SOP-SLS-005 : AKTIVITAS TAKING ORDER

Rev. 12
Hal 2 dari 8
VI. ISI PROSEDUR
DOKUMEN /
AKTIVITAS KETERANGAN
CATATAN

MULAI

Rencana Kunjungan
SALESMAN / SALES SPV
Salesman (RKS)
(FRM-SLS-081) Ketentuan Penyusunan RKS :
a. RKS Bulanan dis usun oleh Salesman setiap
Rencana dan Realisasi tanggal 25 setiap bulannya.
Menyusun Rencana Kunjungan Manual
Kerja SPV b. RKS Harian disusun oleh Sales SPV setiap
Bulanan / Harian
(FRM-SLS-082) Sabtu dan mengisi realisasinya setiap hari.

SALESMAN / SALES SPV

Jam kantor 08.00 pagi, maka dari itu
a. Salesman datang minimal 15 menit
Hadir di Kantor Tepat Waktu sebelum jam kantor
b. Sales SPV datang minimal 30 menit
sebelum jam kantor

K-DTFT
SALES SPV
(FRM-FAA-060)
SOP Penagihan Faktur Penjualan
Piutang Dagang – Oracle
Menerima Faktur Penjualan Tagihan dan TM (FRM-FAA-019, 019.C,
Menyerahkan kepada Salesman (SOP-FAA-032) 019.D)

SALES SPV

Saat briefing pagi Sales SPV membagikan

Faktur Penjualan Tagihan kepada Salesman.
Memberikan Briefing Pagi WI Briefing Pagi (WI-SLS-002).

ADM PDA

SOP Order PDA Aktivitas di Handheld mengacu pada

Synchronize data Handheld (SOP-LOG-005) Manual Book SFA Android.

SALESMAN
Tanda Terima Perangka t Salesman WAJIB memastikan Handheld
Handh eld Salesma n da n memiliki kuota internet yang mencukupi.
Driver Eksp edisi Jika kuota kurang/ habis WAJIB segera
Mengambil Handheld dari Admin PDA (FRM-LOG-04 3) laporkan ke ADM PDA.

SALESMAN Salesman DILARANG untuk :

a. Melakukan ON/OFF mobile data,
b. Mengubah ke Airplane Mode, karena
akan berpengaruh pada titik koordinat
Melakukan setting Route (kunjungan) di
kunjungan.
Handheld
Aktivitas di Handheld mengacu pada
Manual Book SFA Android.

Hlm.3 / A

2
Dilarang mengcopy dokumen ini tanpa izin dari Quality Management Representative (QMR) PT Fastrata Buana
 VI. ISI PROSEDUR
DOKUMEN /
AKTIVITAS KETERANGAN
CATATAN

Hlm.2 / A

SALESMAN
Salesman menginput KM yang terdapat pada
odometer Kendaraan saat akan berangkat /
Melakukan Check Out, Take Picture keluar kantor.
dan Input KM keberangkatan di Aktivitas di Handheld mengacu pada
Handheld Manual Book SFA Android.

Hlm.6 / I

SALESMAN

Melakukan Kunjungan ke Customer

sesuai rayon

Hlm.5 / D Hal yang WAJIB diperhatikan oleh

SALESMAN salesman :
a. Posisi Salesman harus dalam radius
100m didepan pintu masuk Toko.
Melakukan Check In dengan b. Mengambil foto Toko setiap check In.
menggunakan fitur Geofence saat tiba c. Apabila koordinat kurang tepat maka
di Toko Salesman WAJIB GET COORDINATE
Aktivitas di Handheld mengacu pada
Manual Book SFA Android.

SALESMAN

Ya
Toko memiliki mesin Aktifitas survey ABJ dilakukan oleh Salesman
Alat Bantu Jual FB? yang mengcover produk penjualan beverage
Melakukan scan barcode ABJ

Tidak

SALESMAN SALESMAN
Panduan survey pada handheld mengacu
pada WI-ICT-030 Panduan Penggunaan
Modul Survey Alat Bantu Jual dan Manual
Melakukan survey ABJ dan rapihkan Book SFA Android.
Melakukan aktivitas penjualan
produk yang terdapat pada ABJ WI Aktivitas Penjualan (WI-SLS-001)

Tidak
Toko ingin order ?

Ya

SALESMAN Dalam melakukan order, Salesman harus

mengikuti ketentuan standar order yang telah
ditetapkan diantaranya : stock barang Toko,
Melakukan order dan input order di pajangan, penanganan retur / tukar guling,
Handheld penagihan, penanganan hologram dan PBK.
Aktivitas di Handheld mengacu pada
Manual Book SFA Android

Hlm.4 / B

3
Dilarang mengcopy dokumen ini tanpa izin dari Quality Management Representative (QMR) PT Fastrata Buana
 VI. ISI PROSEDUR
DOKUMEN /
AKTIVITAS KETERANGAN
CATATAN
1. Salesman lakukan penagihan apabila ada
faktur tagihan atas toko yang dikunjungi.
Hlm.3 / B 2. Salesman wajib memastik an pada saat
menerima Cek atau Giro bahwa :
a. Tanggal giro
-TM: Tanggal giro harus sesuai dengan
tanggal serah terima barang ke
toko, kecuali untuk type toko
SALESMAN dengan pembayaran Nett (G+0)
tanggal giro harus sesuai dengan
tanggal serah terima giro dari toko
kepada salesman
Melakukan Penagihan Piutang
-MM: Tanggal giro harus sesuai dengan
tanggal jadwal bayar outlet
b. Tanggal jatuh tempo giro, sesuai dengan
tanggal jatuh tempo faktur.
c. Nominal giro harus sesuai dengan
nominal di faktur, kecuali jika sebagian
pembayaran diterima dengan tunai dan
sebagian lagi dibayarkan dengan giro.
Tidak Menerima Giro d. Angka terbilang harus sesuai dengan
Overdue ? nominal pada giro
e. Nama dan nomor rekening PT.Fastrata
Buana ditulis tangan oleh pemilik giro
Ya bukan di cap / stample
f. Memastikan nama jelas pemilik giro
SALESMAN tercantum di giro.
g. Memastikan tandatangan pemilik giro
menggunakan tandatangan basah
3. Pembayaran cek / giro yang diterima oleh
Melakukan konfirmasi ke Sales SPV PT. Fastrata Buana adalah cek/giro milik
Toko yang bertransaksi secara langsung
dengan PT. Fastrata Buana. Perusahaan
tidak menerima pembayaran cek/giro milik
Toko lain atau usaha atas nama Toko lain.
4. Giro Ovedue yang dimaksud dalam proses
ini adalah giro yang diterima driver ekspedisi/
Ya salesman pada saat pengiriman barang atau
Pejabat terkait penagihan (net/giro) dimana giro yang
menyetujui ? diterima memiliki tanggal pencairan giro tidak
sesuai dengan tanggal jatuh tempo faktur.
5. Salesman mengajukan konfirmasi ke
Sales SPV secara lisan (by phone)
Tidak
terlebih dahulu untuk selanjutnya
diteruskan ke BM untuk mendapatkan
SALESMAN
persetujuan ataupun diajukan ke Pejabat
Terkait sesuai Matriks Giro Overdue pada
Menyampaikan hasil keputusan WI-FAA-013 Kontrol Piutang Dagang.
manajemen FB ke Toko dan meminta 6. Khusus untuk pelanggan MM yang memiliki
pembayaran cash / penggantian giro mekanisme pembayaran piutang pelanggan
dengan sistem Tukar Faktur dan Jadwal
Bayar yang telah ditentukan maka Salesman
atau Kolektor WAJIB memastikan tanggal
SALESMAN jatuh tempo sebagai berikut :
a. Jika Jadwal Bayar > Tanggal Jatuh tempo
faktur, maka tanggal jatuh tempo giro
Ya harus sama dengan tanggal jadwal bayar.
Toko terima ? Menerima pembayaran cash / b. Jika Jadwal Bayar Tanggal Jatuh
penggantian giro Tempo Faktur, maka tanggal jatuh tempo
giro harus sama dengan tanggal jatuh
Tidak tempo faktur.
7. Jika ditemukan kondisi bahwa Toko
memberikan Giro yang memiliki jatuh tempo
SALESMAN pencairan Giro setelah tanggal Jadwal Bayar
(penyimpangan atas kondisi 6.a) atau
setelah tanggal jatuh tempo faktur
(penyimpangan atas kondisi 6.b) maka
Menyimpan kembali Faktur Tagihan Toko dikategorikan sebagai Giro Overdue.

Hlm.5 / C

4
Dilarang mengcopy dokumen ini tanpa izin dari Quality Management Representative (QMR) PT Fastrata Buana
 VI. ISI PROSEDUR
DOKUMEN /
AKTIVITAS KETERANGAN
CATATAN

Hlm.4 / C

SALESMAN
Untuk Toko yang tidak melakukan
pembayaran tagihan maka WAJIB diberikan
Melakukan input pembayaran atau penjelasan atas kondisi tersebut.
memberikan penjelasan atas kondisi Aktivitas yang berhubungan dengan
khusus di menu Collection pada Handheld mengacu pada Manual Book SFA
Handheld Android.

Tidak Terdapat retur barang

dagang dari pelanggan?

Ya SOP Penukaran
Barang Dagang
SALESMAN
(SOP-LOG-009)

Menerima permintaan penukaran atau

retur barang dagang dari pelanggan
SOP Retur Barang
Dagang
(SOP-LOG-010)

SALESMAN
Input KM Out hanya berlaku untuk Toko
Terakhir.
Melakukan Check Out, Take Picture, Aktivitas yang berhubungan dengan
Validate Location Toko dan Input KM Handheld mengacu pada Manual Book SFA
Out (Untuk Toko Terakhir) di Handheld Android.

SALESMAN Data orderan akan ter-sending otomatis

(autosync) ke PDA2ORA setiap salesman selesai
scan out keluar Toko.
SOP Order PDA Apabila terdapat data PDA2ORA yang ter-
Melakukan sending data ke PDA2ORA (SOP-LOG-005) pending maka Salesman wajib melakukan
(Jika data tidak autosync)
pemeriksaan min. 3 kali dalam 1 hari, yaitu :
1. Pukul 11.00
2. Pukul 14.00
3. Toko terakhir

Tidak
Toko terakhir ?

Ya

Hlm.3 / D

TO luar kota?

Ya

Tidak

Hlm.7 / F Hlm.6 / E

5
Dilarang mengcopy dokumen ini tanpa izin dari Quality Management Representative (QMR) PT Fastrata Buana
 VI. ISI PROSEDUR
DOKUMEN /
AKTIVITAS KETERANGAN
CATATAN
a. Penyetoran dilakukan di Bank setempat
Hlm.5 / E (Penunjukkan atas Bank sudah disetujui
dan di koordinasi dengan cabang utama -
BOM dan FAA Spv).
b. Setoran ke bank mengikuti jadwal
operasional bank.
SALESMAN Contoh: Salesman setoran uang tagihan
dan hasil penjualan ke bank pukul 14.00,
Melakukan setoran via bank setiap hari apabila saat kunjungan setelah setoran
sebelum jam operasional bank tutup bank, Salesman menerima pembayaran
untuk semua tagihan atau hasil penjualan dari Toko maka uang tersebut wajib
yang sudah dit erima disetorkan keesokan harinya.
c. Untuk pelanggan TO Luar Kota dengan
TOP cash tidak diperbolehkan untuk
melakukan pembayaran dengan giro.

SALESMAN
Bukti Slip Setoran Hal-hal yang diinformasikan oleh salesman :
Bank 1. Bukti Setoran yang dikirimkan melalui instant
Mengirimkan bukti setoran dan
messages ke Kasir.
Menginformasikan ke Kasir dan Fakturis
2. Nominal uang yang disetor
atas setoran bank yang telah dilakukan
3. Faktur-faktur yang sudah dilakukan pelunasan

KASIR / FAKTURIS
R / K Bank
Fakturis wajib memastikan kesesuaian antara
Memeriksa dan Mencetak Mutasi R/K uang yang disetor oleh salesman sesuai dengan
Bank via fax atau via internet faktur yang tertagih.

KASIR / FAKTURIS

Tidak Apabila setoran tidak sesuai dengan Jumlah

Setoran sesuai? Menginformasikan ke Salesman atas nominal faktur yang telah diverifik asi Fakturis
ketidaksesuaian setoran yang dilakukan maka Salesman wajib bertanggung jawab atas
kekurangan nominal tersebut.
Ya

KASIR / FAKTURIS DTFT Oracle

SOP Penerimaan (FRM-FAA-005)
dan Pencatatan
Menginput dan mencetak BBM dan DTFT BBM
Dana Tunai Hasil
by FWDP untuk faktur yang sudah lunas (FRM-FAA-012)
Penjualan
berdasarkan informasi yang diberikan
(SOP-FAA-018)
oleh Salesman

KASIR / FAKTURIS DTFT Oracle

(FRM-FAA-005)
BBM
Kasir / Fakturis menyerahkan DTFT dan (FRM-FAA-012)
BBM yang telah dicetak ke Sales Spv.

Hlm.7 / G

Jadwal salesman kembali Tidak

ke kantor?

Ya Hlm.3 / I

Hlm.7 / H

6
Dilarang mengcopy dokumen ini tanpa izin dari Quality Management Representative (QMR) PT Fastrata Buana
 VI. ISI PROSEDUR
DOKUMEN /
AKTIVITAS KETERANGAN
CATATAN

Hlm.5 / F Hlm.6 / H

Salesman keluar dari Toko terakhir adalah

SALESMAN maksimal pukul 16.00 (senin s/d jumat) dan
pukul 14.00 (sabtu) dengan toleransi 1 jam.
Untuk Salesman TO luar kota kembali sesuai
dengan jadwal kembali setelah semua Toko
Kembali ke kantor setelah semua Toko dikunjungi.
selesai dik unjungi

Untuk Toko yang masuk di dalam list

standart Toko tetapi belum dikunjungi
WAJIB diberikan penjelasan oleh
SALESMAN
Salesman.
Aktivitas yang berhubungan dengan
Melakukan Check In, memberikan Handheld mengacu pada Manual Book SFA
penjelasan, Take Picture dan Input KM Android.
di Handheld saat tiba di Kantor setelah 1. Dokumen Hasil Penagihan adalah BBM,
selesai kunjungan ke Toko BGMM dan DTFT. Input & Cetak via FWDP
DTFT Oracle
(FRM-FAA-005) mengacu pada Manual Book FWDP Proses
Penjualan (WI-ICT-005).
BBM 2. Salesman menyiapkan persetujuan Giro
(FRM-FAA-012) Overdue menggunakan Form Persetujuan
SALESMAN
BGMM Giro Overdue untuk dilengkapi dengan tanda
Melakukan transfer data pembayaran (FRM-FAA-013) tangan pejabat berwenang. Form persetujuan
dari Handheld ke FWDP, cetak hasil Form Persetujuan Giro giro sudah diotorisasi pejabat berwenang
penagihan untuk semua faktur tagihan Overdue (minimal sampai dengan BM & BOM) pada
yang dibawa dan menyiapkan form (FRM-FAA-075) saat melakukan setoran ke Kasir, untuk
persetujuan atas giro overdue (Jika tanggung jawab penyelesaian otorisasi ada di
ada) Sales SPV sesuai dengan matriks otorisasi
Giro Overdue pada WI Kontrol Piutang
Dagang (WI-FAA-013).
3. Untuk salesman TO luar kota mencetak BBM,
Tanda Terima Perangka t BGMM dan DTFT hanya untuk setoran di hari
Handh eld Salesma n da n jadwal Salesman kembali ke kantor.
SALESMAN Driver Eksp edisi
(FRM-LOG-04 3) Aktivitas yang berhubungan dengan
Menyerahkan DTFT & Form DTFT Oracle Handheld mengacu pada Manual Book SFA
Persetujuan Giro Overdue (Jika ada) (FRM-FAA-005) Android.
ke Sales SPV lalu Menyerahkan
Form Persetujuan Giro
Handheld ke Adm PDA
Overdue
(FRM-FAA-075)

Hlm.6 / G
Sales SPV WAJIB memberikan Form Persetujuan
SALES SPV Giro Overdue serta bukti-bukti pendukungnya
kepada BOM untuk diverifikasi terlebih dahulu lalu
DTFT Oracle
meminta persetujuan BM untuk ditindaklanjuti
Memeriksa & Menandatangani DTFT lalu (FRM-FAA-005)
proses persetujuannya kepada pejabat yang
memberikannya kembali ke Salesman/ Form Persetujuan Giro berwenang sesuai dengan matrik s otorisasi Giro
Kasir serta menyerahkan Persetujuan Overdue Overdue pada WI Kontrol Piutang Dagang (WI-
Giro Overdue(Jika ada) ke BM&BOM (FRM-FAA-075) FAA-013).

BM & BOM
Form Persetujuan Giro
Memeriksa & Menandatangani Overdue
Persetujuan Giro Overdue (Jika Ada) lalu (FRM-FAA-075)
memberikan kembali ke Sales SPV

Hlm.8 / J

7
Dilarang mengcopy dokumen ini tanpa izin dari Quality Management Representative (QMR) PT Fastrata Buana
 VI. ISI PROSEDUR
DOKUMEN /
AKTIVITAS KETERANGAN
CATATAN

Hlm.7 / J

SALES SPV Form Persetujuan Giro

Overdue
(FRM-FAA-075)
Memberikan form persetujuan giro
overdue (jika ada) salesman

DTFT Oracle
(FRM-FAA-005)
SALESMAN Faktur Penjualan 1. Faktur Penjualan Oracle (Faktur Tagihan) dan
Oracle DTFT diserahkan ke Fakturis
(FRM-FAA-019, 019.C, 2. Form Persetujuan Giro Overdue dan Giro
Menyerahkan DTFT, Faktur Tagihan, 019.D) diserahkan ke Kasir bersamaan dengan
Giro dan Form Persetujuan Giro Overdue Form Persetujuan Giro setoran.
(Jika ada) ke FAA Overdue
- SOP Penagihan Piutang (FRM-FAA-075)
Dagang – TM (SOP-FAA-032)
Giro
- SOP Penerimaan &
Pencatatan Dana Tunai Hasil
Penjualan (SOP-FAA-018)
- SOP Penerimaan &
Pencatatan Dana Non Tunai
Hasil Penjualan (SOP-FAA-
019) Hal-hal yang perlu diperhatikan SPV Sales
dalam evaluasi, sebagai berikut :
SALES SPV A. SPV Sales WAJIB evaluasi ke semua
Salesman yang menjadi
tanggungjawabnya pada feedback dengan
Meng-Evaluasi efektifitas hasil status OPEN.
kunjungan salesman melalui Aplikasi B. Point-point yang WAJIB dievaluasi oleh
FSAP secara harian SPV Sales diantaranya :
1. Total Call On Rayon
2. Efektif Call (Order)
3. Absen (mengacu pada ketentuan
Geofence)
SALESMAN 4. Jam Efektif Kunjungan Salesman

Memberikan feedback atas hasil

evaluasi yang diberikan SPV Sales
melalui Aplikasi FSAP

Hal-hal yang perlu diperhatikan SPV Sales

SALES SPV dalam memberikan score, sebagai berikut :
A. Score diberikan dengan memilih bintang
sesuai dengan hasil evaluasi / feedback
Meng-Analisa hasil feedback
yang direspon Salesman dan otomatis
Salesman dan memberikan score akhir
status akan berubah CLOSED
ke Salesman
B. jika SPV Sales tidak memberikan feedback
dalam 2 x 24 jam maka status feedback
akan berubah otomatis AUTOCLOSED

SM / BM
A. SM/BM monitorng dengan cara Login ke
JES Aplikasi FSAP.
Me-Monitoring pelaksanaan analisa (FRM-SLS-020) B. JES dicetak dari PDA2ORA oleh Admin PDA
kunjungan Salesman dan setiap hari Senin.
Menandatangani JES C. SM / BM harus melakukan review sebelum
menandatangani JES secara mingguan

SELESAI

8
Dilarang mengcopy dokumen ini tanpa izin dari Quality Management Representative (QMR) PT Fastrata Buana