MAKALAH

ADMINISTRASI KEUANGAN

DISUSUN OLEH :
Ulya Rahmah
Alyssa Nayla Putri
Nazhwa Bunga

Kelas XI OTKP

SMKN 22 JAKARTA

i
 KATA PENGANTAR

Rasa syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat karunianya
kami dapat menyusun makalah ini dengan baik dan selesai tepat pada waktunya.
Makalah ini kami beri judul “Administrasi Keuangan”.

Penyusunan makalah ini bertujuan untuk memenuhi tugas OTK-Keuangan dari Guru
pengampu mata pelajaran. Selain itu, makalah ini juga bertujuan untuk memberikan
tambahan wawasan bagi kami sebagai penulis dan bagi para pembaca.

Kami selaku penulis tidak lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada Ibu Nanny
Haryani selaku Guru mata pelajaran OTK-Keuangan. Tidak lupa bagi pihak-pihak lain
yang telah mendukung penulisan makalah ini kami juga mengucapkan terima kasih.

Terakhir, kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Maka dari
itu kami membutuhkan kritik dan saran yang bisa membangun kemampuan kami, agar
kedepannya bisa menulis makalah dengan lebih baik lagi. Semoga makalah ini
bermanfaat bagi para pembaca, dan bagi kami khususnya sebagai penulis.

ii
 DAFTAR ISI

JUDULi
KATA PENGANTAR ii
DAFTAR ISI iii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah 1
B. Rumusan Masalah 1
C. Maksud dan Tujuan Masalah....................................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN

A. Definisi Administrasi Keuangan............................................................................................................. 2

B. Pengelolaan Administrasi Keuangan di Unit Kerja........................................................................3

C. Fungsi Administrasi Keuangan................................................................................................................4

D. Klasifikasi Fungsi Administrasi Keuangan di Instansi Lembaga..............................................5

E. Proses Penerimaan dan Pengeluaran Uang.......................................................................................6

F. Pencatatan Proses Penerimaan dan Pengeluaran Uang..............................................................7

G. Alur Pembayaran Dana Tunai Melalui Kas.........................................................................................8

1. Prosedur Pengeluaran Kas …………………………………………………………………………………8
2. Job Desc dari Masing-Masing Entitas ………………………………………………………………….9

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan................................................................................................................................................... 10
 iii

BAB I

PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang Masalah

Manusia merupakan makhluk sosial yang membutuhkan orang lain dan memiliki
dorongan untuk hidup bersama. Kelompok manusia yang bersifat terpadu dan menyatu
sebagai satu kesatuan masyarakat yang besar, disebut sebagai bangsa yang secara
bersama-sama mendirikan sebuah negara. Dalam kelompok besar itu berlangsung
kebutuhan sebagai bangsa, guna menyelenggarakan pemerintahan, setiap badan
pemerintahan membentuk badan-badan perwakilannya, dan setiap badan perwakilan
juga merupakan sebuah organisasi yang kegiatannya perlu dikendalikan. Kegiatan
pengendalian itu disebut administrasi. Pengendalian yang dilakukan di lingkungan
badan-badan pemerintahan disebut dengan administrasi negara.  Sedangkan
pengendalian yang dilakukan di lingkungan pendidikan disebut dengan administrasi
pendidikan.
Setiap kegiatan pengendalian perlu diatur agar berjalan tertib, lancar, efektif dan
efisien. Kegiatan yang sangat kompleks membutuhkan pengaturan yang baik dan teliti.
Sebagai contoh pengaturan dalam keuangan. Dalam pengaturan tersebut diperlukan
pengaturan yang sebaik-baiknya. Untuk itu perlu manajemen keuangan yang baik.
Dengan manajemen keuangan atau Administrasi Keuangan tersebut maka kebutuhan-
kebutuhan yang diinginkan bisa dipenuhi dan dalam pemenuhannya bisa teratur.

B.  Rumusan Masalah

a. Definisi Administrasi Keuangan

b. Pengellolaan Administrasi Keuangan Di Unit Kerja
c. Fungsi Administrasi Keuangan
d. Klasifikasi Fungsi Administrasi Keuangan Di Instansi /Lembaga
e. Proses Penerimaan Dan Pengeluaran Uang
f. Pencatatan Proses Penerimaan Dan Pengeluaran Uang
g. Alur Pembayaran Dana Tunai Melalui Kas
 1

C.  Maksud dan Tujuan Masalah

1. Memahami dan menambah ilmu pengetahuan mengenai Administrasi Keuangan.

2. Membekali peserta dengan penggetahuan dan teknik-teknik aplikatif dalam
menjalankan adminstrasi keuangan maupun dalam mengelola kegiatan unit
keuangan.
3. Menerapkan Etika dan Disiplin dalam Pelaksanaan Tugas Sehari-hari.

BAB II

PEMBAHASAN

A.      Definisi Administrasi Keuangan

Menurut Jaze Gaston, “Financial Administration is that part of government

organization which deals with the collection, preservation and distribution of public
funds, with the coordination of public revenue and expenditure, with the management
of credit operations on behalf of the State and with the general control of the financial
affairs of public household“.
“Administrasi Keuangan adalah bagian dari organisasi pemerintah yang berkaitan
dengan pengumpulan, pelestarian dan penyaluran dana publik, dengan koordinasi
pendapatan dan belanja publik, dengan pengelolaan kredit operasi atas nama Negara
dan dengan umum kontrol urusan keuangan rumah tangga umum “.
Menurut L. D. White, “Fiscal Management includes those operations designed to make
funds available to officials and to ensure their lawful and efficient use.”
“Manajemen Fiskal termasuk operasi-operasi yang dirancang untuk menyediakan dana
bagi para pejabat dan untuk memastikan penggunaan yang sah dan efisien mereka.”
Menurut istilah, Administrasi Keuangan terdiri dari dua kata. ‘Keuangan’ dan
‘Administrasi’. Pengertian administrasi mengacu pada organisasi dan manajemen
usaha manusia dalam mengejar tujuannya. Kata ‘keuangan’ mengacu pada sumber daya
moneter.
2

B.       Pengelolaan Administrasi Keuangan Di Unit Kerja

Pelaksanaan pengelolaan negara yang pada prinsipnya memenuhi unsur-unsur sebagai

berikut :
a. Memenuhi kaidah-kaidah yang baik ( best practice )
b. Tanggungjawab perbendaharaan
c. Penerapan kaidah pengelolaan keuangan yang sehat di lingkungan pemerintahan
d. Penatausahaan dan Pertanggungjawaban Pelaksanaan Anggaran
e. Penyelesaian Kerugian Negara
f. Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum
g. Tanggung Jawab Tertib Pengelolaan Keuangan Negara
h. Tertib dalam Penyusunan dan Penetapan APBN dan APBD
i. Tertib dalam Pelaksanaan APBN dan APBD

C.  Fungsi Administrasi Keuangan

Seorang administrator keuangan dalam sebuah organisasi melakukan tugas akuntansi

serta penganggaran. Administrator keuangan harus memiliki gelar sarjana di bidang
akuntansi atau administrasi bisnis dengan fokus di bidang keuangan. Sebagian besar
perusahaan membutuhkan staff administrasi keuangan yang memiliki pengalaman
kerja terkait dengan bidang akutansi.
 3
Berikut ini fungsi administrasi keuangan perusahaan :

1.    Pembayaran dan Penagihan

Tugas staff administrasi keuangan membayar tagihan untuk korporasi. Fungsi
administrasi keuangan, misalnya melakukan prosedur perjanjian pembelian dengan
faktur vendor dan menerima laporan untuk memastikan pembayaran yang dikirim
untuk pembelian resmi oleh perusahaan hingga diterima. Administrator Keuangan
mempunyai rekening penjual dan memastikan keakuratan faktur pada semua bahan
yang diterima.

2.    Entri Jurnal

Seorang administrator keuangan melakukan tugas akuntansi seperti membuat jurnal
secara teratur. Jurnal entri dalam prinsip dasar akuntansi adalah catatan kronologis
semua transaksi untuk sebuah perusahaan. Entri dibuat menjadi buku besar akuntansi,
yang dibuat oleh akun. Administrator keuangan bekerja dengan departemen akuntansi
untuk menyelesaikan jurnal ini.

3.    Akun Rekonsiliasi dan Penutupan

Administrator Keuangan berpartisipasi dalam kegiatan penutupan organisasi.
Penutupan adalah proses akuntansi yang dapat mencakup rekonsiliasi perbedaan
persediaan, depresiasi aset tetap perusahaan dan posting informasi penagihan.
Administrator juga berpartisipasi dalam kegiatan penggajian untuk korporasi. Menutup
akun rekonsiliasi yang dilakukan setiap bulan atau tahun di kebanyakan organisasi.

4.    Penganggaran
Sebuah perusahaan menganalisa informasi keuangan yang digunakan untuk membuat
anggaran bulanan oleh staff administrasi keuangan. Fungsi administrasi keuangan
juga, memantau anggaran dan melakukan analisis biaya dan peramalan keuangan.
Karyawan di posisi administrator keuangan juga mempersiapkan laporan keuangan
 untuk manajemen yang mencakup laporan biaya dan laporan arus kas. Administrator
keuangan memonitor investasi perusahaan.

5.    Pajak
Tugas administrator keuangan dalam sebuah organisasi mempersiapkan pajak bagi
organisasi, sesuai dengan ketentuan dan prosedurnya.

D.      Klasifikasi Fungsi Administrasi Keuangan Di Instansi Lembaga

1.    Klasifikasi Menurut Ketentuan Undang-Undang di Bidang Keuangan Negara

Berdasarkan ketentuan Pasal 14 ayat (2) dan Pasal 19 ayat (2) Undang Undang Nomor
17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara, disebutkan bahwa rencana kerja dan
anggaran kementerian negara/lembaga (di tingkat pemerintah pusat) dan rencana
kerja dan anggaran SKPD (di tingkat pemerintah daerah) disusun berdasarkan prestasi
kerja yang akan dicapai. Ketentuan di atas ditegaskan lagi dengan Pasal 14 dan 15
Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, yang
menyatakan bahwa di dalam dokumen pelaksanaan anggaran perlu diuraikan sasaran
yang hendak dicapai, fungsi, program dan rincian kegiatan, anggaran yang disediakan
untuk mencapai sasaran tersebut, dan rencana penarikan dana tiap-tiap satuan kerja,
serta pendapatan yang diperkirakan.

2.    Klasifikasi Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang

Standar Akuntansi Pemerintahan
Menurut Paragraf 34 PSAP Nomor 02, ditetapkan bahwa belanja diklasifikasikan
menurut klasifikasi ekonomi (jenis belanja), organisasi dan fungsi. Rincian tersebut
merupakan persyaratan minimal yang harus disajikan oleh entitas pelaporan.
Selanjutnya dicontohkan pada Paragraf 39 PSAP 02 klasifikasi belanja menurut
ekonomi (jenis belanja) yang dikelompokkan lagi menjadi Belanja Operasi, Belanja
Modal dan Belanja Lain-lain/Tak Terduga.
 5

E.     Proses Penerimaan Dan Pengeluaran Kas

Pada perusahaan yang mengelola kas dengan menerapkan sistem voucher, semua
pengeluaran kas dilakukan dengan menggunakan cek, termasuk pengeluaran untuk
pembentukan dan penggantian dana kas kecil.
Pengeluaran kas yang dilakukan oleh perusahaan pada umumnya meliputi pengeluaran
untuk pembayaran hutang, dan pembayaran beban operasional. Pada perusahaan yang
menyetorkan semua dana / uang yang diterimanya ke bank, pembayaran pada
umumnya dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk pembayaran yang nilainya
relative kecil digunakan dana kas kecil.

Sistem Akuntansi Penerimaan Kas

a.  Prosedur penerimaan kas dilakukan melalui dua cara yaitu, melalui penagihan
perusahaan dan melalui transfer bank. Penerimaan kas disamping berupa cek dan giro,
juga berupa uang tunai.
b. Bagian-bagian yang terkait dalam sistem penerimaan kas yaitu, bagian
perbendaharaan, bagian penagihan, bagian kasir, sub bagian umum/tata usaha, dan
bagian akuntansi.
c. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas yaitu, kwitansi,
surat perintah tagih, bukti penerimaan kas/bank, rekening koran, bukti transfer bank,
dan surat pemberitahuan dari bank.
d. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penerimaan kas yaitu,
jurnal penerimaan kas, buku kas kasir, buku harian, buku besar, dan kartu piutang .

Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

a. Prosedur pengeluaran kas dilakukan dengan menggunakan cek, giro, dan uang tunai.
b. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran yaitu, bagian akuntansi,
bagian kasir, dan bagian pengawas intern yaitu kepala bagian keuangan dan kepala
cabang.
6
c. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yaitu, bukti
pengeluaran kas/bank, cek, giro, dan bukti transfer bank.
d. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas yaitu,
jurnal pengeluaran kas, register cek dan buku kas kasir.

F.     Pencatatan Proses Penerimaan Dan Pengeluaran Uang

 
Kegiatan proses pencatatan meliputi beberapa kegiatan, yaitu :

1.  Penerimaan dan Penyimpanan, Penggunaan dan Pertanggung Jawabannya.

Penerimaan Setiap penerimaan uang harus dicatat oleh bendaharawan dalam buku kas
umum dan buku kas pembantu sesuai dengan jenis penerimannya, yang meliputi :
a.  Buku Kas Umum
Buku kas umum yaitu buku yang digunakan untuk pencatatan penerimaan dan
pengeluaran dana untuk semua mata anggaran dari satu jenis sumber pendapatan.
b.  Buku Kas Pembantu
Buku kas pembantu adalah buku yang digunakan untuk pencatatan dan penggunaan
dari setiap mata anggaran dari satu jenis sumber pendapatan (Buku kas Tabelaris).

2.    Penyimpanan dan Penggunaan Keuangan Sekolah

Uang sekolah harus disimpan di tempat yang aman, seperti brankas peti besi.
Penyimpanan uang tunai di sekiolah sebaiknya secukupnya saja, sesuai dengan batas
jumlah yang telah ditentukan, sehingga tidak perlu terjadi sisa pengeluaran dana demi
keselamatan dana. Dana yang akan dikelurkan untuk membiayai kegiatan yang
tercantum dalam RAPB, maka pengeluaran harus dapat dipertanggungjawabkan oelh
bendahara secara sah, benar, efisien.

3.    Pertanggungjawaban Keuangan Sekolah

Laporan pertanggungjawaban dibuat secara tertulis oleh bendaharawan. Isi laporan
pertanggungjawaban itu mengenai penerimaan dan pengeluaran dana sekolah dalam
bentuk surat pertanggungjawaban (SPJ) yang

dibuat setiap bulan dan setiap akhir tahun anggaran. Laporan tersebut, kadang-kadang
dilengkapi dengan pemeriksaan langsung terhadap pembukuan dan penyimpanan uang
tunai serta tanda bukti

G. Alur Pembayaran Dana Tunai Melalui Kas

1.    Prosedur Pengeluaran Kas :

a.  Bagian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian

Pembayaran, dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. 
b.  Bagian Pembayaran menerima Faktur lembar 1 dari Supplier. Berdasarkan faktur
tersebut, Bagian Pembayaran membuat Surat Permintaan Pengeluaran Kas (SPPK)
rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. 
c.  Manajer menerima SPPK lembar 1. Berdasarkan SPPK lembar 1 tersebut, Manajer
akan menyetujui SPPK tersebut, dan mengirimkan SPPK yang telah disetujui kepada
Bagian Pemegang Kas.
d.  Bagian Pemegang Kas menerima SPPK yang telah disetujui. Berdasarkan SPPK yang
telah disetujui tersebut, Bagian Pemegang Kas membuat Bukti Kas Keluar (BKK)
rangkap 3. Lembar 1 beserta uang dikirimkan ke Bagian Pembayaran, lembar 2
dikirimkan ke Bagian Akuntansi dan lembar 3 disimpan sebagai arsip.
e.    Bagian Pembayaran menerima BKK Lembar 1 beserta uang, selanjutnya Bagian
Pembayaran melakukan pembayaran kepada Supplier.
f.   Supplier menerima pembayaran dari Bagian Pembayaran. Berdasarkan pembayaran
tersebut, Supplier membuat Surat Pelunasan Pembayaran (SPP) rangkap 2. Lembar 1
dikirimkan ke Bagian Pembayaran dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.
g.  Bagian Pembayaran menerima SPP lembar 1, kemudian membuat Laporan
Pembayaran (LP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Akuntansi dan lembar 2
disimpan sebagai arsip.
h.  Berdasarkan BKK lembar 2 dari Bagian Pemegang Kas dan LP lembar 1 dari Bagian
Pembayaran, Bagian Akuntansi membuat Laporan Pengeluaran Kas (LPK) rangkap 2.
Lembar 1 dikirimkan ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip. 
8
2.      Job Desc dari Masing-Masing Entitas :

a.    Supplier
1)   Membuat faktur rangkap 2 
Lembar 1 : dikirimkan ke Bagian Pembayaran
Lembar 2 : disimpan sebagai arsip
Menerima data pembayaran (berupa uang cash) dari Bagian Pembayaran
2)   Membuat Surat Pelunasan Pembayaran (SPP) rangkap 2 
Lembar 1 : dikirimkan ke Bagian Pembayaran
Lembar 2 : disimpan sebagai arsip 2.

b.    Bagian Pembayaran

1)   Menerima faktur dari Supplier
2)   Membuat Surat Permintaan Pengeluaran Kas (SPPK) rangkap 2 
Lembar 1 : dikirimkan ke Manajer
Lembar 2 : disimpan sebagai arsip
3)   Menerima Bukti Kas Keluar (BKK) beserta uang dari Bagian Pemegang Kas
4)   Melakukan pembayaran ke Supplier
5)   Menerima SPP lembar 1 dari Supplier
6)   Membuat Laporan Pembayaran (LP) rangkap 2 
Lembar1: dikirimkan ke Bagian Akuntans
Lembar 2 : disimpan sebagai arsip

c.    Bagian Pemegang Kas

1)   Menerima SPPK yang telah disetujui dari Manajer

9
2)   Membuat Bukti Kas Keluar (BKK) rangkap 3 
Lembar1:dikirimkan ke Bagian Pembayaran beserta uang
Lembar 2: dikirimkan ke Bagian Akuntansi
Lembar 3 : disimpan sebagai arsip
d.   Bagian Akuntansi
1)   Menerima BKK lembar 2 dari Bagian Pemegang Kas
2)   Menerima Laporan Pembayaran (LP) lembar 1 dari Bagian Pembayaran
3)   Membuat Laporan Pengeluaran Kas (LPK) rangkap 2 
Lembar 1 : dikirimkan ke Manajer
Lembar 2 : disimpan sebagai arsip.

e.    Manajer
1)   Menerima Surat Permintaan Pengeluaran Kas (SPPK) lembar 1
2)   Menyetujui SPPK dan mengirimkan SPPK tersebut ke Bagian Pemegang Kas
3)   Menerima Laporan Pengeluaran Kas (LPK) dari Bagian Akuntansi sebagai
pertanggungjawaban. 

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Pada dasarnya manusia merupakan makhluk sosial yang membutuhkan orang lain dan
memiliki dorongan untuk hidup bersama. Dan pengertian administrasi keuangan
mengacu pada serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan membuat uang yang
tersedia untuk berbagai cabang organisasi, yang memungkinkannya untuk
melaksanakan maksud dan tujuannya. Apakah itu adalah sebuah keluarga, bisnis atau
departemen pemerintah, untuk kegiatan yang bergantung pada ketersediaan dana,
dengan administrasi keuangan yang bersangkutan.

10