Penyesuaian Strategi Perusahaan Menggunakan IT Governance

Balance Scorecard Pada PT. KARYA PUTRA SURYA

GEMILANG (KPSG)

Nama : Ernando Taufiq Nur Hidayat

NRP : 5026201054
Kelas : Evaluasi dan Audit TI(C)

I. Pendahuluan
Perkembangan teknologi yang semakit pesat akan menimbulkan permasalahan
yang kompleks dan terus berkembang sehingga dapat menjadi kendala bagi
perusahaan. Dengan kondisi seperti itu perusahaan pun dituntut untuk terus menerus
melakukan persiapan dan meningkatkan antisipasi untuk lebih menyesuaikan diri
dengan perubahan yang tidak terduga. Keadaan tersebut membuat manajemen untuk
lebih berupaya dalam hal menyiapkan atau menyempurnakan suatu strategi-strategi
baru bagi perusahaan yang akan digunakan untuk menghadapi keadaan itu. Aplikasi
sistem informasi yang dimiliki oleh perusahaan digunakan dikarenakan adanya
kebutuhan fungsional perusahaan untuk dapat mendukung kegiatan operasional
perusahaan. Permasalahan yang sering muncul adalah jika ada beberapa unit
fungsional perusahaan membutuhkan aplikasi sistem informasi yang berbeda sehingga
unit fungsional tersebut
melakukan pengembangan sendiri terhadap aplikasi sistem informasi. Tetapi hal
tersebut akan dapat membuat sistem informasi tidak terintegrasi satu dengan yang
lainnya. Akibat dari hal itu pimpinan perusahaan akan mengalami kesulitan untuk
memperoleh informasi yang dibutuhkan.

PT. Karya Putra Surya Gemilang (KPSG) merupakan salah satu perusahaan
yang berjalan pada bidang outsourcing yang menyediakan sumber daya manuasia dan
aplikasi yang akan ditawarkan kepada klien yang membutuhkannya. Dalam
menyediakan hal tersebut perusahaan menggunakan TI dalam melakukan proses
bisnisnya. Namun kenyataannya, perusahaan tersebut belum menerapkan IT Balanced
Scorecard untuk mengukur kinerja TI untuk mendukung proses bisnis yang penting
demi kelangsungan jalannya perusahaan, untuk mengetahui sejauh mana tingkat
keberhasilan yang dicapai untuk mewujudkan tujuan dari perusahaan dan apa yang
harus dilakukan dalam menjalankan proses bisnisnya agar tetap berjalan dengan baik.
Oleh karena itu, dalam Tugas Akhir ini akan dibuat IT Balanced Scorecard untuk
perusahaan PT. Karya Putra Surya Gemilang (KPSG) sebagai alat ukur untuk
melakukan pengukuran kinerja TI.
 Tujuan dan Strategi sebuah perusahaan dapat diperoleh dari sebuah visi misi suatu
perusahaan.Dari sumber yang saya peroleh, berikut merupakan visi dan misi PT.
Karya Putra Surya Gemilang (KPSG), antara lain:

Visi:
“Menjadi Perusahaan Mitra Kerja Andalan dalam Proses Bisnis terkemuka dan turut
mendukung pencapaian Pertumbuhan Anda”

Misi:
Memberikan Layanan Profesional Kelas Dunia melalui pengelolaan Sumber
Daya Manusia yang unggul dan Teknologi yang handal untuk mendukung pencapaian
Sasaran Bisnis Anda dengan garansi pengembalian terbaik

Selanjutnya Mengidentifikasi Tujuan Sub Bidang TI menjadi strategi bidang

TI secara umum untuk dituangkan dalam bentuk visi dan misi Sub Bidang TI PT.
KARYA PUTRA SURYA GEMILANG (KPSG), antara lain:

Visi:
“Menjadikan perusahaan menjadi terdepan dan concern dalam lingkup informasi
dalam menghasilkan produk dan jasa sebagai solusi terkini, terintegrasi, sinergis,
profesional dan berkelanjutan sehingga memuaskan klien dan stakeholder.”

Misi:
1. Menyediakan fasilitas teknologi yang mendukung proses bisnis dari
perusahaan.
2. Membangun infrastruktur TI untuk membantu perusahaan dalam
melakukan perbaikan kualitas
3. Mengembangkan layanan telekomunikasi dalam rangka membuka
komunikasi bagi klien dari perusahaan.
4. Merubah sistem dari manual menggunakan teknologi informasi untuk
memudahkan perusahaan melakukan proses bisnis.
5. Memenuhi kebutuhan teknologi informasi untuk perusahaan, tenaga kerja
dan klien.
6. Meningkatkan sumber daya manusia dalam bidang pemanfaatan teknologi
informasi.
7. Memberikan fasilitas-fasilitas khusus kepada pelanggan korporat yang
secara periodik untuk medapatkan tenaga outsourcing yang berkualitas.

II. IT Governance Balanced Scorecard

Dalam pembahasan kali ini yang menjadi fokus adalah pengimplementasian
scorecard pada proses IT Governance. Scorecard akan dimanfaatkan dapat memantau
proses IT Governance, terutama dalam konteks seberapa baik penerapannya dan
 bagaimana cara mengembangkannya. Dari sumber yang telah saya pelajari melalui
diskusi kelompok sebelumnya, saya menemukan terdapat 4 perspektif yang digunakan
dimanfaatkan dalam pembentukan IT Governance Balance Scorecard.

Tata kelola TI yang menjadi bentuk aplikasi lanjutan dari scorecard yang memiliki 4
perspektif yang sedikit berbeda antara lain:
1. Corporate Contribution
2. Stakeholders
3. Operational Excellence
4. Future Orientation

Gambar 2.1 Hubungan perspektif pada IT Governance Scorecard

III. Identifikasi Strategi TI Perusahaan

Untuk melakukan relevansi divisi TI hal yang harus diperhatikan adalah melihat
peta strategi perusahaan yang sudah dimiliki. Kemudian dari visi dan misi
teknologi informasi yang sudah ditentukan itu strategi bisnis yang mana yang
dapat didukung langsung oleh visi dan misi teknologi informasi, sebagai berikut:
1. Mengelola anggaran kerja secara efisien
2. Mengelola SI/TI secara efisien
3. Meningkatkan hubungan baik dengan vendor, supplier, dan klien
4. Meningkatkan layanan dan tersedianya infrastruktur yang memadai
5. Meningkatkan kualitas dari kinerja karyawan dengan menggunakan
teknologi
6. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pembangunan dan pengelolaan
infrastruktur TI
 7. Pembangunan sistem informasi dan infrastruktur yang terintegrasi
8. Meningkatkan teknologi untuk menunjang proses bisnis perusahaan
9. Meningkatkan SI/TI governance
10. Meningkatkan SDM divisi TI

Kemudian dilakukan cascading ke dalam IT Governance Balanced Scorecard.

Gambar 3.1 Gambaran awal pada IT Governance Scorecard

Selanjutnya ada pengelompakan berdasarkan 4 Perspektif.

Perspektif Objective Strategi

Meningkatkan SDM divisi TI
Skills and
knowledge Meningkatkan kualitas dari kinerja karyawan
Future Orientation dengan menggunakan teknologi

IT/business Meningkatkan hubungan baik dengan vendor,

partnerships supplier dan client

Meningkatkan teknologi untuk menunjang proses

bisnis perusahaan
Processes
Operational Meningkatkan SI/TI Governance
Excellence
Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pembangunan
Maturity serta pengelolaan infrastruktur TI
 Stakeholders Meningkatkan hubungan baik dengan vendor,
satisfaction supplier dan client

Stakeholders Management of
Meningkatkan layanan dan tersedianya infrastruktur
stakeholders
yang memadai
needs

Mengelola SI/TI secara Efisien

Strategic
Corporate alignment Pembangunan sistem informasi dan infrastruktur yang
Contribution terintegrasi

Value Delivery Mengelola Anggaran Kerja secara Efisien

IV. Pemetaan Strategi

Gambar 4.1 Peta Strategi

V. Key Performance Indicator

Perspektif Objective Strategi KPI

Future Orientation Skills and Meningkatkan SDM  Rata-rata Sertifikat

knowledge divisi TI pelatihan TI yang
dimiliki karyawan
 Persentase
Keikutsertaan
 karyawan dalam
pelatihan sesuai
bidang masing-masing
karyawan
 Rata-rata skor
kompetensi karyawan

Meningkatkan
kualitas dari
Persentase karyawan
kinerja karyawan
menguasai sistem yang
dengan
diberikan
menggunakan
teknologi

Meningkatkan
teknologi untuk Persentase keberhasilan
IT/business
menunjang proses teknologi menunjang proses
partnerships bisnis perusahaan bisnis

Meningkatkan SI/TI Jumlah pedoman penggunaan

Processes Governance TI pada perusahaan

Operational
Meningkatkan
Excellence efektivitas dan  Presentase keefisienan
efisiensi perangkat lunak
Maturity pembangunan serta  Presentase keefisienan
pengelolaan perangkat keras
infrastruktur TI

 Jumlah pertumbuhan
pelanggan
Meningkatkan
 Net promoter score
Stakeholders hubungan baik
 Jumlah Pelanggan
satisfaction dengan vendor,
supplier dan client Komplain
 Rata-rata kepuasan
Stakeholders pelanggan

Meningkatkan
Management of layanan dan
stakeholders tersedianya Persentase durasi ketersediaan
needs infrastruktur yang infrastruktur
memadai

Corporate Strategic Mengelola SI/TI

Presentase keefisienan SI/TI
Contribution alignment secara Efisien

Pembangunan sistem Persentase sistem informasi

informasi dan dan infrastruktur terintegrasi
 infrastruktur yang
terintegrasi

Mengelola Anggaran Presentasi efisiensi anggaran

Value Delivery Kerja secara Efisien