Pelatihan CPOB dasar

Sistem Manajemen Mutu Industri Farmasi

7 APRIL 2021
A.RETNO TYAS UTAMI
Materi pelatihan sesi 1

Sistem Mutu Industri Farmasi :

- Manajemen Risiko Mutu
- Pengkajian mutu produk
- Penanganan penyimpangan
- Tindakan perbaikan dan pencegahan /CAPA
Referensi: Pedoman CPOB 2018, ICH Q9, GMP PIC/s,
ISPE training slides
Tujuan dan luaran
pelatihan (sesi1)
Tujuan:
 Peserta memahami filosofi Cara Pembuatan Obat yang Baik
 Peserta dapat mengidentifikasi implementasi CPOB pada
aspek dasar Sistem mutu seperti :
 Pengkajian mutu produk
 Manajemen risiko mutu
 Penanganan penyimpangan
 Tindakan koreksi dan pencegahan (TKTP/CAPA)
Luaran: peserta mempunyai pengetahuan untuk melakukan
verifikasi terhadap implementasi penerapan CPOB
Filosofi CPOB /GMP
 Kualitas obat dibangun dari proses pembuatan yang valid dan terjaga
secara terus menerus sebagaimana tujuan penggunaan produknya
 Bahkan sejak produk masih didesain aspek CPOB sudah
diperhitungkan untuk mempertahankan kualitas sebagai mana target
profil produk dibuat sesuai tujuan penggunaan
 CPOB digerakkan oleh system yang saling terkait dan melibatkan
Personel, manajemen, fasilitas, mesin dan peralatan, bahan/material,
sarana penunjang, teknologi
 Jika salah satu komponen system tidak berjalan baik maka akan
memengaruhi komponen lain dan kinerja keseluruhan. Oleh karena
itu manajemen risiko mutu harus diterapkan agar dapat
mengendalikan risiko mutu yang dapat berdampak pada mutu
produk dan keamanan pasien pengguna obatnya
 Sistem Mutu Industri Farmasi
 1.1 Konsep yang mencakup semua aspek baik secara
individual dan kolektif akan memengaruhi mutu produk. CPOB
adalah elemen penggeraknya
 1.2 CPOB meliputi semua siklus hidup produk sejak
pengembangan sampai produk tersebut tidak dibuat lagi
 1.3 Sistem mutu hendaklah sesuai dengan luas dan
kompleksitas dari aktivitas perusahaan. Desain system
mempertimbangkan manajemen risiko disetiap unit/bagian
dari system dimana efektivitas system akan tercermin pada
tingkat unitnya
 PHARMACEUTICAL QUALITY SYSTEM/
SISTEM MUTU INDUSTRI FARMASI

Product Transfer Commercial Product

development technology manufacturing discontinuation

Investigational products

CPOB /GMP
MANAGEMENT RESPOSIBILITIES

PROCESS PERFORMANCE AND PRODUCT QUALITY MONITORING SYSTEM

PQS CAPA SYSTEM , CHANGE MANAGEMENT SYSTEM
ELEMENTS MANAGEMENT REVIEW

ENABLERS KNOWLEDGE MANAGEMENT

QUALITY RISK MANAGEMENT

 Sistem Mutu Industri Farmasi… lanjutan

 1.4 Dalam pembuatan obat system mutu mencakup semua

rangkaian desain produk, material, proses, pengawasan,
pelulusan, perubahan, inspeksi diri dll.
 1.5 Sistem Mutu industry Farmasi harus dijamin tersedia dan
dilaksanakan oleh Manajemen Puncak
 1.6 Sistem mutu harus dikaji secara berkala
 1,7 Pelaksanaan system mutu harus ditetapkan dan
didokumentasikan dalam Kebijakan Mutu yang mencakup
tanggung jawab manajemen
MANAJEMEN RISIKO MUTU (MRM)
 Suatu proses sistematik untuk melakukan penilaian,
pengendalian, komunikasi dan pengkajian risiko terhadap
mutu produk/Obat
 Proses ini dapat dilakukan proaktif maupun retrospektif
 Mengikuti dua prinsip dasar:
a. Evaluasi risiko terhadap mutu dilakukan berdasarkan pengetahuan
secara ilmiah, pengalaman dengan proses yang telah disetujui dan
dikaitkan dengan perlindungan pasien
b. Tingkat upaya pengambilan keputusan , formalitas dan dokumentasi
dari proses MRM sepadan dengan tingkat risiko
Tipikal proses Manajemen Risiko Mutu
Initiate
Quality Risk Management Process

Risk Assessment
 Apakah yang dapat menyebabkan
Risk Identification
terjadinya risiko atau apa penyebab yang
Risk Analysis yang sudah terjadi?
Risk Evaluation
unacceptable
 Seperti apa probabilitas atau
kekerapannya?

R i sk Management tool s
Ri s k Commun ication

Risk Control

Risk Reduction  Bagaimana dampaknya?

Risk Acceptance  Seberapa tingkat keparahan
dampaknya? Apakah ada hal yang
Output / Result of the
Quality Risk Management Process
dapat mencegah terjadinya?
Risk Review

Review Events
Karakteristik risiko pada produk Farmasi

ISPE Indonesia Affiliate training slide

Pengkajian Risiko / Risk assessment

 Apakah yang dapat menyebabkan

terjadinya risiko atau apa penyebab
Risk Identification
yang yang sudah terjadi?
 Seperti apa probabilitas atau
Risk Analysis kekerapannya?
 Bagaimana dampaknya?
Risk Evaluation  Seberapa tingkat keparahan
dampaknya? Apakah ada hal yang
dapat mencegah terjadinya?

Definisikan risiko secara tepat

dan buat pernyataan yg jelas
dalam melakukan Kajian
Pengendalian risiko /Risk
control
Risk Control  "Actions implementing
risk management
Risk Reduction decisions" (ICH Q9)
 Includes risk reduction
(if applicable) and risk
acceptance
Risk Acceptance

Pada Langkah ini Pengendalian

risiko harus diputuskan sebagai
luaran dari MRM dan harus
dikomunikasikan dengan semua
pihak yang berkepentingan
Risk Review

 "Review or monitoring of
output/results of the risk
management process considering
Review Events (if appropriate) new knowledge and
experience about the risk." (ICH
Q9)
 Ensures nothing has changed to
affect the QRM assumptions, output
and conclusions
 Consider during product review
Komunikasi
risiko
QRM tools – some of them!

 Basic risk management facilitation methods (flowcharts, check

sheets etc.);
 Failure Mode Effects Analysis (FMEA);
 Failure Mode, Effects and Criticality Analysis (FMECA);
 Fault Tree Analysis (FTA);
 Hazard Analysis and Critical Control Points (HACCP);
 Hazard Operability Analysis (HAZOP);
 Preliminary Hazard Analysis (PHA);
 Risk ranking and filtering;
 Supporting statistical tools.
Potential application of MRM

ISPE Indonesia : QRM training slide 2019

MRM – miss used

 Sudah ditetapkan keputusan yang diinginkan dan

menggunakan MRM untuk membuat justifikasi
 Menggunakan asumsi yang tidak valid supaya arah
keputusannya seperti yang diinginkan
 Tujuan mengurangi biaya (menaikkan keuntungan)
seringkali menjadi alasan melakukan MRM
 Efisiensi biaya seharusnya bisa menjadi luaran sekunder, bukan
yang utama
 menetapkan toleransi risiko yang bervariasi .
Mengandung unsur subyektif (subjective inclusion)
PENGKAJIAN MUTU PRODUK /
Product Quality Review (PQR)
 Pengkajian secara berkala untuk membuktikan proses pembuatan
yang konsisten, kesesuaian dengan bahan awal, bahan kemas dan
produk jadi.
 Untuk melihat tren dan mengidentifikasi perbaikan yang diperlukan
untuk produk dan proses
 Biasanya dilakukan setiap tahun dan didokumentasikan dengan
mempertimbangkan hasil kajian sebelumnya terhadap aspek legal
produk dan mutu produk
 Dilakukan terhadap semua produk yang memiliki izin edar di dalam
dan diluar negeri dan pembuatan berdasarkan kontrak
Area spesifik dalam PQR
 Aspek legal: peraturan regulatori dan status registrasi
 External: penarikan produk, complain, aspek Keamanan /PV
 Proses : control/pengawasan, perubahan dan validasi proses
 Produk: pengujian produk, OOS, TMS, sampel pertinggal dan
stabilitas
 Pengujian mutu: spesifikasi produk, metoda Analisa dan
perubahan
 Event/ kejadian: CAPA terkait produk dan
penyimpangan/deviasi
Deviasi

 Suatu kejadian atau insiden tidak diharapkan pada saat

proses atau setelah proses pembuatan, pengujian, ,
pengemasan, penyimpanan dan transportasi
 Pengecualian atau pengubahan dari prosedur yang telah
ditetapkan missal SOP; Masterbatch record, dst
 Exceed pre-established manufacturing or analytical criteria • time •
temperature –
 Use of “wrong” equipment or material (other than specified)
 Use of equipment or material wrong
 Accidental (unplanned) versus intentional (planned)
 An unexpected, unpredictable occurrence
Kategori deviasi

Minor Deviation:
 Deviasi yang tidak berdampak pada mutu produk atau berpotensi menimbulkan
komplain dan/datau perubahan efek terapetik pada penggunaannya .
Major Deviation:
 Deviasi yang berdampak langsung ketika digunakan pasien, berpotensi
menimbulkan efek tidak diinginkan, adanya kemungkinan pengurangan khasiat
dari produk , atau berpotensi menjadi complaint
Critical Deviation:
 Deviasi yang berdampak langsung terhadap pasien atau dapat menimbulkan
kejadian yang fatal, kematian atau kegagalan terapi dan terjadinya penarikan
produk ( product recall)
Mengapa Deviasi harus dikelola?
(Diinvestigasi, diperbaiki dan didokumentasi)
 Mutu, Khasiat dan keamanan produk mapupun harapan konsumen terkait mutu
bisa terdampak .)
 Deviasi bisa menjadi kelemahan dari dokumen teregistrasi
 Deviasi punya impact terhadap system validasi
 Deviasi bisa menjadi unsur ketidakpatuhan dalam penerapan CPOB misalnya :
kontaminasi silang, ketercampur bauran, penyimpangan SOP dan prosesedur
teknis
 Deviasi akan memicu tindakan koreksi untuk perbaikan selanjutnya
 Deviasi juga dapat menjadi pertanyaan terhadap kelangsungan (tahapan) proses
produksi
 Deviasi yang diketahui berdampak pada produk lain yang telah diluluskan harus
ditindaklanjuti , mungkin sampai pada penarikan produk
Siapa yang bertanggung jawab
jika terjadi deviasi?
Unit operasional (Gudang, produksi, lab uji, penunjang)
 Menginformasikan deviasi sesuai jangka waktu yang ditentukan
 Mengidentifikasi dan dokumentasikan deviasinya .
 Membantu QA melakukan investigasi
 Melaksanakan Tindakan perbaikan dan pencegahan
Quality Assurance/ Pemastian mutu
 Bertanggung jawab tehadap keseluruhan penerapan CPOB
 Memantau kegiatan investigasi
 Memberikan persetujuan Laporan hasil investigasi dan keputusan tindak lanjut
 Memastikan tindak lanjut dilakukan sesuai Instituting Appropriate Actions
 Melakukan penolakan bets atau keputusan lainnya.
Tindakan Korektif dan Tindakan
Pencegahan (TKTP)/CAPA
 Tercantum di BAB 9, dibawah sub judul Prosedur penanganan dan
investigasi keluhan termasuk cacat mutu yang mungkin terjadi
 Sistem ini merupakan bagian dari CPOB yang ruang lingkupnya
menjadi luas karena termasuk cacat mutu yang mungkin terjadi,
artinya deviasi dalam proses Ketika produk dibuat, termasuk dalam
lingkup ini.
 Tindakan ini merupakan Tindakan responsive atas sebuah event
atau kejadian yang menyimpang
 Prosedur untuk melaksanakan tindakan ini harus tersedia dan
mencakupi seluruh rangkaian secara runut dan terdokumentasi.
Tindakan Korektif dan Tindakan
Pencegahan (TKTP)/CAPA ….lanjutan
 Tahap investigasi dilakukan secara sistematis melalui proses MRM
untuk mencari penyebab utama/ root cause dari event tersebut,
didokumentasikan dan dikomunikasikan dengan semua pihak yang
terlibat dlam event dan investigasi
 Ekspektasi dari Tindakan ini haruslah sampai kepada implementasi
tindakan pencegahan
 Harus tersedia data dan informasi yang cukup untuk melakukan
ivestigasi, terutama jika menyangkut cacat mutu produk di pasaran
termasuk kemungkinan terjadinya pemalsuan.
 Semua keluhan tentang mutu produk harus didokumentasikan dan
dikomunikasin segera, sebelum diputuskan tindak lanjut investigasi
Langkah dasar proses TKTP/CAPA

Initiate Define the Investigate

CAPA problem root cause

Solution

Conduct Verification/
Implementa
effectiveness validation
tion
review
Persamaan dan perbedaan Tindakan korektif
(C) dan tindakan pencegahan (P)
Persamaan:
 Keduanya ditetapkan melalui proses yang sama
 Tujuannya adalah mencegah terjadinya keberulangan masalah
Perbedaan:
C:
 ditetapkan berdasarkan pengalaman masalah yg serupa dan telah dibuktikan
solusinya dapat memperbaiki penyebab masalah
 Dalam kasus ini identifikasi akar masalah sangat pentinguntuk segera mengenali
masalah yang terjadi
P:
 ditetapkan sejak awal untuk mengeliminasi masalah (biasanya Critical)
 Jika pada implementasi diduga masih ada kemungkinan terjadi masalah, maka
control risiko yang sesuai harus ditetapkan untuk pencegahan dan dievaluasi periodik
Inspectors points of view

 Sistem Mutu Industri Farmasi adalah entry point ketika audit, cermati
informasi sejak opening meeting tentang system yang berjalan dalam
menjalankan perusahaan:
 Visi dan misi
 Organisasi
 Status regulatori fasilitas dan produk (sertifikasi, MAH)
 Pembagian tanggung jawab disemua unit operasional
 Alur kerja di fasilitas biasanya dipresentasikan sebelum site tour, catat
pertanyaan yang akan relevan dengan tempat yang akan dikunjungi.
 Verifikasi Dokumen ketika audit sistem mutu amat penting. Antara
kebijakan dengan prosedur; antara prosedur dengan implementasi;
antara PQR dengan banyak komponenterkait seperti: Deviasi, CAPA,
Validasi, Variasi, Penarikan produk dll
RANGKUMAN
 Sistem Mutu Industri Farmasi (SMIF) mencerminkan pengelolaan siklus hidup
produk yang dihasilkan dan dipasarkan oleh industry farmasi tersebut.
 Elemen-elemen dalam system mutu harus dipastikan diimplementasikan
dengan baik:
 Kinerja proses pembuatan,
 Pengkajian mutu produk,
 Sistem Penanganan Deviasi dan CAPA,
 Manajemen Perubahan,
 kaji ulang manajemen
 Penerapan Manajemen Risiko Mutu yang benar, disemua elemen CPOB
mencerminkan kompetensi majemen dalam system keseluruhan
TERIMAKASIH