CHAPTER 12

SISTEM PENARIKAN

Garis Besar Bab:

Menjaga informasi pasien
Jenis-jenis dari Sistem Penarikan
Sistem penarikan tingkat lanjut
Sistem penarikan telepon
Sistem penarikan surat
Membangun sebuah sistem penarikan
File penarikan elektronik
Penindak lanjutan
Membersihkan sistem
Tujuan pembelajaran
Penguasaan isi dalam bab ini memungkinkan pembaca untuk :
 Mendefinisikan istilah kunci
 Menjelaskan tujuan dari sistem penarikan (recall)
 Mengidentifikasikan perbedaan jenis dari sistem penarikan (recall)
 Mengembangkan sebuah sistem penarikan (recall)
Sistem penarikan (recall system) mengingatkan pasien pada waktu perawatan. Hal ini
adalah bagian yang tidak dapat dipisahkan saat praktik gigi modern, dan ini
merupakan bagian penting bagi kedua pihak, klien dan dokter gigi. Sistem pengingat
ini adalah garis hidup dari praktik tersebut. Hal ini membantu mencapai salah satu
tujuan utama dokter gigi yaitu, membantu pasien dalam kesehatan oral yang baik di
seumur hidup. Tindakan rutin ini secara umum dilakukan oleh dokter gigi, tetapi
setiap ahli gigi yang profesional dalam praktik ini harus memiliki peranan dalam
sistem penarikan/pengingat yang berhasil.
Pasien dipanggil ke kantor paling sering untuk prophylaxis mulut dan pemeriksaan.
Namun, kunjungan kembali mungkin juga dilakukan untuk berbagai alasan lain:
 Pemeriksaan jaringan mulut setelah prosedur pembedahan
 Pemeriksaan alat buatan (gigi palsu penuh atau parsial ataupun implant)
 Ketetapan dari pola erupsi gigi pada anak
 Ketetapan dari status perawatan orthodontic
 Menindaklanjuti perawatan endodontic
 Menindaklanjuti untuk sebuah implant
 Ketetapan dari status jaringan periodontal
 Keberhasilan system recall tergantung pada 3 faktor:
1. Pendidikan kesehatan gigi
2. Motivasi
3. Tindak lanjut yang konsisten
Sebagai asisten administrasi, anda harus membantu pasien mengembangkan
rasa tanggung jawab atas kesehatan gigi mereka sendiri, meskipun perubahan
perilaku tersebut tidak dapat dilakukan dengan cepat. Selain itu, pasien pun harus
mengetahui bagaimana cara kerja dari recall sistem beroperasi. Sebagaimana
dikatakan Winston Churchill “orang-orang senang untuk belajar tapi tidak senang
untuk diajarkan”.
Motivasi dari pasien, yang sangat penting untuk efektivitas sistem recall ,
adalah tanggung jawab staff dokter gigi. Sekali pasien telah dididik dan
termotivasi untuk menerima sistem recall, asisten administrasi bertanggung jawab
untuk menjaga sistem secara efisien. Pentingnya langkah ini tidak bisa
dipaksakan. Jika seorang asisten mengabaikan sistem recall bahkan untuk waktu
1 bulan, dampaknya akan terlihat dalam waktu yang singkat, dan pasien mulai
merasa diabaikan.
MENYIMPAN INFORMASI PASIEN
Pasien dalam praktik perawatan gigi harus mengerti pentingnya recall terlepas
dari apapun alasan perjanjian recall. Banyak yang dapat dilakukan melalui
pendidikan pada pasien untuk mempromosikan sistem recall. Beberapa cara
praktis dan mudah untuk menjaga pasien tetap mendapat informasi mengenai
prosedur perawatan gigi yang ditawarkan dan cara kerja sistem recall mencakup
beberapa hal berikut:
 Brosur praktek terbaru
 Koran
 Materi audiovisual diruang resepsi
 Kamera intraoral
 Foto-foto sebelum dan sesudah
 Papan bulletin
 Tindak lanjut surel
JENIS-JENIS SISTEM RECALL
Beberapa jenis sistem recall dapat digunakan. Kebanyakan dokter gigi
mendapati bahwa tidak ada satu sistem pun yang sempurna, karena itu
mereka sering menggunakan lebih dari satu sistem. Tiga sistem yang
paling umum digunakan adalah sistem perjanjian lanjutan, sistem
pengingat telepon, dan sistem pengingat surat.
Sistem Perjanjian Lanjutan
Dengan Sistem Perjanjian Lanjutan, janji Recall dijadwalkan sebelum
pasien meninggalkan kantor. Secara tradisional, para ahli manajemen telah
mengkritik sistem ini karena orang tidak bisa memprediksi jadwal mereka
untuk 6 bulan kedepan. Kekacauan dapat terjadi jika dokter gigi atau
terapis gigi tidak hadir dikantor dan melalaikan janji yang dijadwalkan
atau jika pasien terus-menerus membatalkan janji mereka. Para pendukung
 sistem ini berpendapat bahwa kebanyakan orang mengetahui kebiasaan
diri mereka sendiri dan waktu yang ditetapkan yang umumnya baik untuk
mereka. Staff kantor harus menimbang keuntungan dan kerugian
sebagaimana yang terdaftar dalam box 12-1

Box 12-1
Sistem Perjanjian Lanjutan
Keuntungan
 Tidak ada biaya yang terlibat
 Tidak perlu waktu untuk asisten administrasi
 Sederhana
Kerugian
 Pasien tidak bisa tahu apa yang mereka lakukan diwaktu yang akan dating
 Buku perjanjian ahli kesehatan gigi bisa diisi untuk 6 bulan kedepan, dan
kemudian perubahan staff bisa terjadi

Sistem Pengingat Telepon

sistem pengingat telepon bisa memberikan respon yang cepat karena
asisten administrasi menghubungi setiap pasien dengan telepon untuk
menjadwalkan pertemuan. Ini bisa menjadi sebuah praktek yang baik untuk
seorang praktisi baru, tapi itu bisa menjadi tugas yang melelahkan dan
menghabiskan waktu secara besar-besaran.
Saat menghubungi pasien lewat telepon, anda hendaknya menggunakan
kalimat yang tidak mendevaluasi layanan. Hindari kalimat seperti “untuk check up
atau untuk kebersihan”. Beberapa asisten menemukan kerumitan untuk
menggunakan kata-kata prophylaxis dan pemeriksaan, karena mereka merasa
istilah-istilah ini terlalu teknis, dan juga kata-kata ini tidak secara akurat
menyampaikan pentingnya kunjungan kembali. Kunjungan ini mencakup
pemeriksaan gigi secara lengkap, pemeriksaan semua jaringan mulut (untuk
mendeteksi penyakit mulut lebih awal), dan melengkapi proses pembersihan
karang gigi dan polishing gigi. Luangkan waktu untuk menginformasikan kepada
pasien anda bahwa ini adalah layanan pencegahan yang penting atau cobalah
menggunakan kata-kata janji yang dapat diingat.
Karena kebanyakan orang telah menggunakan mesin atau pesan suara,
yang memungkinkan anda meninggalakan pesan, sistem telepon dapat menjadi
teknik yang tepat dan efektif dalam memberikan kontak pribadi dengan pasien.
Dalam box 12-2 terdaftar beberapa saran
Box 12-2
Saran untuk Menggunakan Sistem Panggilan Telepon
1. Jangan menelepon terlalu pagi
2. Pastikan nada suara anda mengandung suara atau nada kekhawatiran yang positif ;
jangan membuat panggilan jika anda merasa lelah atau marah
3. Membuat panggilan pribadi, keluar dari pendengaran pasien lain
4. Jangan mengganggu pasien. Jika mereka bilang mereka akan menelpon kembali,
catat itu pada file kartu recall dan tunggu 2-3 minggu sebelum menghubungi
mereka lagi. Jika mereka tidak menjawab setelah 3 kali panggilan, tanyalah mereka
jika mereka ingin tetap aktif dalam program recall anda
5. Simpan catatan recall pasien sehingga anda akan diberitahu dengan baik
6. Cobalah untuk menelepon dihari yang tidak menyenangkan; pasien kemungkinan
besar berada dalam ruangan pada hari itu
7. Jika anda dialihkan pada mesin penjawab, berbicaralah dengan jelas dan
meninggalkan pesan dengan lengkap, termasuk alasan untuk menelepon, waktu
kantor akan dibuka, nomor telepon dan dengan ramah “terimakasih”

Box 12-3 Sistem Panggilan Surat

Sistem panggilan telepon
Keuntungan
 Respon langsung dari pasien
 Membangun praktek
Kerugian
 Mungkin tidak mendapatkan jawaban
 Mungkin tidak bisa menghubungi pasien
 Mungkin mengganggu orang yang ditelepon
 Menghabiskan waktu dalam praktek yang besar
 Asisten administrasi bertanggung jawab lebih dalam sistem ini

Dengan sistem panggilan surat, pasien bertanggung jawab untuk membuat

janji. Para pasien menerima kartu yang meminta mereka menghubungi kantor untuk
menjadwalkan janji yang dapat diandalkan atau memberi mereka waktu janjian dan
meminta mereka untuk mengkonfirmasinya. Kartu itu hendaknya menekankan
pentingnya prophylaxis dan hendaknya tidak menggunakan kata-kata seperti
membersihkan atau memeriksa. Manajer kantor mengalamatkan kartu pada alamat
pasien yang tercantum pada kunjungan sebelumnya. Pengaturan yang disebutkan
belakangan dapat sangat efektif, karena para pasien mengenali tulisan tangan mereka
sendiri ketika menerima kartu dan ini dapat meneguhkan minat mereka dalam sistem
recall
 Beberapa jenis dari pesan recall bisa digunakan. Berhati-hatilah untuk tidak
menyepelekan kematangan seorang anak ketika memutuskan pesan mana yang akan
dikirim kepada pasien anak.
MEMBANGUN SISTEM RECALL
Sekali sistem recall telah ditentukan , asisten administrative hendaknya
membuat berkas recall yang sederhana, efisien, dan akurat. Sistem recall yang paling
efisien dikelola secara elektronik. Dalam praktik perawatan gigi dewasa ini, ini
hanyalah alat manajemen yang terlalu penting untuk bergantung pada sistem manual.
File Elektronik Recall
Computer adalah komponen utama dari manajemen recall. Dengan file
elektronik, sistem perangkat lunak menghasilkan daftar pasien yang perlu dihubungi.
Computer juga dapat menghasilkan surat atau kartu yang sebenarnya atau membuat
label pengiriman untuk kartu yang sudah disiapkan. Jika kantor menggunakan sistem
panggilan telepon, anda dapat membuat daftar pasien dan nomor telepon mereka.
Menindaklanjuti
Seperti yang disebutkan sebelumnya, sangat penting agar pasien dipanggil
secara rutin. Pasien perlu diberitahu bagaimana sistem recall bekerja dan bagaimana
mereka akan diberitahu sebelum meninggalkan kantor. Asisten administrasi harus
menjaga catatan tanpa cacat dan mengatur sistem agar pasien bisa kembali ke kantor
dengan cara yang tepat.

Box 12-4
Sistem panggilan surat
Keuntungan
 Menempatkan tanggung jawab pada pasien
 Pengingat yang terlihat
Kerugian
 Memungkinkan pemberitahuan terabaikan
 Biaya post
 Kurangnya respon langsung

Membersihkan Sistem
Secara periodic, seperti halnya sistem manajemen catatan, catatan panggilan
harus dibersihkan. Hal ini dapat dilakukan secara elektronik bagi pasien yang belum
pernah berada dalam recall sistem selama beberapa tahun. Untuk menghindari
kemungkinan litigasi akibat kelalaian, kantor dokter gigi hendaknya
menginformasikan kepada pasien bahwa catatan miliknya akan dihapus dari sistem.
Surat harus dikirim kepada pasien (dan termasuk dalam catatan pasien)
memberitahukan bahwa dia dikeluarkan dari sistem recall; Hal ini melindungi
praktek tersebut dan mengingatkan pasien untuk terakhir kalinya mengenai
pentingnya recall atau janji lanjutan.

Istilah kunci
Sistem perjanjian lanjutan
Sebuah sistem recall dimana janji bertemu dijadwalkan pada saat pasien
meninggalkan kantor.
Sistem Panggilan Surat
Sebuah sistem recall dimana pasien menerima kartu yang (1) meminta orang
untuk menghubungi kantor untuk membuat janji untuk kunjungan kembali
preventif atau (2) memberitahu pasien waktu perjanjian dan meminta pasien
untuk mengkonfirmasinya.
Sistem Recall
Sistem dimana pasien diinformasikan akan waktu rutin untuk perawatan gigi
Sistem Panggilan Telepon
Sebuah sistem dimana pasien dihubungi melalui telepon untuk perjanjian
recall.
disimpan di laci file atau notebook. Karena diperlukan untuk memesan item,
kartu ditempatkan di bagian file yang ditandai Untuk dipesan. Setelah item
dipesan, kartu dipindahkan ke bagian On order file. Ketika barang tiba dari
pemasok, kartu diganti dalam posisi alfabet aslinya dalam file. Jika item saat
ini kehabisan stok dan telah dipesan berdasarkan pesanan oleh pemasok, kartu
ditempatkan di bagian Pesanan belakang file. Modifikasi sistem ini
membiarkan semua kartu di bagian alfabet setiap saat, dan status item
ditunjukkan dengan tag berwarna (Gambar 13-5). Label merah mungkin
mengindikasikan Dipesan; biru, Sesuai pesanan dan kuning, Sesuai pesanan.
Sistem ini menghilangkan pemindahan kartu dan kemungkinan kesalahan
pengarsipan dan juga menunjukkan sekilas status barang.
Daftar Alfabetis
Tabel 13-1 menunjukkan contoh daftar alfabetis bahan untuk inventaris.
Daftar induk ini mencakup nomor kode untuk setiap pemasok, nama setiap
produk, dan kolom untuk level maksimum yang tersedia dan titik pemesanan
ulang minimum. Daftar ini disimpan dalam penutup seluloid pelindung, dan
ketika titik pemesanan ulang tercapai, asisten hanya menempatkan tanda
centang merah di ruang yang sesuai dengan pensil lilin. Saat mengunjungi
kantor, perwakilan persediaan dapat meninjau daftar, menemukan semua
barang yang dicentang dengan nomor pemasok, dan menyelesaikan pesanan.
Ketika barang dipesan, tanda centang merah dihapus dengan tisu.

MEMELIHARA SISTEM PERSEDIAAN

mengidentifikasi Poin Pemesanan Ulang
Beberapa teknik dapat digunakan untuk memesan kembali persediaan. Kaset
berwarna dapat digunakan untuk menunjukkan titik pemesanan ulang pada
item kecil (Gambar 13-6), atau tag dapat ditempatkan pada item
(Gambar 13-7). Untuk persediaan alat tulis, tab kertas dapat dimasukkan ke
dalam tumpukan bahan untuk menunjukkan titik pemesanan ulang (Gambar
13-8).
Menentukan Kuantitas Pasokan.
Dalam memutuskan bagaimana mempertahankan sistem persediaan, Anda
harus memutuskan jumlah minimum dan maksimum dari setiap item yang
ingin Anda simpan. Faktor-faktor tertentu dapat membantu menentukan
jumlah ini:
 Tingkat penggunaan: Membeli sejumlah besar barang yang jarang
digunakan tidak efisien biaya. Namun, membeli sejumlah besar
 persediaan sering digunakan ekonomis. Misalnya, membeli produk
kertas untuk ruang perawatan gigi dalam jumlah besar adalah ide yang
baik jika ruang penyimpanan tersedia.
 Masa simpan: Bahan-bahan tertentu, seperti film sinar-x dan beberapa
bahan cetakan, mulai memburuk setelah periode tertentu. Beberapa
produsen menunjukkan tanggal kedaluwarsa pada kotak. Jangan
membeli sejumlah besar barang yang tidak dapat digunakan sebelum
tanggal kedaluwarsanya.
 jumlah pengeluaran modal: Selain harga, jumlah uang tunai yang
tersedia sering menentukan apakah suatu barang dibeli dalam jumlah
besar.
 lamanya waktu pengiriman: Faktor ini mempengaruhi jumlah
minimum yang ingin Anda miliki dalam stok. Jika beberapa hari
diminta untuk menerima pesanan untuk barang yang sering digunakan,
Anda mungkin ingin menambah jumlah minimum yang ada.
 Jumlah ruang penyimpanan: Di beberapa kantor, ruang penyimpanan
adalah faktor penting, dan kekurangannya melarang pembelian
persediaan besar. Konsekuensinya, ruang penyimpanan yang besar
adalah manfaat secara ekonomis dan meningkatkan efisiensi Anda.
 Penawaran khusus pabrikan: Pabrikan secara rutin menawarkan tarif
khusus untuk berbagai bahan. Namun, harga khusus tidak hemat biaya
jika barang tetap berada di rak dan mengumpulkan debu..
Menerima Persediaan.
Semua bahan yang masuk harus ditangani dan disimpan dengan aman.
Peraturan saat ini mengharuskan semua produsen memberikan MSDS
dengan setiap bahan berbahaya.
Setiap pesanan yang tiba di kantor harus memiliki faktur atau slip
kemasan, atau keduanya. Slip kemasan hanyalah enumerasi dari barang-
barang terlampir. Faktur (Gambar 13-9) adalah daftar isi paket, harga
setiap item yang dilampirkan, dan total tagihan. Beberapa perusahaan
menggunakan faktur sebagai pernyataan dan menunjukkan pada formulir
bahwa ini adalah pernyataan dari mana Anda harus membayar akun.
Pastikan bahwa setiap item yang tercantum bertepatan dengan pesanan
asli, bahwa setiap item pada faktur ada dalam paket, dan bahwa jumlah
total yang tercantum pada faktur akurat. Kemudian masukkan faktur ke
file Dibayar.
Pada akhir bulan, Anda akan menerima pernyataan, atau permintaan
pembayaran, dari pemasok (Gambar 13-10). Setiap faktur harus diperiksa
terhadap entri pada pernyataan untuk memastikan keakuratan sebelum
pembayaran dikirim.
Cek dibayarkan kepada pemasok (lihat Bab 16). Nomor cek ditunjukkan
pada bagian yang dipertahankan dari pernyataan, faktur dilampirkan, dan
dokumen-dokumen ini diajukan dalam file subjek yang sesuai.
Menerima Kredit
terkadang persediaan harus dikembalikan untuk kredit. Dalam kasus
seperti itu akun dokter gigi telah dikreditkan untuk biaya barang yang
dikembalikan. jumlah ini muncul memogure 13-1D, dengan gigi yang
menunjukkan bahwa der telah dikreditkan untuk biaya Barang yang
dikembalikan. 1 pada pernyataan di akhir bulan dan terkadang jumlah
uppliernya dikirim, ini muncul sebagai kredit atas pernyataan itu di akhir
bulan.
Persediaan yang Dipesan Kembali.
Terkadang item yang dipesan tidak tersedia di rumah persediaan, dan
Anda akan menerima memo pesanan-kembali. Pemasok memberi tahu
Anda bahwa artikel tersebut dipesan kembali (lihat Gambar 13.9), atau ini
dapat dicatat langsung pada faktur. Jika Anda membutuhkan produk
segera, Anda harus berusaha mendapatkannya dari pemasok lain atau
membuat pilihan alternatif.
Pesanan pembelian
Di lembaga besar, persediaan dipesan melalui agen pembelian. Semua
item terdaftar pada daftar permintaan, dan pesanan dimasukkan ke dalam
pesanan pembelian, formulir pemesanan standar untuk persediaan. Setiap
pesanan pembelian diberi nomor dan dikirim ke pemasok yang sesuai,
yang pada gilirannya memasukkan nomor ini pada semua faktur saat
mengirimkan persediaan.

Penyimpanan persediaan
Semua persediaan harus disimpan secara terorganisir yang memungkinkan
pengambilan cepat dan mudah. Bahan-bahan tertentu membutuhkan lokasi
yang sejuk, kering, atau gelap. Selain itu, ketika bahan baru diterima,
bahan tersebut harus disimpan di belakang persediaan yang lebih lama
sehingga persediaan yang lebih tua digunakan terlebih dahulu.
Asisten administrasi harus mengetahui pedoman federal Keselamatan dan
Kesehatan Kerja (OSHA) mengenai penggunaan dan penyimpanan bahan
di kantor gigi. MSDS yang disediakan oleh OSHA harus dipertahankan
pada bahan berbahaya. Informasi pada lembar-lembar ini (gambar 13-12)
termasuk nama pabrikan, alamat, dan nomor telepon darurat, serta
informasi spesifik tentang bahan-bahan produk. Informasi tambahan harus
mencakup instruksi penyimpanan, data bahaya kesehatan, prosedur
tumpahan atau kebocoran, dan tindakan pencegahan keselamatan khusus
(mis., Penyimpanan di area berventilasi). Dokter gigi harus memastikan
bahwa formulir tersebut tersedia untuk anggota staf. Jika bahan berbahaya
disimpan di kantor, pelabelan yang tepat harus mengikuti pedoman yang
diberikan dalam Bab 17.
Ketika persediaan alat tulis atau kotak besar disimpan, label yang
menjelaskan konten harus diletakkan di bagian luar setiap kotak.

Evaluasi Persediaan
Kotak 13-1 menyajikan beberapa pertanyaan berguna untuk membantu
evaluasi sistem persediaan di kantor gigi.  Ketentuan Utama
Memo Pemesanan Kembali Formulir disertai dengan pesanan yang tidak
menentukan pembeli bahwa barang yang dipesan saat ini tidak tersedia dan
akan berada di kemudian hari.
 
Persediaan modal Barang-barang besar dan mahal yang jarang diganti;
mereka termasuk peralatan seperti komputer, alat sterilisasi, dan unit gigi.

Memo kredit dari yang menunjukkan bahwa hasil akun dokter gigi
dikreditkan untuk biaya barang yang dikembalikan; jumlah tersebut
muncul sebagai laporan kredit pada bulan tersebut.

Persediaan yang bisa dikeluarkan Barang-barang sekali pakai, seperti

semen gigi, alat tulis, anestesi lokal, dan produk gipsum.

Faktur Daftar isi paket harga setiap item terlampir, dan total biaya.

Lembar Data Keselamatan Bahan (MSDS) Suatu formulir disediakan oleh

pabrikan yang menyediakan informasi tentang bahan berbahaya; formulir
ini diperlukan oleh pemerintah A.S.
Nonexpendable supplies Barang yang dapat digunakan kembali yang tidak
merupakan pengeluaran besar; kategori ini umumnya mencakup sebagian
besar instrumen gigi.

slip kemasan. Penghitungan item yang termasuk dalam pesanan; itu tidak
termasuk biaya per item.

Pemesanan pembelian Formulir standar untuk pesanan persediaan yang

diinginkan.
Pernyataan Permintaan untuk pembayaran yang diajukan oleh pemasok
gigi.