Payroll Company Partner

Panduan Penggunaan Aplikasi

PT Bank Central Asia, Tbk.

Version 1.3
 Daftar Isi

1 PENGENALAN APLIKASI .............................................................................................1

1.1 PENGANTAR ..............................................................................................................1
1.2 CARA MENJALANKAN APLIKASI ...............................................................................1
1.3 MENU APLIKASI ........................................................................................................2
1.4 STANDARISASI ..........................................................................................................3

2 ALUR PROSES..............................................................................................................4
2.1 ALUR PROSES UTAMA ...............................................................................................4
2.2 MENDAFTARKAN PERUSAHAAN/USER ......................................................................4
2.3 TRANSAKSI PAYROLL................................................................................................5

3 FUNGSI – FUNGSI APLIKASI .......................................................................................7

3.1 MAIN SCREEN AND MENU .........................................................................................7
3.2 LOGIN .......................................................................................................................8
3.3 CHANGE PASSWORD .................................................................................................8
3.4 RESET USER PASSWORD............................................................................................9
3.5 SETTINGS ..................................................................................................................9
3.6 ADD COMPANY .......................................................................................................10
3.7 EDITING COMPANY .................................................................................................11
3.8 DELETE COMPANY ..................................................................................................12
3.9 GENERATE FINGERPRINT.........................................................................................13
3.10 DISPLAY FINGERPRINT ..........................................................................................15
3.11 PRINT FINGERPRINT ..............................................................................................16
3.12 EXPORT FINGERPRINT ...........................................................................................18
3.13 IMPORT FINGERPRINT ............................................................................................20
3.14 INPUT PAYROLL TRANSACTION .............................................................................21
3.15 EDITING PAYROLL TRANSACTION .........................................................................23
3.16 DELETE PAYROLL TRANSACTION ..........................................................................24
3.17 LOAD PAYROLL TRANSACTION .............................................................................25
3.18 IMPORT PAYROLL TRANSACTION ..........................................................................26
3.19 EXPORT PAYROLL TRANSACTION .........................................................................28
3.20 FILTER DATA PAYROLL TRANSACTION .................................................................30
3.21 DELETE ALL PAYROLL TRANSACTION ..................................................................32
3.22 SEAL PAYROLL TRANSACTION ..............................................................................33
3.23 BACKUP PAYROLL ................................................................................................37

4 FORMAT DATA ..........................................................................................................38

4.1 FORMAT DATA PAYROLL ........................................................................................38
4.2 FORMAT CSV .........................................................................................................39

5 INSTALASI APLIKASI .................................................................................................40

 1 Pengenalan Aplikasi

1.1 Pengantar
Terima kasih atas kepercayaan yang telah diberikan untuk menggunakan fasilitas Payroll dari
BCA.
Untuk meningkatkan pelayanan dan kemudahan dalam menggunakan fasilitas Payroll BCA, saat
ini telah dikembangkan aplikasi pendukung Payroll BCA yang berbasis Windows.
Diharapkan dengan adanya aplikasi pendukung berbasis Windows tersebut akan semakin mening-
katkan kemudahan dalam menggunakan fasilitas Payroll BCA.

Selamat menggunakan aplikasi pendukung Payroll BCA.

1.2 Cara Menjalankan Aplikasi

Setelah aplikasi terinstall di dalam workstation yang ada di pihak nasabah, secara default (tidak
ada perubahan terhadap installation setting pada saat instalasi aplikas), aplikasi dapat diakses
dengan melakukan :
 Menekan tombol ”Start”
 Memilih menu ”Programs”
 Memilih menu ”BCA PayrollClient”
 Memilih menu ”Payroll Client”
Setelah aplikasi dijalankan maka tampilan layar akan muncul seperti berikut ini :

Page 1 of 43
1.3 Menu Aplikasi
Berikut ini merupakan daftar menu yang terdapat pada aplikasi beserta penjelasan dari masing-
masing menu.

Menu&Icon Description User/Role

MAIN
Menu ini digunakan untuk mengganti All User
login user aplikasi

Menu ini digunakan oleh user yang All User

aktif/sedang login untuk mengubah
password user

MASTER
Menu ini digunakan untuk mendaftarkan SUPERVISOR
atau me-maintain data company/nasabah
yang menggunakan aplikasi.

TRANSACTION

Menu ini digunakan untuk melakukan OPERATOR

entry dan editing informasi gaji
karyawan.

Menu ini digunakan untuk melakukan SEALER

finalisasi data gaji karyawan dan
mencetak laporan rekap transfer
sebelum diserahkan ke cabang BCA.

UTILITY

Menu ini digunakan oleh user ADMIN

administrator untuk men-set password
dari beberapa tipe user.
Menu ini digunakan untuk melakukan ADMIN
setting terhadap beberapa attribute.

Menu ini digunakan untuk mengenerate, SUPERVISOR

mendaftarkan atau mencetak fingerprint
yang akan digunakan oleh aplikasi.

Page 2 of 43
1.4 Standarisasi
Berikut ini merupakan beberapa standarisasi yang digunakan oleh aplikasi :

Item Description
Company Code Format : XXXX/YYYYY/ZZZZ
XXXX: Merupakan kode cabang BCA yang disesuaikan dengan account
no (rekening) nasabah. Format numerik.
YYYYY: Merupakan nomor urut yang ditujukan ke nasabah yang ingin
didaftarkan. Format numerik.
Nomor urut yang digunakan adalah 4 digit dibelakang, sedangkan digit
pertama default angka ‘0’.
ZZZZ:Merupakan inisial company yang menggunakan aplikasi. Format
alfanumerik.
Account No. Merupakan nomor rekening perusahaan/karyawan. Format numerik 10
digit.
(Rekening)
Untuk rekening perusahaan harus disesuaikan dengan kode cabang yang
terkandung di dalam Company code.

Seal No. Merupakan nomor yang digunakan oleh perusahaan untuk melakukan
seal informasi company sebelum informasi tersebut diserahkan ke cabang
BCA.

Media Penyimpanan - Setiap Media Penyimpanan yang akan disampaikan kepada BCA
harus diberi label Nama perusahaan.
- Khusus bagi perusahaan yang menggunakan USB sebagai media
penyimpanan maka pada USB tersebut harus dibuatkan folder
dengan format XXXXYYYYYZZZZ dan setiap folder ada sub
folder dengan format ddmmyyyy
Ket : Folder :
XXXX = kode cabang
YYYYY = kode perusahaan
ZZZZ = inisial perusahaan
Sub folder :
dd = tanggal efektif
mm = bulan efektif
yyyy = tahun efektif
PGP Standarisasi penamaan PGP harus menggunakan format :
Nama PIC <inisial perusahaan>

Page 3 of 43
 2 Alur Proses

2.1 Alur Proses Utama

Sebelum menggunakan aplikasi Payroll Company Partner ini, sebelumnya nasabah/company part-
ner BCA harus memahami alur proses penggunaaan aplikasi. Secara garis besar, alur proses utama
dalam menggunakan aplikasi dibagi menjadi dua bagian besar seperti bagan berikut ini :

MENDAFTAKAN TRANSAKSI
PERUSAHAAN/USER PAYROLL

Pada bagan proses di atas menjelaskan bahwa proses ”Mendaftarkan Perusahaan/User” dibutuhkan
sebelum melakukan proses ”Transaksi Payroll”.

2.2 Mendaftarkan Perusahaan/User

Proses ini digunakan untuk mendaftarkan perusahaan/user. Proses ini akan dilakukan oleh pihak
BCA dan tidak diperkenankan pihak nasabah melakukannya. Pihak BCA akan melakukan
beberapa step sebagai berikut :

MELAKUKAN SETTING MENDAFTAKAN MELAKUKAN

PARAMETER PERUSAHAAN GENERATE/IMPORT
FINGERPRINT

Pada bagan di atas, petugas BCA akan melakukan proses-proses :

 Melakukan Setting Parameter
Yaitu melakukan beberapa setting parameter yang digunakan oleh aplikasi untuk
memproses informasi (lihat pada fungsi Setting)
 Mendaftar Perusahaan
Mendaftarkan perusahaan yang akan menggunakan jasa transfer data gaji karyawan (lihat
pada fungsi Add/Edit/Delete Company)
 Melakukan Generate/Import Fingerprint
Proses ini digunakan untuk mendaftarkan fingerprint pada perusahaan yang telah
didaftarkan sebelumnya (lihat pada fungsi Generate/Display/ Print/Import/Export
Fingerprint) . Dalam mendaftarkan fingerprint ada dua metode yang dapat digunakan
yaitu :

Page 4 of 43
 o Generate
Fungsi ini digiunakan untuk membuat fingerprint yang baru dengan melakukan
setting untuk beberapa parameter yang dibutuhkan
o Import
Import digunakan untuk menggunakan fingerprint yang sudah ada untuk
digunakan pada suatu company. Fungsi ini dilakukan hanya jika :
 Perusahaan yang baru menggunakan fingerprint yang sudah ada.
 Migrasi dari aplikasi payroll yang lama ke system payroll yang baru

Pihak BCA hanya akan melakukan pendaftaran jika perusahaan membutuhkan :

 Kode Perusahaan baru
 Melakukan instalasi pada mesin yang berbeda
 Penambahan user terjadi jika ada suatu kode perusahaan dihandle oleh banyak user. Ada
dua alternatif yang dapat diterapkan pada, yaitu :
o Melakukan instalasi pada mesin yang berbeda (recommended)
o Melakukan instalasi pada mesin yang sama tetapi pada installasi yang berbeda

2.3 Transaksi Payroll

Proses ini merupakan proses rutin yang dijalankan oleh pihak perusahaan dalam melakukan
transaksi payroll secara rutin atau pada periode dan kebutuhan tertentu. Pada bagan berikut akan
menjelaskan diagram alur utama dari penggunaan aplikasi untuk transaksi payroll :

PAYROLL
APPROVE/SIGN REKAP
EXT. FILE

LEGACY PAYROLL
SYSTEM

REKAP
PAYROLL
IMPORT DATA
GAJI

SUBMIT KE
FILE CABANG BCA
GAJI KARYAWAN
SEAL DATA
DATA GAJI GAJI

INPUT DATA
GAJI

Page 5 of 43
Pada diagram di atas, proses dibagi menjadi tiga bagian utama yaitu :
 Input Data Gaji
Merupakan suatu step dimana user yang bertugas melakukan entry atau pendataan data
gaji karyawan (lihat pada fungsi Input/Editing/Delete/ Load/Import/Export Payroll
Transaction). User yang memiliki hak untuk menjalankan fungsi ini adalah user OPR.
Step ini akan menghasilkan File Gaji Karyawan.
 Import Data Gaji
Pada proses Import Gaji ini, user dapat melakukan import data dari file eksternal dengan
File Payroll atau File .csv yang sesuai dengan format yang terlah ditentukan (lihat pada
bagian format data).
 Seal Data Gaji
Proses Seal Data Gaji merupakan langkah yang mutlak dilakukan sebelum menyerahkan
data gaji ke BCA (lihat pada fungsi Seal Payroll Transaction). Input dari proses ini adalah
File Gaji Karyawan yang dihasilkan dari transaksi Input Data Gaji di atas atau yang
dihasilkan oleh legacy system sesuai dengan format File Gaji Karyawan yang telah
ditentukan oleh pihak BCA. Proses ini akan dijalankan oleh user SAL, yang
menghasilkan dua output yaitu Rekap Payroll dalam bentuk lembar pesetujuan dan juga
file Data Gaji yang direkam ke dalam media disket/flashdisk.
 Submit ke Cabang BCA
Proses yang terakhir adalah menyerahkan/men-submit Rekap Payroll dan Data Gaji ke
cabang BCA yang telah ditentukan untuk diproses lebih lanjut. Rekap Payroll dan File
Data Gaji akan divalidasi terlebih dahulu pada saat penerimaan data di cabang BCA.
Rekap Payroll harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dalam mengesahkan
proses transfer gaji tersebut.

Page 6 of 43
 3 Fungsi – Fungsi Aplikasi

3.1 Main Screen and Menu

Main Screen dan Menu merupakan fungsi dimana user dapat mengakses action yang ingin di-
lakukan seperti logout, merubah password dan lain-lain. Berikut ini adalah layar utama dan menu
yang ada pada aplikasi Payroll Company Partner :

Layar di atas dibagi menjadi dua bagian utama yaitu :

 Menu
Terletak dibagian kiri layar, di mana di dalam nya terletak Menu dan Sub-Menu. Menu
adalah bagian yang user dapat expand&collapse (dibuka&ditutup) sedangkan Sub-Menu
adalah bagian aplikasi yang dapat di-execute. Pada contoh di atas ”Main” adalah Menu
dan ”Logout” adalah Sub-Menu.
 Status Bar
Merupakan bar yang terletak pada bagian paling bawah layar. Pada bar ini terdapat juga
tiga status yaitu :
o Versi Aplikasi yang terletak pada bagian paling kiri, yang berisi versi dari
aplikasi Payroll yang sedang digunakan
o Active User adalah bagian yang berisi user yang sedang menggunakan aplikasi.
Pada contoh di atas, active user berisi ”OPERATOR”.
o Message/Pesan yang digunakan untuk menampilkan pesan-pesan yang
ditampilkan pada suatu operasi. Pesan-pesan tersebut otomatis akan hilang
setelah beberapa detik. Pada contoh di atas Message akan berisi ”Login
Successfully ....”.

Page 7 of 43
3.2 Login
Fungsi ini digunakan untuk melakukan otorisasi user sebelum menggunakan aplikasi. Fungsi ini
dapat dilakukan pada saat Aplikasi Payroll Company Partner dijalankan atau user mengeksekusi
menu Logout.Berikut ini adalah tampilan layar Login.

Tata cara penggunaan :

1. User diharuskan mengisi ”User ID” dan ”Password”.
2. Tekan tombol ”Login” untuk melakukan otorisasi user. User diberikan 3(tiga) kali
kesempatan untuk melakukan otoriasi.
3. Tekan tombol ”Exit” untuk keluar aplikasi.

3.3 Change Password

Fungsi ini digunakan untuk melakukan perubahan password. Untuk menjalankan fungsi ini, user
dapat mengeksekusi menu aplikasi ”Change Password”. Berikut ini adalah tampilan layar Change
Password.

Tata cara penggunaan :

Page 8 of 43
 1. User diharuskan mengisi ”Old Password”, ”New Password”, dan ”Retype New Pass-
word”. Isi ”New Password”, dan ”Retype New Password” harus sama.
2. Tekan tombol ”Save” untuk melakukan penyimpanan. Penyimpanan akan sukses jika
”Old Password” yang disimpan sesuai dengan informasi password yang tersimpan di
dalam data.
3. Tekan tombol ”Exit” untuk keluar dari layar.

3.4 Reset User Password

Fungsi ini digunakan untuk melakukan pendaftaran perusahaan. Fungsi ini dijalankan melalui
menu aplikasi ”Reset Password”.

Tata cara penggunaan :

1. Pilih ”User ID” yang passwordnya akan di-reset.
2. Masukkan ”Password” yang baru.
3. Tekan tombol ”Save” untuk melakukan penyimpanan password yang baru ke dalam data.

3.5 Settings
Fungsi ini digunakan untuk melakukan setting beberapa folder yang digunakan oleh aplikasi.
Fungsi ini dijalankan melalui menu aplikasi ”Settings”.

Page 9 of 43
Tata cara penggunaan :
1. User dapat mengubah ”Export Folder” dengan menekan tombol yang ada di samping
kanan isian.
2. User dapat mengubah ”Backup Folder” dengan menekan tombol yang ada di samping
kanan isian.
3. Di bawah ini merupakan dialog pemilihan folder untuk memasukkan ”Export Folder” dan
”Backup Folder”

4. Tekan tombol ”Save” untuk melakukan penyimpanan informasi setting ke dalam data.

3.6 Add Company

Fungsi ini digunakan untuk melakukan pendaftaran perusahaan. Fungsi ini dijalankan melalui
menu aplikasi ”Company Registration”.

Page 10 of 43
Tata cara penggunaan :
1. User diharuskan mengisi ”Company Code” sesuai dengan format yang ditentukan.
2. User mengisi ”Company Name”. ”Company Name” tidak boleh kosong.
3. Entry ”Company Account No.” dengan format rekening yang ditentukan. Nomor reken-
ing disesuaikan dengan kode cabang BCA yang terkandung di dalam ”Company Code”.
4. Tekan tombol ”Save” untuk melakukan penyimpanan. Setelah melakukan penyimpanan,
maka nilai-nilai yang di-entry sebelum nya akan muncul di bagian grid-data, seperti
contoh berikut ini :

5. Tekan tombol ”Exit” untuk keluar dari layar.

3.7 Editing Company

Fungsi ini digunakan untuk melakukan editing informasi perusahaan. Fungsi ini dijalankan melalui
menu aplikasi ”Company Registration”.

Page 11 of 43
Tata cara penggunaan :
1. Tekan tombol ”Edit” (dengan icon pensil) pada baris di grid-data yang datanya ingin di-
edit. Setelah tombol ditekan maka informasi yang ada akan muncul di kolom-kolom isian.
2. Kolom ”Company Code” tidak dapat di-edit.
3. User mengisi ”Company Name”. ”Company Name” tidak boleh kosong.
4. Entry ”Company Account No.” dengan format rekening yang ditentukan. Nomor reken-
ing disesuaikan dengan kode cabang BCA yang terkandung di dalam ”Company Code”.
5. Tekan tombol ”Save” untuk melakukan penyimpanan. Setelah melakukan penyimpanan
sesuai dengan nilai-nilai yang di-entry sebelum nya. Hasil perubahan akan dimunculkan
kembali ke grid-data.
6. Tekan tombol ”Exit” untuk keluar dari layar.

3.8 Delete Company

Fungsi ini digunakan untuk melakukan penghapusan informasi perusahaan. Fungsi ini dijalankan
melalui menu aplikasi ”Company Registration”.

Tata cara penggunaan :

1. Tekan tombol ”Delete” (dengan icon tanda silang) pada baris yang datanya ingin di-hapus
pada grid-data. Setelah tombol ditekan maka user diminta konfirmasi penghapusan.
2. Informasi akan terhapus dari data yang kemudian baris yang dihapus akan dihapus pada
grid-data.
3. Tekan tombol ”Exit” untuk keluar dari layar.

Page 12 of 43
3.9 Generate Fingerprint
Fungsi ini digunakan untuk melakukan pembuatan atau generate fingerprint yang akan digunakan
oleh pihak perusahaan. Fungsi ini dijalankan melalui menu aplikasi ”Fingerprint Generator”.

Tata cara penggunaan :

1. Pilih ”Company Code” untuk perusahaan yang ingin dibuatkan fingerprint-nya. Jika
perusahaan belum terdaftar maka user dapat melakukan fungsi ”Add Company”.
2. Tekan tombol ”Generate” pada layar untuk memulai pembuatan fingerprint yang baru.
Setelah itu akan muncul layar ”Security Setting Dialog” seperti berikut ini:

3. Pada layar di atas, user diharuskan mengisi ”User ID Security”, ”Security Password”, dan
”Retype Password”. Isi ”Security Password” dan ”Retype Password” harus sama.

Page 13 of 43
 Password diisi oleh user yang akan bertugas sebagai ”Seal” user, sedangkan ”User ID”
security diisi oleh ”Supervisor”.
4. Setelah user melakukan konfirmasi, maka aplikasi akan meminta user untuk memilih file
key milik BCA yang akan di-import ke dalam system, seperti layar berikut ini :

5. Setelah file tersebut dipilih, maka aplikasi akan membaca file tersebut. Jika file tersebut
valid maka aplikasi akan menampilkan layar konfirmasi seperti berikut ini :

6. Tekan tombol ”Yes” untuk melanjutkan.

7. Tekan tombol ”OK” untuk melanjutkan proses pembuatan fingerprint atau tekan ”Cancel”
untuk membatalkan.
8. Setelah melakukan konfirmasi maka layar akan menampilkan hasil pembuatan fingerprint
seperti layar berikut ini:

Page 14 of 43
3.10 Display Fingerprint
Fungsi ini digunakan untuk menampilkan informasi fingerprint yang digunakan oleh pihak perus-
ahaan. Fungsi ini dijalankan melalui menu aplikasi ”Company Fingerprint Generator”.

Tata cara penggunaan :

1. Pilih ”Company Code” untuk perusahaan yang ingin ditampilkan informasi fingerprint-
nya. Jika user tidak terdaftar maka akan muncul pesan seperti berikut ini :

Page 15 of 43
 2. Jika sudah terdaftar maka akan tampil layar seperti di bawah ini.

3. Tekan tombol ”Delete” (dengan icon tanda silang) pada baris yang datanya ingin di-hapus
pada grid-data. Setelah tombol ditekan maka user diminta konfirmasi penghapusan.

3.11 Print Fingerprint

Fungsi ini digunakan untuk mencetak informasi fingerprint yang digunakan oleh pihak perusahaan.
Fungsi ini dijalankan melalui menu aplikasi ”Fingerprint Generator”.

Tata cara penggunaan :

1. Untuk melakukan pencetakan informasi fingerprint, user diharuskan melakukan langkah-
langkah untuk melakukan ”Display Fingerprint”.

Page 16 of 43
2. Setelah informasi fingerprint muncul, user baru dapat menjalankan fungsi pencetakan.
Tekan tombol ”Print Fingerprint” untuk memulai fungsi.

Page 17 of 43
 3. Layar di atas merupakan dialog yang muncul setelah menekan tombol ”Print Fingerprint”.
Dialog ini digunakan untuk melihat preview dari hasil pencetakan.
4. Jika user ingin melanjutkan ke fungsi pencetakan ke printer, user dapat menekan tombol
”Print”. Setelah itu akan muncul dialog, yang meminta user untuk memilih printer tujuan
cetak seperti layar berikut ini :

5. Pilih printer dan tekan tombol ”OK” pada dialog di atas untuk memulai pencetakan ke
printer.

3.12 Export Fingerprint

Fungsi ini digunakan untuk meng-export informasi fingerprint yang digunakan oleh pihak perus-
ahaan, yang file hasil export-nya akan didaftarkan di cabang BCA. Fungsi ini dijalankan melalui
menu aplikasi ”Fingerprint Generator”.

Tata cara penggunaan :

1. Untuk melakukan pencetakan informasi fingerprint, user diharuskan melakukan langkah-
langkah untuk melakukan ”Display Fingerprint”.

Page 18 of 43
2. Setelah informasi fingerprint muncul, user baru dapat menjalankan fungsi export. Tekan
tombol ”Export to File” untuk memulai fungsi.

3. Kemudian aplikasi akan menampikan file dialog seperti di atas, untuk menentukan target
file. Setelah itu aplikasi akan melakukan pembentukan atau export dari file. Fie yang
dihasilkan akan digunakan oleh BCA sebagai bukti pertukaran file.

Page 19 of 43
3.13 Import Fingerprint
Fungsi ini digunakan untuk melakukan import fingerprint yang sudah ada ke dalam aplikasi.
Kegunaan fungsi import ini antara lain adalah
 Migrasi aplikasi Payroll Company Partner yang lama ke aplikasi Payroll Company Part-
ner.
 Reuse security key (fingerprint) yang sudah ada untuk digunakan ke company yang baru.
Fungsi ini dijalankan melalui menu aplikasi ”Fingerprint Generator”.

Tata cara penggunaan :

1. Pilih ”Company Code” untuk perusahaan yang ingin diimportkan fingerprint-nya.
2. Tekan tombol ”Import Security” pada layar untuk memulai proses import fingerprint yang
baru. Setelah itu akan muncul layar ”Security File Import Dialog” seperti berikut ini:

Page 20 of 43
 3. Pada layar di atas, user diharuskan mengisi ”User ID Security”, ”BCA Security ID”,
”First Key”, dan ”Second Key”.
4. Field ”User ID Security” dan ”BCA Security ID” akan disesuaikan dengan isi file security
yang akan diimport. Jika tidak sesuai proses import tidak akan berhasil.
5. Setelah isian, user dapat menekan tombol ”OK” untuk melanjutkan proses import. Di
dalam proses import ini, aplikasi akan melakukan beberapa validasi terhadap input-input
tersebut apakah vailid atau tidak. Jika valid maka layar akan menampilkan hasil
pembuatan fingerprint seperti layar berikut ini:

3.14 Input Payroll Transaction

Fungsi ini digunakan untuk melakukan pengisian data gaji karyawan. Fungsi ini dijalankan melalui
menu aplikasi ”Payroll Transaction”.

Page 21 of 43
Tata cara penggunaan :
1. Pilih ”Company Code” untuk perusahaan yang data karyawannya dimasukkan melalui
aplikasi.
2. Tekan tombol ”Load Data” untuk melakukan pembacaan data yang sudah pernah
disimpan sebelumnya dan/atau memulai pengisian informasi gaji karyawan.
3. Setelah melakukan konfirmasi penghapusan data, user akan dapat mengisi beberapa
informasi yang dibutuhkan untuk pengisian payroll, yaitu :
 ”Employee ID”
 ”Employee Name”
 ”Departement”
 ”Employee Account No.”
 ”Salary”
 ”Incentive”

4. Tekan tombol ”SAVE” untuk menyimpan informasi ke dalam database. Sebelum

melakukan save, pastikan informasi yang diisi sudah benar dan kolom ”Total Transfer”
sesuai dengan jumlah ”Salary” dan ”Incentive”. Informasi yang diisi tersebut akan
ditampilkan di bagian grid-data.

Page 22 of 43
3.15 Editing Payroll Transaction
Fungsi ini digunakan untuk melakukan editing informasi payroll perusahaan. Fungsi ini dijalankan
melalui menu aplikasi ”Payroll Transaction”.

Tata cara penggunaan :

1. Tekan tombol ”Edit” (dengan icon pensil) pada baris di grid-data yang datanya ingin di-
edit. Setelah tombol ditekan maka informasi yang ada akan muncul di kolom-kolom isian.

Page 23 of 43
 2. Kolom ”Employee ID” tidak dapat di-edit.
3. Entry ”Employee Name”, ”Departement”, ”Emp. Account No.”, ”Salary”, dan ”Incen-
tive”.
4. Tekan tombol ”SAVE” untuk menyimpan informasi ke dalam database. Perubahan
informasi yang dilakukan sebelumnya akan tersimpan di dalam database. Sebelum
melakukan save, pastikan informasi yang diisi sudah benar dan kolom ”Total Transfer”
sesuai dengan jumlah ”Salary” dan ”Incentive”. Informasi yang diisi tersebut akan
ditampilkan di bagian grid-data.

3.16 Delete Payroll Transaction

Fungsi ini digunakan untuk melakukan penghapusan informasi payroll karyawan. Fungsi ini dijal-
ankan melalui menu aplikasi ”Payroll Transaction”.

Tata cara penggunaan :

1. Tekan tombol ”Delete” (dengan icon tanda silang) pada baris yang datanya ingin di-hapus
pada grid-data. Setelah tombol ditekan maka user diminta konfirmasi penghapusan.
2. Informasi akan terhapus dari data yang kemudian baris yang dihapus akan dihapus pada
grid-data.
3. Tekan tombol ”Exit” untuk keluar dari layar.

Page 24 of 43
3.17 Load Payroll Transaction
Fungsi ini digunakan untuk melakukan mengambil informasi payroll karyawan yang sudah diinput
sebelumnya dari database. Fungsi ini dijalankan melalui menu aplikasi ”Payroll Transaction”.

Tata cara penggunaan :

1. Pilih ”Company Code” untuk perusahaan yang data karyawannya dimasukkan melalui
aplikasi.
2. Tekan tombol ”Load from DB” untuk melakukan loading data. Data yang sudah
tersimpan sebelumnya akan ditampilkan di dalam grid-data, seperti layar berikut ini.

Page 25 of 43
3.18 Import Payroll Transaction
Fungsi ini digunakan untuk melakukan mengambil informasi payroll karyawan yang sudah diinput
sebelumnya dari file eksternal. Ada dua format file yang dapat diinput, yaitu format CSV (comma
separated value) file dan format Payroll yang dihasilkan dari hasil export ”Payroll Transaction”.
Ada beberapa alasan penggunaan fungsi ini, antara lain :
 Pihak nasabah memiliki legacy system yang dapat mem-produce informasi-informasi
yang dibutuhkan oleh aplikasi
 Migrasi aplikasi dari Payroll Company Partner yang lama ke aplikasi yang baru
Fungsi ini dijalankan melalui menu aplikasi ”Payroll Transaction”.

Tata cara penggunaan :

1. Pilih ”Company Code” untuk perusahaan yang data karyawannya dimasukkan melalui
aplikasi.
2. Tekan tombol ”Import from File” untuk memulai import file. Setelah tombol ditekan,
maka akan muncul layar konfirmasi penghapusan data yang sudah ada.
3. Setelah user melakukan konfirmasi penghapusan data. maka akan muncul dialog sebagai
berikut :

Page 26 of 43
 4. Pada dialog ”Select Import Type” di atas, user diminta mengisi salah satu jenis format
yang diinginkan, ”from .CSV File” atau ”from Payroll Format File”.
5. Tekan tombol ”OK” untuk melakukan pemrosesan file atau tekan ”Cancel” untuk
membatalkan proses import.
6. Setelah menekan tombol ”OK”, user diminta memilih file yang akan diproses. Aplikasi
akan melakukan beberapa validasi dari isi file sesuai dengan format yang telah
ditentukan. Data yang valid akan tersimpan didalam database dan akan ditampilkan di
dalam grid-data, seperti layar berikut ini.

Jika pada saat setelah melakukan proses import terdapat beberapa tanda warna pada bagian kolom
data pada gambar berikut ini maka terdapat beberapa jenis kesalahan :

 Jika pada kolom ”Emp.Account No.” terdapat warna MERAH maka artinya nomor
rekening nya tidak valid.
 Jika terdapat warna UNGU pada kolom ”Employee ID” dan ”Emp.Account No.” maka
terdapat duplikat data terhadap data yang di atasnya. Pada contoh gambar di atas
menunjukkan bahwa ”Employee ID” baris ke-4 duplikat dengan baris ke-1 dan
”Emp.Account No.” baris ke-4 duplikat dengan baris ke-3.

Page 27 of 43
3.19 Export Payroll Transaction
Fungsi ini digunakan untuk menyimpan informasi yang ada ke dalam suatu file. File yang
dihasilkan tersebut akan diexport untuk keperluan proses Seal. Fungsi ini dijalankan melalui menu
aplikasi ”Payroll Transaction”.

Tata cara penggunaan :

1. Sebelum melakukan fungsi ini, data gaji karyawan atau payroll ini harus sudah tersedia
atau sudah di-loading atau dengan kata lain grid-data harus sudah terisi. User dapat
melakukannya dengan melakukan fungsi-fungsi :
 Input Payroll Transaction
 Load Payroll Transaction
 Import Payroll Transaction

2. Tekan tombol ”Export to File” untuk memulai proses export file. Setelah tombol ditekan,
maka akan dialog yang meminta user untuk menentukan file dan lokasi hasil export.

Page 28 of 43
3. Setelah user masukkan informasi file hasil export, maka user diminta untuk meng-input
tanggal efektif seperti layar berikut ini :

4. Tekan tombol ”OK” untuk melakukan proses selanjutnya yaitu pencetakan ”Daftar
Rekapitulasi Transfer” yang dicetak ke printer. User diminta untuk memilih target printer
untuk pencetakan laporan tersebut.

Page 29 of 43
 5. Pilih printer dan tekan tombol ”OK” untuk melakukan pencetakan dan pembuatan file
export atau tekan ”Cancel” untuk membatalkan proses. Setelah itu aplikasi akan
menghasilkan file sesuai dengan file yang nilai ditentukan sebelumnya.

3.20 Filter Data Payroll Transaction

Fungsi ini digunakan untuk melakukan filtering (penyaringan) data payroll dengan kriteria-kriteria
tertentu. Tujuan dari filtering ini adalah mempermudah user dalam melakukan pencarian data.
Tata cara penggunaan :

Page 30 of 43
 1. Sebelum melakukan fungsi ini, data gaji karyawan atau payroll ini harus sudah tersedia
atau sudah di-loading atau dengan kata lain grid-data harus sudah terisi. User dapat
melakukannya dengan melakukan fungsi-fungsi :
 Input Payroll Transaction
 Load Payroll Transaction
 Import Payroll Transaction
2. Tekan tombol ”Filter Data” yang terletak pada bagian bawah grid. Setelah itu akan
muncul windows dialog sebagai berikut :

3. Pada Dialog di atas akan muncul 3 (tiga) kriteria yang dapat digunakan user dalam
memfilter data yaitu : NIK, Dept, Name. Secara default kriteria akan berisi. User dapat
menggunakan mengisi kolom tersebut dengan beberapa variasi sebagai berikut :

Contoh Filter Deskripsi Contoh Contoh Hasil

% Semua data Semua data muncul

ALI% Semua data yg berawalan ALI ALI, ALIMANSYAH, Ali Wijaya, dll.

%WATI Semua data yg berakhiran WATI DINAWATI, Meina Wati, dll.

%DEWI% Semua data yg mengandung kata DEWI DEWI MUCHTAR, Rahma Dewi, Karina
Dewi Susanti, dll.

4. Setelah user menekan tombol ”OK” maka hasil filter akan muncul pada layar transaksi.
User tidak dapat melakukan export data jika user menggunakan sedang dalam
penggunaan fitur filter ini.

Page 31 of 43
3.21 Delete All Payroll Transaction
Fungsi ini digunakan untuk melakukan penghapusan seluruh informasi gaji karyawan yang sudah
disimpan sebelumnya untuk suatu kode perusahaan. Fungsi ini biasanya digunakan untuk
melakukan pengisian infomasi gaji dari nol. Fungsi ini dijalankan melalui menu aplikasi ”Payroll
Transaction”.

Tata cara penggunaan :

1. Pilih ”Company Code” untuk perusahaan yang data karyawannya dimasukkan melalui
aplikasi.

Page 32 of 43
 2. Tekan tombol ”Delete All”. Setelah tombol ditekan maka user diminta konfirmasi
penghapusan.
3. Tekan tombol ”Exit” untuk keluar dari layar.

3.22 Seal Payroll Transaction

Fungsi ini digunakan untuk melakukan pembuatan file proteksi terhadap informasi yang akan
dikirimkan ke BCA sebelum informasi payroll karyawan ini diserahkan ke kantor cabang BCA.
Fungsi ini dijalankan melalui menu aplikasi ”Payroll Data Seal”.

Page 33 of 43
Tata cara penggunaan :
1. Tekan tombol ”Import from File” untuk memulai fungsi Seal. Setelah tombol ditekan
maka akan muncul window dialog seperti berikut ini :

2. User diminta untuk menentukan data file input yang digunakan oleh proses seal. Aplikasi
akan melalukan proses pengecekan isi dan format dari file tersebut. Jika file yang
dimasukkan valid maka hasilnya akan ditampilkan seperti pada layar berikut ini :

Page 34 of 43
3. Tekan tombol ”SEAL!” untuk memulai proses seal dari data yang sudah ditampilkan.
Sebelum melakukan seal sebaiknya periksa terlebih dahulu semua nilai-nilai yang ada di
dalam file hasil import tersebut. Setelah tombol ditekan maka kan muncul dialog seperti
berikut ini :

4. Pada dialog di atas, user diminta mengisi ”Seal No”, ”Sender User ID”, ”Sender
Password”, dan ”Recipient User ID”. Isian ”Seal No.” merupakan nomor seal yang sudah
ditentukan sebelumnya oleh pihak BCA berdasarkan periode transfer. ”Sender User ID”
dan ”Sender Password” merupakan nilai-nilai yang dimasukkan pada saat melakukan
fungsi ”Generate Fingerprint”. Sedangkan ”Recipient User ID” merupakan nilai yang
diinformasikan oleh pihak BCA untuk melakukan keabsahan pertukaran data.
5. Tekan tombol ”OK” setelah user memasukkan informasi-informasi terserbut dan ingin
melanjutkan ke proses seal. Aplikasi akan mengecek keabsahan informasi yang
dimasukkan di atas. Jika seluruh informasi valid maka kemudian user diminta
memasukkan folder tempat penyimpanan hasil seal seperti layar di bawah.

6. Setelah proses seal berhasil maka muncul dialog konfirmasi yang meminta apakah user
ingin melanjutkan ke proses printing atau tidak. User dapat menekan tombol ”Print” jika
ingin mencetak kembali hasil seal. Setelah tombol ”Print” ditekan akan muncul tampilan
berikut ini :

Page 35 of 43
7. User dapat mengecek hasil preview pencetakan atau dapat melakukan pencetakan dengan
terlebih dahulu memilih printer yang digunakan untuk mencetak hasil seal.

Page 36 of 43
3.23 Backup Payroll
Di dalam aplikasi ini terdapat fungsi Backup Data yang ditampilkan pada saat aplikasi dieksekusi
dan jika pengguna belum melakukan backup data lebih dari 7 (tujuh) hari.

Tata cara penggunaan :

1. Tekan tombol ”Yes” pada layar di atas untuk melakukan backup data dan tombol ”No”
Kika ingin mebatalkannya.
2. Masukkan target folder di mana pengguna ingin menyimpan hasil Backup.

Page 37 of 43
 4 Format Data

Dalam aplikasi ini terdapat dua jenis format data yang akan disimpan ke file atau dibaca dari file
untuk diproses.

4.1 Format Data Payroll

Format data ini merupakan format standar yang digunakan baik pada aplikasi payroll yang lama
maupun payroll yang baru. Format data ini juga yang digunakan oleh aplikasi untuk melakukan
import pada Transaksi Payrol dan Seal. Format ini dibagi menjadi dua bagian yaitu :
 Bagian Header
Bagian ini terdapat pada baris pertama, di mana bagian ini merupakan bagian ringkasan
terhadap bagian detail. Berikut ini adalah field-field yang terkandung pada bagian header:

Pan-
Field Posisi Keterangan
jang

*Dummy 1 11 Berisi nilai static ”00000000000”

Berisi kode perusahaan tanpa tanda ”/” . Contoh : Kode perusahaan

Kode Perusahaan 12 13
”1234/05678/ABCD” ditulis menjadi ”123405678ABCD”

Berisi tanggal efektif transfer gaji. Jika tanggal efektif berisi tanggal 2
Tanggal Efektif (Day) 25 2
Sept 2010, maka ditulis menjadi ”02”

*Dummy 27 2 Berisi nilai static ”01”

Berisi nomor rekening BCA milik perusahaan yang menjadi sumber

Nomor Rekening Perusahaan 29 10
pendanaan

Non BCA 39 1 Berisi nilai 1 jika perusahaan bukan BCA.

Berisi 0 jika akan ditransfer sebelum hari kerja dan 1 jika akan
Transfer Date 40 1 ditransfer setelah hari kerja. Settingnya disesuaikan dengan informasi
company yg ada di dalam database

*Dummy 41 2 Berisi nilai static ”MF”

Berisi jumlah karyawan yang akan ditransfer gajinya. Jumlahnya harus

Jumlah Record 43 5
sama dengan jumlah baris pada Bagian Detail

Merupakan total salary yang akan ditransfer. Totalnya harus sama

dengan total salary yang ada di Bagian Detail. Formatnya terdapat dua
Total Salary 48 17
angka dibelakang koma. Contoh jika total salarynya ”Rp 18,900,000”
maka ditulis ”00000018900000.00”

Berisi bulan dari tanggal efektif transfer gaji. Jika tanggal efektif berisi
Tanggal Efektif (Bulan) 65 2
tanggal 2 Sept 2010, maka ditulis menjadi ”09”

Berisi tahun dari tanggal efektif transfer gaji. Jika tanggal efektif berisi
Tanggal Efektif (Tahun) 67 4
tanggal 2 Sept 2010, maka ditulis menjadi ”2010”

 Bagian Detail
Bagian ini terdapat pada baris ke-dua dan seterusnya, di mana bagian ini merupakan
detail data gaji karyawan. Berikut ini adalah field-field yang terkandung pada bagian
detail :

Page 38 of 43
 Pan-
Field Posisi Keterangan
jang

*Dummy 1 1 Berisi nilai static ”0”

Nomor Rekening Berisi nomor rekening BCA milik karyawan yang

2 10
Karyawan menjadi target transfer gaji

Berisi nilai gaji yang akan ditransfer. Contoh jika ingin

Nilai Gaji 12 15 mentransfer senilai ”Rp 3,250,000” maka ditulis menjadi
”000000325000000”

Nomor Induk Karyawan

27 10 Berisi Nomor Induk Karyawan
(NIK)

Nama Karyawan 37 30 Berisi Nama Karyawan

Departemen Karyawan 67 4 Berisi Departemen dari karyawan

4.2 Format CSV

Aplikasi Payroll Company Partner ini sudah dapat mensupport format file CSV (Comma Separated
Value). Format CSV merupakan format di mana setiap informasi dipisahkan dengan tanda koma.
Contohnya adalah sebagai berikut :

1231231237,ADI,HRD,7897897890,3500000,1000000
2342342347,ALI,MRKT,5675675678,6750000,2000000
.....

Contoh di atas merupakan format yang di gunakan oleh aplikasi ini untuk melakukan import data
pada Payroll Transaction. Format nya dapat dijabarkan sebagai berikut :

Max
No Field Pan- Keterangan
jang
1 Nomor Induk Karyawan (NIK) 10 Berisi Nomor Induk Karyawan

2 Nama Karyawan 30 Berisi Nama Karyawan

3 Departemen Karyawan 4 Berisi Departemen dari karyawan

Berisi nomor rekening BCA milik karyawan yang

4 Nomor Rekening Karyawan 10
menjadi target transfer gaji

5 Nilai Gaji 15 Berisi nilai gaji yang akan ditransfer

6 Nilai Insentif 15 Berisi nilai insentif yang akan ditransfer

Catatan:
Format file CSV dapat di buka dari aplikasi Microsoft Excel tetapi yang perlu diperhatikan bahwa
jangan melakukan formatting untuk Nilai Gaji dan Nilai Insentif karena akan berpengaruh
terhadap isi dari CSV file.

Page 39 of 43
 5 Instalasi Aplikasi

Berikut ini adalah penjelasan instalasi aplikasi Payroll Company. Dalam melakukan instalasi user
dapat melakukan beberapa langkah mudah sebagai berikut :
1. Pada CD atau folder instalasi Payroll terdapat file Payroll Company Partner Setup.exe,
seperti pada gambar berikut. Execute file tersebut untuk memulai instalasi

2. Setelah aplikasi dieksekusi maka akan muncul layar pembuka sebagai berikut. Tekan
tombol ”Next” untuk melanjutkan proses.

Page 40 of 43
3. Layar berikut merupakan layar konfirmasi di mana user dapat mengubah direktori dari
instalasi aplikasi. Tekan tombol ”Next” untuk melanjutkan proses instalasi.

4. Jika user menekan tombol ”Browse” untuk melakukan perubahan direktori, maka akan
muncul dialog sebagai berikut :

Page 41 of 43
5. Tekan tombol ”Next” untuk memulai proses instalasi.

6. Proses instalasi berjalan.

Page 42 of 43
7. Jika proses instalasi berhasil, maka akan muncul layar berikut. Tekan tombol ”Close”
untuk mengakhiri instalasi.

Page 43 of 43