EDISI 1 2014
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KARDINAH KOTA TEGAL KARDINAH
JL. AIP. KS. Tubun No. 2 Tegal
Telp. ( 0283 ) 350377/ 350477/ 350577/ 341938, Fak ( 0283 ) 353131 Kode Pos 52124
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah segala puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah swt, atas rahmat dan
inayahNya sehingga penyusunan Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Dan Penerimaan
Pasien Rawat Inap ini dapat terselesaikan.
Undang-Undang RI No 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit Pasal 29 menyebutkan
bahwa Rumah Sakit berkewajiban untuk memenuhi hak pasien dan mengedepankan
kepuasanpasien. sebab itu disusunlah Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Dan
Penerimaan Pasien Rawat Inap yang bertujuan untuk mencatat data sosial/mendaftar pasien
untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya
Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka duplikasi registrasi. Jika
pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini dapat mengganggu
pelayanan pasien.di RSUD Kardinah Tegal dengan standar baku yang telah ditetapkan oleh
manajemen rumah sakit, dimana prosedur ini harus dipatuhi oleh unit pelayanan lingkungan
RSUD Kardinah. Panduan ini bertujuan meningkatkan mutu pelayanan pasien.
Panduan ini disusun bersama antara bidang Pelayanan Medik dengan beberapa
instalasi terkait dan perwakilan Pokja APK (Akses Ke Pelayanan & Kontinuitas Pelayanan)
yang merupakan bagian dari panitia Akreditasi RSUD Kardinah.
Akhir kata semoga Panduan ini dapat bermanfaat bagi seluruh tenaga medis dalam
memberikan pelayanan yang aman dan bermutu menuju kepuasan pasien. Kritik dan saran
yang membangun sangat kami harapkan untuk perbaikan sehingga akan menambah
kesempurnaan penyusunan panduan dimasa mendatang.
Assalamuallaikum Wr. Wb
RSUD Kardinah merupakan rumah sakit rujukan tipe B, rumah sakit non pendidikan
akan selalu menjaga dan meningkatkan mutu pelayanan. Oleh karenanya kita sambut dengan
hangat penerbitan " Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Dan Penerimaan Pasien
Rawat Inap " tahun 2014 yang telah disusun oleh Bidang Pelayanan Medik RSUD
Kardinah.
Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Dan Penerimaan Pasien Rawat Inap
ini disusun berdasarkan Undang - Undang yang berlaku dan telah diterapkan pada proses
pelayanan di RSUD Kardinah. Proses penyempurnaan Panduan ini terus menerus dilakukan,
sehingga diharapkan akan lebih dapat memenuhi kebutuhan untuk pelayanan pasien yang
seragam diseluruh rumah sakit serta sesuai dengan perkembangan ilmu terkini Panduan ini
menjadi pegangan bagi seluruh komponen pelayanan di RSUD Kardinah yaitu dokter Sub
Spesialis, dokter Spesialis, dokter PPDS, Perawat, dokter umum serta seluruh karyawan di
lingkungan RSUD Kardinah.
Semoga Panduan ini dapat bermanfaat dan digunakan dengan baik, sehingga tujuan
untuk mencapai keamanan dan mutu tinggi dalam menjalankan pelayanan secara selaras,
serasi, dan seimbang di RSUD Kardinah akan semakin cepat terwujud.
Penghargaan yang tinggi saya tujukan kepada Bidang Pelayanan Medik yang telah
menyelesaikan penyusunan Panduan ini dengan sebaik-baiknya.
Wassalamuallaikum Wr. Wb
Direktur
RSUD Kardinah Kota Tegal
PENYUSUN
EDITOR KEPALA : dr. Sri Primawati Indraswari, SpKK,MH,MM
PANDUAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN DANPENERIMAAN PASIEN RAWAT
INAP
ii
Kontributor
1. dr. Rina Siama Rahmawati
2. dr. Marti Astuti,SpA.,Msc
3. Kiswo Utomo Skep, Ns
4. Sri Lestari Skep, Ns
5. Mustopo, Skep.Ns
DAFTAR ISI
iv
1
3
4
8
9
BAB I
DEFINISI
Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial pasien untuk mendapatkan pelayanan kesehatan
yg dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya.. Menyediakan skrining medis yang sesuai untuk
setiap orang yang datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk
suatu kondisi medis. Skrining medis harus dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien
mempunyai kondisi medis yang emergensi. Suatu kondisi medis yang emergensi berarti
pasien dengan gejala akut yang cukup berat dan tanpa perhatian medis yang segera dapat
diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya yang serius, gangguan
fungsi tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau bagian.
Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan status
klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan pelayanan diluar
dari yang tersedia di RSUD Kardinah mereka akan dipindahkan/dirujuk ke fasilitas
perawatan kesehatan yang sesuai. RSUD Kardinah mempunyai perjanjian dan hubungan
dengan organisasi/fasilitas agar dapat memberikan pasien perawatan yang sesuai jika sumber
daya yang dibutuhkan tidak tersedia di RSUD Kardinah. Daftar dari fasilitas perawatan
kesehatan yang berafiliasi dapat dilihat di Ruang Emergensi.
Struktur dari kebijakan ini terdiri dari tiga bagian: Bagian I: Kebijakan Utama, bagian
II: ruang lingkup pelayanan di RSUD Kardinah, bagian III: pedoman akses untuk perawatan
dan penerimaan. Walaupun terdapat perbedaan dalam setiap aspek menurut persyaratan
praktis dari pelayanan, persyaratan tersebut akan mempunyai prinsip umum yang sama.
Dokumen ini berlaku untuk semua petugas kesehatan yang bekerja di RSUD
Kardinah , termasuk manajerial, bidan, perawat, dokter, dan petugas kesehatan yang
berhubungan atau siapapun yang membuat kontak pertama dengan pasien dan melakukan
penilaian mengenai kebutuhan pasien tersebut
A. Tujuan
1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan
pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di
dalam satu catatan rekam medis pasien yang sama.
2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :
a. Untuk membangun repons yang sesuai oleh unit emergensi dalam menerima,
menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis
darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan
pendaftaran pelayanan pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam
memberikan perawatan untuk proses akses bagi pasien untuk mendapat
perawatan, serta kontinuitas perawat
B. Tanggung Jawab
1. Direktur Utama bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mekanisme/protokol
yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang terkait tersedia untuk
implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara keseluruhan serta dapat
diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait.
2. Wadir Direktur Pelayanan yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini
bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua Kepala Instalasi:
a) Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka
b) Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi tanggung
jawab mereka
c) Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk terpenuhinya
kebijakan ini
d) Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui
kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan ini
1) Semua Kepala Instalasi juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
audit internal dilaksanakan.
2) Kepala Unit yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung jawab untuk
implementasi kebijakan ini di bagian yang mereka kelola dan harus
memastikan bahwa:
i.
Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai
kebijakan ini serta kebijakan, SPO dan formulir lain yang terkait
ii.
Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan
dipantau untuk kepatuhannya.
3) Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung
jawab untuk mengimplementasikan kebijakan ini dan harus memastikan
bahwa:
i.
Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
ii.
Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua
kebijakan dan SPO lainnya
iii.
Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan
indisiplin
iv.
Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan
ketidak patuhan.
BAB II
RUANG LINGKUP
BAB III
TATA LAKSANA
Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan
mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru lahir),
pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya memeriksakan spesimen (contoh: sample darah)
diregisterkan sebagai pasien. Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka
duplikasi registrasi. Jika pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal
ini dapat mengganggu pelayanan pasien.
A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:
1. Pasien datang di bagian loket pendaftaran dan diterima oleh petugas loket
pendaftaran.
2. Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru (pasien yang baru
pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan kehilangan kartu) atau
pasien lama;
3. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar
pasien sbb:
Petugas pendaftaran melengkapi formulir rekam medis penerimaan pasien baru
dengan mewawancarai pasien tersebut;
1) Petugas pendaftaran mencetak Kartu Identitas Pasien
2) Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi dan
pembayaran di kasir untuk pasien umum
3) Petugas pendaftaran menyerahkan Kartu Identitas Pasien kepada pasien
4) Petugas pendaftaran menyarankan pasien untuk menuju ke poli yang dituju
5) Petugas pendaftaran membawa formulir rekam medis pasien kepoli / unit
pelayanan yang dituju;
4. Di Unit Pelayanan / Poliklinik:
a) Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
b) Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan yang lain?
c) Jika Ya, maka petugas menyiapkan formulir rujukan ke unit yang dituju dan diisi oleh
dokter pemeriksa .
d) Keluarga atau pasien diarahkan ke loket pembayaran untuk pasien umum.
e) Kemudian pasien dianjurkan menuju ke unit pelayanan yang dituju didampingi
dengan perawat atau petugas.
f) Perawat serah terima formulir rekam medik dan pasien dengan perawat unit
pelayanan yg dituju.
g) Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian
farmasi;
Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar
pasien sebagai berikut:
Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien;
Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan dituju
dengan mewawancarai pasien tersebut;
Petugas mengambil berkas rekam medis pasien
petugas mendistribusikan semua berkas rekam medis pasien ke poliklinik yang dituju;
Di Unit Pelayanan / Poliklinik:
Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan yang lain?
Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan dan pasien ke unit yang dituju;
Jika ada tindakan, pasien menyelesaikan administrasi dikasir untuk pasien umum
iii.
iv.
v.
vi.
REFERENSI
1) Protocol on admissions to hospitals Shetland NHS Board, 2003.
2) Admissions Policy, The Childrens Hospital at Westmead, Australia, Policy
#1/C/06:8310-01:03; Sept 2010.
DOKUMENTASI
1.
Lembar SPO Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
2.
Lembar SPO pendaftaran Pasien Rawat Inap