Diterjemahkan dari bahasa Inggris ke bahasa Indonesia - www.onlinedoctranslator.

com

Organisasi Kesehatan Dunia WHO/EDM/PAR/99.5

Organisasi mondiale de la Santé Asli: Inggris
Distribusi: Umum

Prinsip operasional
untuk selamanya

farmasi
pengadaan

Kelompok Koordinasi Kefarmasian Antar

Lembaga dan Kebijakan Obat Esensial

Jenewa, 1999
 ©Organisasi Kesehatan Dunia 1999

Dokumen ini bukan publikasi resmi dari Organisasi Kesehatan Dunia (WHO), dan semua hak dilindungi oleh Organisasi. Namun,
dokumen tersebut dapat ditinjau, diabstraksi, direproduksi, dan diterjemahkan secara bebas, sebagian atau sebagian
keseluruhan, tetapi tidak untuk dijual atau digunakan bersama dengan tujuan komersial.

Pandangan yang diungkapkan dalam dokumen oleh penulis yang disebutkan adalah sepenuhnya tanggung jawab penulis tersebut.
 Penulis dan editor

Isi dokumen ini diadaptasi dari: Bab 13: Mengelola pengadaan. Management
Sciences for Health (MSH) bekerjasama dengan World Health Organization,
Action Program on Essential Drugs.∗ Mengelola persediaan obat, edisi kedua.
Diedit oleh JD Quick, J. Rankin, R. Laing, R. O'Connor, HV Hogerzeil, MNG
Dukes dan A. Garnett. Hartford, CT: Pers Kumarian; 1997.

Draf teks pertama disiapkan oleh J. Rankin1bekerja sama dengan JD Quick2

dan S.Muziki.2Setelah tinjauan internal dan eksternal, teks akhir diedit oleh K.
Woldeyesus,2DA Fresle,2G. Grayston2dan HV Hogerzeil.2

Ucapan Terima Kasih

Orang-orang berikut telah berkontribusi pada pengembangan dan peninjauan dokumen ini
dan saran serta dukungan mereka sangat kami hargai:

H.den Besten (IDA, Amsterdam), A.Chidarikire (Zimbabwe), Z.Csizer (UNIDO,

Wina), J.Emmanuel (WHO/BCT), M.Everard (Inggris), A.Gore (Bank Dunia),
R.Govindaraj (Bank Dunia), J.van Haperen (Program Dukungan Obat Esensial
Uganda), B.von Hofsten (Program Obat Esensial Angola), K.Imbeck (Bank
Dunia), S.Jarrett (UNICEF), K.de Joncheere (WHO/EURO), Kin Shein (WHO/
SEARO), E.Kkolos (Siprus), A.Kochi (WHO/CDS), S.Kopp-Kubel (WHO/EDM),
R.Laing (Boston), R. Meeles (Pharmachemie BV), T.Merrick (Bank Dunia),
J.Milstien (WHO/VAB), K.Nair (WHO/WPRO), P.Ollé (ICRC Jenewa), P.Pease
(Bank Dunia), H. Pedersen (UNICEF), J.Pinel (MSF, Prancis), C.Rambert
(UNICEF), V.Remedios (Kopenhagen), I.El Sabai (Mesir), H.Sandbladh (ICRC),
C.Saunders (UNFPA), M.Sesay (Asosiasi Farmasi Persemakmuran),
O.Shisana (WHO/CHS), almarhum T.Sodogandji (WHO/DAP), V.Coignez
Sterling (Bank Dunia), G.Szalay (WHO/SUP), Y.Tayler (Bank Dunia), M.Tecleab
( PHARMECOR, Eritrea), V.Vijayaverl (Bank Dunia).

∗ Sejak Juli 1998 tergabung dalam Department of Essential Drugs and Medicines Policy (EDM).
1Ilmu Manajemen untuk Kesehatan, Washington, DC.
2Departemen Kebijakan Obat dan Obat Esensial, Organisasi Kesehatan Dunia, Jenewa.

aku aku aku

 Akronim dan singkatan

SMT Keamanan Darah dan Teknologi

CDS Klinis Penyakit Menular
CHS Sistem Kesehatan dan Program Aksi Kesehatan
DAP Masyarakat tentang Peralatan Obat Esensial
GEMA untuk Rumah Sakit Amal Daftar Obat Esensial
EDL Luar Negeri
EDM Departemen Obat Esensial dan Kantor Regional Kebijakan
EURO Obat-obatan untuk Eropa
FIP Fédération Internationale Pharmaceutique
ICRC International Committee of the Red Cross
IDA International Dispensary Association International
PENGINAPAN Nonproprietary Name Interagency Pharmaceutical
IPC Coordination Group Management Information
SALAH System
MSF Médecins Sans Frontires Ilmu
MSH Manajemen untuk Kantor Regional
SEARO Kesehatan untuk Layanan Pasokan Asia
SUP Tenggara
UNFPA Dana Kependudukan Perserikatan Bangsa-Bangsa

UNICEF Dana Anak-anak Perserikatan Bangsa-Bangsa

UNIDO Organisasi Pengembangan Industri Perserikatan Bangsa-

KAMU BILANG Bangsa Badan Amerika Serikat untuk Vaksin dan Biologi
VAB Pembangunan Internasional
WHO Kantor Regional Organisasi Kesehatan
WPRO Dunia untuk Pasifik Barat

iv
 Isi

Isi

Pengantar................................................. ................................................................... ........1

1. Pernyataan masalah............................................................ ...................................................3

2. Sasaran strategis pengadaan farmasi yang baik.................7

1. Dapatkan obat yang paling hemat biaya dalam jumlah yang tepat .............7
2. Pilih pemasok produk berkualitas tinggi yang andal .................................7
3. Memastikan pengiriman tepat waktu ............................................................ .................................7
4. Mencapai total biaya serendah mungkin............................................ ..........8

3. Prinsip-prinsip operasional pengadaan farmasi yang baik.............9

Manajemen yang Efisien dan Transparan .................................................. .......9
Pemilihan dan Kuantifikasi Obat .................................................. ............... 11
Pembiayaan dan Persaingan................................................................... .........................13
Pemilihan Pemasok dan Jaminan Kualitas .................................................. ..17

4. Masalah implementasi praktis ............................................................ .....................20

Daftar Pustaka dan bacaan lebih lanjut ............................................................ .....................25

v
Prinsip operasional pengadaan obat yang baik

vi
 pengantar

pengantar

Dokumen ini memperkenalkan empat tujuan strategis dan dua belas prinsip
operasional untuk pengadaan farmasi yang baik. Tujuan dan prinsip ini telah
dikembangkan dan didukung oleh Interagency Pharmaceutical Coordination
Group (IPC), yang melibatkan penasihat farmasi dari United Nations
Children's Fund (UNICEF), United Nations Population Fund (UNFPA), World
Health Organization (WHO) dan Bank Dunia.

Tujuan dari dokumen ini adalah untuk meningkatkan praktik pengadaan farmasi di
negara-negara yang dilayani oleh anggota IPC. Prinsip-prinsip operasional pengadaan
farmasi yang baik ini tidak dimaksudkan untuk mengatur kegiatan badan-badan
internasional, pemerintah yang berdaulat atau perusahaan swasta. Mereka disajikan
secara ketat sebagai seperangkat prinsip yang dapat ditinjau dan diadaptasi oleh
masing-masing pemerintah dan organisasi publik atau swasta dalam proses
mengembangkan prosedur pengadaan internal mereka sendiri.

Tujuan dan prinsip ini diterbitkan oleh Departemen Obat Esensial dan
Kebijakan Obat (EDM) WHO atas nama IPC, setelah tinjauan ekstensif oleh
para ahli dari lembaga internasional, pemerintah, industri farmasi, lembaga
pemasok obat esensial dan universitas..

Pengadaan farmasi terjadi dalam banyak konteks. Meskipun prinsip-prinsip

operasional yang disajikan di sini dalam banyak hal berlaku untuk semua
pengaturan pengadaan dan untuk sebagian besar jenis situasi pengadaan, target
utamanya adalah pengadaan farmasi untuk sistem kesehatan sektor publik. Diakui
bahwa pengadaan sektor publik dapat dikelola dengan berbagai cara, mulai dari
sistem in-house total, melalui berbagai lembaga pengadaan otonom atau semi-
otonom, hingga privatisasi total. Prinsip-prinsip ini berlaku untuk masing-masing
variasi tersebut.

Dokumen tersebut terdiri dari empat bab. Bab 1 terdiri dari pernyataan masalah
singkat yang menggambarkan perlunya perbaikan dalam praktik pengadaan.
Bab 2 menyajikan empat tujuan strategis pengadaan farmasi yang berlaku
untuk setiap sistem kesehatan, baik publik maupun swasta. Bab 3 menyajikan
dua belas prinsip operasional pengadaan farmasi yang baik, yang
dikelompokkan ke dalam empat kategori (manajemen; seleksi dan kuantifikasi;
pembiayaan dan persaingan; pemilihan pemasok dan penjaminan mutu). Bab 4
memberikan lebih banyak informasi tentang implementasi praktis dari dua belas
prinsip dan beberapa informasi yang berguna tentang mekanisme untuk lebih
meningkatkan kinerja sistem pengadaan. Bagian referensi dan bacaan lebih
lanjut juga disertakan.

Koordinasi dan kolaborasi di antara lembaga-lembaga pengembangan teknis terus

menjadi isu utama. IPC berharap bahwa prinsip-prinsip operasional ini akan
mendorong kerjasama dan pendekatan standar di antara pemerintah nasional dan

1
Prinsip operasional pengadaan obat yang baik

donor secara aktif berusaha untuk meningkatkan kesehatan masyarakat dan manajemen
obat di seluruh dunia.

Komentar pada dokumen ini secara aktif diminta dan dapat dikirimkan ke:
Direktur, Departemen Kebijakan Obat dan Obat Esensial, Organisasi Kesehatan
Dunia, CH-1211 Jenewa 27, Swiss; faks: +41 22 791 4167; email: <
edmdoccentre@who.ch >.

2
 Pernyataan masalah

1. Pernyataan masalah

Pengadaan farmasi adalah proses yang kompleks yang melibatkan banyak langkah,
instansi, kementerian dan produsen. Kebijakan, aturan dan regulasi pemerintah
yang ada untuk pengadaan serta struktur kelembagaan seringkali tidak memadai
dan terkadang menghambat efisiensi secara keseluruhan dalam menanggapi pasar
farmasi modern.

Kendala pasar berbeda dari satu negara ke negara lain. Obat sektor publik
pengadaan harus dilakukan dalam konteks pasar farmasi lokal dan pasar internasional.
Di banyak negara, pejabat kesehatan masyarakat memiliki pengalaman yang terbatas
dalam merancang sistem pengadaan yang optimal agar sesuai dengan konteks pasar
mereka. Semakin banyak negara telah pindah, atau sedang bergerak, dari sistem
pengadaan dan distribusi farmasi yang sepenuhnya dioperasikan oleh sektor publik, dan
sedang menyelidiki berbagai pilihan untuk melibatkan sektor swasta dalam rangka
meningkatkan kesehatan masyarakat. Publikasi MSH/WHO baru-baru ini1mengeksplorasi
berbagai model yang ada. Masing-masing model yang dibahas dalam buku tersebut
memiliki kelebihan dan kekurangan, dan masing-masing menghadirkan tantangan yang
berbeda untuk manajemen pengadaan yang efektif.

Ada banyak langkah dalam proses pengadaan. Apa pun model yang digunakan untuk
mengelola sistem pengadaan dan distribusi, prosedur yang efisien harus diterapkan:
memilih obat esensial yang paling hemat biaya untuk mengobati penyakit yang umum
ditemui; untuk mengukur kebutuhan; untuk memilih pemasok potensial sebelumnya;
untuk mengelola pengadaan dan pengiriman; untuk memastikan kualitas produk yang
baik; dan memantau kinerja pemasok dan sistem pengadaan. Kegagalan di salah satu
bidang ini menyebabkan kurangnya akses ke obat yang tepat dan limbah. Di banyak
sistem pasokan publik, kerusakan secara teratur terjadi di banyak titik dalam proses ini.

Jika terdapat pengaruh khusus pada pemilihan produk dan pemasok atau jika
proses pengadaan tidak dikelola secara efisien dan transparan, minat di antara
pemasok dalam bersaing untuk kontrak pengadaan berkurang, yang mengarah
pada pilihan yang lebih sedikit dan harga obat yang lebih tinggi.

Jika sistem pengadaan tidak dapat menjamin akses dana pada saat dibutuhkan, maka
kelangkaan obat dan inefisiensi pengadaan tidak dapat dihindari. Dana pemerintah
untuk pengadaan, di beberapa negara, dikeluarkan secara tidak teratur selama tahun
anggaran. Di beberapa negara peraturan pemerintah menetapkan bahwa dana harus
dibelanjakan pada tahun dimana dana tersebut dialokasikan atau dikembalikan ke
perbendaharaan; ini memperumit masalah. Di mana kombinasi ini ada

1Ilmu Manajemen untuk Kesehatan bekerjasama dengan Organisasi Kesehatan Dunia, Program
Aksi Obat Esensial.Mengelola persediaan obat, edisi ke-2. Diedit oleh JD Quick, J. Rankin,
R. Laing, R. O'Connor, HV Hogerzeil, MNG Dukes dan A. Garnett. Hartford, CT: Pers Kumarian; 1997.

3
Prinsip operasional pengadaan obat yang baik

membahayakan perencanaan dan pelaksanaan pengadaan. Pendanaan yang terbatas atau tidak
teratur yang menyebabkan keterlambatan pembayaran memperburuk masalah pengadaan karena
pemasok menolak kredit atau menuntut pembayaran di muka. Tingkat otonomi keuangan untuk
sistem kesehatan, sambil memberikan fleksibilitas, membutuhkan akuntabilitas yang tepat dan
manajemen yang efisien.

Pembiayaan eksternal pengadaan obat untuk sektor publik oleh lembaga internasional,
donor bilateral atau bank pembangunan juga dapat menjadi sumber masalah di
beberapa negara. Dalam kasus seperti itu, donor atau bank mungkin memiliki kebijakan
dan peraturan yang bertentangan mengenai pengadaan obat, yang pada gilirannya
dapat bertentangan dengan hukum dan peraturan setempat yang ada. Dalam situasi
seperti ini, sangat sulit untuk melaksanakan pengadaan secara tepat waktu dan efisien.
Bantuan pembangunan harus lebih konsisten dengan kebijakan negara. Dan sangat
penting bahwa bantuan ini harus memperkuat praktik pengadaan farmasi yang baik dan
bertujuan untuk keberlanjutan, daripada melemahkan atau menunda perkembangan
praktik pengadaan tersebut..Oleh karena itu, badan-badan internasional, multilateral
dan bilateral mungkin perlu meninjau prosedur, persyaratan, dan saran teknis mereka
sendiri berdasarkan prinsip-prinsip operasional yang disajikan di sini.

Kecenderungan baru-baru ini menuju desentralisasi tanggung jawab untuk

pengadaan dapat menjadi positif, di mana otoritas lokal harus memiliki kepentingan
yang paling kuat dalam mempertahankan sistem pasokan obat yang efektif secara
konsisten. Namun, tanpa prosedur untuk mempertahankan kuantitas pengadaan
yang layak secara ekonomi, harga obat dapat meningkat secara dramatis. Selain itu,
tanpa mekanisme untuk memantau kinerja lokal dan untuk memastikan kepatuhan
terhadap praktik pengadaan yang baik, tujuan kesehatan masyarakat mungkin tidak
terpenuhi dan dana yang langka dapat terbuang sia-sia untuk pembelian yang tidak
sesuai. Mengontrakkan bagian dari fungsi pengadaan/distribusi dapat
meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya. Tetapi ini hanya akan benar jika
sistem kesehatan masyarakat dapat memantau dan mengelola kontrak semacam itu
dengan baik. Di banyak negara, pengalaman dan sistem informasi yang diperlukan
untuk ini masih kurang.

Informasi pasar yang tidak bias tentang ketersediaan produk, harga komparatif, kualitas
produk dan kinerja pemasok sulit diperoleh di banyak negara. Akses informasi yang buruk
paling sering terjadi di negara-negara yang paling membutuhkannya mengingat regulasi
pasar lokal yang tidak memadai. Kekurangan informasi ini dapat mengakibatkan kesenjangan
ketersediaan obat esensial dan pengadaan produk berkualitas buruk dengan harga tinggi
yang tidak perlu. Ini juga dapat memfasilitasi pengaruh yang tidak semestinya pada proses
pengadaan oleh kelompok-kelompok kepentingan khusus.

Bahkan jika kebijakan dan prosedur yang tepat tersedia, kurangnya staf yang terlatih dengan
baik di posisi kunci dapat menyebabkan kegagalan sistem pengadaan. Sementara program
pelatihan yang efektif dapat mengatasi masalah ini, di banyak sistem pasokan ada akses
terbatas ke pelatihan tentang praktik pengadaan yang baik. Juga gaji sektor publik yang tidak
menarik dan kurangnya pengembangan karir cenderung membatasi kapasitas untuk menarik
dan mempertahankan staf yang berkualitas.

4
 Pernyataan masalah

Ringkasan masalah utama

• aturan, regulasi dan struktur yang tidak memadai;

• staf sektor publik dengan sedikit pengalaman dalam menanggapi situasi pasar;

• tidak adanya kebijakan pengadaan yang komprehensif;

• pendanaan pemerintah yang tidak mencukupi dan/atau dikeluarkan secara tidak teratur;

• lembaga donor dengan peraturan pengadaan yang bertentangan;

• pengadaan obat yang terfragmentasi di tingkat provinsi atau kabupaten;

• kurangnya informasi pasar yang tidak bias;

• kurangnya staf pengadaan yang terlatih.

5
Prinsip operasional pengadaan obat yang baik

6
 Tujuan strategis pengadaan farmasi yang baik

2. Sasaran strategis pengadaan

farmasi yang baik

Dua belas prinsip operasional pengadaan farmasi yang baik, yang merupakan bagian
terbesar dari dokumen ini, didasarkan pada empat tujuan strategis. Baik tujuan strategis
maupun prinsip operasional relevan dengan sistem pasokan obat sektor publik mana
pun, terlepas dari kombinasi layanan publik dan swasta apa yang digunakan untuk
mengelola sistem tersebut.

Empat tujuan strategis pengadaan farmasi

1. Dapatkan obat yang paling hemat biaya dalam jumlah yang tepat

2. Pilih pemasok produk berkualitas tinggi yang andal

3. Pastikan pengiriman tepat waktu

4. Mencapai total biaya serendah mungkin

1. Dapatkan obat yang paling hemat biaya dalam jumlah yang tepat

Tujuan strategis pertama adalah bahwa semua organisasi yang bertanggung jawab
untuk pengadaan, apakah mereka publik, swasta nirlaba atau swasta nirlaba, harus
mengembangkan daftar obat penting untuk memastikan bahwa hanya obat yang paling
hemat biaya yang dibeli. Prosedur juga harus ada yang secara akurat memperkirakan
jumlah pengadaan untuk memastikan akses berkelanjutan ke produk yang dipilih tanpa
menumpuk kelebihan stok.

2. Pilih pemasok produk berkualitas tinggi yang andal

Tujuan kedua adalah bahwa pemasok produk berkualitas tinggi yang dapat diandalkan
harus (sebelumnya) dipilih, dan bahwa program jaminan kualitas aktif yang melibatkan
pengawasan dan pengujian harus dilaksanakan.

3. Pastikan pengiriman tepat waktu

Tujuan strategis ketiga adalah bahwa sistem pengadaan dan distribusi harus
memastikan pengiriman tepat waktu dalam jumlah yang tepat ke toko pusat atau
provinsi dan distribusi yang memadai ke fasilitas kesehatan di mana produk
dibutuhkan.

7
Prinsip operasional pengadaan obat yang baik

4. Mencapai total biaya serendah mungkin

Tujuan keempat adalah bahwa sistem pengadaan dan distribusi harus mencapai biaya total
serendah mungkin, dengan mempertimbangkan empat komponen utama:

• harga pembelian obat yang sebenarnya;

• biaya tersembunyi karena kualitas produk yang buruk, kinerja pemasok yang buruk, atau masa
simpan yang pendek;
• biaya penyimpanan persediaan di berbagai tingkat sistem pasokan; dan
• biaya operasi dan kerugian modal oleh manajemen dan administrasi
sistem pengadaan dan distribusi.

8
 Prinsip operasional pengadaan obat yang baik

3. Prinsip operasional pengadaan

obat yang baik

Manajemen yang Efisien dan Transparan

1. Fungsi dan tanggung jawab pengadaan yang berbeda (seleksi, kuantifikasi,
spesifikasi produk, pra-pemilihan pemasok dan keputusan tender) harus dibagi di
antara kantor, komite, dan individu yang berbeda, masing-masing dengan keahlian dan
sumber daya yang sesuai untuk fungsi tertentu.

Pembenaran dan penjelasan

Manajer senior yang bertanggung jawab atas pengadaan harus memastikan bahwa
pengadaan farmasi dilakukan secara efektif, efisien, dan sesuai dengan kebijakan,
undang-undang, dan peraturan negara. Kantor pengadaan sistem kesehatan, dengan
berbagai nama, biasanya bertanggung jawab untuk benar-benar mengelola fungsi
pengadaan. Kantor pengadaan harus bertanggung jawab untuk mengoordinasikan
masukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Namun dalam sebagian besar konteks
sektor publik, kenyataannya semua fungsi proses pengadaan obat sepenuhnya berada di
tangan satu kantor atau pejabat.

Tanpa pemisahan fungsi dan wewenang yang tepat, proses pengadaan jauh lebih rentan
dipengaruhi oleh kepentingan-kepentingan khusus. Dalam hal ini, personel pengadaan
mungkin dapat membiaskan pemilihan obat, memanipulasi pesanan untuk
meningkatkan jumlah obat tertentu, merugikan keputusan kualifikasi pemasok,
memanipulasi penghargaan akhir tender, dan memiringkan spesifikasi produk untuk
membatasi persaingan. Pemisahan fungsi utama berkontribusi pada profesionalisme,
akuntabilitas, dan sistem pengadaan yang efisien.

Aspek praktis
Sejumlah fungsi pengadaan utama biasanya memerlukan keahlian yang berbeda dan
harus dipisahkan. Contohnya meliputi:

• Pemilihan obat, yang harus dilakukan oleh panitia formularium nasional

atau daftar obat esensial (EDL). Jika komite tersebut tidak ada, sebuah
komite ad hoc harus dibentuk untuk tujuan ini.

• Kuantifikasi kebutuhan obat, yang harus mendapat masukan dari toko

obat dan/atau dari kabupaten atau manajer fasilitas kesehatan dalam
sistem desentralisasi. Namun, kantor pengadaan harus menyusun daftar
akhir pengadaan.

• Spesifikasi Produk, yang harus disiapkan oleh panitia tetap atau panitia
teknis ad hoc.

9
Prinsip operasional pengadaan obat yang baik

• Pra-pemilihan pemasok, yang harus dilakukan oleh komite pengadaan

berbasis luas yang terdiri dari manajer dan staf teknis, termasuk pakar
penjaminan mutu.

• Ajudikasi tender, yang harus disediakan untuk panitia pengadaan atau

dewan tender. Staf kantor pengadaan dapat membuat rekomendasi teknis
tetapi tidak boleh memiliki hak suara dalam keputusan kontrak.

Pengadaan kefarmasian adalah kegiatan profesional khusus yang memerlukan

kombinasi pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman. Terlalu sering agen
pemasok obat dikelola oleh individu dengan sedikit atau tanpa pelatihan khusus
dalam pengadaan farmasi. Oleh karena itu, staf di posisi utama pengadaan dan
distribusi harus dilatih dengan baik dan bermotivasi tinggi, dengan kemampuan
untuk mengelola proses pengadaan secara efektif. Kantor pengadaan harus
memiliki setidaknya satu apoteker sebagai bagian dari staf seniornya, selain
memiliki keahlian apoteker di sepanjang rantai pengadaan farmasi.

2. Prosedur pengadaan harus transparan, mengikuti prosedur tertulis formal selama proses
dan menggunakan kriteria eksplisit untuk memberikan kontrak.

Pembenaran dan penjelasan

Keadilan dan persepsi keadilan sangat penting untuk menarik pemasok terbaik dan
mencapai harga terbaik. Ketika proses tender farmasi kurang transparan dan bahkan
tertutup, cenderung dianggap korup atau tidak adil. Mungkin ada tuduhan pengaruh
yang tidak adil. Apakah benar atau tidak, biaya tersebut merusak dan pemasok, penyedia
layanan kesehatan dan masyarakat kehilangan kepercayaan dalam sistem. Pemasok
yang gagal mungkin merasa bahwa mereka tidak memiliki peluang untuk menang dan
akibatnya menarik diri dari tender di masa mendatang. Karena kumpulan pemasok
potensial berkurang menjadi sekelompok kecil, persaingan harga menurun dan harga
pengadaan menjadi jauh lebih tinggi dari yang diperlukan.

Aspek praktis
Prosedur tender harus transparan. Prosedur tertulis formal harus dikembangkan
dan dipatuhi selama tender, dan kriteria eksplisit harus digunakan untuk membuat
keputusan pengadaan. Komite berbasis luas harus memiliki otoritas tunggal untuk
membuat penghargaan kontrak. Ajudikasi tender harus dilakukan dengan benar dan
pemberian kontrak dan penerbitan perintah harus diselesaikan dalam waktu
sesingkat mungkin. Informasi tentang proses dan hasil tender harus terbuka untuk
umum, sejauh diizinkan oleh undang-undang. Paling tidak, baik penawar maupun
tenaga kesehatan harus memiliki akses ke informasi tentang pemasok yang berhasil
dan harga untuk semua kontrak yang menang.

3. Pengadaan harus direncanakan dengan baik dan kinerja pengadaan harus dipantau
secara teratur; pemantauan harus mencakup audit eksternal tahunan.

Pembenaran dan penjelasan

Untuk menjamin ketersediaan obat di tempat dan pada saat dibutuhkan, pengadaan
obat harus direncanakan dengan matang. Perencana harus mempertimbangkan faktor-
faktor seperti akses ke pemasok; ketersediaan dan waktu pendanaan; jumlah level dalam
sistem logistik; kendala waktu dan sumber daya yang mempengaruhi pengadaan

10
 Prinsip operasional pengadaan obat yang baik

fungsi seperti pemilihan obat, kuantifikasi, tender dan kontrak; waktu

tunggu di berbagai tingkat sistem; prosedur impor; bea cukai; dan akses
transportasi.

Aspek praktis
Sistem informasi manajemen (SIM) yang andal adalah salah satu elemen terpenting dalam
perencanaan dan pengelolaan pengadaan. Kurangnya MIS yang berfungsi atau
ketidakmampuan untuk menggunakannya dengan tepat adalah penyebab utama kegagalan
program. MIS harus melacak status setiap pesanan dan pembayaran, dan mengumpulkan
informasi yang diperlukan untuk pemantauan pemasok, seperti yang dibahas dalam Prinsip
Operasional 11. Adalah penting bahwa MIS juga melacak jumlah pesanan yang dilakukan,
pembayaran yang dilakukan, jumlah yang benar-benar dibeli dibandingkan dengan perkiraan,
pembelian dari semua pemasok kontrak, dan pembelian obat dari pemasok non-kontrak.
Dalam semua kecuali sistem pengadaan terkecil, sistem informasi pengadaan harus
terkomputerisasi sedemikian rupa untuk memfasilitasi pelacakan dan pelaporan kinerja oleh
pemasok dan oleh sistem kesehatan.

Kantor pengadaan harus diminta untuk melaporkan secara teratur indikator kinerja
pengadaan utama, yang dipilih oleh manajer senior. Beberapa indikator standar
mencakup barang dan jumlah yang direncanakan versus barang aktual yang dibeli;
harga yang diperoleh versus harga internasional rata-rata; rata-rata waktu tunggu
pemasok dan tingkat layanan; persentase obat-obatan utama yang tersedia di berbagai
tingkat sistem pasokan; dan melaporkan kehabisan stok.

Setidaknya setahun sekali unit pengadaan harus menjalani audit, baik internal maupun
eksternal, untuk memverifikasi catatan akuntansi kantor pengadaan. Auditor harus
mengeluarkan laporan audit menurut undang-undang sesuai dengan peraturan hukum
yurisdiksi dan sebagai tambahan harus mengeluarkan laporan yang terperinciSurat
Komentarkepada manajemen organisasi dan badan pengawas publik yang sesuai.

Pemilihan dan Kuantifikasi Obat

4. Pengadaan sektor publik harus dibatasi pada daftar obat esensial atau daftar
formularium nasional/lokal.

Pembenaran dan penjelasan

Tidak ada sistem perawatan kesehatan publik atau swasta di dunia yang mampu membeli semua
obat yang beredar di pasar sesuai anggaran yang diberikan. Sumber daya terbatas dan pilihan
harus dibuat. Daftar obat yang terbatas untuk pengadaan, berdasarkan daftar obat esensial atau
formularium obat, menentukan obat mana yang akan dibeli secara teratur dan merupakan salah
satu cara yang paling efektif untuk mengendalikan pengeluaran obat.

Formularium atau seleksi yang dikembangkan secara nasional berdasarkan konsep obat esensial
telah digunakan baik di sistem kesehatan negara industri maupun negara berkembang selama
lebih dari dua puluh tahun. Hal ini memungkinkan sistem kesehatan untuk memusatkan sumber
daya pada obat yang paling hemat biaya dan terjangkau untuk mengobati masalah kesehatan yang
ada. Pemilihan obat berdasarkan formularium nasional atau daftar nasional memungkinkan untuk
berkonsentrasi pada sejumlah produk yang terbatas. Jumlah yang lebih besar dapat mendorong
persaingan dan menyebabkan harga obat yang lebih kompetitif. Mengurangi jumlah barang juga
menyederhanakan aktivitas manajemen persediaan lainnya dan mengurangi biaya penyimpanan
persediaan.

11
Prinsip operasional pengadaan obat yang baik

Aspek praktis
Beberapa sistem kesehatan publik dan swasta secara ketat membatasi pengadaan obat-obatan yang
terdaftar dalam daftar obat-obatan esensial. Namun, dalam banyak kasus, ada beberapa mekanisme
untuk menangani kebutuhan khusus, yang memungkinkan pengadaan obat-obatan non-daftar sesekali
setelah disetujui oleh pejabat senior.

5. Dokumen pengadaan dan tender harus mencantumkan obat berdasarkan International

Nonproprietary Name (INN), atau nama generik.

Pembenaran dan penjelasan

INN diterima secara luas sebagai standar untuk menggambarkan obat pada
daftar pengadaan atau permintaan tender. Meskipun ini paling jelas berlaku
saat membeli obat yang tersedia dari berbagai sumber, deskripsi generik juga
harus digunakan saat membeli produk sumber tunggal. Saat membeli produk
yang berpotensi menimbulkan masalah dengan ekivalensi farmasi atau
bioekivalensi, permintaan pengadaan harus menyebutkan standar kualitas
tetapi tidak menyebutkan merek tertentu.

Aspek praktis
Ini tidak berarti bahwa pemasok bermerek harus dilarang berpartisipasi dalam tender;
mereka mungkin menawarkan produk yang paling hemat biaya, dan bahkan mungkin
menawarkan harga yang lebih kompetitif untuk obat bermerek tertentu daripada pesaing
generik. Namun, semua obat yang dipasok ke sistem kesehatan masyarakat harus diberi label
dengan benar sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh undang-undang (atau sesuai
dengan instruksi pelabelan), termasuk INN yang ditampilkan secara mencolok di samping
nama merek yang mungkin ada pada label.

6. Jumlah pesanan harus didasarkan pada perkiraan kebutuhan aktual yang dapat diandalkan.

Pembenaran dan penjelasan

Kuantifikasi kebutuhan pengadaan yang akurat diperlukan untuk menghindari
kehabisan stok beberapa obat dan kelebihan stok obat lain. Selain itu, jika pemasok
yakin bahwa perkiraan jumlah pengadaan akurat, mereka lebih bersedia untuk
menawarkan harga kompetitif terendah pada kontrak pasokan perkiraan jumlah.

Aspek praktis
Konsumsi masa lalu adalah cara paling andal untuk memprediksi dan mengukur
permintaan di masa depan, dengan ketentuan bahwa jalur pasokan selalu penuh dan
catatan konsumsi cukup akurat. Data konsumsi tersebut harus disesuaikan dengan
mempertimbangkan perubahan yang diketahui atau diharapkan dalam pola morbiditas,
faktor musiman, tingkat layanan, pola peresepan dan kehadiran pasien. Kelemahan
mendasarkan kuantifikasi hanya pada konsumsi masa lalu adalah bahwa setiap pola
penggunaan obat irasional yang ada akan diabadikan.

Di banyak negara, data konsumsi tidak lengkap atau tidak mencerminkan permintaan riil
karena jalur pasokan tidak selalu penuh dan penggunaan obat-obatan tidak selalu
rasional. Dalam kasus seperti itu, teknik konsumsi berbasis morbiditas dan ekstrapolasi
dapat digunakan untuk memperkirakan kebutuhan pengadaan. Teknik-teknik ini,
terutama metode berbasis morbiditas, juga harus digunakan secara berkala untuk
memeriksa rasionalitas konsumsi masa lalu, dengan membandingkan konsumsi aktual
dengan perkiraan kebutuhan untuk mengobati penyakit umum berdasarkan protokol
pengobatan standar dan data epidemiologi.

12
 Prinsip operasional pengadaan obat yang baik

Ketika dana tidak tersedia untuk membeli semua obat dalam jumlah yang
diperkirakan dibutuhkan, daftar pengadaan perlu diprioritaskan agar sesuai dengan
sumber keuangan yang tersedia. Berbagai teknik seperti Analisis VEN (vital, esensial
dan nonesensial), Analisis Kategori Terapi dan Analisis ABC dapat digunakan untuk
memilih prioritas dan mengurangi jumlah obat yang kurang hemat biaya. Daftar
prioritas VEN harus ditentukan sebelum keputusan apa pun terkait dengan
pengurangan pengadaan.Alat-alat ini dibahas secara rinci di tempat lain.1,2

Pembiayaan dan Kompetisi

7. Harus ada mekanisme untuk memastikan pembiayaan yang andal untuk pengadaan. Prosedur
pengelolaan keuangan yang baik harus diikuti untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya
keuangan.

Pembenaran dan penjelasan

Sumber dana potensial untuk pengadaan farmasi meliputi pembiayaan pemerintah,
retribusi, asuransi kesehatan, pembiayaan bersama masyarakat dan pembiayaan
donor. Opsi-opsi ini bervariasi dalam hal efisiensi, kesetaraan, dan keberlanjutannya.
Pertimbangan yang paling penting untuk pengadaan adalah total dana yang
tersedia, akses yang memadai ke valuta asing dan keteraturan dana yang tersedia.
Pemerintah dan manajer senior bertanggung jawab untuk menetapkan pendanaan
yang tepat dan andal untuk pengadaan obat publik sebagai prioritas utama, dan
untuk menerapkan mekanisme yang menyediakan pendanaan yang memadai tepat
waktu untuk mendukung pengadaan sektor publik.

Sistem manajemen keuangan yang efisien sangat penting jika dana terbatas dan prioritas
pengadaan harus ditetapkan. Mampu memesan obat saat dibutuhkan dan membayarnya saat
pengiriman memiliki efek yang sangat positif dalam mengurangi harga dan kehabisan stok serta
meningkatkan kepercayaan pemasok dalam sistem pengadaan. Pembayaran yang cepat dan dapat
diandalkan dapat memiliki pengaruh yang sama besarnya dalam menurunkan harga obat-obatan
seperti halnya diskon besar-besaran.

Aspek praktis
Mekanisme keuangan seperti rekening pembelian obat yang terdesentralisasi dapat membantu
siklus pengadaan untuk beroperasi secara independen dari siklus perbendaharaan. Dana obat
bergulir dapat membantu mencapai pemisahan ini dengan membuat rekening bank mereka sendiri
dan modal kerja mereka sendiri.

Aspek pembiayaan yang terkadang diabaikan adalah pembiayaan untuk proses

pengadaan itu sendiri. Layanan pengadaan dapat menjadi bagian dari gudang dan
operasi distribusi atau didirikan sebagai kantor terpisah. Dalam kedua kasus tersebut,
gaji dan biaya operasional kantor pengadaan harus ditanggung oleh pengguna. Pilihan
meliputi:

1Ilmu Manajemen untuk Kesehatan bekerjasama dengan Organisasi Kesehatan Dunia, Program
Aksi Obat Esensial.Mengelola persediaan obat, edisi ke-2. Diedit oleh JD Quick, J. Rankin, R. Laing, R.
O'Connor, HV Hogerzeil, MNG Dukes dan A. Garnett. Hartford, CT: Pers Kumarian; 1997.

2Organisasi Kesehatan Dunia.Memperkirakan kebutuhan obat: manual praktis. Jenewa: WHO; 1988.
WHO/DAP/88.2.

13
Prinsip operasional pengadaan obat yang baik

• dukungan melalui anggaran pemerintah;

• pembayaran berkala dari pengguna pada awal siklus pengadaan,
berdasarkan nilai proyeksi dari total pengadaan, atau pada akhir siklus,
berdasarkan nilai aktual dari total pengiriman;
• pembayaran rutin dari pemasok, berdasarkan persentase dari nilai faktur
pengiriman, meskipun metode ini mungkin bertentangan dengan peraturan
integritas pengadaan beberapa negara;
• pembayaran dari pengguna dalam bentuk iuran tahunan tetap, berdasarkan total
pengeluaran dibagi dengan jumlah wilayah dan lembaga independen yang dilayani.

Ada beberapa risiko dalam mengaitkan penggantian biaya kantor pengadaan dengan nilai
pembelian oleh fasilitas pengguna, karena hal ini dapat menciptakan insentif bagi kantor
pengadaan untuk menaikkan, bukannya menurunkan, harga dan pembelian. Oleh karena itu,
jika pendekatan semacam ini digunakan, pemeriksaan dan keseimbangan harus dilakukan,
seperti persyaratan bahwa semua keputusan pengadaan utama dibuat oleh perwakilan
pengguna.

8. Pengadaan harus dilakukan dalam jumlah sebanyak mungkin untuk mencapai

skala ekonomi; ini berlaku untuk sistem terpusat dan terdesentralisasi.

Pembenaran dan penjelasan

Volume pengadaan yang lebih besar membuat harga dan persyaratan kontrak yang menguntungkan menjadi
lebih mungkin, dengan meningkatkan minat pemasok dalam penawaran dan dengan memberi mereka insentif
untuk menawarkan harga yang kompetitif.

Aspek praktis
Volume yang lebih tinggi untuk item tunggal dapat dicapai melalui pengumpulan volume
pengadaan dari banyak fasilitas atau dari beberapa negara bagian atau negara, dengan
pembatasan daftar obat atau dengan penghapusan duplikasi dalam kategori terapeutik.

Kontrak besar yang diberikan kepada satu pemasok tidak berarti bahwa seluruh volume harus
dikirim sekaligus. Banyak layanan pengadaan menentukan, sebagai bagian dari persyaratan
kontrak, pengiriman yang dibagi selama periode kontrak atau ke beberapa titik pengiriman.
Beberapa sistem pasokan menggunakan tender kuantitas perkiraan, dengan pesanan ditempatkan
sepanjang periode kontrak sesuai kebutuhan. Dalam program pengadaan yang terdesentralisasi,
salah satu cara untuk mempertahankan volume pengadaan adalah dengan menegosiasikan harga
secara terpusat untuk daftar obat esensial dan mengizinkan provinsi, kabupaten atau fasilitas
kesehatan untuk memesan obat sesuai kebutuhan dari pemasok kontrak. Strategi-strategi ini
memungkinkan penggunaan kapasitas penyimpanan dan transportasi yang tersedia secara
optimal, memfasilitasi manajemen inventaris, dan mengurangi kendala arus kas.

9. Pengadaan di bidang kesehatan masyarakat harus didasarkan pada metode pengadaan yang
kompetitif, kecuali untuk pesanan yang sangat kecil atau darurat.

Pembenaran dan penjelasan

Ada empat metode utama untuk membeli obat. Tiga di antaranya kompetitif:
tender terbatas, tender terbuka, dan negosiasi kompetitif. Itu

14
 Prinsip operasional pengadaan obat yang baik

metode keempat adalah negosiasi langsung dengan pemasok tunggal. Karena mendorong
persaingan pemasok adalah kunci utama untuk mendapatkan harga yang menguntungkan, sektor
publik harus menggunakan metode kompetitif untuk semua kecuali pembelian yang sangat kecil
atau darurat. Ini mengasumsikan, tentu saja, bahwa ada banyak pemasok untuk barang-barang
yang dibutuhkan. Sebagaimana dibahas dalam Prinsip Operasional 5, obat-obatan yang tersedia
dari berbagai sumber harus dibeli secara kompetitif dengan nama generiknya (INN).

Aspek praktis
Selama kualitas obat dan keandalan layanan terjamin, persaingan harus ditingkatkan ke
titik di mana harga obat serendah mungkin. “Aturan resmi” untuk penetapan harga
farmasi menyatakan bahwa harga generik umumnya mencapai harga minimum ketika
setidaknya ada lima alternatif generik di pasar dan bahwa harga dalam sistem tender
berada pada titik terendah di mana setidaknya ada lima tawaran per item;
menambahkan lebih banyak tawaran biasanya tidak mengakibatkan penurunan harga
lebih lanjut.

Dalam situasi di mana sebagian besar atau semua produk dalam kategori terapeutik
adalah produk sumber tunggal atau bermerek, jumlah obat yang berbeda dalam
kategori terapeutik dapat dikurangi melalui analisis efektivitas biaya. Persaingan
dapat diinduksi oleh tender kelas terapeutik. Misalnya, di antara antibiotik yang lebih
baru mungkin ada beberapa yang secara terapeutik serupa, setidaknya untuk
indikasi tertentu. Tender kelas terapeutik berarti bahwa penawaran diminta pada
dua, tiga atau lebih produk yang serupa secara terapeutik tetapi secara umum
berbeda. Pemilihan obat yang paling hemat biaya dalam kategori terapeutik harus
dilakukan oleh komite obat esensial nasional, bukan oleh kantor pengadaan.

10. Anggota kelompok pembelian harus membeli semua barang yang dikontrakkan dari
pemasok yang memegang kontrak.

Pembenaran dan penjelasan

Kecuali dalam sistem di mana setiap fasilitas kesehatan menegosiasikan harga dan membeli
obat secara individual, sistem pengadaan farmasi publik dipandang sebagai:kelompok
pembelian. Biasanya, pembelian kelompok mencapai harga yang lebih rendah daripada yang
akan tersedia untuk kelompok fasilitas kesehatan yang sama jika mereka membeli secara
individual. Diskon ini didasarkan pada fakta bahwa fasilitas yang merupakan bagian dari
kelompok pembelian akan membeli item kontrak hanya dari pemasok kontrak yang dipilih,
selama pemasok tersebut mampu melakukannya. Ini disebut komitmen sumber tunggal. Jika
anggota kelompok bebas membuat kesepakatan terpisah untuk item kontrak dengan
pemasok lain sesuka hati, pemasok yang berpartisipasi dalam tender akan memiliki sedikit
insentif untuk menawarkan diskon terbaik kepada kelompok pembelian.

Aspek praktis
Komitmen sumber tunggal harus dipantau dan ditegakkan. Pemantauan sangat penting
dalam sistem di mana harga dinegosiasikan secara terpusat dan pemesanan dilakukan oleh
fasilitas kesehatan individu. Pemasok yang tidak memenangkan kontrak dalam tender yang
kompetitif dapat menawarkan harga yang lebih kompetitif dalam jangka pendek dalam upaya
untuk membagi kelompok pembelian. Jika anggota kelompok tidak

15
Prinsip operasional pengadaan obat yang baik

menolak dumping harga seperti itu, harga pada tender-tender berikutnya akan naik ke tingkat tinggi yang
sebelumnya tidak menguntungkan.

16
 Prinsip operasional pengadaan obat yang baik

Pemilihan Pemasok dan Jaminan Kualitas

11. Calon pemasok harus pra-kualifikasi, dan pemasok terpilih harus dipantau melalui
proses yang mempertimbangkan kualitas produk, keandalan layanan, waktu
pengiriman dan kelayakan finansial.

Pembenaran dan penjelasan

Prosedur pra dan pasca kualifikasi membantu menghilangkan pemasok di bawah
standar, jika dikelola dengan benar. Prakualifikasi adalah prosedur untuk mengevaluasi
kapasitas dan reputasi pemasok sebelum penawaran diajukan untuk produk tertentu. Ini
adalah prosedur yang lebih disukai, terutama untuk sistem pengadaan obat yang sedang
berjalan. Meskipun banyak waktu diperlukan untuk menetapkan daftar awal pemasok
pra-kualifikasi, setelah ini dilakukan, tender pra-kualifikasi terendah untuk setiap produk
dianggap memenuhi syarat, yang mempercepat penilaian dan pemberian kontrak.

Pascakualifikasi mengevaluasi pemasok setelah tawaran diterima. Jika ada banyak

tawaran dari pemasok yang tidak dikenal, mungkin ada penundaan lama dalam
pemberian kontrak, karena akan diperlukan untuk memvalidasi kapasitas pemasok
untuk memasok produk berkualitas baik.

Aspek praktis
Sebagian besar sistem pengadaan yang mapan menggunakan beberapa bentuk tender
terbatas dengan prakualifikasi, meminta penawaran hanya dari pemasok yang telah
prakualifikasi. Sistem pengadaan yang menggunakan tender terbatas dengan
prakualifikasi harus melakukan upaya terus menerus untuk mencari pemasok baru yang
potensial untuk menjaga tekanan kompetitif terhadap pemasok mapan yang telah
diprakualifikasi sebelumnya. Otoritas pengawas obat dapat memberikan informasi yang
relevan mengenai pemasok baru.

Proses untuk mengevaluasi pemasok baru dapat mencakup pendaftaran formal,

inspeksi formal, pemeriksaan referensi dengan klien lama dan lembaga
internasional, pengujian pembelian dalam jumlah kecil, dan pengumpulan informasi
lokal informal. Negara-negara yang tidak memiliki badan pengatur fungsional dan
laboratorium pengawasan mutu obat harus berusaha keras untuk memeriksa
referensi pemasok baru dan harus membeli hanya dari pemasok yang diketahui
menyediakan produk berkualitas. Salah satu aspek penting dari penjaminan mutu
adalah konsep “ketertelusuran”. Pemasok harus dapat melacak produk ke produsen
produk jadi, dan yang terakhir harus dapat melacak bahan ke produsen mereka,
semuanya secara transparan.

Selain menggunakan prosedur pra atau pasca kualifikasi, kantor pengadaan yang
berhasil memastikan kinerja pemasok yang baik secara berkelanjutan melalui sistem
pemantauan formal yang melacak waktu tunggu, kepatuhan terhadap persyaratan
kontrak, pengiriman sebagian, kualitas obat, sisa masa simpan, kepatuhan dengan
pengemasan dan instruksi pelabelan, dll. Sebuah file kumulatif untuk setiap
pemasok harus memiliki salinan kertas pendaftaran, referensi, korespondensi
khusus, keluhan dan informasi pemasok anekdotal lainnya. Sistem informasi harus
melacak secara kronologis jumlah dan nilai kontrak tender yang diberikan,

17
Prinsip operasional pengadaan obat yang baik

dan nilai total pembelian dari pemasok berdasarkan tahun dan kinerja untuk setiap
tender.

12. Prosedur/sistem pengadaan harus mencakup semua jaminan bahwa obat

yang dibeli bermutu tinggi, sesuai standar internasional.

Pembenaran dan penjelasan

Empat komponen membentuk sistem jaminan kualitas yang efektif:

• memilih pemasok obat berkualitas yang dapat diandalkan;

• menggunakan mekanisme yang ada, seperti Skema Sertifikasi WHO tentang
Mutu Produk Farmasi yang Bergerak di Perdagangan Internasional;
• menetapkan program pelaporan cacat produk; dan
• melakukan pengujian kontrol kualitas yang ditargetkan.

Pemilihan pemasok yang dikenal menyediakan produk berkualitas tinggi seperti yang
dibahas dalam Prinsip Operasional 11 adalah kunci utama untuk memastikan kualitas
produk obat. Saat menggunakan pemasok baru yang produknya tidak dikenal di negara
tersebut, sistem pengadaan harus sangat waspada terhadap masalah kualitas produk.

Aspek praktis
Beberapa produk sangat bervariasi dalam formulasi dan ketersediaan hayati dari pemasok ke
pemasok. Ketika perbedaan ini signifikan secara terapeutik, kantor pembelian harus berhati-
hati dalam membuat perubahan pemasok dari tahun ke tahun, dan terutama tentang
menerima pemasok yang tidak dikenal. Bahkan ketika produk baru benar-benar setara dalam
konten dan efek, perubahan dalam bentuk sediaan dapat menjadi masalah, membutuhkan
pendidikan ulang pasien dan penyedia. Untuk obat yang digunakan pada penyakit kronis
harus ada manfaat biaya yang signifikan sebelum perubahan dilakukan.

Skema Sertifikasi WHO tentang Kualitas Produk Farmasi yang Bergerak dalam
Perdagangan Internasional adalah cara pertukaran informasi tentang pemasok
antara otoritas pengatur negara pengekspor dan otoritas negara pengimpor. Ini
bukan merupakan jaminan mutlak kualitas produk tetapi menyediakan mekanisme
untuk memastikan bahwa produk obat berasal dari sumber yang memiliki reputasi
baik. Sertifikat ini sama independen dan andalnya dengan otoritas pengatur yang
menerbitkannya.

Semua pengiriman dari pemasok harus diperiksa secara fisik pada saat diterima. Sistem
formal harus dibuat yang mendorong petugas kesehatan untuk melaporkan potensi masalah
dengan kualitas produk yang buruk, idealnya menggunakan formulir pelaporan sederhana
yang telah dicetak sebelumnya. Semua laporan harus dinilai secara hati-hati untuk
menetapkan perlunya pengujian laboratorium dan tindakan tindak lanjut yang tepat harus
dilakukan, termasuk penarikan kembali produk jika diperlukan. Pelapor harus diberitahu
tentang hasil dan tindakan yang diambil, bahkan jika produk tidak cacat, untuk mendorong
partisipasi yang berkelanjutan dalam program pelaporan. Laporan dan hasil cacat produk
harus dicatat sebagai bagian dari sistem pemantauan pemasok.

Jika pemilihan pemasok dikelola secara efektif maka tidak perlu melakukan pengujian
kendali mutu pada setiap batch setiap obat yang diterima. Banyak pengadaan

18
 Prinsip operasional pengadaan obat yang baik

lembaga membatasi pengujian rutin untuk pemasok baru dan produk sensitif. Namun,
semua sistem pasokan obat publik harus memiliki akses ke laboratorium kendali mutu
untuk menguji produk obat yang dicurigai.

Sayangnya, tidak semua pemerintah mampu mempertahankan laboratorium yang

dioperasikan pemerintah. Di beberapa negara, perguruan tinggi farmasi atau laboratorium
independen mungkin memiliki fasilitas pengujian yang diperlukan. Juga, laboratorium kendali
mutu di negara-negara industri akan menyediakan analisis obat terhadap pembayaran. Jika
analisis harus dilakukan oleh laboratorium asing, masalah valuta asing dapat dikurangi
dengan mewajibkan pemasok produk yang dicurigai untuk membayar laboratorium secara
langsung, dengan pengaturan yang dijelaskan dengan jelas dalam kontrak pembelian.
Pembiayaan untuk pengujian kontrol kualitas adalah masalah yang sulit di banyak negara,
dan pemerintah serta donor harus berkolaborasi untuk menemukan solusi yang layak.

19
Prinsip operasional pengadaan obat yang baik

4. Masalah implementasi praktis

Kedua belas prinsip operasional praktik pengadaan obat yang baik bertujuan
untuk meningkatkan pengadaan obat oleh kementerian kesehatan, lembaga
pemasok, lembaga swadaya masyarakat, dan organisasi lain yang terlibat dalam
penyediaan obat. Saat memperkenalkan dan menggunakan prinsip-prinsip ini,
hal-hal berikut harus diingat.

Prinsip-prinsip operasional harus digunakan untuk mengembangkan

prosedur operasional standar
Kedua belas prinsip ini merupakan persyaratan minimum untuk sistem pengadaan
obat yang andal dan hemat biaya. Mereka harus digunakan sebagai dasar untuk
mengembangkan seperangkat prosedur operasional standar yang lebih rinci,
dengan mempertimbangkan keadaan kelembagaan tertentu dan kondisi pasar di
mana sistem harus beroperasi.

Prosedur operasional standar harus diterapkan dan dipantau

secara aktif
Prinsip operasional dan standar prosedur operasional harus didukung oleh kebijakan,
peraturan dan perundang-undangan obat nasional. Badan-badan internasional dan
organisasi eksternal lainnya yang memberikan dukungan teknis atau keuangan kepada
sistem pasokan obat nasional harus diminta untuk mendukung dan mempromosikan
pelaksanaannya.

Pengadaan obat yang baik hanya dimungkinkan dalam sistem pasokan obat yang dikelola
dengan baik
Prosedur operasional standar dapat meningkatkan pengadaan obat hanya jika
diterapkan di dalam lembaga penyedia obat yang dikelola dengan baik. Badan ini dapat
berupa toko medis pusat pemerintah klasik, lembaga pemasok otonom atau semi-
otonom, lembaga non-pemerintah independen atau bentuk lain dari lembaga pemasok.
Faktor penting untuk kinerja agen pemasok obat meliputi: manajemen senior yang
berkualitas; kebijakan personel yang memadai; dewan berbasis luas untuk
merencanakan dan menindaklanjuti pekerjaan secara keseluruhan; ketentuan kontrak
yang tepat antara pemerintah dan kontraktor; dan sistem pembiayaan dan akuntansi
yang andal.

Model pembelian dan pengendalian persediaan yang tepat harus dipilih

Pengadaan dapat dilakukan melalui tender tahunan tunggal, melalui jadwal tender
berkala sepanjang tahun, melalui sistem persediaan perpetual di mana pengadaan
dimulai segera setelah stok turun di bawah level tertentu, atau melalui kombinasi
sistem tersebut. Pilihannya tergantung pada berbagai faktor, termasuk jenis obat
yang digunakan (obat mahal, umur simpan pendek, tingkat konsumsi tinggi atau
rendah), situasi geografis, kapasitas produksi lokal, total konsumsi dan lain-lain.
Geografi penting karena daerah yang lebih terpencil cenderung lebih jarang
membeli. Kapasitas produksi lokal memungkinkan fleksibilitas yang lebih besar dan
pengiriman yang lebih sering. Item bervolume tinggi dapat dibeli

20
 Masalah implementasi praktis

lebih sering sepanjang tahun. Pilihan model pembelian dan persediaan mempengaruhi biaya
langsung obat, kebutuhan staf (pembelian yang sering membutuhkan lebih banyak waktu
staf) dan biaya persediaan (pengadaan yang lebih jarang membutuhkan lebih banyak ruang
gudang).

Pada tahap tertentu, sistem komputerisasi yang efektif harus diperkenalkan untuk mengelola
pengendalian persediaan. Ini mungkin harus dilakukan secara bertahap, dengan sistem yang
dikembangkan atau didukung oleh perusahaan lokal. Sistem pengendalian persediaan manual
yang berfungsi dengan baik dapat diubah menjadi sistem yang terkomputerisasi.

Perundang-undangan dan peraturan mungkin perlu disesuaikan

Perundang-undangan dan peraturan nasional memberikan landasan hukum yang
diperlukan untuk prosedur pengadaan, penegakan kontrak, otoritas keuangan,
akuntabilitas staf, dan aspek penting pengadaan lainnya. Perundang-undangan dan
peraturan yang ada mungkin sepenuhnya konsisten dengan dua belas prinsip inti.
Namun, seringkali, perubahan legislatif atau peraturan akan dibutuhkan.

Masalah umum adalah bahwa aturan umum untuk pengadaan obat oleh sektor publik
tidak memperhitungkan persyaratan pengadaan khusus untuk membeli obat-obatan.
Tantangannya mungkin tidak hanya untuk mengidentifikasi perubahan yang diperlukan,
tetapi juga untuk meyakinkan otoritas hukum dan keuangan yang relevan bahwa
pengadaan farmasi sebenarnya memerlukan pendekatan yang berbeda. Beberapa
contoh persyaratan khusus adalah: pemisahan fungsi utama pengadaan, kebutuhan
akan audit keuangan, penggunaan nama generik secara wajib, kebutuhan untuk
registrasi produk (yang seharusnya juga berlaku untuk sektor publik tetapi sering
diabaikan) dan kualifikasi pemasok formal. Isu terkait lainnya adalah kebijakan harga dan
kriteria etika untuk promosi obat.

Kapasitas perlu dibangun

Pengadaan kefarmasian adalah kegiatan profesional khusus yang memerlukan
kombinasi pengetahuan, keterampilan dan pengalaman. Terlalu sering agen
pemasok obat dikelola oleh individu dengan sedikit atau tanpa pelatihan khusus
dalam pengadaan farmasi. Oleh karena itu, penting bagi staf di posisi pengadaan
utama untuk dilatih dengan baik dan bermotivasi tinggi. Pelatihan dapat
diselenggarakan melalui kursus nasional atau internasional, melalui magang
dengan agen pemasok internasional atau agen pemasok di negara lain, atau dengan
meminta dukungan jangka pendek atau jangka panjang yang berpengalaman dari
penasihat teknis eksternal.

Badan-badan internasional dan bilateral harus mendukung sistem

pengadaan nasional
Bantuan pembangunan melalui pinjaman, hibah dan mekanisme keuangan lainnya dimaksudkan
untuk berkontribusi pada pembangunan sektor kesehatan jangka panjang. Bantuan teknis
eksternal dimaksudkan untuk membangun kapasitas lokal dan mengembangkan sistem yang
berkelanjutan, dan oleh karena itu harus konsisten dengan kebijakan negara.

Sangat penting bahwa bantuan pembangunan memperkuat praktik pengadaan farmasi yang
baik dan bertujuan untuk keberlanjutan, daripada merusak atau menunda pembangunan
nasional dari praktik-praktik semacam itu. Dari sudut pandang pengembangan, berinvestasi
dalam mengajarkan praktik pengadaan yang baik mungkin lebih

21
Prinsip operasional pengadaan obat yang baik

penting dari sekedar pengadaan obat. Oleh karena itu, badan-badan internasional,
multilateral dan bilateral mungkin perlu meninjau prosedur, persyaratan, dan saran
teknis mereka sendiri berdasarkan dokumen ini. Dalam nada yang sama, WHO
Pedoman donasi obatatau adaptasi nasional mereka harus dihormati oleh badan-
badan eksternal.

Pengadaan dalam sistem desentralisasi membutuhkan pengaturan khusus

Fungsi sistem kesehatan semakin didesentralisasikan ke layanan kesehatan provinsi,
kabupaten atau lokal. Dalam pengalaman sektor farmasi dengan desentralisasi telah
dicampur. Pemilihan obat yang tepat, pengurangan harga dari pembelian dalam jumlah
besar, jaminan kualitas dan akuntabilitas semuanya dapat terancam dalam pengadaan
yang terdesentralisasi.

Pada prinsipnya, dua belas prinsip inti untuk pengadaan yang baik juga berlaku dalam sistem
desentralisasi, tetapi mungkin perlu diadaptasi dalam praktiknya. Misalnya, pemisahan fungsi
utama mungkin sulit dilakukan dengan staf lokal yang terbatas. Pengadaan massal hanya
dimungkinkan jika kabupaten dan unit kesehatan utama menyatukan persyaratan mereka dan
merundingkan satu kontrak. Di bawah sistem pengiriman langsung, obat-obatan kemudian dikirim
ke dan dibayar oleh kabupaten atau unit kesehatan. Akhirnya, mungkin sulit bagi pihak berwenang
setempat untuk memverifikasi kualitas obat-obatan tersebut. Beberapa sistem desentralisasi
bergantung pada daftar pemasok yang memenuhi syarat yang disediakan oleh otoritas nasional.

Untuk mencapai praktik pengadaan obat yang baik dalam sistem desentralisasi,
peran pemerintah pusat harus diperjelas. Biasanya menjadi tanggung jawabnya
untuk menjamin keamanan dan kemanjuran semua obat yang beredar di pasar dan
dalam sistem kesehatan, dan untuk memantau kinerja sistem pengadaan yang
terdesentralisasi. Selain itu, pemerintah pusat dapat melakukan tender untuk harga
obat, untuk sistem pengiriman langsung.

Masalah operasional lainnya

Selain hal di atas, ada kemungkinan lain untuk meningkatkan kinerja
pengadaan, yang harus dipertimbangkan. Ini termasuk:

• penggunaan lembaga pemasok obat internasional, seperti organisasi

Equipment for Charity Hospitals Overseas (ECHO), International
Dispensary Association (IDA) dan UNICEF. Layanan mereka terutama
dapat bermanfaat ketika sejumlah kecil produk perlu dibeli;
• akses ke informasi tentang harga dan sumber pasokan. Informasi harga komparatif
saat ini tersedia untuk negara-negara melaluiPanduan indikator harga obat
internasional (Ilmu Manajemen untuk Kesehatan dan Bank Dunia, 1999);
• sistem primer dan sekunder untuk pra-pendaftaran dan pasca-pendaftaran
pemasok;
• mengelola sistem campuran obat-obatan yang diperoleh dan disumbangkan, terutama di
negara-negara di mana sumbangan merupakan bagian besar dari persediaan obat-
obatan. Di negara-negara seperti itu, kebijakan donor aktif, indikasi kebutuhan obat yang
jelas kepada calon donor, dan pengumuman awal serta pendaftaran sumbangan obat
dalam jalur pipa sangat penting untuk memperoleh manfaat maksimal.

22
 Masalah implementasi praktis

dari donasi dan mencegah tumpang tindih permintaan donasi dan pesanan
obat.

23
Prinsip operasional pengadaan obat yang baik

24
 Bibliografi dan bacaan lebih lanjut

Bibliografi dan bacaan lebih lanjut

Perhimpunan Apoteker Rumah Sakit Amerika.Pedoman ASHP untuk memilih produsen dan
pemasok farmasi. Jurnal Farmasi Rumah Sakit Amerika; 1991; 48:523-524.

Beracochea E.Mengontrakkan: pengalaman Papua Nugini.Laporan diserahkan ke Jaringan

Campuran Publik/Swasta. London: Unit Kebijakan Kesehatan, London School of Hygiene and
Tropical Medicine; 1995.

Brun D.Pengadaan obat-obatan dalam proyek Bank Dunia. Washington, DC: Bank Dunia; 1994.

Cleverley WO, Nutt PC.Efektivitas organisasi pembelian kelompok.Penelitian Pelayanan Kesehatan; 1984;
19:65-81.

Dorner G, ed.Manajemen pembelian, penyimpanan dan distribusi obat: manual untuk negara berkembang,
putaran ke-3 ed. Aulendorf, Jerman: Editio Cantor Verlag; 1982.

Turun DE, ed.Memahami bisnis pengiriman barang,edisi ke-4 Egham, Inggris: Micor Freight Inggris; 1992.

Fédération Internationale Pharmaceutique. Pedoman FIP untuk pengadaan obat. Amsterdam: FIP; 1992.

Desain Informasi Kesehatan.Buku pegangan USAID dan manual operasi lapangan untuk
pengadaan farmasi di Amerika Latin dan Karibia. Arlington, VA: Desain Informasi Kesehatan; 1988.

Hessou CP, Fargier MP.Kantor pembelian pusat Benin untuk obat-obatan esensial: eksperimen baru.
Pengawasan Obat Esensial; 1994; 18:8-9.

Kamar Dagang Internasional.Aturan internasional untuk interpretasi istilah perdagangan. Paris:

Penerbitan Kamar Dagang Internasional; 1990 (Inggris-Prancis).

Asosiasi Apotik Internasional.Ketentuan pembelian umum Asosiasi Apotik Internasional:

pengadaan obat-obatan dan perbekalan kesehatan nirlaba. Amsterdam: Asosiasi Apotik
Internasional; 1994.

Ilmu Manajemen untuk Kesehatan.Manual pengadaan Layanan Obat Karibia Timur.Boston: Ilmu
Manajemen untuk Kesehatan; 1990.

Ilmu Manajemen untuk Kesehatan.Mengelola seri pelatihan pasokan obat. Bagian 1. Isu kebijakan dalam
mengelola pasokan obat. Boston: Ilmu Manajemen untuk Kesehatan; 1992.

Ilmu Manajemen untuk Kesehatan.Mengelola seri pelatihan pasokan obat. Bagian 2. Pembiayaan dan
pengelolaan keuangan persediaan obat. Boston: Ilmu Manajemen untuk Kesehatan; 1992.

Ilmu Manajemen untuk Kesehatan.Mengelola seri pelatihan pasokan obat. Bagian 3. Manajemen pasokan.
Boston: Ilmu Manajemen untuk Kesehatan; 1992.

Ilmu Manajemen untuk Kesehatan dan Bank Dunia.Panduan indikator harga obat internasional. Boston: Ilmu
Manajemen untuk Kesehatan; 1999 (diperbarui setiap tahun).

Ilmu Manajemen untuk Kesehatan bekerjasama dengan Organisasi Kesehatan Dunia, Program Aksi
Obat Esensial.Mengelola persediaan obat, edisi ke-2. Diedit oleh JD Quick, J. Rankin,
R. Laing, R. O'Connor, HV Hogerzeil, MNG Dukes dan A. Garnett. Hartford, CT: Pers Kumarian; 1997.

McPake B, Ngalande-Bande E.Mengontrak layanan kesehatan di negara berkembang. Kebijakan dan

Perencanaan Kesehatan; 1994; 9:25-30.

25
Prinsip operasional pengadaan obat yang baik

Proyek Obat Esensial Nigeria dan Ilmu Manajemen untuk Kesehatan.Prosedur pengadaan obat dan
manual dokumen. Boston: Ilmu Manajemen untuk Kesehatan; 1992.
SKRIP.Direktori internasional perusahaan farmasi. Surrey, Inggris: Publikasi PJB (tahunan
publikasi).

Organisasi Pembangunan Industri Perserikatan Bangsa-Bangsa.Kajian untuk membantu peningkatan

keterampilan manajemen pengadaan bahan kimia farmasi, intermedietnya, dan obat-obatan (formulasi farmasi).
Wina: UNIDO; 1987.

Westing G.Pengadaan internasional: manual pelatihan. Jenewa: Pusat Perdagangan Internasional

(UNCTAD/WTO); 1985.

Bank Dunia.Pengadaan obat dan vaksin.Washington, DC: Bank Dunia; 1993. Catatan Teknis
Pengadaan No. 4.3.2.

Bank Dunia.Dokumen penawaran standar untuk pengadaan obat-obatan dan vaksin. Washington, DC:
Bank Dunia; 1993.

Organisasi Kesehatan Dunia.Laporan pertemuan WHO tentang kebijakan dan manajemen obat:
pengadaan dan pembiayaan obat esensial. Jenewa: Organisasi Kesehatan Dunia; 1984. WHO/DAP/84.5.

Organisasi Kesehatan Dunia.Memperkirakan kebutuhan obat: manual praktis. Jenewa: WHO; 1988. WHO/
DAP/88.2.

Organisasi Kesehatan Dunia.Penggunaan Skema Sertifikasi WHO pada Kualitas Produk Farmasi yang
Bergerak di Perdagangan Internasional. Jenewa: WHO; 1994. WHO/DAP/94.2.

Organisasi Kesehatan Dunia.Penggunaan obat esensial. Jenewa: WHO; 1997. Seri Laporan Teknis No. 850.

Organisasi Kesehatan Dunia.Pengadaan vaksin untuk program sektor publik: manual referensi.
Jenewa: WHO; 1999. WHO/V&B/99.12.

26