses..................................................... 9
7. Langkah 7 Analisa dan Uji Coba Proses Baru ........................................................................ 10
8. Langkah 8 Implementasi dan Monitor Proses yang Diredesain ............................................. 12
BAB III PENUTUP ......................................................................................................................................... 14

Redesign Pelayanan Instalasi Farmasi 4

 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Berdasarkan analisa data yang ada. Pemilihan FMEA di instalasi farmasi didasari kekhawatiran
kesalahan dan lamanya waktu tunggu obat di Instalasi Farmasi yang dapat terjadi dalam rantai pelayanan
pasien dengan tujuan untuk pencegahan kesalahan pelayanan di Instalasi Farmasi dan meminimalisir
complain (zero complain) dengan perlu dilakukan berbagai konsep manajemen diantaranya manajemen
resiko guna memberikan pelayanan laboratorium yang cepat dan akurat bagi paisen.
Berdasarkan identifikasi proses risiko tinggi dan risk register 2022, kesalahan identifikasi pasien
dan lamanya waktu tunggu merupakan suatu proses yang berdampak cukup besar baik bagi pasien maupun
rumah sakit karena risiko complain pasien dan kerugian financial.
Mengingat betapa berbahayanya jika terjadi kesalahan pelayanan obat di instalasi farmasi dan
komplain pasien terhadap pelayanan rumah sakit yang secara tidak langsung dapat menimbulkan kerugian
financial, maka redesain proses dipilih di tahun 2022 adalah “Redesign Proses Pelayanan di Instalasi Farmasi
RSIA Permata Dalima Serpong” dengan sasaran memperbaiki sistem pelayanan obat di instalasi farmasi
mulai dari pasien diberikan resep di poliklinik oleh dokter sampai dengan pasien mendapatkan obat dari
farmasi.

B. Tujuan
1. Meningkatkan keselamatan pasien dalam pelayanan di instalasi farmasi.
2. Mengurangi kejadian yang berpotensi error akibat kegagalan sistem yang berlaku
3. Meningkatkan mutu dan kepuasan pasien terhadap pelayanan farmasi
4. Meminimalisir complain pasien terhadap lama waktu tunggu obat di Instalasi Farmasi

C. Manfaat
1. Bagi RSIA Permata Dalima Serpong : untuk meminimalkan risiko atau potensi risiko yang terjadi
2. Bagi Pasien : Memperoleh pelayanan yang bermutu, cepat, dan aman

Redesign Pelayanan Instalasi Farmasi 5

 BAB II
PEMBAHASAN

Redesign pelayanan instalasi Farmasi di RSIA Permata Dalima Serpong ini mengunakan metode FMEA
diawali dengan melakukan tahap diagnosing, dilanjutkan dengan tahap planning action, selanjutnya tahap action
dan diakhiri dengan tahap evaluating. Adapun hasil dari proses menerapkan metode FMEA dapat diuraikan
sebagai berikut :
Langkah 1
A. Judul Proses : Redesign Proses Pelayanan di Instalasi Farmasi
B. Tim FMEA
Ketua Dr. Dewi Sartika Ka.Bag. Penunjang Medis
Sekretraris Hafizah, S.Farm., apt. Apoteker
Anggota 1. dr. Nida Khoiriah, MARS Manager Pelayanan
2. Bd. Julaeha, Amd.Keb Ka.Bag. Keperawatan
4. Mayang C, Amd.Kes Sekretaris SKP
5. Azumari K., S.Farm., apt. Ka.Bag. Farmasi

Tanggal dimulai : Mei 2022

Tanggal dilengkapi : Juni 2022

C. Alasan :
1. Termasuk alur pelayanan dengan proses yang panjang
2. Skoring tinggi di dalam Risk Register dalam kaitannya dengan identifikasi pasien, dan ketepatan
pemberian obat.
3. Jumlah resep yang semakin meningkat pasca menurunnya tren pandemic covid.
4. Beresiko mendapat komplain dikarenakan waktu tunggu obat lama.

D. Sasaran : Penulisan Resep oleh dokter sampai dengan obat diberikan kepada pasien

Redesign Pelayanan Instalasi Farmasi 6

 Langkah 2
Alur Proses Pelayanan Instalasi Farmasi
Penerimaan resep oleh
apoteker/ asisten Apoteker Pembuatan Etiket Pengambilan Obat Pengiriman
Pengemasan Hasil
Obat Penyerahan Obat
(e-resep) Obat dan peracikan PCR kepada ke Pasien
obat Pasien
Sub Proses:
Sub Proses: Sub Proses: Sub Proses: Sub Proses: Sub Proses:
1. Petugas Farmasi 1. Petugas Farmasi 1. Petugas 1. Petugas Farmasi 1. Petugas melakukan
1. Penginputan
menerima resep masuk melihat kembali mengambil obat memasukkan obat identifikasi kecocokan
Identitas pasien di
via INSIS. inputan resep sesuai yang sesuai jenisnya ke obat & pasien yang
2. Input / Tarik item dari e- yang ada di tertera pada dalam plastic menerima (minimal
system INSIS
resep ke system farmasi system farmasi. etiket (sesuai kemasan. konfirmasi dengan 2
2. Mencetak
3. Petugas memeriksabarcode 2. Kroscek jenis dan 2. Petugas farmasi identitas )nama dan
identitas pasien kembali aturan jumlah). menempelkan etiket
pasien tanggal lahir) dengan
4. Petugas membaca resep pemakaian obat 2. Petugas obat pada kemasan pertanyaan terbuka).
3. Memberikan
5. Petugas melakukan (signa, dll) yang melakukan obat yang sesuai.
ada di system. kroscek dan 2. Petugas memberikan
pengkajian tentang nama,
nomor antrian KIE tentang jenis
jenis, dosis, dan cara 3. Dilakukan print memastikan
swab obat
pemberian etiket dari kembali obat- obat, cara
6. Petugas farmasi system obat yg termasuk penggunaan, dsb.
4. Pasien melakukan
mengecek ketersediaan NORUM/LASA.
obat.pembayaran di 3. Jika resep
7. Konfirmasi ke dokter jika racikan, petugas
kasir
diperlukan (obat kosong, meracik obat
5. Informasi
regulasi estimasi
asuransi, dll), sesuai resep.
8. Petugas farmasi
hasil PCR
melakukan keluarresep
approve
tersebut by system.

Redesign Pelayanan Instalasi Farmasi 7

Langkah 3,4,5

Input resep di Konfirmasi ke

Pengemasan
system INSIS dokter penulis Pengambilan Obat Peracikan Obat Penyerahan obat
obat
farmasi resep

a. Kegagalan a. Kesalahan
dalam melakukan
memasukka identifikasi
a. Nomor pasien
a. Kegagalan n obat ke
telepon a. Kesalahan b. Kegagalan
membaca dalam
nama obat
tidak dalam memberika
a. Kesalahan plastic obat
tersambun menghitun n edukasi
b. Kegagalan dalam / obat
g mengambi g dosis penggunaa
mendeteksi tercecer /
b. Kegagalan obat n obat ke
jumlah l obat tumpah
dalam b. Kesalah pasien
obat NORUM / b. Kegagalan
komunikasi LASA dalam (pasien
c. Kesalahan dalam
/ mencampu kurang
pengetikan memberika
kesepakata r racikan mengerti,
saat input n tempelan
n dengan obat tidak
ke sistem etiket ke
ke dokter mendengar
dalam
kemasan , informasi
kurang
obat
tepat)

Redesign Pelayanan Instalasi Farmasi 8

Sub proses 5: Identifikasi Akar Masalah Modus Kegagalan

Likelifood
Potensial Causes for Potensial Effect of

Ditection
Severity
NO Potensial Failure Mode Current control RPN Recommendation Action
Failure Failure

• Petugas terburu-
buru dan kurang • Evaluasi berkala beban kerja
Kegagalan membaca teliti • Pasien salah disbanding jumlah petugas
1 Belum ada 3 1 1 3
nama dan jumlah obat • Tulisan dokter diberikan obat • Dokter semua memakai e-
kurang dapat resep
dibaca jelas (resep
manual)
• Dokter menulis e- • Obat yang
resep di catatan, diberikan tidak Sosialisasi ke semua dokter
bukan input sesuai Dounle check saat agar melakukan input pada
2 Kesalahan pengetikan 3 1 1 3 menu otomatis yg disediakan
otomatis, jadi • Waktu tunggu input ke sistem
saat input ke sistem
farmasi harus pasien jadi lebih bukan pada catatan resep.
menginput ulang lama
resep di sistem

• Waktu tunggu Staff terkait Membuat standard obat sesuai

3 Nomor Telepon dokter • Dokter sudah resep menjadi menghubungi kepala 2 3 2 12 jaminan dan dilakukan
tidak tersambung selesai jam praktek lama unit / manager terkait sosialisasi ke dokter terkait

Redesign Pelayanan Instalasi Farmasi 9

 Likelifood
• Potensial Effect

Ditection
Severity
NO • Potensial Causes Current control RPN
Potensial Failure Mode of Failure Recommendation Action
for Failure

• Petugas baru • Obat yang

• Kurangnya diberikan tidak Staff terkait • Pelatihan komunikasi efektif
Kegagalan dalam
penjelasan sesuai dengan menghubungi • Membuat standard obat
5 komunikasi / 2 3 2 12
sebelumnya oleh aturan kepala unit / sesuai jaminan dan dilakukan
kesepakatan ke dokter
atasan terkait ke administrative manager terkait sosialisasi ke dokter terkait
dokter sesuai jaminan

Letak obat
Dibuat system double verifikasi
• Petugas kurang teliti berdasarkan
Kesalahan dalam • Pasien salah oleh 2 petugas seblum
6 dalam membedakan kategori dan label 3 1 1 3
mengambil obat diberikan obat dikirimkan / diberikan ke kurir
obat NORUM/LASA NORUM/LASA
diperjelas

Sosialisasi kembali cara

menghitung dosis obat racikan
Kesalahan dalam • Dosis yang sesuai resep
Double check oleh
7 menghitung dosis obat • Petugas kurang teliti diberikan tidak 3 1 1 3
petugas lain
racikan sesuai

Redesign Pelayanan Instalasi Farmasi 10

 • Potensial Causes • Potensial Effect of
NO Potensial Failure Mode Current control RPN Recommendation Action

Likelifood

Ditection
for Failure Failure

Severity
• Petugas kurang teliti Sosialisasi berkala kepada
Kesalahan Mencampur Obat yang diberikan • Double check
8 • Overload/kelelahan 3 1 1 3 seluruh petugas cara meracik
racikan obat tidak sesuai oleh petugas lain
petugas obat yang benar

Kesalahan memberikan • Petugas kurang teliti Monitoring dan evaluasi berkala

Obat yang diberikan • Double check dari kepala Instalasi Farmasi
10 etiket obat pada • Tulisan pada etiket 2 1 1 2
tidak sesuai oleh petugas lain
kemasan kurang jelas

• Petugas terburu- • Konfirmasi

buru krn jumlah pasien dengan Sosialisasi secara berkala
Obat diberikan
Kesalahan melakukan resep banyak pertanyaan terkait identifikasi pasien
11 kepada pasien yang 2 2 1 4
identifikasi pasien • Kurang terbuka dengan
salah
tersosialisasi prinsip minimal 2
identifikasi pasien identitas
• Petugas terburu-
Kegagalan
buru krn jumlah Sosialisasi berkala terkait cara
memberikan edukasi • Efektivitas obat • Melakukan
penggunaan obat ke resep banyak penggunaan obat ke semua
kurang / obat konfirmasi ke
pasien (pasien • Komunikasi kurang petugas farmasi dan pelatihan
12 digunakan pasien apakah 2 3 1 6
kurang mengerti, baik komunikasi efektif
tidak mendengar, dengan kurang pasien sudah
• Pemahaman
informasi kurang tepat mengerti
petugas kurang
tepat)

Redesign Pelayanan Instalasi Farmasi 11

Langkah 6 & 7:
Rancangan Ulang Proses dan Analisa dan Pengujian Proses Baru

Monitoring
Implementation
Action to achieve Implentasion & evaluation
Failure mode Cause Recommendation (s) of the place Sign of by
recomendation by when dan
(where)
arrangement
Kesalahan - Dokter menulis e- - Sosialisasi ke - Dibuat jadwal untuk Juli-Agustus Poliklinik Manajer Sudah ada
pengetikan petugas resep di catatan, semua dokter agar bertemu ke masing- 2022 Penunjang sosialisasi
farmasi saat input ke bukan input otomatis, melakukan input masing dokter Medis, ke
sistem jadi farmasi harus pada menu otomatis spesialis yang masih Manajer beberapa
menginput ulang yg disediakan bukan menuliskan resep di Medis, Ka dokter
resep di sistem pada catatan resep. kolom catatan bukan Inst Poliklinik
- Terdapat system di inputan otomatis
otomatis untuk - Follow up ke vendor
dokter input resep terkait request fitur
racikan di sistem dokter input racikan
obat di sistem

Kegagalan dalam - Petugas baru - Pelatihan komunikasi - Berkoordinasi dengan Juli -Okt 2022 Farmasi, Koor. Sudah ada
komunikasi / - Kurangnya efektif HRD untuk pelatihan Manajer Medis Poliklinik, Ka beberapa
kesepakatan ke dokter penjelasan - Membuat standard komunikasi efektif dan Penunjang, Ins Farmasi CP
sebelumnya oleh obat sesuai jaminan - Koordinasi dengan Casemix, HRD
atasan terkait ke dan dilakukan manager medis dan
dokter sosialisasi ke dokter casemix terkait
terkait standard obat yang
dapat diberikan

Redesign Pelayanan Instalasi Farmasi 12

 Monitoring
Implementation
Action to achieve Implentasion & evaluation
Failure mode Cause Recommendation (s) of the place Sign of by
recomendation by when dan
(where)
arrangement
- Sosialisasi kembali - Pelatihan internal dan Juli – Des Farmasi Manajer Sudah ada
- Petugas kurang teliti cara menghitung eksternal 2022 Pennunjang SPO
- Petugas kurang dosis obat racikan - Koordinasi dengan Medis, Ka
Kesalahan dalam IT dan vendor SIRS
memahami dan sesuai resep Inst Farmasi,
menghitung dosis obat
kurang terbiasa - Terdapat system HRD, IT
racikan
menghitung dosis obat otomatis untuk
racikan mengkonversikan
dosis obat racikan
Kesalahan melakukan - Petugas terburu-buru Juli-Des 2022 Farmasi Manager Sudah ada
identifikasi pasien krn jumlah resep - Sosialisasi secara - Koordinasi dengan tim Penunjang SPO
banyak berkala terkait prinsip SKP / PMKP untuk Medis, Ka Ins
mengadakan pelatihan
- Kurang tersosialisasi identifikasi pasien Farmasi, Tim
berkala dan monitoring
prinsip identifikasi - Dibuat kertas kerja indicator mutu terkait SKP, Tim
pasien seagai pengingat identifikasi pasien PMKP
Kegagalan • Petugas terburu-buru Sosialisasi berkala terkait - Berkoordinasi dengan Juli – Des 2022 Farmasi Manager Sudah ada
memberikan krn jumlah resep cara penggunaan obat ke HRD untuk pelatihan Penunjang SPO
edukasi banyak semua petugas farmasi dan komunikasi efektif Medis, Ka Ins
penggunaan obat
ke pasien (pasien • Komunikasi kurang pelatihan komunikasi efektif - Pelatihan Internal dan Farmasi, Tim
kurang mengerti, baik Eksternal SKP, Tim
tidak mendengar, • Pemahaman petugas PMKP
informasi kurang kurang
tepat)

Redesign Pelayanan Instalasi Farmasi 13

Langkah 8 :
Hasil yang Diharapkan

NO SEBELUM REDESIGN SESUDAH REDESIGN

1
Kesalahan pengetikan petugas farmasi saat input ke - Semua dokter melakukan order e-resep
14ystem dengan input di kolom otomatis (bukan di
kolom catatan)
- Terdapat system otomatis untuk dokter input
resep racikan di sistem

2 Kegagalan dalam komunikasi / kesepakatan ke - Terdapat Standard Pilihan Obat sesuai

dokter penjamin yang menjadi acuan dan pilihan
dokter dalam meresepkan obat (untuk pasien
BPJS dan asuransi tertentu)

3 Kesalahan dalam menghitung dosis obat racikan
- Terdapat system otomatis yang dapat
mengkonversi dosis resep dokter menjadi
racikan yang sesuai dosis
- Petugas dengan tepat dan cepat dapat
menghitung dosis obat racikan

Kesalahan melakukan identifikasi pasien - Terdapat kertas kerja sebagai pengingat

identifikasi pasien dengan minimal 2 itentitas

5 Kegagalan memberikan edukasi - Petugas menjelaskan dengan Baik sesuai

penggunaan obat ke pasien (pasien standard penggunaan obat dan standard
kurang mengerti, tidak mendengar, komunikasi efektif
informasi kurang tepat)

Redesign Pelayanan Instalasi Farmasi 14