Managemen Lab berbasis

Proses & Managemen Resiko

Neneng Tuti S,S.Si.,MMRS
PENDAHULUAN
PROSES ANALISA DI LABORATORIUM
 Sumber Kesalahan di Laboratorium

 68 %, Proses PRE-ANALITIK
 13 % Proses ANALITIK
 19 % Proses POST ANALITIK

PERLU PENGENDALIAN DI SEMUA TAHAPAN PROSES

laboratorium memastikan bahwa risiko dipertimbangkan
dari awal sampai akhir proses
Patient Safety
 NEW CONSEPT IN QMS

PROCESS APPROACH RISK BASED THINKING

KONSEP PERENCANAAN BASED ON RISK
KONSEP MANAGEMEN RISIKO
Pengertian Risiko

Risiko :

Peluang terjadinya sesuatu yang akan mempunyai dampak

pada pencapaian tujuan (AS/NZS 4360 : 2004)

Resiko : Efek dari ketidakpastian tujuan (ISO 31000 : 2009)

Risiko adalah potensi kesalahan atau kegagalan dari hasil

yang direncanakan.
Pengertian Managemen Risiko

• Managemen Risiko :
Kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengend
alikan organisasi berkaitan dengan resiko (ISO 31000 : 2009)

• Managemen Risiko :
Suatu rangkaian kegiatan identifikasi, analisis, evaluasi, pencega
han dan penanganan untuk mengelolah peluang terjadin
ya dampak/risiko.
TUJUAN MANAGEMEN RESIKO

• Terciptanya budaya keselamatan pasien dan staf di l

okasi kerja

• Meningkatkan akuntabilitas

• Menurunkan angka kejadian tidak diharapkan (KTD)

• Terlaksananya program pencegahan sehingga tidak

terjadi pengulangan KTD

• Meminimalkan resiko yang mungkin terjadi dimasa

mendatang
KONSEP MANAGEMEN RISIKO
1
Penetapan konteks manajemen risiko berkaitan dengan

• Pernyataan tentang tujuan atau sasaran organisasi, dan strategi

pencapaiannya.
• Kontek lingkungan (eksternal & internal) dimana sasaran hendak dicapai
berikut kaitannya dengan risiko yang akan dikelolah
• Stakeholders yang berkepentingan dengan proses managemen risiko
dan hasilnya,

• Ruang lingkup dan kondisi yang membatasi

• Proses manajemen risiko,
• Penetapan ukuran atau kriteria risiko yang hendak dijadikan standar

12
 Tujuan Penetapan Kontek
• Menjadi landasan bagi pelaksanaan
seluruh tahapan dalam proses
managemen risiko

• Menjadi batasan dalam pelaksanaan

proses managemen risiko

• Proses Managemen Risiko tidak

boleh keluar dari kontek yang telah
ditetapkan
Kontek Lingkungan

Faktor Internal Faktor External

• Sumber Daya Manusia, • Ekonomi
• Sumber daya fisik, infrastruktur dan • Sosial budaya, demografi dan ling
sumber daya pendukung (alat, rea kungan
gen, gedung, • Politik, pemerintahan dan hukum
• System Managemen & Organisasi ( • Teknologi
Mengorganisasikan aktifitas & Sum • Lingkungan industri
ber daya)
• Persyaratan pelanggan, pemerint
• Hubungan Masyarakat dan Pemas ah dan pemasok
aran
• Keuangan
• Lingkungan
Scope of Laboratory Risk Management
 Ruang Lingkup Managemen Risik
RUANG LINGKUP ASSESSMENT RISIKO
No

Pengelolaan SDM

Support & Assett

Operasional
Pelayanan

Keuangan
Humas
Lingkup/Domain

IT
1 Kualitas Hasil Pemeriksaan & keselamatan pasien
√ √ √ √ √
2 Kepuasan & kepercayaan Pelanggan √ √ √ √ √ √
Kecepatan Layanan √ √ √ √ √
3
4 Kesehatan dan Keselamatan Kerja √ √ √ √ √ √ √
5 Efektifitas dan Efisiensi Proses bisnis √ √ √ √ √
Personal & kompetensi √
6
7 Pengembangan Organisasi √
8 Kepatuhan hukum √ √ √ √
Penjualan & Daya Saing
√
9
10 Profitabilitas √ √
11 Perkembangan Usaha √ √
12 Lingkungan √ √ √ √
KONSEP MANAGEMEN RISIKO
 Standard Ukuran dan Kreteria Risiko

Our Standard
Probability Risk Risk Level

Standard tingkat kejadi Risiko dibagi menjadi

an (frekuensi) kegagal 4 peringkat : ekstrim,
an/kesalahan (risiko) tinggi, sedang dan
rendah

Severity Risk Risk Category

Standard tingkat keparahan
(konsukwensi) atau seberapa
besar dampak yang ditimbul
kan akibat kegagalan/
kesalahan
Risiko dibagi dalam 4 kategori
: Intolarable, Un-acceptable,
Acceptable dan Negligible

Detactability Risk Risk Handling

Standard kemampuan
deteksi atau seberapa Standard Prioritas penanganan,
mampu system dapat Penanggung jawab dan pe-review
mendeteksi kegagalan/ , periode kajian, standard dokume
kesalahan termasuk ntasi penanganan
kehandalan system pengend
aliannya.

18
2 Step 2 : Assessment Risiko
Assessment risiko adalah penilaian pada risiko melalui
proses:
 Identifikasi Risiko
 Analisa Risiko
 Evaluasi Risiko
 2.1 Step 2.1 : Identifikasi Risiko

• Identifikasi Risiko adalah proses menemukan, mengenal dan mendiskripsikan risiko

(ISO 31000 : 2009)
• Identifikasi risiko dilakukan per-proses dan menurut ruang lingkup yang telah ditentukan
• Identifikasi risiko dilakukan dengan proaktif (audit, inspeksi, brainstrorming, pendapat ahli
,pengalaman Lab. lain, Analisa Swot), atau identifikasi risiko reaktif (setelah risiko
muncul, berdasarkan data insiden).
• Berikan identitas nomer dari setiap risiko
• Identifikasi dampak yang bisa terjadi dari risiko yang teridentifikasi, dampak disini
merupakan akibat realistis langsung dari risiko, atau maksimal dinyatakan dengan
“berpotensi” bila terpaksa harus naik 1 tingkat karena dipandang dampak langsung
belum ada standard yang sesuai.
• Identifikasi penyebab dari timbulnya risiko. Penyabab disini adalah penyebab langsung
yang paling realistis.

20
 Contoh (tabel identifikasi resiko)
No
Ko Proses Resiko Dampak Penyebab
de
1 Pengambilan Kesalahan identifikasi Kesalahan pemeriksaan • Nama mirip atau sama
Spesimen pasien dan pelaporan hasil • Verifikasi identitas tidak
dilakukan
2 Analitik Pemeriksaan tidak Keterlambatan hasil pemerik Alat pemeriksaan error
dapat dilakukan saan dan penanganan
pasien
3

dst
I

Identifikasi Resiko menilai

1. Severity atau seberapa besar dampak

2. Probabilitas atau seberapa sering
kegagalan/kesalahan
 Step 2.2 : Analisa Risiko
2.2

• Analisis risiko adalah proses untuk menentukan peringkat risiko

• Severity menilai seberapa besar dampak yang ditimbulkan akibat risiko
(kegagalan/kesalahan) teridentifikasi, menggunakan skala 1,2,4,7 dan 10
• Bila tingkat kejadian dampak masih “kemungkinan” terjadi, karena masih ada
faktor lain yang ikut menentukan maka kontek penilaiannya dianggab sebagai
“berpotensi”, maka level keparahan diturunkan 1 tingkat dari level terjadi
(menimbulkan).
• Probabilitas dilakukan dengan menilai seberapa sering kegagalan/kesalahan
(risiko) yang disebabkan oleh penyebab, menggunakan skala 1,2,4,7 dan 10
• Kalikan nilai severity (S) dengan nilai probabilitas (P) dan catat pada kolom S x P
• Tentukan peringkat risiko berdasarkan acuan Standard Peringkat Risiko

24
 Peringkat Resiko

severity (S) x nilai probabilitas (P)

 Analisa Risiko - Tingkat Keparahan Dampak (Severity)

Domain Tingkat
1 2 4 7 10
Tidak bermakna Kecil/minor Sedang Besar/Major Kritikal

seberapa besar dampak yang ditimbulkan akibat

risiko (kegagalan/kesalahan) teridentifikasi
 Tingkat keparahan (Severity)
Tingkat Deskripsi Dampak
1 Tidak Tidak ada cidera
bermakna
2 Kecil/minor • Cidera ringan mis.luka lecet
• Dapat diatasi dengan pertolongan pertama
4 Sedang • Cedera sedang misalnya luka robek
• Berkurangnya fungsi motoric/ sensorik/ psikologis
atau intelektual (reversible), tidak berhubungan
dengan penyakit
• Setiap kasus yang memperpanjang perawatan
7 Besar/Major • Cidera luas/ berat misalnya cacat/ lumpuh
• Kehilangan fungsi motoric/ sensorik/ psikologis
atau intelektual (irreversible) tidak berhubungan
dengan penyakit
10 Kritikal Kematian yang tidak berhubungan dengan
perjalanan penyakit
 Analisa Risiko - Peluang Kejadian (Probability)
1 2 4 7 10
DISCRIPTOR
Inconceivable Remote Occasional Probable Freguent
Tidak bisa percaya Tidak diharapkan t Kadang-kadang da- Kuat kemungkinan Ini diperkirakan
kejadian ini akan erjadi, tapi ada p pat terjadi, telah terj bahwa hal ini dapat sering terjadi / da
terjadi – hanya akan otensi, belum pernah adi sebelumnya ke- terjadi , mungkin lam banyak kea-
terjadi dalam keada terjadi sebelumnya. mungkinan yang w terjadi daan lebih mung
FREQUENCY
an luar biasa, ajar untuk terjadi kin terjadi dari
pada tidak
Kejadian berulang Dalam 10 tahun pasti Dalam 1 tahun pasti Dalam 1 bulan pasti Setiap hari pasti
lebih dari 10 tahun terjadi terjadi terjadi terjadi

>6,7 %
PROBABILITY <0,0034 %o 0, 0034 %o - 0,02 % 2. - 0,6 % 0,6 – 6,7 %

1.Ini adalah peluang terjadinya risiko BUKAN kejadian dampak

2.Frequency digunakan bila jumlah populasi atau sample tidak dapat ditentukan, atau jumlah populasi tidak
memadai.
3.Probability digunakan bila jumlah populasi atau sampel dapat ditentukan, dan jumlah populasi memadai.

www.elite.com | yourmail@domain.com |
Our Business Plan
 TINGKAT DESKRIPSI
RISIKO
Probbility
1 Sangat Jarang / Rare
(> 10 thn/kali)
Seberapa seringnya 2 Jarang / Unlikely
insiden (10 th pasti terjadi)

tersebut terjadi 4 Mungkin / Possible

(1 thn pasti terjadi)
7 Sering / Likely
(1 bln pasti terjadi)
10 Sangat Sering / Almost certain
(Tiap hari terjadi)
Standard Analisa Risiko – Peringkat Risiko

Probability
Rare unlikely Possible Common/ Certain
Likely
1 2 4 7 10
Severity

Catastropic 10 10 20 40 70 100
Major 7 7 14 28 49 70
Moderate 4 4 8 16 24 40
Minor 2 2 4 8 14 20
Insignificant 1 1 2 4 7 10

No Score Peringkat Level Risiko Kode Warna

(P x D) Risiko

1 50 – 100 Ekstrim 4 Merah

2 21 – 49 Tinggi 3 Jingga
3 8 – 20 Sedang 2 Kuning
4 1–6 Rendah 1 Hijau
 Contoh (tabel identifikasi resiko)
N K Proses Resiko Dampak S Penyebab P SXP RISK LEVEL
o o
d
e
1 Pengambilan Kesalahan Kesalahan pemeriksa 4 • Nama mirip atau sama 4 16 SEDANG
Spesimen identifikasi an dan pelaporan • Verifikasi identitas tidak
pasien hasil dilakukan
2 Analitik Pemeriksaan Keterlambatan hasil 7 Alat pemeriksaan error 4 28 TINGGI
tidak dapat pemeriksaan dan
dilakukan penanganan pasien
3

d
s
t
2.3 Step 2.3 : Evaluasi Risiko

• Evaluasi risiko adalah proses untuk menentukan kategori risiko.

• Penilaian tingkat kedeteksian (detactability), menilai seberapa mampu
system dapat mendeteksi kegagalan/kesalahan (risiko) termasuk kehandalan
system pengendaliannya.
• Kalikan hasil penilaian detectability (D) dengan hasil pengalian SxP
(Peringkat resiko).
• Tentukan kategori risiko berdasarkan acuan Standard Kategori Risiko

32
 Peringkat Risiko

MATRIX RISK PRIORITY NUMBER (RPN)

KATEGORI RISIKO
 Kemampuan Deteksi (Detactability)
Tingkat Kategori
Detectability
Penjelasan

1 Detactable Terdapat system pengendalian yang sistematis, terstruktur, terukur dan dedikatet yang secara cepat
dan konsisten mampu mendeteksi kesalahan/ kegagalan atau mengurangi dampak, misalnya real ti
me alert/alarm, continues monitoring, sensor otomatis, verifikasi atau monitoring rutin dedikated.
Tidak ada kelolosan kegagalan dalam 1 tahun terkahir.

2 Likely to be Terdapat system pengendalian yang sistematis (terdapat dalam SOP), terstruktur dan terukur, namu

detected n tidak dedikatet, dan yang mampu mendeteksi sebagian besar kesalahan/kegagalan atau mengura
ngi dampak, misalnya verifikasi dan monitoring manual rutin tidak dengan petugas khusus
Tidak ada kelolosan kegagalan dalam 6 bulan terakhir.
Occasional Terdapat system pengendalian yang sistematis dan terstruktur namun tidak terukur, yang mempunyai kemam
4
puan cukup memadai dalam mendeteksi kegagalan / kesalahan atau mengurangi dampak, atau system
detection
pengendalian yang mengandalkan kemampuan personal (tergantung pada kemampuan dan attitude) dalam
mendeteksi kegagalan pekerjaannya sendiri, misalnya verifikasi personal pada pekerjaan pengambilan
specimen, verifikasi hasil lab.
Tidak ada kelolosan kegagalan dalam 3 bulan terakhir.

7 Reely Detected System yang ada memiliki kemampuan rendah dalam mendeteksi kegagalan /kesalahan atau mengura-
ngi dampak, misalnya pada kesalahan yang sulit dideteksi dengan program QC biasa

10 Unlikely to be Tidak ada system dalam mendeteksi kesalahan/kegagalan, atau mengurangi dampak
detected
 Standar Evaluasi Risiko
MATRIX RISK PRIORITY NUMBER (RPN)
Detectability
Detectable Likely to be Occasional Rarely Unlikely to be
detectable detectable detectable detectable
1 2 4 7 10
100 100 200 400 700 1000
70 70 140 280 490 700
49 49 98 196 343 490
Risk Level (S x P)

40 40 80 160 280 400

28 28 56 112 196 280
20 20 40 80 140 200
16 16 32 64 112 160
14 14 28 56 98 140
10 10 20 40 70 100

8 8 16 32 56 80
7 7 14 28 49 70
4 4 8 16 28 40
2 2 4 8 14 20
1 1 2 4 7 10
STANDARD KATEGORI RISIKO
Risk Priority Number Kategori Tindakan
No
Risiko
1 281 – 1000 Intolerable Risiko tidak dapat ditolerir, proses perlu dihentikan, diperlukan tindakan
mitigasi risiko segera
2 81 – 280 Unacceptable Risiko tidak dapat diterima, diperlukan rencana mitigasi aktif. Proses
dapat diimplementasikan setelah proses mitigasi dan pengendalian risiko
dan risiko dapat diterima
3 17 – 80 Acceptable Risiko dapat diterima dan dapatr diimplementasikan
4 1–6 Negligible Risiko dapat diabaikan
 Contoh (tabel identifikasi resiko)
N K Proses Resiko Dampak S Penyebab P SXP RISK D SXPXD Kategori
o o LEVEL Risiko
d
e
1 Pengambilan Kesalahan Kesalahan pemeriksa 4 • Nama mirip atau sama 4 16 TINGGI 4 64 Acceptable
Spesimen identifikasi an dan pelaporan • Verifikasi identitas tidak
pasien hasil dilakukan
2 Analitik Pemeriksaan Keterlambatan hasil 7 Alat pemeriksaan error 4 28 TINGGI 7 196 Unacceptable
tidak dapat pemeriksaan dan
dilakukan penanganan pasien
3

d
s
t
KONSEP MANAGEMEN RISIKO
3 Step 3 : Penanganan Risiko

What is Penanganan Risiko ?

• Penanganan resiko adalah proses untuk memodifikasi resiko agar mempunyai peluang dan atau
dampak yang lebih kecil (ISO 31000:2009);
 Tindakan preventif untuk mengubah probabilitas
 Mitigasi dampak
 Mengalihkan risiko pada pihak ke tiga
 Menerima risiko
• Rencana dan prioritas penanganan didasarkan pada kategori risiko.
• Penanggung jawab pengelolaan risiko didasarkan pada peringkat risiko (ekstrim, tinggi, sedang
dan rendah).
• Proses pengelolaan risiko harus merupakan bagian integral dalam system (SOP, IK) dan System
Perencanaan (Top, midle dan low managemen)
 Standard Penanganan Risiko

Penanggung Jawab Risiko

Peringkat Risiko Penanggung Jawab Pejabat Peninjau

1 Ekstrim Kepala Cabang Direksi

2 Tinggi Manager Kepala Cabang
3 Sedang Manager Kepala Cabang
4 Rendah Pelaksana Pelaksana

Dokumentasi pengelolaan Risiko

Peringkat Risiko Dokumentasi Pengukuran
Perencanaan
SOP IK
1 Ekstrim √ √ Sasaran Mutu Cabang
2 Tinggi √ √ Sasaran Mutu Departemen
3 Sedang √ Indentifikasi & Analisis
Risiko
4 Rendah -
 Standard Penanganan Risiko

Kategori Risiko Tindakan Perencanaan Peninjauan

Strategis Taktis Opr

1 Intolarable Risiko tidak dapat ditolerir, proses √ √ √ 1 bulan

perlu dihentikan, diperlukan tind
akan mitigasi risiko segera
2 Unacceptable Risiko tidak dapat diterima, diper √ √ 3 bulan
lukan rencana mitigasi aktif.
Proses dapat diimplementasikan
setelah proses mitigasi dan pe-
ngendalian risiko dan risiko dapat
diterima
3 Acceptable Risiko dapat diterima dan dapat √ 6 bulan
diimplementasikan
4 Negligible Risiko dapat diabaikan - 12 bulan
 Contoh
N K Proses Resiko Dampak S Penyebab P SXP RISK D SXPXD Kategori
o o LEVEL Risiko
d
e
1 Pengambilan Kesalahan Kesalahan pemeriksa 7 • Nama mirip atau sama 4 28 TINGGI 4 64 Acceptable
Spesimen identifikasi an dan pelaporan • Verifikasi identitas tidak
pasien hasil dilakukan
2 Analitik Pemeriksaan Keterlambatan hasil 7 Alat pemeriksaan error 4 28 TINGGI 7 196 Unacceptable
tidak dapat pemeriksaan dan
dilakukan penanganan pasien
d
s
t

No Kategori Penanggung Peninjau Perencanaan Waktu Dokumentasi Pengukuran evaluasi

Risiko Jawab Penintaau
n

1 Acceptable Manager/ Pincab • Operasional/ 6 Risk regiater Identifikasi dan evaluasi

Ka Unit low managemen

2 Unacceptable Manager/ Pincab • Midle & low managemen 3 SOP,IK Indikator mutu proses
Ka Unit dan evaluasi

dst
KONSEP MANAGEMEN RISIKO
 Step 4 : Monitoring & Review
4
• Perlu alat bantu “Risk Register”, risk register merupakan “dokumen hidup”yang dinamis terdiri
dari:
 Risk Register Coporate : risiko peringkat ekstrim dan peringkat tinggi kategori intolarable
 Risk Register Cabang : risiko peringkat tinggi dan sedang
• Catat resiko teridentifikasi, tingkat severity, probability, detactability, dan rencana tindakan
yang diambil.
• Setelah dilakukan tindakan penanganan lakukan monitoring dengan melakukan assessment
kembali.
• Monitoring dilakukan sesuai kategori risiko

Monitoring dan review bertujuan memastikan implementasi manajemen risiko berjalan sesuai perencanaan serta sebagai
dasar untuk melakukan perbaikan secara berkala terhadap proses manajemen risiko.
 Contoh Evaluasi dan tindak lanjut
Proses Tgl Resiko S P D SXP Kategori Penanggun
Tinjauan XD Risiko g
Jawab

Sampling 10 -01-2022 Kesalahan identifikasi 4 4 4 112 Acceptable Manager/

pasien Ka Unit
Analitik 10-01-2022 Pemeriksaan tidak dap 7 4 7 196 Unacceptable Manager/
at dilakukan karena alat Ka Unit
rusak

Tgl S P D SXPXD Kategori Resiko Efektifit

Tinjauan Risiko Dituurunkan/Tetap/Na as Tin
ik dakan

10 -07-2022
10-04-2022
KONSEP MANAGEMEN RISIKO
 5 Step 5 : Risk Comunication & Consultation

• Manajemen risiko harus dikomunikasi dan diketahui oleh

semua pihak yang berkepentingan (managemen, karyawan,
pemasok, pelanggan) sehingga akan memberikan manfaat
dan keuntungan bagi semua.
• Tujuannya agar setiap individu dalam perusahaan memahami
atas:
 Kesadaran risiko,
 Budaya risiko,
 Kematangan risiko.

• Media komunikasi dirancang agar mudah dipakai oleh semua

pihak, dapat berupa;
 Pedoman kerja (SOP, IK),
 Edaran,
 petunjuk praktis,
 forum komunikasi.

• Dalam proses manajemen risiko semua pihak harus

dilibatkan sesuai dengan porsinya masing-masing dan
lingkup kegiatannya. Tanpa partisipasi aktif, manajemen risiko
tidak akan dapat berhasil dengan baik.
 KESIMPULAN
 Untuk mencapai tujuan yang efektif dan efisien sistim managemen mutu berbasis

proses dan managemen resiko

 Melakukan managemen resiko di setiap tahapan proses bertujuan menilai dan menge-
tahui kemungkinan resiko yang akan terjadi dan membuat perencaan antisipasi

 Manajemen risiko terintegrasi merupakan suatu proses identifikasi daftar risiko, penyu-
sunan prioritas risiko, melakukan analisis risiko, pengelolaan risiko dan evaluasi.

 Risiko tersebut dinilai menurut dampak, probabilitas dan detectabilitas, dimasukkan ke

dalam tabel matriks grading risiko untuk mengetahi kategori resiko sehingga dapat
dilakukan pengelolaan risiko yang sesuai.

 Suatu masalah atau risiko yang timbul bila di manajemen dengan baik maka akan
menghasilkan layanan yang baik.

 Dengan manajemen risiko yang baik maka akan dapat meningkatkan kualitas mutu
pelayanan dan juga keselamatan pasien