PEDOMAN PENGORGANISASIAN

REKAM MEDIS TAHUN 2024

1
 PEMERINTAH KOTA MANADO
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KOTA MANADO
Jln. Ringroad I Kel.Tingkulu Lingk V Kec. Wanea Manado Kode Pos 95119
Email manadorsudkota@gmail.com Web rsudmanado.manadokota.go.id

SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR

NOMOR: 24/D.02.18/RSUD/I/2024

TENTANG
PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KOTA MANADO

DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KOTA MANADO,

Menimbang : a. Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu

Pengorganisasian Rumah Sakit Umum Daerah Kota
Manado, maka diperlukan penyelenggaraan
Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis yang bermutu
tinggi;
b. bahwa agar Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis di
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Manado dapat
terlaksana dengan baik, perlu adanya kebijakan Direktur
Rumah Sakit Umum Daerah Kota Manado sebagai
landasan bagi penyelenggara Pengorganisasian Instalasi
Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kota
Manado;
c. bahwa sehubungan dengan hal tersebut di atas perlu
ditetapkan kebijakan pedoman pengorganisasian
Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah
Kota Manado;
Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun
2009 tentang Rumah Sakit;
2. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor
269/Menkes/Per/III/2009 tentang Rekam Medis;
3. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 129 Tahun 2008
tentang Standart Pelayanan Minimal Rumah;
4. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor
377/Menkes/SK/III/2007 tentang Standart Profesi
Perekam Medis dan Informasi Kesehatan

2
 MEMUTUSKAN
Menetapkan :
KESATU : KEBIJAKAN KEPALA RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
KOTA MANADO TENTANG PEDOMAN
PENGORGANISASIAN INSTALASI REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KOTA MANADO
KEDUA : Keputusan ini berlaku 1 (satu) tahun sejak tanggal
ditetapkan dengan ketentuan akan direvisi apabila
dalam pelaksanaannya terdapat hal-hal yang perlu
dilakukan perbaikan

Ditetapkan di : Manado
Pada tanggal : 12 Januari 2024
DIREKTUR RSUD KOTA MANADO

dr. BERTY A. J. J. RUMONDOR

NIP. 19740903 200501 1 010

3
 BAB I
PENDAHULUAN

Rumah Sakit mempunyai kewajiban memberi pelayanan kesehatan yang aman,

bermutu, tidak diskriminatif, dan efektif dengan mengutamakan kepentingan pasien sesuai
dengan Standar Pelayanan Rumah Sakit serta membuat, melaksanakan, dan menjaga
standar mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit sebagai acuan dalam melayani pasien.
Sebagaimana yang diamanatkan Pasal 29 Undang Undang Republik Indonesia No. 44 Tahun
2009 tentang Rumah Sakit.
Rumah sakit terdiri dari banyak bagian dan masing-masing bagian memiliki spesifikasi
tugas tersendiri namun kegiatan pelayanannya saling terkait antara satu bagian dengan
bagian lain. Hal ini menuntut pengorganisasian kerja yang terarah dan terukur untuk
meminimalisasi hambatan yang dapat menimbulkan masalah yang mempengaruhi mutu
pelayanan. Oleh kerena itu dalam pengelolaan kegiatan yang begitu kompleks, pihak
manajemen memerlukan informasi yang akurat, valid dan tepat waktu. Bagian yang bertugas
untuk mengolah data hasil kegiatan pelayanan dan mengiformasikan pada manajemen
rumah sakit adalah Unit Rekam Medis. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan (Permenkes)
nomor 82 tahun 2013 dan Permenkes nomor 269/MENKES/PER/III/2008, Rekam Medis
adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Unit rekam medis mempunyai empat kegiatan/tugas utama, yakni penerimaan pasien
(admission), kode penyakit (coding), indeks penyakit (indexing) dan penyimpanan (filling).
Masing-masing kegiatan saling terkait dengan hasil akhir laporan yang berisi data mobiditas,
efisiensi dan mutu pelayanan, utilitas, dan lain-lain. Data tersebut dilaporkan secara periodic
dan sewktu-waktu (pada kondisi tertentu). Data-data tersbut dapat dimanfaatkan oleh pihak
rumah sakit sendiri (intern) dan juga dapat dimanfaatkan oleh dinas keshatan, pihak
asuransi, rekanan (ektern).
Untuk menghasilkan data yang akurat, valid dan tepat wkatu, penyelenggaran
kegiatan unit rekam medis harus diatur dan diarahkan. Alat yang dapat digunakan untuk
mencapai tujuan tersebut adalah pengorganisasian tugas yang jelas bagi setiap personil yang
terlibat dalam penyelengaraan kegiatan rekam medis oleh karena memerlukan struktur
organisasi yang jelas sebagai pedoman penyelenggaraan tugas dan kegiatan unit rekam
medis. Untuk tersebut maka disusunlah pedoman pengorganisasian ini agar tugas dan
kegiatan yang dilakukan oleh penyelenggara rekam medis dapat menjalankan tugas dan
kewajiban secara maksimal, sekaligus meminimalisir hambatan yang mungkin terjadi, dengan
demikian diharapkan kebutuhan data oleh pihak manajemen dan pihak luar rumah sakit
dapat dipenuhi.

4
 BAB II
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT

A. Sejarah Rumah Sakit Umum Daerah Kota Manado

Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Kota Manado adalah Rumah Sakit milik
Pemerintah Kota Manado yang bertugas menyelenggarakan pelayanan kesehatan
perorangan secara paripurna dengan upaya penyembuhan, pemulihan, pencegahan,
pelayanan rujukan, penelitian dan pengembangan serta pengabdian masyarakat.

RSUD Kota Manado, merupakan Rumah Sakit Tipe C berdasarkan Izin Operasional
Rumah Sakit sesuai Keputusan Kepala Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu
Satu Pintu Kota Manado Nomor 354/3602/3/IORSA/DPMPTSP/XI/2022. Pembentukan,
Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Rumah Sakit diatur dalam
Peraturan Wali Kota Manado Nomor 17 Tahun 2019.

Awal pembangunan Rumah Sakit Umum Daerah Kota Manado dimulai pada tahun
2020 dengan sumber anggaran dari PT. Sarana Multi Infrastruktur (SMI). Kemudian pada
tahun 2021 dilakukan pembangunan lanjutan dengan sumber anggaran dari dana
Pemulihan Ekonomi Nasional (PEN). Pada tahun 2022, obat dan alat kesehatan sebagian
sudah tersedia. Pada tanggal 14 November 2022 dilakukan Soft.

Dengan adanya RSUD Kota Manado Tipe C ini dapat membantu meningkatkan
kesadaran masyarakat terhadap kesehatan, dengan asumsi bahwa bila tingkat kesehatan
meningkat, maka tingkat partisipasi masyarakat dalam pembangunan ekonomi dan sosial
akan meningkat. Hal ini seiring dengan tujuan rencana pembangunan jangka menengah
dan panjang Kota Manado yaitu terwujudnya Manado Maju dan Sejahtera dalam
pembangunan sumber daya manusia yang ditandai dengan meningkatnya kualitas dan
jangkauan layanan kesehatan serta perlindungan kesehatan ( Universal Coverage
Insurance) bagi masyarakat.

Tabel 1. Nama Direktur dan Tahun Kepeminpinan

No. Nama Direktur Tahun
1 drg. Sanil Marentek 16 September 2019 s/d Juni 2022
2 dr. Joy Zeekeon 28 juni 2022 s/d Maret 2023
3 dr. Berty A.J.J. Rumondor 21 Maret 2023 s/d Sekarang

B. Visi, Misi
Visi :
Menjadi pusat layanan kesehatan bermutu di wilayah Kota Manado.
Misi :
➢ Menyediakan layanan kesehatan prima secara profesional dan bermutu
➢ Meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang kompeten, profesional dan
hebat
➢ Meningkatkan sarana prasarana untuk mendukung terwujudnya layanan-layanan
unggulan dan pusat rujukan
➢ Mengembangkan potensi rumah sakit dengan berinovasi

5
C. Ketenagaan
Sumberdaya manusia (SDM) merupakan salah satu kunci untuk mencapai tujuan dari
setiap organisasi, termasuk rumah sakit. Kebutuhan SDM baik kualitas maupun kuantitas
harus diperhitungkan dengan cermat dan diusahakan untuk dipenuhi agar tugas dan
fungsi masing-masing bagian di rumah sakit dapat berjalan dengan baik.
Berikut ini merupakan data SDM yang tersedia di RSUD Kota Manado.

JENIS TENAGA JUMLAH

APARATUR SIPIL NEGARA
PEJABAT STRUKTURAL 9
DOKTER UMUM 12
DOKTER GIGI 1
DOKTER SPESIALIS ANAK 3
DOKTER SPESIALIS PATOLOGI ANATOMI 1
DOKTER SPESIALIS BEDAH 2
DOKTER SPESIALIS MATA 1
DOKTER SPESIALIS PENYAKIT DALAM 1
DOKTER SPESIALIS T.H.T.B.K.L 1
DOKTER SPESIALIS AKUPUNTUR 1
DOKTER SPESIALIS FISIK DAN REHABILITASI 2
PEREKAM MEDIS 1
PERAWAT 43
PERAWAT GIGI 1
BIDAN 21
APOTEKER 3
ASISTEN APOTEKER 4
FISIOTERAPI 3
NUTRISIONIS 2
TENAGA ADMINISTRASI UMUM 1
ANALISIS KESEHATAN KERJA 2
ANALISIS OBAT DAN MAKANAN 1
TEKNIS TRANFUSI DARAH 1
PRANATA LABORATORIUM 3
ADMINISTRASI KESEHATAN 3
TENAGA PROMOSI KESEHATAN 6
Jumlah 129
TENAGA HARIAN LEPAS (THL) DENGAN PERJANJIAN KERJA
PERAWAT 18
PERAWAT GIGI 1
BIDAN 8
ANALIS KESEHATAN 3
NUTRISIONIS 1
TENAGA ADMINISTRASI DAN UMUM 58
KEAMANAN 6
Jumlah 95

TENAGA KEMITRAAN DENGAN PERJANJIAN KERJA

DOKTER SPESIALIS PENYAKIT DALAM 4
DOKTER SPESIALIS NEUROLOGI 1
DOKTER SPESIALIS OBSTETRI DAN GINEKOLOGI 3
DOKTER SPESIALIS ANASTESI 1

6
 DOKTER SPESIALIS JANTUNG DAN PEMBULUH DARAH 1
DOKTER SPESIALIS BEDAH ONKOLOGI 1
DOKTER SPESIALIS RADIOLOGI 1
DOKTER SPESIALIS ANAK 1
DOKTER UMUM 5
RADIOGRAFER 2
APOTEKER 2
TENAGA PEREKAM MEDIK 1
Jumlah 23

D. Fasilitas Pelayanan
Fasilitas pelayanan yang tersedia di RSUD Kota Manado, yakni :
1. Rawat Inap, terdiri dari :
a. Interna Pria Dan Wanita
b. Koho
c. Bedah
d. Obstetri-ginekologi
e. Anak
f. HCU
2. Rawat Jalan, terdiri dari :
a. Klinik Penyakit Dalam
b. Klinik Bedah
c. Klinik Patologi Anatomi
d. Klinik Obstetri dan Ginekologi
e. Klinik Anak
f. Klinik Mata
g. Klinik Saraf
h. Klinik Jantung
i. Klinik Fisioterapi
j. Klinik Gigi
k. Klinik THT-KL
l. Klinik Akupuntur
3. Penunjang Medik, terdiri dari :
a. Instalasi Laboratorium
b. Instalasi Radiologi
c. Instalasi Farmasi
d. Instalasi Gizi
e. Instalasi Pemeliharaan Sarana RS (IPSRS)
f. Unit Transfusi Darah (UTDRS)
g. Unit Rekam Medis
h. Instalasi Sanitasi
4. Kamar Operasi
5. Instalasi Gawat Darurat

7
E. Data Pelayanan
Pelayanan Rawat Jalan
Tahun 2023

Jumlah
No Poli Klinik LAINNYA
Kunjungan

1 Poli Interna 1.830 0

2 Poli Bedah 245 0
3 Poli Anak 172 0
4 Poli Obsgyn 262 0
5 Poli Mata 1 0
6 Poli Jantung 89 0
7 Poli Saraf 120 0
8 Poli Akupunktur 92 0
9 Poli Gigi 56 0
10 Poli Fisioterapi 196 0
11 Poli Umum 179 0
12 Bedah Onkologi 22 0
13 Poli THT 113
14 IGD 1.026 0
4.766
Jumlah Total 0

Pelayanan Rawat Inap

Tahun 2021

Nama BOR AVLOS TOI BTO NDR GDR

Ruangan
Rawat Inap 4% 4 66 4 0 0
Ket : BOR Tahun 2023 untuk semua Ruang Rawat Inap

Rata Rata Kunjungan pasien Tahun 2023 363/365 = 1 Pasien/Hari

8
 BAB III
STRUKTUR ORGANISASI
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KOTA MANADO

DIREKTUR
dr. Berty A.J.J Rumondor
NIP.1974090320051010 DEWAN PENGAWAS

KEPALABAGIAN ADMINISTRASI
KOMITE MEDIS SATUAN PENGAWASAN UMUM DAN KEUANGAN
INTERNAL
dr. Meidy Silvia Wollah
NIP.197510012006042014

KEPALA SUB BAGIAN PROGRAM, KEPALA SUB BAGIAN

KEUANGAN DAN PELAPORAN UMUM DAN KEPAGAWAIAN
Vidi Veronika Warokka,SKM Deltje Bobangu, S.Sos
NIP.198507262010012004 NIP.196801171989032009

KEPALA BIDANG KEPALA BIDANG

KELPMPOK PELAYANAN MEDIS DAN KEPERAWATAN
PENUNJANG MEDIS
JABATAN FUNGSIONAL dr. Deisy E. L. Supit Agustin F. H. Kandou, S.Kep, M.M.Kes
TERTENTU NIP.197412332005012009 NIP.197308021993032004

KEPALA SEKSI PELAYANAN MEDIS KEPALA SEKSI ASUHAN KEPERAWATAN

Pingkan Chindy Emor, S.Kep,.Ns Kristina Mukau, S.Kep,.Ns

Nip. 198603222009022005 Nip. 197207061997032008

KEPALA SEKSI PENUNJANG KEPALA SEKSI SARANA LOGISTIK

MEDIS DAN NIN MEDIS KEPERAWATAN

Bertje Wowiling, SKM Vemmy Rumimpunu, AMKL.SST

Nip. 196509181986032016 Nip. 196509181986032016

9
 STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS

RSUD KOTA MANADO

DIREKTUR
dr. BERTY A.J.J RUMONDOR
NIP. 19740903 200501 1 010

KEPALA BIDANG PELAYAN & PENUNJANG MEDIS

dr. ZAINAL GINSU
NIP. 19740507 200902 1 002

KEPALA SEKSI PENUNJANG MEDIS & NON MEDIS

JUNITHA EMA LINA LUMINTANG, A.Md.Far
NIP. 19810301 200012 2 001

KEPALA INSTALASI REKAM MEDIS

TRIJUMARDI, A.Md.RMIK
NIP. 19980307 202203 1 007

KOORDINATOR KEARSIPAN
REKAM MEDIS
Mercy S. Takainginan, S.K.M
NIP. 19951204 202321 2 019
KOORDINATOR PENGOLAHAN
DATA/REKAM MEDIS
Andyka Eka Putra, SKM.,MM
NIP. 19880213 202321 1 009
KOORDINATOR PELAPORAN,
PENYAJIAN DATA/STATISTIK
RUMAH SAKIT
Trijumardi, A.Md.RMIK
NIP. 19980307 202203 1 007

PENYIMPANAN DAN PELAPORAN MORBIDITAS RAWAT

ASSEMBLING
PENGAMBILAN BRM
Mercy S. Takainginan, S.K.M
NIP. 19951204 202321 2 019
Andyka Eka Putra, SKM.,MM
NIP. 19880213 202321 1 009
ANALISIS
Cicilia Ladiwa, S.E
JALAN DAN RAWAT INAP
Trijumardi, A.Md.RMIK
NIP. 19980307 202203 1 007
PELAPORAN INDIKATOR MUTU
Cicilia Ladiwa, S.E

PRODUKSI DAN RETRIBUSI KODING RAWAT JALAN & RAWAT

BRM INAP
Trijumardi,A.Md.RMIK PENYAJIAN DATA/STATISTIK
NIP. 19980307 202203 1 007 RUMAH SAKIT
Mercy S. Takainginan, S.K.M Trijumardi, A.Md.RMIK
NIP. 19951204 202321 2 019 NIP. 19980307 202203 1 007
SENSUS HARIAN
Cicilia Ladiwa, S.E

10
 BAB V
URAIAN JABATAN

A. Kepala Unit Rekam Medis

1. Tanggung Jawab
Membantu manager penunjang medis dengan tugas pokok mengkoordinir kegiatan
pelaksanaan pelayanan rekam medis untuk RSUD Kota Manado yang efektif dan efisien.
2. Uraian tugas
a. Melaksanakan fungsi perencanaan
• Merencanakan dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan pelayanan rekam
medis
• Merencanakan kegiatan administratif untuk lingkup kewenangan pelayanan
rekam medis
• Merencanakan membuat, menyusun serta merumuskan program kerja rekam
medis
• Membuat Prosedur kerja
b. Melaksanakan fungsi penggerakan tenaga pelaksana
• Mengatur dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan di pelayanan rekam medis
• Melaksanakan program orientasi tenaga pelaksana yang akan bekerja di rekam
medis
• Mengkoodinasikan sistem manajemen rekam medis meliputi perencanaan,
pelaksanaan, pengawasan dan pengembangan dalam kegiatan di bidang
rekam medis
• Mengkoordinasikan seluruh kegiatan yang ada dengan cara bekerjasama
dengan berbagai pihak yang terlibat dalam pelayanan rekam medis
• Memberikan pengarahan dan motivasi kepada seluruh tenaga pelaksana yang
ada di bawah tanggungjawabnya untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan
standar Mengadakan pertemuan berkala dengan pelaksana yang berada di
bawah tanggungjawabnya
• Memelihara dan mengembangkan sistem pencatatan dan pelaporan dalam
kegiatan rekam medis secara tepat dan benar
• Bekerjasama dengan unit kerja terkait di dalam RSUD Kota Manado.
• Membina kerjasama dengan unit rekam medis rumah sakit lain

c. Melaksanakan fungsi pengawasan, pengendalian dan penilaian

• Melaksanakan pengawasan terhadap mutu pelayanan di unit rekam medis
• Melaksanakan penilaian terhadap kinerja pelaksana yang menjadi
tanggungjawabnya
• Melaksanakan penilaian terhadap tenaga pelaksana rekam medis.
• Mengevaluasi dan mengendalikan pendayagunaan arsip rekam medis secara
efektif dan efisien
• Mengevaluasi dan mengendalikan sistem penacatatan dan pelaporan kegiatan
rekam medis

d. Melaksanakan Tugas Lain Yang Diberikan Atasan.

3. Jam Kerja
a. Hari Senin s/d Kamis : pukul 07.30 s/d 17.15
b. Hari Jumat : pukul 07.30 s/d 16.30

11
B. Pengolahan Data Dan Pelaporan

1. Tanggung Jawab
Mengurus kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan program dan
pelaporan baik untuk intern dan ekstern Rumah Sakit.
2. Uraian Tugas
a. Melaksanakan Fungsi perencanaan
• Membuat perencanaan mengenai segala kegiatan pelaporan dan kegiatan yang
akan dilakukan di unit rekam medis dengan berkoordinasi dengan coordinator
rekam medis.
• Membuat perencanaan tentang kebenaran dan keakuratan data dengan
berkoordinasi dengan unit kerja terkait
• Membuat perencanaan tentang perubahan format untuk laporan intern rumah
sakit dengan berkoordinasi dengan manajemen rumah sakit.
• Membuat perencanaan terhadap laporan-laporan yang dikirimkan keluar dengan
selalu berkoordinasi dengan pihak terkait (Dinkes Provinsi Sulut, Dinkes Kota
Manado, Puskesmas, dan instansi lainnya).

b. Melaksanakan fungsi penggerakan Tenaga Pelaksana

• Melaksanakan kegiatan-kegiatan pengumpulan data dari setiap unit-unit
pelayanan (rawat jalan, rawat inap, IGD, kamar operasi, dan bagian yang lain ).
• Melaksanakan rekapitulasi data yang telah terkumpul dari setiap unit.
• Melakukan pengolahan data dan membuat laporan baik untuk laporan intern RS
maupun laporan ekstern RS.
• Mendistribusikan laporan yang telah selesai sesuai tujuan laporan untuk pihak
terkait (Dinkes Provinsi Sulut, Dinkes Kota Manado, Puskesmas, dan instansi
lainnya)

c. Melaksanakan fungsi pengawasan, pengendalian dan penilaian

• Melakukan koordinasi dengan unit lain (keperawatan, keuangan) apabila terjadi
ketidakakuratan data (dilaksanakan sebelum data diolah)
• Melakukan koordinasi dengan pihak (Dinkes Provinsi Sulut, Dinkes Kota Manado,
Puskesmas, dan instansi lainnya) terhadap laporan yang telah dikirimkan.

3. Jam Kerja
a. Hari Senin s/d Kamis : pukul 07.30 s/d 17.15
b. Hari Jumat : pukul 07.30 s/d 16.30

C. Coder
1. Tanggung Jawab
Mengkoding berkas rekam medis pasien
2. Uraian Tugas
a. Melaksanakan fungsi perencanaan
• Merencanakan dan mewujudkan diagnosis yang tepat serta dapat dipergunakan
dan berkoordinasi dengan pihak terkait dalam pengisian dan kelengkapan isi data
medis.
• Membuat perencanaan format- format data atau laporan yang lebih baik sehingga
mempermudah dalam pengolahan dan penyajian data
b. Melaksanakan fungsi penggerakan tenaga pelaksana
• Membantu menyiapkan data dan pelaporan rekam medis untuk pihak intern dan
ekstern RS
• Melakukan pengolahan data untuk membuat laporan morbiditas penyakit rawat
jalan, rawat inap dengan cara melakukan entry data pengkodean dan

12
 pengindeksan terhadap diagnosis penyakit yang ada di berkas rekam medis
setiap hari pada formulir yang tersedi.
c. Melaksanakan fungsi pengawasan, pengendalian dan penilaian
• Melakukan penilaian terhadap kelengkapan dan kejelasan diagnosa yang ada
pada resume medis (untuk berkas rawat inap) yang dibuat dalam laporan
kelengkapan resume medis yang dilaporkan setiap bulan dan diagnosa kerja
(yang ada pada berkas rawat jalan dan IGD)
• Melakukan evaluasi terhadap pengkodean
3. Jam Kerja
a. Hari Senin s/d Kamis : pukul 07.30 s/d 17.15
b. Hari Jumat : pukul 07.30 s/d 16.30

D. Filling, Retrieval dan Assembling

1. Tanggung Jawab
a. memelihara, menyimpan, dan mendistribusian berkas rekam medis
b. mengurus pengolahan berkas rekam medis
2. Uraian Tugas
a. Melaksanakan fungsi perencanaan
• Merencanakan sistim penyimpanan, tempat penyimpanan, dan sistim
pendistribusian
• Merencanakan dan mengkoordinasikan dengan unit kerja terkait
pendistribusian berkas rekam medis
• Merencanakan solusi tentang hilangnya berkas rekam medis atau keamanan
berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan rekam medis.
• Merencanakan penyusutan berkas rekam medis (penginaktifan berkas rekam
medis)
b. Melaksanakan fungsi penggerakan tenaga pelaksana
• Melayani peminjaman berkas rekam medis untuk pasien berobat di IGD, Rawat
Jalan maupun Rawat Inap berdasarkan tracer order yang diberikan secara
online oleh pendaftaran rawat jalan, pendaftaran rawat Inap.
• Mendistribusikan berkas rekam medis tersebut sesuai tujuan berobat.
• Melayani peminjaman berkas rekam medis oleh unit lain (dokter, perawat,
keuangan).
• Melakukan pendataan atau pengecekan kembali terhadap berkas rekam medis
yang telah selesai digunakan untuk berobat dengan menggunakan laporan
pasien harian rawat jalan dan tracer order dengan cara memberikan tanda
chek list pada buku ekspedisi Sedangkan untuk berkas rekam medis rawat inap
menggunakan laporan pasien pulang rawat inap dan mencatat di buku
ekspedisi pemulangan berkas rekam medis pasien rawat inap.
c. Melaksanakan fungsi pengawasan, pengendalian dan penilaian
• Memelihara dan menjaga keamanan dan kerahasian berkas rekam medis
• Melakukan pengambilan dan penyimpanan berkas rekam medis kedalam rak
penyimpanan secara cepat dan tepat menggunakan sistem terminal digit
• Melakukan pendistribusian dan pengembalian berkas rekam medis (rawat
jalan, rawat inap, dan IGD) serta mengkoodinasikannya dengan unit
keperawatan ruangan tentang keamanan berkas karena sering terjadi
tertinggalnya berkas lama diruangan perawatan setelah pasien tersebut
dipindahkan keruangan lain.
• Memonitor berkas rekam medis yang keluar dan masuk untuk menghindari
hilangnya berkas rekam medis dan adanya penomoran ganda
3. Jam Kerja
a. Hari Senin s/d Kamis : pukul 07.30 s/d 17.15
b. Hari Jumat : pukul 07.30 s/d 16.30

13
 BAB VI
TATA HUBUNGAN KERJA

A. Skema Hubungan Kerja

Rawat Jalan / IGD Rawat Inap Keuangan Manajemen

INTERN

Pasien UNIT REKAM Dokter

MEDIS

EKSTERN

Assuransi Rekanan Kemenkes, Dinkes Lain-lain

Hubungan tata kerja di unit rekam medis bersifat garis komunikasi, koordinasi dan informasi
dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas.

1. Hubungan Intern :
a. Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi, koordinasi
dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IGD, IRNA, Keuangan dan Manajemen dalam
mengambil keputusan.
b. Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam penyediaan
rekam medis.
2. Hubungan Ekstern:
a. Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu
Asuransi, Rekanan dan pihak lain.
b. Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Kemenkes,
Dinkes baik provinsi maupun daerah

14
 BAB VII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI

A. Pola Ketenagaan Unit Rekam Medis

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya
melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumberdaya manusia yang tepat
bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi
dan menyiapkan perputaran orang kedalam dan keluar organisasi. Tujuanna adalah
mendayagunakan sumber-sumber tersebut secara efektif sehingga pada waktu yang tepat
dapat disediakan sejumlah ortang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan
organisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.
Apapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumberdaya manusia di bagian Rekam
Medik, RSUD Kota Manado adalah sebagai berikut :

Pola Ketenagaan
Bagian Rekam Medis

KUALIFIKASI
No. NAMA JABATAN Jumlah
PENDIDIDKAN
1 Kepala Rekam Medik Diploma III 1
2. Penanggungjawab Pengolahan Data Sarjana 1
3. Penanggungjawab Coder Sarjana 1
4. Penanggungjawab Filling, Retrieval 1
Sarjana
dan Assembling
5. Staf pelaksana Sarjana 1

B. Recuitment dan Seleksi Karyawan

Penerimaan calon pegawai merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menambah
pegawai sesuai kebutuhan dan memenuhi persyaratan kualifikasi.
Penerimaan pegawai dapat dilakukan melalui seleksi calon pegawai negeri sipil dan
melalui penerimaan tenaga honorer. Prosedur dan tahapan penerimaan pegawai
dilakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

15
 BAB VIII

PENILAIAN KINERJA SUMBERDAYA MANUSIA

A. Penilaian Kinerja
Produktifitas dan kualitas kerja menjadi tuntutan setiap instansi bagi setiap pegawai
dalam rangka memberikan pelayanan yang terbaik bagi masyarakat, selain itu.
Gabungan hasil kerja yang berkualitas dari setiap pegawai akan menghasilkan kinerja
unit maupun kinerja instansi yang berkualitas.
Untuk memantau produkifitas dan kualitas kerja setiap pegawai dibutuhkan
instrument penilaian, instrument tersebut selanjutnya disebut Sasaran Kinerja Pegawai.
Penilaian dilakukan terhadap target yang dicapai, dimana target kinerja telah ditetapkan
terlebih dahulu pada awal tahun. Selain itu dilakukan juga penilaian terhadap sikap,
disiplin dan kesetiaan pegawai dalam malaksanakan tugas.
Penilaian kinerja ini merupakan instrument yang penting untuk memantau
pegawai/karyawan sebagai dasar untuk promosi, mutasi, pelatihan dan pendidikan,
kompensasi dan penghargaan bagi pegawai.

B. Tujuan
1. Agar setiap pegawai mengerti standar prestasi kerja yang harus dicapai dan
bagaimana mencapainya.
2. Pegawai termotivasi untuk meningkatkan kemampuan, usaha dan sikap mental yang
positif sehingga memperoleh hasil yang optimal

16
 BAB IX
PROGRAM ORIENTASI

Orientasi dilakukan untuk semua pegawai yang baru diterima di lingkungan RSUD
Kota Manado, termasuk pegawai di bagian Rekam Medik.
Ruang lingkup orientasi terbagi dua jenis, yaitu orientasi umum dan orientasi khusus.
Materi orientasi umum berupa struktur organisasi rumah sakit, kebijakan-kebijakan
umum tentang pelayanan antara lain bantuan hidup dasar, pencegahan dan
penanggulangan infeksi dan pasien safety. Orientasi khusus berupa tugas dan fungsi unit
pelayanan dimana pegawai itu ditempatkan dalam hal ini bagian rekam medik
Materi orientasi khusus bagian rekam medik meliputi, penerimaan pasien, pencatatan,
pengolahan data medis (kode dan ideks penyakit), penyimpanan, pengambilan kembali
dan pemusnahan/penyusutan

Materi Orientasi SDM Rekam Medis

No MATERI PENGARAH
A. ORINTASI UMUM Kabid Admin
Pengenalan personil
Orientasi ruangan dan instalasi
Visi, Misi dan Struktur Organisasi rumah sakit
Visi, Misi dan Struktur Organisasi Rekam Medik
Uraian Jabatan dan tata hubungan kerja Rekam
Medik
Keselamatan Kerja

B. ORIENTASI KHUSUS Ka Rekam Medis

Menyiapkan berkas RM pasien RI dan RJ
Sosialisasi bentuk dan macam formulir rekam
medis
Assembling berkars RM rawat jalan
Assembling berkas RM rawat inap
Sosialisasi buku ICD X
Sosialisasi sensus rawat inap dan rawat jalan
Sosialisasi penerimaan berkas RM
Sosialisasi pendistribusian RM
Sosialisasi penyimpanan berkas RM

17
 BAB XII
RAPAT

A. RAPAT RUTIN
Rapat Rutin diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap minggu ketiga setiap bulan
Jam : 10 – selesai
Tempat : Bagian Rekam Medis
Peserta : Kepala Unit Rekam Medik dan seluruh pelaksana rekam medik
Materi :
1. Evauasi kinerja unit rekam medis
2. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja unit rekam medik
3. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kineja unit rekam mdik
Kelengkapan : Undangan, daftar hadir, notulen rapat

B. RAPAT INSIDENTIL
Rapat Insidentil diselenggarakan pada
Waktu : Sewaktu-waktu bila ada sesuatu yang harus segera didiskusikan dan
diselesaikan segera
Jam : sesuai undangan
Tempat : Bagian Rekam Medis
Peserta : Kepala Unit Rekam Medik dan pelaksana yang terkait dengan permasalahan
yang dibahas
Materi : Sesuai dengan permasalahan yang ada
Kelengkapan : Undangan, daftar hadir, notulen rapat

18
 BAB XIII
PELAPORAN

A. LAPORAN HARIAN
Laporan harian rekam medik meliputi :
1. Jumlah pasien rawat inap
2. Jumlah kunjungan rawat jalan
3. Jumlah pemeriksaan penunjang
4. Jumlah rekam medis yang keluar per hari
B. Laporan Bulanan
Laporan Bulanan Rekam Medis terdiri dari laporan Intern dan Laporan Eksteren
Laporan Intern terdiri dari :
1. Laporan Kinerja Mutu Pelayanan
2. Laporan Mutu Pelayanan Rekam Medis
Laporan Ekstern
1. Laporan RL 5.1 Pengunjung Rumah Sakit
2. Laporan RL 5.2 Kunjungan Rawat Jalan
3. Laporan RL 5.3 Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Inap
4. Laporan RL 5.4 Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Jalan
C. Laporan Tahunan
Laporan Tahunan teridri dari
Laporan Intern terdiri dari :
1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS
2. Laporan mutu pelayanan unit rekam medis
Laporan Ekstern terdiri dari :
1. Laporan RL 1.2 Indikator Pelayanan Rumah Sakit
2. Laporan RL 1.3 Tempat Tidur
3. Laporan RL 3.1 Rawat Inap
4. Laporan RL 3.2 Rawat Darurat
5. Laporan RL 3.3 Gigi dan Mulut
6. Laporan RL 3.4 Kebidanan
7. Laporan RL 3.5 Perinatologi
8. Laporan RL 3.6 Pembedahan
9. Laporan RL 3.7 Radiologi
10. Laporan RL 3.8 Laboratorium
11. Laporan RL 3.9 Rehabilitasi Medik
12. Laporan RL 3.10 Pelayanan Khusus
13. Laporan RL 3.11 Kesehatan Jiwa
14. Laporan RL 3.12 Keluarga Berencana
15. Laporan RL 3.13A Farmasi Obat Pengadaan
16. Laporan RL 3.13B Farmasi Obat Pelayanan Resep
17. Laporan RL 3.14 Rujukan
18. Laporan RL 3.15 Cara Bayar
19. Laporan RL RL 4.a Penyakit Rawat Inap
20. Laporan RL RL 4.b Penyakit Rawat Jalan

19