RUMAH SAKIT UMUM DAERAH

LINGGAJATI KABUPATEN KUNINGAN

PANDUAN
PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP DAN RAWAT JALAN

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH LINGGAJATI

KABUPATEN KUNINGAN
Jalan Raya Bandorasa Wetan No.36
Telp. 0232-614884 Fax. 0232-614885
Kuningan 45556 Email : rsialinggajati@gmail.com
 KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT bahwasan-Nya,

kami tim akreditasi RSUD Linggajati Kab. Kuningan telah menyelesaikan Panduan
Pendaftaran Pasien Rawat Inap dan Rawat Jalan
Panduan ini memuat beberapa hal tentang Panduan Pendaftaran Pasien
Rawat Inap dan Rawat Jalan.
Dalam penyusunan panduan ini masih banyak kesalahan dan kekurangan,
maka untuk itu kami sangat terbuka atas koreksi yang membangun demi
kesempurnaan Panduan ini.

Kuningan, 5 Januari 2018

Tim Penyusun

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Inap Dan Rawat Jalan RSUD Linggajati Kab.Kuningan i
 DAFTAR ISI

Hal
KATA PENGANTAR ……….……………………………………………............. i
DAFTAR ISI ….………………………………………………………………......... ii
BAB I PENDAHULUAN .......…………………………………............……... 1
BAB II RUANG LINGKUP ……………………………………………………. 4
BAB III TATA LAKSANA …........................................................................ 5
DAFTAR PUSTAKA

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Inap Dan Rawat Jalan RSUD Linggajati Kab.Kuningan ii
 BAB I
PENDAHULUAN

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data social / mendaftar pasien

untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil
pelayanannya.. Rumah Sakit Umum Daerah Linggajati Kuningan harus
menyediakan skrining medis yang sesuai untuk setiap orang yang datang ke rumah
sakit yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu kondisi medis.
Skrining medis harus dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien
mempunyai kondisi medis yang emergensi. Suatu kondisi medis yang emergensi
berarti pasien dengan gejala akut yang cukup berat dan tanpa perhatian medis yang
segera dapat diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya
yang serius, gangguan fungsi tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius dari
organ tubuh atau bagian.
Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai
dengan status klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang
membutuhkan pelayanan diluar dari yang tersedia di Rumah Sakit Umum Daerah
Linggajati Kuningan, mereka akan dipindahkan / dirujuk ke fasilitas perawatan
kesehatan yang sesuai. Rumah Sakit Umum Daerah Linggajati Kuningan
mempunyai perjanjian dan hubungan dengan Organisasi / fasilitas agar dapat
memberikan pasien perawatan yang sesuai jika sumber daya
yang dibutuhkan tidak tersedia di Rumah Sakit Umum Daerah Linggajati Kuningan.
Daftar dari fasilitas perawatan kesehatan yang berafiliasi dapat dilihat di Ruang
Emergensi.
Struktur dari kebijakan ini terdiri dari tiga bagian: Bagian I: Kebijakan Utama,
bagianII: ruang lingkup pelayanan di Rumah Sakit Umum Daerah Linggajati
Kuningan, bagian III: pedoman akses untuk perawatan dan penerimaan. Walaupun
terdapat perbedaan dalam setiap aspek menurut persyaratan praktis dari pelayanan,
persyaratan tersebut akan mempunyai prinsip umum yang sama.
Dokumen ini berlaku untuk semua petugas kesehatan yang bekerja di Rumah
Sakit Umum Daerah Linggajati Kuningan, termasuk para manajer, bidan, perawat,
dokter, dan petugas kesehatan yang berhubungan atau siapapun yang membuat
kontak pertama dengan pasien dan melakukan penilaian mengenai kebutuhan
pasien tersebut.

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Inap Dan Rawat Jalan RSUD Linggajati Kab.Kuningan 1
 A. Tujuan
1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan
pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya
terangkum di dalam satu catatan rekam medis pasien yang sama.
2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :
a. Untuk membangun respons yang sesuai oleh unit emergensi dalam
menerima,menyaring dan menstabilkan pasien yang dating dengan
kondisi klinis darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan
pendaftaran pelayanan pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan
dalam memberikan perawatan untuk proses akses bagi pasien untuk
mendapat perawatan, serta kontinuitas perawatan.

B. Tanggung Jawab
1. Direktur Utama (CEO) bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
mekanisme / protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen
yang terkait tersedia untuk implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini
secara keseluruhan serta dapat diakses dan dimengerti oleh semua staf
terkait.
2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab
untuk memastikan bahwa semua Kepala Instalasi:
a. Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab
mereka
b. Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi
tanggung jawab mereka
c. Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumber daya yang tepat untuk
terpenuhinya kebijakan ini
d. Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka
mengetahui kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan ini
3. Semua Kepala Instalasi juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
audit internal dilaksanakan.

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Inap Dan Rawat Jalan RSUD Linggajati Kab.Kuningan 2
 4. Kepala Unit yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung jawab untuk
implementasi kebijakan ini di bagian yang mereka kelola dan harus
memastikan bahwa:
a. Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai
kebijakan ini serta kebijakan, SPO dan formulir lain yang terkait
b. Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan
dipantau untuk kepatuhannya.
5. Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung
jawab untuk mengimplementasikan kebijakan ini dan harus memastikan
bahwa:
a. Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
b. Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua
kebijakan dan SPO lainnya
c. Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan ini
disiplin
d. Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan
ketidak patuhan.

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Inap Dan Rawat Jalan RSUD Linggajati Kab.Kuningan 3
 BAB II
RUANG LINGKUP

Pasien dapat mengakses layanan perawatan di unit emergensi dan VK 24

jam/hari, 7 hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan di triase dan di kategorikan
untuk penilaian dan
perawatan dapat di lakukan pada saat yang bersamaan. Pasien dapat melakukan
akses untuk mendapat perawatan :
1. Rawat Jalan – Poliklinik dan one day care (ODC)
2. Unit Emergensi
3. VK
4. Pendaftaran langsung (Direct Admission) ke unit rawat inap (Bookedadmission)
Pasien dapat mengakses layanan perawatan di medical center dengan membuat
perjanjian atau dengan datang langsung. Medical center dapat diakses mulai dari
senin sampai sabtu, pagi hari mulai dari jam 08.00 sampai 14.00 dan sore hari mulai
jam 17.00-20.00.Pasien hanya dapat dilayani di Rumah Sakit Umum Daerah
Linggajati Kuningan jika tersedia jenis layanan yang dibutuhkan. Apabila layanan
yang di butuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka pasien harus di rujuk ke
rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang dibutuhkan pasien saat
itu dengan sebelumnya dilakukan test pemeriksaan penunjang sebagai dasar
pengambilan keputusan sesuai standard pelayanan medis.
Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan pelayanan yang
sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di Rumah Sakit Umum Daerah
Linggajati Kuningan atau jika pasien ingin untuk dipindahkan ke rumah sakit
dikarenakan asuransi atau masalah lainnya (merujuk kepada kebijakan transfer
pasien). Pada pasien dengan hambatan / keterbatasan / kendala fisik / komunikasi /
bahasa / budaya, Rumah Sakit Umum Daerah Linggajati Kuningan memfasilitasi
untuk menyelesaikan kendala tersebut

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Inap Dan Rawat Jalan RSUD Linggajati Kab.Kuningan 4
 BAB III
TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapat kanpelayanan perawatan kesehatan, atau

yang akan mendapatkan pelayanan kesehatan,harus diregistrasikan di dalam data
pasien dan mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap
(termasuk bayi baru lahir), pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya
memeriksakan spesimen (contoh: sample darah) diregisterkan sebagai pasien.
Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka duplikasi registrasi. Jika
pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal
ini dapat mengganggu pelayanan pasien.

A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:

1. Pasien datang di bagian loket pendaftaran dan diterima oleh petugas loket
pendaftaran.
2. Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru (
pasien yang baru pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan
kehilangan kartu ) atau pasien lama.
3. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran
mendaftar pasien sbb:
a. Petugas pendaftaran melengkapi formulir rekam medis penerimaan pasien
barudengan mewawancarai pasien tersebut.
b. Petugas pendaftaran mencetak KIB ( Kartu Identitas Berobat ) dan IUP
(Index Utama Pasien);
c. Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien;
d. Petugas pendaftaran membawa formulir rekam medis pasien kepoli / unit
e. pelayanan yang dituju;
4. Di Unit Pelayanan / Poliklinik:
a. Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
b. Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
 Jika Ya petugas, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit
yang di tuju;

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Inap Dan Rawat Jalan RSUD Linggajati Kab.Kuningan 5
  Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di
bagian farmasi;
c. Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi
pembayaran di kasir.
5. Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran
mendaftar pasien sebagai berikut:
a. Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien;
b. Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang
akan dituju dengan mewawancarai pasien tersebut;
c. Petugas membuat tracer berdasarkan KIB pasien;
d. Petugas mengambil berkas rekam medis pasien ke Filing sesuai dengan
tracer tersebut;
e. Apakah berkas rekam medis pasien sudah terkumpul?
 Jika berkas belum terkumpul, maka petugas menunggu sampai berkas
terkumpul banyak di bagian admisi;
 Jika berkas sudah terkumpul, maka petugas mendistribusikan semua
berkas rekam medis pasien ke poliklinik yang dituju;
Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas pendaftaran dan terkait,
maka, petugas yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen
maupun direktur. Merujuk ke prosedur registrasi pasien rawat jalan dan rawat inap
untuk informasi proses yang lebih rinci.

B. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap :

Pasien dapat didaftarkan masuk ke rumah sakit oleh dokter spesialis yang
memiliki Surat Ijin Praktek di Rumah Sakit Umum Daerah Linggajati Kuningan.
Dokter spesialis akan menjabarkan kondisi pasien dan diagnosis sementara
kepada admission dalam SPR. SPR tersebut berlaku tidak lebih dari 24 jam. Jika
lebih dari masa berlaku tersebut, pasien harus dikaji ulang. Penerimaan pasien
non-emergensi atau pasien rujukan ke Rumah Sakit Umum Daerah Linggajati
Kuningan harus dilakukan verfikasi terlebih dahulu mengenai kelayakan pasien
serta kesediaan unit pelayanan sesuai kebutuhan pasien untuk dirawat di
Rumah Sakit Umum Daerah Linggajati Kuningan.

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Inap Dan Rawat Jalan RSUD Linggajati Kab.Kuningan 6
 Semua admission, tidak termasuk perinatologi, memerlukan kelengkapan
lembar kerja admission dari dokter spesialis atau dokter umum dengan instruksi
dari dokter spesialis, yaitu:
1.Lembar admission ( Surat Pengantar Rawat ARM )
2.Diagnosis saat datang
Jenis-jenis pendaftaran :
1. Pendaftaran yang direncanakan (elektif):
Pendaftaran yang sudah direncanakan merupakan pendaftaran rawat inap dari
pasien yang sudah direncanakan sebagai tindak lanjut untuk mendapatkan
pelayanan rawat inap. Semua data akan dikumpulkan sebelum tanggal yang
sudah ditentukan. Pasien diinstruksikan untuk melapor ke bagian pendaftaran
2. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan
Pasien mungkin didaftarkan secara langsung dari poliklinik Rumah Sakit Umum
Daerah Linggajati Kuningan. Dokumen yang diperlukan akan dikirimkan ke
bagian pendaftaran dan pasien akan mendapatkan kamar perawatan yang
sesuai dan tersedia di unit rawat inap.
3. Pendaftaran dari Unit Emergensi
Pasien dari Unit Emergensi memerlukan pendaftaran rawat inap, harus
mempunyai formulir dari pendaftaran dan dikirimkan bagian pendaftaran dan
pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.
4. Pendaftaran pasien observasi
Pasien dapat di observasi di emergensi dan VK maksimal 6 jam sejak pasien
masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus memutuskan apakah pasien masuk
dalam perawatan RS, rujuk ke rumah sakit lainatau pasien di pulangkan dan di
informasikan kepada pasien atau keluarga. Selamaobservasi pasien dimonitor
secara berkala. Ketika pasien diobservasi dan diputuskan oleh dokter
memerlukan perawatan rawat inap, harus melengkapi formulir dan dikirimkan ke
bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di
ruang rawat inap.
5. Pasien transfer dari rumah sakit lain
Ketika permintaan transfer diterima oleh bagian pendaftaran, selanjutnya
dialihkan kepada dokter umum di Unit Emergensi. Kemudian Unit Emergensi
akan mengkoordinasikan transfer pasien dengan bagian admission dan
mengumpulkan data yang diperlukan. Merujuk kepada prosedur di bawah ini:

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Inap Dan Rawat Jalan RSUD Linggajati Kab.Kuningan 7
 a. Pendaftaran pasien- Pemesanan Kamar Rawat
b. Pendaftaran pasien- Rawat jalan dan Unit Emergensi
c. Pendaftaran pasien – Rawat Inap
d. Penerimaan pelayanan di Emergensi
e. Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan
f. Observasi pasien di Unit Emergensi
g. Observasi pasien di VK

Proses penerimaan pasien rawat inap:

1. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi
2. Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari poliklinik,
UGDmaupun rujukan dari dokter swasta.
3. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada
pasien mengenai tempat / fasilitas dan jaminan kesehatan yang di inginkan.
4. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang di inginkan.
5. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain;
a. Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai
permintaan pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form
persetujuan.
b. Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar
pasienberdasarkan identifikasi data social pasien;
6. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan
permintaan pasien;
a. Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan;
b. Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat
yang lain selama tempat yang diinginkan belum ada;
c. Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat yang
diinginkan pasien;
d. Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain sesuai
permintaan pasien;
e. Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien;
7. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru;
a. Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah
disiapkan;

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Inap Dan Rawat Jalan RSUD Linggajati Kab.Kuningan 8
 b. Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap;
8. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan
bagi pasien;
a. Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak;
b. Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan formulir ke
unit pemeriksaan yang dituju.
c. Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap;
9. Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah
diperbolehkan untuk pulang;
a. Jika diperbolehkan untuk pulang, maka petugas menginformasikan kepada
pihak pendaftaran ada pasien yang keluar / discharge;
b. Petugas mempersilahkan pasien untuk menyelesaikan administrasi
pembayaran dibagian kasir;
c. Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang;
d. Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan
pelayanan kesehatan rawat inap;
Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas rawat inap, maka petugas
yangbersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihakmanajemen maupun Direktur
RumahSakit.

C. Pengaturan Kamar Rawat

Alokasi kamar di Rumah Sakit Umum Daerah Linggajati Kuningan dibedakan
berdasarkan:
1. Lantai 1 untuk perawatan pasien, yang terdiri dari
a. Ruang Perinatologi
b. Ruang VK
c. Ruang ICU
2. Lantai 2untuk perawatan pasien, yang terdiri dari :
a. Ruang Perawatan Dalam
b. Ruang Perawatan Nifas
3. Lantai 3 untuk perawatan pasien, yang terdiri dari :
a. Ruang Perawatan Anak
b. Ruang Perawatan Bedah

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Inap Dan Rawat Jalan RSUD Linggajati Kab.Kuningan 9
 Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien
diperbolehkanuntuk memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien
dengan kebutuhan Ruang isolasi atau pelayanan intensive setelah dikaji
/assessment oleh dokter
Kelas ruangan meliputi:
1. Kelas Satu
2. Kelas dua
3. Kelas tiga
Jika kelas kamar yang diminta tidak ada akan ditawarkan kelas yang tersedia. Jika
pasien tetap menolak, permintaan pasien akan disampaikan kepada Manajemen
untuk ditindak lanjuti. Pasien yang sudah tidak ada indikasi rawat disegerakan untuk
dipulangkan dari RS untuk berobat Jalan.
Box neonatus yaitu. neonatus dengan ibu kelas 3, maka tarif kamar bayi yang
berlaku adalah kamar bayi kelas 3 tapi jika ibu dirawat di kelas 2, kelas 1, maka tarif
kamar bayi disesuaikan dengan kamar ibu.

Pasien dengan suspek atau penyakit menular :

1. Di dalam kebijakan rumah sakit, pasien yang diketahui atau diperkirakan dengan
penyakit menular harus ( ketika dalam prakteknya ) dirawat di satu ruangan
dengan tanda isolasi.
2. Semua kasus menular yang baru di dalam rumah sakit harus dilaporkan kepada
timin fection control secepatnya.
3. Jika jumlah pasien dengan diare dan/atau muntah- muntah meningkat di dalam
satu area bangsal, pertama tama harus dilaporkan ke tim infection control dan
dilakukan rapat tentang berjangkitnya penyakit tersebut mungkin diperlukan.

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Inap Dan Rawat Jalan RSUD Linggajati Kab.Kuningan 10
 DAFTAR PUSTAKA

1. Protocol on admissions to hospitals Shetland NHS Board, 2003.

2. Admission’s Policy, The Children’s Hospital at Westmead, Australia, Policy
#1/C/06:8310-01:03; Sept 2010.

Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Inap Dan Rawat Jalan RSUD Linggajati Kab.Kuningan 11