LAPORAN

ANALISIS ISU KONTEMPORER INSTANSI

PESERTA LATSAR CPNS 2022

Nama : Mitha Ayu Semdaris, AMd. RMIK

NIP : 199611212022032001
Fasilitator : drg. Dellon Wijaya, MPH
Angkatan/ Kelas : Latsar gol II/ Angkatan I CPNS Kementrian Kesehatan 2022

A. IDENTIFIKASI ISU

Identifikasi isu yang ditemukan di RS Mata selama kurang lebih 4 bulan,

beberapa isu yang terdapat di unit rekam medis yaitu :

1. Kurangnya penatalaksanaan dalam penyimpanan rekam medis in aktif

2. Belum adanya SOP mengenai Retensi Rekam Medis in aktif
3. Tidak tersedianya tracer dalam pengendalian berkas rekam medis diruang
penyimpanan
4. Belum dilakukan Analisis Review kelengkapan Rekam Medis secara baik

B. DESKRIPSI ISU

1. Kurangnya penatalaksanaan dalam penyimpanan rekam medis in aktif

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
pasien yang berisi identitas, pemeriksaan, pengobatan, tindakan medis lain pada
sarana pelayanan kesehatan, menurut aturan penyimpanan rekam medis RS sekurang-
kurangnya 5
tahun setelah kunjungan terakhir pasien tidak datang berobat perlu di musnahkan.
Berkas rekam medis di Rs Mata semakin bertambah sehingga volume rak
penyimpanan penuh diakibatkan banyak berkas in aktif berada diruang
penyimpanan

2. Belum adanya SOP mengenai Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis in aktif

Retensi rekam medis adalah adalah suatu kegiatan pengurangan berkas rekam medis dari rak
penyimpanan
Pemusnahan rekam medis adalah suatu proses penghancuran secara fisik arsip rekam medis
yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya. Rumah sakit harus memiliki SOP retensi dan
Pemusnahan Rekam medis agar tidak terjadi kepadatan penyimpanan di ruang filling rekam
medis RS mata Makassar ,
selain itu SOP kegiatan Retensi maupun Pemusnahan merupakan salah satu elemen penilaian
akreditasi rumah sakit

3. Tidak tersedianya tracer dalam pengendalian berkas rekam medis

diruang penyimpanan

Tracer adalah sarana penting untuk mengontrol penggunaan berkas rekam

medis atau pengganti berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan , lebih
memudahkan petugas menelusuri keberadaan berkas rekam medis yang tercecer.
tracer ini akan tetap ada selama berkas rekam medis dikembalikan, tapi petugas di
ruang peyimpanan belum menerapkan tracer apabila ada berkas rekam keluar
dari rak penyimpanan. Hal ini akan mempersulit petugas untuk menelusuri
keberadaan berkas rekam yang belum dikembalikan di rekam medis, sehingga
dapat menghambat pelayanan di pendaftaran dan berpotensi mengakibatkan misfile.

4. Belum dilakukan Analisis Review kelengkapan Rekam Medis secara baik

Pengisian berkas rekam medis dikatakan lengkap secara kuantitaf dan kualitatif apabila
memenuhi empat unsur komponen yaitu identifikasi, laporan penting, autentikasi
dan pendokumentasian / pencatatan yang baik, dan kelengkapan kualitatif Adalah suatu
review pengisian rekam medis yang berkaitan tentang kekonsistenan dan isinya merupakan
bukti rekam medis tersebut akurat dan lengkapakan tetapi jika salah satu
komponen tidak terpenuhi makan rekam medis dinyatakan tidak lengkap.
Komponen autentikasi yang sering terjadi yaitu ketidaklengkapan pengisian oleh
petugas yang memberikan pelayanan. padahal unsur ini memuat data legal dari
segi hukum karena berisi tanda tangan sebagai bukti pertanggung jawaban
pemeberi pelayanan dan tindakan.
Namun saat ini di instalasi Rekam Medis RS Mata Makassar tidak beulum memiliki petugas
rekam medis yang khusus untuk mengerjakan Analisis Rekam Medis ini sehingga banyak
ditemukan ketidak lengkapan berkas rekam medis di Rs tersebut

C. ANALISIS ISU DENGAN METODE APKL

Alat analisis kriteria isu yang digunakan dalam penulisan analisis isu ini adalah alat analisis APKL
:
a. A = Aktual ( Sedang terjadi ),
b. P = Problematik ( Masalah mendesak untuk dipecahkan),
c. K = kekhalayakan ( Menyangkut hidup orang banyak),
L = Layak ( Logis, pantas, realistis untuk di bahas).
d
Sedangkan penentuan kualitas isu yang digunakan dengan menggunakan
.
alat
 Analisis USG:

1. U = (Urgency {seberapa mendesak isu itu harus dibahas, dianalisis dan

ditindaklanjuti),
2. S = Seriousness (seberapas serius isu itu harus dibahas dikaitkan dengan akibat yang
ditimbulkan) ,
3. G = Growth (seberapa besar kemungkinan memburuknya isu tersebut jika tidak
ditangani sebagaimana mestinya).

Bobot Penetapan Kriteria Kualitas Isu AKPL dan USG

Bobot Keterangan
5 Sangat Kuat Pengaruhnya
4 Kuat Pengaruhnya
3 Sedang Pengaruhnya
2 Kurang Pengaruhnya
1 Sangat Kurang Pengaruhnya

Tabel Anasisis Kriteria Isu Menggunakan APKL

Berdasarkan Hasil Analisis Kriteria isu dengan alat analisis AKPL tersebut diatas
lalu diambil tiga nilai tinggi yaitu:
N ISU Aktual Proble Khayalak Logis Jumlah
O. matik
1 Kurangnya penatalaksanaan 5 3 3 3 14
dalam penyimpanan berkas
rekam medis in aktif
2 Belum adanya SOP mengenai Retensi dan 3 4 5 4 16
Pemusnahan Rekam Medis in aktif

3 Tidak tersedianya tracer 4 5 5 4 18

dalam pengendalian berkas
Medis diruang penyimpanan
4 Belum dilakukan Analisis Review kelengkapan 5 5 4 5 19
Rekam Medis secara baik

1. Belum adanya SOP mengenai Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis in aktif
2. Tidak tersedianya tracer dalam pelayanan berkas rekam medis di ruang penyimpanan
3. Belum dilakukan Analisis Review kelengkapan Rekam Medis secara baik
Analisis isu dengan Metode USG

N Urgenc
ISU Seriunes Growth Jumlah
O. y
Belum adanya SOP mengenai Retensi dan
1 Pemusnahan Rekam Medis in aktif 5 4 4 13

Tidak tersedianya tracer

2 dalam pengendalian berkas 4 3 5 12
Medis diruang penyimpanan
Belum dilakukan Analisis Review kelengkapan
3 Rekam Medis secara baik 5 5 4 14

Berdasarkan penentuan kualitas isu menggunakan alat analisis isu USG maka
tergambar ranking tertinggi yang merupakan isu final yang perlu dicarikan pemecahan
masalahnya yakni ‘’Belum dilakukan Analisis Review kelengkapan Rekam Medis secara baik’’

D. Analisis Penyebab Terjadinya Permasalahan Isu

Pengisiaan/pencatatan rekam medis ada kemungkinan besar terjadi tidak lengkap atau tidak
sesuai dengan ketentuan, hal tersebut disebabkan :

1. Faktor SDM

- Belum Tersedianya SDM Perekam Medis merupakan petugas yang bertanggung

jawab atas kelengkapan dan pendokumentasian Rekam medis namun belum ada
petugas rekam medis di rs mata yang khusus melaksanakan kegiatan analisis
kelengkapan rekam medis ini
-Beban kerja Beban kerja petugas medis yang sangat tinggi di dan dengan tenaga
RM yang masih terbatas sehingga masing-masing memiliki tugas pokok kegiatan
dalam instansi rekam medis seperti koder, pendaftran dan pel[poran tetapi untuk
kegiatan alaisis sendiri belum ada petugas yang khusus untuk melaksanakannya dan
kegiatan ini terkadang menjadi pekerjaan tambahan / rangkap tugas bagi petugas
rekam medis bagian koding yang memiliki sedikit waktu untuk menganalisis
dokumen rekam medis belum lengkap
 - Pengetahuan Masih adanya petugas yang belum mengetahui bahwa rekam medis
harus segera dilengkapi
-Kedisiplinan Masih banyak dokter dan perawat yang belum melengkapi dokumen
rekam medis Masih banyak petugas yang telat dalam mengembalikan dokumen
rekam medis kepada pihak petugas rekam medis melebihi waktu yang ditetapkan
yaitu 2x24 jam
-Motivasi Masih banyak yang belum mengetahui dampak dari ketidaklengkapan
rekam medis pasien Masih banyak yang belum paham manfaat dan kegunaan rekam
medis pasien Kepala ruangan tidak mengingatkan dokter untuk melengkapi
dokumen rekam medis pasien
-Komunikasi Rapat membahas kelengkapan dokumen rekam medis tidak berjalan
efektif dan para dokter tidak dilibatkan dalam rapat tersebut Para dokter juga tidak
mendapatkan informasi yang lengkap mengenai pengisian dokumen rekam medis

2. Faktor Alat

-Checklist ketidaklengkapan Tidak adanya catatan/ checklist/data ketidaklengkapan

dokumen rekam medis Belum adanya alat khusus yang mencetak formulir rekam medis
pasien
-Ketersediaan ruangan Masih ada rumah sakit yang belum memiliki ruang yang khusus
untuk bagian assembling atau bagian perakitan dokumen rekam medis

3. faktor Metode

-Prosedur kerja Masih ada rumah sakit yang belum memiliki panduan, kebijakan dan
SPO di bagian rekam medis Tidak adanya sosialisasi mengenai SPO di bagian rekam
medis Tidak adanya monitoring dan evaluasi terhadap ketidaklengkapan pengisian
dokumen rekam medis Masih ada rumah sakit yang menjalankan alur rekam medis tidak
sesuai dengan standar

-Sistem reward dan punishment Tidak adanya sistem reward dan punishment dalam
penyelenggaraan rekam medis

4. faktor material

Dokumen rekam medis Susunan form rekam medis kurang sistematis Jenis dokumen
rekam medis yang terlalu banyak Tidak adanya pembedaan warna untuk dokumen
yang harus diisi oleh tiap unit
 5. Faktor Keuangan

Ketersediaan ruangan Sumber dana yang terbatas untuk mendukung kelengkapan

rekam medis

E. Dampak Yang terjadi Jika Tidak segera diselesaikan

Adapun beberapa dampak yang bisa terjadi jika Belum dilakukan Analisis Review
kelengkapan Rekam Medis secara baik di Rumah Sakit Mata Makassar adalah

1. Karena Analisis kelengkapan Rekam medis belum dilaksanakan secara maksimal maka
menyebabkan dampak internal dan eksternal karena hasil pengolahan data menjadi
dasar pembuatan laporan yang baik. Hal ini karena pembuatan laporan tersebut
berkaitan dengan penyusunan berbagai perencanaan rumah sakit, pengambilan
keputusan oleh pimpinan khususnya dalam evaluasi pelayanan yang diberikan dengan
harapan dapat menjadi lebih baik.
2. Beban Kerja yang tinggi /rangkap kegiatan petugas rekam medis dan dapat berdampak
pada kinerjanya dan Kesehatan petugas
3. Selain itu kelengkapan rekam medis menjadi syarat utama dalam pengajuan
pengklaiman dana asuransi di rumah sakit ke BPJS, apabila resume medis tidak lengkap
dapat menyebabkan penolakan oleh verifikator BPJS sehingga berkas klaim harus
dikembalikan kepada rumah sakit agar segera dilengkapi. Maka dari itu kelengkapan
dokumen rekam medis menjadi faktor utama untuk meningkatkan mutu pelayanan
kesehatan diharapkan di rumah sakit dapat meminimalkan penurunan kualitas dari
rumah sakit.

F. Gagasan Kreatif

1. Sebaiknya dalam upaya pelayanan kesehatan lebih ditingkatkan dengan cara diadakan
sosialisasi terhadap standar operasional prosedur tentang kelengkapan dokumen rekam medis
guna meningkatkan suatu kinerja petugas untuk melaksanakan pelayanan kesehatan sesuai
dengan peraturannya. Pengadaan SOP rekam medis diadakan untuk mempermudah dalam
melakukan pencatatan

2. Sebaiknya harus ada pembagaian tugas yang baik dalam melaksanakan kegiatan di Rekam
Medis melihat beban kerja petugas yang berlebih karena tidak ada petugas yang khusus
menangani Analisis kelengkapan Rekam medis, Adapun tuigas dari analisis kelengkapan sebagai
berikut
Agar rekam medis tersebut tidak terjadi seperti di atas maka harus dilakukan kegiatan review
analisis/pengkajian dari isi rekam medis /pendokumentasian sehingga rekam medis dapat
digunakan atau mempunyai nilai guna seperti ; Administration, Legal aspect, Financial, Reseach,
Education, Documentation, Public health, planing dan Marketing.

Analisis dari pendokumentasian rekam medis yang telah digunakan (setelah pasien
pulang) baik untuk rawat jalan /UGD maupun rawat inap terdapat tiga jenis analisis, yaitu :

1. Analisis Kuantitatif
2. Analisis Kualitatif

Untuk melakukan analisis tersebut, perekam medis dipercaya untuk melakukan analisa baik
kuantitatif, kualitatif serta memberitahu kepada petugas yang mengisi rekam medis apabila ada
kekurangan atau inkosistensi yang mengakibatkan rekam menjadi tidak lengkap atau tidak
akurat, kemudian membuat laporan ketidak lengkapan sehingga dapat ditindak lanjuti untuk
diatasi agar rekam medis menjadi lengkap.

Peraturan dan Kebijakan yang dibutuhkan untuk melakukan analisis tersebut adalah :

 Permenkes No.749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang Rekam Medis

 Petunjuk Teknis Pelaksanaan Rekam Medis di Rumah Sakit dari Dirjen Yanmed
Tahun 1997
 SE. No. HK. 00.06.1.5.01160 Tahun 1995 tentang petunjuk teknis pelaksanaan
pengadaan formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di RS
 Peraturan RS tentang analisis Rekam Medis, Form. Rekam Medis dan susunan berkas
Rekam Medis, Prosedur Kerja /Protap

3. Dengan melihat banyaknya aspek yang perlu di teliti oleh seorang perekam medis
khususnya dalam menganalisis kelengkapan rekam medis, alangkah baiknya perlu di
adakan penambahan tenaga pada bagian analisis kelengkapan rekam medis ini

Sekian dan Terimakasih