Laporan PKL Rifqy Akhbar A. 12191819 12.5A.39

PERANCANGAN PROGRAM SISTEM INFORMASI APLIKASI
MANAJEMEN PENGARSIPAN SURAT DAN DOKUMEN

SEKRETARIAT DIKTORAT JENDERAL BINA
PEMERINTAHAN DESA KEMENTERIAN DALAM NEGERI
BERBASIS WEB
LAPORAN
PRAKTIK KERJA LAPANGAN
Diajukan untuk memenuhi mata kuliah PKL pada Program Diploma Tiga (D3)
INDRA MAULANA NIM : 12190809
ADITYA WARMAN NIM : 12191435
RIFQY AKHBAR ALFIANSYAH NIM : 12192819
Program Studi Sistem Informasi Kampus Kota Bogor
Fakultas Teknik dan Informatika
Universitas Bina Sarana Informatika
2021
i
LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN PKL
LAPORAN PERSETUJUAN
PRAKTIK KERJA LAPANGAN
(PKL)
DOSEN PENASIHAT AKADEMIK

SISTEM INFORMASI
Kelas 12.5A.39
05 Jan 2022
(Anantha Zakharia, M.M) (Dicky Haryanto,M.Kom)
(Hilda Rachmi, M.Kom)
ii
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur Alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah
SWT, yang telah memberikan Rahmat dan Karunia-Nya, sehingga terselesaikananya
laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL). dengan judul : ”Perancangan Program
Sistem Informasi Aplikasi Manajemen Pengarsipan Surat dan Dokumen
Sekretariat Direktorat Jenderal Bina Pemerintahan Desa Kementerian Dalam
Negeri Berbasis web”. Yang merupakan salah satu syarat kelulusan mata Praktik
Kerja Lapangan program studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Informatika
Universitas Bina Sarana Informatika.
Selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan dan dalam menyelesaikan
laporan ini. Penulis telah banyak menerima bimbingan, pengarahan, petunjuk dan
saran, serta fasilitas yang membantu hingga akhir dari penulisan laporan ini. Untuk
itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang
terhormat:
1. Rektor Universitas Bina Sarana Informatika.
2. Dekan Fakultas Teknik dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika
3. Ketua Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Informatika Universitas
Bina Sarana Informatika
4. Anantha Zakharia,M.M. Dicky Haryanto,M.Kom. Hilda Rachmi,M.Kom selaku
Dosen Pembimbing Laporan PKL
Bogor, 05 januari 2022
penulis
iii
DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Judul Laporan PKL.................................................................................. i
Lembar Persetujuan Laporan PKL........................................................................ ii
Kata Pengantar....................................................................................................... iii
Daftar Isi................................................................................................................ iv
Daftar Simbol ....................................................................................................... vi
Daftar Gambar ...................................................................................................... xii
Daftar Tabel .......................................................................................................... xiii
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah................................................................................. 1
1.2.Tujuan dan Manfaat ........................................................................................ 3
1.3. Metode Penelitian .......................................................................................... 3
1.4. Ruang Lingkup .............................................................................................. 4
BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar ................................................................................................ 5
2.2. Peralatan Pendukung...................................................................................... 10
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan....................................................................................... 14
3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan................................................................. 14
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi............................................................ 16
3.2. Prosedur Sistem Berjalan............................................................................... 18
3.3. Activity Diagram............................................................................................ 88
3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan...................................................................... 24
3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran...................................................................... 24
3.6. Permasalahan Pokok....................................................................................... 25
3.7. Pemecahan Masalah....................................................................................... 25
iv
BAB IV PENUTUP
4.1. Kesimpulan..................................................................................................... 26
4.2. Saran............................................................................................................... 27
DAFTAR PUSTAKA.......................................................................................... 28
DAFTAR RIWAYAT HIDUP............................................................................ 29
LEMBAR NILAI PRAKTIK KERJA LAPANGAN....................................... 33
LAMPIRAN-LAMPIRAN.................................................................................. 39
v
DAFTAR SIMBOL
Entitas
Kumpulan objek atau sesuatu yang dapat dibedakan
atau dapat di identifikasi secara unik.
Relasi
Hubungan yang terjadi antara satu entitas atau lebih.
Kumpulan relationship yang sejenis disebut
relationship set.
Atribut atau Elemen Data
Karakteristik dalam entity atau relationship yang
mengerjakan penjelasan detail tentang entity atau
relationship atau dengan kata lain adalah kumpulan
elemen data yang membentuk suatu entitas
Connection
Digunakan sebagai penghubung entitas yang
membedakan entitas tersebut dengan enttas
lainnya.relasi.
vi
A. SIMBOL ACTIVITE DIAGRAM
STATUS AWAL
Status awal aktivitas sistem, sebuah diagram
aktivitas memiliki sebuah status awal
AKTIVITAS
Aktivitas yang dilakukan sistem, biasanya
diawali dengan kata kerja
DECISION
Asosiasi percabangan dimana jika ada pilihan
aktivitas lebih dari satu
JOIN
Asosiasi penggabungan dimana lebih dari satu
aktivitas digabungkan menjadi satu
STATUS AKHIR
Status akhir yang dilakukan sebuah
sistem,sebuah diagram aktivitas memiliki
sebuah status akhir
SWIMLINE
Memisahkan organisasi bisnis yang

jawab terhadap aktivitas yang terjadi
bertanggung
vii
B. SIMBOL USE CASE DIAGRAM
ACTOR
Orang, proses, atau sistem lain yang
berinteraksi dengan system informasi yang
akan dibuat di luar system informasi yang akan
dibuat itu sendiri.
USE CASE
Fungsionalitas yang disediakan system sebagai
unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit
atau actor.
ASSOCIATION
Komunikasi antara actor dan use case yang
berpartisi pasipada use case atau use case
memiliki interaksi dengan actor.
EXTEND
Relasi use case tambahan kesebuah use case
yang ditambahkan dapat berdiri sendiri walau
tanpa use case tambahan itu.
viii
GENERALIZATION
Hubungan generalisasi dan spesialisasi
(umum-khusus) antara dua buah use case
dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang
lebih umum dari lainnya.
INCLUDE
Relasi use case tambahan kesebuah use case
dimana use case yang ditambahkan
memerlukan use case ini untuk menjalankan
fungsinya atau sebagai syarat dijalankan use
case ini.
C. SIMBOL CLASS DIAGRAM
CLASS
Kelas pada stuktur sistem.
INTERFACE
Sama dengan konsep interface dalam
pemrograman berorientasi objek
ASSOCIATION
Relasi antar kelas dengan makna umum,
asosiasi biasanya juga disertai dengan
multiplicity.
ix
DIRECTED ASSOCIATION
Relasi antar kelas dengan makna kelas
yang satu digunakan oleh kelas yang lain.
GENERALIZATION
Relasi antar kelas dengan makna generalisasi -
spesialisasi (umum khusus)
DEPENDENCY
Relasi antar kelas dengan makna
kebergantungan antar kelas
AGGREGATION
Relasi antar kelas dengan makna semua bagian
(whole - part)
D. SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM
AN ACTOR
Menggambarkan orang yang sedang
berinteraksi dengan sistem
ENTITY CLASS
Menggambarkan hubungan kegiatan yang
akan dilakukan
x
BOUNDARY CLASS
Menggambarkan sebuah penggambaran dari
form
CONTROL CLASS
Menggambarkan penghubung antara
boundary dengan tabel
A FOCUS OF CONTROL
Menggambarkan tempat mulai dan
berakhirnya sebuah pesan
A LINE OF LIFE
Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang
memuat informasi-informasi tentang aktifitas
yang terjadi
xi
DAFTAR GAMBAR
1. Gambar II.1. Ilustrsi Model Waterfal...........................................................................8
2. Gambar III.1. Struktur Organisasi Bina Pemdes........................................................16
3. Gambar III.2. Halaman Menu Login..........................................................................19
4. Gambar III.3. Halaman Registrasi..............................................................................20
5. Gambar III.4. Halaman Menu Admin.........................................................................20
6. Gambar III.5. Halaman Data Pegawai........................................................................21
7. Gambar III.6. Halaman Pustaka Surat........................................................................21
8. Gambar III.7. Halaman Pustaka Undangan................................................................22
9. Gambar III.8. Halaman Upload Surat.........................................................................22
10. Gambar III.9. Halaman Upload Surat Undangan........................................................22
11. Gambar III.10. Activity Diagram................................................................................23
xii
DAFTAR TABEL
1. Tabel IV.1 Lampiran Lembar Nilai............................................................................33
xiii
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Di era yang semakin maju menuntut manusia untuk menciptakan teknologi
yang makin canggih, praktis, efektif dan efisien. Begitu pula dalam kemajuan
teknologi disektor pemerintah dan swasta Untuk dapat mengolah manajemen
diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Dalam sebuah
perusahaan/organisasi arsip digunakan untuk membantu dalam penyediaan
informasi. Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan
berorganisasi, maka keberadaan arsip di sebuah organisasi benar-benar dapat
mendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam
organisasi. Tujuan kearsipan itu sendiri adalah menyediakan data dan informasi
secepat-cepatnya dan setepat- tepatnya kepada yang memerlukan. Untuk dapat
mencapai tujuan tersebut diperlukan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien
dengan cara memahami masalah apa yang terkandung di dalam arsip. Sistem
penyimpanan arsip dikatakan baik apabila waktu arsip yang diperlukan dapat
diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, sehingga diperlukan penataan arsip
yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari
kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali.
Direktorat Jenderal Bina Pemerintahan Desa Kementerian Dalam Negeri
mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di
bidang pembinaan pemerintahan desa sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan. Dalam penyimpanan dokumen baik surat masuk, surat keluar, dan
1
dokumen lainnya masih dilakukan secara manual yang dikerjakan oleh pada
Sekretaris. Sekretaris menyimpan dokumen dalam sebuah lemari arsip atau di
simpan dalam folder komputer Staf Sekretaris yang dipisahkan berdasarkan jenis
dokumen. Oleh karena itu penyimpanan arsip secara fisik menimbulkan kendala
dalam proses pencarian dan memerlukan ruangan pengolah dan penyimpan yang
sangat besar mengingat banyaknya jumlah surat dan dokumen yang dibuat dan
diterima oleh lembaga, maka pencarian surat dan dokumen akan menjadi tidak
efisien dalam hal waktu dan tenaga.
Dengan ada nya masalah yang telah sebutkan di atas, lembaga dirasa perlu
untuk merubah metode Manajemen Pengarsipan Surat dan yang saat ini mereka
gunakan yaitu metode manual menjadi metode Manajemen Pengarsipan Surat yang
terkomputerisasi dan otomatis. Sistem Informasi Manajemen Pengarsipan Surat dan
dokumen merupakan aplikasi berbasis web yang dapat mengelola pengarsipan surat
dan dokumen masuk dan keluar. Pengarsipan surat dan dokumen dilakukan secara
elektronik, yaitu penyimpanan surat dan dokumen arsip dengan softcopy, dan
dilengkapi dengan metode searching sehingga mempermudah dalam melakukan
pencarian arsip surat yang diinginkan dan dilengkapi dengan menu pencetakan
laporan surat masuk dan surat keluar per-periodik kedalam database atau server.
2
1.2. Tujuan dan Manfaat
Maksud dari penulisan Laporan PKL ini adalah:
1. Mengetahui permasalahan dalam sistem input surat bina pemdes.
2. Merancang sistem informasi tentang input surat bina pemdes.

3. Sedangkan tujuan dari penulisan laporan PKL ini adalah sebagai salah satu
syarat wajib penilaian akhir Ujian Akhir Semester (UAS).
1.3. Metode Penelitian
Metode penelitian yang penulis ambil ada dua metode yaitu metode
pengumpulan data dan pengembangan perangkat lunak.
A. Metode Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis dalam melakukan
pengumpulan data untuk pembuatan Laporan PKL adalah:
1. Metode Observasi
Dalam metode observasi ini, penulis terjun langsung untuk mencari dan
mengumpulkan data dari beberapa referensi website dengan cara melakukan
pengamatan terhadap masalah yang akan dijadikan objek oleh penulis.
2. Studi Pustaka
Metode ini digunakan sebagai pendukung dan penunjang dari data yang ada
sebagai bahan perbandingan. Penulis juga melakukan pendekatan terhadap
karyawan bina pemdes agar relefan dengan bidang yang berkaitan dengan objek
penulisan ini.
3
1.4. Ruang Lingkup
Agar lebih mudah dalam menspesifikasikan website yang penulis buat, maka
penulis membatasinya dengan ruang lingkup. Adapun ruang lingkup yang penulis
ambil pada website ini yaitu Front End dan Back End .
Front End adalah halaman web yang dapat terlihat oleh pengguna yaitu
berupa tampilan depan website meliputi tampilan home atau menu masuk untuk login
yang ingin melakukan penginputan surat, setelah itu pengguna dapat memilih surat
yang akan dikelompokan sesuai kategori.
Back End adalah bagian yang khusus diperuntukan administrator untuk
mengelola website berupa tampilan administrator, meliputi menu data pengguna
untuk mengetahui karyawan yang terdaftar pada website ini, untuk mengetahui data
surat yang ada, admin dapat melihat pada menu data surat yang sudah di input
4
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Definisi sistem menurut (mulyadi, 2016), Sistem adalah “suatu jaringan
prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan
pokok perusahaan”.
a. Pengertian Sistem
Menurut Tohari dalam jurnal (Mariana et al., 2017) menjelaskan sistem
adalah “kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling
terkait, saling berinteraksi, dan saling tergantung satu sama lain untuk mencapai
tujuan”.
b. Pengertian sistem berorientasi obyek ( OOP )
Menurut (Naista, 2016) OOP (Object Oriented Programming) adalah
“suatu metode pemrograman yang berorientasi kepada objek. Tujuan dari OOP
diciptakan adalah untuk mempermudah pengembangan program dengan cara
mengikuti model yang telah ada dikehidupan sehari-hari”.
c. Website
Menurut Sibero dalam jurnal (Rinandi Awan & Sugiarto, 2016)
menjelaskan bahwa World Wide Web (www) adalah “suatu sistem yang
berkaitan dengan dokumen digunakan sebagai media untuk menampilkan teks,
gambar, multimedia dan lainnya pada jaringan internet”.
World Wide Web Consortium (W3C) organisasi dunia yang mengatur
standar World Wide Web (Www).Organisasi ini berkomitmen dalam mengatur
5
aturan pegembangan web, yang terdiri dari 320 anggota. Selain mengatur aturan
pengembangan web, juga ikut melibatkan diri dalam dunia pendidikan.
Beberapa standar hasil pengembangan dari W3C antara lain HTML, CSS,
XHTML, DOM, SOAP, XML, dll. Beberapa aplikasi berbasis web, yaitu:
1. Internet
Menurut (sukamto dan shalahuddin, 2018) Internet atau internetwork
adalah “sekumpulan jaringan berbeda yang saling berhubungan bersama
sebagai satu kesatuan dengan menggunakan berbagai macam protokol, salah
satunya adalah TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol)”
2. Web server
Menurut (supono & virdiandry, 2016) “Web- Server adalah perangkat
lunak server yang berfungsi untuk menerima permintaan dalam bentuk situs
web melalui HTTP atau HTTPS dari klien itu, yang dikenal sebagai browser
web dan mengirimkan kembali (reaksi) hasil dalam bentuk situs yang biasanya
merupakan dokumen HTML.”
a. Xampp
Menurut (purbadian, 2016), berpendapat bahwa “XAMPP merupakan
suatu software yang bersifat open source yang merupakan pengembangan
dari LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP dan Perl)”.
b. MySQL
Menurut (Hendry, 2015) dalam bukunya menjelaskan, MySQL adalah
“sebuah implementasi dari sistem manajemen basis data relasional yang di
distribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License)”.
6
Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan
batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan salah
satu konsep utama dalam basis data yang telah ada sebelumnya; SQL
(Structured Query Langeuage)
3. Web Browser
Menurut sibero dalam jurnal (Rinandi Awan & Sugiarto, 2016) Web
browser adalah “aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk mengambil dan
menyajikan sumber informasi web”.
Sumber informasi web diidentifikasi dengan Unifrom Resource Identifier (URL)
yang dapat terdiri dari halaman web, video, gambar, ataupun konten lainnya.
4. Bahasa Pemrograman
a. PHP (Hypertext Prepocessor)
Menurut (Naista, 2016) PHP (Hypertext Prepocessor) adalah “bahasa skrip
yang dapat ditanamkan atau disisipkan kedalam HTML. Dengan PHP , kita
dapat membuat website menjadi dinamis”.
b. CSS (Cascading Style Sheet)
Menurut Ardhana dalam (Hidayat, 2017), menjelaskan bahwa “Cascading
Style Sheet (CSS) merupakan salah satu bahasa pemrograman web untuk
mengendalikan beberapa komponen dalam sebuah web sehingga akan lebih
terstruktur dan seragam”.JavaScript Menurut (Naista, 2016) JavaScript adalah
“bahasa skrip client side yang populer diinternet dan dapat bekerja di sebagian
besar web browser populer seperti internet explorer ( IE ), Mozila Firefox,
Netscape dan opera”. Kode javaScript dapat disisipkan dalam halaman web
7
menggunakan tag <script>. Dengan adanya JavaScript ini, kita bisa membuat
website yang kita buat menjadi lebih menarik dengan animasi-animasi yang
bisa dibuat menjadi interaktif,contohnya ketika kita mau login, kemudian
muncul alert ketika kita kosongkan fieldnya dan lain-lain.
c. HTML (Hypertext Markup Language)
Menurut (Sidik dan Husni, 2017) “HTML kependekan dari Hyperlink Text
Markup Language. Dokumen HTML adalah file teks murni yang dapat dibuat
dengan editor teks sembarang. Dokumen ini dikenal sebagai web page.
Dokumen HTML merupakan dokumen yang disajikan dalam browser web
surfer. Dokumen ini umumnya berisi informasi atau interface aplikasi di dalam
internet”
5. Basis Data
Menurut (Sukamto dan shalahuddin, 2018) Sistem basis data adalah “sistem
terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara data yang sudah
diolah atau informasi dan membuat informasi tersedia saat dibutuhkan”. Basis
data juga dapat diartikan sebagai media untuk menyimpan data agar dapat
diakses dengan mudah dan cepat.
6. Model Pengembangan Perangkat Lunak
Sumber: (Sukamto dan shalahuddin, 2018)
8
Gambar II.1. Ilustrasi Model Waterfall
9
Model SDLC air terjun (waterfall) merupakan salah satu model
pengembangan perangkat lunak yang ada di dalam model SDLC (Sequencial
Development Life Cycle). Menurut (Sukamto dan shalahuddin, 2018) “Model air
terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau
terurut dimulai dari analisi, desain, pengkodean, pengujian, dan tahap pendukung
(Support).
Menurut (Sukamto dan shalahuddin, 2018) mengemukakan bahwa “ SDLC
atau Software Development Life Cycle atau sering disebut juga System Development
Life Cycle adalah proses mengembangkan atau mengubah suatu sistem perangkat
lunak dengan menggunakan model - model dan metodologi yang digunakan orang
untuk mengembangkan sistem - sistem perangkat lunak sebelumnya berdasarkan
best practice atau cara-cara yang sudah teruji baik.”
(Sukamto dan shalahuddin, 2018) menjelaskan bahwa model waterfall sering
juga disebut model sekuensi linear atau alur hidup klasik. Pengembangan sistem
dikerjakan secara terurut mulai dari analisis, desain, pengkodean, pengujian dan
tahap pendukung.
Dalam model air terjun dibagi menjadi lima tahap, yaitu (Sukamto dan
shalahuddin, 2018):
1. Analisis kebutuhan perangkat lunak
Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk
menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak
seperti apa yang dibutuhkan oleh user. Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada
tahap ini perlu untuk didokumentasikan.
10
2. Desain
Desain perangkat lunak adalah proses multi langkah yang fokus pada desain
pembuatan orogram perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat
lunak, representasi antarmuka, dan prosedur pengodean.
3. Pembuatan Kode Program
Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak. Hasil dari tahap
ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap
desain.
4. Pengujian
Pengujian fokus pada perangkat lunak secara dari segi logic dan fungsional dan
memastikan bahwa semua bagian sudah diuji.
5. Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance)
Tahap pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan
mulai dari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tapi
tidak untuk membuat perangkat lunak yang baru.
2.2. Peralatan Pendukung
A. Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut (Sukamto dan shalahuddin, 2018) “Pemodelan awal basis data yang paling
banyak digunakan adalah menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD)”.
Berdasarkan teori himpunan dalam bidang matematika. ERD digunakan untuk
pemodelan basis data relasional. Sehingga jika penyimpanan basis data
menggunakan OODBMS maka perancangan basis data tidak perlu menggunakan
ERD. Entity Relationship Diagram (ERD) terbagi atas 6 komponen yaitu:
11
1. Entitas (entity)
Entitas merupakan data inti yang akan disimpan, benda yang memiliki data dan
harus disimpan datanya agar dapat diakses oleh aplikasi komputer. Penamaan
entitas biasanya lebih ke kata benda dan belum merupakan nama tabel.
2. Atribut
Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas..
3. Atribut kunci primer
Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas dan digunakan
sebagai kunci akses record yang diinginkan biasanya berupa id. Kunci primer
dapat lebih dari satu kolom, asalkan kombinasi dari beberapa kolom tersebut
dapat bersifat unik (berbeda tanpa ada yang sama).
4. Atribut multinilai / multivalue
Field atau kolom data yang butuh disimpan dalam suatu entitas yang dapat
memiliki nilai lebih dari satu.
5. Relasi
Relasi yang menghubungkan antar entitas. Biasanya diawali dengan kata kerja.
6. Asosiasi / association
Penghubungan antar relasi dan entitas di mana kedua ujungnya memiliki
multiplicity kemungkinan jumlah pemakaian.
B. Logical Record Structured (LRS)
Menurut Tabrani dalam jurnal (Wijianto, Anggoro, Informasi, & Informatika,
2018) Memberikan gambaran LRS adalah logical Record Structure dibentuk dengan
nomer dari tipe record. Beberapa tipe record digambarkan oleh kotak empat persegi
12
panjang dan dengan nama yang unik. Perbedaan LRS dan ER- Diagram adalah nama
tipe record berada diluar kotak field tipe record ditempatkan.
C. Unified Modelling Language ( UML )
Menurut (Sukamto dan shalahuddin, 2018) menyatakan bahwa : “UML
(Unified Modeling Language) adalah salah satu standar bahasa yang banyak
digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisis &
desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek.”
UML merupakan metodologi dalam mengembangkan sistem berorientasi objek dan
juga merupakan alat untuk mendukung pengembangan sistem. UML saat ini sangat
banyak dipergunakan dalam dunia industri yang merupakan standar bahasa
pemodelan umum dalam industri perangkat lunak dan pengembangan sistem.
Alat bantu yang digunakan dalam perancangan berorientasi objek berbasis UML
adalah sebagai berikut :
1. Use Case Diagram
(Sukamto dan shalahuddin, 2018), “use case merupakan pemodelan untuk
kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat. Use case
mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem
informasi yang akan dibuat”.
2. Diagram Aktivitas (Activity Diagram)
(Sukamto dan shalahuddin, 2018) “Activity diagram menggambarkan aliran
kerja atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada
pada perangkat lunak”.
13
Yang perlu diperhatikan disini adalah bahwa diagram aktivitas
menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan aktor, jadi aktivitas
yang dapat dilakukan oleh sistem.
3. Diagram Kelas ( Class Diagram )
(Sukamto dan shalahuddin, 2018) “Class diagram menggambarkan struktur
sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk
membangun sistem”.
4 Diagram Urutan ( Sequence Diagram )
(Sukamto dan shalahuddin, 2018), “Sequence Diagram menggambarkan objek
pada Use Case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan pesan yang
dikirimkan dan diterima antar objek”.
Sequence diagram menunjukkan urutan event kejadian dalam suatu waktu.
Komponen sequence diagram terdiri atas obyek yang dituliskan dengan kotak
segiempat bernama message diwakili oleh garis dengan tanda panah dan waktu yang
ditunjukkan dengan progress vertikal
BAB III
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Kementerian Dalam Negeri disingkat Kemendagri (dahulu Departemen
Dalam Negeri, disingkat Depdagri) adalah kementerian dalam Pemerintah Indonesia
yang membidangi urusan dalam negeri. Kementerian Dalam Negeri dipimpin oleh
14
seorang Menteri Dalam Negeri (Mendagri). Kementerian Dalam Negeri merupakan
salah satu dari tiga kementerian (bersama Kementerian Luar Negeri dan Kementerian
Pertahanan) yang disebutkan secara eksplisit dalam UUD 1945. Kementerian Dalam
Negeri tidak dapat diubah atau dibubarkan oleh presiden.
Menteri Dalam Negeri secara bersama-sama dengan Menteri Luar Negeri dan
Menteri Pertahanan bertindak sebagai pelaksana tugas kepresidenan jika Presiden
dan Wakil Presiden mangkat, berhenti, diberhentikan, atau tidak dapat melakukan
kewajibannya dalam masa jabatannya secara bersamaan
Masa Hindia Belanda
Diawali pada Zaman Hindia Belanda sampai tahun 1942, Kementerian Dalam Negeri
disebut Departemen van Binnenlands Bestuur yang bidang tugasnya meliputi Jabatan
Kepolisian, Transmigrasi, dan Agraria.
Masa Jepang
Selanjutnya pada Zaman pendudukan Jepang (tahun 1942-1945). Departemen van
Binnenland Bestuur oleh pemerintah Jepang diubah menjadi Badan Urusan Internal
( 内務部 : naimubu) yang bidang tugasnya meliputi juga urusan agama, sosial,
kesehatan, pendidikan, pengajaran dan kebudayaan. Badan Urusan Internal atau
Kementerian Dalam Negeri berkantor di Jalan Sagara nomor 7, Jakarta sampai
Proklamasi tanggal 17 Agustus 1945.
Pada tanggal 19 Agustus 1945, Naimubu dipecah menjadi : Kementerian Dalam
Negeri termasuk urusan agama, yang dalam perkembangan lebih lanjut urusan agama
dilepaskan dari Kementerian Dalam Negeri. Kementerian Sosial. Kementerian
Kesehatan. Kementerian Pendidikan, pengajaran dan kebudayaan.
Masa kemerdekaan
15
Departemen Dalam Negeri adalah kelanjutan dari Kementerian Dalam Negeri yang
dibentuk pada saat Kabinet Presidensial yang pertama Negara Republik Indonesia
pada tahun 1945. Nama Departemen dipakai berhubungan dengan dikeluarkannya
surat Edaran Pertama pada tanggal 26 Agustus 1959 No.1/MPR/RI/1959.
Departemen Dalam Negeri dalam Kabinet Pembangunan, ditetapkan berdasarkan
Keputusan Presiden RI No. 183 tahun 1968.
Dan sejak berdirinya Depdagri yang bermula dari Kabinet Presidensial sampai
dengan Kabinet Indonesia Bersatu II sudah sering berganti beberapa menteri yang
memegang Jabatan di Departemen Dalam Negeri. Sejak akhir 2009 seiring
diterapkannya UU No. 39 Tahun 2008 dan Perpres No. 47 Tahun 2009, istilah
“Departemen” diubah kembali menjadi “Kementerian”. Dan sekertariat direktorat
jenderal bina pemerintahan desa termasuk kedalam ruang lingkup kementrian dalam
negeri.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
16
Sumber: Bina Pemerintahan desa (Kementrian Dalam Negeri)
Gambar III.1. Struktur Organisai Bina Pemdes
Fungsi dari tiap-tiap bagian sebagai berikut :
1. Bagian perencanaan
A. Subbag penyusunan program dan anggaran

Bagian ini berfokus terhadap penyusunan program-program dan
anggaran yang akan di jalankan di seluruh desa.
B. Subbag data monitoring dan evaluasi

Bagian ini bertugas mengawasi atau memonitoring dan mengevaluasi
seluruh bagian perencanaan-perencanaan yang ada.
C. Subbag sistem prosedur dan kinerja

agian ini mengatur regulasi prosedur dan kinerja untuk ke efektifan
bagian perencanaan.
17
2. Bagian keuangan
A. Subbag pelaksanaan anggaran

Bagian ini berfungsi untuk menganalisis pelaksanaan anggaran.
B. Subbag pembedaharaan
Bagian ini mempunyai tugas pelaksanaan anggaran. pengelolaan kas dan
pengelolaan keuangan.
C. Subbag verifikasi dan akuntansi

Bagian ini mendata dan meverifkasi bagian keuangan untuk pencatatan
dan validasi.
3. Bagian perundang-undangan
A. Subbag penyusunan perundang-undangan

Bagian ini memiliki peran untuk menyusun perundang-undangan
Sebagai dari bagian perundang-undangan
B. Subbag advokasi
Bagian berfungsi sebagai bantuan hukum dan yang melindungi bagian
perundang-undangan
C. Subbag dokumentasi dan informasi

Bagian ini menyiapkan dan melakukan pencatatan dan memelihara
produk-produk hukum
4. Bagian umum
A. Subbag tata usaha pimpinan
18
Bagian ini menyusun rencana kerja dan melakukan monitoring
evaluasi
B. Subbag kepegawaian
Bagian ini mempunyai tugas menyiapkan bahan pelaksanaan urusan
umum dan kepegawaian
C. Subbag rumah tangga dan barang milik negara

Bagian rumah tangga dan barang milik negara ini melaksanakan
kegiatan pengelolaan kebersihan dan keamanan. sedangkan barang
milik negara ini mengelola dan menyusun rencana kebutuhan barang
milik negara
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
Sistem berjalan adalah proses keluar masuknya surat yang terjadi pada suatu
sistem yang sedang dijalankan dengan tahap awal dengan mengakses halaman Login.
Dan berlanjut ketahap-tahap penginputan surat bina pemdes dan sampai tahap akhir
penginputan. Tujuan dari pembahasan sistem berjalan ini adalah untuk mendapatkan
gambaran secara jelas tentang bentuk permasalahan yang ada pada suatu perusahaan.
Proses penginputan surat bina pemdes, yaitu :
A. login
19
Gambar III.2. Halaman Menu Login
B. registrasi akun baru
Gambar III.3. Halaman Registrasi
C. Menu admin
20
Gambar III.4. Halaman Menu Admin
D. Data Pegawai
Gambar III.5. Halaman Data pegawai
E. Pustaka surat
21
Gambar III.6. Halaman Pustaka Surat
F. Pustaka undangan
Gambar III.7. Halaman Pustaka Undangan
G. Upload surat
22
Gambar III.8. Halaman Upload Surat
H. Upload undangan
Gambar III.9. Halaman Upload Surat Undangan

3.3. Activity Diagram
23
ya
Gambar III.10. Activity Diagram
3.5. Spesifikasi Documen Masukan
24
Spesifikasi bentuk masukan terdiri dari dokumen masukan yang
diperlukan.untuk memasukan data sebelum data tersebut diolah menjadi informasi
yang diperlukan. Dokumen masukan yang diperlukan dalam perancangan program
ini sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Id karyawan : Sebagai data pengguna
Sumber : Karyawan
Tujuan : Arsip online pemdes kemendagri
Media : PDF/Dokumen
Jumlah : 1 file
Frekuensi : Setiap akan upload surat
Bentuk : Lihat Lampiran PDF/Dokumen
3.6. Spesifikasi Documen Keluaran
Spesifikasi bentuk Keluaran adalah segala bentuk dokumen atau berkas-
berkas yang dihasilkan dari proses suatu sistem yang berjalan serta merupakan
dokumen suatu hasil pencatatan atau laporan.
1. Nama Dokumen : Surat yang akan di upload
Fungsi : Sebagai bukti uplode surat
Sumber : Arsip online pemdes kemendagri
Tujuan : Karyawan
Media : PDF/Dokumen
Jumlah : 1 file
Frekuensi : Setiap akan upload surat
Bentuk : Lihat Lampiran PDF/Dokumen
25
3.11. Permasalahan Pokok
Dalam pengamatan yang dilakukan pada arsip pemdes kemendagri ditemukan
permasalahan, yaitu belum menggunakan sistem online berbasis website yang
dimana untuk pengarsipan surat nya masih manual dan terkadang mengalami
kesalahan dalam hal pengarsipan surat nya. Dan hanya mengandalkan dari sistem
manual saja yang kurang efektif dalam sistem pengarsipan nya.
3.12. Pemecahan Masalah
Dengan adanya masalah-masalah yang terjadi di sistem sebelumnya, maka
penulis mengusulkan alternatif pemecahan masalah untuk masalah yang sedang
dihadapi oleh sistem yang sedang berjalan saat ini, antara lain membuat sistem
informasi pengarsipan surat bina pemerintahan desa berbasis web yang dimana akan
memudahkan dalam melakukan sistem pengarsipan nya.
26
BAB V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Penulis menyimpulkan dengan adanya sistem informasi input surat bina
pemerintahan desa berbasis web ini adalah:
1. Sistem informasi ini dapat memudahkan pengguna untuk melihat surat masuk
dan keluar untuk mengelola seperti input data, hapus data, dan update data.
2. Dengan dihasilkannya sistem informasi input surat bina pemerintahan desa
berbasis web ini. Maka proses input surat lebih mudah dan cepat, karena sudah
tersedia website input surat bina pemerintahan desa ini.
3. Dengan dihasilkannya sistem informasi input surat bina pemerintahan desa
berbasis web ini. Maka dapat memberi kemudahan untuk menginput surat,
tanpa harus menyita waktu banyak karena dapat dilakukan kapanpun.
27
5.2. Saran
Saran-saran dalam pembuatan sistem informasi Input Surat Bina Pemerintahan

desa berbasis web ini adalah:
1. Pengguna yang sudah melakukan input surat tidak bisa membatalkan , karena
dalam sistem tidak tersedia opsi pembatalan.
2. Pengembangan lebih lanjut terhadap sistem informasi input surat bina
pemerintahan desa berbasis web ini. Yaitu dengan memperluas cakupan sistem
pada bagian-bagian yang terdapat pada input surat yang bersangkutan.
3. Perangkat lunak harus dilengkapi lagi dengan fasilitas- fasilitas lain misalnya
dengan menambahkan fasilitas seperti pusat bantuan.
4. Dibutuhkannya fasilitas untuk terhubung dengan internet, sehingga mudah
dalam mengaplikasikan website serta bisa diakses masyarakat luas.
5. pengguna diharapkan agar selalu mengingat password untuk akses ke sistem,
karena pada sistem ini belum tersedia untuk reset pasword.
6. Perawatan (maintenance) yang baik perlu dilakukan secara berkala untuk
mengoptimalkan sistem agar berjalan dengan baik.
28
DAFTAR PUSTAKA
Hendry. (2015). Aplikasi 4 in 1 vb & Mysql. jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Hidayat, R. (2017). Aplikasi Penjualan Jam Tangan Secara Online Studi Kasus:
Toko JAMBORESHOP. Jurnal Teknik Komputer, 3(2), 90-96.
Mariana, A. R., Husnia, S., Stmik, D., Sarana, B., Stmik, M., & Sarana, B. (2017).
Rancangan Sistem Informasi Petty Cash Bimbingan Belajar dan Kursus, 7(1).
Mulyadi 2016. Sistem Akuntansi. Jakarta: Penerbit Salemba Emp
Naista. (2016). Bikin framework PHP sendiri dengan tehnik OOP & MVC.
(Lukmanul hakim, Ed.). Yogyakarta: CV. LOKOMEDIA.
Purbadian, Yenda. 2016. Framework CodeIgniter 3. Cirebon : ASFA Solution.
Rinandi Awan, & Sugiarto, H. (2016). Penerapan Metode Waterfall Pada, 5(4), 49–
55.
Sidik, Betha, dan Husni Iskandar Pohan, 20017. Pemrograman WEB dengan HTML.
Bandung: Informatika.
Supono. And Putratama, Virdiandry. () Pemrograman Web dengan Menggunakan

PHP dan Framework Codeigniter.
Sukamto dan shalahuddin. (2018). Rekayasa perangkat lunak terstruktur dan

berorientasi objek. Bandung: informatika bandung.
29
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
A. Biodata Mahasiswa
Nim : 12190809
Nama Lengkap : Indra Maulana
Tempat/Tanggal Lahir : Bogor, 28 April 2000
Alamat : Jl.Bapak Dilin,Kec.Bojong gede, Des.Susukan,
Warung Jambu,Bogor, Rt 02 Rw 08 Nomor
5,Jawa Barat,16921
Riwayat Pendidikan
1. SDN Surakarya 03 (Lulus 2012)
2. MTS Fathul'Ulum (Lulus 2015)
3. SMK Al Basyariah (ulus 2019)
30
B. Biodata Mahasiswa
Nim : 12191435
Nama Lengkap : Aditya Warman
Tempat/Tanggal Lahir : Lampung, 14 Juli 2001
Alamat : Perumahan Taman Griya Kencana, Blok A8
NO 26 RT.02/08,KOTA BOGOR,TANAH
SAREAL,JAWA BARAT,ID,16167
Riwayat Pendidikan
1. SD Negeri 3 Gunung Sari (Lulus 2013)
2. SMP Negeri 3 Pesawaran (Lulus 2016)
3. SMA Negeri 1 Kedondong (Lulus 2019)
31
C. Biodata Mahasiswa
Nim : 12191819
Nama Lengkap : Rifqy Akhbar Alfianysah
Tempat/Tanggal Lahir : Jakarta, 25 September 1999
Alamat : Perumahan Bumi Pertiwi 1 Blok Q No.28 RT
06/RW 12 Desa Cilebut Timur, Kec.Sukaraja,
Kab.Bogor, Jawa Barat 16710
Riwayat Pendidikan
1. MI Jammi’atul fallah Kab.Bogor (Lulus 2011)
2. SMP PGRI 9 Kota Bogor (Lulus 2014)
3. SMK Negeri 1 Cibinong Kab.Bogor (Lulus 2017)
32
SURAT KETERANGAN PKL
33
LEMBAR NILAI PRAKTIK KERJA LAPANGAN
A. Lembar nilai PKL
34
35
B. Lembar nilai PKL
36
C. Lembar nilai PKL
LAMPIRAN-LAMPIRAN
1. Lampiran Absen
Tanggal Nama Work Home Tanda Tangan
27 September 2021 Indra Maulana
1 Oktober 2021 Indra Maulana
40
1 November 2021 Indra Maulana
41
1 Desember 2021 Indra Maulana
3 Januari 2021 Indra Maulana
Tabel IV.1 Lampiran Lembar Nilai
42
Work : 28 Home : 44
2. Lampiran Absen
27 September 2021 Aditya Warman
1 Oktober 2021 Aditya Warman
43
1 November 2021 Aditya Warman
44
1 Desember 2021 Aditya Warman
3 Januari 2021 Aditya Warman
Work : 28 Home : 44
45
3. Lampiran Absen
27 September 2021 Rifqy Akhbar Alfianysah
1 Oktober 2021 Rifqy Akhbar Alfianysah
46
1 November 2021 Rifqy Akhbar Alfianysah
47
1 Desember 2021 Rifqy Akhbar Alfianysah
3 Januari 2021 Rifqy Akhbar Alfianysah
Work : 28 Home : 44
48

Laporan PKL Rifqy Akhbar A. 12191819 12.5A.39

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Laporan PKL Rifqy Akhbar A. 12191819 12.5A.39

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PERANCANGAN PROGRAM SISTEM INFORMASI APLIKASI

MANAJEMEN PENGARSIPAN SURAT DAN DOKUMEN

INDRA MAULANA NIM : 12190809

ADITYA WARMAN NIM : 12191435

RIFQY AKHBAR ALFIANSYAH NIM : 12192819

Program Studi Sistem Informasi Kampus Kota Bogor

Fakultas Teknik dan Informatika

Universitas Bina Sarana Informatika

DOSEN PENASIHAT AKADEMIK

(Anantha Zakharia, M.M) (Dicky Haryanto,M.Kom)

(Hilda Rachmi, M.Kom)

Segala puji dan syukur Alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah

SWT, yang telah memberikan Rahmat dan Karunia-Nya, sehingga terselesaikananya

laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL). dengan judul : ”Perancangan Program

Sistem Informasi Aplikasi Manajemen Pengarsipan Surat dan Dokumen

Sekretariat Direktorat Jenderal Bina Pemerintahan Desa Kementerian Dalam

Universitas Bina Sarana Informatika.

Selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan dan dalam menyelesaikan

1. Rektor Universitas Bina Sarana Informatika.

2. Dekan Fakultas Teknik dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika

Bina Sarana Informatika

4. Anantha Zakharia,M.M. Dicky Haryanto,M.Kom. Hilda Rachmi,M.Kom selaku

Dosen Pembimbing Laporan PKL

Bogor, 05 januari 2022

BAB II LANDASAN TEORI

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Kumpulan objek atau sesuatu yang dapat dibedakan

atau dapat di identifikasi secara unik.

Hubungan yang terjadi antara satu entitas atau lebih.

Kumpulan relationship yang sejenis disebut

Atribut atau Elemen Data

Karakteristik dalam entity atau relationship yang

mengerjakan penjelasan detail tentang entity atau

relationship atau dengan kata lain adalah kumpulan

elemen data yang membentuk suatu entitas

Digunakan sebagai penghubung entitas yang

membedakan entitas tersebut dengan enttas

aktivitas memiliki sebuah status awal

diawali dengan kata kerja

aktivitas lebih dari satu

aktivitas digabungkan menjadi satu

Status akhir yang dilakukan sebuah

sistem,sebuah diagram aktivitas memiliki

sebuah status akhir

Memisahkan organisasi bisnis yang

Orang, proses, atau sistem lain yang

berinteraksi dengan system informasi yang

akan dibuat di luar system informasi yang akan

dibuat itu sendiri.

Fungsionalitas yang disediakan system sebagai

unit-unit yang saling bertukar pesan antar unit

Komunikasi antara actor dan use case yang

berpartisi pasipada use case atau use case

memiliki interaksi dengan actor.

Relasi use case tambahan kesebuah use case

yang ditambahkan dapat berdiri sendiri walau

tanpa use case tambahan itu.

Hubungan generalisasi dan spesialisasi

(umum-khusus) antara dua buah use case

dimana fungsi yang satu adalah fungsi yang

lebih umum dari lainnya.

Relasi use case tambahan kesebuah use case

dimana use case yang ditambahkan