PANDUAN

PENDAFTARAN DAN PENERIMAAN PASIEN RAWAT JALAN DAN

RAWAT INAP

RUMAH SAKIT KHUSUS BEDAH HASTA HUSADA

Jl. Bromo No. 98-100 Kepanjen (0341) 399499 fax (0341) 399699
MALANG
2022
 DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................. 01

BAB II RUANG LINGKUP ................................................................................................ 03
BAB III TATA LAKSANA ................................................................................................ 04
A. PROSES PENERIMAAN PASIEN RAWAT JALAN ........................................... ...04
B. PROSES PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP ................................................. 05
C.PENGATURAN KAMAR RAWAT ........................................................................... 04
BAB IV DOKUMENTASI .................................................................................................. 08

i
 BAB I
PENDAHULUAN

A. DEFINISI
Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien untuk mendapatkan pelayanan
kesehatan yang dibutuhkan, dan mencatat hasil pelayanannya.. Rumah Sakit Khusus Bedah Hasta Husada
harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk setiap orang yang datang ke rumah sakit
yang meminta pemeriksaan atau pengobatan untuk suatu kondisi medis. Skrining medis harus
dapat digunakan untuk menentukan apakah pasien mempunyai kondisi medis yang emergensi.
Suatu kondisi medis yang emergensi berarti pasien dengan gejala akut yang cukup berat dan
tanpa perhatian medis yang segera dapat diperkirakan akan mengakibatkan kesehatan pasien
dalam bahaya yang serius, gangguan fungsi tubuh yang serius, atau disfungsi yang serius dari
organ tubuh atau bagian.
Pasien bukan emergensi akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan status
klinisnya dan sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan pelayanan diluar dari
yang tersedia, mereka akan dipindahkan/dirujuk ke fasilitas perawatan kesehatan yang sesuai.
Rumah Sakit Umum Karsa Husada Batu mempunyai perjanjian dan hubungan dengan
organisasi/fasilitas agar dapat memberikan pasien perawatan yang sesuai jika sumber daya yang
dibutuhkan tidak tersedia di Rumah Sakit Khusus Bedah Hasta Husada. Daftar dari fasilitas
perawatan kesehatan yang berafiliasi dapat dilihat di Ruang Emergensi.
Struktur dari kebijakan ini terdiri dari tiga bagian: Bagian I: Kebijakan Utama, bagian II:
ruang lingkup pelayanan di Rumah Sakit Khusus Bedah Hasta Husada , bagian III: pedoman
akses untuk perawatan dan penerimaan. Walaupun terdapat perbedaan dalam setiap aspek
menurut persyaratan praktis dari pelayanan, persyaratan tersebut akan mempunyai prinsip umum
yang sama.
Dokumen ini berlaku untuk semua petugas kesehatan yang bekerja di Rumah Sakit
Khusus Bedah Hasta Husada, termasuk para manajer, bidan, perawat, dokter, dan petugas
kesehatan yang berhubungan atau siapapun yang membuat kontak pertama dengan pasien dan
melakukan penilaian mengenai kebutuhan pasien tersebut.

B. TUJUAN
1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan pelayanan
kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum di dalam satu catatan
rekam medis pasien yang sama.
2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :
a. Untuk membangun repons yang sesuai oleh unit emergensi dalam menerima, menyaring
dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi klinis darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan pendaftaran pelayanan
pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam memberikan
perawatan untuk proses akses bagi pasien untuk mendapat perawatan, serta kontinuitas
perawatan.

C. TANGGUNG JAWAB
1. Direktur bertanggung jawab untuk memastikan bahwa mekanisme/protokol yang dijelaskan
dalam kebijakan ini dan dokumen yang terkait tersedia untuk implementasi, monitoring dan

1
 revisi kebijakan ini secara keseluruhan serta dapat diakses dan dimengerti oleh semua staf
terkait.
2. Kepala Seksi yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa semua Kepala Instalasi:
a) Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka
b) Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi tanggung jawab
mereka
c) Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk terpenuhinya
kebijakan ini
d) Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui kebijakan ini
dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan ini
1) Semua Kepala Instalasi juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa audit
internal dilaksanakan.
2) Kepala Unit atau Kepala Ruang yang terlibat dalam ruang lingkup ini bertanggung
jawab untuk implementasi kebijakan ini di bagian yang mereka kelola dan harus
memastikan bahwa:
i. Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai kebijakan ini
serta kebijakan, SPO dan formulir lain yang terkait
ii. Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan dipantau
untuk kepatuhannya.
3) Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab untuk
mengimplementasikan kebijakan ini dan harus memastikan bahwa:
i. Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
ii. Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua kebijakan
dan SPO lainnya
iii. Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan indisiplin
iv. Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan ketidak
patuhan.

BAB II
RUANG LINGKUP

Pasien dapat mengakses layanan perawatan di unit emergensi 24 jam / hari, 7 hari / minggu,
52 minggu / tahun. Pasien akan ditriase dan dikategorikan untuk penilaian dan perawatan dapat
dilakukan pada saat yang bersamaan. Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat perawatan :
2
a. Rawat Jalan – Poliklinik dan one day care (ODC)
b. Unit Emergensi
Pasien hanya dapat dilayani di Rumah Sakit Khusus Bedah Hasta Husada jika tersedia jenis
layanan yang di butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka
pasien harus di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang dibutuhkan
pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan test pemeriksaan penunjang sebagai dasar
pengambilan keputusan sesuai standard pelayanan medis.
Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan pelayanan yang sesuai,
ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di Rumah Sakit Umum Karsa Husada Batu atau jika
pasien ingin untuk dipindahkan ke rumah sakit dikarenakan asuransi atau masalah lainnya (merujuk
kepada kebijakan transfer pasien).
Pada pasien dengan hambatan / keterbatasan / kendala fisik / komunikasi / bahasa / budaya,
Rumah Sakit Khusus Bedah Hasta Husada memfasilitasi untuk menyelesaikan kendala tersebut.

BAB III
TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau yang akan
mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data pasien dan mendapatkan
nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap (termasuk bayi baru lahir), pasien rawat jalan, dan
pasien yang hanya memeriksakan spesimen (contoh: sample darah) diregisterkan sebagai pasien.
Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka duplikasi registrasi. Jika pasien tidak
mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini dapat mengganggu pelayanan pasien.

3
A. PROSES PENERIMAAN PASIEN RAWAT JALAN:
1. Pasien datang di bagian loket pendaftaran dan diterima oleh petugas loket pendaftaran.
2. Petugas menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien baru (pasien yang baru
pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu berobat dan kehilangan kartu) atau pasien
lama;
3. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien sbb:
Petugas pendaftaran melengkapi formulir rekam medis penerimaan pasien baru dengan
mewawancarai pasien tersebut;
a) Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas Berobat)
b) Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien;
c) Petugas pendaftaran membawa formulir rekam medis pasien kepoli / unit pelayanan yang
dituju;
4. Di Unit Pelayanan / Poliklinik:
a) Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
b) Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
- Jika Ya petugas, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
- Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi;
c) Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di
kasir.
5. Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran mendaftar pasien
sebagai berikut:
a) Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien;
b) Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang akan dituju dengan
mewawancarai pasien tersebut;
c) Petugas membuat tracer berdasarkan KIB pasien;
d) Petugas mengambil berkas rekam medis pasien ke Filing sesuai dengan tracer tersebut;
e) Apakah berkas rekam medis pasien sudah terkumpul?
f) Jika berkas belum terkumpul, maka petugas menunggu sampai berkas terkumpul banyak
di bagian admisi;
g) Jika berkas sudah terkumpul, maka petugas mendistribusikan semua berkas rekam medis
pasien ke poliklinik yang dituju;

Di Unit Pelayanan / Poliklinik:

a) Petugas di unit pelayanan memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
b) Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
c) Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
d) Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di bagian farmasi.
e) Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran di kasir
f) Petugas mempersilahkan pasien pulang
Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas pendaftaran dan terkait, maka petugas
yang bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun direktur. Merujuk ke
prosedur registrasi pasien rawat jalan dan rawat inap untuk informasi proses yang lebih rinci.

B. PROSES PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP :

Pasien dapat didaftarkan masuk ke rumah sakit oleh dokter spesialis yang memiliki Surat
Ijin Praktek di Rumah Sakit Khusus Bedah Hasta Husada. Penerimaan pasien non-emergensi
atau pasien rujukan ke RSU Karsa Husada harus dilakukan verfikasi terlebih dahulu mengenai
4
kelayakan pasien serta kesediaan unit pelayanan sesuai kebutuhan pasien untuk dirawat di
Rumah Khusus Bedah Hasta Husada.
Jenis-jenis pendaftaran :
1. Pendaftaran yang direncanakan (elektif): Pendaftaran yang sudah direncanakan merupakan
pendaftaran rawat inap dari pasien yang sudah direncanakan sebagai tindak lanjut untuk
mendapatkan pelayanan rawat inap. Semua data akan dikumpulkan sebelum tanggal yang
sudah ditentukan. Pasien diinstruksikan untuk melapor ke bagian pendaftaran.
2. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: Pasien mungkin didaftarkan secara langsung dari
poliklinik Rumah Sakit Umum Karsa Husada Batu. Dokumen yang diperlukan akan
dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien akan mendapatkan kamar perawatan yang
sesuai dan tersedia di unit rawat inap.
3. Pendaftaran dari Unit Emergensi: Pasien dari Unit Emergensi memerlukan pendaftaran
rawat inap, harus mempunyai formulir dari pendaftaran dan dikirimkan bagian pendaftaran
dan pasien akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.
4. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di emergensi dan VK maksimal 6
jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus memutuskan apakah pasien
masuk dalam perawatan RS, rujuk ke rumah sakit lain atau pasien di pulangkan dan di
informasikan kepada pasien atau keluarga. Selama observasi pasien dimonitor secara
berkala. Ketika pasien diobservasi dan diputuskan oleh dokter memerlukan perawatan
rawat inap, harus melengkapi formulir dan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien
akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.
5. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer diterima oleh bagian
pendaftaran, selanjutnya dialihkan kepada dokter umum di Unit Emergensi. Kemudian Unit
Emergensi akan mengkoordinasikan transfer pasien dengan bagian admission dan
mengumpulkan data yang diperlukan..
Merujuk kepada prosedur di bawah ini:
1. Pendaftaran pasien- Pemesanan Kamar Rawat
2. Pendaftaran pasien- Rawat jalan dan Unit Emergensi
3. Pendaftaran pasien – Rawat Inap
4. Penerimaan pelayanan di Emergensi
5. Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan
6. Observasi pasien di Unit Emergensi
7. Observasi pasien di VK
Proses penerimaan pasien rawat inap:
1. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi
2. Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari poliklinik, UGD
maupun rujukan dari dokter swasta;
3. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada pasien
mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan;
4. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan;
5. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang lain;
a) Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai
permintaan pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form persetujuan;
b) Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar pasien
berdasarkan identifikasi data social pasien;
6. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai dengan
permintaan pasien;
a) Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan;
5
 b) Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat yang lain
selama tempat yang diinginkan belum ada;
c) Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat yang diinginkan
pasien;
d) Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain sesuai permintaan
pasien;
e) Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien;
7. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru;
a) Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah disiapkan;
b) Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap;
8. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan bagi pasien;
a) Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak;
b) Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan formulir ke unit
pemeriksaan yang dituju;
c) Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat inap;
9. Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah diperbolehkan untuk
pulang;
a) Jika diperbolehkan untuk pulang, maka petugas menginformasikan kepada pihak
pendaftaran ada pasien yang keluar / discharge;
b) Petugas mempersilahkan pasien untuk menyelesaikan administrasi pembayaran di
bagian kasir;
c) Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang;
d) Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan
kesehatan rawat inap;
Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas rawat inap, maka petugas yang
bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun Direktur Rumah Sakit.

C. PENGATURAN KAMAR RAWAT

Alokasi kamar di Rumah Sakit Khusus Bedah Hasta Husada dibedakan berdasarkan:
1. Ruang VIP A dan VIP B
2. Ruang Rajawali
3. Ruang HCU
4. Ruang Kasuari
5. Ruang Garuda
Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien diperbolehkan untuk
memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien dengan kebutuhan Ruang isolasi atau
pelayanan intensive setelah dikaji /assessment oleh dokter
Kelas ruangan meliputi:
1. VIP
2. Kelas Satu
3. Kelas dua
4. Kelas tiga
Jika kelas kamar yang diminta tidak ada akan ditawarkan kelas yang tersedia. Jika pasien
tetap menolak, permintaan pasien akan disampaikan kepada Manajemen untuk ditindaklanjuti.
Pasien yang sudah tidak ada indikasi rawat disegerakan untuk dipulangkan dari RS untuk berobat
Jalan.

6
 Box neonatus yaitu. neonatus dengan ibu kelas 3, maka tarif kamar bayi yang berlaku
adalah kamar bayi kelas 3 tapi jika ibu dirawat di kelas 2, kelas 1, VIP maka tarif kamar bayi
disesuaikan dengan kamar ibu.
Pasien dengan suspek atau penyakit menular :
1. Di dalam kebijakan rumah sakit, pasien yang diketahui atau diperkirakan dengan penyakit
menular harus (ketika dalam prakteknya) dirawat di satu ruangan dengan tanda isolasi.
2. Semua kasus menular yang baru di dalam rumah sakit harus dilaporkan kepada tim infection
control secepatnya.
3. Jika jumlah pasien dengan diare dan/atau muntah- muntah meningkat di dalam satu area
bangsal, pertama tama harus dilaporkan ke tim infection control dan dilakukan rapat tentang
berjangkitnya penyakit tersebut mungkin diperlukan.

BAB IV
DOKUMENTASI

Dokumentasi proses pendaftaran pasien jalan rawat dan penerimaan pasien rawat inap
dilakukan di bagian pendaftaran dan di dokumentasikan dalam buku register pendaftaran pasien.

7
 BAB V
PENUTUP

Buku panduan skrining pasien ini disusun untuk menjadi acuan pendaftaran dan penerimaan pasien
rawat jalan dan rawat inap Di Rumah Sakit Khusus Bedah Hasta Husada dan tetap terbuka untuk dievaluasi dan
disempurnakan dari waktu ke waktu guna perbaikan yang lebih optimal.

Mengetahui
Direktur
Rumah Sakit Khusus Bedah Hasta Husada

(dr. Aryani Vindhya Putri Sp.M)

8
9