Analisis Non-Finansial

Analisis nonfinansial intinya terfokus pada pasien dan staf. Teknik spesifik yang ada

dalam menganalisis kesehatan finansial praktek belum terdapat pada area nonfinansial.

Namun kedekatan terhadap konsep managemen dapat membantu dokter gigi menganalisis

adanya penyimpangan pada area-area ini. Kepuasan pasien merupakan hal yang penting

dalam pertumbuhan tempat praktek , sebagai hasil dari bukti penyerahan. Bagian akan

menyoroti kategori nonfinansial yang utama: jaminan kualitas, produksi, efisiensi

pengiriman, pekerjaan staf, jadwal kunjungan

1. Jaminan Kualitas

Meskipun jaminan kualitas dapat memberi arti yang berbeda pada orang yang

berbeda, area ini seharusnya menjadi perhatian primer pada tipe praktek kedokteran gigi

apapun. Kualitas dalam buku ini mengacu pada definisi yang dikemukakan oleh Jerge dan

rekannya, tingkat perawatan yang diberikan. Kualitas dinilai dalam hubungannya dengan

standar pelayanan dan ukuran pendapatan yang ditentukan oleh individu yang mengetahuinya

dalam bidang yang relevan. Kualitas pelayanan dapat diukur hanya oleh profesi, oleh sebab

itu merupakan tanggung jawab profesi untuk meningkatkan metode-metode yang menjamin

bahwa pasien akan memperoleh kualitas pelayanan yang tinggi.

Pertanggungjawaban dokter gigi. Karena profesi dokter gigi menentukan standar

untuk pengajaran dan lisensi anggota-anggotanya, maka menjadi logis bahwa profesi

menerima tanggung jawab untuk memastikan pasien dengan kualitas yang tinggi. Praktisi

dokter gigi yang praktek sendiri biasanya berada pada kerugian yang terbesar untuk

mengukur kualitas pengeluarannya. Oleh sebab itu beberapa faktor harus diingat yang akan

membantu dalam memonitor kualitas pelayanan. Pertama, seorang praktisi dapat dengan

mudah memonitor jumlah waktu prosedur khusus yang dihabiskan oleh pasien-pasien. Hal ini
dapat menjadi ukuran kualitas secara tidak langsung, karena repetisi pada pelayanan yang

khusus dapat berdasarkan pada pemilihan kasus yang ringan, teknik yang lebih meningkat,

pemilihan material yang rendah, dan lain-lain.

Riwayat dari pasien juga penting untuk kualitas seluruh pengobatan. Penilaian

periodik dari catatan pasien, yang didasarkan pada kriteria yang spesifik, dapat bagi dokter

gigi ketika mencari defisiensi pada area ini. Pengukuran yang objektif untuk kepuasan

riwayat pasien dengan praktek akan menjadi catatan bagi keluhan semua pasien. Dengan

mengecek kembali semua keluhan, dokter gigi dapat mengambil tindakan berdasarkan hal

yang berulang. Keluhan yang umum biasanya mengindikasikan adanya sesuatu yang salah

dan perlu dikoreksi

Kualitas Staff. Seorang dokter gigi secara legal bertanggung jawab untuk semuar

perawatan yang dilakukan selama praktek,ditinjau dari semua prosedur perawatan yang

dilakukan dengan higienis, bukan sebuah kebenaran tapi sebuah kewajiban. Dokter gigi harus

melatih asistennya untuk mengenali kekurangan dalam prakteknya seperti open contact,

kekurangan jarak, adanya tambalan overhang. Hal ini membutuhkan pengecekan tambahan

dan pengecekan keseimbangan untuk pasien yang ditambal. Pada daerah perawatan preventif,

menaikkan standard melalui penggunaan bermacam-macam indeks plak akan

membangkitkan keinginan pasien untuk menjaga kesehatan periodontal dan oral hygiene

sebaik yang dapat dihasilkan dari pengukuran langsung kualitas pelayanan pencegahan.

Manajemen pasien. Dokter gigi harus mengerti bagaimana memuaskan pasien

dengan perhatian yang pasien terima. Hal ini akan berdampak pada praktek secara positif

dengan meningkatkan tingkat kembalinya pasien pada dokter gigi tersebut. Hal ini penting,

pasien merasa puas, tidak hanya dengan perawatan yang langsung diterima, tetapi juga cara

dokter gigi dan staffnya memperlakukan pasien.

 Ada beberapa cara untuk mengukur tingkat kepuasan pasien. Satu cara yang paling

mudah untuk membagikan kuesioner pada semua pasien setelah perawatan rutin. Kuesioner

tidak dibagikan setiap kunjungan, tetapi setelah rangkaian perawatan diselesaikan atau ketika

pasien diminta untuk datang kembali. Informasi yang diperoleh dari misalnya kuesioner dapat

membangkitkan terjadinya perubahan pada beberapa area misalnya jadwal pertemuan,

pembayaran dan hubungan interpersonal dengan staff kantor. Metode langsung tidak

memakan biaya dengan dokter gigi mewawancarai pasien. Pada kasus ini, dokter gigi dapat

langsung mewawancara setiap pasien ataupun secara acak setelah perawatan selesai. Hal ini

akan lebih berkembang, bagaimanapun biaya dari prosedur ini dapat lebih besar daripada

keuntungannya.

Semua staff harus disemangati untuk menyediakan pelayanan yang memuaskan dan

menyenangkan pasien, membuat setiap percobaan untuk menjawab pertanyaan tentang

prosedur dan kebijakan di praktek.

2. Produksi

Dalam kedokteran gigi, istilah produksi mengacu pada total nilai pelayanan

dental yang telah diberikan.

Total produksi. Total produksi adalah produksi sebelum diberikan beberapa

penyesuaian. Produksi seringkali dipengaruhi oleh jumlah pasien, tipe tugas yang

dikerjakan oleh staf ahli, objektivitas dan preferensi praktisi, kemampuan bioteknik

dan kecepatan kerja dokter gigi serta perkembangan cara pelayanan seperti sistem sit-

down, four-handed.

Salah satu cara untuk mengukur produktivitas adalah dengan membagi

pendapatan dalam waktu satu bulan atau satu tahun dengan jumlah waktu dokter gigi

bekerja. Pengukuran ini akan memberitahukan pendapatan dokter gigi selama satu
jam. Teknik yang diberikan dapat pula menentukan biaya pengeluaran selama setiap

jamnya. Kalkulasi ini dicapai dengan membagi total pengeluaran dengan angka waktu

(jam) praktek.

Produksi campuran. Pada dasarnya, praktisi baru akan menentukan tujuan

dan sasaran yang berhubungan dengan tipe pelayanan dental yang akan

diberikan,sehingga produksi campuran direkomendasikan untuk praktisi baru tersebut.

Tanpa mengetahui sekilas mengenai produksi campuran, dokter gigi tidak akan

pernah mendapatkan indikasi nyata apakah tujuan atau sasaran yang diinginkan telah

ditemukan. Misalnya, praktisi berharap untuk memberikan pelayanan restrorasi dan

periodontal, dalam waktu 6 bulan atau satu tahun, tinjauan produksi campuran pada

pelayanan tersebut akan mengungkapkan apakah sasaran dan tujuan telah tercapai.

Production changes over times. Sebagai praktisi yang mulai dikenal khalayak

ramai, nantinya akan banyak pasien yang datang kembali. Sebagai konsekuensinya,

proporsi yg lebih besar untuk pencegahan harus disediakan. Secara hipotesis,

rehabilitative atau pelayanan restorative akan berkurang jika jumlah pasien menjadi

stabil dan jika dokter gigi memberikan penyuluhan mengenai pelayanan preventif

yang efektif. Namun, hal ini tidak akan terwujud jika terdapat pasien baru dengan

jumlah yang banyak karena pasien baru membutuhkan lebih banyak perawatan. Jadi,

seorang dokter gigi harus memperhatikan dengan seksama terhadap pelayanan yang

diberikan, karena berhubungan dengan produktifitas. Pada penelitian objektif terhadap

kondisi ini, praktisi tidak dapat lagi mengrontrol prakteknya dan membimbingnya

menuju batas luar dari objektivitas pasien.

 3. Delivery Efficiency

Dokter gigi juga harus memerhatikan cara mengorganisasi fasilitas praktek,

bagaimana anggota staf diperlakukan, dan bagaimana untuk meminimalisasi stress

dalam praktek. Tujuan keseluruhan dari delivery efficiency / efisiensi dalam

pemberian pelayanan adalah untuk memberikan pelayanan yang maksimal dengan

sumber daya dan usaha yang minimal, tanpa keraguan akan kualitas klinis. Pasien

diuntungkan dengan biaya yang stabil, sedangkan dokter gigi dan staf diuntungkan

dengan pemasukan yang meningkat karena produktivitas yang lebih besar, dan semua

anggota dari praktek ini dapat menangani beban pekerjaan mereka dengan lebih

efektif.

Sit down, four handed dentistry. Prasyarat dari praktek dokter gigi modern adalah

penggunaan konsep sit down, four handed dentistry / bekerja dalam keadaan duduk dan

penggunaan sistem four-handed dentistry yang tepat.

Dokter gigi dapat dengan cepat menentukan betapa efektifnya menggunakan

asisten dan menetapkan prinsip penghematan gerakan dengan menggunakan sistem

four-handed dentistry. Pertanyaannya adalah:

1. Apakah asisten selalu digunakan?

2. Apakah suction digunakan oleh asisten sementara dokter melakukan prosedur

restorasi atau bedah?

3. Apakah rubber dam digunakan secara rutin?

4. Apakah tray digunakan pada semua prosedur?

5. Apakah penyerahan instrumen antara dokter gigi dan asisten menggunakan

sinyal tangan?

6. Apakah dokter gigi mempertahankan pandangan matanya pada rongga mulut

atau tidak?
 7. Apakah pada sisi asisten menggunakan cabinet yang dapat meminimalisasi

pergerakan asisten dari tempat duduknya.

Walaupun pertanyaan-pertanyaan ini tidak meliputi semua prinsip sit-down,

four-handed dentistry, namun dapat diterima dan melekat dengan prinsip-prinsip

tersebut.

Analisis Tugas. Meningkatkan produktivitas erat hubungannya dengan

menyerahkan tugas. Analisis tugas meninjau tiap bagian dari prosedur praktek,

menjadikannya suatu tugas, menentukan tugas mana yang dapat diserahkan, dan,

akhirnya, menentukan apakah tugas itu sudah diserahkan.

Ukuran Fasilitas atau Tinjauan Praktek dan Perlengkapan. Dokter gigi

yang telah memiliki rencana pasti untuk mengembangkan prakteknya dengan cepat

harus berlokasi pada fasilitas dimana alat-alat operasi tambahan dapat ditambahkan

dengan mudah. Satu indikasi bahwa praktek harus diperbesar adalah menumpuknya

janji temu dengan pasien. Penambahan perawat gigi atau dokter gigi lainnya dapat

mengatasi masalah tersebut.

Penting untuk memilih fasilitas praktek yang lebih besar dari yang awalnya

dibutuhkan namun yang apabila diperlukan perlengkapan operasi tambahan dapat

ditempatkan dengan mudah.

Biaya untuk perlengkapan dental harus diperiksa secara berkala dengan

pengertian bahwa perlengkapan itu nantinya akan harus diganti. Kemajuan teknologi

pun dapat mengharuskan penggantian peralatan.

4. Kinerja Staf

Untuk membangun tempat praktek dokter gigi yang sukses dibutuhkan

seorang dokter gigi yang selalu mengevaluasi cara kerja staff nya secara teliti, baik

saat diberikan tugas maupun keahlian mereka dalam menambah ilmu dan kemampuan

baru. Selain itu seorang dokter gigi juga harus mengevaluasi secara berkala teamnya

untuk mengetahui apakah mereka bekerja secara efektif, kooperatif, dan suportif.

Terdapat 2 tipe evaluasi yang akan dikemukakan, yaitu :

Evaluasi Kerja Individu. Evaluasi kinerja adalah salah satu tanggung jawab

utama setiap supervisor. Evaluasi kinerja memberikan dasar untuk kenaikan gaji dan

upah untuk merencanakan program pelatihan, untuk memilih individu untuk

meningkatkan tanggung jawab, dan untuk memberhentikan karyawan yang tidak

berkontribusi cukup untuk praktik tersebut. Dokter gigi harus mengevaluasi kinerja

anggota staf secara berkelanjutan dan berkala. Evaluasi berkelanjutan kinerja adalah

evaluasi yang berlangsung secara teratur dan memberikan timbal balik verbal

pembantu yang berkaitan dengan tugas mereka. Jenis evaluasi dan timbal balik

memastikan bahwa dokter gigi telah meluangkan waktu untuk mengamati setidaknya

beberapa aspek kinerja tambahan yang secara teratur dan membantu menyadari

persepsi dokter gigi tentang kekuatan dan kelemahan. Ketika dokter gigi mengamati

dan memberikan timbal balik verbal tentang kejadian-kejadian yang sangat positif

atau negatif, disarankan untuk membuat catatan dari mereka untuk menempatkan

dalam folder personil karyawan. Catatan-catatan ini dapat digunakan ketika dokter

gigi melengkapi suatu evaluasi tertulis lebih formal dari kinerja karyawan setiap tahun

atau enam bulan.

Evaluasi kinerja pembantu formal setiap enam bulan atau satu tahun adalah

jenis kedua dari evaluasi kinerja yang harus dilakukan dokter gigi. Evaluasi-evaluasi
ini dan evaluasi atas kinerja wawancara menyediakan baik dokter gigi dan pembantu

berkesempatan untuk mengidentifikasi dan mendiskusikan kekuatan dan kelemahan

untuk mengembangkan rencana untuk memperbaiki kinerja di masa mendatang.

Evaluasi berkala ini harus dilakukan secara tertulis dan diajukan secara kronologis

dalam catatan personil karyawan. Proses ini mengurangi kesempatan adanya

perbedaan pendapat tentang apa yang dikatakan dan disepakati dalam wawancara

evaluasi kinerja sebelumnya. Dokter gigi harus ingat, bagaimanapun, bahwa evaluasi

dan analisa kinerja anggota staf adalah sama pentingnya dengan menganalisis aspek

keuangan dari praktik. Evaluasi tersebut, baik yang sedang berlangsung dan berkala,

memberikan informasi yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja tambahan.

Mereka juga menyediakan dokter gigi dengan catatan tertulis tentang tren kinerja dan

dalam beberapa kasus dokumentasi tentang mengapa seorang pembantu dihentikan.

Tim evaluasi. Setiap dokter gigi yang berpengalaman mengakui bahwa

kinerja individu efektif adalah hanya bagian dari suatu bangunan suksesnya praktik.

Satu dapat memiliki sekelompok pembantu yang kompeten secara individu tetapi

semua yang tidak bekerja sama secara kooperatif dan mendukung. Situasi di mana

anggota staf tidak cocok, di mana ada konflik antara pembantu, atau di mana anggota

tim tidak terlihat ketika orang lain berada di belakang dalam pekerjaan yang

mengganggu setiap praktik dan pada saat yang merusak moral dan produktivitas.

Sayangnya, dokter gigi sering menjadi orang terakhir yang mencari tahu tentang

masalah antara stafnya (setelah masalah utama). Dokter gigi harus jeli pada komentar

anggota staf satu sama lain atau kepada dokter gigi tersebut. Ketika komentar

menunjukkan adanya masalah di antara anggota staf, dokter gigi harus mendengarkan

dengan empati dan menggunakan pertanyaan tindak-lanjut untuk menentukan rincian

dan beratnya masalah. Diskusi tentang kompatibilitas staf dan kemauan untuk bekerja
 sama juga dapat dilakukan selama wawancara penilaian kinerja. Jika diskusi ini

berlangsung, dokter gigi harus membujuk anggota staf untuk membahas insiden

khusus masalah yang dirasakan, bukan untuk mengkritik anggota staf lain pada

umumnya.

Cara lain untuk mengidentifikasi masalah yang berhubungan dengan total

kinerja tim atau hubungan antara anggota tim adalah untuk mendorong diskusi

mengenai isu-isu ini di rapat staf. Pembujukan diskusi kelompok secara jujur dan

terbuka mengenai masalah ini, bagaimanapun, mensyaratkan bahwa dokter gigi

membentuk sebuah lingkungan yang mendorong dan memperkuat diskusi tersebut.

Menunjukkan kehangatan, empati, dan penghormatan terhadap anggota staf

merupakan sebuah prasyarat untuk membahas masalah tim sukses dalam rapat staf.

Cara lain untuk menilai kinerja tim adalah meminta setiap anggota staf untuk

mengisi kuesioner yang dirancang untuk mendapatkan apa yang dirasakan tentang

hubungan komunikasi kelompok dan anggota staf. Sebuah contoh yang baik seperti

kuesioner adalah Efektivitas Tim Survey. Hasil seperti kuesioner atau kuesioner

dikembangkan dalam praktik singkat dapat diperiksa oleh dokter gigi sendiri atau oleh

seluruh staf dalam pertemuan staf. Hasilnya akan menyediakan dokter gigi dengan

informasi tambahan tentang kinerja tim dan efektivitas.

5. Appointment Scheduling (Penetapan Jadwal Pertemuan)

Empat bidang penjadwalan janji untuk review adalah: (1). Waktu tunggu

pasien untuk janji, (2). Waktu tunggu pasien di ruang tunggu; (3). Waktu yang

dijadwalkan untuk setiap janji dibandingkan dengan waktu benar-benar digunakan,

dan (4). Perkiraan waktu yang ditujukan untuk dokter gigi dan pembantu. Penting

untuk diingat bahwa dokter gigi harus mengontrol penjadwalan janji. Tujuan khusus
yang berhubungan dengan proference dokter gigi adalah untuk mengobati pasien

harus ditetapkan. Sebagai contoh, di beberapa praktek Prosedur lebih kompleks yang

dijadwalkan selama bagian awal dari hari dan pemutaran rutin, recall, dan prosedur

klinis sederhana diselingi selama pagi dan sore hari. Pada awalnya praticioner dapat

menentukan jumlah jam buka praktek sehingga pertemuan bisa dijadwalkan di awal.

Resepsionis harus mampu menyediakan dokter gigi dengan banyak faktor

seperti keadaan darurat, pembatalan pasien, dan kegagalan pasien. Data ini dapat

menunjukkan seberapa baik kebijakan penjadwalan yang dilaksanakan.

Berbagai faktor dapat ditinjau kembali untuk menentukan efektivitas

penjadwalan janji, memberikan beberapa indikasi seberapa baik dokter gigi dan waktu

staf yang digunakan.