COVER PAGE

TAJUK:

ISU KOMUNIKASI KEPENGURUSAN LUARAN DAN DALAMAN PETRONAS

1
 SENARAI KANDUNGAN

RINGKASAN EKSEKUTIF 3

LATAR BELAKANG PETRONAS 4

ISU KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI 6

MODEL KOMUNIKASI 7

PERINCIAN KOMUNIKASI KEPENGURUSAN PETRONAS 9

KESAN KOMUNIKASI KEPENGURUSAN PETRONAS 11

CADANGAN DAN STRATEGI KOMUNIKASI KEPENGURUSAN 15

PETRONAS

KESIMPULAN 19

2
 RINGKASAN EKSEKUTIF

Komunikasi pengurusan membolehkan pengurus berkomunikasi secara berkesan dengan

pasukan mereka, membina hubungan yang lebih kukuh, meningkatkan pengalaman dan
kesejahteraan pekerja, dan terus memacu kejayaan pekerja di tempat kerja.Malah, komunikasi
adalah komponen pengurusan yang penting kepada mana-mana organisasi. Sama ada
tujuannya adalah untuk mengemas kini pekerja tentang dasar baharu, untuk bersiap sedia
menghadapi permasalahan, untuk memastikan keselamatan di seluruh organisasi. ,Setiap
organisasi harus mempunyai dasar dan strategi yang komprehensif untuk berkomunikasi
dengan pekerja dan pihak berkepentingan mereka serta dengan masyarakat secara amnya.

Justeru itu, bahagian yang paling penting ialah komunikasi dalaman di dalam sesebuah
organisasi. Ini disebabkan oleh fakta bahawa ia merupakan komponen utama dalam operasi
sesebuah organisasi (Obembe,Al Mansour & Kolade,2021). Komunikasi juga merupakan alat
penting untuk mencipta dan meningkatkan produktiviti individu dan organisasi. Setiap
rancangan yang akan diterima pakai memerlukan penyertaan semua pekerja dan seterusnya
membantu produktiviti individu dan organisasi.

Objektif kertas kerja ini adalah untuk membincangkan isu dan kesan komunikasi
kepengurusan luaran dan dalaman yang memberi pengaruh kepada PETRONAS. Kaedah yang
digunakan dalam analisa ini adalah secara kajian literatur dan temubual di mana ia digunakan
untuk membuat rujukan dan sistematik ke atas maklumat dan informasi yang diperolehi dari
laman web dan jurnal akademik yang mengandungi maklumat, idea, data dan kaedah
memperoleh maklumat yang berkaitan dengan tajuk yang dilaksanakan. Kaedah secara
temubual juga diguna pakai dalam kertas kerja ini.

3
1.0 LATAR BELAKANG PETRONAS

PETRONAS, atau Petroliam Nasional Berhad, ialah sebuah syarikat minyak dan gas
Malaysia. PETRONAS ditubuhkan pada 1974 dan dikawal sepenuhnya oleh kerajaan
Malaysia. Kerajaan Malaysia telah mengamanahkan PETRONAS dengan tugas untuk
mengembangkan dan menambah nilai kepada sumber petroleum, ini bukan sahaja untuk
Malaysia tetapi untuk seluruh dunia. PETRONAS telah disenaraikan sebagai syarikat ke-158
terbesar di dunia oleh Fortune Global 500 pada 2019. PETRONAS juga merupakan syarikat
ke-13 paling menguntungkan di dunia, dan paling menguntungkan di Asia.

PETRONAS telah berkembang menjadi syarikat minyak dan gas global dengan operasi di 35
negara sejak penubuhannya. Kumpulan Petronas mempunyai 103 anak syarikat milik penuh,
19 perusahaan milik sebahagian, dan 57 syarikat bersekutu pada akhir Mac 2005. Petronas
telah menjadi perniagaan yang aktif sepenuhnya dalam banyak operasi berkaitan minyak dan
gas hasil daripada penggabungan entiti ini. PETRONAS ialah salah satu daripada "The New
Seven Sisters," syarikat minyak dan gas negara yang paling berkuasa dan terkemuka dari
negara-negara di luar OECD (Organization for Co-operation and Development).
Pembangunan Ekonomi Dunia, menurut Financial Times.

PETRONAS terlibat dalam pelbagai aktiviti petroleum, daripada penerokaan dan pengeluaran
minyak dan gas huluan kepada penapisan minyak dan gas hiliran, pemasaran dan pengedaran
produk petroleum, perdagangan, pemprosesan dan pencairan gas, operasi rangkaian
penghantaran saluran paip gas, pemasaran gas asli cecair, pembuatan dan pemasaran
petrokimia, perkapalan, kejuruteraan automotif, dan pelaburan hartanah.

Pada Hari Kemerdekaan Malaysia yang ke-42, 31 Ogos 1998, Menara Berkembar Petronas di
Kuala Lumpur City Centre (KLCC) telah dirasmikan secara rasmi menandakan ulang tahun
ke-24 syarikat itu. Jawatan bekas Perdana Menteri Malaysia “Tun Dr Mahathir Mohamad”
sebagai penasihat PETRONAS telah ditamatkan secara rasmi oleh kerajaan Malaysia pada 11
Mac 2016. Tindakan ini dilakukan sebagai tindak balas kepada salah faham politik di mana
“Dr Mahathir” dilihat secara terbuka mengkritik pentadbiran dan keperibadian ketika itu.
4
Perdana Menteri “Dato Seri Najib Razak”, serta mengangkat sumpah bersama pemimpin
pembangkang dalam usaha untuk memaksa Perdana Menteri meletak jawatan. Jabatan
Perdana Menteri bersetuju dengan penamatan itu dalam satu kenyataan, menyatakan bahawa
ia "tidak menyokong pentadbiran sekarang dan tidak sepatutnya mempunyai apa-apa peranan
dalam kerajaan”. “Tengku Muhammad Taufik Tengku Aziz” merupakan presiden dan CEO
PETRONAS yang baru bagi mengambil alih tugas “Tan Sri Wan Zulkiflee Wan Ariffin”
untuk menerajui syarikat minyak dan gas negara berkuat kuasa 1 Julai 2021.

“Dato Johan Arifff” dari Johan Design Associates mereka bentuk logo Petronas pada tahun
1974. Beliau juga mereka bentuk logo untuk kebanyakan anak syarikat Petronas, usaha sama,
syarikat pautan dan hartanah, termasuk KLCC, MISC, Malaysian Marine and Heavy
Engineering (MMHE), Universiti Teknologi Petronas (UTP), Pusat Kuala Lumpur
Convention, Putrajaya Holdings, Prince Court Medical Centre (PCMC), PETLIN, Malaysia
Petroleum Club (MPC), and Mesra Mall.

Bentuk teras logo PETRONAS adalah berbentuk geometri, termasuk butiran metafora dan glif
alfa bagi titisan minyak dan tipografi huruf 'P', yang terakhir kelihatan dalam segi tiga di sudut
kanan atas logo. Segi tiga juga berguna untuk menilai arah dan kelajuan pergerakan. Bulatan
pepejal dalam logo mewakili roda dalam perniagaan minyak dan gas, manakala garis besar
penurunan mewakili sistem pendorong menggunakan tenaga terbitan petroleum. Warna
korporat logo adalah hijau zamrud, yang merujuk kepada laut dari mana minyak dan gas
diperoleh.

PETRONAS turut menyediakan tajaan pendidikan kepada pelajar Malaysia dan antarabangsa
dalam bentuk pinjaman boleh tukar bagi membantu mereka menyambung pengajian di kolej
tempatan atau luar negara. Unit Tajaan & Sumber Bakat PETRONAS bertanggungjawab
menangani isu pendidikan (STS). Prestasi akademik, aktiviti kokurikulum, sejarah keluarga,
dan penilaian keperibadian pelajar semuanya termasuk dalam keputusan penajaan yang
dijalankan sepanjang program yang dipanggil EduCamp, yang mesti dilalui oleh semua calon
pelajar PETRONAS. Pelajar yang diserap PETRONAS selepas tamat pengajian tinggi boleh
menukar hutang mereka kepada biasiswa penuh. Pelajar-pelajar ini akan diletakkan pada

5
kontrak dua tahun untuk bekerja dengan PETRONAS, yang akan menampung satu tahun
pembiayaan pendidikan mereka. Institusi Teknologi Petronas ialah universiti penyelidikan
(UTP) milik syarikat itu sendiri. Kampus ini terletak di Seri Iskandar, Perak, dan dibina pada
tahun 1997.

2.0 ISU KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Kajian menyatakan setiap peringkat kakitangan menyedari kebaikan komunikasi organisasi

pada konteks pengurusan organisasi dan yang membina struktur untuk mempelajari
komunikasi organisasi pada pelbagai konteks. Komunikasi yang berkesan bukan sekadar
tinjauan berdasarkan kepuasan kakitangan organisasi. Sekiranya hubungan dengan
pembolehubah organisasi lain disahkan, penyataan berkaitan keberkesanan komunikasi
organisasi akan menjadi lebih berkesan. Selain itu, komitmen organisasi menarik minat
penyelidik kerana pekerja organisasi yang mempunyai komitmen yang tinggi akan menjadi
produktif dan setia kepada organisasi (Ravvazzani & Hazee,2022). Komitmen peringkat
rendah adalah berkaitan dengan mobiliti di tempat kerja, ketidakhadiran, gangguan kesihatan,
tekanan dan isu lain.

2.1 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Nadi sesebuah organisasi ialah komunikasi. Salah satu proses yang paling ketara dan rumit
dalam fungsi pengurusan sesebuah organisasi terutamanya institusi pendidikan, ialah proses
penyampaian maklumat. Menurut kajian Mintzberg (1973), pemimpin organisasi
menghabiskan lebih daripada 80% masa mereka untuk berinteraksi dengan orang lain.
Manakala Crestani (2016), mendapati bahawa prinsip itu menghabiskan sebahagian besar
masanya untuk surat-menyurat dan melibatkan diri dengan orang lain, dan hanya sedikit masa
untuk fungsinya sebagai pemimpin pengajaran. Peranan pengetua sebagai pusat kawalan dan
pemprosesan maklumat serta penyaluran maklumat daripada Kementerian Pendidikan, JPN,
PPD, dan agensi lain ke sekolah dan sebaliknya diketengahkan dalam konteks ini. Kelancaran
aliran maklumat ini, serta kualitinya, mungkin mempengaruhi kejayaan keseluruhan sesebuah
sekolah (Ramos,2022).

6
Justeru itu, komunikasi di tempat kerja boleh ditakrifkan sebagai proses pertukaran dan
pemindahan maklumat dan mesej daripada sistem kerja yang dibentuk, dipertahankan, diubah
suai dan dilaksanakan sebagai tindak balas kepada keperluan semasa dan penyesuaian kepada
hala tuju semasa ke arah pencapaian bersama-sama menetapkan matlamat (Gregersen &
Johansen,2022). Pengurus dan pekerja mewujudkan hubungan formal dan tidak formal
melalui tindakan timbal balik yang berlaku secara menegak atau mendatar semasa proses ini.

Namun begitu, menurut (Dixit et.al, 2022), proses komunikasi dalam struktur organisasi
mengandungi unsur-unsur asas berikut, yang pertama adalah arahan untuk melakukan atau
tidak melakukan sesuatu yang disampaikan dari atas ke bawah atau daripada seseorang
kepada orang lain di bawahnya, yang keduanya pula laporan, pertanyaan dan permintaan yang
disampaikan kepada pihak atasan, khususnya kepada ketua yang bertanggungjawab bagi
individu tertentu, dan yang ketiga komunikasi antara satu kumpulan dengan kumpulan yang
lain melalui seorang ketua yang dikongsi bersama.

2.2 MODEL KOMUNIKASI

Komunikasi adalah penting dalam setiap fenomena dan dalam apa jua keadaan. Ia pastinya
mempunyai peranan tersendiri dalam persekitaran organisasi. Ramai pakar dalam subjek ini
telah meneroka dan menerangkan tentang kaitan komunikasi dalam organisasi.
(Charoensukmongkol & Suthatorn,2022) membahagikan kepentingan komunikasi dalam
syarikat kepada empat fungsi. Ia dapat dihuraikan dalam model berikut:

Komunikasi pertama adalah untuk menjamin bahawa semua ahli organisasi berada di atas satu
kapal dengan visi dan matlamat organisasi. Hasilnya, visi dan matlamat organisasi sentiasa
diingati dan dihayati. Pekerja organisasi amat menyedari kesukaran organisasi dan perubahan
dalaman dan luaran. Organisasi mempunyai matlamat yang sama dalam fikiran dan
bekerjasama untuk mencapainya. Seorang pengurus boleh memupuk kakitangan organisasi
untuk bekerjasama ke arah objektif bersama dengan menggunakan komunikasi yang berkesan.

Peranan komunikasi yang kedua dalam sesebuah organisasi ialah menyatukan orang ramai
untuk mencapai matlamat bersama. Usaha penyelarasan di kalangan ahli dan jabatan sesebuah
organisasi membina hubungan yang lebih mendalam antara unit dan jabatan yang jauh, dan
7
melaksanakan hala tuju dan pembahagian kerja yang berkesan adalah sebahagian daripada
usaha ini.

Peranan ketiga komunikasi di tempat kerja adalah untuk menggalakkan persekitaran kerja
yang sihat dan menyenangkan. Ini boleh dicapai melalui penglibatan dalam aktiviti membantu
dan memupuk budaya positif berdasarkan nilai, etika, dan konsep murni. Semangat "kerja
berpasukan" kemudiannya dapat dipenuhi. Pertumbuhan bermanfaat syarikat didayakan oleh
persekitaran yang sihat. Sikap amanah yang membuahkan hasil dalam kalangan kakitangan
organisasi, keadilan dan kesaksamaan, serta semangat kerjasama yang diperluaskan untuk
mencapai matlamat organisasi, semuanya boleh membantu mengekalkan persekitaran yang
sihat itu.

Peranan keempat adalah untuk memupuk keupayaan untuk membuat pertimbangan yang betul
dan bijak melalui komunikasi yang berkesan. Keputusan boleh dibuat secara beretika, cekap
dan berkesan dengan maklumat yang mencukupi dan boleh dipercayai, terutamanya apabila ia
berkaitan dengan pembangunan dan kecemerlangan perniagaan.

Park, McLean & Yang (2021) mengambil pendekatan yang sama, membahagikan peranan
utama komunikasi dalam organisasi iaitu:

a. Memberi maklumat dan pengetahuan tentang organisasi yang merangkumi soalan

seperti matlamat organisasi, kaedah untuk mencapainya, nilai yang harus dihayati,
pelarasan penting, dan sebagainya.
b. Memotivasikan warga organisasi dengan menerangkan perkara yang akan dicapai
dengan kejayaan, menerangkan jangkaan organisasi terhadap warganya, mengenal
pasti matlamat organisasi tertentu yang perlu dicapai, menetapkan matlamat yang
semakin sukar, dan menawarkan maklum balas tentang pencapaian yang berjaya.
c. Cara mengawal dan menyelaraskan usaha melalui teknik komunikasi yang cekap dan
memupuk cita-cita yang baik dalam organisasi akhirnya boleh membina budaya yang
sihat.
d. Perasaan dan emosi dapat diluahkan iaitu dengan cara organisasi memberikan forum
untuk warganya menyuarakan pendapat, kritikan membina, dan idea untuk manfaat
keseluruhan organisasi dengan kaedah ini, ketegangan semasa bekerja dapat
dikurangkan. Ia adalah mungkin untuk memupuk dan mengekalkan persekitaran yang

8
 e. sihat dan harmoni. Menurut (Harold Koontz & Heinz Weihrich, 1997) menghuraikan
fungsi komunikasi di tempat kerja yang memerlukan perkara – perkara berikut:
i. Mewujudkan dan menyampaikan objektif korporat.
ii. Merancang strategi untuk mencapai objektif organisasi.
iii. Menyusun sumber manusia dan lain-lain dengan kaedah yang cekap dan berkesan.
iv. Ahli organisasi dipilih, dibentuk, dan dinilai untuk tugas dan jawatan tertentu.
v. Memimpin, membimbing, memberi inspirasi, dan memupuk persekitaran yang
menggalakkan para pekerja untuk menyumbang kepada kejayaan dan kemajuan
organisasi.
vi. Menyelia tindakan dan pencapaian para pekerja di dalam organisasi.
vii. Perspektif ilmuan termasuk yang dinyatakan di atas menunjukkan bahawa komunikasi
memainkan peranan penting dalam organisasi. Komunikasi sudah tentu memainkan
fungsi yang sama di institusi – intstitusi pendidikan dan mempunyai kesan yang besar
terhadap pencapaian kemajuan institusi tersebut.

3.0 PERINCIAN KOMUNIKASI KEPENGURUSAN PETRONAS

Komunikasi organisasi menurut (Neher,Wong & Miles,2022), dipisahkan kepada tiga kategori
iaitu komunikasi operasi dalaman, komunikasi operasi luaran, dan komunikasi operasi
individu. Berikut adalah spesifikasi amalan komunikasi organisasi:

i. Komunikasi Pengoperasian Dalaman

Hubungan baik antara bos dan pekerja bawahan adalah penting untuk mencapai visi, matlamat
dan objektif PETRONAS memandangkan pandangan pekerja dipertimbangkan semasa
merancang sesuatu tugas. Hasil daripada sistem kepercayaan antara penyelia dan kakitangan
bawahan PETRONAS, prestasi kerja dan produktiviti pekerja PETRONAS telah bertambah
baik. Tambahan pula, maklumat boleh diterima daripada pelbagai sumber di seluruh negara
tanpa mengira sempadan negara. Ini membolehkan komunikasi antara orang bawahan dan
pengurusan semudah dan sepantas menghantar e-mel. Kelebihannya ialah lebih banyak data
diproses, disimpan, dihantar dan ditapis dengan lebih pantas dan cekap.

ii. Komunikasi Pengoperasian Luaran

9
Perancangan untuk mencapai matlamat organisasi melalui aktiviti dan hubungan dengan pihak
luar merupakan salah satu daripada struktur komunikasi untuk menjamin bahawa hubungan
antara agensi - agensi kerajaan, pelanggan (Operation Team), kontraktor, vendor, pihak media
dan pihak luar yang lain diwujudkan dan dikekalkan dengan baik. PETRONAS mencipta
iklan bertemakan kemanusiaan, mewujudkan laman sosial seperti Linkedin, tweet dan siaran
Facebook kepada pengguna dengan pelbagai platform. Walaupun pada hakikatnya
PETRONAS adalah sebuah syarikat gergasi yang besar di rantau ini tanggungjawab sosialnya
telah mengarahkannya ke arah inisiatif komunikasi yang akan memastikan kewujudan
organisasi dirasai oleh masyarakat. Seperti sedia maklum, PETRONAS telah mewujudkan
sebuah Yayasan yang diberi nama “Yayasan PETRONAS” yang merupakan cabang
tanggungjawab sosial korporat PETRONAS. Misinya adalah untuk menyumbang kepada
kesejahteraan masyarakat dan berhasrat untuk memberikan impak yang mampan,
meningkatkan kualiti hidup dan hasil sosio-ekonomi untuk komuniti di seluruh negara.
Yayasan PETRONAS akan memastikan bahawa program yang mempunyai hasil yang
memberangsangkan dilaksanakan di seluruh negara. Bagi meningkatkan taraf hidup lebih
ramai rakyat Malaysia dan menyediakan mereka untuk menghadapi cabaran masa depan,
Yayasan PETRONAS menyampaikan beberapa program untuk guru dan pelajar. Ini termasuk
kaunseling, penajaan, kem motivasi dan kelas Bahasa Inggeris serta program tertumpu untuk
merangsang minat terhadap sains, teknologi, kejuruteraan dan matematik.

iii. Komunikasi Interpersonal Dalam Organisasi

Apabila individu berinteraksi, mereka berkongsi pengetahuan dan sentimen antara satu sama
lain. Perkongsian makna yang positif boleh membantu syarikat mencapai objektifnya.
Komunikasi juga penting dalam mewujudkan hubungan di kalangan pekerja dalam sesebuah
syarikat. Individu mengembangkan kemahiran komunikasi melalui pertukaran pengetahuan
dan perasaan antara satu sama lain. Sebagai manusia, kita mempunyai keupayaan untuk
berkomunikasi, meluahkan fikiran kita, dan berkongsi perspektif kita dengan orang lain.
Justeru itu, perkongsian formal dan interaksi sosial antara individu mesti diberi keutamaan
oleh pengurusan organisasi memandangkan kepuasan kerja dan perhubungan akan
meningkatkan motivasi pekerja. Hasilnya, daya saing setiap organisasi dan rakyat akan
bertambah baik.

10
4.0 KESAN KOMUNIKASI KEPENGURUSAN PETRONAS

Salah satu pemangkin utama dalam merancang dan merangka pelan strategi untuk
pembangunan modal insan dalam sesebuah syarikat ialah pengaruh amalan komunikasi di
dalam sesebuah organisasi. Kegagalan sesetengah pihak mewujudkan rangka kerja
perancangan strategik mungkin mengakibatkan kegagalan untuk membangunkan pekerja yang
proaktif, produktif, berdaya saing, inventif dan inovatif. Kajian yang menumpukan kepada
proses perancangan strategik pembangunan modal insan yang teratur ini dijangka dapat
membantu komunikasi korporat. Beberapa aspek penting dalam komunikasi iaitu budaya
organisasi, nilai, etika, serta watak dan sikap kakitangan, semuanya penting untuk membantu
dalam kejayaan menyiapkan prosedur perancangan strategik (Lee & Kim,2022).Kesan
daripada amalan komunikasi keorganisasian yang berkesan ini merupakan salah satu faktor
pemangkin kecekapan dalam organisasi tersebut. Melalui kecekapan pengurusan komunikasi
yang berkesan daripada aspek hubungan dalam organisasi.

Satu temubual bertarikh 1 Julai 2022 telah dijalankan oleh kumpulan kami bersama dengan
seorang pengurus PETRONAS iaitu Ir. Ts Amirah Zakariah beliau merupakan seorang
“Petroleum Engineer” dan “CSR” dari syarikat “Oil and Gas” terkemuka di Malaysia iaitu
Petroleum Nasional Berhad, PETRONAS. Beberapa soalan telah diajukan dan mendapat
pandangan khusus dari temubual tersebut.

Soalan 1:

“Apakah pemahaman konteks komunikasi didalam sesebuah organisasi/projek yang

dipraktikkan, boleh Puan Amirah kongsikan?”

Jawapan 1:

11
Komunikasi berkesan didalam sesebuah organisasi adalah sangat penting, dalam
pemahaman saya komunikasi adalah interaksi sesama manusia yang menerapkan bagaimana
“tool” atau medium yang digunakan, kini kita ada pelbagai medium yang boleh digunakan
iaitu bergantung kepada sesorang itu menggunakan secara baik ataupun sebaliknya.
Pertama, dari segi medium yang digunakan untuk perkara-perkara rasmi kita menggunakan
saluran komunikasi dan medium yang betul iaitu melalui surat, e-mel dan internet lebih
kepada seperti kemudahan yang disediakan di dalam organisasi untuk menjalankan kerja
harian. Selain itu dalam kehidupan seharian kita juga menggunakan komunikasi secara lisan,
dalam zaman teknologi sekarang kita ada juga laman sosial, secara tidak rasmi boleh
digunakan dan bergantung kepada etika seseorang untuk menggunakannya bagaimana. Dari
segi keseluruhan, komunikasi sangat penting dalam kehidupan kita seharian.

Soalan 2:

“Apakah sistem komunikasi yang digunakan atau diterapkan di dalam organisasi dan projek
yang Puan Amirah terlibat pada hari ini?”

Jawapan 2:

Di dalam konteks projek, kita perlu menekankan beberapa perkara. Perkara pertama yang
kita kenal pasti ialah komunikasi diantara “stakeholder”, kita boleh pecah kepada dua
bahagian iaitu “internal” dan “external”. Komunikasi didalam satu organisasi diantara “top
management, superior, supervisor, rakan sekerja dan orang bawahan”. “External” pula,
dalam kata lain iaitu orang luar selalu kita kaitkan dengan “customer, client” ataupun
pelanggan kita “end user”. Dalam konteks projek juga didalam syarikat PETRONAS kita ada
“Operation” yang akan menggunakan fasiliti yang kita bangunkan dan kita juga ada “third
parties” iaitu “Contractor” atau “Partner”, rakan sekerja dimana mereka bekerja untuk
memenuhi kehendak projek dan melaksanakan berlandaskan permintaan pelanggan.

Soalan 3:

12
“Apa yang saya faham Puan Amirah banyak berhubung dan berkomunikasi degan pihak
“internal” dan “external”, apakah platform yang Puan Amirah gunakan?

Jawapan 3:

Untuk pihak “external” kita tertakluk kepada etika komunikasi. Etika bekerja dengan pihak
“external” atau orang luar ini, kita hendaklah menjaga kesan-kesan dan kesan sampingan
apabila kita berhubung dan haruslah berfikir apakah impak terhadap satu-satu projek dan
organisasi itu sendiri. Perkara pertama kita perlu menggunakan saluran komunikasi secara
rasmi iaitu lisan, komunikasi secara terus menerus dengan cara perbincangan ini adalah
sangat penting kerana dapat mengelakkan daripada disalah tafsirkan oleh satu pihak yang
lain. Kedua pula, kita berkomunikasi secara e-mel atau surat, oleh kerana pihak “external”
ini adalah orang luar yang berkepentingan contohnya “Client” iaitu “ Operation” kita perlu
menghantar informasi melalui e-mel, komunikasi diantara pihak projek dengan “Operation”
kita tidak boleh anggap ianya sebagai satu arahan, ia lebih kepada “feedback” atau “update
progress” tetapi berkomunikasi dengan pihak “external” iaitu “Contractor” atau “Partner”
kita menggunakan juga surat dan e-mel ini kerana kita terikat dengan kontrak, perbincangan
secara lisan itu juga merupakan satu platform yang sangat penting dalam pekerjaan
seharian. Selain daripada berkomunikasi dengan pihak “external”, kita juga menerapkan
komunikasi positif dalam organisasi dimana kita ada satu protokol komunikasi yang perlu
dipatuhi. Perbincangan secara harian dan kaedah melalui e-mel juga adalah salah satu cara
komunikasi yang diterapkan diantara pihak pengurusan dan pekerja “working level”.

Soalan 4:

“Apakah amalan komunikasi yang Puan Amirah gunakan dalam organisasi / projek ini?

Jawapan 4:

Peranan setiap individu dalam organisasi juga dapat memberi kesan yang baik dengan
menerapkan etika – etika yang positif supaya dapat memupuk serta melahirkan satu
organisasi yang positif, dimana satu organisasi itu berada dalam keadaan positif dapat
menghasilkan “result” yang bagus dan berkesan. Kita memerlukan komunikasi secara tidak

13
berselindung, memberi dan menyampaikan informasi secara terus menerus akan mewujudkan
suasana yang positif dalam organisasi / projek jika menggunakan medium komunikasi ini
dengan betul. Sebagai seorang jurutera dalam kumpulan projek, kita haruslah mengelakkan
etika yang negatif, contohnya seperti apabila tidak berpuas hati sesama pekerja kita
menghebahkan di dalam sosial media, kita haruslah berjumpa dan berbincang secara
bersemuka. Secara keseluruhan, kesan dari amalan komunikasi yang positif, komunikasi
secara terus menerus kita juda dapat menjaga peranan komunikasi dengan “stakeholder”,
dalam PETRONAS kita mengekalkan tiga prinsip iaitu “OTOBOS” “On Time, On Budget,
On Schedule” yang berkait rapat dengan kesan komunikasi dalam organisasi, disamping dari
tiga perkara ini kita juga mementingkan kualiti dan keselamatan pekerja.

Soalan 5:

“Secara kesimpulannya, dapat saya merumuskan ada dua aspek penting, yang pertama adalah
etika yang baik diterapkan dan digunakan dalam satu organisasi adalah sangat penting, yang
keduanya pula adalah penggunaan medium atau platform merupakan faktor penting kejayaan
dalam projek Puan Amirah. Soalan terakhir dari saya, apakah harapan Puan Amirah dalam
kajian ini berikan sepatah dua kata?’’

Jawapan 5:

Harapan saya untuk mengekalkan komunikasi yang berkesan dalam sebuah organisasi atau
projek itu sendiri kita haruslah menjaga etika sesama manusia itu yang paling penting. Kita
sebagai khalifah juga harus menjaga hubungan antara sesama manusia, jangan kita
menyakiti dan membebankan antara satu sama lain demi mencapai sesuatu objektif. Harapan
saya sebagai seorang pelajar dan pekerja kita perlu menjaga etika berkomunikasi ini
disamping kita menjaga komunikasi dengan pencipta.

14
5.0 CADANGAN DAN STRATEGI KOMUNIKASI KEPENGURUSAN PETRONAS

Keberkesanan komunikasi kepengurusan dalam konteks pelaksanaan perancangan strategik

dalam sesebuah syarikat. Komunikasi yang berkesan boleh membantu dan meningkatkan
kualiti tugas yang dilakukan secara tidak langsung dengan meningkatkan kecekapan dan
keberkesanan peranan dan kewajipan kakitangan. Tambahan pula, ia dijangka bukan sahaja
meningkatkan kualiti kerja dan produktiviti, tetapi juga untuk menyampaikan kerja yang akan
meningkatkan reputasi organisasi.

Mesej adalah komponen penting dalam membangunkan sistem komunikasi dan penyampaian
yang cekap dalam proses komunikasi. Memahami mesej adalah satu isu apabila ia datang
untuk meningkatkan komunikasi yang berkesan, terutamanya apabila ia datang untuk
menambah baik sistem penyampaian untuk meningkatkan kualiti perkhidmatan dalam
syarikat. Apabila bercakap tentang komunikasi, terdapat dua perkara yang perlu diingat. Yang
pertama adalah untuk memahami maksud mesej, dan yang kedua adalah untuk memahami
tujuan mesej yang dimaksudkan. Kedua-duanya adalah penting dalam menyediakan maklum
balas untuk aktiviti komunikasi, sama ada komunikasi interpersonal, komunikasi kumpulan
atau komunikasi dalam organisasi.

Kita boleh menentukan sejauh mana maklum balas boleh mempengaruhi mesej dan sumber
berdasarkan maklum balas. Mesej boleh disampaikan dalam dua cara: secara lisan atau bukan
lisan, Daripada bentuk mesej, mesej boleh dihantar dalam pelbagai kaedah, termasuk mimik
muka, aksi, perbincangan, lagu, puisi, pidato, puisi, dan lain-lain. Begitu juga dari segi
kakitangan dan organisasi (Kakar et.al,2022). Banyak mesej disertakan dalam matlamat
organisasi untuk membantu pekerja memperoleh pemahaman strategik, tetapi sejauh mana
pekerja memahami mesej tersebut dan memberikan maklum balas yang bermakna tidak
diketahui. Pekerja boleh menawarkan maklum balas, menghargainya, dan menerapkannya
selaras dengan matlamat dan misi organisasi apabila mereka memahami mesej tersebut.

Dokumen juga penting untuk menyampaikan mesej, dan dasar syarikat menjadikan
tanggungjawab semua pekerja untuk mengekalkan amalan komunikasi yang sesuai dan
saluran komunikasi yang berkesan. Bahagian ini menawarkan maklumat menyeluruh tentang

15
semua tugas pekerja dalam memupuk komunikasi yang cekap dalam perniagaan, mengikut
kumpulan tertentu, iaitu:

i. Kekalkan hubungan dua hala yang terbuka dengan pihak atasan dan bawahan
menggunakan pelbagai kaedah yang berkesan, sedia mendengar dan mendengar
maklum balas.
ii. Pastikan pegawai atasan mempunyai maklumat yang jelas dan tepat untuk
berkomunikasi dengan kakitangan di lokasi masing-masing.
iii. Pastikan semua pekerja menerima maklumat melalui saluran yang betul dan pada masa
yang sesuai.
iv. Berkomunikasi dengan orang bawahan mereka secara tetap, pengurus boleh menjamin
bahawa maklumat yang disalurkan atau disebarkan oleh syarikat itu difahami dan
dihargai.
v. Keupayaan organisasi untuk mengekalkan dan melaksanakan amalan komunikasi yang
kukuh boleh dipertingkatkan.
vi. Kekalkan komunikasi dua hala yang terbuka menggunakan beberapa saluran yang
berkesan, bersedia untuk mendengar komen dan mendengar maklum balas serta
memastikan kakitangan sentiasa dimaklumkan tentang kemajuan organisasi.

Adalah penting untuk memilih saluran komunikasi yang betul untuk kumpulan sasaran yang
betul supaya mesej dapat difahami, diterima dan penerima boleh membalas mesej tersebut.
Terdapat pelbagai saluran komunikasi yang boleh digunakan tetapi keberkesanannya
ditentukan oleh kesesuaian kumpulan sasaran. Berikut adalah beberapa saluran komunikasi:

i. Komunikasi Secara Bersemuka

Komunikasi bersemuka dianggap sebagai cara yang paling berfaedah untuk memastikan
maklumat dan pengetahuan dikongsi di kalangan ahli organisasi (Heide& Simonsson,2021).
Ini kerana komunikasi bersemuka boleh memahami semua aspek mesej dengan lebih
berkesan, sekali gus memberi peluang kepada pekerja untuk menyerahkan ulasan, ulasan,
soalan dan maklum balas. Aktiviti komunikasi bersemuka boleh dilaksanakan dengan cara
berikut:

16
 a. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Tertinggi
b. Mesyuarat Organisasi
c. Perjumpaan Pekerja (secara berkala)
d. Perhimpunan Pekerja (secara berkala)
e. Taklimat (secara berkala)

ii. E-mel

E-mel ialah saluran komunikasi penting dalam syarikat, terutamanya untuk penghantaran
maklumat tentang acara, kursus, latihan, pekeliling, pemberitahuan mesyuarat dan topik lain.
Walau bagaimanapun, alamat e-mel rasmi organisasi hanya boleh digunakan untuk tujuan
rasmi dan pekerja tidak boleh menggunakannya untuk kepentingan peribadi yang mungkin
menjejaskan imej organisasi.

iii. Laman sesawang

Laman sesawang ialah saluran penting untuk menyebarkan pelbagai data organisasi, seperti
fakta, peristiwa semasa, pencapaian, aktiviti dan berita. Maklumat yang boleh diakses melalui
laman sesawang mungkin digunakan bukan sahaja oleh pelanggan dalaman tetapi juga oleh
pelanggan luaran. Maklumat di laman web mesti dikemas kini dan diselenggara secara
berkala.

vi. Papan Notis

Papan kenyataan maklumat pekerja mesti diselenggara dengan baik supaya hanya maklumat
terkini sahaja yang dipaparkan. Papan kenyataan ini terletak di lokasi yang strategik dan
memainkan peranan penting dalam menyebarkan maklumat kepada pekerja.

vii. Bahan Bercetak

Bahan bercetak, seperti brosur dan buku kecil, juga boleh digunakan untuk menyampaikan
maklumat khusus terutamanya dalam meningkatkan kefahaman pekerja tentang cara mencapai
produk atau aktiviti, supaya maklumat yang dibekalkan boleh dirujuk pada bilabila masa.

viii. Portal

Organisasi mesti mewujudkan beberapa portal yang setiap satu mesti diselenggara supaya
maklumat yang disediakan dalam portal adalah tepat dan terkini.

17
ix. Laman Media Sosial dan External Website

Platform media sosial seperti Facebook, Twitter, Linkedin, Instagram, blogging, dan lainlain
adalah popular di kalangan pelajar dan pekerja di zaman milenium. Data yang dimuat naik
mestilah dikemas kini secara tetap, dan ia mesti berfaedah dan benar.

6.0 KESIMPULAN

Keseluruhannya, kertas kerja ini merungkai isu komunikasi kepengurusan yang bersesuaian
di dalam organisasi dipraktikkan bagi meningkatkan lagi kepuasan kerja, prestasi kerja dan
tahap komitmen kepada organisasi di kalangan pekerja. Kertas kerja ini juga dapat
membentuk organisasi mengenalpasti masalah dan memahami hubungan manusia dan
kemanusiaan di tempat kerja dan seterusnya dapat membantu organisasi membentuk
hubungan positif dengan pekerja bagi meningkatkan produktiviti dan kesejahteraan pekerja.

Kepentingan komunikasi di dalam organisasi terbukti memberi kesan tersendiri dalam

perspektif kemajuan sesebuah organisasi dan produktiviti pekerja di tempat kerja. Pemilihan
saluran dan penyampaian komunikasi yang bersesuaian haruslah dilaksanakan bagi
memastikan sesebuah organisasi terus terdiri di antara kalangan organisasi yang terbaik dan
gemilang bersama pekerja yang cemerlang.

Ringkasnya, kepentingan komunikasi di tempat kerja adalah faktor terpenting dalam

memastikan syarikat mencapai objektifnya. Ahli organisasi di PETRONAS boleh bekerja
dengan lebih cekap dan berkesan dengan komunikasi yang berkesan. Komunikasi organisasi
juga mesti dipupuk dan dipulihkan dari semasa ke semasa agar organisasi berkembang seiring
dengan globalisasi.

18
 RUJUKAN

Charoensukmongkol, P. and Suthatorn, P. (2022), "How managerial communication reduces

perceived job insecurity of flight attendants during the COVID-19 pandemic", Corporate
Communications: An International Journal, Vol. 27 No. 2, pp. 368-387.

Crestani, I. (2016), "Change Communication: Emerging Perspectives for Organisations and

Practitioners", The Management Game of Communication (Advances in Public Relations and
Communication Management, Vol. 1), Emerald Group Publishing Limited, Bingley, pp. 225-
244. https://doi.org/10.1108/S2398-391420160000001012

Dixit, A.R., Malik, N., Seth, M. and Sethi, D. (2022), "The role of social entrepreneurial
leadership and benchmarking in women empowerment", Benchmarking: An International
Journal, Vol. ahead-of-print No. ahead-of-print. https://doi.org/10.1108/BIJ-08-2021-0493

Gregersen, M.K. and Johansen, T.S. (2022), "Organizational-level visual identity: an

integrative literature review", Corporate Communications: An International Journal, Vol. 27
No. 3, pp. 441-456. https://doi.org/10.1108/CCIJ-06-2021-0068

Heide, M. and Simonsson, C. (2021), "What was that all about? On internal crisis
communication and communicative coworkership during a pandemic", Journal of
Communication Management, Vol. 25 No. 3, pp. 256-275. https://doi.org/10.1108/JCOM-09-
2020-0105

Kakkar, S., Kuril, S., Singh, S., Saha, S. and Dugar, A. (2022), "The influence of remote work
communication satisfaction and CSR association on employee alienation and job satisfaction:
a moderated-mediation study", Information Technology & People, Vol. ahead-of-print No.
ahead-of-print. https://doi.org/10.1108/ITP-01-2021-0030

Lee, Y. and Kim, J. (2022), "The impacts of CEO leadership behaviors on employees'
affective commitment and scouting behavior: the mediating role of symmetrical internal
communication", Leadership & Organization Development Journal, Vol. 43 No. 2, pp. 261-
278. https://doi.org/10.1108/LODJ-11-2020-0501

Mintzberg, Henry. The Nature of Managerial Work. New York: Harper & Row, 1973.

Neher, A., Wong, A. and Miles, M.P. (2022), "The relationship between the level of a
corporation’s public disclosure of its managerial values and its level of organizational

19
authenticity", European Business Review, Vol. 34 No. 2, pp. 277-296.
https://doi.org/10.1108/EBR-06-2020-0150

Obembe, D., Al Mansour, J. and Kolade, O. (2021), "Strategy communication and transition
dynamics amongst managers: a public sector organization perspective", Management
Decision, Vol. 59 No. 8, pp. 1954-1971. https://doi.org/10.1108/MD-11-2019-1589

Park, S., McLean, G.N. and Yang, B. (2021), "Impact of managerial coaching skills on
employee commitment: the role of personal learning", European Journal of Training and
Development, Vol. 45 No. 8/9, pp. 814-831. https://doi.org/10.1108/EJTD-07-2020-0122

Ramos Salazar, L. (2022), "The mediating effect of mindfulness and self-compassion on

leaders' communication competence and job satisfaction", Journal of Communication
Management, Vol. 26 No. 1, pp. 39-57. https://doi.org/10.1108/JCOM-07-2021-0074

Ravazzani, S. and Hazée, S. (2022), "Value co-creation through social media: a

multistakeholder, communication perspective", Journal of Service Management, Vol. 33 No.
4/5, pp. 589-600. https://doi.org/10.1108/JOSM-11-2021-0411

20