RANCANGAN AKSI PERUBAHAN

“GOOGLE DRIVE UNTUK PENINGKATAN PELAYANAN ARSIP DI KELURAHAN

BABATAN”

Oleh :

Nama : MARTIN SETIAWAN, ST

No. Absen : 28
Jabatan : Sekretaris Kelurahan
Instansi : Kelurahan Babatan, Kecamatan Wiyung,
Pemerintah Kota Surabaya

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS

ANGKATAN XXI TAHUN 2022
PROVINSI JAWA TIMUR
 i
Page

DAFTAR ISI

JUDUL .................................................................................................................

LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................... i

KATA PENGANTAR ............................................................................................ ii

DAFTAR ISI ......................................................................................................... iv

ABSTRAKSI ………………………………………………………………….…........... v

BAB I. PENDAHULUAN .................................................................................... 1

1. LATAR BELAKANG ......................................................................... 1
2. AREA DAN FOKUS AKSI PERUBAHAN ......................................... 2
3. TUJUAN AKSI PERUBAHAN .......................................................... 2
4. MANFAAT AKSI PERUBAHAN ....................................................... 3
5. ADOPSI DAN ADAPTASI HASIL STUDI LAPANGAN .................... 4
BAB II. ANALISIS MASALAH ............................................................................ 5
1. IDENTIKASI ISU STRATEGIS ……………………………….............. 5
2. PERMILIHAN ISU STRATEGIS DENGAN KRITERIA AKPL DAN USG 7
3. DIAGNOSA PENYEBAB MASALAH DENGAN ANALISIS FISH BONE 11
4. IDENTIFIKASI AKAR PENYEBAB MASALAH DENGAN METODE 5
WHY ANALYSIS ..............................................................................
5. SOLUSI PEMECAHAN MASALAH .................................................. 15

BAB III. STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ............................................... 17

1. TEROBOSAN / INOVASI……... …………………….......................... 17
2. TAHAPAN KEGIATAN AKSI PERUBAHAN..................................... 17
3. SUMBERDAYA (PETA DAN PEMANFAATAN) .................... 18
4. MANAJEMEN PENGENDALIAN MUTU PEKERJAAN………… 24

i
 ii
Page

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR 1.1 Peran Data dalam Proses Perencanaan ……….……...................

GAMBAR 1.2 Indeks SPBE Kabupaten Tuban Tahun 2019 .…………….………

GAMBAR 1.3 Struktur Organisasi BAPPEDA Kabupaten Tuban ……………..…

GAMBAR 2.1 Analisis Fish Bone …………………….……………………………

GAMBAR 3.1 Struktur Tata Kelola Aksi Perubahan ………………….…………

GAMBAR 3.2 Kuadran Posisi Stakeholder …………………….…………………

ii
 iii
Page

iii
 1
Page

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kelurahan adalah pembagian wilayah administratif di Indonesia di bawah
kecamatan dan dipimpin oleh seorang lurah yang berstatus sebagai Pegawai
Negeri Sipil. Kelurahan merupakan unit pemerintahan terkecil setingkat dengan
desa. Berdasarkan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 17 Tahun 2018 tentang
Kecamatan sebagaimana dirubah sebagian dengan Peraturan Pemerintah (PP)
No. 12 Tahun 2022 tentang Forum Koordinasi Pimpinan di Daerah diatur
mengenai masalah Kelurahan, dari pembentukan hingga kedudukan Kelurahan
dan tugas Lurah.
Berdasarkan Peraturan Walikota Surabaya Nomor 55 Tahun 2021 Tentang
Standar Pelayanan Kelurahan Di Lingkungan Pemerintah Kota Surabaya dan
Peraturan Walikota Nomor 4 Tahun 2022 tentang Perubahan Atas Peraturan
Walikota Surabaya Nomor 55 Tahun 2021 Tentang Standar Pelayanan
Kelurahan Di Lingkungan Pemerintah Kota Surabaya, Kelurahan Babatan,
mempunyai fungsi mewujudkan penyelenggaraan pelayanan publik sesuai
dengan asas penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan guna mewujudkan
penyelenggaraan pelayanan yang cepat, mudah dan berkualitas kepada
masyarakat. Dalam melaksanakan fungsi tersebut, kelurahan Babatan
mempunyai tugas pelayanan :
1. Pelayanan Surat Pengantar Nikah;
2. Pelayanan Surat Keterangan Domisili (Lembaga Berbadan Hukum,
Lembaga Berbadan Usaha, Lembaga Non Berbadan Hukum dan Lembaga
Non Berbadan Usaha);
3. Pelayanan Surat Pernyataan Penghasilan untuk Non Formal
4. Pelayanan Surat Pernyataan Tidak Memiliki Rumah;
5. Pelayanan Surat Pernyataan Belum Pernah Menikah;
6. Pelayanan Surat Pernyataan Belum Menikah Lagi bagi Janda/Duda;
7. Pelayanan Surat Permohonan Penertiban BPKB (untuk Kehilangan BPKB);
8. Pelayanan Surat Pernyataan Belum Memiliki Rumah;

1
 2
Page

9. Pelayanan Surat Pernyataan Untuk Persyaratan Pasang Baru (PSB-SR)

PDAM Surya Sembada Kota Surabaya;
10. Pelayanan Surat Kuasa Khusus untuk Pembayaran Pensiun;
11. Pelayanan Surat Pernyataan, Surat Pernyataan Belum Pernah Menikah,
Surat Persetujuan Orang Tua/Wali, Daftar Riwayat Hidup untuk pendaftaran
sebagai TNI;
12. Pelayanan Surat Keterangan Ahli Waris;
Sedangkan uraian tugas untuk Sekretariat Kelurahan adalah sebagai berikut :
A. Melaksanakan kegiatan kerumahtanggaan, perlengkapan, ketatausahaan,
kehumasan serta administrasi kepegawaian.
B. Melaksanakan penyusunan program kerja dan laporan.
C. Melaksanakan administrasi keuangan dalam rangka pengelolaan dan
pertanggungjawaban keuangan.
D. Melaksanakan pengelolaan arsip produk pelayanan yang telah diterbitkan
oleh kelurahan
Dari uraian tugas Sekretariat kelurahan tersebut diatas, salah satu tugas dari
Sekretaris Kelurahan adalah melaksanakan pengelolaan arsip produk pelayanan
yang telah diterbitkan oleh kelurahan. Berdasarkan PP No. 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan, secara fungsinya arsip dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis
dan arsip statis. Dijelaskan juga pada pasal 30 yakni pengelolaan arsip dinamis
wajib dilakukan oleh pencipta arsip yang meliputi: lembaga negara,
pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri serta BUMN dan BUMD.
Berdasarkan peraturan tersebut diatas, setiap organisasi baik pemerintah
maupun swasta untuk mencapai tujuannya harus didukung oleh pengelolaan
arsip yang baik karena arsip adalah data dan informasi. Selain itu, berdasarkan
PP No. 28 Tahun 2012 kelurahan sebagai bagian dari organisasi pemerintahan
juga wajib melakukan pengelolaan arsip dengan baik karena kelurahan memiliki
kedudukan sebagai bagian dari pemerintahan daerah.

2
 3
Page

Gambar 1.1 Korelasi Manajemen Arsip dengan Good Governance

Manajemen arsip dengan good governance memiliki hubungan yang sangat

erat, dimana salah satu prinsip good governance adalah memiliki manajemen
arsip yang baik, reliable dan autentik. Pada gambar diatas diatas, manajemen
kearsipan memegang peranan yang sangat penting dan memiliki posisi yang
strategis dalam sistem administrasi pemerintahan, karena tidak ada arsip
(dokumen), tidak akan ada administrasi. Sebaliknya juga tidak akan ada
administrasi tanpa kehadiran arsip (Gentur Prihantono, SP,MT). Berdasarkan
UU Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, menyatakan
bahwa setiap Informasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap
Pengguna Informasi Publik, serta setiap Informasi Publik harus dapat diperoleh
setiap Pemohon Informasi Publik dengan cepat dan tepat waktu, biaya ringan,
dan cara sederhana. UU ini menekankan bahwa seluruh instansi pemerintahan
harus memiliki manajemen pengarsipan yang baik karena Suka atau tidak
dalam melaksanakan administrasi pemerintahan setiap aparatur mesti
bersinggungan dan bergelut dengan urusan arsip dan harus bisa menunjukkan
kepada publik sesuai ketentuan yang berlaku.

3
 4
Page

Gambar 1.2 Jenis Sistem Pengelolaan Arsip

Sedangkan di kota Surabaya sendiri, berdasarkan hasil survey yang dilakukan

Kementerian Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi pada
tahun 2019 tentang Evaluasi SIstem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)
di kota Surabaya menunjukkan kota Surabaya mendapatkan indeks SPBE
sebesar 3,72 dengan predikat SPBE sangat baik. Hal ini menunjukkan bahwa
kota Surabaya sudah berada dalam jalur yang benar untuk menuju kearah good
governance melalui e-government, yaitu kota berbasis aplikasi disetiap sendi
pemerintahan.

4
 5
Page

Gambar 1.3 Hasil Evaluasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) Kota
Surabaya tahun 2019

Berikut gambaran struktur organisasi dari Kelurahan Babatan berdasarkan

Peraturan Walikota No. 94 tahun 2021 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi,
Uraian Tugas Dan Fungsi Serta Tata Kerja Kecamatan Dan Kelurahan Kota
Surabaya.

Gambar 1.4 Struktur Organisasi Kelurahan Babatan, Pemerintah Kota Surabaya

5
 6
Page

Kelurahan Babatan termasuk bagian dari Organisasi Perangkat Daerah

Kecamatan Wiyung yang memiliki susunan organisasi yang terdiri dari :
a. Kepala Kelurahan / Lurah;
b. Sekretariat;
c. Seksi Ketentraman, Ketertiban Umum dan Pembangunan;
d. Seksi Pemerintahan dan Pelayanan Publik;
e. Seksi Kesejahteraan Rakyat dan Perekonomian;
Sekretaris Kelurahan selaku penyusun penerapan Aksi Perubahan adalah
Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan XXI Tahun 2022 ini
berada dibawah Lurah dan bertugas di Sekretariat Kelurahan Babatan,
Pemerintah Kota Surabaya. Untuk tugas dan fungsi sekretariat kelurahan sesuai
dengan yang sudah disebutkan diatas salah satunya adalah :
“ Melaksanakan pengelolaan arsip produk pelayanan yang telah diterbitkan
oleh kelurahan “
Berdasarkan hasil survey Kemenpan RB sesuai indeks SPBE, untuk kota
Surabaya menunjukkan pengolahan data, arsip dan informasi secara digital
sudah cukup optimal, meskipun masih ada beberapa kekurangan dibeberapa
sisi, namun masih dimungkinkan untuk dilakukan perbaikan atau peningkatan.
Untuk harapan kondisi kedepan, khususnya terkait dengan pelaksanaan tugas
pokok dan fungsi Sekretariat Kelurahan serta Isu dan Rencana Aksi Perubahan,
adalah sebagai berikut :
Tabel 1.1
Isu Kondisi Sekarang dan Kondisi Yang Diharapkan
KONDISI YANG
No. ISU STRATEGIS KONDISI SEKARANG
DIHARAPKAN
1. Belum adanya Dalam menunjang Meningkatnya Kinerja
pemanfaatan pelaksanaan tugas, Karyawan dengan
Teknologi Informasi Sekretariat masih dukungan
dalam pengelolaan menggunakan cara pengarsipan melalui
arsip pelayanan manual dalam google drive sehingga
yang sudah pengarsipan yang memudahkan
diterbitkan kurang mendukung pencarian arsip
percepatan kinerja

6
 7
Page

Dalam rangka pelaksanaan Implementasi Aksi Perubahan, maka penyusun

mengambil fokus pada pemecahan masalah yang berkaitan dengan
pelaksanaan tupoksi Sekretariat kelurahan yaitu pada bidang pengelolaan arsip
dengan kata kunci: “arsip, elektronik, digital” serta berusaha melahirkan inovasi
berupa pembuatan “Google Drive Untuk Peningkatan Pelayanan Arsip Di
Kelurahan Babatan”
Keunggulan google drive dalam proses pelayanan arsip di kelurahan adalah :
1. Gratis, google drive adalah salah satu fasilitas dari yang diberikan Google
kepada pengguna akun google, penulis hanya membutuhkan email google
untuk mengakses segala fasilitas yang diberikan oleh Google.
2. Kapasitas penyimpanan yang besar, Google memberikan kapasitas
penyimpanan di google drive hingga 15 GB, dimana kapasaitas ini setara
dengan 30.720 arsip (setara dengan 5-10 halaman) dengan asumsi satu file
arsip memiliki ukuran file 500 kb dalam format pdf.
3. Aman, akses kedalam google drive bisa diatur dengan 2 lapis pengamanan,
hal ini sebagai salah satu langkah pengamanan arsip yang sudah disimpan
didalam google drive agar tidak sembarang orang bisa mengakases dan
merubah isi didalamnya. Selain itu pemilik akun bisa memberikan wewenang
kepada akun-akun tertentu untuk mengakses, merubah, atau menambah isi
dari google drive tersebut.
4. Mudah diakses, google drive mudah dikustomisasi, akun google drive bisa
disetting agar hanya akun tertentu yang dapat merubah atau menambah isi
dari google drive. Serta bisa diatur secara otomatis secara bebas bisa dilihat
oleh akun-akun lainnya.

1.2 Area dan Fokus Aksi Perubahan

Lokasi aksi perubahan mengambil tempat di kelurahan Babatan, area
dibatasi hanya pada wilayah kantor kelurahan Babatan, dengan ruang lingkup
hanya untuk produk pelayanan kelurahan Babatan.
Tujuan dari aksi perubahan yang diambil adalah memperbaiki sistem
pengelolaan arsip di kelurahan Babatan.
Terdapat 8 Jenis Inovasi Administrasi Negara, yaitu :
1. Inovasi Proses
2. Inovasi Metode
7
 8
Page

3. Inovasi Produk
4. Inovasi Konseptual
5. Inovasi Teknologi
6. Inovasi Struktrur Organisasi
7. Inovasi Hubungan
8. Inovasi Pengembangan SDM
Rencana Aksi Perubahan yang dilakukan masuk didalam kategori Inovasi
Teknologi, dimana dalam inovasi ini ada penggunaan / penerapan sistem
informasi berbasis teknologi dalam proses pengarsipan di kelurahan.
Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi Nomor 25 Tahun 2020, dimana ada 8 (delapan) area
perubahan dalam struktur organisasi pemerintah yang harus diperhatikan yaitu :
a. Perubahan Mind Set dan Budaya Kinerja di Lingkungan Organisasi
Perubahan pada terbentuknya mindset ASN dengan karakter dan budaya
kinerja berintegritas, profesional, netral, bersih dan bebas dari korupsi, kolusi
dan nepotisme serta bebas dari intervensi politik, mampu
menyelenggarakan pelayanan publik yang berkualitas untuk masyarakat dan
mampu menjalankan peran sebagai unsur perekat persatuan dan kesatuan
bangsa.
b. Deregulasi Kebijakan
Perubahan pada penyederhanaan peraturan pada setiap
kementerian/lembaga/pemerintah daerah demi percepatan birokrasi dan
kecepatan pemberian pelayanan.
c. Penyederhanaan Organisasi
Perubahan pada pemampatan organisasi pemerintah sehingga tepat ukuran
dan tepat fungsi.
d. Perbaikan Tatalaksana
Perubahan pada peningkatan kualitas layanan pemerintah berbasis
elektronik, sehingga terwujudnya tata kelola pemerintahan yang efektif,
efisien, transparan dan akuntabel.
e. Penataan SDM Aparatur
Perubahan pada terciptanya SDM aparatur yang berintegrasi, netral,
kompeten, profesional dan berkinerja tinggi.

8
 9
Page

f. Penguatan Akuntanbilitas dan Efisiensi Anggaran

Perubahan pada peningkatan efektivitas dan efisiensi pemerintah, dengan
jaminan anggaran yang fokus dan tepat sasaran.
g. Penguatan Pengawasan
Perubahan pada penguatan Zona Integritas pada unit kerja yang mampu
membangun budaya anti korupsi dan memberikan pelayanan prima.
h. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik
Perubahan pada meningkatnya kualitas pelayanan publik, serta pelayanan
birokrasi yang makin cepat, mudah, murah dan baik.
Penerapan Aksi Perubahan yang dilakukan masuk didalam area Perbaikan
Tatalaksana, yaitu berupa peningkatan kualitas pelayanan berbasis elektronik.

1.3 Tujuan Aksi Perubahan

Tujuan dari aksi perubahan yang diambil adalah memperbaiki sistem
pengelolaan arsip di kelurahan Babatan, dari yang semula kurang baik karena
dilakukan secara manual dan konvensional menjadi baik melalui sistem
digitalisasi dengan menggunakan media Google Drive disertai perbaikan
pengelolaan pengarsipan maupun penataannya, meliputi :
a. Tujuan jangka pendek :
- Terwujudnya sistem pengelolaan dan manajemen arsip pelayanan
berbasis IT.
- Terwujudnya efisiensi dan tanggung jawab terhadap sistem pengelolaan
arsip pelayanan berbasis IT

9
 10
Page

Gambar 1.5 Skema Pengelolaan Arsip Elektronik

b. Tujuan jangka menengah :

- Terwujudnya pengembangan sistem pengelolaan arsip pelayanan
berbasis digital di lingkup Kelurahan Babatan, Kecamatan Wiyung, Kota
Surabaya.
- Terwujudnya pelayanan yang cepat dan tepat di lingkup Kelurahan
babatan, Kecamatan Wiyung, Kota Surabaya.
c. Tujuan jangka panjang :
- Terwujudnya “mekanisme” sistem pengelolaan dan pemanfaatan arsip
pelayanan berbasis IT yang terintegrasi dengan OPD yang berada lingkup
Pemerintah Kota Surabaya.

1.4 Manfaat Aksi Perubahan

Aksi perubahan tentang Digitalisasi Pengelolaan Arsip pada Kelurahan
Babatan, Kecamatan Wiyung, Kota Surabaya, apabila berjalan dengan baik dan
benar, akan memberikan manfaat sebagai berikut :
a. Manfaat bagi Internal :
- Arsip produk pelayanan di kelurahan akan terorganisir dengan baik;
- Mudah dalam melakukan pencarian produk pelayanan yang sudah
pernah diterbitkan;
- Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen
tanpa meninggalkan meja kerja;
- Kemudahan dalam pengelolaan dan manajemen arsip;
- Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip digital;
- Keamanan yang sangat tinggi serta hak akses yang bias diatur menurut
kepentingan dan jabatan user;
- Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan
prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan
biaya.
- Tidak membutuhkan ruangan khusus yang luas.
Pihak-pihak yang merasakan dan menerima manfaat tersebut diatas antara
lain :
 Lurah babatan

10
 11
Page

 Sekretariat Kelurahan Babatan

 Seksi Ketentraman, Ketertiban Umum dan Pembangunan Kelurahan
Babatan
 Seksi Pemerintahan dan Pelayanan Publik Kelurahan Babatan
 Seksi Kesejahteraan Rakyat dan Perekonomian Kelurahan Babatan
 Camat Wiyung
 Seksi Pemerintahan dan Pelayanan Publik Kecamatan Wiyung
 Seksi Kesejahteraan Rakyat dan Perekonomian Kecamatan Wiyung
b. Manfaat bagi Eksternal:
- Kemudahan akses penggunaan kembali arsip yang telah tersimpan;
- Mudah dalam mengidentifikasi apakah sebuah produk pelayanan
kelurahan yang dibawa oleh masyarakat itu asli atau palsu dengan
membandingkan dengan arsip digital yang ada;
- Ramah lingkungan hidup karena lebih sedikit menggunakan kertas;
- Kemudahan berbagi dokumen dengan pihak lain;
- Kemudahan petugas pelayanan dalam mengakses arsip-arsip yang
relevan dengan keluhan masyarakat.
Pihak-pihak yang merasakan dan menerima manfaat tersebut diatas antara
lain :
 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya
 Bagian Organisasi Kota Surabaya
 Masyarakat

1.5 Adopsi dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan

Salah satu faktor penting dalam suatu proses inovasi atau peningkatan
kualitas pelayanan adalah Studi Lapangan. Dalam studi lapangan, kita
mendapatkan serangkaian pengalaman dan pembelajaran tentang hal-hal baru
ditempat yang baru, dimana serangkaian pengalaman baru tersebut diperlukan
dalam pembelajaran dalam mengadopsi dan mengadaptasi kelebihan dari
sebuah instansi untuk diterapkan didalam intansi lainnya. Proses adopsi dan
adaptasi yang diperoleh dari hasil studi lapangan tanggal 31 Juli – 4 Agustus
2022 di Kabupaten Badung, Provinsi Bali dengan 3 (tiga) lokus di Dinas
Koperasi, UKM dan Perdagangan, Dinas Pengendalian Penduduk, Keluarga

11
 12
Page

Berencana, Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak dan Dinas

Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu.

Nilai-nilai atau prinsip yang nantinya dapat diadopsi sesuai dengan

rancangan aksi perubahan tersebut diatas adalah sebagai berikut :
a. Penerapan sistem pemerintahan efektif dan efisien.
b. Penerapan prinsip pemerintahan yang responsif terhadap permasalahan
yang ada.
c. Penerapan pelayanan publik yang efisien, cepat dan efektif sesuai dengan
prinsip pelayanan prima.
d. Melaksanakan inovasi berbasis teknologi sesuai dengan tuntutan jaman dan
untuk mempercepat pelaksanaan pekerjaan.
e. Memanfaatkan teknologi informasi dengan maksimal untuk meningkatkan
kualitas pelayanan.
f. Menerapkan pola pikir kreatif dalam mencari terobosan-terobosan baru
untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat.
g. Penerapan digital archive / arsip digital untuk produk yang diterbitkan oleh
Dinas Penanaman Modal Kab. Badung.

12
 13
Page

BAB II
ANALISIS MASALAH

2.1. Identikasi Isu Strategis

Permasalahan yang sedang dihadapi oleh Sekretariat Kelurahan
khususnya yang terkait dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di
kelurahan Babatan, adalah sebagai berikut :
a. Manajemen arsip pelayanan masih dilakukan secara manual dengan
pencatatan pada buku agenda.
Deskripsi : Dikarenakan banyak SDM kelurahan yang belum memahami
pentingnya arsip digital dan sebagian dari pegawai kelurahan tidak
menguasai komputer beserta program / aplikasi yang dipergunakan untuk
menjalankan pembuatan arsip dokumen digital, maka pengelolaan /
manajemen pengarsipan untuk produk pelayanan yang sudah diterbitkan
masih dilakukan secara manual, yaitu penulisan dilakukan pada buku
agenda untuk produk pelayanan yang sudah diterbitkan, dan penyimpanan
dokumen arsip dilakukan secara konvensional, yaitu diletakkan pada map /
binder khusus arsip dan disimpan di ruangan arsip bercampur dengan arsip
lainnya. Karena pengelolaan yang masih konvensional, hal ini menyulitkan
dalam pencarian produk pelayanan yang pernah diterbitkan pada waktu
lampau, karena pencatatan masih dilakukan secara manual sehingga
pencarian juga dilakukan satu-persatu dengan cara melihat buku agenda
serta melakukan pencarian dokumen di ruangan arsip.
b. Belum ruangan khusus untuk arsip pelayanan.
Deskripsi : Keberadaan sarana dan prasarana di kelurahan seperti ruangan
khusus untuk arsip, komputer, harddisk eksternal, printer dan scanner yang
khusus untuk proses pengarsipan digital masih belum ada. Sarana dan
prasarana di kelurahan Babatan, hanya tersedia 4 komputer, 1 scanner dan
2 printer yang juga dipergunakan secara bergantian untuk mengerjakan
tugas-tugas bidang lainnya, sedangkan yang khusus untuk proses

13
 14
Page

pengarsipan digital masih belum ada. Jumlah tenaga pegawai di kelurahan

masih kurang, dimana berdasarkan berdasarkan Peraturan Walikota No. 4
tahun 2022, dan beberapa Peraturan Walikota lainnya, ada pelimpahan
sebagian tugas dari OPD ke kelurahan selaku garda terdepan dalam
pelayanan dan pengawasan masyarakat, sehingga tugas dari kelurahan
semakin bertambah, namun tidak diimbangi dengan penambahan jumlah
tenaga yang cukup. Jumlah pegawai di kelurahan Babatan pada bulan Juni
2022 ada 21 orang, yang terdiri dari 8 PNS termasuk struktural dan 13
tenaga kontrak. Dari 21 pegawai tersebut, hanya 4 PNS dan 10 tenaga
kontrak yang bertugas dibidang pelayanan administrasi kelurahan, bidang
teknis, keuangan, perijinan, serta kemasyarakatan dan pengamanan
lingkungan. Untuk tenaga yang khusus ditugaskan untuk proses
pengarsipan digital masih belum ada.
c. Belum adanya pemanfaatan teknologi informasi untuk keperluan
pengarsipan.
Deskripsi : Permasalahan kenapa belum ada pemanfaatan teknologi
informasi untuk keperluan pengarsipan selain karena dukungan sarana-
prasarana yang masih minim, dukungan SDM yang secara khusus bertugas
untuk menangani dan memahami tentang proses dan tata cara pengarsipan
secara digital juga belum ada. Dari 4 PNS dan 10 tenaga kontrak yang
bertugas dibidang pelayanan administrasi kelurahan, bidang teknis,
keuangan, perijinan, serta kemasyarakatan dan pengamanan lingkungan,
belum ada yang benar-benar memahami cara mengelola arsip dalam bentuk
digital melalui google drive, termasuk melakukan indexing dan penataan
arsip-arsip terdahulu. Banyaknya arsip yang rusak juga menyulitkan dalam
melakukan pendataan dan proses transfer data dari fisik menjadi arsip
digital.

Tabel 2.1
Pemanfaatan Sistem Informasi di Kelurahan Babatan, Pemerintah Kota
Surabaya
No Nama Berkaitan Belum Bidang / Seksi
Ada
. Sistem/Aplikasi Tentang Tersedia Penanggungjawab

14
 15
Page

1. Klampid- Kependudukan - Seksi Ketentraman,

dispendukcapil Ketertiban Umum
dan Pembangunan
Kelurahan Babatan
- Seksi Pemerintahan
√ dan Pelayanan
Publik Kelurahan
Babatan
- Seksi Kesejahteraan
Rakyat dan
Perekonomian
Kelurahan Babatan
2. E-Budgeting Pengelolaan Sekretariat Kelurahan
√
Anggaran

3. sswalfa Pelayanan - Sekretariat

umum Kelurahan
masyarakat - Seksi Ketentraman,
Ketertiban Umum
√ dan Pembangunan
Kelurahan Babatan
- Seksi Kesejahteraan
Rakyat dan
Perekonomian
Kelurahan Babatan
4. Monev.organisasi Capaian IKO / - Sekretariat
Kinerja Kelurahan
Kelurahan - Seksi Ketentraman,
Ketertiban Umum
dan Pembangunan
Kelurahan Babatan
√ - Seksi Pemerintahan
dan Pelayanan
Publik Kelurahan
Babatan
- Seksi Kesejahteraan
Rakyat dan
Perekonomian
Kelurahan Babatan
5. SIG Dispendukcapil Pengelolaan - Seksi Pemerintahan
Data √ dan Pelayanan
Kependudukan Publik Kelurahan
Babatan
6. Peta peruntukan Pengelolaan - Seksi Ketentraman,
surabaya data Tata Ruang Ketertiban Umum
√
dan Informasi dan Pembangunan
perijinan Kelurahan Babatan
Sumber : Dinas Telekomunikasi dan Informatika Kota Surabaya Tahun 2022
Berdasarkan tabel diatas, untuk pelayanan dilingkungan kelurahan hampir
seluruhnya sudah menggunakan sistem informasi dan mendukung
pelayanan kepada masyarakat. Namun dari tabel tersebut diatas masih

15
 16
Page

belum ada sistem pengolahan data yang bisa dipergunakan dalam proses
pengarsipan produk pelayanan yang dihasilkan kelurahan.

d. Pengelolaan dan penataan arsip pelayanan belum rapi dan baik.

Deskripsi : Hal ini dikarenakan belum adanya dukungan SDM maupun
sarana-prasarana yang mendukung pengelolaan arsip yang baik, dimana
beberapa syarat pengelolaan arsip antara lain :
- Adanya ruangan khusus arsip yang representatif
- Adanya SDM khusus yang mengelola arsip
- Adanya komputer, scanner, printer pendukung dalam melakukan
pengelolaan arsip
e. Kurangnya pengetahuan pentingnya keberadaan arsip digital.
Deskripsi : Banyak pegawai yang belum tahu atau paham tentang
pentingnya dokumentasi arsip secara digital. Arsip dokumen digital
diperlukan sebagai langkah antisipasi dan sebagai dokumen cadangan,
apabila dokumen asli yang berupa fisik mengalami kerusakan / hilang. Arsip
dokumen digital sangat penting, mengingat kondisi kantor kelurahan yang
tidak memiliki ruangan khusus untuk arsip dan kondisi dokumen asli yang
makin lama makin rusak.

Berdasarkan beberapa isu yang diangkat diatas, ada beberapa kondisi yang
diharapkan berubah menjadi lebih baik, pada tabel dibawah terdapat beberapa
kondisi eksisting yang diharapkan untuk berubah.

Tabel 2.2
Isu Kondisi Sekarang dan Kondisi Yang Diharapkan
KONDISI YANG
No. ISU STRATEGIS KONDISI SEKARANG
DIHARAPKAN
1. Pencatatan arsip Pengelolaan arsip Fungsi pengelolaan
produk pelayanan pelayanan masih arsip pelayanan yang
kelurahan masih dilakukan secara manual telah diterbitkan
manual dengan dengan menggunakan mengalami

16
 17
Page

menggunakan buku buku agenda, sehingga peningkatan dengan

agenda, adanya membutuhkan waktu menggunakan sistem
kesulitan dalam hal yang lama dalam aplikasi berbasis IT
pencarian berkas pencarian dokumen yang mudah diakses
arsip yang diperlukan, oleh Pegawai yang
terutama ketika bertugas mengelola
dokumen tersebut sudah arsip pelayanan.
diterbitkan beberapa
tahun yang lalu
2. Belum ada ruangan Ruangan yang Penyimpanan
yang representatif dipergunakan untuk dokumen arsip
untuk penyimpanan penyimpanan arsip fisik pelayanan kelurahan
fisik dokumen arsip pelayanan masih menggunakan google
pelayanan bercampur dengan arsip drive, sehingga
yang lain, ukuran penyimpanan arsip
ruangan tergolong kecil, menjadi bentuk digital
sehingga banyak arsip lebih praktis dan
yang rusak / hilang efisien
3. Belum adanya Dalam menunjang Meningkatnya Kinerja
pemanfaatan pelaksanaan tugas, Karyawan dengan
Teknologi Informasi Sekretariat masih dukungan
dalam pengelolaan menggunakan cara pengarsipan melalui
arsip pelayanan manual dalam google drive sehingga
yang sudah pengarsipan yang memudahkan
diterbitkan kurang mendukung pencarian arsip
percepatan kinerja
4. Belum rapinya Fisik dokumen arsip Dokumen arsip
penataan dokumen pelayanan sering hilang, pelayanan tersimpan
arsip pelayanan yang mengakibatkan rapi dalam sebuah
kesulitan apabila sistem berbasis IT,
sewaktu-waktu sehingga
dibutuhkan memudahkan dalam
pencarian kembali

17
 18
Page

hanya dengan
beberapa langkah
mudah dalam google
drive.

5. Kurangnya Masih kuatnya Kesadaran pentingnya

pengetahuan anggapan bahwa arsip arsip dokumen
tentang pentingnya dokumen pelayanan pelayanan digital
arsip dokumen hanya perlu berupa sebagai cadangan
digital di kelurahan dokumen fisik, tidak dari arsip fisik serta
diperlukan bentuk lain dalam hal tertentu,
yang lebih praktis / dokumen digital bisa
mudah dianggap sebagai
pengganti keberadaan
dokumen fisik.

2.2 Permilihan Isu Strategis dengan Kriteria AKPL dan USG

Dari isu kondisi sekarang dan kondisi yang diharapkan dilakukan analisa
isu dengan teknik tepisan isu, yaitu aktual (A), kekhalayakan (K), problematik
(P) dan kelayakan (L) yang dikenal dengan AKPL. Adapun kriteria penetapan
indikator AKPL dengan memberikan nilai menggunakan skala Likert ( 1 – 5 ).
Dari kriteria penetapan indikator AKPL akan diambil 3 (tiga) isu dengan melihat
dari jumlah pembobotan yang paling memenuhi syarat yang nantinya akan
dijadikan prioritas untuk menentukan kriteria penetapan indikator Urgency,
Seriuosness, Growth (USG). Hasil kriteria dengan menggunakan AKPL dari isu
diatas adalah seperti pada tabel dibawah :

Tabel 2.3
Pemilihan Isu Strategis dengan Kriteria Penetapan AKPL

ISU/ GEJALA
No (A) (K) (P) (L) JUMLAH PERINGKAT
MASALAH
.
1. Pencatatan arsip produk 4 2 5 4 15 III
pelayanan kelurahan

18
 19
Page

masih manual dengan

menggunakan buku
agenda, adanya kesulitan
dalam hal pencarian
berkas arsip
2. Belum ada ruangan yang 3 4 4 4 15 II
representatif untuk
penyimpanan fisik
dokumen arsip pelayanan
3. Belum adanya 5 3 4 5 17 I
pemanfaatan Teknologi
Informasi dalam
pengelolaan arsip
pelayanan yang sudah
diterbitkan
4. Belum rapinya penataan 2 3 4 4 13 IV
dokumen arsip pelayanan
5. Kurangnya pengetahuan 2 1 4 1 8 V
tentang pentingnya arsip
dokumen digital di
kelurahan
PENILAIAN MENGGUNAKAN SKALA LIKERT ( 5 - 4 - 3 - 2 - 1)
(A) AKTUAL, (K) KEKHALAYAKAN, (P) PROBLEMATIK, (L) LAYAK

Kriteria penetapan indikator AKPL, yaitu:

Aktual :
1. Pernah benar-benar terjadi
2. Benar-benar sering terjadi
3. Benar-benar terjadi dan bukan menjadi pembicaraan
4. Benar-benar terjadi terkadang menjadi bahan pembicaran
5. Benar-benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan

Kekhalayakan :
1. Tidak menyangkut hajat hidup orang banyak
2. Sedikit menyangkut hajat hidup orang banyak
3. Cukup menyangkut hajat hidup orang banyak

19
 20
Page

4. Menyangkut hajat hidup orang banyak

5. sangat menyangkut hajat hidup orang banyak

Problematik :
1. Masalah sederhana
2. Masalah kurang kompleks
3. Masalah cukup kompleks namun tidak perlu segera dicarikan solusi
4. Masalah kompleks
5. Masalah sangat kompleks sehingga perlu dicarikan segera solusinya

Layak :
1. Masuk akal
2. Realistis
3. Cukup masuk akal dan realistis
4. Masuk akal dan realistis
5. Masuk akal, realistis, dan relevan untuk dimunculkan inisiatif pemecahan
masalahnya

Dari 5 (lima) isu/ gejala masalah maka yang memenuhi kriteria AKPL adalah 3 (tiga)
isu, yaitu :
1. Belum adanya pemanfaatan Teknologi Informasi dalam pengelolaan arsip
pelayanan yang sudah diterbitkan;
2. Belum ada ruangan yang representatif untuk penyimpanan fisik dokumen
arsip pelayanan;
3. Pencatatan arsip produk pelayanan kelurahan masih manual dengan
menggunakan buku agenda, adanya kesulitan dalam hal pencarian berkas
arsip.

Proses selanjutnya dilanjutkan dengan memprioritaskan salah satu dari 3 (tiga) isu
untuk dipilih menjadi isu utama. Adapun proses dengan menggunakan metode
analisis USG sebagai berikut :

20
 21
Page

Tabel 2.4
Prioritas Isu dengan Metode Analisis USG
KRITERIA PENETAPAN INDIKATOR USG
No. ISU/ GEJALA Ranking
URGENCY SERIUOSNESS GROWTH JUMLAH
MASALAH (U) (S) (G)
1. Belum adanya
pemanfaatan Teknologi
Informasi dalam
5 4 5 14 I
pengelolaan arsip
pelayanan yang sudah
diterbitkan
2. Belum ada ruangan yang
representatif untuk
4 3 4 11 III
penyimpanan fisik
dokumen arsip pelayanan
3. Pencatatan arsip produk
pelayanan kelurahan masih
manual dengan
menggunakan buku 4 4 5 13 II
agenda, adanya kesulitan
dalam hal pencarian
berkas arsip
PENILAIAN MENGGUNAKAN SKALA LIKERT ( 5 - 4 - 3 - 2 - 1)
(U) URGENCY, (S) SERIOUS, (G) GROWTH

Kriteria penetapan:
Urgency
1 : tidak penting
2 : kurang penting
3 : cukup penting
4. : penting
5. : sangat penting

21
 22
Page

Seriousness
1 : akibat yang ditimbulkan tidak serius
2 : akibat yang ditimbulkan kurang serius
3 : akibat yang ditimbulkan cukup serius
4. : akibat yang ditimbulkan serius
5. : akibat yang ditimbulkan sangat serius

Growth
1 : tidak berkembang
2 : kurang berkembang
3 : cukup berkembang
4. : berkembang
5 : sangat berkembang

Berdasarkan pada tabel diatas, dengan menggunakan metode analisis USG

terhadap 3 (tiga) isu yang ada di lingkup kerja, maka kesimpulan yang didapat
mengerucut pada isu “Belum adanya pemanfaatan Teknologi Informasi dalam
pengelolaan arsip pelayanan yang sudah diterbitkan” pada kelurahan Babatan.
Kondisi yang menjelaskan bahwa isu tersebut benar-benar aktual, mengandung
kekhalayakan, benar-benar terjadi problem serius dan layak untuk diangkat sebagai
isu yang melatarbelakangi penyusunan rancangan aksi perubahan.
Dampak yang ditimbulkan jika isu tersebut tidak segera diatasi adalah:
1. Berdampak pada semakin banyaknya arsip pelayanan yang hilang / rusak
seiring berjalannya waktu.
2. Berdampak pada menurunnya kecepatan pekerjaan yang berkaitan dengan
terbuangnya waktu mencari arsip pelayanan yang pernah diterbitkan.
3. Kesulitan dalam menunjukkan arsip pelayanan yang telah diterbitkan apabila
timbul permasalahan yang membutuhkan dibukanya arsip pelayanan yang
sudah diterbitkan beberapa tahun kebelakang.

22
 23
Page

Tabel 2.5
Alur Kerja Pengelolaan Arsip Produk Pelayanan

KELEMAHAN/
NO. ALUR KERJA HAMBATAN YANG PELAKSANA
DIHADAPI
1. Penerbitan Surat / Produk - Masih menggunakan Sekretariat
Pelayanan Kelurahan metode penulisan Kelurahan
manual di buku agenda

2. Data berupa hardcopy Penyimpanan dan Sekretariat

disimpan di binder arsip manajemen arsip belum Kelurahan
dan dicatat di buku agenda tertata dengan baik, dalam
hal klasifikasi, jenis, tahun
produk pelayanan

2.3 Diagnosa Penyebab Masalah dengan Analisis Fish Bone

Berdasarkan pada analisis APKL & USG didapatkan isu prioritas “Belum
adanya pemanfaatan Teknologi Informasi dalam pengelolaan arsip
pelayanan yang sudah diterbitkan”. Maka langkah selanjutnya adalah
menentukan akar penyebab masalah dari isu tersebut dengan menggunakan
analisis fish bone.

23
 24
Page

MAN METHOD

PENCATATAN ARSIP
SDM TERAMPIL MASIH MANUAL
KHUSUS UNTUK MENGGUNAKAN BUKU,
PENGELOLAAN ARSIP BELUM ADANYA
TIDAK ADA BELUM ADA PEMANFAATAN
PEMANFAATAN TEKNOLOGI
TEKNOLOGI INFORMASI INFORMASI
DALAM
PENGELOLAAN
BELUM ADA SISTEM ARSIP
PENYIMPANAN ARSIP PELAYANAN
KURANGNYA
SECARA DIGITAL
PENGETAHUAN
TENTANG MANAJEMEN
PENATAAN & PENGELOLAAN
PENGARSIPAN
ARSIP BELUM RAPI

MACHINE BELUM ADA RUANGAN YANG

REPRESENTATIF UNTUK
SKILL ARSIP

MATERIAL

Gambar 2.1 Analisis Fish Bone

Dari diagram tulang ikan (fish bone) dapat diketahui penyebab terjadinya isu
berdasar 5 (lima) perspektif, sebagai berikut :
1. MAN
Tidak ada Sumber Daya Manusia (SDM) terampil yang ditugaskan khusus untuk
mengelola arsip pelayanan di kelurahan.
2. METHOD
Pencatatan arsip masih dilakukan secara manual menggunakan buku agenda,
sehingga rawan terjadi kesalahan dan apabila diperlukan data arsip pelayanan,
pencarian dilakukan secara manual dan ada kemungkinan arsip tersebut tidak
ditemukan.

24
 25
Page

3. SKILL
Kurangnya pengetahuan tentang manajemen pengarsipan yang baik dan benar,
terutama untuk menangani arsip-arsip yang berupa fisik kertas.

4. MACHINE
Belum adanya ruangan yang representatif yang bisa dipergunakan untuk
penyimpanan arsip serta belum adanya sistem penyimpanan arsip secara
digital.
5. MATERIAL
Pengelolaan arsip belum rapi dan baik, dikarenakan sarana-prasarana untuk
pengelolaan arsip belum tersedia.

2.4 Identifikasi Akar Penyebab Masalah dengan Metode 5 Why Analysis

Teknik Why Analysis atau 5 Why’s Analysis biasa digunakan bersama
dengan Diagram Tulang Ikan (Fish bone Diagram), atau POHON MASALAH
dan menggunakan teknik literasi dengan bertanya “Mengapa” dan diulang
beberapa kali sampai menemukan akar masalahnya. Pencarian akar
masalah akan berhenti pada pertanyaan kelima, tetapi tidak menutup
kemungkinan melebihi 5 pertanyaan atau bahkan kurang dari 5 pertanyaan.
Hal ini tergantung pada efektivitas analisis ini dalam menyelesaikan masalah
yang dihadapi.
Berdasarkan pada analisis fish bone, didapatkan 5 (lima) Penyebab
masalah, sebagai berikut :
1. Pencatatan arsip produk pelayanan kelurahan masih manual dengan
menggunakan buku agenda, adanya kesulitan dalam hal pencarian
berkas arsip.
2. Belum ada ruangan yang representatif untuk penyimpanan fisik dokumen
arsip pelayanan.
3. Belum adanya pemanfaatan Teknologi Informasi dalam pengelolaan arsip
pelayanan yang sudah diterbitkan.
4. Belum rapinya penataan dokumen arsip pelayanan.
5. Kurangnya pengetahuan tentang pentingnya arsip dokumen digital di
kelurahan.
Dari beberapa penyebab masalah akan diidentifikasi akar masalah utama

25
 26
Page

dengan menggunakan 5 Why’s Analysis, dengan langkah sebagai berikut :

1. Why 1 : Mengapa terjadi kerusakan / kehilangan arsip pelayanan?
Karena tidak ada ruangan khusus untuk penyimpanan & karena bahan
arsip yang rentan rusak dimakan waktu serta tidak ada arsip digital yang
bisa menggantikan arsip fisik
2. Why 2 : Mengapa tidak dilakukan pembuatan arsip digital?
Karena tidak ada SDM yang mampu melakukan prosesnya
3. Why 3 : Mengapa tidak ada SDM yang mampu memproses digitalisasi
arsip?
Karena belum ada aplikasi dan sarana-prasarana untuk proses digitalisasi
arsip pelayanan tersebut.
4. Why 4 : Mengapa belum ada aplikasi untuk arsip digital?
Karena dirasa belum diperlukan adanya arsip pelayanan digital di
kelurahan
5. Why 5 : Mengapa sampai belum diperlukan adanya arsip digital di
kelurahan?
Karena SDM yang ada hanya mampu melakukan pengarsipan secara
manual dengan menggunakan buku agenda
Berdasarkan 5 Why’s Analysis, maka ditemukan bahwa akar masalah
utama (leverage) adalah “Pengarsipan Produk Pelayanan Kelurahan Masih
Menggunakan Cara-Cara Manual”.
2.5 Solusi Pemecahan Masalah
Setelah diperoleh akar penyebab utama dari isu strategis yang ada, maka
disusunlah alternatif solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut agar ke
depannya dapat diperoleh suatu kondisi yang diharapkan. Alternatif solusi yang
diajukan, antara lain :
a. Menyusun database produk pelayanan yang pernah diterbitkan kelurahan.
b. Membuat aplikasi penyimpanan arsip sederhana.
c. Menyusun sistem pengelolaan arsip secara digital.

Dari kegiatan diatas dapat dibuat lembar kerja diagnosa organisasi seperti pada tabel
di bawah :

26
 27
Page

Tabel 2.6
Diagnosa Organisasi
AKAR
ISU/ GEJALA PENYEBAB
PENYEBAB / ALTERNATIF REKOMENDASI
NO MASALAH UTAMA
MASALAH SOLUSI SOLUSI
(LEVERAGE)
1. Belum adanya 1. Pencatatan arsip “Pengarsipan a. Menyusun Menyusun
pemanfaatan produk pelayanan produk database sistem
Sistem Aplikasi kelurahan masih pelayanan produk pengelolaan
berbasis Teknologi manual dengan kelurahan pelayanan arsip pelayanan
Informasi dalam menggunakan buku masih yang pernah berbasis
pengarsipan produk agenda, adanya menggunakan diterbitkan teknologi
pelayanan di kesulitan dalam hal cara-cara kelurahan informasi
Kelurahan Babatan pencarian berkas manual” b. Membuat
arsip. aplikasi
2. Belum ada ruangan penyimpanan
yang representatif arsip
untuk penyimpanan sederhana
fisik dokumen arsip c. Menyusun
pelayanan. sistem
3. Belum adanya pengelolaan
pemanfaatan arsip secara
Teknologi Informasi digital
dalam pengelolaan
arsip pelayanan
yang sudah
diterbitkan.
4. Belum rapinya
penataan dokumen
arsip pelayanan.
5. Kurangnya
pengetahuan
tentang pentingnya
arsip dokumen
digital di kelurahan.

27
 28
Page

Untuk memperoleh solusi dari penyebab masalah, digunakan metode

penapisan berikut ini:
Tabel 2.7
Penentuan Solusi Permasalahan dengan Metode Tapisan Mc Namara
Alternatif Efektivitas Efisiensi
No Kemudahan Total Ranking
Solusi (Ketepatan) (Biaya)
1. Menyusun database 4 5 2 11 II
produk pelayanan
yang pernah
diterbitkan kelurahan
2. Membuat aplikasi 3 3 2 8 III
penyimpanan arsip
sederhana
3. Menyusun sistem 5 5 3 13 I
pengelolaan arsip
secara digital
PENILAIAN MENGGUNAKAN SKALA LIKERT ( 5 - 4 - 3 - 2 - 1)

Dari hasil penapisan yang telah dilakukan, diperoleh rekomendasi solusi yaitu
“menyusun sistem pengelolaan arsip secara digital” dengan menggunakan
Google Drive.

28
 29
Page

BAB III
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH

3.1 Terobosan / Inovasi

Terobosan/inovasi yang akan dilakukan pada aksi perubahan adalah dengan
membuat Google Drive untuk penyimpanan arsip digital sebagai Peningkatan
Pelayanan arsip di Kelurahan Babatan.
Aksi Perubahan ini memiliki kriteria inovasi karena memenuhi beberapa syarat
antara lain:
a. Memberi nilai tambah bagi organisasi dan stake holder
Aksi perubahan ini membantu pelayanan di kelurahan dalam hal penyediaan data
dan pencarian serta pengelolaan arsip pelayanan yang cepat dan mudah,
sehingga menunjang proses pelayanan di kelurahan.
b. Memiliki unsur kebaharuan
Inovasi ini merupakan jenis pembaruan terhadap proses pengarsipan yang
selama ini dikerjakan di kelurahan, inovasi dilakukan untuk mengurangi /
meniadakan hambatan yang terjadi akibat pengelolaan pengarsipan secara
konvensional.
c. Bisa direplikasi
Inovasi ini dapat diterapkan ditempat lain yang menjalankan fungsi pengarsipan.
d. Dapat diterapkan secara berkelanjutan
Sistem ini akan diterapkan dan dikembangkan dengan dukungan anggaran pada
Sekretariat Kelurahan serta integrasi dengan OPD lain pada target jangka
panjang.
e. Sesuai dengan nilai-nilai organisasi
Penyusunan inovasi ini mendukung pelaksanaan tugas dan kebijakan pelayanan
kelurahan kepada masyarakat, serta selaras dengan program Pemerintah Kota

29
 30
Page

Surabaya yang menggaungkan penggunaan aplikasi dan sistem informasi dalam

kegiatan pemerintah.

3.2 Tahapan Kegiatan Aksi Perubahan

Tahapan kegiatan (Milestones) aksi perubahan yang akan dilakukan dapat
dilihat pada Tabel 3.1 berikut ini :

Tabel 3.1. Pentahapan Aksi Perubahan

NO TAHAP UTAMA WAKTU

A. Jangka Pendek (2 bulan)
1. Konsultasi dengan mentor Minggu ke-3 bulan Agustus 2022
2. Rapat Koordinasi pembentukan Tim Minggu ke-4 bulan Agustus 2022
Perubahan
3. Penyusunan dan pengesahan SK Tim Minggu ke-4 bulan Agustus 2022
Perubahan
4. Identifikasi kebutuhan penyusunan Minggu ke-5 bulan Agustus 2022
aplikasi
5. Pembuatan design format penataan Minggu ke-5 bulan Agustus 2022
arsip di Googledrive dan Googleform /
spreadsheet
6. Pembuatan arsip di Googledrive dan Minggu ke-1 bulan September 2022
Googleform / spreadsheet s/d Minggu ke-3 bulan September
2022
7. Uji coba aplikasi googledrive Minggu ke-4 bulan September 2022
8. Pembuatan “instruksi dan petunjuk Minggu ke-5 bulan September 2022
teknis” aplikasi
9. Pembuatan Surat Keputusan Lurah Minggu ke-1 bulan Oktober 2022
tentang penunjukan staf yang
bertanggung jawab untuk memasukkan
data
10. Sosialisasi penggunaan aplikasi Minggu ke-1 bulan Oktober 2022
11. Evaluasi secara Keseluruhan Minggu ke-2 bulan Oktober 2022

30
 31
Page

12. Penyusunan laporan Aksi Perubahan Minggu ke-2&3 bulan Oktober 2022
B. JANGKA MENENGAH (1 tahun)
1. Pengembangan sistem pengelolaan Bulan Oktober 2022 – Oktober 2023
arsip pelayanan berbasis digital di
lingkup Kelurahan Babatan
2. Percepatan dan ketepatan pelayanan Bulan Oktober 2022 – dst
dan di lingkup Kelurahan Babatan

C. JANGKA PANJANG (lebih dari 1 tahun)

1. Integrasi sistem arsip digital dengan Bulan Oktober 2023 – dst
OPD lainnya dilingkungan Pemerintah
Kota Surabaya

3.3 Sumberdaya (Peta dan Pemanfaatan)

Sumber daya yang dimaksud adalah bagaimana mengidentifikasi dan
merencanakan pemanfaatan sumber daya organisasi yang ada pada Kelurahan
Babatan. Dalam rangka pelaksanaan aksi perubahan sumber daya ini perlu
adanya tata kelola yang ditetapkan dengan Keputusan Kepala Kelurahan
Babatan
Gambar 3.1 Tim Perubahan

Mentor
LURAH BABATAN

Project Leader
Coach
SEKRETARIS
Dr. ZAENAL MUTAKIN, Drs., M.Si
KELURAHAN

31
Tim
PENDATAAN
 32
Page

Tim Tim
PENYUSUN KESEKRETARIATAN
SISTEM

Deskripsi tata kelola tim kerja sebagaimana di atas dan peran masing-masing
adalah sebagai berikut :
1. Mentor : Lurah Babatan
Bertindak sebagai pembimbing dalam memberikan petunjuk dan dukungan
penuh serta memberikan persetujuan pelaksanaan aksi perubahan
2. Pemimpin Aksi Perubahan (Project leader) : Sekretaris Lurah
Memimpin dan melaksanakan aksi perubahan
3. Coach : Dr. Zaenal Mutakin, Drs., M.Si
Memberikan bimbingan, konsultasi dan persetujuan pelaksanaan aksi
perubahan
4. Tim Pelaksana :
 Tim Penyusun Sistem
Koordinator : Sekretaris Lurah
Anggota : 1 Staf Pelaksana, dengan tugas :
- Menyiapkan materi, sarana dan prasarana untuk membangun sistem
pengelolaan arsip.
- Berkoordinasi dengan project leader dan anggota tim lain terkait
model penataan pengarsipan digital.
 Tim Pendataan
Koordinator : 1 Staf Seksi Pemerintahan
Anggota : 2 Staf Pelaksana, dengan tugas :
- Memilah dan menginventarisir dokumen produk pelayanan kelurahan
yang akan dimasukkan kedalam data base sistem pengelolaan arsip.
- Menginput seluruh dokumen ke sistem pengelolaan arsip.
 Tim Kesekretariatan
Koordinator : 1 Staf Sekretariat
Anggota : 1 Staf Pelaksana, dengan tugas :
- Merencanakan dan melaksanakan rapat tim.
- Mengkoordinasikan kegiatan pengarsipan dan menyerahkan hasilnya
ke tim lainnya untuk diproses.

32
 33
Page

Dalam organisasi publik, sangat penting untuk mengetahui siapa

stakeholder yang memiliki kepentingan dan pengaruh terhadap program yang
dimiliki oleh organisasi. Stakeholder didefinisikan sebagai “perorangan maupun
kelompok-kelompok yang tertarik, baik yang berasal dari dalam maupun dari luar
organisasi, yang berpengaruh maupun terpengaruh oleh tujuan-tujuan dan
tindakan-tindakan sebuah Tim”.

Untuk itu perlu dikenali jenis stakeholder sebagai berikut:

1. Stakeholder Utama/Kunci
Stakeholder utama/kunci adalah stakeholder yang memiliki pengaruh
positif/negatif terhadap kegiatan pemerintah dan keberadaan mereka sangat
penting bagi organisasi yang memiliki program tersebut.
Dalam hal ini adalah Lurah Babatan.
2. Stakeholder primer
Stakeholder primer adalah stakeholder yang langsung dipengaruhi oleh
kegiatan yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Pengaruh disini
dapat bersifat positif maupun negatif.
Dalam hal ini adalah :
- Pejabat dan staf di lingkungan Kelurahan Babatan, Kecamatan Wiyung
- Masyarakat
3. Stakeholder sekunder
Stakeholder sekunder adalah stakeholder yang tidak memiliki kaitan secara
langsung serta tidak dipengaruhi secara langsung oleh kegiatan yang
dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Namun tetap memiliki kepedulian
dan perhatian terhadap berjalannya aksi perubahan.
Dalam hal ini adalah :
- Pejabat dan staf dilingkungan kecamatan Wiyung selaku OPD
Upaya mempengaruhi stakeholder harus diawali dengan mengelompokkan
stakeholder berdasarkan pengaruh dan kepentingan yang dimilikinya. Setelah
itu, dilakukan penggolongan stakeholder sesuai dengan jenis dan kelompoknya.
Kelompok stakeholder bisa dibagi sebagai berikut:
a. Promoters (High Power, high interested people)
33
 34
Page

Kelompok yang memiliki pengaruh besar dan kepentingannya tinggi

b. Defenders (Low Power, high interested people)
Kelompok yang memiliki pengaruh kecil tetapi kepentingannya tinggi
c. Latens (High Power, low interested people)
Kelompok yang memiliki pengaruh besar tetapi kepentingannya rendah
d. Apathetics (Low power, low interested people)
Kelompok yang memiliki pengaruh kecil dan kepentingannya rendah
Pengelompokan Stakeholder atau pemangku kepentingan yang bekaitan
dengan Aksi Perubahan ini dapat dilihat pada tabel dan gambar berikut.

34
 35
Page

Tabel 3.2 Pengelompokan Stakeholder pada Aksi Perubahan

Peranan Stakeholder Kepentingan Pengaruh Kelompok Stakeholder
No Stakeholder
Utama Primer Sekunder Tinggi Rendah Tinggi Rendah

A. Internal
1. Lurah Babatan PROMOTERS
2. Sekretaris Lurah Babatan PROMOTERS
3. Kepala Seksi Pemerintahan DEFENDERS
Kelurahan Babatan
4. Staf Kelurahan Babatan DEFENDERS
5. Kecamatan Wiyung LATENS
B. Eksternal
1. Masyarakat selaku pengguna DEFENDERS
pelayanan
2. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan LATENS
Kota Surabaya

35
 36
Page

Peran Masing – Masing Stakeholder

Tabel 3.3
Peran Stakeholder Aksi Perubahan
No. Stakeholder Peran
Stakeholder Internal
1. Lurah Babatan - Pengambil kebijakan organisasi;
- Memberikan dukungan penuh dalam
mewujudkan Aksi Perubahan sebagai
penanggung jawab, pengarah dan
merekomendasikan personal yang masuk tim
efektif;
- Sebagai atasan langsung memberikan
persetujuan atas pelaksanaan Aksi Perubahan;
- Memberikan bimbingan dalam mengatasi
kendala yang muncul selama proses penerapan
aksi berlangsung.
2. Sekretaris Lurah Babatan - Memberikan masukan terkait kebijakan
organisasi;
- Project Leader Aksi Perubahan;
3. Kepala Seksi Pemerintahan - Sebagai stakeholder yang memiliki harapan
Kelurahan Babatan dan mendapatkan manfaat potensial atas
terwujudnya aksi perubahan, akan tetapi
kewenangan yang dimiliki tidak cukup berarti
terhadap pelaksanaan aksi perubahan.
4. Staf Kelurahan Babatan - Sebagai stakeholder yang memiliki harapan
dan mendapatkan manfaat potensial atas
terwujudnya aksi perubahan, akan tetapi
kewenangan yang dimiliki tidak cukup berarti
terhadap pelaksanaan aksi perubahan.
5. Kecamatan Wiyung - Sebagai penerima manfaat dari aksi perubahan
meskipun tidak terlalu perduli atas terwujudnya
aksi perubahan karena kewenangan yang
dimiliki tidak cukup berarti terhadap
pelaksanaan aksi perubahan

Stakeholder Eksternal
1. Masyarakat - Sebagai stakeholder yang memiliki harapan dan
mendapatkan manfaat potensial atas terwujudnya
aksi perubahan, akan tetapi kewenangan yang
dimiliki tidak cukup berarti terhadap pelaksanaan
aksi perubahan
2. Dinas Perpustakaan dan - Sebagai stakeholder yang memiliki harapan
Kearsipan Kota Surabaya dan mendapatkan manfaat potensial atas
terwujudnya aksi perubahan, akan tetapi
kewenangan yang dimiliki tidak cukup berarti
terhadap pelaksanaan aksi perubahan

36
 37
Page

Gambar 3.2 Kuadran Stakeholder

LATENS PROMOTERS
Dinas Perpustakaan dan P
Kearsipan Kota Surabaya E Lurah Babatan
Kecamatan Wiyung N Sekretaris Lurah Babatan
G
A
R
U
H

KEPENTINGAN KEPENTINGAN
P

E
APATHETICS N
DEFENDERS
G Kepala Seksi Pemerintahan
A Kelurahan Babatan
R
U
Staf Kelurahan Babatan
H Masyarakat selaku pengguna
pelayanan

Akan ada beberapa indikasi kendala dan masalah dalam pelaksanaan aksi
perubahan, dan apabila hal tersebut benar-benar terjadi, maka rencana strategi
dalam mengatasi hal tersebut adalah sebagai berikut :

Tabel 3.4 Strategi Menghadapi Stakeholder

Stakeholder Strategi
Promoters( + + ) Memperlakukan stakeholder promoters dengan
penuh hormat
Latens( + - ) Melibatkan stakeholder latens dalam proses
pengambilan keputusan
Defenders( - + ) Memberikan informasi secukupnya dan melakukan
pendekatan agar mereka tetap terlibat
Apathetics( - - ) Memberikan informasi yang dimiliki terkait dengan
proses penerapan aksi perubahan

37
 38
Page

3.4 Manajemen Pengendalian Mutu Pekerjaan

Pengendalian mutu sebuah pekerjaan akan bagus dan berhasil apabila
dikerjakan oleh sebuah tim yang dikepalai oleh seorang Leader / Manajer, untuk
Rencana Aksi Perubahan yang sedang dilakukan, penulis sebagai Project Leader
(Manager) akan membentuk sebuah Tim dengan anggota yang solid yang nantinya
akan bekerja maksimal sesuai dengan tanggung jawab dan tugas yang telah dibagi
dan diinstruksikan oleh Project Leader atas masukan dan saran Mentor.
Terkait dengan Rencana Aksi Perubahan yang penulis susun, penulis sebagai
Sekretaris Kelurarahan dalam hal ini sebagai Project Leader bertanggung jawab
penuh terhadap keberhasilan/kegagalan Aksi Perubahan yang penulis terapkan.
Sebagaimana konsep yang dipilih yaitu “Pemanfaatan Teknologi Informasi
dalam pengelolaan arsip pelayanan yang sudah diterbitkan”, agar menumbuhkan
kelancaran dan keberhasilan dalam melaksanakan aksi perubahan penulis akan
melakukan Pengawasan dan Pengendalian terhadap proses penerapannya.
Dalam hal Pengawasan penulis akan melakukan pengawasan terkait dengan :
a. Kinerja staf (jenis tugasnya, tanggung jawab, dan perilaku Karyawan)
b. Sistem Kerja staf (Apakah dalam pelaksanaan dan penyelesaian tugas di seksi
masing-masing telah sesuai dengan sistem yang disepakati dan aturan yang
ada)
c. Hasil Kerja staf (apakah sudah sesuai dengan panduan yang telah disusun)
d. Proses penyelesaian tugas (apakah proses penyelesaian tugas sudah sesuai
dengan prosedur dan tata cara yang ada)
Dalam hal Pengendalian penulis akan melakukan pengawasan terkait dengan :
a. Mutu atau kualitas hasil pekerjaan.
b. Menetapkan standar waktu dalam penyelesaian tugas.
c. Kualitas sarana dan prasarana pendukung pelaksanaan tugas .
Dalam hal pengendalian dan pengawasan terkait dengan pelaksanaan tugas
khususnya dalam mendukung aksi perubahan, agar selalu dalam kondisi positif dan
sesuai dengan aturan yang berlaku, maka penulis akan melakukan koordinasi dan
konsultasi dengan Instansi Pengawas Intern dalam hal ini adalah Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Surabaya.

38
 39
Page

Dan tidak kalah pentingnya, agar seluruh staf kelurahan, Kepala Seksi di
kelurahan Babatan serta Mentor memahami pekerjaan dalam aksi perubahan,
penulis akan melakukan :
1. Pembinaan, bimbingan dan pendampingan staf dalam melaksanakan aksi
perubahan.
2. Menampung saran, kritik serta masukan dari para stakeholder
3. Memperhatikan serta melakukan arahan dan petunjuk Mentor.
Pengendalian dan pengawasan yang dilaksanakan oleh Project Leader
dimaksudkan untuk meminimalisir kesalahan dan menginput masukan serta saran
positif dari semua stakeholder dalam pelaksanaan aksi perubahan.
Tabel 3.4
Aktivitas Pengendalian Mutu Aksi Perubahan
AKTIVITAS
KEMUNGKINAN
PENGENDALIAN
NO JANGKA WAKTU OUTPUT HAMBATAN YANG
MUTU YANG
TERJADI
DIPERLUKAN
1. Jangka Pendek Terwujudnya Terjadinya Optimalisasi trial dan
sistem pengelolaan kegagalan fungsi error sistem
dan manajemen (malfungsi) Sistem
arsip pelayanan Informasi dan atau
berbasis IT tidak ada jaringan
internet
Terwujudnya Terjadinya Optimalisasi trial dan
efisiensi dan perlambatan sistem error sistem, serta
tanggung jawab dalam proses penyisiran dokumen
terhadap sistem pencarian dokumen untuk menghapus
pengelolaan arsip dokumen yang
pelayanan berbasis bermasalah / error
IT

2. Jangka Menengah Terwujudnya Terjadinya Koordinasi dengan

pengembangan kesalahan (error) admin untuk
sistem pengelolaan pada saat input data standarisasi dan
arsip pelayanan pengecekan data
berbasis digital
Terwujudnya Terjadinya Optimalisasi trial dan
pelayanan yang kegagalan fungsi error sistem
cepat dan tepat di (malfungsi) Sistem

39
 40
Page

lingkup Kelurahan Informasi dan atau

babatan tidak ada jaringan
internet

3. Jangka Panjang Terwujudnya Terjadinya Koordinasi dengan

“mekanisme” kesalahan (error) admin sistem informasi
sistem pengelolaan pada saat input data untuk standarisasi data
dan pemanfaatan
arsip pelayanan
berbasis IT yang
terintegrasi

40
 41
Page

DAFTAR PUSTAKA

Hartono, Bambang. 2013. “Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer“,

Jakarta: Rineka Cipta
https://www.google.com/drive/
LAN RI, 2019, “Bahan Ajar PKP: Berpikir Kreatif dalam Pelayanan “, Jakarta :
LAN
LAN RI, 2019, “Bahan Ajar PKP: Diagnosa Organisasi“, Jakarta : LAN
LAN RI, 2019, “Bahan Ajar PKP: Manajemen Mutu“, Jakarta : LAN
LAN RI, 2019, “Bahan Ajar PKP: Manajemen Pengawasan“, Jakarta : LAN
LAN RI, 2019, “Bahan Ajar PKP: Membangun Tim Efektif“, Jakarta : LAN
LAN RI, 2019, “Bahan Ajar PKP: Pengendalian Pelaksanaan Kegiatan “, Jakarta :
LAN
LAN RI, 2019, “Bahan Ajar PKP: Teknik Komunikasi Publik “, Jakarta : LAN
Peraturan Menteri PAN dan Reformasi Birokrasi Nomor 19 Tahun 2016 Tentang
Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik Di Lingkungan Kementerian/Lembaga,
Pemerintah Daerah, Badan Usaha Milik Negara dan Badan Usaha Milik
Daerah Tahun 2017
Peraturan Menteri PAN dan Reformasi Birokrasi Nomor 25 Tahun 2020 tentang
Roadmap Reformasi Birokrasi Tahun 2020 – 2024
Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 17 Tahun 2018 tentang Kecamatan
Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 12 Tahun 2022 tentang Forum Koordinasi
Pimpinan di Daerah
Peraturan Pemerintah Nomor 72 Tahun 2019 tentang Perubahan Atas Peraturan
Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah
Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang
Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Peraturan Presiden Nomor 29 tahun 2014 tentang Sistem Akuntabilitas Kinerja
Instansi Pemerintah

41
 42
Page

Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis

Elektronik
Peraturan Walikota Surabaya Nomor 55 Tahun 2021 Tentang Standar Pelayanan
Kelurahan Di Lingkungan Pemerintah Kota Surabaya
Peraturan Walikota Nomor 4 Tahun 2022 tentang Perubahan Atas Peraturan
Walikota Surabaya Nomor 55 Tahun 2021 Tentang Standar Pelayanan
Kelurahan Di Lingkungan Pemerintah Kota Surabaya
Peraturan Walikota Nomor 94 tahun 2021 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi,
Uraian Tugas Dan Fungsi Serta Tata Kerja Kecamatan Dan Kelurahan Kota
Surabaya
Undang-Undang RI Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik
Undang-Undang RI Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah
Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

42