PANDUAN

PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN

DAN PENERIMAAN PASIEN RAWAT INAP

RS “ABC”

i
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan kuasa-Nya sehingga kami selaku
penyusun mampu menyelesaikan panduan pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan
pasien rawat inap ini untuk terciptanya kebutuhan pasien akan privasinya selama dalam rumah
sakit sebagai bentuk kepedulian rumah sakit yang diterapkan untuk melindungi hak-hak asasi
pasien (hak privasi) di lingkungan RS “ABC” dan memenuhi persyaratan akreditasi.

Buku panduan ini tentang Pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat inap
yang terkait dengan kebutuhan pasien akan privasinya selama dalam rumah sakit sebagai
bentuk kepedulian RS yang diterapkan untuk melindungi hak-hak asasi pasien (hak privasi) hal
yang harus diperhatikan untuk meningkatkan pelayanan rumah sakit. Hal inilah yang menjadi
latar belakang penulis untuk membuat suatu pedoman panduan perlindungan hak pasien dan
keluarga terhadap kebutuhan privasi.

Tak lupa penyusun mengucapkan terima kasih kepada banyak pihak yang membantu dalam
penyusunan panduan perlindungan hak pasien dan keluarga terhadap kebutuhan privasi ini
sehingga panduan ini dapat selesai dan dan diaplikasikan dalam kegiatan di lingkungan RS
“ABC”.

Semoga panduan ini dapat meningkatkan kebutuhan akan privasi pasien dan pelayanan di RS
“ABC”. Penyusun sadar bahwa panduan ini masih banyak kekurangan dan jauh dari sempurna.
Untuk itu, kami mengharapkan kritik dan saran dari pembaca demi perbaikan pembuatan
panduan ini.

Jakarta, Desember 2015

Penyusun

ii
 DAFTAR ISI

Halaman Judul................................................................................................................ i

Daftar Isi ........................................................................................................................ ii

BAB I DEFINISI ......................................................................................................... 3

A. Tujuan..........................................................................................................3
B. Tanggung Jawab.........................................................................................4
BAB II RUANG LINGKUP............................................................................................5

BAB III TATA LAKSANA...............................................................................................6

A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan...................................................6

B. Jenis – Jenis Pendaftaran.........................................................................7
C. Proses Penerimaan Pasien Rawat Inap....................................................7
D. Pengaturan Kamar rawat...........................................................................9

BAB IV PENUTUP ....................................................................................................11

iii
 BAB I

DEFINISI

Pelayanan pendaftaran adalah mencatat data sosial/mendaftar pasien untuk

mendapatkan pelayanan kesehatan yg dibutuhkan, dan mencatat hasil
pelayanannya. RS “ABC” harus menyediakan skrining medis yang sesuai untuk
setiap orang yang datang ke rumah sakit yang meminta pemeriksaan atau
pengobatan untuk suatu kondisi medis. Skrining medis harus dapat digunakan untuk
menentukan apakah pasien mempunyai kondisi medis yang emergensi atau tidak.
Kondisi medis yang emergensi berarti pasien dengan gejala akut yang cukup berat
dan tanpa perhatian medis yang segera dapat diperkirakan akan mengakibatkan
kesehatan pasien dalam bahaya yang serius, gangguan fungsi tubuh yang serius,
atau disfungsi yang serius dari organ tubuh atau bagian. Pasien bukan emergensi
akan mendapat perawatan yang kontinue sesuai dengan status klinisnya dan
sumber daya yang tersedia. Untuk pasien yang membutuhkan pelayanan diluar dari
yang tersedia di RS “ABC”, mereka akan dipindahkan/dirujuk ke fasilitas perawatan
kesehatan yang sesuai. RS “ABC” mempunyai (MOU) perjanjian dan hubungan
dengan organisasi/fasilitas lain agar dapat memberikan pelayanan yang sesuai
kebutuhan pasien. Daftar dari fasilitas perawatan kesehatan yang berafiliasi dapat
dilihat di Ruang Emergensi.

A. Tujuan

1. Tujuan umum adalah meregistrasi pasien untuk memastikan agar catatan

pelayanan kesehatan pasien sekarang, sebelumnya dan berikutnya terangkum
di dalam satu catatan rekam medis pasien yang sama.

2. Tujuan khusus dari pendaftaran rawat jalan adalah :

a. Untuk membangun respons yang sesuai oleh unit emergensi dalam

menerima, menyaring dan menstabilkan pasien yang datang dengan kondisi
klinis darurat.
b. Untuk memastikan standarisasi penerimaan pasien rawat inap, dan
pendaftaran pelayanan pasien rawat jalan.
c. Untuk memberikan pedoman bagi semua staf petugas kesehatan dalam
memberikan pelayanan.

4
B. Tanggung Jawab

1. Direktur RS “ABC” bertanggung jawab untuk memastikan bahwa

mekanisme/protokol yang dijelaskan dalam kebijakan ini dan dokumen yang
terkait tersedia untuk implementasi, monitoring dan revisi kebijakan ini secara
keseluruhan serta dapat diakses dan dimengerti oleh semua staf terkait.
2. Direktur yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung jawab
untuk memastikan bahwa semua Kepala Instalasi:
 Menyebarkan kebijakan ini di wilayah yang menjadi tanggung jawab mereka
 Mengimplementasikan kebijakan ini di dalam wilayah yang menjadi
tanggung jawab mereka
 Mengidentifikasi dan mengalokasikan sumberdaya yang tepat untuk
terpenuhinya kebijakan ini
 Memastikan bahwa semua staf dibawah pengawasan mereka mengetahui
kebijakan ini dan mengikuti pelatihan untuk kebijakan tersebut.

Semua Kepala Instalasi juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa

audit internal dilaksanakan. Kepala Instalasi yang terlibat dalam ruang lingkup ini
bertanggung jawab untuk implementasinya di bagian yang mereka kelola dan harus
memastikan bahwa:

a. Semua staf baru dan lama mempunyai akses dan tahu mengenai kebijakan, SPO
dan formulir lain yang terkait
b. Adanya SPO tertulis yang mendukung dan patuh pada kebijakan ini dan dipantau
untuk kepatuhannya.
Semua staf yang terlibat dalam ruang lingkup kebijakan ini bertanggung
jawab untuk mengimplementasikannya dan harus memastikan bahwa:
- Mereka mengerti dan mematuhi kebijakan ini
- Akan menggunakan kebijakan ini dalam hubungannya dengan semua kebijakan
dan SPO lainnya
- Ketidak patuhan pada kebijakan ini dapat mengakibatkan tindakan indisiplin
- Setiap anggota staf dapat mengisi laporan kejadian bila ditemukan ketidak
patuhan.

5
 BAB II

RUANG LINGKUP

Pasien dapat mengakses layanan perawatan di Instalasi Gawat Darurat

(IGD) dan VK 24 jam/hari, 7 hari/minggu, 52 minggu/tahun. Pasien akan ditriase dan
dikategorikan untuk penilaian perawatan dapat dilakukan pada saat yang
bersamaan. Pasien dapat melakukan akses untuk mendapat perawatan :

a. Rawat Jalan : poliklinik spesialis dan spesialis gigi

b. One day care (ODC)
c. Instalasi Gawat Darurat
d. VK (Ponek)
e. Pendaftaran langsung ke unit rawat inap

Pasien hanya dapat dilayani di RS “ABC” jika tersedia jenis layanan yang di
butuhkan. Apabila layanan yang di butuhkan tidak memadai atau tidak ada, maka
pasien akan di rujuk ke rumah sakit lain yang memiliki kebutuhan jenis layanan yang
dibutuhkan pasien saat itu dengan sebelumnya dilakukan test pemeriksaan
penunjang sebagai dasar pengambilan keputusan sesuai standard pelayanan medis.
Pasien akan dipindahkan ke rumah sakit lain, untuk mendapatkan pelayanan yang
sesuai, ketika tidak tersedianya pelayanan tersebut di RS “ABC” atau jika pasien
ingin untuk dipindahkan ke rumah sakit dikarenakan asuransi atau masalah lainnya
(merujuk kepada kebijakan transfer pasien). Pada pasien dengan
hambatan/keterbatasan/kendala fisik / komunikasi / bahasa / budaya, RS “ABC”
memfasilitasi untuk menyelesaikan kendala tersebut.

6
 BAB III

TATA LAKSANA

Semua pasien yang mendapatkan pelayanan perawatan kesehatan, atau

yang akan mendapatkan pelayanan kesehatan, harus diregistrasikan di dalam data
pasien dan mendapatkan nomor rekam medis. Ini meliputi pasien rawat inap
(termasuk bayi baru lahir), pasien rawat jalan, dan pasien yang hanya
memeriksakan spesimen (contoh: sample darah) diregisterkan sebagai pasien.
Keberhasilan mengidentifikasi pasien menurunkan angka duplikasi registrasi. Jika
pasien tidak mempunyai satu identitas unik dan spesifik maka hal ini dapat
mengganggu pelayanan pasien.

A. Proses Penerimaan Pasien Rawat Jalan:

1. Pasien datang ambil nomor antrian di mesin antrian.

2. Pasien menunggu nomor antrian dipanggil oleh petugas pendaftaran
3. Petugas pendaftaran menanyakan apakah pasien tersebut merupakan pasien
baru (pasien yang baru pertama kali berkunjung, tidak membawa kartu
berobat dan kehilangan kartu) atau pasien lama, pasien asuransi atau umum :
4. Jika pasien tersebut adalah pasien baru, maka petugas pendaftaran
mendaftar pasien sbb: Petugas melengkapi formulir pendaftaran pasien baru
dengan mewawancarai pasien tersebut: Pasien asuransi sarat-sarat harus
sudah lengkap dibawa (Kartu asuransi, KTP, Kartu Keluarga / KK, Surat
rujukan / Surat Kontrol )
a. Petugas pendaftaran mencetak KIB (Kartu Identitas Berobat)
b. Petugas pendaftaran menyerahkan KIB kepada pasien
c. Petugas pendaftaran membuat surat Jaminan (SEP)
d. Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju
e. Di Pelayanan / Poliklinik:
- Petugas poliklinik memberikan pelayanan kepada pasien;
- Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di
bagian farmasi;
- Kemudian petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi
pembayaran di kasir jika pasien tersebut adalah pasien umum
5. Jika pasien tersebut adalah pasien lama, maka petugas pendaftaran
mendaftar pasien sebagai berikut :
 Petugas menerima dan meneliti kartu identitas berobat pasien
 Petugas pendaftaran mendaftar pasien sesuai dengan pelayanan yang
akan dituju dengan mewawancarai pasien tersebut.
 Petugas pendaftaran membuat surat jamina (SEP) bagi pasien asuransi
(BPJS, Inhealth dll) dengan sarat lengkap.
 . Petugas pendaftaran mempersilahkan pasien menuju poliklinik yang dituju
 Di Poliklinik: Petugas memberikan pelayanan kepada pasien
7
  Apakah pasien perlu dirujuk ke unit pelayanan penunjang yang lain?
 Jika Ya, maka petugas membawa formulir rujukan ke unit yang dituju;
 Jika tidak, maka pasien / keluarganya dipersilahkan mengambil obat di
bagian farmasi.
 Petugas mempersilahkan pasien menyelesaikan administrasi pembayaran
di kasir jika pasien tersebut adalah pasien umum
 Petugas mempersilahkan pasien pulang
B. Jenis-jenis pendaftaran :
1. Pendaftaran bagi pasien rawat jalan: Pasien dari poliklinik langsung menuju
ke pendaftaran rawat inap. Dokumen yang diperlukan akan dikirimkan ke
bagian pendaftaran dan pasien akan mendapatkan kamar perawatan yang
sesuai dan tersedia di unit rawat inap.
2. Pendaftaran dari IGD: Pasien dari instalasi gawat darurat memerlukan
pendaftaran rawat inap, harus mempunyai formulir dari pendaftaran dan
dikirimkan bagian pendaftaran dan pasien akan diberikan kamar rawat yang
tersedia di ruang rawat inap.
3. Pendaftaran pasien observasi: Pasien dapat di observasi di IGD dan VK
maksimal 6 jam sejak pasien masuk rumah sakit, selanjutnya dokter harus
memutuskan apakah pasien masuk dalam perawatan RS, rujuk ke rumah
sakit lain atau pasien di pulangkan dan di informasikan kepada pasien atau
keluarga. Selama observasi pasien dimonitor secara berkala. Ketika pasien
diobservasi dan diputuskan oleh dokter memerlukan perawatan rawat inap,
harus melengkapi formulir dan dikirimkan ke bagian pendaftaran dan pasien
akan diberikan kamar rawat yang tersedia di ruang rawat inap.

4. Pasien transfer dari rumah sakit lain: Ketika permintaan transfer diterima oleh
bagian TPPRI selanjutnya dialihkan kepada dokter jaga IGD. Kemudian IGD
akan mengkoordinasikan transfer pasien dan mengumpulkan data yang
diperlukan. Merujuk kepada prosedur di bawah ini:

- Pendaftaran pasienRawat jalan dan IGD

- Pendaftaran pasien Rawat Inap
- Penerimaan pelayanan di IGD
- Menerima pasien rujukan dari fasilitas kesehatan lain untuk perawatan
- Observasi pasien di IGD
- Observasi pasien di VK

C. Proses penerimaan pasien rawat inap:

1. Pasien datang di bagian admisi dan diterima oleh petugas admisi

2. Petugas menyerahkan Surat Pengantar Rawat Inap yang berasal dari
poliklinik, UGD maupun rujukan dari dokter swasta.
3. Petugas mengisi berkas rekam medis dengan melakukan wawancara kepada
pasien mengenai tempat/fasilitas dan jaminan kesehatan yang diinginkan.
4. Petugas mengecek / mencarikan tempat / fasilitas yang diinginkan.

8
 5. Petugas menanyakan apakah pasien meminta fasilitas atau perawatan yang
lain :
a. Jika pasien / keluarga pasien meminta fasilitas / perawatan yang lain sesuai
permintaan pasien tersebut, maka pasien diminta untuk mengisi form
persetujuan;
b. Jika pasien tidak meminta fasilitas yang lain, maka petugas mendaftar
pasien berdasarkan identifikasi data social pasien;
6. Petugas menanyakan apakah pasien setuju dengan fasilitas yang sesuai
dengan permintaan pasien:
a. Jika setuju, maka pasien mengisi formulir persetujuan.
b. Jika tidak setuju, maka petugas menanyakan apakah pasien memilih tempat
yang lain selama tempat yang diinginkan belum ada.
c. Jika setuju, maka petugas mengisi formulir persetujuan sesuai tempat yang
diinginkan pasien.
d. Jika tidak setuju, maka petugas merujuk pasien ke rumah sakit lain sesuai
permintaan pasien.
e. Petugas mendaftar pasien berdasarkan identifikasi data social pasien.
7. Petugas memberitahukan ke pihak ruangan rawat inap akan ada pasien baru.
a. Petugas memberikan informasi kepada pasien bahwa tempat sudah
disiapkan.
b. Petugas mengantarkan pasien untuk diantar ke ruangan rawat inap.
8. Petugas medis di unit pelayanan rawat inap memberikan pelayanan kesehatan
bagi pasien:
a. Apakah pasien perlu pemeriksaan penunjang yang lain atau tidak.
b. Jika perlu pemeriksaan penunjang, maka petugas memberikan formulir ke
unit pemeriksaan yang dituju.
c. Jika tidak, maka pasien tetap mendapatkan pelayanan kesehatan rawat
inap.
9. Petugas Rawat Inap menanyakan kepada dokter apakah pasien sudah
diperbolehkan untuk pulang;
a. Jika diperbolehkan untuk pulang, petugas mempersilahkan pasien untuk
menyelesaikan administrasi pembayaran di bagian kasir;
b. Petugas mempersilahkan pasien untuk pulang;
c. Jika tidak diperbolehkan untuk pulang, maka pasien tetap mendapatkan
pelayanan kesehatan rawat inap;

Jika prosedur diatas tidak diindahkan oleh petugas rawat inap, maka petugas yang
bersangkutan mendapatkan sangsi oleh pihak manajemen maupun Direktur Rumah
Sakit.

9
D. Pengaturan Kamar Rawat

Alokasi kamar RS “ABC” dibedakan berdasarkan:

Nama Kamar Kelas Kapasitas
Anggrek 1 VVIP 12
Anggrek 2 VVIP 12
Bersalin Kelas 1 4
Kelas 2 4
Kelas 3 17
VVIP 4
Bugenvil 1 Non Kelas 25
Bugenvil 2 Kelas 1 6
Kelas 2 8
Kelas 3 24

Bugenvil 3 Kelas 2 12
Kelas 3 28

Cempaka 1 Kelas 2 6
Kelas 3 24

Cempaka 2 Kelas 2 4
Kelas 3 34

Cempaka 3 Kelas I2 20

Dahlia 1 Kelas 1 24

Dahlia 2 Kelas 1 24

Dahlia 3 VIP 12

Gawat Darurat Non Kelas 25

ICU Non Kelas 9

VIP 2

Melati 1 Kelas 3 36

Melati 2 Kelas 3 36

10
One Day Care Non Kelas 6

PICU / NICU Non Kelas 11

VIP 2

Pengalokasian kamar dikendalikan oleh bagian pendaftaran. Pasien

diperbolehkan untuk memilih kelas ruangan yang diinginkan, terkecuali pasien
dengan kebutuhan Ruang isolasi atau pelayanan intensive .Jika kelas kamar yang
diminta tidak ada akan ditawarkan kelas yang tersedia. Jika pasien tetap menolak,
permintaan pasien akan disampaikan kepada Manajemen untuk ditindaklanjuti.
Pasien yang sudah tidak ada indikasi rawat disegerakan untuk dipulangkan dari RS
untuk berobat Jalan.

11
 BAB IV
PENUTUP

Pelayanan pendaftaran pasien merupakan bagian dari proses

penyelenggaraan rekam medis yang harus dilakukan dengan baik sehingga
pelayanan terhadap pasien dapat berjalan dengan baik. Panduan pendaftaran
pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat inap ini diharapkan menjadi acuan
dalam melakukan pelayanan pendaftaran di RS “ABC”.

Kami ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah banyak
berpartisipasi sehingga Panduan pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan
pasien rawat inap ini dapat diselesaikan. Demi kesempurnaan dari Panduan
pendaftaran pasien rawat jalan dan penerimaan pasien rawat inap ini di masa
mendatang, sangat diharapkan saran dan masukan serta solusi dari berbagai pihak
yang berkepentingan dalam penyelenggaraan rekam medis dan informasi
kesehatan di Rumah Sakit Umum Daerah dr. Loekmono Hadi Kudus.

12