Menangani Perjalanan Dinas Pimpinan

Apa itu perjalanan dinas pimpinan ?

Perjalanan dinas pimpinan adalah suatu kegiatan yang memerlukan kehadiran pimpinan untuk
penyelesaiannya yang berkaitan dengan tugas dalam jangka waktu tertentu.Dimana semua
keperluan ditentukan oleh perusahaan seperti tempat kunjungan, biaya akomodasi antar lain
biaya transport, hotel, makan, tunjangan dan keperluan lainnya.

Perjalanan dinas ada dua yaitu, perjalanan dinas luar kota dan perjalanan dinas luar negeri.

a. Perjalanan dinas luar kota adalah

Perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan yang berkaitan dengan tugas atau tanggung jawab
dalam jangka waktu tertentu yang dilakukan di luar kota.

b. Perjalanan dinas luar negeri adalah

Perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan yang berkaitan dengan tugas atau tanggung jawab
dalam jangka waktu tertentu yag dilakukan di luar negeri.

Maka kita harus menyiapkan semua keperluan yang diperlukan oleh pimpinan kita dalam
melakukan perjalanan dinas tersebut yang bertujuan supaya pimpinan kita tidak bingung dalam
pelaksanaan kegiatan tersebut. Jadi kegiatan pimpinan dapat berjalan secara lancar.

Beberapa persiapan yang harus dilakukan terbagi menjadi dua, yaitu :

1. Persiapan yang bersifat administrative

Antara lain :
a. Surat tugas

Dokumen yang berisi perintah atau ijin dari suatu instansi yang dapat memungkinkan seseorang
(pegawai/pimpinan) melakukan perjalanan dinas keluar kota maupun luar negeri.

Contoh :

PT SAN ROSE

Jl. Diponegoro No. 17 Surakarta

Telp. (021) 556 667 778 Fax. (021) 667 778 889

e-mail : san_rose@info.com website : info@sanrose.com

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

SURAT TUGAS

-------------------------------

Nomor : 776/ST/SR/IX/20

Sehubungan dengan dibangunnya kantor cabang baru “PT San Roses” yang berada di
Macthbeth 7 stret London, maka dengan ini kami menugaskan kepada :

Nama : Naendra Jostafa, SE

Jabatan : Marketing Manager PT San Rose

Untuk melakukan peninjauan proses pembangaunan kantor cabang baru tersebut, yang
terhitung mulai tanggal 7 Oktober s.d 5 November 2020.Dengan memberikan laporan
perkembangan pembangunan.

Segala biaya yang diperlukan dalam melaksanakan peninjauan ini ditanggung oleh perusahaan
sesuai aturan yang berlaku.

Demikian surat tugas ini dikeluarkan agar dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab

Surakarta, 5 Oktober 2020

PT San Rose
Jonaris Tandrea, MBA

Direktur Utama

b. Daftar / blangko jadwal perjalanan pimpinan

Daftar yang berisi seluruh kegiatan yang harus dilakukan saat melaksanakan perjalanan dinas.
Yang bertujuan memperjelas pimpinan

Contoh :

PT IMPERIAL JAYA

Jl.Slamet Riyadi No. 20 Surakarta

Telp. (0271) 5567688 Fax. (0271) 66778845

Website : www.jayaimperial.com e-mail : Imperial@yahoo.com

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

JADWAL PERJALANAN DINAS

Pimpinan : Rudy Samsudin, MBA

Periode : 01 s.d 6 November 2020

Hari/Tanggal Kota Tujuan Waktu Berangkat Waktu Tiba Hotel Kegiatan Tempat
Transport Keterangan

Senin, 1 November 2020 Semarang 15.00 WIB 19.00 WIB - Menghadiri cara Talk Show
Studio Pro TV Jl-.Setia Budi 101 Semarang Mobil Kantor Langsung kembali ke Surakarta
Selasa, 2 November 2020 Salatiga 08.30 WIB 09.30 WIB Hotel Laras Asri Salatiga
Menghadiri acara socialisasi Perdagangan Anti Dumping Hotel Laras Asri Salatiga Mobil
Kantor Didampingi Bapak Manulang-Manager Ekspor-Impor

Rabu, 4 November 2020 Jakarta 06.00 WIB 08.35 WIB - Transit 1,5 jam Bandara
Soekarno hatta GA 323 Diantar Pak Mulyo-no (Kasie Protokol) Lanjut ke Kuala Lumpur

Kuala Lumpur 10.10 WIB 11.50 Hotel Novotel Menghadiri Conference Hotel Novotel
GA 327 Dari Bandara Lang-sung ke Petronas To-wers Dan Menyiap-kan Dokumen

Business Meeting Hotel Novotel - 17.00 17.30 - Makan malam Pusat Makanan Jalan
Alor Mobil kantor cabang Menghubungi Bp.Marzuki

Sabtu, 6 November 2020 Solo 08.20 09.50 WIB - Kembali dari Kuala Lumpur-Solo Solo
GA 323 Dijemput Bp.Darno

Jogya 12.00 WIB 14.00 WIB - Menghadiri Welcome Party Golf Bank Mandiri Bank
Mandiri Jogya Mobil kantor

Surakarta, 31 Oktober 2020

Mengetahui,

Femi Ardiani Rudy Samsudin, MBA

Sekretaris Pimpinan

c. Undangan

Dalam hal ini bisa saja pimpinan kita melakukan perjalanan dinas karena mendapat undangan
dari salah satu relasi, misalnya undangan pameran, diklat, pernikahan, dll.

d. Pasport

Dokumen yang merupakan identitas warga Negara yang diperlukan untuk dapat melakukan
perjalanan dinas keluar negeri. Apabila kita melakukan perjalanan dinas keluar negri tanpa
membawa paspor dapat dikatakan pengunjung gelap atau bisa di Blacklist oleh Negara tujuan.
Macam- macam paspor

- Paspor Hijau

Atau yang lebih dikenal dengan paspor biasa (normal passport) Paspor yang diterbitkan oleh
kantor imigran setempat dan berlaku selama 5 tahun.

- Paspor Biru

Paspor dinas yang digunakan untuk keperluan dinas bagi pegawai atau pejabat pemerintah yang
diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri yang masa berlakunya tidak menentu.

- Paspor Hitam

Paspor yang dimiliki oleh pejabat diplomatik. Paspor ini dikeluarkan oleh Departemen luar
negeri.

- Paspor Coklat

Paspor ini digunakan untuk keperluan menunaikan ibadah haji. Dikeluarkan oleh Departemen
Agama, masa berlaku paspor haji tergantung waktu dalam menunaikan ibadah haji.

- Paspor khusus

Paspor untuk pejabat atau anggota PBB, paspor ini dibagi dua macam yaitu :

Paspor warna merah untuk pejabat tinggi Unaited Nations. Dan paspor warna biru muda untuk
staf PBB.

e. Visa

Dokumen yang memberikan ijin kepada pendatang manca Negara utuk dapat tinggal di suatu
Negara tujuan dalam jangka waktu tertentu.Visa merupakan lembar formulir yang berisi
keterangan yang dilampirkan dalam paspor, visa dikeluarkan oleh duta besar. Apabila seseorang
tinggal disuatu Negara yang melampaui batas maka disebut overstay. Macam-macam visa :

1. Tourist Visa yaitu, visa yang digunakan oleh pendatang yang bertujuan melakukan
liburan.

2. Business Visa yaitu, via yang digunakan untuk kunjungan keluar negeri untuk urusan
 bisnis

3. Offiial Visa yaitu, visa yang diberikan kepada perwakilan Negara atau pejabat Negara
untuk hubungan iternasional sebagai wujud persahabatan antar Negara.

4. Immigrant Visa yaitu, visa yang diguakan oleh orang-orang yang ingin keluar negeri dan
berencana untuk tinggal menetap.

5. Diplomatic Visa yaitu, Visa yang diberikan kepada pejabat diplomat atau duta Negara
untuk mendapat perlakuan khusus.

6. Transit Visa yaitu, visa yang digunakan untuk keperluan singgah sesaat disuatu wilayah
Negara lain selama 1 s.d 3 hari kemudian akan melanjutkan kembali perjalanannya.

f. Sertifikat kesehatan (Yellow Card)

Dokumen yang berisi keterangan kesehatan seseorang yang akan melakukan perjalanan keluar
negeri. Dokumen ini bisa diproses di Rumah Sakit yang memiliki standar WHO.

2. Persiapan yang bersifat bukan administrasi

a. Reservasi Tiket

Saat pimpinan kita melakukan perjalanan dinas keluar kota ataupun luar negeri tentu saja
memerlukan transport untuk sampai ketempat tujuan. Maka kita bisa menyiapkan transport
untuk pimpinan seperti mobil kantor, pesawat, kereta dan kapal sesuai dengan tujuan pimpinan.

b. Reservasi Hotel

Sesampainya pimpinan ditempat tujuan maka kita juga harus mempersiapkan penginapan bagi
pimpinan kita agar pimpinan dapat beristirahat, misalnya hotel, apartemen dan motel. Sesuai
anggaran dari perusahaan. Akan tetapi pabila pimpinan hanya melakukan perjalanan dinas satu
hari dan memungkinkan pimpinan tidak memerlukan penginapan maka kita tidak perlu
memean hotel.

Tujuan dilaksanakan perjalanan dinas, antara lain :

1. Perjalanan dinas untuk keperluan pertemuan bisnis

Dalam perjalanan ini bertujuan untuk membangun kerjaama degan perusahaan lain. Maka kita
sebagai sekretaris harus menyiapkan keperluan yang dibutuhkan untuk membina kerjasama
tersebut antara : materi bisnis, profil pperusahaan, profit sharing, tujuan kerjasama dan bentuk
kerjaama.
2. Perjalanan dinas untuk keperluan seminar

Dalam hal ini kita bisa menyiapkan beberapa keperluan dalam seminar yaitu undangan seminar,
mempelajari materi seminar sesuai judul yang telah ditentukan dalam undangan seminar.

3. Perjalanan dinas untuk keperluan pembukaan kantor cabang baru

Saat menghadiri pembukaan kantor cabang baru kita hrus menyiapkan data perusahaan untuk
pembuatan akta notaris pendirian kantor cabang dan menyiapkan pimpinan bagi kantor cabang
baru.

4. Perjalanan dinas untuk keperluan kunjungan kerja (pemantauan)

Dalam kasus ini pimpinan harus menentukan tujuan untuk melakukan kunjungan sehingga kita
sebagai sekretaris bisa menyiapkan segala akomodasi untuk pimpinan.

contoh Agenda Kegiatan Perjalanan Bisnis

LATIHAN

Langkah Kerja :

Anda diminta untuk membuat jadwal kegiatan pimpinan dengan data-data dan informasi yang
telah tersedia

Ketik dengan menggunakan aplikasi MS Word / MS Excel

Buat agenda kegiatan pimpinan dalam format yang tersedia pada aplikasi Microsoft
word/Microsoft Excel

Anda adalah Sekretaris WIRA KARYA SEJATI, Jalan Garuda Raya No. 109, Surabaya, Telp (031)
70878770, Faks. (031) 70877087, http://www.wirakaryasejati.sch.id E-mail :
info@wirakaryasejati.sch.id

Pimpinan anda bernama Bapak Rafa Perdana, SH, MM . Beliau menjabat sebagai Kepala Devisi
Umum.

Perusahaan anda bergerak di bidang distributor peralatan kantor.

Soal

Senin 3 Februari 2020, pukul 08.30 s.d 09.00 laporan hasil audit/evaluasi keuangan kantor
cabang perusahaan di Bandung di Ruang Direksi.

Senin 3 Februari 2020, pukul 13.00 s.d 15.00 rapat seluruh manajer dan divisi di Ruang
pertemuan perusahaan.

Selasa 4 Februari 2020, Presentasi tentang hasil rapat 3 februari 2020, di ruang serbaguna
perusahaan dihadiri seluruh staff, divisi marketing pukul 13.00 s.d 15.00.

Rabu 5 Februari 2020, pukul 13.00 s.d 14.00 makan siang dengan Bapak Asmosudirja
membicarakan kepastian kontrak pengembangan bandara Adisucipto Jogjakarta.

Kamis 6 februari 2020, pukul 08.00 konfirmasi ulang tentang kunjungan ke kantor cabang Batam
sekaligus pesan tiket pesawat Garuda Airlines untuk keberangkan Jumat pagi.

Kamis 6 Februari 2020, pukul 12.00 makan siang bersama Ibu Lenny Manajer Pemasaran PT.
Alam Sutra Resident di “Saung Sunda” Jl. Menara Gading Serpong No. 16 Bumi Serpong Damai
Tangerang, dilanjutkan survei lokasi pengembangan gedung olah raga. Kembali ke kantor pukul
15.00.
Jumat 7 Februari 2020 pukul 08.00 menyiapkan dokumen keberangkatan ke Batam.

Jumat 7 Februari 2020 pukul 10.00 berangkat ke kantor cabang di Batam dengan penerbangan
GA 707 Soekarno Hatta.

Jumat 7 Februari 2020 pukul 11.00 cek-in di Hotel Horizon Batam.

Sabtu 8 Februari 2020 pukul 08.00 s.d 11.00 presentasi program tahunan perusahaan di Ruang
Pertemuan kantor Cabang Batam di Kawasan Industri “Legenda Park’ kav 3 Batam Center,
dihadiri seluruh divisi perusahaan wilayah Batam.

Sabtu 8 februari 2020 pukul 12.00 makan siang dilanjutkan proses audit s.d pukul 17.00.
Kembali ke Jakarta pukul 19.00 dengan GA 707