DOKUMEN NEGARA Paket

UJI KOMPETENSI KEAHLIAN

TAHUN PELAJARAN 2018/2019

SOAL PRAKTIK KEJURUAN

Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan

Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran
Kode : 6063
Alokasi Waktu : 12 Jam
Bentuk Soal : Penugasan Perorangan
Judul Tugas : Penyusunan Agenda Kerja dan Agenda
Perjalanan Dinas Pimpinan

I. PETUNJUK UMUM
1. Anda adalah seorang Administrasi Kantor PT Mandala Putra Sebuah perusahaan
property yang beralamat di Jl. Raya Serang KM 26. Balaraja Kabupaten
Tangerang. Telp/Fax 021 5950058 Alamat email: mandala putra@gmail .co.id.
Website: www.mandalaputra.co.id Pimpinan anda bernama Giefahri Mandala,
M.M. menjabat sebagai Direktur Utama.
2. Bacalah setiap item soal dengan cermat
3. Periksa seluruh kelengkapan soal, jika tidak lengkap atau rusak segera melapor
kepada pengawas ujian
4. Tuliskan nomor ujian pada setiap hasil pekerjaan
5. Periksa kembali hasil pekerjaan sebelum menyerahkan kepada pegawas ujian

II. KESELAMATAN KERJA

a. Perhatikan unsur-unsur keselamatan kerja selama mengerjakan soal ujian praktik

b. Laporkan jika terdapat kerusakan atau hal lain yang teradi diluar semestinya
kepada pengawas ujian

III. DAFTAR PERALATAN

Nama
No. Spesifikasi Minimal
Alat/Komponen/Bahan
1 2 3
Alat
1. Komputer Disesuaikan
2. Printer Disesuaikan
3. Jaringan Internet Disesuaikan
4. Perforator Disesuaikan
5 Stepler kecil Disesuaikan
6 Infocus Disesuaikan
7 Telephone kantor Disesuaikan
8 Pensil, balpoint, penghapus Disesuaikan
Komponen

6063-P2-18/19 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-1/10

 Nama
No. Spesifikasi Minimal
Alat/Komponen/Bahan
1 2 3
1. Map snelhecter Ukuran A4
2. Kalender meja
Bahan
1. Kertas HVS
2. Form Agenda Perjalanan
Pimpinan
3. Form Lembar Pesan telepon
4 Form Block Note

6063-P2-18/19 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-2/10

IV. SOAL/TUGAS
Memproduksi dokumen
1. Petunjuk pengerjaan
a. Siapkan program Microsoft word pada komputer Anda
b. Ketik terlebih dahulu Nomor dan Nama peserta, kemudian tekan enter.
c. Ketiklah naskah yang telah disediakan
d. Setelah selesai melakukan pengetikan naskah, silahkan tekan enter, kemudian
klik “view and print result”. Cetak hasil Typing Test anda.
e. Serahkan hasil naskah pada akhir sesi.
f. Bila ada masalah dengan alat atau soal, tanyakan kepada pengawas pelaksana
atau Panitia.

2. Alur kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan (ATK) yang akan digunakan
b. Mengetik naskah yang sudah disediakan menggunakan Microsoft word
c. Setelah selesai hasilnya di cetak dan diserahkan pada penguji
d. Gunakan jarak 1.5 spasi
e. Font Times New Roman
f. Font size 12

3. Hasil yang diharapkan

Print out naskah dengan tingkat ketelitian mencapai 95 %

NASKAH KECEPATAN MENGETIK

MAKNA ADMINISTRASI SECARA SEDERHANA

Kata Administrasi berasal dari Bahasa latin, Yaitu Ad dan Ministrare. Ad artinya
intensif dan ministrare artinya melayani, membantu atau memenuhi. Secara
etimologis istilah administrasi berasal dari Bahasa Inggris dari kata
Administration yang bentuk infinitifnya to administer, yang artinya mengelola.
Dalam Bahasa Belanda diistilahkan dengan administratie yang artinya pengertian
tata usaha. Dalam arti sempit administrasi adalah kegiatan penyusunan dan
pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan
keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh
kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau
dengan kata lain disebut tata usaha.

Dalam melaksanakan segala pekerjaan dan aktifitas guna mencapai tujuan atau
ambisi yang diharapkan oleh manusia tentulah membutuhkan kerja sama manusia

6063-P2-18/19 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-3/10

 dengan yang lainnya. Hal ini bisa dijadikan sebagai makna administrasi secara
sederhana. Merupakan susuatu yang irasional bila seorang manusia dalam meraih
keinginannya tidaklah pernah melakukan interaksi dengan manusia yang lain.
Agar tujuan yang telah ditetapkan tersebut dapat dicapai dengan baik maka
diperlukanlah sebuah struktur atau tatanan kerja yang saling berhubungan dan
merupakan kesatuan dari berbagai komponen karena struktur dalam organisasi
merupakan suatu kerangka antar hubungan satuan – satuan pada organisasi yang
didalamnya memuat kedudukan tugas dan wewenang, garis koordinasi, tingkatan
hirearki dalam satu kesatuan yang baik.

Struktur organisasi merupakan unsur yang sangat penting dalam organisasi.

Dalam hal pembentukannya struktur organisasi merujuk pada kebutuhan dari
organisasi itu sendiri agar dapat bergerak optimal. Didalam struktur organisasi
hendaknya di buat pembagian kerja yang jelas dan terinci. Elemen dari
terbentuknya sebuah struktur organisasi adalah pembagian kerja. Keseluruhan
pekerjaan dan kegiatan yang telah direncanakan tentunya perlu disederhanakan
guna mempermudah bagaimana mengimplementasikannya. Seterusnya
profesionalisme kerja secara sederhana bisa berarti terwujudnya suatu
pelaksanaan tugas dengan baik dan optimal, mengenai pada sasaran atau tujuan
dari suatu organisasi secara cepat dan tepat dengan berbagai sumber daya yang
ada. Dimana tujuan organisasi itu bisa berupa disiplin kerja pegawai. Setiap
organisasi baik swasta maupun pemerintah memerlukan administrasi yang baik
dalam menunjang aktifitas dan tujuan organisasi. Dan secara umum orang
mengartikan administrasi sebagai suatu kegiatan yang berkaitan dengan catat-
mencatat informasi yang ada secara sistematis untuk disajikan kembali dalam
bentuk lain sesuai dengan kebutuhan. Administrasi adalah rangkaian kegiatan
penataan. ( The Liang Gie & Sutanto, 1977 ), Administrasi merupakan rangkaian
kegiatan ( proses ) yang wujudnya : merencanakan, memutuskan, menyusun,
mengatur, memimpin, mengurus, mengarahkan, membimbing, menselaraskan,
mengendali-kan, mengawasi, menyempurnakan dalam suatu istilah yaitu yang
disebut menata atau penataan.

6063-P2-18/19 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-4/10

 Administrasi merupakan segenap proses penyelenggaraan kegiatan tata usaha oleh
dua orang atau lebih dalam kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Semakin
sedikit orang yang terlibat, akan semakin sederhana tujuan yang hendak dicapai.
Semakin sederhana tugas – tugas yang hendak dilaksanakan semakin sederhana
pula peralatan dan perlengkapan yang diperlukan. Disamping itu dalam kegiatan
administrasi perlu dilakukan pengawasan untuk mengukur seberapa jauh
keberhasilan dan seberapa besar kegagalan suatu pekerjaan.

6063-P2-18/19 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-5/10

 Mengelola jadwal kegiatan pimpinan
1. Petunjuk Kerja
a. Anda diminta untuk membuat jadwal kegiatan pimpinan dengan data-data dan
informasi yang telah tersedia

b. Ketik dengan menggunakan aplikasi MS Word / MS Excel

3. Alur Kegiatan
a. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
b. Buat agenda kegiatan pimpinan dalam format yang tersedia pada aplikasi
Microsoft word/Microsoft Excel
c. Cetak hasil ketikan di kertas HVS A4

4. Hasil yang diharapkan

Print out naskah Jadwal kegiatan pimpinan tersusun dengan benar, jelas,
informatif dan lengkap.

SOAL

Anda diminta pimpinan anda untuk merapikan data-data tentang kegiatannya pada
awal bulan Februari 2019 yang terdapat pada map diantaranya :

1. Rapat rutin mingguan setiap hari Senin pukul 09.00 WIB, khusus senin pertama
Februari ini membahas evaluasi kinerja pegawai selama bulan Januari. Data
tolong disiapkan di flashdisk.
2. Selasa 12 Februari 2019 pukul 08.00 – 09.00 wib mengadakan pertemuan dengan
Bapak Zavier Rafasya, MBA Manager PT Angkasa Raya bertempat diruang
meeting Devisi Umum PT Mandala Putra.
3. Pembicara pada acara seminar tentang Sistem Kerja Manajemen yang akan
diadakan pada Rabu, 6 Februari 2019 mulai pukul 10.00 WIB di Ruang
Serbaguna. Catatan disurat tersebut adalah anda diminta mencetak bahan seminar
yang sudah dibuat pimpinan dan file ada di komputer.
4. Jumat 1 februari 2019 mengadakan perjalanan dinas ke PT Mandala Putra cabang
Bandung, disertai dengan pembuatan laporan
5. Lembar Pesan Telepon dari Bapak Gozien Direktur PT Bintang Timur meminta
untuk menghadiri acara peresmian kantor cabang PT Bintang Timur di Jakarta
hari rabu, 20 Februari 2019 pukul 10.00 WIB telah disetujui
6. Acara ramah tamah dan makan siang dengan Bapak Sodik dari PT Tunggul Manik
pada hari kamis 14 februari 2019 jam 12.00 – selesai di RM Gubug Mang
Engking Citraraya
7. Study banding ke Jepang tanggal 7– 9 Februari 2019 bersama dengan Kepala-
Kepala Devisi
8. Pernikahan putri Bapak Toni Nurhakim Kepala Devisi Umum di Hotel Nelayan
Jati Uwung Tangerang hari Sabtu, 16 Februari 2019 pukul 19.00 WIB

6063-P2-18/19 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-6/10

 9. Pembukaan pertandingan futsal persahabatan antar devisi tanggal 28 februari
2019 jam 08.00 s.d. selesai yang diselenggarakan di Arena Olah Raga perusahaan
10.Melaksanakaan inspeksi kerja di Kator Pusat pada jam 10.00 – 14.00 tanggal 19
Februari 2019
11.Undangan menghadiri Pembukaan Konfrensi Bisnis di Jakarta Convention
Center, tanggal 27 Februari 2019 pukul 07.30 WIB. Didampingi Bapak
Miksahudin Rahmat, tolong dikonfirmasi.
12.Janji dengan Dr. Nuriska di RS. Harapan Kita yang seharusnya tanggal 22
Februari 2019 diundur tanggal 23 Februari 2019 pukul 17.00 WIB. Catatan :
Harap konfirmasi kembali di pagi hari ke RS

6063-P2-18/19 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-7/10

 MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON
1. Petunjuk pengerjaan
a. Perhatikan soal dengan cermat : Anda adalah seorang Administrasi Kantor PT
Mandala Putra. Sebuah perusahaan property yang beralamat di Jl. Raya Serang
KM 26. Balaraja Kabupaten Tangerang. Telp/Fax 021 5950058
b. Sebelum menerima panggilan telepon dan melakukan telepon ke luar, siapkan
terlebih dahulu perlengkapan yang diperlukan.

2. Alur Kegiatan
Sebagai Sekretaris, pekerjaannya tidak terlepas menerima/melakukan panggilan
telepon. yang informasinya akan disampaikan pada pimpinan anda.

Soal
Anda mendapat tugas dari pimpinan untuk menelepon PT Sinar Jaya, beralamat di
Kawasan Industri Modern Cikande, Jl. Utama Modern Industri Banten 42186
Telp/Fax (0254) 267064. Adapun pesannya bahwa Pimpinan ingin mengundang
Pimpinan PT Sinar Jaya dalam meeting hari rabu 27 Februari 2019 untuk
membicarakan pembelian perumahan cluster

SOAL : Mencatat Dikte

1. Petunjuk Pengerjaan
a. Siapkan Lembar Pesan Telepon (LPT)
b. Terima telepon dari penguji, dan catat informasi penting pada Lembar Pesan
Telepon (LPT)

2. Alur Kegiatan dan Soal

Saat anda sedang mengerjakan tugas, penguji akan menelpon anda
Catatlah informasi penting pada LPT hasil pembicaraan yang terjadi. Lakukan
tindak lanjutnya sesuai dengan SOP

4. Hasil Yang Diharapkan

Lembar Pesan Telepon (LPT) terisi oleh pesan yang didiktekan penguji melalui
telepon

Mengoperasikan aplikasi perangkat lunak

1. Petunjuk Pengerjaan :
a. Pikirkan ide judul materi yang akan dipaparkan dalam
presentasi berdasarkan pengetahuan, pengamatan dan pengalaman yang anda
miliki
b. Presentasi dibuat dalam format Power Point menggunakan Bahasa
Indonesia atau Bahasa Inggris minimal 4 lembar (slide)
c. Pembuatan materi presentasi = 30 menit
d. Penyampaian materi presentasi (dalam bahasa Indonesia) = 10
menit

6063-P2-18/19 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-8/10

 e. Buat presentasi dengan menambahkan animasi, slide show,
transitions, design, insert gambar yang menarik, atau beberapa menu agar
tampilan lebih menarik.
f. Simpanlah dengan nama Presentasi Sekretaris di My Computer,
data (D)

2. Alur kegiatan
a. Waktu yang diberikan 15 menit. Untuk persiapan 5 menit, 10 menit untuk
presentasi secara bergiliran
b. Jumlah paparan dalam power poin minimal 4 slide untuk dipresentasikan.
c. Paparan berupa penjelasan singkat dengan mengunakan program Power Point.
d. Presentasi menggunakan bahasa Indonesia.

4. Hasil yang diharapkan

a. Kemampuan membuat materi presentasi dengan Power Point
b. Kualitas media (gambar/tulisam dalam power point)
c. Penguasaan materi presentasi
d. Sistematika penyampaian
e. Penggunaan bahasa

Soal : Buatlah materi untuk presentasi dalam bahasa Indonesia atau bahasa Inggris
dengan tema : Prospek Rumah Minimalis Tahun 2019

Membuat Surat/Dokumen Elektronik

1. Petunjuk pengerjaan
a. Buatlah alamat email
b. Ketik surat dan kirim ke alamat email yang diberikan penguji

2. Alur Kegiatan
a. Buatlah alamat email dengan menggunakan aplikasi gmail
b. Ketik surat sesuai yang diperintahkan dalam kolom email
c. Kirim surat ke alamat email yang diberikan oleh penguji

Soal :
Anda adalah seorang Administrasi Kantor PT Mandala Putra. Sebuah perusahaan
property yang beralamat di Jl. Raya Serang KM 26. Balaraja Kabupaten Tangerang.
Telp/Fax 021 5950058 Alamat email: mandala putra@gmail .co.id. Website:
www.mandalaputra.co.id Pimpinan anda bernama Giefahri Mandala, M.M.

Anda diminta oleh pimpinan untuk membuat surat dalam bahasa Indonesia kepada
salah satu vendor perusahaan Anda yaitu TB. Matahari yang beralamat di Jl. Raya
Serang KM 30 Gembong Kecamatan Balaraja Kabupaten Tangerang. Surat ditujukan
kepada Sales Manager yang bernama Robi Kurnia, SE. berisi pesanan pembelian
beberapa bahan bangunan sebagai berikut:
NO NAMA BARANG JUMLAH HARGA PER pcs JUMLAH
(dalam Pcs) (dalam Rp) (dalam Rp)
1 Pasir 10 truk Rp 2.200.000 Rp 22.000.000
2 Semen Holcim 50Kg 100 Rp 67.000 Rp 6.700.000
3 Batako 1000 Rp 2.500 Rp 2.500.000

6063-P2-18/19 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-9/10

 4 Batu split 100 m3 Rp 185.000 Rp 18.500.000
Total Rp49.700.000
Diminta konfirmasi dari vendor, apakah dapat memenuhi jadwal waktu pengiriman,
yaitu maksimal pada tanggal 1 maret 2019. Termin pembayaran adalah paling lambat 3
hari setelah penerimaan barang.

Mengakses Informasi Homepage

1. Petunjuk pengerjaan
a. Baca dan cermati maksud soal di bawah ini
b. Buka aplikasi computer, yang telah tersambung internet.
c. Buka Program Web Browser dan cari informasi sebagaimana diminta dalam soal
d. Pindahkan informasi yang didapat ke dalam word processing, kemudian simpan
menjadi sebuah file dokumen dengan nama file nomor peserta Anda
e. Print out data yang telah Anda unduh tersebut dan serahkan kepada Penguji

2. Alur kegiatan
a. Pekerjaan mengakses internet dan email dilaksanakan sesuai instruksi Penguji
b. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
c. Pastikan Komputer telah terpasang dengan jaringan internet sesuai kebutuhan soal
d. Carilah data yang dibutuhkan sesuai yang ada pada soal, selanjutnya data
disimpan kedalam folder
e. Print out data yang telah Anda unduh tersebut dan serahkan kepada Penguji

4. Hasil Yang diharapkan

a. Print out data yang anda unduh
b. Gambar denah rumah minimalis

Soal :
Anda adalah seorang Administrasi Kantor PT Mandala Putra. Sebuah perusahaan
property yang beralamat di Jl. Raya Serang KM 26. Balaraja Kabupaten Tangerang.
Telp/Fax 021 5950058 Alamat email: mandala putra@gmail .co.id. Website:
www.mandalaputra.co.id Pimpinan anda bernama Giefahri Mandala, M.M.

Pimpinan Anda berencana akan membangun sebuah perumahan cluster bergaya

minimalis, oleh karena itu Anda diminta untuk mencari model denah rumah minimalis.

“SELAMAT & SUKSES”

6063-P2-18/19 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-10/10