FORMULIR APLIKASI HASIL ANALISIS JABATAN DAN ANALISIS BEBAN KERJA

INFORMASI JABATAN

1. NAMA JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM

2. KODE JABATAN :
3. UNIT KERJA : DINAS KOMUNIKASI, INFORMATIKA DAN PERSANDIAN
a. JPT Utama : -
b. JPT Madya : -
c. JPT Pratama : KEPALA DINAS
d. Administrator : SEKRETARIS
e. Pengawas : KEPALA SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
f. Pelaksana : PENGADMINISTRASI UMUM
g. Jabatan Fungsional : -

4. IKTISAR JABATAN : Melaksanakan tugas, menerima, mencatat, menyimpan surat, ekspedisi, arsip, perlengkapan,
Kerumahtanggaan pengelolaan sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar
pelaksanaan tugas Pengadministrasian Umum berjalan lancar

5. KUALIFIKASI JABATAN :
a. Pendidikan Formal : SLTA/DI/ D-2 (Diploma-Dua)/D-3 (Diploma-Tiga) bidang Manajemen Perkantoran/ Administrasi
perkantoran/ Tata Perkantoran atau bidang lain yang relevan dengan tugas jabatan

b. Pendidikan & Pelatihan : a. Prajabatan (Wajib)

b. Diklat (Bintek) Kepegawaian
c. Diklat Manajemen Kearsipan

c. Pengalaman Kerja : -

6. TUGAS POKOK :

WAKTU
JUMLAH WAKTU KEBUTUHAN
NO URAIAN TUGAS HASIL KERJA PENYELESAIAN
HASIL EFEKTIF PEGAWAI
(JAM)

1 Menerima, membuka, membaca, mencatat Dokumen 300 1 1250 0.24

surat masuk sesuai prosedur yang berlaku
untuk kelancaran pelaksanaan tugas

Anjab dan ABK Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Bireuen Tahun 2020
 Memberi lembar pengantar pada surat, Dokumen 300 1 1250 0.24
sesuai dengan prosedur dan ketentuan
2 yang berlaku agar memudahkan
pengendalian
Mengelompokkan surat atau dokumen Dokumen 50 1 1250 0.04
menurut jenis dan sifatnya sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku agar
3
memudahkan pendistribusian

Mendistribusikan surat masuk sesuai Dokumen 10 1 1250 0.01

disposisi Kepala SPNF SKB dan membuat
tanda terima surat, mengelola administrasi
umum disamping surat menyurat, meliputi
4 ekspedisi, kearsipan, dokumentasi dan
perlengkapan secara efektif guna
kelancaran pelaksanaan tugas;

Mendokumentasikan surat sesuai dengan Dokumen 50 1 1250 0.04

5 prosedur dan ketentuan yang berlaku agar
tertib administrasi

Melaporkan hasil pelaksanaan tugas secara Dokumen 50 1 1250 0.04

tertulis dan lisan kepada atasan
6 sesuai dengan prosedur yang berlaku
sebagai bahan evaluasi dan pertanggung
jawaban

JUMLAH 6.00 1250 0.61

JUMLAH PEGAWAI 1,250 0.61

Catatan: Hanya tugas pokok jabatan yang diisikan.

7. HASIL KERJA : 1) Rencana Kegiatan Pengadministrasian Umum

2) Resume peraturan perundang – Undangan terkait tugas Pengadministrasian umum
3) Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk dan surat keluar, sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku
4) Administrasi kerumahtanggaan berjalan lancar
5) Laporan hasil konsultasi dan koordinasi
6) Konsep kebutuhan barang
7) Konsep Surat Perintah dan SPPD
8) Laporan kegiatan Pengadministrasian Umum
Anjab dan ABK Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Bireuen Tahun 2020
 8. BAHAN KERJA :

NO BAHAN KERJA PENGGUNAAN DALAM TUGAS

1 Agenda Penyiapan kearsipan dokumen kantor;
2 Komputer/laptop/notebook, flashdisk, Untuk alat komunikasi, informasi,
internet monitoring dan menyimpan data
3 Alat tulis kantor (ATK) Sebagai alat tulis menulis
4 Sarana Prasarana Rumah Tangga Sebagai alat untuk memenuhi
Kantor perlengkapan kantor

9. PERANGKAT KERJA :

NO PERANGKAT KERJA PENGGUNAAN UNTUK TUGAS

1 SOP Pedoman dalam pelaksanaan tugas
2 JUKNIS/JUKLAT Pedoman dalam pelaksanaan tugas
3 PERATURAN PER UU AN Pedoman dalam pelaksanaan tugas

10. TANGGUNG JAWAB :

NO URAIAN
1 Kebenaran dan Keakuratan Pelaksanaan tugas, Penerimaan, pencatatan, dan penyortiran surat masuk dan surat keluar
2 Kebenaran dan Keakuratan Pemberian lembar pengantar pada surat
3 Kebenaran dan Keakuratan Pengelompokan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya
4 Kebenaran dan Keakuratan Pendokumentasian surat
5 Kebenaran dan Keakuratan Pelaporan pelaksanaan kegiatan
6 Kebenaran dan keakuratan dalam legalisasi ijazah dan sertifikat kursus keterampilan
7 Kebenaran dan keakuratan konsep kebutuhan barang
8 Kelengkapan dalam penggunaan dan pemeliharaan sarana dan prasaranakantor
9 Kelengkapan dalam penyiapan kebutuhan rapat dinas
10 Mengelola administrasi kerumahtanggaan dengan tepat
11 Mengelola ekspedisi, kearsipan, dokumentasi dan perlengkapan dengan akurat dan tepat
12 Kebenaran dan keakuratan konsep Surat Perintah dan SPPD
13 Kebenaran dan Keakuratan Pelaksanaan tugas lain-lain

11. WEWENANG :

NO URAIAN
1 Meminta data dan informasi mengenai peraturan per-UU terkait tugas Pengadministrasian Umum untuk membuat Resume
2 Menentukan pembagian tugas dengan staf
3 Memberikan koreksi pada hasil kerja staf
4 Melakukan koordinasi dengan pihak terkait sehubungan dengan tugas Pengadministrasian Umum
Anjab dan ABK Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Bireuen Tahun 2020
 5 Meminta informasi yang diperlukan ke pihak lain untuk menyusun konsep kebijakan Pengadministrasian Umum
6 Meminta data untuk menyusun laporan ketatalaksanaan surat menyurat
7 Mengatur kebutuhan Pengadministrasian Umum
8 Meminta data dan informasi untuk menyusun konsep kebutuhan barang
9 Memberikan pengarahan untuk mengatur kelengkapan, penggunaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor
10 Mengatur penyiapan kebutuhan rapat rutin satuan pendidikan
11 Meminta data untuk menyusun konsep Surat Perintah dan SPPD
12 Menentukan evaluasi kegiatan Pengadministrasian Umum
13 Menyusun laporan Kegiatan Pengadministrasian Umum
14 Menyusun laporan pelaksanaan tugas kedinasan lain

12. KORELASI JABATAN :

NO NAMA JABATAN UNIT KERJA/ISNTANSI DALAM HAL

1 Konsultasi, koordinasi dan
Kepala Dinas Dinas Komunikasi, Informatika dan Persandian
laporan
2 Konsultasi, koordinasi dan
Sekretaris Dinas Komunikasi, Informatika dan Persandian
laporan
3 Kepala Sub Bagian Dinas Komunikasi, Informatika dan Persandian Koordinasi dan Konsultasi
4 Kepala Bidang Dinas Komunikasi, Informatika dan Persandian Koordinasi dan Konsultasi
5 Kepala Seksi Dinas Komunikasi, Informatika dan Persandian Koordinasi dan Konsultasi

13. KONDISI LINGKUNGAN KERJA :

NO ASPEK FAKTOR
1 Lokasi kerja Di dalam dan luar ruangan
2 Suhu Dingin
3 Udara Sejuk
4 Luas ruangan Sedang
5 Letak Datar
6 Penerangan Terang
7 Suara Tenang
8 Keadaan tempat kerja Bersih
9 Getaran Rendah

14. RISIKO BAHAYA :

NO NAMA RESIKO PENYEBAB

Anjab dan ABK Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Bireuen Tahun 2020
 1 - -

15. SYARAT JABATAN :

a. Keterampilan kerja : Menguasai penggunaan bahan pekerjaan

1. G : Inteligensia
2. M : Kecekatan
b. Bakat Kerja : Tangan
3. F : Kecekatan Jari

c. Temperamen Kerja : 1) D : Directing-

Control-Planning
2) P : Dealing with
People
3) R : Repetitive and
Continuous

d. Minat Kerja : 1) G : Inteligensia

2) Q : Ketelitian
3) E : Koordinasi mata, tangan, kaki

e. Upaya Fisik : 1. Duduk

2. Berdiri
3. Berjalan
4. Berbicara

f. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki – laki / perempuan
2) Umur : 19 - 36 Th
3) Tinggi badan : Tidak ada syarat khusus
4) Berat badan : Tidak ada syarat khusus
5) Postur badan : Tidak ada syarat khusus
6) Penampilan : Rapi

g. Fungsi Pekerjaan : 1. D3 : Menyusun data

2. O7 : Melayani
3. B1 : Mengerjakan presisi

Anjab dan ABK Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Bireuen Tahun 2020
 16. PRESTASI KERJA YANG DIHARAPKAN : Bernilai baik dan sangat baik sesuai dengan peraturan perundang-undangan

17. KELAS JABATAN : 5

Anjab dan ABK Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Bireuen Tahun 2020