INFORMASI JABATAN

1. NAMA JABATAN : PENGADMINISTRASI PERSURATAN

2. KODE JABATAN : 04.01.C0.01.111.013

3. UNIT KERJA : DINAS PEDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

a. JPT UTAMA : -

b. JPT MADYA : -

c. JPT PRATAMA : KEPALA DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

d. ADMINISTRATOR : SEKRETARIS DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

e. PENGAWAS : KEPALA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

f. PELAKSANA : -

g. JABATAN FUNGSIONAL : -

4. IKHTISAR JABATAN : Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian di bidang persuratan sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk tertib
administrasi

5. KUALIFIKASI JABATAN :
a. Pendidikan Formal : SLTA/DI/ DII/ DIII di bidang manajemen perkantoran/ administrasi perkantoran/ tata perkantoran atau bidang lain yang relevan dengan tugas jabatan

b. Pendidikan dan Pelatihan :

b.1. Penjejangan : Prajabatan

b.2. Teknis : -

c. Pengalaman Kerja :
c.1. Struktural : -

c.2. Fungsional : -

c.3. Bidang Jabatan : Memiliki pengalaman di bidang administrasi

Hal. 1 dari 7
6. TUGAS POKOK
HASIL KERJA
WAKTU
(Dokumen, Surat, JUMLAH WAKTU KEBUTUHAN
NO. URAIAN TUGAS PENYELESAIAN
Berkas, Laporan, HASIL EFEKTIF PEGAWAI
(JAM)
Kegiatan, Orang)
1 Menerima, Mencatat dan mengagendakan, mengklasifikasi surat masuk Surat 300 0,5 1250 0,12

2 Menyimpan asli surat dan disposisi Surat 300 0,5 1250 0,12

3 Mendistribusikan surat masuk dan disposisi kepada yang bersangkutan dan meminta tanda terima Berkas 300 0,5 1250 0,12

4 Mengcopy, mengecap, menyiapkan amplop surat dan menyimpan arsip surat keluar Surat 300 0,45 1250 0,11

5 Menyampaikan surat keluar kepada caraka untuk dikirim dan meminta tanda terima Berkas 300 0,45 1250 0,11

6 Mengcopy, dan menyimpan copy Surat Perintah milik tamu yang membutuhkan tanda tangan pimpinan pada surat Berkas 300 0,45 1250 0,11
perintah
7 Membuat laporan jumlah surat masuk dan surat keluar Laporan 1 5 1250 0,00

8 Mengecek Surat Keterangan dan mengecap stempel pengesahan Surat Keterangan Surat 1 5 1250 0,00

JUMLAH WAKTU PENYELESAIAN (JAM) 865,00 JAM

JUMLAH PEGAWAI (ORANG) 0,69 ORANG

Catatan : Hanya Tugas Pokok yang disisipkan.

7. HASIL KERJA
1 Surat Masuk

2 Surat Masuk

3 Tanda terima surat

4 Surat Keluar

5 Tanda terima surat

6 Berkas Surat Perintah

7 Laporan jumlah surat masuk dan surat keluar

8 Surat Keterangan

Hal. 2 dari 7
8. BAHAN KERJA

NO. BAHAN KERJA PENGGUNAAN DALAM TUGAS

1 Surat Masuk Menerima, Mencatat dan mengagendakan, mengklasifikasi surat masuk

2 Surat Masuk Menyimpan asli surat dan disposisi

3 Buku Mendistribusikan surat masuk dan disposisi kepada yang bersangkutan dan meminta tanda
terima
4 Surat Keluar Mengcopy, mengecap, menyiapkan amplop surat dan menyimpan arsip surat keluar

5 Buku Menyampaikan surat keluar kepada caraka untuk dikirim dan meminta tanda terima

6 Surat Mengcopy, dan menyimpan copy Surat Perintah milik tamu yang membutuhkan tanda tangan
pimpinan pada surat perintah
7 Dokumen Membuat laporan jumlah surat masuk dan surat keluar

8 Surat Mengecek Surat Keterangan dan mengecap stempel pengesahan Surat Keterangan

9. PERANGKAT KERJA

NO. PERANGKAT KERJA PENGGUNAAN DALAM TUGAS

1 SOP Menerima, Mencatat dan mengagendakan, mengklasifikasi surat masuk

2 SOP Menyimpan asli surat dan disposisi

3 SOP Mendistribusikan surat masuk dan disposisi kepada yang bersangkutan dan meminta tanda
terima
4 SOP Mengcopy, mengecap, menyiapkan amplop surat dan menyimpan arsip surat keluar

5 SOP Menyampaikan surat keluar kepada caraka untuk dikirim dan meminta tanda terima

6 SOP Mengcopy, dan menyimpan copy Surat Perintah milik tamu yang membutuhkan tanda tangan
pimpinan pada surat perintah
7 Data-data terkait Membuat laporan jumlah surat masuk dan surat keluar

8 SOP Mengecek Surat Keterangan dan mengecap stempel pengesahan Surat Keterangan

Hal. 3 dari 7
10. TANGGUNG JAWAB

NO. URAIAN

1 Kelancaran administrasi penerimaan surat masuk

2 Keamanan asli surat dan disposisi

3 Ketepatan distribusi surat masuk dan disposisi kepada yang bersangkutan

4 Keamanan penyimpanan arsip surat keluar

5 Ketepatan penyampaian surat keluar

6 Keamanan penyimpanan copy Surat Perintah

7 Kualitas laporan jumlah surat masuk dan surat keluar

8 Kelancaran administrasi Surat Keterangan

Catatan :
KATA KUNCI (KEAKURATAN, KELANCARAN, KERAHASIAAN, KEBENARAN, KESESUAIAN, KETEPATAN, KESELAMATAN, KERAPIHAN, KEAMANAN, KUALITAS, KUANTITAS, KEUTUHAN, KELENGKAPAN,
KEEFEKTIFAN, KELAYAKAN, KEINDAHAN, KEHARMONISAN).

11. WEWENANG

NO. URAIAN

1 Menggunakan administrasi penerimaan surat masuk

2 Memberikan asli surat dan disposisi

3 Memberikan surat masuk dan disposisi kepada yang bersangkutan

4 Menggunakan penyimpanan arsip surat keluar

5 Memberikan surat keluar

6 Menggunakan penyimpanan copy Surat Perintah

7 Merumuskan laporan jumlah surat masuk dan surat keluar

Hal. 4 dari 7
 8 Menggunakan administrasi Surat Keterangan

KATA KUNCI (MEMINTA, MENOLAK, MEMBERIKAN, MERUMUSKAN, MENGELUARKAN, MENGGUNAKAN, MENENTUKAN, MENETAPKAN, MENEGUR, MEMOTIVASI, MENILAI KORELASI JABATAN)

12. KORELASI JABATAN

NO. JABATAN UNIT KERJA/INSTANSI DALAM HAL

1 Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Arahan dan Laporan

2 Sekretaris Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Sekretariat Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Arahan dan Laporan

3 Kepala Subbagian Administrasi dan Umum Sekretariat Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Arahan dan Laporan

4 Pelaksana Subbagian Administrasi dan Umum pada Sekretariat Koordinasi dan Kerjasama
Dinas Pendidikan dan Kebudayaan

13. KONDISI LINGKUNGAN KERJA

NO. ASPEK FAKTOR

1 Tempat kerja Didalam dan diluar ruangan

2 Suhu Dingin tanpa perubahan

3 Udara Sejuk

4 Keadaan Ruangan Cukup

5 Letak Datar

6 Penerangan Terang

7 Suara Tenang

8 Keadaan tempat kerja Bersih

9 Getaran Tidak ada

14. RESIKO BAHAYA

NO. NAMA RESIKO PENYEBAB

1 Mata Minus Terlalu menatap layar komputer atau dokumen

2 Kelelahan Beban Kerja yang berat

Hal. 5 dari 7
15. SYARAT JABATAN
a. KETERAMPILAN KERJA : Mampu mengoordinasikan Kegiatan bidang administrasi

b. BAKAT KERJA : G (INTELEGENSIA)

Merupakan kemampuan belajar secara umum.

Q (CLERICAL PERCEPTION) PENGAMATAN TULISAN

Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan dalam bahan verbal atau dalam tabel

V (VERBAL APTITUDE) KEMAMPUAN VERBAL

kemampuan untuk menangkap kata-kata dan menggunakan kata-kata secara efektif.

c. TEMPERAMEN KERJA : D (DCP) Directing-Control-Planning

Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan memimpin (direction) mengendalikan (control) atau merencanakan (planning).

I (INFLU) Influencing
Kemampuan menyesuaikan diri untuk pekerjaan-pekerjaan mempengaruhi (influencing) orang lain dalam pendapat, sikap atau pertimbangan mengenai gagasan.

P (DEPL) Dealing with People

Kemampuan menyesuaikan diri dalam berhubungan dengan orang lain (dealing with people) lebih dari hanya penerimaan dan pemberian instruksi.

R (REPCON) Repetitive and Continuous

Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan kegiatan yang berulang, atau secara terus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan
atau kecepatan tertentu.

d. MINAT KERJA : Sosial : Aktivitas yang bersifat sosial atau memerlukan keterampilan berkomunikasi dengan orang lain.

Kewirasuahaan : Aktivitas yang melibatkan kegiatan pengelolaan/ manajerial untuk pencapaian tujuan organisasi.

Konvensional : Aktivitas yang memerlukan manipulasi data yang eksplisit, kegiatan administrasi, rutin dan klerikal.

e. UPAYA FISIK : Berdiri, Berjalan, Duduk, Berbicara, Melihat, Mendengar, Bekerja dengan Jari, Pengamatan Secara Mendalam.

f. KONDISI FISIK :
a. Jenis Kelamin : Pria/Wanita

b. Umur :-

c. Tinggi Badan :-

d. Berat Badan :-

Hal. 6 dari 7
 e. Postur Badan : Sehat

f. Penampilan :-

g. FUNGSI PEKERJAAN : O7 : Melayani Orang

O8 : Menerima Instruksi

D0 : Memadukan Data

D2 : Menganalisis Data

D3 : Menyusun Data

16. PRESTASI YANG DIHARAPKAN

NO. HASIL KERJA JUMLAH HASIL JAM

1 Surat 300 0,5

2 Surat 300 0,5

3 Berkas 300 0,5

4 Surat 300 0,45

5 Berkas 300 0,45

6 Berkas 300 0,45

7 Laporan 1 5

8 Surat 1 5

17. KELAS JABATAN : 5

Hal. 7 dari 7