BACHELOR OF PHYSCHOLOGY

SEMESTER 2 / INTAKE MAY 2022

BBPP1103

PRINCIPLES OF MANAGEMENT

NO. MATRIKULASI : 001006100411001

NO. KAD PENGENALAN : 001006100411
NO. TELEFON : 011-6411 2262
E-MEL : mohdizreen00@oum.edu.my

PUSAT PEMBELAJARAN : BANGI LEARNING CENTRE

ISI KANDUNGAN
TUGASAN 1

1. PENGENALAN....................................................................................................................1
1.1 Pengenalan Tugasan......................................................................................................1
1.2 Objektif Tugasan............................................................................................................1
1.3 Pengenalan organisasi....................................................................................................2

2. JENIS-JENIS KOMUNIKASI............................................................................................3
2.1 Tiga Jenis Komunikasi..................................................................................................3
2.2 Komunikasi Formal Dalam Organisasi.......................................................................4
2.3 Komunikasi Tidak Formal............................................................................................5
2.4 Komunikasi Bukan Lisan..............................................................................................6

3. ANALISA PERUBAHAN PENDEKATAN KOMUNIKASI..........................................6

3.1 Perubahan Komunikasi Semasa Pandemik Covid-19................................................6
3.2 Perubahan Komunikasi Semasa Bencana Banjir.......................................................7

4. MENINGKATKAN KEBERKESANAN KOMUNIKASI...............................................8

4.1 Cadangan Meningkatkan Keberkesanan Komunikasi...............................................8

5. RUMUSAN...........................................................................................................................9

TUGASAN 2...........................................................................................................................10
Tangkapan skrin OCP 1-5.................................................................................................10
1. PENGENALAN

1.1 Pengenalan Tugasan

Komunikasi merupakan sebuah proses dimana manusia menghantar serta menerima mesej.
Menurut Kamus Dewan Edisi Empat, komunikasi dapat ditakrifkan sebagai perhubungan
(secara langsung atau dgn perantaraan surat, radio, telefon dan sebagainya). Menurut
Verdeber (2002) dan Hybels & Weaver (2001) pula mereka mendefinisikan komunikasi
adalah proses membentuk dan berkongsi makna, perasaan dan idea dalam ucapan, interaksi
kumpulan bertulis atau ucapan awam. Komunikasi boleh dianggap sebagai satu proses
interaksi dalam mencapai sesebuah objektif seperti penyampaian maklumat, pertukaran
pendapat, mempengaruhi tingkahlaku, memberi arahan dan banyak lagi. Proses ini berlaku
apabila seseorang individu menyampaikan mesej tersebut melalui pelbagai medium
merangkumi lisan dan bukan lisan kepada individu yang lain. Komunikasi boleh dikatakan
sentiasa wujud dalam menjalani kehidupan seharian sebagai seorang manusia. Sudah pasti,
pelbagai jenis, bentuk dan cara berkomunikasi yang wujud hasil daripada perkembangan
teknologi seiring kemodenan globalisasi. Dalam konteks pengurusan, kmunikasi merupakan
fungsi penting yang perlu dilakukan daripada pihak tertinggi hingga ke pihak bawahan. Boleh
dikatakan hamper semua semua fungi dan tugas perlu diberikan wujudnya adanya proses
komunikasi. Komunikasi juga dianggap kritikal khususnya apabila berada di alam pekerjaan.
Di dalam dunia pekerjaan, komunikasi adalah satu elemen yang penting dalam menjalankan
pekerjaan dan menyelesaikan tugasan kerja. Oleh itu, komunikasi yang efektif dan berkesan
perlu diwujudkan bagi memudahkan penyampaian dan penerimaan maklumat dalam dunia
pekerjaan itu sendiri.

1.2 Objektif Tugasan

Tujuan tugasan ini adalah untuk meningkatkan keupayaan pelajar untuk membincangkan
bagaimana kemahiran komunikasi yang kukuh di tempat kerja memupuk persekitaran kerja
yang positif dan memberi cadangan-cadangan untuk meningkatkan keberkesanan komunikasi
dalam organisasi yang dipilih.

1
1.3 Pengenalan organisasi
Organisasi yang dipilih adalah Stesen Minyak Petronas. Secara umumnya, stesen minyak
Petronas boleh dikategorikan sebagai francais di bawah naungan Petronas Dagangan Berhad
Sdn Bhd. Syarikat Petronas ditubuhkan pada sekitar tahun 1974 dimana ianya dimiliki
sepenuhnya oleh kerajaan Malaysia. Petronas menggalas tanggungjawab dalam
mengembangkan dan menambah nilai kepada sumber daya petroleum negara. Sejak
diperbadankan, Petronas berkembang menjadi syarikat minyak dan gas dengan kepentingan
perniagaan di 31 negara. Sehingga akhir Mac 2005, Kumpulan ini mengandungi 103
pemilikan sendiri anak-anak syarikat, 19 syarikat kelengkapan milik sebahagiannya dan yang
dimiliki separuhnya dan 57 syarikat bersekutu. Bersama-sama ini, menjadikan Petronas, yang
terlibat di dalam pelbagai aktiviti-aktiviti berasaskan minyak dan gas. Sejarah awal
pembentukan stesen minyak Petronas ini dirakamkan sekitar tahun 1979 apabila Petronas
membuka lembaran baru dengan pembukaan tiga buah stesen minyak yang pertama di
Wilayah Persekutuan dan Petaling Jaya. Pembukaan awal stesen ini pada awalnya bertujuan
bagi menangani isu kekurangan minyak Diesel dan minyak tanah.

Petronas Dagangan Berhad (PDB) membuka peluang kepada masyarakat umum yang ingin
menjadi rakan niaga Petronas dengan membuka stesen minyak Petronas. Sejumlah modal
perlu disediakan oleh rakan niaga bagi membuka francais stesen Petronas seterusnya rakan
niaga bertanggungjawab bagi mengawal dan menjalankan operasi harian stesen. Meskipun
begitu, Petronas Dagangan Berhad mempunyai autoriti penuh dan berperanan dalam
membentuk prosedur tertentu seperti aspek keselamatan dan kesihatan sebagai panduan atau
rujukan yang perlu dipatuhi oleh pihak rakan niaga dan stesen. Stesen minyak Petronas kini
berperanan bagi menjadi perantara diantara pembekal minyak Petrol dan Diesel kepada
pengguna awam untuk mendapatkan bekalan tersebut sebagai komponen atau sumber tenaga
bagi menggerakkan kenderaan seperti kereta, motosikal dan lori. Selain itu, ianya juga
menyediakan jualan barangan runcit serta beberapa perkhidmatan seperti pusat cuci kereta,
francais makanan dan sebagainya. Kesemua servis dan perkhidmatan stesen ini adalah
dibawah pemantauan PDB. Stesen ini beroperasi 18-24 jam sehari bergantung kepada
kawasan dan penempatan stesen tersebut. Kebiasaannya, sesebuah stesen minyak ini perlu
mempunyai 8-15 tenaga kerja bagi menjalankan operasi harian dengan baik bergantung
kepada saiz stesen dan keperluan sesebuah stesen tersebut.

2
2. JENIS-JENIS KOMUNIKASI

2.1 Tiga Jenis Komunikasi

Sesebuah organisasi perlu memmpunyai komunikasi yang baik dalam menjalankan operasi
harian dengan lancar. Sudah pasti, komunikasi yang baik akan menigkatkan hubungan setiap
individu di dalam sesebuah organisasi disamping membentuk persekitaran yang positif.
Terdapat tiga jenis komunikasi iaitu komunikasi formal, komunikasi tidak formal dan
komunikasi bukan lisan. Komunikasi formal adalah maklumat atau mesej yang dihantar
melalui rangkaian hierarki atau tanggungjawab sesuatu pekerjaan yang ditetapkan oleh
sesebuah organisasi. Menurut Vince Tebay dalam buku Perilaku Organisasi (2021),
komunikasi formal adalah proses komunikasi yang terjadi saat informasi dikirim dan
dipindahkan melalui pola hierarki kewenangan organisasi atau struktur organisasi. Andre
Hardjana menulis dalam bukunya “Organizational Communication: Strategy and
Capabilities” (2016) bahawa komunikasi formal sering berlaku kerana inisiatif pemimpin
sebagai atasan. Jika orang bawahan enggan, ia akan mengakibatkan hukuman yang bersifat
institusional kerana tidak melakukan apa yang patut dilakukan. Komunikasi formal boleh
dilakukan secara lisan atau bertulis. Komunikasi formal adalah termasuk komunikasi lisan
antara dua orang atau lebih yang berlaku secara bersemuka. Manakala dengan menulis pula
bermaksud komunikasi berlaku melalui mesej bertulis. Terdapat tiga komunikasi formal yang
dikatakan kerap digunakan iaitu komunikasi menegak, komunikasi mendatar dan komunikasi
menyilang. Di samping itu, jenis komunikasi yang seterusnya adalah komunikasi tidak
formal. Komunikasi tidak formal adalah komunikasi yang terjadi tanpa memperhatikan
struktur organisasi. Menurut Rue et al. (2000) terdapat banyak laluan komunikasi tidak
formal dalam sesebuah organisasi. Kebanyakan komunikasi ini berlaku di luar skop perintah.
Saluran komunikasi informal muncul dari hubungan sosial antara anggota organisasi.
Komunikasi informal melibatkan semua anggota organisasi, bermula dari golongan atasan
hingga yang paling bawah. Berbeza dengan komunikasi formal, komunikasi informal
terbentuk kerana adanya hubungan sosial. Bagi karyawan, komunikasi informal sangat
penting kerana ianya dapat memelihara integriti, konsep diri, harga diri, solidariti, serta
penyatuan pendapat umum. Akhir sekali, komunikasi bukan lisan. Ianya merupakan sejenis
komunikasi yang tidak menggunakan perkataan sama ada secara lisan atau tulisan. Menurut
Seiler & Bell (2002) komunikasi bukan lisan dipaparkan melalui tingkahlaku, sifat dan objek.

3
Ianya juga dianggap penting dalam membentuk “gestalt” keseluruhan pada komunikasi
(McCardle, 1974).
2.2 Komunikasi Formal Dalam Organisasi
Komunikasi formal iaitu menegak, mendatar dan menyilang diguna pakai dalam organisasi
stesen minyak Petronas ini. Komunikasi menegak ke bawah dapat dilihat apabila pihak ibu
pejabat (HQ) yang merupakan sumber utama akan memberi maklumat atau informasi kepada
rakan niaga (pemilik stesen) seterusnya akan disalurkan kepada golongan pertengahan seperti
pengurus atau penyelia kemudian diikuti golongan terakhir seperti juruwang, pekerja am dan
sebagainya. Kebiasaannya, informasi atau maklumat yang disampaikan melalui HQ
mengandungi elemen seperti polisi, prosedur, notis dan isu-isu berbangkit yang melibatkan
nama besar Petronas. Walaubagaimanapun, sesekali komunikasi ini juga berlaku tanpa
melibatkan pihak HQ dimana ianya akan bermula daripada pemilik stesen hingga ke
golongan bawah mengikut hierarki yang dibentuk. Komunikasi ini adalah seperti maklumat
berkaitan operasi, taklimat harian, perkembangan gerak kerja, isu-isu berbangkit dalam skop
stesen dan sebagainya. Komunikasi menegak keatas ini berperanan dalam membantu setiap
jabatan bagi memahami gerak kerja disamping memberi makluman, nasihat dan arahan
kepada subordinat dalam mencapai matlamat atau tujuan organisasi tersebut. Komunikasi
menegak ke atas pula dapat dilihat apabila golongan peringkat bawahan membawa maklumat
dan informasi kepada peringkat tertinggi. Melalui komunikasi ini, golongan bawahan dapat
memberi maklumbalas, cadangan atau pendapat kepada peringkat atasan. Komunikasi ini
sering berlaku khususnya apabila taklimat atau mesyuarat dijalankan dimana menerusi
aktiviti tersebut, golongan bawahan diberi autoriti untuk bersuara dalam menyampaikan
maklumat atau informasi yang membentuk respon terhadap golongan atasan. Komunikasi ini
juga berlaku dalam organisasi ini apabila golongan bawahan membuat aduan mengenai
stesen, pelanggan dan sebarang isu atau permasalahan yang melibatkan antara staf di dalam
organisasi mahupun pihak luar seperti pelanggan, pembekal atau vendor kepada penyelia atau
pengurus stesen. Informasi yang diterima penyelia atau pengurus stesen ini seterusnya ditapis
dan disampaikan kepada pemilik stesen bagi mengatasi sebarang isu atau permasalahan yang
berbangkit. Tujuan utama komunikasi ini adalah bagi kesemua hierarki dalam organisasi ini
dapat mengetahui sebarang maklumbalas atau cadangan seterusnya memberikan reaksi dan
langkah yang wajar diambil oleh peringkat atasan bagi menangani sebarang isu lantas dapat
menyelesaikan sebarang permasalahan yang timbul. Pihak atasan memainkan peranan yang
kritikal dalan komunikasi ini dalam membentuk sebuah organisasi yang bertanggungjawab

4
dan prihatin bagi membentuk suasana kerja yang komprehensif. Jenis komunikasi yang
seterusnya berlaku dalam organisasi ini adalah komunikasi mendatar. Komunikasi mendatar
ini merujuk kepada aliran maklumat atau mesej dalam kalangan pekerja dalam sesebuah di
tahap hierarki organisasi yang sama misalnya antara rakan sekerja atau penyelia. Organisasi
yang dipilih menggunakan komunikasi ini dengan cara pekerja di peingkat hierarki yang
sama menjalankan mesyuarat atau perjumpaan bagi tujuan berbincang mengenai sesebuah isu
yang berlaku. Mesyuarat yang dijalankan dilakukan tanpa adanya kehadiran pemilik stesen.
Meskipun begitu, ianya bukan bertujuan untuk membelakangkan pihak pengurusan tertinggi
syarikat namun ianya antara langkah awal dalam menyelesaikan permasalahan sebelum
dibawa ke peringkat tertinggi iaitu pemilik stesen atau pun pihak HQ. Selain itu, komunikasi
ini juga berlangsung dalam skala rakan sekerja dimana ianya berperanan sebagai satu
medium bagi pekerja mengeratkan hubungan serta membentuk penyelarasan dalam kalangan
rakan-rakan di peringkat yang sama. Organisasi ini juga akan mewujudkan satu medium
aplikasi dalam talian dengan membentuk “Whatsapp group” dalam kalangan mereka bagi
bertukar mesej dan maklumat antara isu didalam skop pekerjaan mahupun sebaliknya. Jenis
komunikasi yang dijalankan ini jelas penting antara pekerja di peringkat yang sama dalam
membentuk hubungan baik sesama sendiri selain dapat mewujudkan keselarasan sesuatu
pekara bagi memudahkan urusan kerja seterusnya membentuk persekitaran kerja yang
praktikal dan bekerjasama. Pecahan komunikasi formal yang berikutnya adalah komunikasi
menyilang. Komunikasi menyilang merangkumi aliran mesej dari dua pihak antara hierarki
atau kumpulan yang berbeza didalam sesebuah organisasi. Komunikasi ini jarang digunakan
di dalam organisasi syarikat stesen minyak namun adakalanya ia berlangsung apabila dua
pihak berbeza daripada HQ misalnya jabatan penyelenggaraan dan juga jabatan jualan
berkomunikasi antara satu sama lain dalam menyelesaikan sebarang permasalahan yang
berlaku di stesen.

2.3 Komunikasi Tidak Formal

Komunikasi tidak formal juga merupakan komunikasi yang berlaku di dalam organisasi
stesen minyak Petronas. Komunikasi ini berlaku apabila sesiapa sahaja di dalam organisasi
menyampaikan mesej atau maklumat tertentu secara informal. Informal ini merujuk kepada
sebarang mesej atau penyampian yang dilakukan secara tidak rasmi dan adakalanya isi mesej
tersebut mengandungi perkara diluar skop kerja syarikat. Sebagai contoh, seseorang pekerja
didalam organisasi berkongsi maklumat yang diperolehi melalui sumber atas talian kepada

5
rakan-rakan sekerja atau pihak tertinggi iaitu pengurus stesen itu sendiri. Menerusi
komunikasi ini ahli-ahli dalam organisasi dapat menyampaikan maklumat dengan cepat dan
mudah seterusnya dapat menerima maklum balas dan respon yang pantas.

2.4 Komunikasi Bukan Lisan

Komunikasi yang seterusnya adalah komunikasi bukan lisan. Pecahan komunikasi ini ialah
Kinesik dan Paralinguistik. Komunikasi kinesik merupakan sejenis komunikasi yang tidak
menggunakan kata-kata akan tetapi ianya menggunakan bahasa gerak tubuh atau ekspresi
muka. Komunikasi ini diguna pakai dalam organisasi pilihan dimana seseorang individu
dalam organisasi tersebut menggunakan bahasa tubuh atau ekspresi muka bagi menonjolkan
emosi serta sebagai satu bentuk respon terhadap sebarang mesej yang diterima. Misalnya,
majikan sedang memberi sebarang informasi atau mesej kepada pekerja. Pekerja akan
menunjukkan reaksi dengan mengangguk atau menggeleng kepala sebagai respon akan mesej
tersebut sama ada difahami atau tidak. Komunikasi berikutnya adalah linguistik dimana ianya
juga bentuk komunikasi yang tidak menggunakan lisan akan tetapi ianya melibatkan nada dan
corak pertuturan yang diterjemahkan menerusi isyarat-isyarat muka seperti mengangkat
kening, memuncungkan mulut dan mengerutkan dahi. Komunikasi ini dilakukan semasa
seseorang memberi respon kefahaman atau ketidakfahaman menerusi ekpresi-ekspresi
tersebut.

3. ANALISA PERUBAHAN PENDEKATAN KOMUNIKASI

3.1 Perubahan Komunikasi Semasa Pandemik Covid-19

Pandemik yang dilanda negara beberapa tahun lalu menyaksikan pelbagai bentuk perubahan
dari sudut ekonomi bahkan sosial. Akibat daripada itu, pelbagai perubahan yang dibentuk
dalam menjalani kehidupan harian termasuk prosedur dalam pekerjaan. Organisasi stesen
minyak Petronas turut terkesan dek virus durjana ini lantas membawa kepada beberapa
perubahan sistem, prosedur dan tatacara kerja. Sepanjang menjalani pandemik ini, organisasi
tersebut terpaksa mengurangkan waktu operasi stesen selain perlu mengelakkan sebarang
pertemuan atau kontak secara bersemuka. Oleh itu, organisasi ini mengalami beberapa
perubahan perkara khususnya pendekatan terhadap komunikasi. Perubahan ini dapat dilihat
menerusi terbentuknya perjumpaan atas talian (online meeting). Perjumpaan yang sepatutnya

6
berlaku secara bersemuka bersama pihak HQ atau pemilik stesen terpaksa berubah akibat
kekangan oleh kerajaan yang tidak membenarkan aktiviti keramaian atau kelompok semasa
pandemik Covid-19 ini berlaku. Pihak pengurusan tertinggi stesen minyak Petronas (PDB)
terpaksa mengumpul kesemua pengurus dan kakitangan stesen-stesen minyak Petronas
kemudian menjalankan mesyuarat atau perjumpaan atas talian bagi menyampaikan sebarang
mesej atau maklumat penting berkaitan syarikat. Sudah pasti, perubahan komunikasi yang
berlaku ini mendatangkan ketidakselesaan bagi segelintir kakitangan stesen minyak
seterusnya menimbulkan pelbagai isu dalaman seperti ketidakfahaman, kecelaruan maklumat
dan sebagainya. Selain itu, pandemik ini turut menjejaskan waktu operasi stesen dimana
pihak stesen diarahkan untuk menyingkatkan waktu operasi berikutan perintah kawalan
pergerakan (PKP) yang diwujudkan oleh pihak kerajaan dalam usaha membendung penularan
Covid-19. Dengan perubahan waktu operasi tersebut, pihak pengurus dan kakitangan stesen
mengalami keterbatasan komunikasi hasil daripada waktu kerja yang singkat dan membawa
kepada kekurangan komunikasi formal berlaku. Hasil daripada pandemik ini juga melihatkan
sesetengah pekerja tidak perlu hadir ke tempat kerja akan tetapi mereka akan bekerja dari
rumah “work from home”. Menerusi pendekatan ini, sesetengah kakitangan stesen perlu
bekerja dari rumah dengan menggunakan alat perantara komunikasi seperti Email, aplikasi
Whatsapp dan Skype dalam melakukan sebarang proses menghantar dan menerima maklumat
dalam berkomunikasi bagi tujuan kerja. Perubahan ini bahkan berlaku selepas daripada
tempoh pandemik Covid-19 ini apabila sesetengah organisasi mengaplikasikan pendekatan
ini kerana ianya lebih mudah dan menjimatkan kosdisamping membantu meningkatkan
semula ekonomi sesebuah organisasi yang terjejas akibat pandemik tersebut.

3.2 Perubahan Komunikasi Semasa Bencana Banjir

Isu banjir merupakan masalah yang tidak asing lagi berlaku di negara Malaysia. Fenomena
banjir ini semakin giat diperkatakan pada setiap penghujung tahun khususnya di kawasan
Pantai Timur. Bencana banjir ini membawa kesan kepada seluruh mangsa yang terlibat
justeru menjejaskan beberapa sektor perniagaan termasuk organisasi stesen minyak Petronas.
Dari sudut komunikasi, beberapa perubahan pendekatan komunikasi terlihat semasa
berlakunya bencana ini. Semasa berlakunya kejadian banjir, kakitangan stesen minyak yang
terlibat dan berada di kawasan kejadian perlu membuat keputusan dalam beberapa situasi
tertentu. Sebagai contoh, kakitangan perlu menutup kesemua sumber elektrik agar tidak
berlaku perkara yang tidak diingini seperti litar pintas. Dalam situasi tersebut, kakitangan

7
perlu berhubung dengan pengurus stesen bagi meminta keizinan untuk melakukan perkara
itu. Dalam konteks ini, pendekatan komunikasi berubah dimana kakitangan stesen tidak perlu
menunggu untuk mengadakan komunikasi secara bersemuka dengan pengurus akan tetapi
hanya berhubung melalui telefon pintar dengan melakukan panggilan, Whatsapp dan
sebagainya. Pendekatan komunikasi juga berubah apabila kakitangan stesen perlu menjadi
sumber utama dalam menyampaikan mesej kepada pelanggan agar dapat memastikan
keselamatan pelanggan yang berada di stesen menjadi prioriti semasa bencana tersebut
berlaku. Mana-mana kakitangan yang terlibat perlu mengambil langkah awal tersebut tanpa
mengira jawatan dan pangkat dalam organisasi serta tanpa menunggu pihak atasan untuk
mengambil tindakan tersebut.

4. MENINGKATKAN KEBERKESANAN KOMUNIKASI

4.1 Cadangan Meningkatkan Keberkesanan Komunikasi

Di dalam sesebuah organisasi sudah pasti terdapat banyak halangan atau cabaran dalam
membentuk komunikasi yang berkesan. Pelbagai halangan atau gangguan yang muncul
sepanjang aktiviti penyampaian atau penerimaan maklumat berlaku hingga menyebabkan
berlakunya kecelaruan dalam komunikasi. Halangan-halangan ini terdiri daripada pelbagai
aspek seperti fizikal, psikologikal, sosiologikal dan semantik. Antara halangan yang dapat
diperincikan adalah seperti gangguan bunyi, suasana yang tidak selesa, perbezaan persepsi,
penggunaan Bahasa, capaian internet dan banyak lagi. Oleh itu, penting untuk seseorang
memahami cara mengatasi halangan komunikasi untuk mengelakkan miskomunikasi dan
salah faham antara penghantar dan penerima mesej. Dengan mengatasi halangan kepada
komunikasi yang berkesan, sesebuah organisasi mungkin dapat meningkatkan interaksi
peribadi, sosial dan perniagaan terhadap penerima maklumat. Dengan halangan komunikasi
yang diminimumkan, kesemua individu dalam organisasi boleh bertukar maklumat dengan
cekap, membantu rakan sekerja dan pelanggan dengan lebih baik dan membina hubungan
yang saling menguntungkan antara semua pihak. Tokoh komunikasi Profesor Albert
Mehrabian (1981) telah berkongsi hasil kajiannya tentang elemen yang menyumbang kepada
keberkesanan komunikasi melalui tiga elemen, di mana 7% disebabkan oleh komunikasi
melalui dialog (pertuturan), 38% disebabkan oleh nada suara. dan 55% bahasa badan dimana
perkara ini dapat diaplikasikan dalam komunikasi di tempat kerja

8
Antara langkah yang boleh diambil dalam meningkatkan keberkesanan komunikasi ini yang
pertama adalah meneliti tentang perkara yang ingin disampaikan. Menyentuh konsep atau
pendekatan era kontemparari kini dapat dilihat apabila sesebuah organisasi lebih gemar
melakukan perjumpaan di atas talian (online meeting) dimana ianya lebih mudah dilaksankan
tanpa perlu memikir akan kos dan tempat yang perlu disediakan. Namun persiapan yang rapi
juga wajar dilaksanakan dalam membentuk atau mengadakan perjumpaan atas talian ini.
Persiapan yang rapi ini termasuk seperti capaian internet, slaid persembahan, platform
perjumpaan, isi-isi perjumpaan, dan sebarang maklumat yang ingin disampaikan semasa
perjumpaan atas talian ini berlangsung. Pihak penganjur perlu meneliti tentang mesej dan
maklumat yang ingin disampaikan serta perlu menitikberatkan cara penyampaian semasa sesi
ini berlangsung. Kesemua perkara ini amat penting kerana sudah pasti, pelbagai masalah
mungkin akan dihadapi semasa menjalankan perjumpaan atas talian seperti ketidakjelasan
maklumat, masalah teknikal dan gangguan persekitaran. Seterusnya, langkah yang boleh
diambil adalah dengan menentukan saluran komunikasi yang mahu diambil dalam aktiviti
penyampaian maklumat. Tentukan sama ada kesemua pihak harus berkomunikasi secara
bersemuka, melalui telefon, melalui panggilan video, melalui e-mel atau dengan mesej teks.
Cara komunikasi hendaklah boleh diterima, tersedia dan boleh diakses oleh kedua_dua pihak
sama ada penghantar atau penerima mesej. Ia juga mungkin perlu untuk merancang masa dan
tempat jika anda bertemu secara bersemuka. Mana-mana mod komunikasi yang dipilih,
pastikan anda boleh berkomunikasi tanpa gangguan luaran. Semasa bercakap secara
bersemuka, telefon atau video, matikan sebarang peranti yang mungkin akan memberi
gangguan sepanjang aktiviti komunikasi berlangsung. Di samping itu, kekalkan sikap positif
dan nilai moral yang baik sepanjang berkomunikasi. Berhati-hati dengan nada dan intonasi
suara jika bertemu secara bersemuka mahupun melalui perjumpaan diatas talian. Gerak dan
bahasa badan juga memainkan peranan yang penting dalam pembentukan komunikasi yang
berkesan. Jika mana-mana pihak mempunyai pandangan yang berbeza, jelaskan dengan
sopan. Minta maklum balas mereka untuk menunjukkan sifat mengambil berat tentang
pendapat mereka.

5. RUMUSAN

Sebagai penggulungan, komunikasi merupakan satu elemen penting dalam sesebuah

organisasi bagi memberi atau menerima arahan, menyelesaikan masalah, membuat

9
keputusan, mewujudkan jaringan strategik dan sebagainya. Di dalam komunikasi, sudah pasti
akan terdapat pelbagai perubahan pendekatan komunikasi. Namun, ianya lebih penting untuk
mana-mana pihak di dalam organisasi bersifat terbuka dalam penerimaan pendekatan tersebut
dalam menjalankan komunikasi dan menempuh sebarang keadaan atau situasi berbeza.
Halangan dalam komunikasi juga perlu dielakkan bagi mewujudkan suasana yang kondusif
dalam penyampaian atau penerimaan sesebuah mesej atau maklumat. Dengan halangan
komunikasi yang diminimumkan, kesemua individu dalam organisasi boleh bertukar
maklumat dengan cekap, membantu rakan sekerja dan pelanggan dengan lebih baik dan
membina hubungan yang saling menguntungkan antara semua pihak. Akhir kata, komunikasi
yang berkesan sangat kritikal dalam kehidupan manusia khususnya dalam skop organisasi
kerana ianya merupakan satu elemen atau aspek yang penting dalam membina hubungan
sesama manusia. Komunikasi yang berkesan membawa kepada keharmonian dan
kesejahteraan sesebuah organisasi justeru dapat membentuk seseorang menjadi insan yang
lebih efisien dan bestari dalam menempuh kehidupan zaman kontemparari kini.

TUGASAN 2

Tangkapan skrin OCP 1-5

1. OCP 1

2. OCP 2

10
3. OCP 3

4. OCP 4

5. OCP 5

11