PEDOMAN PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI

RSUD dr. R. SOEDJONO SELONG

 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Rumah sakit merupakan tempat pelayanan kesehatan yang tepat, efisien dan efektif serta harus
memberikan kepuasan bagi pelanggan (pasien) sesuai tuntutan dan keinginan pasien tersebut.
Untuk memenuhi keinginan dan tuntutan pasien tentang kualitas pelayanan kesehatan, rumah sakit
harus terus meningkatkan dan mengembangkan diri sesuai tuntutan arus globalisasi khususnya
dibidang iptek kesehatan. RSUD dr. R. Soedjono Selong dalam menjalankan kegiatannya akan
menghasilkan suatu data, berupa informasi yang terekam (recorded information). Dalam
setiap pelaksanaan pemberian pelayanan kepada pasien, RSUD dr. R. Soedjono Selong
memiliki komitmen untuk melindungi hak setiap pasien dalam pengelolaan informasi
khususnya data pasien. Sebagai salah satu bentuk fasilitas pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan upaya kesehatan, Rumah Sakit sering mengalami kesulitan dalam
pengelolaan informasi baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal, sehingga perlu
diupayakan peningkatan pengelolaan informasi yang efisien, cepat, mudah, akurat, murah,
aman, terpadu dan akuntabel. Salah satu bentuk penerapannya melalui sistem pelayanan
dengan memanfaatkan teknologi informasi melalui penggunaan sistem Sistem Informasi
berbasis komputer. Pesatnya kemajuan teknologi di bidang informasi telah melahirkan
perubahan tatanan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dalam kaitan ini,
peran dan fungsi pelayanan data dan informasi yang dilaksanakan oleh Rumah Sakit sebagai
salah satu unit kerja pengelola data dan Informasi dituntut untuk mampu melakukan berbagai
penyesuaian dan perubahan. Sistem Informasi dapat dimanfaatkan untuk kegiatan pelayanan
data dan informasi dengan lebih produktif, transparan, tertib, cepat, mudah, akurat, terpadu,
aman dan efisien, khususnya membantu dalam memperlancar dan mempermudah
pembentukan kebijakan dalam meningkatkan sistem pelayanan kesehatan khususnya dalam
bidang penyelenggaraan Rumah Sakit.
Oleh karena itu diperlukannya suatu pedoman yang mengatur tentang pengelolaan Sistem
informasi Rumah Sakit yang meliputi proses permohonan informasi publik hingga
permohonan informasi rahasia. Dengan adanya suatu pedoman pengelolaan informasi
tersebut dapat mewujudkan sistem pengendalian informasi secara efektif, efisien dan aman
 yang mampu meminimalisir informasi dan berita yang negatif dari RSUD dr. R. Soedjono
Selong.

B. Ruang Lingkup Pelayanan

Pelayanan Sistem Informasi di RSUD Dr. R. Soedjono Selong meliputi :
1) Semua unit yang ada di lingkup RSUD dr. R. Soedjono Selong
2) Pelaporan Intern dan Ekstern

C. Batasan Operasional

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat SIMRS adalah
suatu sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan
seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan
dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan
merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan.
Pengaturan SIMRS bertujuan meningkatkan efisiensi, efektivitas, profesionalisme,
kinerja, serta akses dan pelayanan Rumah Sakit. Dalam pasal 3, setiap Rumah Sakit wajib
menyelenggarakan SIMRS. Penyelenggaraan SIMRS dapat menggunakan aplikasi
dengan kode sumber terbuka (open source) yang disediakan oleh Kementerian Kesehatan
atau menggunakan aplikasi yang dibuat oleh Rumah Sakit.
Setiap Rumah Sakit harus melaksanakan pengelolaan dan pengembangan SIMRS.
Pelaksanaan pengelolaan dan pengembangan SIMRS harus mampu meningkatkan dan
mendukung proses pelayanan kesehatan di Rumah Sakit yang meliputi:

 kecepatan, akurasi, integrasi, peningkatan pelayanan, peningkatan efisiensi,

kemudahan pelaporan dalam pelaksanaan operasional;
 kecepatan mengambil keputusan, akurasi dan kecepatan identifikasi masalah dan
kemudahan dalam penyusunan strategi dalam pelaksanaan manajerial; dan
 budaya kerja, transparansi, koordinasi antar unit, pemahaman sistem dan
pengurangan biaya administrasi dalam pelaksanaan organisasi.
  SIMRS harus dapat diintegrasikan dengan program Pemerintah dan Pemerintah
Daerah serta merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan.

D. Landasan Hukum
Sistem Informasi Manajamen Rumah Sakit di RSUD Dr. R. Soedjono Selong merupakan
bagian yang harus terselenggara sesuai dengan:
a. Undang-undang nomor 14 tahun 2008 keterbukaan infomasi publik
b. Undang-undang nomor 25 tahun 2009 pelayanan publik
c. Undang-undang nomor 39 tahun 1999 hak asasi manusia
d. Undang-undang nomor 36 tahun 1999 telekomunikasi
e. Undang-undang nomor 36 tahun 2009 kesehatan
f. Undang-undang nomor 11 tahun 2008 ITE Informasi dan Transaksi Elektronik
g. Peraturan menteri kominfo nomor 20 tahun 2016 tentang perlindungan data pribadi
h. Peraturan pemerintah no 82 tahun 2012 tentang PSTE Penyelenggaraan Sistem dan
Transaksi Elektronik
i. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 82 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit
E.

1.2 Tujuan dan Sasaran

Pedoman pengelolaan informasi ini dibuat untuk diimplementasikan dalam system informasi
RSUD dr. R. Soedjono Selong dengan tujuan:
Memudahkan dalam pengklasifikasian informasi
Memberikan kejelasan untuk tiap informasi publik yang harus diumumkan setiap saat.
Memberikan keseragaman dan konsistensi prosedur pengelolaan
Menciptakan efisiensi, efektivitas dan keamanan informasi di PT JIEP.
Mengurangi kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan pengelolaan informasi.

1.3 Dasar Hukum

2. KLASIFIKASI INFORMASI

2.1 Definisi Informasi Perusahaan

Informasi perusahaan merupakan data berbentuk lisan maupun tulisan, catatan bentuk, surat,
notulen, angka, dokumen resmi atau publikasi resmi yang diterbitkan oleh perusahaan melalui
media elektronik dan non-elektronik. Data tersebut digunakan untuk menggambarkan seluruh
peristiwa atau aktivitas yang terjadi di dalam perusahaan tersebut.

2.2 Klasifikasi Informasi Perusahaan

Informasi perusahaan dapat dikategorikan kedalam tiga jenis, yaitu :

2.2.1 Informasi Publik / Biasa

2.2.1.1 Definisi Informasi Publik

Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/ atau
diterima oleh suatu badan publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan
negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan badan publik lainnya yang sesuai dengan
Undang-Undang ini serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik. Informasi
Publik terbagi menjadi 2 jenis yaitu :

1. Informasi yang terbuka

Informasi tersebut biasanya meliputi permintaan informasi publik oleh pemohon informasi
publik, dengan persyaratan bahwa badan publik wajib membuat pertimbangan tertulis atas setiap
kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap pemohon informasi publik.

2. Informasi yang dikecualikan

Informasi tersebut berisikan rahasia pribadi berupa riwayat, kondisi anggota keluarga, kesehatan
fisik & psikis, kondisi keuangan, aset, pendapatan, kemudian juga meliputi hasil evaluasi
kapabilitas intelektual, rekomendasi serta catatan yang menyangkut kegiatan satuan pendidikan
formal dan satuan pendidikan normal. Infomasi tersebut akan bersifat tidak dikecualikan jika
pihak yang rahasianya diungkap memberikan persetujuan tertulis dan/atau pengungkapan
berkaitan dengan posisi seseorang dalam jabatan-jabatan publik.

2.2.1.2 Definisi Badan Publik

Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan lain yang fungsi dan
tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya
bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan
Belanja Daerah, atau organisasi non pemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya
bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan
Belanja Daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri.

2.2.1.3 Definisi Pengguna Informasi Publik

Pengguna Informasi Publik adalah orang yang menggunakan informasi publik sebagaimana
diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008

2.2.1.4 Definisi Pemohon Informasi Publik

Pemohon Informasi Publik adalah warga negara dan/atau badan hukum Indonesia yang
mengajukan permintaan informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomer 14
Tahun 2018

2.2.2 Informasi Terbatas

Informasi terbatas adalah informasi yang pengungkapannya dibatasi dan dengan syarat hanya
digunakan untuk kepentingan internal dan pihak lain yang dianggap perlu. Perusahaan
diharuskan untuk melakukan pengaturan mekanisme distribusi dokumen terbatas. Dokumen dan
informasi tersebut hanya diberikan kepada pihak yang langsung berkepentingan terhadap
informasi terbatas. Berikut merupakan jenis informasi yang masuk kedalam informasi terbatas:

1. Informasi yang memuat materi yang hanya boleh digunakan dalam lingkup internal dan
informasi dilaporkan secara rutin kepada pihak lain tidak dimaksudkan untuk publik
2. Informasi yang berasal dari pihak diluar perusahaan khusus dan terbatas digunakan untuk
kepentingan internal perusahaan

3. Informasi terbatas diantaranya adalah SK Direksi, Memo, Nota Dinas, Laporan keuangan,
laporan manajemen dan informasi lainnya yang bersifat rutin kepada pihak eksternal perusahaan