Quality Management System

Mutu (Quality)?

The degree to which a set of inherent

properties of a product, system or
process fulfils requirements. (ICH Q9)
Pemegang izin Industri Farmasi harus membuat
obat sedemikian rupa agar sesuai dengan tujuan
penggunaan, memenuhi persyaratan Izin Edar, atau
persetujuan uji klinik, jika diperlukan, dan tidak
menimbulkan risiko yang membahayakan pasien
pengguna disebabkan karena keamanan, mutu atau
efektivitas yang tidak memadai
• Manajemen puncak memiliki tanggung jawab tertinggi
untuk memastikan efektivitas penerapan Sistem Mutu
Industri Farmasi untuk mencapai sasaran mutu, dan,
peran, tanggung jawab, dan wewenang tersebut
ditetapkan, dikomunikasikan serta diterapkan di seluruh
organisasi.
• Manajemen puncak hendaklah menetapkan kebijakan
mutu yang menguraikan keseluruhan maksud dan
tujuan perusahaan terkait mutu dan hendaklah
memastikan kesesuaian dan efektivitas Sistem Mutu
Industri Farmasi dan pemenuhan CPOB melalui
keikutsertaan dalam tinjauan manajemen.
Kebijakan Mutu (Quality Policy)
• merupakan pernyataan formal dari manajemen puncak suatu industri
farmasi dan menyatakan arahan serta komitmen terhadap mutu produk.
• Kebijakan mutu hendaklah dirumuskan dan ditandatangani oleh
manajemen puncak (president director atau general manager atau chief
executive officer) sebagai bentuk komitmen penerapan mutu di industri
yang bersangkutan
• “Kebijakan Mutu” memerlukan partisipasi dan komitmen jajaran di
semua departemen di dalam perusahaan, para pemasok dan para
distributor
Manajemen Mutu
• Semua aktivitas dari keseluruhan fungsi manajemen
yang menentukan kebijakan mutu, sasaran, dan
tanggung jawab serta penerapannya melalui antara
lain perencanaan mutu, pengendalian mutu,
pemastian mutu, dan peningkatan mutu di dalam
sistem mutu.
Unsur dasar manajemen mutu
• infrastruktur atau sistem mutu Industri Farmasi
yang tepat :
struktur organisasi, prosedur, proses dan sumber daya

• tindakan sistematis (Pemastian Mutu)  untuk

mendapatkan kepastian dengan tingkat kepercayaan yang tinggi,
sehingga produk (atau jasa pelayanan) yang dihasilkan akan
selalu memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan
 QA v.s QC?
• Pemastian (manajemen) Mutu adalah suatu konsep luas yang mencakup semua
aspek, baik secara tersendiri maupun secara kolektif, yang akan memengaruhi mutu
dari obat yang dihasilkan.
Pemastian Mutu adalah totalitas semua pengaturan yang dibuat dengan tujuan untuk
memastikan bahwa obat dihasilkan memiliki mutu yang sesuai dengan tujuan
pemakaiannya.
Pemastian Mutu mencakup CPOB ditambah dengan faktor lain di luar Pedoman CPOB,
seperti desain dan pengembangan produk.

• Pengawasan Mutu adalah bagian dari CPOB yang berhubungan dengan pengambilan
sampel, spesifikasi dan pengujian, serta dengan organisasi, dokumentasi dan prosedur
pelulusan
memastikan bahwa pengujian yang diperlukan dan relevan telah dilakukan dan bahwa
bahan yang belum diluluskan tidak digunakan serta produk yang belum diluluskan tidak
dijual atau dipasok sebelum mutunya dinilai dan dinyatakan memenuhi syarat.
Quality Management System
Kewenangan dan tanggung jawab kepala bagian
pengawasan mutu
• menyetujui atau menolak bahan awal, bahan pengemas, produk antara, produk
ruahan dan produk jadi;
• memastikan bahwa seluruh pengujian yang diperlukan telah dilaksanakan;
• memberi persetujuan terhadap spesifikasi, petunjuk kerja pengambilan sampel,
metode pengujian dan prosedur pengawasan mutu lain;
• memberi persetujuan dan memantau semua analisis berdasarkan kontrak;
• memeriksa pemeliharaan bangunan dan fasilitas serta peralatan di bagian
pengawasan mutu;
• memastikan bahwa validasi yang sesuai telah dilaksanakan; dan
• memastikan bahwa pelatihan awal dan berkesinambungan bagi personil di
departemennya dilaksanakan dan diterapkan sesuai kebutuhan
Kewenangan dan tanggung jawab kepala bagian
Manajemen mutu (Pemastian Mutu)
• memastikan penerapan (dan, bila diperlukan, membentuk) sistem
mutu;
• ikut serta dalam atau memprakarsai pembentukan manual mutu
perusahaan;
• memprakarsai dan mengawasi audit internal atau inspeksi diri
berkala;
• melakukan pengawasan terhadap fungsi bagian Pengawasan Mutu;
• memprakarsai dan berpartisipasi dalam pelaksanaan audit eksternal
(audit terhadap pemasok);
Kewenangan dan tanggung jawab kepala bagian
Manajemen mutu (Pemastian Mutu)
• memprakarsai dan berpartisipasi dalam program validasi;
• memastikan pemenuhan persyaratan teknik atau peraturan Badan
Pengawas Obat dan Makanan (Badan POM) yang berkaitan dengan
mutu produk jadi;
• mengevaluasi/mengkaji catatan bets; dan
• meluluskan atau menolak produk jadi untuk penjualan dengan
mempertimbangkan semua faktor terkait.
obat tidak dijual atau didistribusikan sebelum kepala Manajemen Mutu (Pemastian Mutu)
menyatakan bahwa tiap bets produksi dibuat dan dikendalikan sesuai dengan persyaratan
yang tercantum dalam izin edar dan peraturan lain yang berkaitan dengan aspek produksi,
pengawasan mutu dan pelulusan produk
Untuk mencapai tujuan mutu secara konsisten dan
dapat diandalkan, diperlukan sistem Pemastian Mutu
yang didesain secara menyeluruh dan diterapkan
secara benar serta menginkorporasi Cara Pembuatan
Obat yang Baik termasuk Pengawasan Mutu dan
Manajemen Risiko Mutu
Quality Risk Management (Manajemen Risiko
Mutu)

VS
 Risiko (risk)
• “effect of uncertainty on objectives” and an effect is a
positive or negative deviation from what is expected
(ISO 31000 (2009), Risk Management)
• the combination of the probability of occurrence of
harm and the severity of that harm
(ICH Q9 Guideline, Quality Risk Management)
• kombinasi probabilitas terjadi kerusakan (pada
kesehatan masyarakat) dan tingkat keparahan dari
kerusakan tersebut
(CPOB 2018 aneks 13)
•
Manajemen Risiko Mutu
• Proses sistematik untuk menilai, mengendalikan, mengomunikasikan,
dan mengkaji risiko terhadap mutu obat sepanjang siklus-hidup
produk.

efektif
• lebih menjamin mutu obat yang tinggi untuk pasien
• memfasilitasi pengambilan keputusan yang lebih baik dengan
informasi yang lebih lengkap

• meningkatkan keyakinan Badan POM akan kemampuan perusahaan dalam

menangani potensi risiko, sehingga dapat bermanfaat pada tingkat dan rentang
pengawasan Badan POM.
• Penggunaan Manajemen Risiko Mutu yang
tepat dapat memberi kemudahan namun tidak
meniadakan kewajiban industri untuk
memenuhi persyaratan sesuai peraturan yang
ditetapkan dan tidak dapat menggantikan
komunikasi yang diperlukan antara industri
dan Badan POM.
CPOB 2018 aneks 13
• Berbagai pihak mungkin memiliki persepsi kerusakan
potensial yang berbeda, memberikan nilai probabilitas
yang berbeda dan tingkat keparahan yang berbeda bagi
tiap kerusakan yang terjadi
• Terkait dengan obat, walaupun terdapat berbagai
pemangku kepentingan, termasuk pasien dan praktisi
kesehatan juga industri dan pemerintah, perlindungan
terhadap pasien mutlak dipertimbangkan sebagai yang
terpenting dalam pengelolaan risiko terhadap mutu
produk.
CPOB 2018 aneks 13
• Dua prinsip utama dalam Manajemen Risiko Mutu
adalah:
 Evaluasi risiko terhadap mutu hendaklah
berdasarkan pengetahuan ilmiah dan dikaitkan
dengan perlindungan pasien sebagai tujuan akhir
Tingkat usaha, formalitas, dan dokumentasi
pengkajian risiko mutu hendaklah setara dengan
tingkat risiko yang ditimbulkan
Tujuan QRM terhadap Risiko
• Identifikasi
• Pengukuran
• Mengurangi
Hingga nil risiko???
Hingga level tertentu yang dapat diterima
Implementasi pengkajian risiko
• Implementasi sistem mutu
• Pengembangan produk
• Penentuan desain mesin, bangunan
• Perawatan dan kalibrasi
• Validasi Proses, Validasi Pembersihan, Kualifikasi alat /
perangkat lunak
• Fungsi Pengawasan Badan POM
• dll
Langkah dalam memulai proses Manajemen Risiko
Mutu
• Tetapkan masalah dan/atau risiko yang dipersoalkan,
termasuk asumsi terkait yang mengidentifikasi potensi
risiko.
• Kumpulkan latar belakang informasi dan/ atau data bahaya
potensial, ancaman atau pengaruh pada kesehatan manusia
yang relevan untuk penilaian risiko.
• Tentukan pemimpin dan sumber daya yang diperlukan.
• Tetapkan batas waktu, hasil yang akan dilaporkan dan
tingkat pengambilan keputusan yang layak untuk proses
manajemen risiko.
Penilaian risiko
• dilakukan dengan menjawab pertanyaan dasar

What might go wrong?

What is likelihood
(probability) it will go
wrong?

What are the

consequences
(severity)?
Tahap penilaian risiko
• Identifikasi risiko
Informasi digunakan secara sistematis untuk mengidentifikasi bahaya
menyangkut risiko yang dipersoalkan atau deskripsi masalah

• Analisis risiko
Estimasi terhadap risiko terkait bahaya
yg diidentifikasi

• Evaluasi risiko
Membandingkan risiko yg diidentifikasi
dan dianalisis terhadap kriteria risiko yg
ditentukan
Penilaian Risiko
• RISIKO, merupakan kombinasi dari:
Probabilitas terjadinya kerusakan (harm)
Keparahan (severity) dari kerusakan yang timbul

RISIKO = PROBABILITAS X KEPARAHAN

(probability) (Severity)

*) Risiko dapat diperkecil dengan menurunkan nilai salah

satu aspek diatas
Penilaian Risiko
• Kemampuan Deteksi akan berpengaruh terhadap
Risiko
Kemampuan
deteksi rendah,
risiko tinggi

Kemampuan
deteksi tinggi,
risiko rendah
Penilaian risiko

Numeris

Kuantitatif

OUTPUT
Kualitatif
Deskripsi
e.g: “tinggi”, “sedang”,
“rendah”
Pengendalian Risiko
• Penetapan keputusan untuk:
Mengurangi risiko hingga tingkat yg dapat diterima, dan
atau
Menerima sisa risiko

Diperlukan pemahaman secara optimal mengenai risiko yg

timbul (benefit-cost analysis)
Fokus dalam pengendalian risiko:
• Apakah risiko tersebut melebihi tingkat yang dapat
diterima?
• Apa yang dapat dilakukan untuk mengurangi atau
menghilangkan risiko?
• Bagaimana keseimbangan yang layak antara keuntungan,
risiko dan sumber daya?
• Apakah muncul risiko baru sebagai hasil identifikasi risiko
yang sedang dikendalikan?
METODOLOGI MANAJEMEN RISIKO
Perangkat (Tools) QRM (CPOB 2012):
• Metode dasar manajemen risiko (flowcharts, check sheets, dll)
• Failure Mode Effects Analysis (FMEA)
• Failure Mode, Effects and Criticality Analysis (FMECA)
• Fault Tree Analysis (FTA)
• Hazard Analysis and Critical Control Points (HACCP)
• Hazard Operability Analysis (HAZOP)
• Preliminary Hazard Analysis (PHA)
• Penyaringan dan pemberian skala (pemeringkatan) risiko
• Perangkat statistik pendukung
Metode dan tools
• Tidak ada tool yang salah
• Lebih baik menggunakan tool yang sederhana (simpel)
• Beberapa metode analisa umumnya bisa saling
menggantikan (interchangeable)
• Metode/tool dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan
• Informasi yang tersedia dan beberapa pertanyaan risiko
yang dapat terjadi akan membantu dalam pemilihan tool
 FMEA (Failure Mode Effects Analysis)

RPN (Risk Priority Number) =

Keparahan (Severity) x Kejadian (Occurance) x Kemampuan deteksi (Detectability)

Contoh

RISIKO RPN Prioritas Penyelesaian

Minor ≤4 Rendah
Mayor 5-8 Sedang
Kritikal >8 Tinggi
Contoh tingkat keparahan (Severity)
Contoh tingkat kejadian(Occurance)
Contoh tingkat Deteksi
Studi kasus
Studi kasus
• Sebuah perusahaan farmasi sedang merencanakan import vaksin dari produsennya
di luar negeri. Agar memperoleh biaya import yang murah, bagian supply chain telah
mendisain cara pengiriman seperti pengiriman produk tablet yang pernah dilakukan
,yaitu:
 Kemasan menggunakan box biasa (bukan insulation box).
 Cara pengiriman/transportasi produk melalui laut (sea freight) dengan kondisi suhu kamar
(ambient) dan tanpa dilengkapi dengan ice-pack.
 Selama pengiriman tidak dilengkapi dengan alat perekam suhu (data logger)

• Pada penandaan produk vaksin disebutkan “Simpan di tempat dingin (2-8oC)”.

• Bagaimana implementasi QRM pada kasus ini?
Penilaian tingkat S,O,D
severity nilai kondisi
Rendah 1 Cara pengiriman produk menunjukkan risiko yang rendah
terhadap kualitas, keamanan, dan khasiat produk, serta
tidak menyebabkan gangguan kesehatan pada pasien
Sedang 3 Cara pengiriman produk menunjukkan risiko kerusakan yang
sedang terhadap kualitas, keamanan, dan khasiat produk,
serta dapat menyebabkan gangguan kesehatan pada pasien.
tinggi 9 Cara pengiriman produk menunjukkan risiko kerusakan yang
tinggi terhadap kualitas, keamanan, dan khasiat produk,
serta dapat menyebabkan gangguan kesehatan yang parah
pada pasien.
Penilaian tingkat S,O,D
occurance nilai kondisi
Rendah 1 Kurang dari 1% produk akan mengalami risiko
kerusakan
Sedang 3 > 1-5 % produk akan mengalami risiko kerusakan
tinggi 9 > 5% produk akan mengalami risiko kerusakan
Penilaian tingkat S,O,D
detectability nilai kondisi
Rendah 9 Pemantauan suhu produk tidak dapat dideteksi selama
proses pengiriman berlangsung
Sedang 3 Pemantauan suhu produk selama pengiriman dapat
dilakukan namun ada delay waktu, misal: pembacaan
suhu selama pengiriman dapat dilakukan setelah
produk sampai di gudang.
tinggi 1 Pemantauan suhu produk selama pengiriman dapat
dilakukan segera, misal: setiap box pengiriman
mempunyai pencatatan/pembacaan suhu produk
selama proses pengiriman sedang berlangsung
 Kriteria RPN
D

1 3 9 SxO
1 3 9
81 81 243 729
1 1 3 9
27 27 81 243
3 3 9 27
SxO
9 9 27 81 9 9 27 81

3 3 9 27

1 1 3 9

Risiko rendah 1-3

Risiko sedang 9-81
Risiko tinggi 243-729
 Penilaian FMEA
Tahapan Kejadian yang Kondisi kejadian S Tingkat O Kemampuan D RP
Proses dapat yang dapat kemungkinan alat N
menyebabkan menyebabkan (probabilitas) pendeteksian
resiko pada keparahan pada kejadian yang saat
mutu produk kualitas, keamanan, terhadap ini terpasang
keseluruhan
produk
Importasi Pengiriman Cara pengiriman 9 Semua atau > 5% 9 Pemantauan 9 729
dan vaksin pada Produk menunjukkan produk akan suhu produk
Pengirima suhu kamar resiko kerusakan yang mengalami tidak dapat
n (ambient) dan tinggi terhadap kualitas, resiko dideteksi
Vaksin tanpa keamanan, dan khasiat kerusakan selama proses
dilengkapi produk, serta dapat pengiriman
dengan menyebabkan berlangsung
datalogger gangguan kesehatan
yang parah pada
pasien.
 mitigasi

Tahapan S O D RPN Tindakan perbaikan yg Target implementasi S O D RPN

Proses direkomendasikan

Importasi 9 9 9 729 Menggunakan box khusus yg Studi pengiriman akan 1 1 3 3

dan dapat menjaga suhu dilakukan sebelum
Pengiriman (insulation box) importasi
Vaksin Menggunakan ice packs agar Desain pengiriman akan
suhu tetap dingin diimplementasikan sejak
Diberikan data logger untuk impor lot pertama
memantau suhu
Menggunakan air freight
Akan dilakukan study
pengiriman dengan kondisi
tersebut
Diskusi
• Suatu industri farmasi mendapatkan laporan bahwa produk tablet
vitamin C yang diproduksinya menyebabkan shock anafilaksis pada
pasien hingga menyebabkan pasien-pasien tersebut perlu
mendapatkan perawatan intensif di RS. Setelah ditelusuri dari sampel
pertinggal dan catatan pengolahan bets, diketahui bahwa tablet
vitamin C pada bets tersebut kemungkinan terkontaminasi
parasetamol dan alat pencetak tablet yang digunakan untuk
memproduksi bets vitamin C tersebut sebelumnya digunakan untuk
mencetak tablet parasetamol.
• Saat ini sudah terdapat SOP pembersihan alat dan SOP higienitas
personel
• Bagaimana langkah anda untuk mencegah kesalahan tersebut dapat
terulang?
 Inspeksi diri
• mengevaluasi apakah semua aspek produksi dan pengawasan mutu industri
farmasi memenuhi ketentuan CPOB
• Program inspeksi diri hendaklah dirancang untuk mendeteksi kelemahan
dalam pelaksanaan CPOB dan untuk menetapkan tindakan perbaikan yang
diperlukan
• Anggota tim hendaklah dipilih personil yang:
1. menguasai CPOB dan mengetahui cara penerapannya,
2. berpengalaman pada bidangnya, dan
3. independen dari bagian yang diinspeksi.
 Fokus pada tujuan:
menemukan hal yg
perlu diperbaiki

Inspeksi diri
Mencari kesalahan
orang

Laporan:
Semua temuan, tingkat kekritisan, saran perbaikan (CAPA)
 Penanganan keluhan dan penarikan kembali
terhadap produk
Keluhan dan semua
informasi terkait
kemungkinan kerusakan
obat
Produksi, QC, gudang, Pasien, Apt, dr, paramedic,
pemasaran dalam luar klinik, RS, distributor, BPOM

Pengkajian dan penanganan

secara teliti seusai prosedur
tertulis

• Untuk menangani semua kasus yang mendesak, hendaklah disusun suatu sistem, bila perlu
mencakup penarikan kembali produk yang diketahui atau diduga cacat dari peredaran
secara cepat dan efektif.
keluhan
• Tiap keluhan hendaklah diselidiki dan dievaluasi secara menyeluruh
dan mendalam serta mencakup:
a. pengkajian seluruh informasi mengenai laporan atau keluhan;
b. inspeksi atau pengujian sampel obat yang dikeluhkan dan diterima
serta, bila perlu, pengujian sampel pertinggal dari bets yang sama;
dan
c. pengkajian semua data dan dokumentasi termasuk catatan bets,
catatan distribusi dan laporan pengujian dari produk yang
dikeluhkan atau dilaporkan.
Penarikan kembali
• proses penarikan dari satu atau beberapa bets atau seluruh
bets produk tertentu dari rantai distribusi karena keputusan
bahwa produk tidak layak lagi untuk diedarkan.

• Keputusan ini dapat bersumber dari Badan POM atau dari

industri
Pelaksanaan penarikan kembali
1. Tindakan penarikan kembali produk hendaklah dilakukan
segera setelah diketahui ada produk yang cacat mutu atau
diterima laporan mengenai reaksi yang merugikan;
2. Pemakaian produk yang berisiko tinggi terhadap kesehatan,
hendaklah dihentikan dengan cara embargo yang dilanjutkan
dengan penarikan kembali dengan segera. Penarikan kembali
hendaklah menjangkau sampai tingkat konsumen;
3. Sistem dokumentasi penarikan kembali produk di industri
farmasi, hendaklah menjamin bahwa embargo dan penarikan
kembali dilaksanakan secara cepat, efektif dan tuntas;
4. Pedoman dan prosedur penarikan kembali terhadap produk
hendaklah dibuat untuk memungkinkan embargo dan
penarikan kembali dapat dilakukan dengan cepat dan efektif
dari seluruh mata rantai distribusi.
 Dokumentasi
• Dokumentasi adalah bagian dari sistem informasi manajemen

• bagian esensial dari pemastian mutu.

• memastikan bahwa tiap personil menerima uraian tugas yang relevan secara jelas
dan rinci sehingga memperkecil risiko terjadi salah tafsir dan kekeliruan yang
biasanya timbul karena hanya mengandalkan komunikasi lisan
Jenis dokumen

INSTRUKSI: Perintah,
Persyaratan
DOKUMEN

CATATAN dan/atau LAPORAN

• Semua catatan terkait dengan proses produksi dan
pemeriksaan bahan awal yaitu: Catatan Pengolahan Bets,
Catatan Pengemasan Bets produk, catatan pengambilan
sampel, pemeriksaan serta pelulusan bahan awal dan bahan
pengemasnya

• Disimpan selama paling sedikit satu tahun setelah tanggal

daluwarsa
Dokumen Spesifikasi
• Bahan awal
• Bahan pengemas
• Produk antara dan Produk ruahan
• Produk jadi
Dokumen Produksi
• Dokumen Produksi Induk, berisi formula produksi dari suatu
produk dalam bentuk sediaan dan kekuatan tertentu,
• Prosedur Produksi Induk , terdiri dari Prosedur Pengolahan Induk
dan Prosedur Pengemasan Induk, yang masing-masing berisi prosedur
pengolahan dan prosedur pengemasan yang rinci untuk suatu produk
dengan bentuk sediaan, kekuatan dan ukuran bets spesifik
• Catatan Produksi Bets , terdiri dari Catatan Pengolahan Bets dan
Catatan Pengemasan Bets, yang merupakan reproduksi dari masing-
masing Prosedur Pengolahan Induk dan Prosedur Pengemasan Induk,
dan berisi semua data dan informasi yang berkaitan dengan
pelaksanaan produksi dari suatu bets produk
Dokumen prosedur dan catatan
• Penerimaan ( tiap pengiriman tiap bahan awal, bahan pengemas
primer dan bahan pengemas cetak)
• Pengambilan Sampel
• Pengujian
• Lain-lain (validasi, perakitan, kualifikasi, kalibrasi peralatan,
perawatan, pembersihan, sanitasi, pemantauan lingkungan,
pengendalian hama, keluhan, penarikan kembali, prosedur pelulusan
dan penolakan, catatan distribusi tiap batch, prosedur pengoperasian
peralatan utama, log book, dll)
referensi
• ICH Q9 dan Q10
• Pedoman CPOB 2018
• POPPCPOB 2012 jilid II 2014
• Ganggas Cahyono, 2016, MANAJEMEN RISIKO MUTU (QUALITY RISK
MANAGEMENT) disampaikan dalam workshop dan rakerda HISFARIN JATIM 14
Mei 2016
Terima Kasih