KEPUTUSAN
TENTANG
Menetapkan
KESATU Mencabut Surat Keputusan Direktur Nomor 445 / 555 / 303 / 20't 5
tentang Panduan Penanganan Pengaduandi Rumah Sakit Umum
Daerah dr. Soedono Madiun
Ditetapkan di : MADIUN
Pada tanggal
MAR 2018
DIREKTUR RS so DONO MADIUN
KA M
Pem na Utama Muda
NtP. 1960 021 198501 1 001
Lampiran : Keputusan Direktur RSUD dr. Soedono Madiun
Nomor : 3371 G92o I3O3DO18
ranssar
l2l,lAR2ol8
Panduan
Penanganan Pengaduan
BAB I
PENDAHULUAN
1.2 DEFtNtSt
Kepuasan pada umumnya dianggap sebagai mediator pusat dari perilaku
pascapembelian, menghubungkan keyakinan produk sebelum dipilih (prechorbe) terhadap
struktur kognitif pascapemilihan (postchoice), komunikasi konsumen, dan perilaku
pembelian kembali Liljander (1999). Dengan kata lain, kepuasan konsumen (pasien)
dengan penanganan keluhan yang dilakukan karyawan RSUD dapat menjadu pusat
mediator yang menghubungkan persepsi dimensi keadilan dengan sikap dan perilaku
pascakeluhan (postcomplaint) Sikap dan konsekuensi perilaku dari kepuasan konsumen
(pasien) memiliki peranan penting dalam menjaga hubungan komitmen jangka panjang
RSUD dengan konsumen/pasien (pada khususnya) dan masyarakat (pada umumnya).
Manajemen keluhan pelanggan komprehensif adalah cara yang efektif untuk
mengatasi keluhan pelanggan sebagai alat dan konsep dafi total qualiv management.
Mutu pelayanan yang kurang dapat menimbulkan keluhan bagi pelanggan. Untuk itu,
diperlukan sistem manajemen mutu yang komprehensif dan manajemen keluhan yang
efektif.
1.3 TUJUAN
Pelaksanaan Penanganan keluhan bertujuan untuk :
RUANG LINGKUP
Tahun 2008 Tentang Uraian Tugas DireKur, Wakil Direktur, Bidang, Bagian, Seksi Dan
Sub Bagian Dl Rumah Sakit Umum dr. Soedono Madiun Provinsi Jawa Timur
1) Jangan berdebat.
lngat bahwa saat ini kita masih dalam proses meredakan kemarahan nasabah.
Kesempatan untuk menjelaskan fakta dan kebenaran akan datang setelah
customer reda dan menjadi lebih logis dan rasional.
2) Jangan bertanya "Kenapa?".
a) "Kenapa lbu tidak datang lebih pagi?"
b) 'Kenapa kartu pasien lbu bisa hilang?"
c) Pertanyaan seperti itu cenderung meningkatkan kemarahan customer karena
mereka merasa disalahkan.
3) Jangan terlalu cepat mengambil kesimpulan atau mematuhi persepsi kita.
4) Menyalahkan nasabah. "Jangan marah-marah dulu dong Bu, lbu sendiri kan yang
datang tedambat,"
5) Sarkastik (sinis). "Bisa saja hal ini kita lakukan, tapi biayanya cukup besar lho
Pak,"
6) Menjelekkan pihak lain. "lya, memang perawal itu orangnya judes."
7) Memotong pembicaraan customer.
8) Memberikan isyarat non-verbal yang berlawanan dengan perkataan (verbal). "Ya,
saya kan membantu semaksimal mungkin," dengan ekspresi datar atau jemu.
9) Melempar ke pihak lain. "Wah itu urusan bagian billing 8u.".
10) Menggunakan kata-kata klise. "lni peraturan bakunya,". "Rumah sakit lain pasti
lebih sulit,"
't 1) Hindari humor. Humor bisa dilakukan nanti saat masalah sudah selesai dan emosi
customer sudah sepenuhnya reda.
12) Minta dikasihani. "Mohon maklum Bu, saya sedang ada masalah keluarga,". "Kalau
atasan saya tahu, saya bisa kehilangan pekerjaan,"
't3) Pukul rata masalah dan menganggap complain tersebut adalah hal biasa.
3. Memecahkan Permasalahan
1) ldentify
a) Tentukan Pokok Permasalahan, coba dapatkan detilnya untuk membantu
mengetahui permasalahan yang sebenarnya. Cara yang paling efektif adalah
dengan bertanya langsung. 'Jam berapa appointment yang lbu buat?", 'Berapa
nomor antrian yang lbu dapatkan?"
b) Pada akhir pembicaraan seharusnya sudah ada jawaban atas tiga pertanyaan
berikut:
- Apa yang terjadi sehingga customer marah?
- Perlakuan apa yang diterima customer?
- Apa yang customer inginkan?
2) Assessment
a) Pada tahap ini kita sudah memahami permasalahan customer dan sudah bisa
b) Membayangkan bagaimana pemecahannya. Yang perlu dipertimbangkan
adalah:
c) Pengaruh munculnya masalah ini pada orang banyak dan pada perusahaan.
d) Resiko cost: biaya, waKu, tenaga
e) Ketidaknyamanan customer
3) Negosiasi
Wn/win solution
4) Action
a) Proses ini berdasar pada APA dan KAPAN.
b) Customer harus tahu apa yang akan terjadi pada keluhan mereka setelah
mereka menyampaikan keluhannya, dan kapan hal itu akan dilaksanakan.
c) Tentukan jangka waktu yang realistis, lebih baik kita mempunyai banyak waktu
d) Dalam merealisasikan janji kita. Bila ternyata sampai pada deadlinenya janji
belum bisa terealisasi, segera hubungi customer dan jelaskan permasalahannya
BAB V
DOKUMENTASI
Dalam pelaksanaan penanganan dan pengelolaan keluhan, sarana dan pra sarana
yang digunakan antara lain:
1 . Kotak Pengaduan yang berada di titik-titik pelayanan, yaitu :
Trisnantoro, f. (2005) Memahami Penggunaan Ilmu Ekonomi dalam Manajemen Rumah sahl,
Gadlah Mada University Press: Yogyakarta.
Aditama, Y.T, (2004) Manajemen Adntinisrrasi Runrahsat,r, Edisi Kedua, UIP: Jakarta.
Bosch, B. G. (2005) TQM and Ql.'D: Exploiting a Customer Complaint Management Systen,,
Proquest Telecomuncation page: 30.
Dinkes Kota Pangkalpinang (2006) ProJil Dinas Kesehatan Kota Pangkolpinang 'l'ahun 2005
Dinkes Kota Pangkalpinang: Pangkalpinang.
Yamit, Z (2005) Manajemen Kuolitas: Produk & Jasa, Edisi Keempat, Ekonisia: Yogyakarta.
Montes, J.L, Jover, A.V., Fernanders (2003), lacror AlJbcting the Relationship beru,een Toral
Quality Management and Orgonisasi Perlormance, Proquest Telecomuncation page: 188.
Kujala, J., Lillrangk (2004) T'oral Quali\' Management as a Cultural Phenomenom, Helsinky
University of Techonologi, Finland lnternetl
<htF://www. asg.org> [Accessed 14 November 2006].
Nasution, M.N, (2005) Manojemen Mutu'l'erpadu, T'otdl Quality Management, edisi kedua,
Ghalia lndonesia: Bogor.
Zinn., J. E., Maldano., R.W., Hamilton (2001) fhe Performance Impact ol Context in TQM
lmplementotioni the Nursing Facility lndustry. Proquest Telecomuncation page