PANDUAN

PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP , RAWAT JALAN DAN IGD

RUMAH SAKIT UMUM MITRA SEHAT

Jl. Wates Km 9, Ngaran, Balecatur, Gamping, Sleman

Telp. (0274) 6498555, 6498556, 085100383031, Fax. (0274)6498555
E-mail: rsmitrasehat@yahoo.co.id, rsmitrasehat@gmail.com

i
 PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM MITRA SEHAT
NOMOR : /PER/DIR/I/2022
TENTANG
PANDUAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN DAN RAWAT INAP
DI RUMAH SAKIT UMUM MITRA SEHAT

DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM MITRA SEHAT

Menimbang : a. bahwa dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan dan keselamatan

pasien di rumah sakit maka diperlukan Panduan pendaftaran Pasien
Rawat Jalan dan Rawat Inap;
b. bahwa agar pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Rawat Inap di RSU
Mitra Sehat dapat terlaksana dengan baik perlu adanya peraturan
Direktur RSU Mitra Sehat sebagai acuan bagi Pendaftaran Pasien
Rawat Jalan dan Rawat Inap di RSU Mitra Sehat;
c. bahwa sehubungan dengan hal-hal tersebut diatas diperlukan
penetapan Peraturan Direktur tentang Panduan Pendaftaran pasien
Rawat Jalan dan Rawat Inap di RSU Mitra Sehat.

Mengingat : 1. Undang Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang

Rumah Sakit;
2. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 36 tahun 2009 tentang
kesehatan
3. Peraturan Menteri Kesehatan No 11 Tahun 2017 Tentang
Keselamatan Pasien Rumah Sakit.
4. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. HK 02.03/I/0286/2014 Tentang
Penetapan Kelas Rumah Sakit Umum Mitra Sehat;
5. Keputusan Bupati Sleman Nomor 503/3219/405/DKS/2014 tentang
Pemberian Izin Operasional Rumah Sakit Umum Mitra Sehat;
6. Keputusan Ketua Komisaris PT. Empat Mitra Nomor
03/KEP/EM/X/2015 tahun 2015 tentang Pengangkatan Direktur
Rumah Sakit Umum Mitra Sehat.
 MEMUTUSKAN

Menetapkan : PERATURAN DIREKTUR RSU MITRA SEHAT TENTANG

PANDUAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN DAN
RAWAT INAP RSU MITRA SEHAT
Kesatu : Peraturan tentang Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Rawat
Inap RSU Mitra Sehat sebagaimana tercantum dalam lampiran peraturan
ini
Kedua : Panduan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan dan Rawat Inap dilakukan
secara konsisten di Rumah Sakit Umum Mitra Sehat
Ketiga : Pembinaan dan pengawasan pelayanan Panduan Pendaftaran Rawat jalan
dan Rawat Inap RSU Mitra Sehat dilaksanakan oleh Direktur RSU mitra
Sehat
Keempat : Peraturan ini berlaku sejak ditetapkan dan apabila dikemudian hari
terdapat kekeliruan dalam peraturan ini maka akan diadakan perbaikan
sebagaimana mestinya

Di tetapkan di: Yogyakarta

Pada tanggal : 10 Januari 2022
Direktur,

dr. H. Sugiyanto
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.............................................................................................................i
DAFTAR ISI.........................................................................................................................ii
BAB I. DEFINISI.................................................................................................................1
A. Tujuan........................................................................................................................1
B. Tanggung Jawab.......................................................................................................2
BAB II. RUANG LINGKUP...............................................................................................3
BAB III. TATA LAKSANA................................................................................................4
A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:................................................................4
B. Jenis-jenis pendaftaran :..........................................................................................5
C. Proses penerimaan pasien rawat inap:...................................................................6
D. Pengaturan Kamar Rawat.......................................................................................6
BAB IV. DOKUMENTASI.................................................................................................8

ii
 BAB I
DEFINISI

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien untuk

mendapatkan pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya. RSU
Mitra Sehat harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk setiap orang yang datang
ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu kondisi medis.
Skrining medis harus dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien mempunyai
kondisi medis yang emergensi atau tidak. Kondisi medis yang emergensi berarti pasien
dengan gejala akut yang cukup berat dan tanpa perhatian medis yang segera dapat
diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan pasien dalam bahaya yang serius, gangguan
fungsi tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau bagian. Pasien
bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan status klinisnya
dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan pelayanan diluar dari
yang tersedia di RSU Mitra Sehat, mereka akan dipindahkan/dirujuk ke fasilitas perawatan
kesehatan yang sesuai. RSU Mitra Sehat mempunyai (MOU) perjanjian dan hubungan
dengan organisasi/fasilitas lain agar dapat memberikan pelayanan yang sesuai kebutuhan
pasien. Daftar dari fasilitas perawatan kesehatan yang berafiliasi dapat dilihat di Ruang
Emergensi.
A. Tujuan
1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan pelayanan
kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di dalam satu catatan
rekam medis pasien yang sama.
2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :
a. Untuk membangun respons yang sesuai oleh unit emergensi dalam menerima,
menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan pendaftaran
pelayanan pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam memberikan
pelayanan.
B. Tanggung Jawab
1. Direktur RSU Mitra Sehat bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
mekanisme/protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang terkait
tersedia untuk implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara keseluruhan
serta dapat diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait.
2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa semua Kepala Unit :
 Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka
 Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi tanggung jawab
mereka
 Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk terpenuhinya
kebijakan ini
 Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui kebijakan
ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan tersebut.
Semua Kepala Unit juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa audit internal
dilaksanakan. Kepala Unit yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung jawab untuk
implementasinya di bagian yang mereka kelola dan harus memastikan bahwa:
a. Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai kebijakan, SPO dan
formulir lain yang terkait
b. Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan dipantau untuk
kepatuhannya.
Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk
mengimplementasikannya dan harus memastikan bahwa:
- Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
- Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua kebijakan dan
SPO lainnya
- Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan indisiplin
- Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan ketidak patuhan.

2
 BAB II
RUANG LINGKUP

Pasien dapat mengakses layanan perawatan di Instalasi Gawat Darurat (IGD) dan
kamar Bersalin 24 jam. Pasien akan ditriase dan dikategorikan untuk penilaian perawatan
dapat dilakukan pada saat yang bersamaan. Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat
perawatan :
a. Rawat Jalan : poliklinik spesialis
b. One day (OD)
c. Instalasi Gawat Darurat
d. Kamar Bersalin
e. Pendaftaran langsung ke unit rawat inap
Pasien hanya dapat dilayani di RSU Mitra Sehat jika tersedia jenis layanan yang di
butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka pasien
akan di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang dibutuhkan
pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan test pemeriksaan penunjang sebagai dasar
pengambilan keputusan sesuai standard pelayanan medis. Pasien akan dipindahkan ke
rumah sakit lain, untuk mendapatkan pelayanan yang sesuai, ketika tidak tersedianya
pelayanan tersebut di RSU Mitra Sehat atau jika pasien ingin untuk dipindahkan ke rumah
sakit dikarenakan asuransi atau masalah lainnya (merujuk kepada kebijakan transfer
pasien). Pada pasien dengan hambatan/keterbatasan/kendala fisik / komunikasi / bahasa /
budaya, RSU Mitra Sehat memfasilitasi untuk menyelesaikan kendala tersebut.
Penerimaan pasien gawat darurat ke rawat inap dilakukan stabilisasi terlebih dahulu
sebelum dipindahkan.
Pasien dan keluarganya diberikan informasi mengenai nama ruang,kelas
perawatan,pelayanan yang ditawarkan dan perkiraan biaya selama perawatan.

3
 BAB III
TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan, harus didaftarkan, dientri dalam SIMRS d,
mendapatkan nomor rekam medis dan dibuatkan rekam medis elektronik. Pendaftaran
pasien meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru lahir), pasien rawat jalan, dan pasien
yang hanya memerlukan pemeriksaan penunjang (laboratorium, radiologi, dan fisoterapi).
Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka duplikasi rekam medis. Jika
pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini dapat mengganggu
pelayanan pasien.
A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:
1. Waktu pelayanan pendaftaran
a. Pendaftaran onsite : jam 00.00 – 24.00
b. Pendaftaran online: jam 00.00 - 24.00
2. Loket pendaftaran
a. Loket 1
Pelayanan pendaftaran loket 1 melayani pendafatran pasien onsite/dating
langsung, jam pelayanan loket 1 mulai jam 00.00 sampai 24.00
b. Loket 2
Pelayanan pendaftaran loket 2 melayani pendaftaran pasien online, pasien yang
sudah melakukan booking , pelayanan pasien BPJS (membuat surat control dan
surat rujukan) , jam pelayanan loket 2 mulai jam 07.00 sampai 21.00
3. Sebelum pendaftaran dibuka petugas membersihkan loket pendaftaran, menyalakan
computer, mesin antrian, printer, dan mesin sidik jari pasien, menyiapkan Kartu
Identitas berobat (KIB), ATK (alat tulis kantor) lainya. KIB)
4. Proses penerimaan pasien rawat jalan :
a. Pasien datang mengambil nomor antrian.
b. Pasien menunggu nomor antrian dipanggil oleh petugas pendaftaran
c. Petugas pendaftaran mengucapkan salam, menanyakan kepada pasien atau
keluarga apakah baru pertama kali periksa ke rumah sakit ini atau sudah
pernah.

4
d. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar
pasien sebagai berikut :
1) Petugas pendaftaran meminta identitas pasien berupa KTP/KK/KIA, jika
pasien tidak membawa identitas , petugas menyerahkan formulir pasien
baru, dan diisi oleh pasien/keluaraga pasien/penanggung jawab pasien
2) Petugas pendaftaran menanyakan cara pembayaran pasien
3) Petugas pendaftaran mengentri data pasien di SIMRS
4) Petugas membuatkan rekam medis elektronik pasien
5) Petugas pendaftaran membuat dan menyerahkan KIP (Kartu Identitas
Pasien) kepada pasien
6) Jika pasien BPJS petugas pendaftaran membuat surat Jaminan (SEP) dan
pasien melakukan sidik jari
7) Petugas pendaftaran menyerahkan nomor antrian poliklinik
8) Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju
e. Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar
pasien sebagai berikut :
1) Petugas pendaftaran menerima dan meneliti kartu identitas pasien (KIP ),
jika pasien tidak membawa KIP petugas menanyakan nama dan alamat
pasien serta mencari rekam medis elektronik pasien di SIMRS
2) Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan
dituju dengan mewawancarai pasien tersebut.
3) Petugas pendaftaran membuat surat jaminan (SEP) bagi pasien asuransi
(BPJS) dengan syarat lengkap dan pasien melakukan sidik jari
4) Petugas pendaftaran menyerahkan nomor antrian poliklinik
5) Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju
f. Pelayanan di Poliklinik:
1) Perawat poliklinik memberikan pelayanan kepada pasien
2) Perawat poliklinik mengentri assesmen pasien ke ERM (Elektronik Rekam
Medis)
3) Dokter memeriksa pasien
4) Dokter mengentri SOAP (Subjektif, Objektif, Asesesmen, Plan) pasien ke
ERM rawat jalan

5
 5) Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain atau
kontrol? Jika Ya, maka perawat menyerahkan berkas ke loket 2; Jika tidak,
maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian
farmasi;
6) Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi
pembayaran di kasir jika pasien tersebut adalah pasien umum
B. Proses Penerimaan Pasien UGD
1. Waktu pendaftaran pasien UGD 24 jam
2. Pendaftaran bagi pasien UGD: Pasien diterima di UGD kemudian keluarga dianjurkan
langsung menuju ke pendaftaran .
3. Pasien dari Unit Gawat Darurat yang memerlukan pendaftaran rawat inap diberikan
pengantar rawat inap dan dibawa ke bagian admisi untuk mendapatkan kamar inap.
4. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di UGD maksimal 3 jam sejak
pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus memutuskan apakah pasien masuk
dalam perawatan RS, rujuk ke rumah sakit lain atau pasien di pulangkan dan di
informasikan kepada pasien atau keluarga. Selama observasi pasien dimonitor secara
berkala. Ketika pasien diobservasi dan diputuskan oleh dokter memerlukan perawatan
rawat inap, dari UGD diberi pengantar rawat inap dikirimkan ke bagian admisi dan
pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.
5. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer diterima oleh bagian
admisi selanjutnya dialihkan kepada dokter jaga UGD. Kemudian UGD akan
mengkoordinasikan transfer pasien dan mengumpulkan data yang diperlukan. Merujuk
kepada prosedur di bawah ini:
a. Pendaftaran pasien Rawat jalan dan UGD
b. Pendaftaran pasien Rawat Inap
c. Penerimaan pelayanan di UGD
d. Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan
e. Observasi pasien di UGD
C. Proses penerimaan pasien rawat inap:
1. Keluarga pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi,
kemudian keluarga menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari
poliklinik, IGD maupun rujukan dari puskesmas/dokter keluarga.

6
 2. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada pasien
mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan.
3. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan.
4. Jika fasilitas tempat rawat inap tersedia pasien mengisi formulir persetujuan rawat
inap dan General Consent.
5. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru.
6. Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan.
7. Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap.
8. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan bagi
pasien:
9. Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak.
10. Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan pengantar ke unit
pemeriksaan yang dituju.
11. Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap.
D. Pengaturan Kamar Rawat
Alokasi kamar RSU Mitra Sehat dibedakan berdasarkan:
Nama Kamar Kelas Kapasitas
Allam I 7
Bintang II 8
Cempaka III 9
Dahlia II 4
HCU Non Kelas 1

Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian admisi. Pasien diperbolehkan untuk

memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien dengan kebutuhan Ruang isolasi
atau pelayanan intensif. Jika kelas kamar yang diminta tidak ada, akan ditawarkan kelas
yang tersedia.

7
 BAB IV
DOKUMENTASI

Pelayanan pendaftaran pasien merupakan bagian dari proses penyelenggaraan rekam

medis yang harus didokumentasikan dengan baik dalam rekam medis pasien rawat jalan
maupun pasien rawat inap dengan baik