RSI AT-TIN HUSADA

2022

Rumah Sakit Islam At-Tin Husada

Jln. Raya Ngawi-Solo Km. 04
Watualang, Ngawi
0351. 747888 Fax : 0351. 747666
 BAB I
DEFINISI

I. KOMUNIKASI
A. PENGERTIAN KOMUNIKASI
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari
satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya, Pada
umumnya komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata (lisan) yang dapat di
mngerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti
oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik
badan, menunjukan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala,
mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut dengan komunikasi dengan bahasa nonverbal
(Wikipedia, 2007)
Komunikasi merupakan proses kompleks yang melibatkan perilaku dan
memungkinkan individu untuk berhubungan dengan orang lain dan dunia sekitarnya.
Komunikasi juga merupakan suatu seni untuk dapat menyusun dan menghantarkan suatu
pesan dengan cara yang mudah sehingga orang lain dapat mengerti dan menerima
maksud dan tujuan pemberi pesan.
Komunikasi di lingkungan rumah sakit diyakini sebagai modal utama untuk
meningkatkan kualitas pelayanan yang akan ditawarkan kepada konsumennya.
Konsumen dalam hal ini juga menyangkut dua sisi yaitu konsumen internal dan
konsumen eksternal. Konsumen internal melibatkan unsur hubungan antar individu yang
bekerja di rumah sakit, baik hubungan secara horisontal ataupun hubungan secara
vertikal. Hubungan yang terjalin antar tim multidisplin termasuk keperawatan, unsur
penunjang lainnya, unsur adminitrasi sebagai provider merupakan gambaran dari sisi
konsumen internal. Sedangkan konsumen eksternal lebih mengarah pada sisi menerima
jasa pelayanan, yaitu klien baik secara individual, kelompok, keluarga maupun
masyarakat yang ada di rumah sakit. Seringkali hubungan buruk yang terjadi pada suatu
rumah sakit, diprediksi penyebabnya adalah buruknya sistem komunikasi antar individu
yang terlibat dalam sistem tersebut.
Rumah sakit sebagai suatu organisasi tidak akan efektif apabila interaksi diantara
orang-orang yang tergabung di dalamnya tidak pernah ada komunikasi. Komunikasi
menjadi sangat penting karena merupakan aktifitas tempat pimpinan mencurahkan
waktunya untuk menginformasikan sesuatu dengan cara tertentu kepada staf atau unit-
 unit dibawahnya. Dengan komunikasi maka fungsi menejerial yang berawal dari fungsi
perencanaan,nimplementasi dan pengawasan dapat dicapai.
Komunikasi sangat tergantung pada persepsi dan sebaliknya persepsi juga
tergantung pada komunikasi. Persepsi meliputi semua proses yang dilakukan seseorang
dalam memahami informasi mengenai lingkungannya. Baik buruknya proses komunikasi
sangat tergantung pada persepsi masing-masing staf yang terlibat didalamnya.
Ketidaksamaan pengertian antara penerima dan pengirim informasi akan menimbulkan
kegagalan dalam berkomunikasi.

B. KLASIFIKASI KOMUNIKASI
Berdasarkan kepada penerima pesan atau komunikan, komunikasi diklasifikasikan
menjadi :
1. Komunikasi Intrapersonal Penggunaan bahasa atau pikiran yang terjadi di dalam diri
komunikator sendiri antara individu dengan Tuhannya. Komunikasi intrapersonal
merupakan keterlibatan internal secara aktif dari setiap individu dalam pemrosesan
simbolik dari pesan-pesan. Seorang individu menjadi pengirim sekaligus penerima
pesan, meberikan umpan balik bagi dirinya sendiri dalam proses internal yang
berkelanjutan
2. Komunikasi Interpersonal Komunikasi interpersonal berlangsung dengan dua arah,
akomunikator dan komunikan; antara seorang tenaga medis dengan teman sejawat
atau antara seorang tenaga medis dengan pasien.
3. Komunikasi Kelompok Salah satu bentuk komunikasi yang terjadi di dalam sebuah
kelompok. Komunikasi tidak hanya terjadi antara seseorang dengan seseorang yang
lainnya, komunikasi juga dilakukan dengan sekelompok orang yang disebut dengan
komunikasi kelompok. Menurut Michael Burgoon, komunikasi kelompok adalah
interaksi secara tatap muka antara tiga orang atau lebih dengan tujuan yang telah
diketahui, seperti berbagi informasi, menjaga diri, pemecahan masalah, dimana
anggota-anggotanya dapat mengingat karakteristik pribadi anggota-anggota yang lain
secara tepat, misalnya organisasi profesi, kelompok remaja dan kelompok-kelompok
sejenisnya. Komunikasi dapat dalam  bentuk diskusi, rapat dan sebagainya

C. PRINSIP-PRINSIP KOMUNIKASI
Adapun prinsip-prinsip komunikasi menurut Carl Rogers yaitu :
1. Perawat harus mengenal dirinya sendiri
2. Komunikasi harus ditandai dengan sikap saling menerima, percaya, dan menghargai
 3. Perawat harus memahami, menghayati nilai yang dianut oleh pasien
4. Perawat harus menyadari pentingnya kebutuhan pasien, baik fisik maupun mental
5. Perawat harus dapat menciptakan suasana yang nyaman dan aman bagi pasien
6. Kejujuran dan terbuka
7. Mampu sebagai role model
8. Altruisme
9. Bertanggung jawab

D. KOMPONEN-KOMPONEN KOMUNIKASI
1. Sender (pemberi pesan): individu yang bertugas mengirimkan pesan.
2. Receiver (penerima pesan): seseorang yang menerima pesan. Bisa berbentuk pesan
yang diterima maupun pesan yang sudah diinterpretasikan.
3. Pesan : informasi yang diterima, bisa berupa kata, ide atau perasaan. Pesan akan
efektif bila jelas dan terorganisir yang diekspresikan oleh si pengirim pesan.
4. Media: metode yang digunakan dalam pesan yaitu kata, bisa dengan cara ditulis,
diucapkan, diraba, dicium. Contoh: catatan atau surat adalah kata; bau badan atau
cium parfum adalah penciuman (dicium), dan lain-lain.
5. Umpan balik: penerima pesan memberikan informasi/ pesan kembali kepada pengirim
pesan dalam bentuk komunikasi yang efektif. Umpan balik merupakan proses yang
kontinue karena memberikan respons pesan dan mengirimkan pesan berupa stimulus
yang baru kepada pengirim pesan.

E. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KOMUNIKASI

Beberapa factor komunikasi yang berperan dalam menciptakan dan memelihara otoritas
yang obyektif dalam organisasi, menurut pendapat Barnard (1968,175-181) adalah :
1. Saluran komunikasi harus diketahui secara pasti
2. Harus ada saluran komunikasi formal pada setiap anggota organisasi
3. Jalur komunikasi seharusnya langsung dan sependek mungkin
4. Garis informasi formal hendaknya dipergunakan secara normal
5. Orang-orang yang bekerja sebagai pusat pengatur komunikasi haruslah orang-orang
yang berkemampuan cakap
6. Setiap komunikasi haruslah disahkan
7. Situasi/suasana
Situasi/suasana yang hiruk pikuk atau penuh kebisingan akan mempengaruhi
baik/tidaknya pesan diterima oleh komunikan, suara bising yang diterima komunikan
 saat proses komunikasi berlangsung membuat pesan tidak jelas, kabur, bahkan sulit
diterima.
8. Kejelasan pesan.
Kejelasan pesan akan sangat mempengaruhi keefektifan komunikasi. Pesan yang
kurang jelas dapat ditafsirkan berbeda oleh komunikan sehingga antara komunikan
dan komunikator dapat berbeda persepsi tentang pesan yang disampaikan. Hal ini akan
sangat mempengaruhi pencapaian tujuan komunikasi yang dijalankan. Oleh karena itu,
komunikator harus memahami pesan sebelum menyampaikannya pada komunikan,
dapat dimengerti komunikan dan menggunakan artikulasi dan kalimat yang jelas.
Perilaku yang terjadi dalam suatu organisasi adalah merupakan unsur pokok dalam
proses komunkasi. Komunikasi sendiri merupakan usaha untuk mengubah perilaku.

II. EDUKASI
A. PENGERTIAN EDUKASI
Edukasi adalah suatu proses usaha memberdayakan perorangan, kelompok, dan
masyarakat agar memelihara, meningkatkan dan melindungi kesehatannya melalui
peningkatan pengetahuan, kemauan, dan kemampuan, yang dilakukan dari, oleh, dan
masyarakat sesuai dengan faktor budaya setempat (Depkes RI, 2012 dalam keperawatan
kesehatan komunitas).
Menurut WHO (2008) Edukasi kesehatan adalah proses meningkatkan kontrol
dan memperbaiki kesehatan individu maupun masyarakat dengan membuat mereka
peduli terhadap pola perilaku dan pola hidup yang dapat mempengaruhi kesehatan.
Suatu konsep praktik pendidikan dalam bidang kesehatan (Notoatmodjo, 2012).
Edukasi pada hakikatnya adalah suatu kegiatan atau usaha menyampaikan pesan
kesehatan kepada masyarakat, kelompok atau individu. Dengan adanya pesan tersebut
maka diharapkan masyarakat, kelompok atau individu dapat memperoleh pengetahuan
tentang kesehatan yang lebih baik. (Notoatmodjo, 2012).

B. TUJUAN EDUKASI
Menurut Chayatin, Rozikin, dan Supradi (2007) terdapat tiga tujuan utama dalam
pemberian edukasi kesehatan agar seseorang itu mampu untuk:
1) Menetapkan masalah dan kebutuhan yang mereka inginkan.
2) Memahami apa yang mereka bisa lakukan terhadap masalah kesehatan dan
menggunakan sumber daya yang ada.
 3) Mengambil keputusan yang paling tepat untuk meningkatkan kesehatan. c. Sasaran
Edukasi

C. SASARAN EDUKASI
Sasaran Edukasi menurut Mubarok (2007) ada tiga sasaran yaitu:
1) Edukasi individu yaitu edukasi yang diberikan dengan sasaran individu.
2) Edukasi pada kelompok yaitu edukasi yang diberikan itu dengan sasaran kelompok.
3) Edukasi masyarakat yaitu edukasi yang diberikan dengan sasaran masyarakat.

D. METODE EDUKASI
Berdasarkan pendekatan sasaran yang ingin dicapai, penggolongan metode edukasi
yaitu:
1) Metode berdasarkan pendekatan perorangan Metode ini bersifat individual dan
biasanya digunakan untuk membina perilaku baru, atau membina seseorang yang
mulai tertarik pada suatu perubahan perilaku atau inovasi. Ada 2 bentuk
pendekatannya yaitu
a. Bimbingan dan penyuluhan
b. Wawancara
2) Metode berdasarkan pendekatan kelompok Penyuluhan berhubungan dengan sasaran
secara kelompok. Dalam penyampaian edukasi dengan metode ini kita perlu
mempertimbangkan besarnya kelompok sasaran serta tingkat pendidikan formal dari
sasaran.

E. MEDIA EDUKASI
1) Media cetak.
a. Leaflet
Leaflet adalah media cetak yang digunakan untuk menyampaikan suatu berita
atau pesan melalui lembaran-lembaran yang dilipat.
b. Booklet
Booklet adalah media yang digunakan untuk menyampaikan informasi dalam
bentuk tulisan dan gambar.
c. lip chart (Lembar balik)
Media ini adalah penyampaikan informasi dalam bentuk buku dimana setiap
lembarnya berisi gambar peragaan dan lembar baliknya berisi penjelasan
mengenai gambar tersebut.
 d. Rubrik Rubrik adalah sebuah media yang berupa tulisan surat kabar, poster dan
foto.

2) Media Elektronik
a. Video dan film strip
Keunggulan dari media ini adalah dapat memberikan realita yang sulit untuk
direkam oleh mata dan pikiran serta dapat memicu timbulnya suatu permasalahan
yang memicu suatu diskusi serta mudah digunakan dan tidak memerlukan ruangan
yang gelap.
b. Slide
Keunggulan dari media ini adalah dapat memberikan berbagai realita meskipun
sangat terbatas,kegunaan media ini cocok digunakan untuk sasaran yang relatif
besar dan pembuatannya yang relatif murah dan mudah serta alat yang digunakan
mudah digunakan dan didapatkan.

F. REKAM MEDIS
Rekam Medis adalah semua keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam
tentang identitas pasien, anamnesa, pemeriksaan, penunjang, diagnosa sampai dengan
segala penyelesaian dan tindakan medik yang diberikan kepada pasien dan pengobatan
baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.
Jadi rekam medis merupakan alat komunikasi antar pemberi pelayanan pasien dan
menyimpan informasi penting tentang kesehatan pasien.

G. HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI

1. Hambatan Fisik
Merupakan jenis hambatan berupa fisik, misalnya cacat pendengaran (tuna rungu),
tuna netra, tuna wicara atau pasien sudah lanjut usia (lansia).
2. Hambatan Sematik
Hambatan semantik adalah hambatan mengenai bahasa, baik bahasa yang digunakan
oleh komunikator, maupun komunikan.
3. Hambatan Fisikologis
Hambatan psikologis merupakan hambatan-hambatan karena adanya unsur-unsur dari
kegiatan psikis manusia..
 BAB II
RUANG LINGKUP

A. PANDUAN KOMUNIKASI
Kerangka komunikasi efektif yang digunakan di rumah sakit adalah komunikasi
SBAR (Situation, Backgroud, Assessment, Recommendation), metode komunikasi ini
digunakan pada saat melakukan tindakan ke pasien. Komunikasi SBAR adalah kerangka
teknik komunikasi yang disediakan untuk petugas kesehatan dalam menyapaikan kondisi
pasien.
1. Panduan komunikasi efektif SBAR ini diterapkan kepada:
a. Antar pemberi pelayanan saat memberikan perintah lisan atau melalui telpon
b. Petugas laboratorium saat membacakan hasil laboratoruim secara lisan atau
melalui telepon
c. Petugas informasi saat memberikan informasi pelayanan rumah sakit kepada
pelanggan
d. Petugas PKRS saat memberikan edukasi kepada pasien
e. Semua karyawan saat berkomunikasi via telpon dan lisan
2. Pelaksana panduan ini adalah seluruh pemberi pelayanan, petugas laboratorium,
petugas informasi, pelaksana PKRS, semua karyawan

B. PRINSIP KOMUNIKASI
1. Untuk mendapatkan komunikasi efektif, dilakukan melaui prinsip terima, catat,
verifikasi dan klarifikasi:
a. Pemberi pesan secara lisan memberikan pesan
b. Penerima pesan menuliskan secara lengkap isi pesan tersebut
c. Isi pesan dibacakan kembali (Read Back) secara lengkap oleh penerima pesan.
d. Pemberi pesan memverifikas isi pesan kepada pemberi penerima pesan.
e. Penerima pesan mengklarifikasi ulang bila ada perbedaan pesan dengan hasil
verifikasi
2. Baca ulang dan verifikasi dikecualikan untuk kondisi darurat di ICU dan IGD
3. Penggunaan code alfabetis internasional digunakan saat melakukan klarifikasi hal-hal
penting, misal nama obat, nama pasien, dosis obat, hasil laboratorium dengan
mengeja huruf-huruf tersebut saat membaca ulang (reed back) dan verifikasi
4. Tujuan utama panduan komunikasi efektif ini adalah untukmemperkecil terjadinya
kesalahan penerima pesan yang diberikan secara lisan
C. PERENCANAAN INFORMASI
Rumah Sakit RSI At Tin Husada Ngawi dalam melaksanakan komunikasi
melalui beberapa alat yaitu :
1. Telepon.
Fungsinya untuk komunikasi verbal antar masyarakat atau instansi yang terkait dengan
rumah sakit,antara dokter konsultan dengan dokter jaga dan antara staf di rumah sakit.
2. Rekam medis.
Merupakan alat komunikasi tertulis antar profesi dalam melakukan asuhan
keperawatan pasien dan antar profesi yang terkait. Semua profesi yang melakukan
asuhan keperawatan mencatat kegiatannyanya dalam rekam medis sesuai dengan yang
ditentukan oleh undang-undang.
3. Internet.
Merupakan media promosi dan dalam mencari karyawan sesuai dengan kompetensi
yang dibutuhkan.
4. Radio.
Merupakan media promosi dengan masyarakat tentang jenis pelayanan yang
tersedia,waktu pelayananan serta kompetensi yang memberikan pelayanan.
5. Bunner, Baliho dan spanduk

D. KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT

1. Populasi masyarakat
Untuk daerah sasaran rumah sakit populasi yang ada meliputi masyarakat umum
tanpa mempunyai asuransi, masyarakat dengan peserta Badan Penyelenggara Jaminan
Sosial Kesehatan (BPJS Kesehatan yaitu peserta ex. Jamkesmas, Askes, Jamsostek,
dan TNI/Polri), pasien kesecelakaan dengan menggunakan asuransi Jasa Raharja, dan
pasien peserta Asuransi Kesehatan lain seperti Garda Medika Asuransi, Asuransi
Sinarmas dll serta perusahaan-perusahaan swasta yang bekerjasama (PKS) dalam
pelayanan kesehatan bagi karyawan.
2. Strategi
Komunikasi dilakukan melaui radio, banner, spanduk dan komunikasi langsung ke
masyarakat dan perusahaan-perusahaan.
3. Isi informasi
Informasi yang disampaikan adalah jenis pelayanan yang terdapat di rumah sakit, jam
pelayanan dan bagaimana akses pelayanan dari masyarakat ke rumah sakit termasuk
kualitas pelayanan yang diberikan.
E. KOMUNIKASI DENGAN PASIEN DAN KELUARGA
1. Cara informasi
Komunikasi antara staf rumah sakit dengan pasien dan keluarga harus dilakukan
komunikasi secara efektif. Komunikasi efektif merupakan komunikasi yang mampu
menghasilkan perubahan sikap (attidute change) pada orang yang terlibat dalam
komunikasi. Komunikasi efektif yang dilakukan di rumah sakit dapat berupa :
a. Komunikasi verbal efektif
1) Komunikasi yang dilakukan dengan jelas dan ringkas.
Dapat melalui contoh untuk membuat penjelasan lebih mudah dipahami oleh
penerima informasi/perintah/pesan,mengulang bagian yang penting sehingga
penerima pesan mengetahui “apa, siapa,mengapa,kapan,dimana, dan
bagaimana. Ide-ide disampaikan secara ringkas dengan menggunakan kata-
kata sehingga dapat mengekspresikan ide secara sederhana.
2) Perbendaharaan kata.
Menyampaikan pesan dan informasi serta istilah-istilah yang mudah
dimengerti pasien sesuai dengan tingkat pendidikan,budaya dan format
sehingga pesan menjadi efektif.
3) Intonasi dan kecepatan berbicara.
Intonasi dan kecepatan berbicara juga disesuaikan dengan tingkat pendidikan
dan budaya masyarakat setempat sehingga apa yang disampaikan menjadi jelas
dan dapat merubah perilaku penerima pesan.
b. Komunikasi non verbal
Komunikasi non verbal dapat berupa ;
1) Penampilan fisik
2) Sikap tubuh dan cara berjalan
3) Ekspresi wajah dan kontak mata
4) Sentuhan (kasih sayang,dukungan emosional dan perhatian diberikan melalui
sentuhan dan sesuai dengan norma sosial)
2. Jenis informasi
Informasi yang perlu disampaikan dari staf medis dan keperawatan kepada pasien
meliputi :
a. Jenis dan akses pelayanan di rumah sakit
b. Biaya perawatan dan tindakan
c. Informasi diagnose,pemeriksaan yang dilakukan dan akan dilakukan, terapi serta
rencana tindakan,inform consent.
 d. Asuhan keperawatan , pendidikan pasien dan keluarga

3. Pemberi informasi
Semua informasi disampaikan sesuai dengan kewenangan staf rumah sakit yaitu front
office, kasir, staf medis (dokter IGD dan DPJP, perawat) dan staf non medis (farmasi,
laboratorium, radiologi).

F. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Organisasi adalah sebuah sistem sosial yang kompleksitasnya jelas terlihat melalui
jenis, peringkat, bentuk dan jumlah interaksi yang berlaku.
Proses komunikasi dalam organisasi adalah salah satu faktor penentu dalam mencapai
organisasi yang efektif. Salah satu proses yang akan selalu terjadi dalam organisasi
apapun adalah proses komunikasi. Melalui organisasi terjadi pertukaran informasi,
gagasan, dan pengalaman. Mengingat perannya yang penting dalam menunjang
kelancaran berorganisasi, maka perhatian yang cukup perlu dicurahkan untuk mengelola
komunikasi dalam organisasi.

1. Klasifikasi Komunikasi dalam Organisasi

a) Dari segi sifatnya :
1) Komunikasi Lisan.
Komunikasi yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang saling bertatap
muka secara langsung dan tidak ada jarak atau peralatan yang membatasi
mereka.
2) Komunukasi Tertulis.
Komunikasi yang di lakukan dengan perantaraan tulisan tanpa adanya
pembicaraan secara langsung dengan menggunakan bahasa yang singkat,
jelas, dan dapat dimengerti oleh penerima.
3) Komunikasi Verbal.
Semua jenis simbol yang menggunakan satu kata atau lebih.
4) Komunikasi Non Verbal.
Komunikasi yang menggunakan pesan-pesan untuk melukiskan semua
peristiwa komunikasi di luar kata-kata terucap dan tertulis.
b) Dari segi arahnya :
1) Komunikasi Ke atas
2) Komunikasi Ke bawah
3) Komunikasi Horizontal
4) Komunikasi Satu Arah
5) Komunikasi Dua Arah

c) Menurut Keresmiannya:
1) Komunikasi Formal.
Suatu proses komunikasi yang bersifat resmi dan biasanya dilakukan di dalam
lembaga formal melalui garis perintah atau sifatnya instruktif.
2) Komunikasi Informal.
Komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi , akan tetapi tidak
direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi
 BAB III
TATA LAKSANA

A. KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT

1. Komunikasi dengan menggunakan media
a) Spanduk
1) Spanduk himbauan kesehatan yang berkaitan dengan peringatan hari-hari besar
nasional dan internasional, seperti : Peringatan hari kesehata, hari anak
nasional, HIV AIDS sedunia dll
2) Spanduk pelayanan rumah sakit
3) Spanduk kegiatan – kegiatan social
b) Standing Bunner
Bunner himbauan kesehatan
c) Baliho
Baliho tentang pelayanan rumah sakit
d) Sign Box dan Neon Box
1) Pelayanan IGD 24 Jam
2) Jadwal Poli Spesialis
3) Neon Box Pelayanan Rumah Sakit
e) Iklan di Radio mengenai pelayanan rumah sakit.
f) Brosur dan flayer
1) Brosur tentang pelayanan rumah sakit
2) Flayer Medical Ceck Up (MCU)
3) Flayer Gizi
4) Pencegahan Infeksi di Rumah Sakit

2. Komunikasi langsung
a. Talkshow dokter umum di Radio
b. Penyuluhan kesehatan dalam safari kesehatan ke desa-desa/perusahaan
c. Kegiatan Edukasi penyakit dalam kegiatan senam lansia
d. Seminar kesehatan
B. KOMUNIKASI DENGAN PASIEN DAN KELUARGA
1) Dokter IGD dengan Pasien dan Keluarga
1. Setelah dilakukan pemeriksaan [anamnesis,fisik] kemudian dokter menjelaskan
diagnose atau perkiraan diagnose pasien, serta pemeriksaan penunjang yang
akan dilakukan.
2. Dokter menjelaskan tujuan pemeriksaan,hasil yang diharapkan dari pemeriksaan
penunjang tersebut untuk menegakkan diagnose.
3. Untuk besarnya biaya pemeriksaan penunjang yang akan dilakukan, pasien atau
keluarga di minta ke FO untuk mendapatkan informasi.
4. Apabila keluarga dan pasien setuju, pemeriksaan dapat dikerjakan
5. Apabila keluarga dan pasien tidak setuju maka pemeriksaan tidak dilakukan dan
keluarga menandatangani surat penolakan.
6. Setelah hasil pemeriksaan penunjang [Radiologi,lab,EKG,USG] sudah selesai
kemudian dokter menjelaskan ke keluarga pasien .

2) Informasi Dokter DPJP dengan Pasien dan Keluarga

1. DPJP wajib memberikan pendidikan kepada pasien tentang kewajibannya
terhadap rumah sakit antara lain :
a. Memberi informasi yang benar, jelas dan jujur
b. Mengetahui kewajibannya dan tanggung jawab pasien dan keluarga
c. Mengajukan pertanyaan untuk hal yang tidak dimengerti
d. Memahami konsekuensi pelayanan
e. Mematuhi instruksi dan menghormati peraturan rumah sakit
f. Memperlihatkan sikap menghormati dan tenggang rasa

2. Memenuhi kewajiban financial yang disepakati

Pendidikan tersebut disampaikan secara lisan dan dicatat dalam Lembar
Penunjukan DPJP Utama dan Bukti Pelaksanaan Penjelasan DPJP yang
dilengkapi tanda tangan pasien, dan DPJP.

3. DPJP wajib membuat rencana pelayanan

a. Menuliskkan rencana pelayanan
1) Dokter menuliskan rencana kerja atau permasalahan medis yang aka
ditangani
 2) Dokter menulis rencana tindakan yang akan dilaksanakan, dapat berupa
rencana pemeriksaan penunjang, konsul dan lain-lain.
3) Dokter menyususn rencana terapi atau intervensi guna menangani masalah.
4) Dokter membubuhkan tanda tangan dan waktu penulisan.

b. Menginformasikan rencana pelayanan kepada pasien/ keluarga

1) Dokter sudah menyampaikan pada pasien bahwa pasien diperiksa dan dibuat
diagnose kerja.
2) Dokter menyampaikan pada pasien pemeriksaan/tindakan apa yang akan
dilaksanakan.
3) Dokter menyampaiakan kemungkinan manfaat dan resikonya terhadap
tindakan
4) Dokter memastikan apakah pasien sudah paham.
5) Dokter mempersilakan kepada pasien untuk menanyakan sesuatu apabila
belum jelas.
Dokter menuliskan pada dokumen rekam medis bahwa telah
menginformasikan rencana pelayanan dan membubuhkan paraf.

3) Informasi Front Office Dengan Pasien

a. Pendaftaran Pasien
1) Petugas pendaftaran memberikan salam hangat kepada pasien/keluarga pasien
yang datang ke bagian pendaftaran.
2) Petugas pendaftaran mewawancari pasien atau keluarga pasien terhadap
identitas pasien.
3) Untuk data nama pasien dilakukan eja huruf oleh pasien/keluarga pasien atau
diulang oleh petugas pendaftaran dengan mengeja huruf sehingga tidak terjadi
kesalahan nama pasien.
4) Untuk data tanggal lahir/umur, petugas mengulang menanyakan kebenaran
data dan apabila masih diragukan maka pengecekan langsung ke IGD untuk
memastikan kesesuaian antara umur dengan fisik pasien.

b. Pendaftaran Pasien Rawat Inap

1) Pasien/keluarga pasien datang ke bagian pendaftaran untuk melakukan
pendaftaran rawat inap.
2) Petugas pendafataran memberikan informasi tentang:
 a) Hak Dan Kewajiban Pasien
b) Identifikasi Pasien
c) Jenis Pelayanan
d) Fasilitas Ruangan/Pelayanan
e) Tarif Ruangan
f) Tarif Tindakan
3) Petugas menuliskan terhadap isi penjelasan dari point 2 pada dokumen rekam
medis dan apabila hal-hal yang dijelaskan sudah dimengerti dan disetujui oleh
pasien/keluarga pasien maka dokumen rekam medis ditandatangani oleh
pasien/keluarga pasien dan petugas pendaftaran yang memberikan informasi.
Data rekam medis dimasukkan ke list pasien.

c. Setelah pasien setuju dengan informasi biaya dan tindakan medis, petugas
pendaftaran menginformasikan ke unit terkait.
d. Jika Pasien tidak setuju dengan informasi biaya, Petugas Pendaftaran akan
menginformasikan kepada Dokter yang merawat dan Dokter akan memberikan
solusi apakah akan memberikan keringanan biaya atau disarankan ke rumah sakit
pemerintah.
e. Jika terjadi perubahan kriteria tindakan dari ruang tindakan akan
menginfomasikan kepada keluarga pasien.

4) Informasi antara perawat dengan pasien dan keluarga

1. Memberi salam pada pasien dan keluarga
2. Menjelaskan kepada pasien dan keluarga tentang fasilitas yang ada di ruang
perawatan dan prosedur penggunaannya
3. Menjelaskan tata tertib di Rumah Sakit
4. Menjelaskan hak dan kewajiban pasien
5. Memberikan penjelasan dokter/petugas yang merawat
6. Informasi waktu konsultasi
7. Informasi catatan perkembangan konsisi pasien dan rencana asuhan perawatan
8. Informasi tentang persiapan pulang
9. Setiap selesai melaksanakan orientasi harus tercatat pada checklist dan ditanda
tangani oleh kedua belah pihak
C. UPAYA ATASI HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI DENGAN PASIEN DAN
KELUARGA PASIEN
Upaya –upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan dalam komunikasi:
1. Petugas harus bersikap lembut dan sopan
2. Petugas lebih memaksimalkan volume suaranya khususnya untuk pasien yang
mempunyai hambatan fisik dan lansia.
3. Apabila pasien atau keluarga pasien kurang memahami apabila menggunakan bahasa
Indonesia maka petugas menyampaikan informasi dengan menggunakan bahasa
daerah.
4. Mengoptimalkan panca inderanya (misal: gerakan tangan, gerakan mulut)
5. Untuk pasien tuna wicara biasanya membawa rekan untuk menerjemahkan ucapan
yang disampaikan petugas rumah sakit.
6. Melakukan upaya :
a) Mengecek arti atau maksud yang disampaikan
Bertanya lebih lanjut kepada pasien/keluarga pasien apakah ia sudah mengerti apa
yang dibicarakan.
Contoh: Petugas pendaftaran/Perawat bertanya pada pasien “Apakah sudah
mengerti, Pak?”
b) Meminta penjelasan lebih lanjut
Petugas lebih aktif  berbicara untuk memastikan apakah ada hal lain yang perlu
ditanyakan lagi.
Contoh: “Apa ada hal lain yang kurang jelas, Bu?”
c) Mengecek umpan balik atau hasil
Petugas memancing kembali dengan mengajukan pertanyaan mengenai hal atau
pesan yang telah disampaikan kepada pasien / keluarga pasien.
Contoh: “Tadi obatnya sudah diminum , Pak?”
d) Mengulangi pesan yang disampaikan memperkuat dengan bahasa isyarat
Contoh: “Obatnya diminum 2 kali sehari ya” sambil menggerakkan tangan.
e) Dokter atau perawat lebih mendekatkan diri dengan berbincang mengenai hal-hal
yang menyangkut keluarga, keadaannya saat ini (keluhan tentang penyakitnya).
f) Membuat pesan secara singkat, jelas dan tepat
Petugas menyampaikan hanya hal-hal yang berhubungan pasien (atau yang
ditanyakan pasien) sehingga lebih efisien dan tidak membuang-buang waktu.
 7. Hambatan bahasa untuk pasien asing
a) Apabila pasien membawa guide/penterjemah, maka informasi diberikan/ditanyakan
melalui guide/penterjemah.
b) Apabila pasien tidak membawa penterjemah/guide, petugas memanggil karyawan
yang dilain yang mempunyai kemamampuan
Menggunakan penterjemah bagi pasien asing baik menggunakan guide maupun
dengan cara melatih karyawan berbahasa inggris.

D. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1. Rapat Kepala Rumah Sakit dengan KaBag dan KaRu
a. Rapat Mingguan
1) Kepala Rumah Sakit mengeluarkan surat edaran rapat mingguan
a) Hari pelaksanaan : Setiap hari senin
b) Waktu : 08.00 wib s/d selesai
c) Tempat : Ruang Pertemuan rumah sakit
2) Rapat membahas evaluasi kinerja dan koordinasi mingguan.
3) KaBag dan KaRu menyampaikan segala permasalahan dan pemecahan yang
telah dilaksanakan serta rencana solusi kedepannya.
4) Direktur membuat rekomendasi pemecahannnya.
5) Rapat dilengkapi dengan notulen dan daftar hadir.
.
2. Rapat Ka.bag/coordinator dengan staf
a. Rapat Harian / Morning Report
1) Rapat dipimpin oleh manajemen yang sudah dibuatkan jadwal piket
memimpin morning oleh Ka.bag Personalia & Umum.
2) Morning Report diikuti oleh seluruh karyawan shift malam / tugas malam
dan beberapa unit yang hanya bertugas shift pagi seperti bagian kebun,
laundry, dapur/gizi, rekam medis dan bagian keuangan.
3) Rapat membahas kinerja harian dan permasalahan selama operasional satu
hari, kecuali pada hari Senin di bahas kinerja harian selama tiga hari ( dari
hari Jumat s/d Minggu ).
4) Rapat dilengkapi dengan notulen dan daftar hadir.
5) Manajemen melaporkan hasil rapat kepada direktur.
 6) Apabila ada permasalahan yang harus segera dibahas solusinya, maka
direktur akan melaksanakan rapat isidentil dengan seluruh manajemen atau
manajemen terkait.

b. Rapat Kepala Bagian / coordinator dengan staf di masing-masing unit.

1) Ka.bag / coordinator mengajukan rapat dengan staf per unit kepada
direktur rumah sakit untuk disetujui.
2) Ka.bag / coordinator mengeluarkan / membuat undangan rapat.
3) Pelaksanaan harus dilengkapi dengan daftar hadir dan notulen.
4) Ka.bag / coordinator melaporkan hasil rapat kepada direktur.
5) Ka.bag / coordinator melakukan monitoring terhadap tindak lanjut hasil
rapat oleh pelaksana di masing-masing unit.

c. Supervise dan ronde keperawatan

1) Kepala bagian atau coordinator keperawatan / kepala ruangan keliling ke
unit-unit menjadi tanggungjawabnya.
2) Menanyakan dan melihat situasi jalannya pelayanan.

5. Komunikasi Antar Staf

a. Pelaksanaan operan antar shift jaga per masing-masing unit.
b. Operan dilakukan langsung di unit kerja kecuali untuk perawat rawat inap,
operang langsung dilakukan ke masing-masing ruang pasien.
c. Operan meliputi hal-hal yang sudah dikerjakan dan yang akan dilanjutkan oleh
shift pengganti, tembusan kebijakan/program yang diberikan oleh manajemen dll.

6. Komunikasi Antar Pemberi Pelayanan di rumah sakit

a. Antar pelayanan klinik dengan non klinik
Saluran komunikasi dapat dilakukan melalui morning report.
b. Antar unit pelayanan di rumah sakit (IGD ke RI/HCU, RI ke HCU dan HCU
ke RI)
Pasien sering berpindah (transfer) pelayanan di rumah sakit. Saat perpindahan
pasien maka terjadi juga perpindahan tim pelayanan. Perpindahan pasien dari satu
tim pelayanan ke tim pelayanan yang lain harus diikuti oleh perpindahan
informasi kesehatan pasien. Alat komunikasi pasien antar tim pelayanan adalah
 rekam medis atau ringkasannya . Ringkasan transfer Rekam medis sebagai
sarana komunikasi transfer pasien mengandung :
1) Alasan masuk rumah sakit
2) Temuan yang signifikan
3) Diagnose yang telah ditegakkan
4) Tindakan yang telah diberikan
5) Obat-obatan yang telah diberikan
6) Kondisi pasien saat dipindah

c. Antar shift pemberi pelayanan klinik (operan pertukaran shift jaga)

1) Dilaksanakan tepat waktu pada saat pergantian dinas yang disepakati
2) Dipimpin oleh penangggung jawab sift
3) Diikuti oleh semua petugas yang jaga
4) Informasi yang disampaikan harus akurat, singkat, sistematik

d. Antar DPJP dengan DU (Dokter Umum)

1) Pelayanan medis di Rumah Sakit Islam At Tin Husada Ngawi dilaksanakan
oleh dokter spesialis dan dokter umum.
2) Jika oleh karena suatu sebab dokter spesialis tidak dapat melaksanakan
tugasnya, maka yang bersangkutan wajib melapor kepada atasan dan
mendelegasikan tugas-tugas kepada dokter spesialis di lingkungan SMFnya.
3) Apabila di suatu SMF hanya ada satu orang dokter spesialis atau jika semua
dokter spesialis disuatu SMF berhalangan hadir (tugas), maka Kepala SMF
wajib mendelegasikan tugas-tugas pelayanan kesehatan kepada dokter umum
(asisten), sesuai dengan kompetensinya yang ditentukan oleh dokter spesialis
yang bersangkutan.
4) Pada kasus tertentu baik dari rawat jalan maupun rawat inap yang
memerlukan pengelolaan medis oleh lebih dari satu DPJP/bidang SMF lain
sesuai dengan kewenangan klinisnya, DPJP utama wajib melalukan konsul
dalam hal:
a) Konsul Minta Pendapat
Apabila hanya diperlukan untuk memperoleh informasi dan pertimbangan
dari SMF lain tanpa mendapat penanganan lanjutan dari SMF tersebut.
 b) Konsul Alih Rawat
Dilakukan apabila suatu kasus yang awalnya dirawat oleh suatu SMF dan
ternyata sudah tidak perlu mendapatkan perawatan dari SMF tersebut,
sedangkan lebih tepat dirawat oleh SMF lain
c) Konsul Rawat Bersama
Apabila terdapat kasus yang bersifat komplek dan harus mendapat
penanganan lebih dari satu bidang ilmu/SMF dengan DPJP Utama adalah
bidang SMF yang tingkat kegawatannya paling tinggi.
5) Segala bentuk transformasi antar DPJP dituangkan dalam form konsul yang
tersedia dan diletakan dalam les pasien.
6) Segala perihal keperluan konsul antar DPJP harus dijelaskan kepada pasien
mengenai maksud dan tujuannya.

e. Antar DPJP
1) Pelayanan medis di RSI At Tin Husada Ngawi dilaksanakan oleh dokter
spesialis dan dokter umum.
2) Jika oleh karena suatu sebab dokter spesialis tidak dapat melaksanakan
tugasnya, maka yang bersangkutan wajib melapor kepada atasan dan
mendelegasikan tugas-tugas kepada dokter spesialis di lingkungan SMFnya.
3) Apabila di suatu SMF hanya ada satu orang dokter spesialis atau jika semua
dokter spesialis disuatu SMF berhalangan hadir (tugas), maka Kepala SMF
wajib mendelegasikan tugas-tugas pelayanan kesehatan kepada dokter
umum (asisten), sesuai dengan kompetensinya yang ditentukan oleh dokter
spesialis yang bersangkutan.
4) Pada kasus tertentu baik dari rawat jalan maupun rawat inap yang
memerlukan pengelolaan medis oleh lebih dari satu DPJP/bidang SMF lain
sesuai dengan kewenangan klinisnya DPJP Utama wajib melalukan konsul
dalam hal:
a. Konsul Minta Pendapat
Apabila hanya diperlukan untuk memperoleh informasi dan
pertimbangan dari SMF lain tanpa mendapat penanganan lanjutan dari
SMF tersebut.
 b. Konsul Alih Rawat
Dilakukan apabila suatu kasus yang awalnya dirawa oleh suatu SMF
dan ternyata sudah tidak perlu mendapatkan perawatan dari SMF
tersebut, sedangkan lebih tepat dirawat oleh SMF lain.
c. Konsul Rawat Bersama
Apabila terdapat kasus yang bersifat komplek dan harus mendapat
penanganan lebih dari satu bidang ilmu/SMF dengan DPJP Utama
adalah bidang SMF yang tingkat kegawatannya paling tinggi.
5) Segala bentuk transformasi antar DPJP dituangkan dalam form konsul yang
tersedia dan diletakan dalam les pasien.
6) Segala perihal keperluan konsul antar DPJP harus dijelaskan kepada pasien
mengenai maksud dan tujuannya.

7) Antar DPJP dengan perawat

1) Pelayanan medis di Rumah Sakit At Tin Husada Ngawi dilaksanakan oleh
dokter spesialis,dokter umum dan perawat.
2) Perawat IGD, Poliklinik dan Ruangan wajib melaksanakan instruksi dari DPJP
dalam pemberian pelayanan medis pasien yang ditulis form perkembangan
penyakit pasien.
3) Segala tindakan yang dilakukan oleh perawat atas instruksi DPJP harus tercatat
dalam form tindakan keperawatan dan apabila terjadi sesuatu pada pasien
setelah diberikan tindakan segera dan perawat harus wajib melaporkan ke
DPJP yang merawat.

8) Antar dokter jaga dan antar perawat jaga (shift jaga)

1) Diinformasikan jumlah pasien.
2) Permasalahan yang ada
3) Keadaan pasien-pasien yang bermasalah

9) Antar shift FO, shift Kasir

1) Sift sebelumnya menjelaskan keadaan secara umum
2) Menjelaskan permasalahan selama jaga
3) Instruksi yang terbaru dari atasannya
E. REKAM MEDIS
1. Isi rekam medis
a. Ringkasan masuk dan keluar
b. Surat dokumen pengantar
c. Lembar anamnesa dan pemeriksaan
d. Lembar instruksi
e. Lembar konsultasi
f. Grafik suhu, nadi dan pernafasan
g. Catatan perkembangan pasien terintegrasi (CPPT) perawat/ bidan
h. Hasil laboratorium
i. Lembaran penunjang lainnya
j. Resume / laporan kematian
k. Laporan pengkajian keperawatan

2. Yang dapat mengakses rekam medis

a. Dokter Umum, Dokter Spesialis, Dokter Gigi, dan Dokter Gigi Anastesi yg
melayani pasien.
b. Dokter Tamu yang merawat pasien di RS.
c. Residen yang sedang melaksanakan kepaniteraan klinik (PPDS)
d. Tenaga Para Medis Perawatan & Tenaga Para Medis Non Perawatan yg langsung
terlihat didalamnya,seperti : Perawat, Perawat Gigi, Bidan, Petugas Laboratorium,
Klinik Gizi, Anestesi, Penata Rontgen, dll.
e. Dokter dari luar negeri yang sedang melakukan alih teknologi kedokteran berupa
tindakan / konsultasi kepada pasien yg membuat rekam medis adalah dokter yg
ditunjuk oleh Direktur RS.

3. Ketentuan pengisian RM
a. Setiap tindakan konsultasi yang dilakukan terhadap pasien selambat-lambatnya 1
X 24 jam harus ditulis dalam lembaran rekam medis.
b. Semua pencatatan harus ditanda tangani oleh dokter / tenaga kesehatan lainnya
sesuai dengan wewenangnya serta menulis nama dan tanggal pengisian.
c. Pencatatan yang dibuat oleh mahasiswa kedokteran dan mahasiswa lainnya ditanda
tangani dan menjadi tanggung jawab dokter yang merawat/dokter pembimbingnya.
d. Dokter yang merawat dapat memperbaiki kesalahan penulisan dan melakukannya
saat itu juga dengan dibubuhi paraf pada berkas yang diperbaiki.
 e. Dilarang menghapus catatan berkas rekam medis dengan “tip X atau dengan yang
lainnya”.

4. Kode diagnosis dan tindakan

a. Koding penyakit sesuai dengan ICD-10
b. Pembedahan / tindakan ( ICD-9)
c. Koding obat – obatan
d. Laboratorium
e. Radiologi
f. Dokter ( pemberi pelayanan )
g. Alat – alat

5. Kerahasiaan Rekam Medis

Secara umum telah disadari bahwa informasi yang didapat dari RM bersifat
rahasia, hal ini menjelaskan hubungan yang khusus antara pasien dan dokter yang
wajib dilindungi dari kebocoran sesuai dengan kode etik kedokteran dan perundang-
undangan yang berlaku. Permintaan informasi mengenai data medis tertentu seorang
pasien oleh pihak ketiga, dapat diberikan kepada :
1.Asuransi.
2.Perusahaan yang pegawainya mendapat tunjangan perwatan kesehatan.
3.Riset dokter.
4.Pengadilan.

 Informasi yang bersumber dari RM dibagi dua kategori :

1) Informasi yang mengandung nilai-nilai kerahasiaan yaitu :
Laporan atau catatan yang terdapat dalam berkas rekam medis sebagai
hasil pemeriksaan, pengobatan, observasi, atau wawancara dengan pasien.
Informasi ini tidak boleh disebarluaskan kepada pihak-pihak yang tidak
berwenang, karena menyangkut individu langsung si pasien pemberitahuan
keadaan sakit/penyakit pasien kepada keluarganya hanya boleh dilakukan
oleh dokter yang merawat, pihak lain tidak mempunyai hak sama sekali.

2) Informasi tidak mengandung nilai kerahasiaan yaitu :

Jenis informasi yang dimaksud adalah perihal identitas (nama, alamat dan
lain-lain).
 Walaupun begitu petugas tenaga bantuan, perawat, petugas rekam medis
maupun petugas rumah saikt lainnya harus berhati-hati bahwa ada kalanya
identitas pasien dianggap perlu disembunyikan dari pemberitaan untuk
keperluan security, misalnya untuk ketenangan pasien, pasien dalam
tanggungan pihak berwajib dan lain-lain.

 Sumber Hukum Kerahasiaan Informasi Rekam medis

Sumber hukum sebagai acuan di dalam masalah kerahasiaan informasi
sesuai dengan Peraturan Pemerintah, PP No.10 Tahun 1996 mengenai :”
Wajib Simpan Rahasia Kedokteran”. Dengan adanya Peraturan Pemerintah
itu siapapun yang berkerja di rumah sakit, khususnya bagi yang
berhubungan dengan data rekam medis wajib memperhatikan ketentuan
tersebut.
 Pasal I :
Yang dimaksud rahasia kedokteran adalah segala sesuatu yang
diketahui oleh orang-orang tersebut dalam pasal 3 pada waktu atau
selama melakukan pekerjaannya dalam lapangan kedokteran.
 Pasal 3 : Yang wajib menyimpan rahasia yang dimksud dalam pasal I
ialah :
a. Tenaga keseatan menurut pasal 2 undang-undang tenaga kesehatan
( Lembaran Negara th. 1963 No.78 )
b. Mahasiswa kedokteran, murid yang bertugas dalam lapangan
pemeriksaan, pengobatan dan / atau perawatan & orang lain yang
ditetapkan oleh Menteri Kesehatan.
 Dalam peraturan Mentri Kesehatan RI No.749a/Men.Kes/XII/1989,
secara tegas dijelaskan pada bab.III pasal II, bahwa : Rekam medis
merupakan berkas yang wajib dijaga kerahasiaannya.

 Sedang bab III pasal 12 dijelaskan :

a. Pemaparan isi rekam medis hanya boleh dilakukan oleh dokter
yang merawat pasien dengan izin tertulis pasien.
b. Pimpinan sarana pelayanan kesehatan dapat memaparkan isi rekam
medis tanpa seizin pasien berdasarkan peraturan-peraturan
perundang-undangan.
 Berdasarkan peraturan-peraturan yang tersebut diatas, maka setiap petugas
yang dalam pekerjaannya berurusan dengan pasien atau yang mengetahui
keadaan pasien, yang telah mengucapkan sumpah jabatan ataupun tidak,
wajib menjunjung tinggi rahasia mengenai keadaan pasien.

 Dengan demikian yang wajib menyimpan rahasia kedokteran adalah :

a. Dokter yang merawat
b. Kedokteran gigi
c. Perawat
d. Ahli laboratorium
e. Ahli radiologi
f. Bidan
g. Para pegawai
h. Ahli farmasi
i. Mahasiswa kedokteran
j. Murid paramedis

6. Sistem Penyimpanan Berkas Rekam Medis

a. Sistem Penyimpanan Rekam Medis
Sistem penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Islam At Tin Husada
Ngawi secara Sentralisasi Lokasi Sistem. Sentralisasi lokasi diterapkan pada
bagian pelayanan :
1) Rawat Jalan
2) Rawat Inap
3) IGD
4) Klinik Gigi
5) KIA/KB

b. Ruang Penyimpanan
Ruang penyimpanan berkas RM aktif terletak pada ruang RM, dan Ruang
penyimpanan berkas RM in aktif terletak pada gudang RM.

c. Penyimpanan Rekam Medis Aktif

Yang dimaksud RM aktif adalah dokumen rekam medis yang jangka waktu /
umurnya tidak lebih dari 5 tahun sejak tanggal pemeriksaan terakhir bagi pasien
 rawat jalan atau pada tanggal terakhir pasien masuk rumah sakit untuk dirawat
inap.

d. Penyimpanan Rekam Medis In Aktif

Yang dimaksud rekam medis in aktif adalah dokumen rekam medis yang
disimpan dalam jangka waktu setelah 5 tahun disimpan sebagai dokumen rekakm
medis aktif kemudian dicabut untuk disimpan selama 2 tahun untuk pasien rawat
jalan dan 5 tahun untuk pasien rawat inap.

7. Peminjaman Rekam Medis

a.Peminjaman Rekam Medis untuk keperluan riset dan pendidikan dilaksanakan di
ruang RM dengan pemesanan tertulis
1) Dasar :
a) PERMENKES RI No. 794a / Menkes / Per / XII / 1989. Petunjuk teknis
pengolahan Rekam Medis.
b) SK Dirjen Yanmed No.78 / Yanmed / RSUM Dik / YMU / I / 1991.

2) Tata cara peminjaman rekam medis untuk keperluan riset dan pendidikan :
a) Membuat Permohonan secara tertulis yang ditanda tangani oleh Kepala
SMF / Kepala Bagian kepada Kepala Rumah Sakit Islam At Tin Husada
Ngawi..
b) Kepala Rumah Sakit Islam At Tin Husada Ngawi mendisposisi kepada
Kepala Urusan Rekam Medis.
c) Kepala urusan Rekam Medis mendisposisi kepada petugas files untuk
mencarikan berkas - berkas rekam medis sesuai dengan permintaan.
d) Berkas rekam medis yang diinginkan dan sudah tersedia dapat dipergunakan
dan berkas yang telah diambil dari tempat penyimpanan diberi tracef untuk
reference dan mempermudah pengambilan.
e) Peminjaman harus menggunakan berkas rekam medis didalam ruangan yang
tersedia dan tidak diizinkan membawa keluar berkas rekam medis.
b. Peminjaman berkas rekam medis Untuk menyuguhkan informasi sebagai bukti
keperluan pengadilan, dengan cara :
1) Atas permintaan pengadilan, dengan surat kuasa khusus tertulis dari direktur
Rumah Sakit Islam At Tin Husada Ngawi, salinan berkas rekam medis dapat
diberikan.
2) Apabila berkas rekam medis yang asli yang diminta, maka berkas rekam medis
harus difoto copy terlebih dahulu.
3) Pihak pengadilan yang meminjam harus membuatkan tanda terima peminjaman
berkas rekam medis tersebut.
4) Tanda terima beserta foto copy berkas rekam medis disimpan di folder sampai
berkas rekam medis yang asli dikembalikan.

c.Peminjaman berkas rekam medis Individual Pasien Rawat Inap.

Dengan pemesanan secara tertulis
1) Dasar :
a) PERMENKES RI No.794a/Menkes/ Per/ XII / 1989
b) Petunjuk Teknis Pengelolaan Rekam Medis.
c) SK.Dir.Jen.Yan.Med.No.78/Yan.Med/RS.UM.Dik/YMU/I/91.
2) Tata laksana :
a) Dokter yang merawat pasien atau perawat membuat surt permohonan
tertulis dan ditanda tangani pada lembar/ bon pinjam yang telah
disediakan di ruangan masing-masing.
b) Surat permohonan dibuat rangkap dua dan disampaikan ke bagian rekam
medis.
c) Setelah diagendakan oleh urusan pengadministrasian rekam medis, kepala
urusan rekam medis mendisposisikan ke petugas files untuk melayani
peminjaman berkas rekam medis.
d) Dalam waktu paling lama 7 hari berkas rekam medis yang di pinjam harus
sudah dikembalikan ke bagian rekam medis dengan dicatat
pengembaliannya di buku kendali sebagai bukti pengembalian dan
dibubuhi tanda tangan oleh petugas rekam medis yang menerima.
8. Petunjuk Keluar
Petunjuk keluar / tracer adalah suatu alat penting untuk mengganti berkas rekam medis
yang dikeluarkan dari rak penyimpanan. Pada tracer memuat informasi tentang :
a. Nomor rekam medis
b. Nama pasien
c. Tanggal dikeluarkan
d. Peminjam
e. Tanda tangan peminjam
Cara ini harus dipatuhi dan dilaksanakan oleh setiap petugas rekam medis dalam
rangka membina ketelitian kerja, serta disiplin dalam rangka memudahkan
pengawasan terhadap berkas rekam medis yang keluar dari penyimpanan.

9. Pemusnahan Rekam Medis

a. Membentuk tim pemusnah berkas dengan surat keputusan dari Kepala Rumah
Sakit Islam At Tin Husada Ngawi dengan beranggotakan sekurang-kurangnya 7
orang yang terdiri dari :
1) Petugas Rekam Medis.
2) Dokter.
3) Komite Medik.
4) Unit Pelayanan Lain (Keperawatan).
b. Tim pemusnahan berkas RM membuat surat berita acara kepada Direktur RS dan
DirJen YanMed DepKes RI.
c. Berita acara pelaksanaan pemusnahan dikirim kepada Kepala Rumah Sakit At Tin
Husada Ngawi dan DirJen YanMed DepKes RI.
d. Berkas RM yang non aktif selama 5 tahun diseleksi menjadi 2 kelompok seperti
berkas RM umum dan berkas RM dengan diagnosa kanker & psikiatri.
e. Berkas RM yang akan dimusnahkan dipilah kembali untuk disimpan pada rak
penyimpanan RM non aktif, seperti : Ringkasan masuk & keluar, Informed
consent, Resume medis, Laporan operasi/tindakan medik, Catatan anastesi,
Identitas bayi baru lahir, Surat keterangan kematian.
f. Petugas menulis nomor RM, nama pasien, diagnosa akhir, tahun terakhir dilayani
pada buku/formulir khusus pencatatan berkas yang akan dihapus.
g. Petugas melakukan penghapusan dengan cara menghancurkan berkas pada mesin
penghancur kertas.
h. Tim pemusnahan membuat berita acara penghapusan berkas RM rangkap 5 (lima)
setelah ditanda tangani oleh semua anggota diserahkan ke unit rekam medis.
Kemudian berita acara tersebut akan diserahkan kepada Direktur rumah sakit,
DirJen YanMed DepKes RI, Panitia RM, Komite RM, dan arsip.
i. Formulir penghapusan berkas RM harus diisi menurut kebutuhan informasi
 BAB IV
PENUTUP

Berkat rahmat Tuhan Yang Maha Esa, Pembuatan Pedoman Management Komunikasi
Dan Edukasi Rumah Sakit Islam At Tiin Husada Ngawi dapat terselesaikan dengan baik
walaupun masih belum sempurna. Semoga dengan adanya Pedoman Management
Komunikasi dan Edukasi ini dapat meningkatkan kualitas pelayanan pasien secara seoptimal,
serta dapat dijadikan sebagai pedoman dalam melakukan komunikasi dan edukasi di Rumah
Sakit Islam Attin Husada Ngawi.