LAPORAN

PROGRAM PRAKTIK KERJA LAPANGAN

DI KELURAHAN PANGKALAN JATI
Periode : Februari – Maret 2022

Disusun oleh :

SISKA ANDRIANI
Kelas : XI OTKP 1
Bidang Studi : Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran

SMK ALHIDAYAH 1
Jl. Bhakti No.25 Kelurahan Cilandak Timur Kecamatan Pasar Minggu
Kota Jakarta Selatan 12560 Telp 021-78833901 Fax 021-7823283
Website : www.smk1.yasmar-alhidayah.or.id Email :
smkalhidayah1jkt@gmail.com

Tahun 2022
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan hidayahnya sehingga saya dapat menyelesaikan Laporan Praktik Kerja
Lapangan ini. Pada dasarnya, tujuan dibuatnya Laporan Praktik Kerja Lapangan ini
adalah untuk melatih siswa/siswi membiasakan diri untuk membaca dan memahami
keadaan lingkungan di luar sekolah. Kami berharap dengan terselesaikannya
laporan ini, saya dapat mengetahui lebih dalam mengenai dunia kerja/industri di
Kantor Kelurahan Pangkalan Jati.

Ucapan terima kasih saya sampaikan kepada kedua orang tua atas izinnya, bekal
dan doa yang telah diberikan dalam pelaksanaan PKL. Sekolah serta Bapak/Ibu
guru yang dengan suka rela memberikan ilmu serta dukungan, juga tak lupa kepada
pihak Kantor Kelurahan Pangkalan Jati yang telah menyediakan tempat serta sarana
dan prasarana selama dalam proses pelaksanaan PKL yang dimulai pada tanggal 2
Februari sampai dengan 31 Maret 2022. serta teman-teman semua yang telah
menemani hari-hari kami dalam PKL.

Akhir kata kami berharap semoga buku pedoman ini dapat bermanfaat bagi pihak
yang terlibat dalam kegiatan PRAKERIN, bahkan tidak hanya bermanfaat di
kalangan internal SMK Al Hidayah 1 Jakarta, tetapi bagi setiap pembaca buku
Panduan ini, Terima kasih.
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................................................ii

DAFTAR ISI.......................................................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................................................1

A. Latar Belakang...........................................................................................................................1

B. Pelaksana...................................................................................................................................2

C. Struktur Organisasi…………………………………………………………………………………………………………………2
D. Lokasi Perusahaan……………………………………………………………………………………………………………….…2
BAB II TUJUAN PERUSAHAAN…………………………………………………………………………………………...............3

A. Tujuan Perusahaan......................................................................................................................3
B. Visi dan Misi Perusahaan……………………………………………………………………………………………………….3
BAB III Isi Penelitian .........................................................................................................................4

A. Mentapkan Kebutuhan Bahan Dan Alat Kearsiapan ..................................................................4

B. Arsip......................................................................................................................................9

C. Pola Klasifikasi Arsip..................................................................................................................9

D. Jenis Pemberdayaan Arsip Aktif...............................................................................................11

BAB VI PENUTUP............................................................................................................................28
BAB I
PENDAHULUAN

SMK Al Hidayah 1 Jakarta didirikan pada tahun 1969, merupakan Sekolah

Menengah Kejuruan (SMK) bidang Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis,
mendidik melatih dan menyiapkan siswa yang bertujuan memasuki Dunia
Usaha/Industri (DU/DI).
SMK Al Hidayah 1 membuka 4 program keahlian yaitu : Program Keahlian
Akuntansi Keuangan Lembaga, Program Keahlian Manajemen Perkantoran dan
Layanan Bisnis, Program Keahlian Pemasaran, Program Keahlian Teknik Jaringan
Komputer dan Telekomunikasi. Yang telah di bina oleh guru dan karyawan yang
telah berpengalaman di bidangnya.
Pengaturan pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini dilakukan oleh sekolah
dengan mempertimbangkannya kesediaan lembaga atau suatu badan untuk dapat
menerima siswa/siswi kami yang akan melaksanakan Praktik Kerja
Lapangan,dengan diadakannya Praktik Kerja Lapangan ini para siswa/siswi SMK Al
Hidayah 1 dapat menerima manfaat atau ilmu baru yang di dapatkan dari luar dunia
pendidikan melalui sebuah pengalaman dengan terjun langsung ke dunia
usaha/industri. Sebelumnya siswa/siswi kami telah di berkati ilmu akademik yang di
dapatkan selama proses belajar mengajar diruang lingkup sekolah agar tidak
mendapatkan kesulitan di lingkungan kerja nanti.
Atas semua bentuk dan partisipasi yang telah di berikan kami mengucapkan terima
kasih.

A. Latar Belakang

Pelaksanaan praktik kerja industry (Prakerin) adalah sebuah pelatihan dan

pembelajaran yang dilaksanakan di dunia usaha/industri relevan dengan
kompetensi keahlian yang di milikinya masing-masing dalam upaya
meningkatkan mutu Sekolah Menengah Kejurusan (SMK) dan juga
menambah bekal untuk masa masa yang akan datang guna memasuki dunia
kerja yang semakin ini selain itu dengan pesatnya perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi banyak peralatan baru yang diciptakan guna
menunjang banyaknya permintaan produksi barang atau jasa yang
menimbulkan perubahan mendasar untuk mendapatkan pekerjaan, sehingga
tenaga kerja dituntut bukan hanya memiliki dasar kemampuan teknis belaka,
tetapi juga harus lebih fleksibel dan berwawasan lebih luas lagi serta di
dukung dengan keterampilan yang kompeten, dengan adanya kegiatan
prakerin ini siswa/siswi dapat mengasah dan juga mengimplementasikan
materi-materi yang didapatnya disekolah langsung ke dunia/industri yang
relefan dengan kemampuan yang dimiliki masing masing.
 Dalam upaya ini untuk mewujudkan visi dan misi SMK Al Hidayah 1
melaksanakan berbagai kegiatan demi menjadikan sisa/siswi (DU/DI).
Tentunya hal itu tidak dapat diraih dengan mudah begitu saja, tidak hanya
dengan belajar mengenai teori yang terdapat disekolah namun seorang
siswa/siswi juga harus belajar mengenai bagaimana cara lingkungan yang
berada di dunia kerja dan tentunya bagaimana pekerjaan yang dapat di
hadapi nanti setelah lulus dari sekolah.

B. PELAKSANA
Berdasarkan waktu dan tempat dalam pelaksanaannya sebagai berikut:

Tempat : Kantor Kelurahan Pangkalan Jati

Waktu Pelaksanaan : 02 Februari 2022 s.d 31 Maret 2022

C. STRUKTUR ORGANISASI
D. LOKASI PERUSAHAAN
Alamat Kantor kelurahan Pangkalan Jati,i Jl. Pangkalan Jati 2 No.14, Pangkalan Jati,
Kec, Cinere, Kota Depok, Jawa Barat 16514, Indonesia.

BAB II
A. TUJUAN PERUSAHAAN
Melakukan pemberdayaan masyarakat; Melaksanakan pelayanan masyarakat; Memelihara
Ketentraman dan ketertiban umum; dan. Memelihara sarana dan prasarana serta fasilitas pelayanan
umum.

B. VISI DAN MISI PERUSAHAAN

VISI
“Kota Depok yang maju berbudaya dan sejahtera”
MISI
1. MeningkatkaPembabangunan Infrastruktur Berbasis Teknologi dan
Berwawasan Lingkungan.
 2. Meningkatkan Tata Kelola Pemerintahan dan Pelayanan Publik yang Modern
dan Partisipatif.
3. Mewujudkan Masyarakat yang Religius dan Berbudaya Berbasiskan
Kebhinekaan dan Ketahanan Keluarga.
4. Mewujudkan Masyarakat yang Sejahtera, Mandiri, dan Berdaya Saing.
5. Mewujudkan Kota yang Sehat, Aman, Tertib dan Nyaman.

BAB III
A. MENETAPKAN KEBUTUHAN BAHAN DAN ALAT
KEARSIAPAN

PENGERTIAN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI

A. PENGERTIAN DOKUMEN
1. Secara Etimologi (Asal usul kata)
a. Bahasa Inggris yaitu document
b. Bahasa Belanda yaitu document
c. Bahasa Indonesia yaitu sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat
dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.
2. Menurut Buku Sumber
a. Ensiklopedi Administrasi
Dokumen adalah warkat asli yang dipergunakan sebagai alat
pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.
b. Ensiklopedi Umum
Dokumen adalah surat, akte, surat resmi, dan bahan rekaman yang
tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan untuk
menyelidiki ilmiah dalam arti yang luas, termasuk segala macam benda
yang dapat memberikan segala macam keterangan mengenai suatu hal.
C. Kamus Bahasa Inggris Western
Dokumen adalah :
 1) Membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan
fakta-fakta.
2) Melengkapi kebahasaan keterangan, seperti : surat keterangan,
pernyataan, lampiran-lampiran seperti : untuk melengkap sebuah buku
atau tesis.
Jadi kesimpulan pengertian dokumen adalah :
Surat-surat atau benda-benda berharga termasuk rekaman yang dapat
dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan suapay lebih
menyakinkan.
B. PENGERTIAN DOKUMENTASI
1. Secara Etimulogi (Asal usul kata)
a. Bahasa Inggris yaitu documentation
b. Bahasa Belanda yaitu documantatie
c. Bahasa Latin yaitu documentum
Yang berarti pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan,
pemakaian dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan-
keterangan dan penerapan-penerapan dan bukti.
2. Menurut Buku Sumber
a. Kamus Administrasi Perkantoran
Yaitu suatu pekerjaan yang bertugas mencari, mengumpulkan,
menyusun, menyelidiki, meneliti, dan mengolah serta memelihara dan
menyiapkan dokumen yang dapat digunakan.
b. FID ( Fenderation Internationale de Documentation )
Yaitu pekerjaan mengumpulkan, menyusun dan menyebarluaskan
dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas manusia.
c. Hasil Seminar Dokumentasi dan Kearsipan
Yaitu suatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani dan menyajikan
hasil pengelolahan bahan-bahan dokumen yang lebih bermanfaat bagi
badan yang mengandakan dokumentasi.
PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN
A. Pengertian Arsip
• Secara Etimologi ( asal usul kata), kata "arsip" berasal dari :
a. Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu
b. Bahasa Latin, yaitu felum ( bundle) yang artinya tali atau benang
c. Bahasa Inggris, yaitu archieve, artinya kumpulan warkat
d. Bahasa Belanda, yaitu archief, artinya warkat
e. Bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya warkat
Arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam
bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu
sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas
film, media computer, dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan
sehinga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah. Contohnya: Surat,
flash disk, telegram,formulir,hasil facsimile, faktru, daftar, grafik dan memo.
• Nilai Guna Arsip
Arsip memiliki nilai guna :
1. Nilai Penerangan : arsip yang hanya mempunyai kegunaan sebagai
bahan informasi.
2. Nilai Yuridis : arsip yang dapat digunakan sebagai bahan atau alat
pembuktian dalam peristiwa hukum.
3. Nilai Historis : arsip yang dapat menggambarkan suatu
kejadian/peristiwa pada masa lampau.
4. Nilai Ilmiah : arsip yang dapat diguankan untuk pengembangan ilmu
pengetahuan dan penyelidikan.
5. Nilai Guna Fiskal : arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang
keuangan.
 Menurut Vernon B. Santen. Arsip mempunyai nilai guna dengan singkatan
ALFRED :
A : Administrasi Value ( Nilai Administrasi)
L : Legal Value ( Nilai Hukum)
F : Fiscal Value ( Nilai Keuangan)
R : Research Value ( Nilai penelitian)
E : Education Value ( Nilai Pendidikan)
D : Documentation Value ( Nilai Dokumentasi)

B. Pengertian Kearsipan
Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut
system tertentu,sehinga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan
mudah.
Tujuan penyelenggaraan kearsipan antara lain :
a. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman
b. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat
dan tepat
c. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip
yang dibutuhkan
d. Untuk menghemat tempat penyimpanan
e. Untuk menjaga kerahasiaan arsip
f. Untuk menjaga kelestarian arsip
g. Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang pertanggung
jawaban, perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan-
kegiatan kemasyarakatan
• Jenis-Jenis Peralatan Kearsipan
Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang
kearsipan.
Peralatan ini pada umumnya tahan lama karena dibuat dengan bahan-bahan
yang kuat
a. Fungsi peralatan kearsipan :
1. Sebagai sarana penyimpanan arsip
2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan
mempermudah pekerjaan di bidang Kearsipan
3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan
lama
b. Tiga istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip :
1. Pengarsipan horizontal yaitu penempatan atau penyimpanan arsip,
dokumen atau map dilakukan secara mendatar, di mana arsip atau
dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
2. Pengarsipan vertical yaitu penempatan atau penyimpanan arsip,
dokumen atau map dilakukan secara tegak lurus dimana arsip disusun
berderet kebelakang.
3. Pengarsipan lateral yaitu penempatan atau penyimpanan arsip,
dokumen atau map dilakukan secara berdiri dimana arsip disusun
berderet meyamping.
c. Macam-macam peralatan kearsipan :
1. Filling Cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara
1-3 laci,tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci.Setiap
laci dapat menampung kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran yang
disusun Vertical berderet kebelakang.Filling Cabinet berguna untuk
menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.
 Filling Cabinet Lemari Arsip

2. Rotary ( alat penyimpanan berputar), yaitu semacam filling cabinet

tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat
digerakkan secara berputar, sehingga penempatan dan penemuan
kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan
yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara
Lateral.
3. Lemari Arsip, yaitu lemari tempat menyimpan arsip dalam barbagai
bentuk arsip.Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang
dilengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong,
ataupun menggunakan kaca. Penyusunan arsip dilakukan dengan cara
Lateral menggunakan ordner atau Horizontal menggunakan map.
4. Rak Arsip, yaitu lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang
disusun secara lateral. Arsip yang akan disimpan terlebih dahulu
dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Rak arsip dapat dibuat
kayu atau besi.
 5. Map Arsip, yaitu lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau
plastic yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Macam-
macam map arsip :
1) Stopmap folio yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap
sisinya untuk menopang surat agar tidak jatuh.
2) Map Snelhecter yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah
map,tanpa daun penutup. Arsip yang ditempatkan didalamnya terlebih
dahulu harus dilubangi menggunakan perforator.
3) Folder yaitu map tanpa dilengkapi dengan daum penutup.
4) Hanging Folder yaitu map folder yang mempunyai besi penggantung
untuk dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet.
6. Guide, yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai
penunjuk dan sekat pemisah dalam penyimpanan arsp. Guide terdiri dari dua
bagian yaitu :
a) Tab Guide
b) Badan guide, untuk menompang arsip-arsip yang ada di belakangnya
7. Ordner, yaitu map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang
didalamnya terdapat besi penjepit.
8. Stapler, yaitu alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas,
Stapler terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat.
 Stapler Ordner

9. Perforator, yaitu alat untuk melubangi kertas/kartu.

10. Numerator, yaitu alat untuk menbubuhkan nomor pada lembaran
dokumen.

Numerator Perforator

11.Kotak/box, yaitu kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang

bersifat inaktif.
12. Label, taitu alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder
yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.
13. Alat penyimpanan khusus, yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan
arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD, kaset, DLL

PENGURUSAN SURAT
 Sistem Buku Agenda.
Pengurusan/pencatatan surat masuk dan surat keluar dapat dilakukan dengan
3 sistem yaitu :
1. Pengurusan surat sistem buku agenda
Buku agenda yaitu buku yang dipergunakan untuk pencatatan surat
masuk dan surat keluar. Pada prinsipnya ada 3 buah buku agenda, yaitu:
a. Buku Agenda Tunggal
Buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat
keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan (campuran) pada
tiap-tiap halaman untuk satu halaman.
b. Buku Agenda Kembar
Buku agenda yang satu buku agenda untuk mencatat surat masuk
dan satu buku agenda untuk mencatat surat keluar.
c. Buku Agenda Berpasangan
Adalah buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat masuk
dan surat keluar dalam satu buku.

Prosedur Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda, yaitu sbb :

1. Penerimaan surat
2. Penyortiran surat/dokumen
3. Pembukaan sampul surat
4. Membuat catatan penting pada surat
5. Pengagendaan surat
6. Pengarahan/pendisposisihan surat
7. Pendistribusian / penyampaian surat
8. Penyimpanan surat

Prosedur Pengurusan Surat Keluar Sistem Buku Agenda, yaitu sbb :

1. Pembuatan konsep surat
2. Persetujuan konsep surat
3. Mengagendakan surat
4. Pengetikan surat
5. Pemeriksaan surat
 6. Penandatanganan surat
7. Pemberian cap dinas
8. Melipat surat
9. Penyampulan surat
10.Penyampaian/pengiriman surat
11.Penyimpanan surat

Surat rahasia dicatat menggunakan lembar pengantar surat rahasia. Dalam

sistem kartu kendali tidak perlu menggunakan buku ekspedisi ,karena kartu
kendali berfungsi sebagai buku ekspedisi.
Kategori Surat Dinas Penting yaitu sbb :
1. Memerlukan penanganan segera
2. Jika surat tersebut, hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan
bagi instansi yang bersangkutan
3. Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus
dilaksanakan
4. Informasi yang terkandung dalam surat tersebut, tidak terdapat dalam
surat lain.

Ketegori Surat Rahasia yaitu :

1. Surat bersampul lebih dari satu sampul surat
2. Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS

Prosedur pengurusan surat masuk penting sistem kartu kendali sbb :

1. Penerimaan surat
2. Pencatatan surat
3. Pengarahan atau pengendalian surat
4. Penyampaian surat ke unit pengolah
5. Penyampaian atau penataan arsip.

Tugas penerima surat antara lain lain :

1. Menerima surat masuk dari instansi lain
2. Menyortir surat masuk
3. Menyerahkan surat ke pencatatan surat
 4. Menerima surat keluar dari instansi sendiri untuk dikirim melalui pos

Tugas pencatatan Surat :

1. Mencatat surat masuk penting menggunakan kartu kendali
2. Menyatukan Kartu kendali dengan surat.

Tugas Pengarah atau Pengendali Surat :

1. Menerima surat yang telah dilampiri tiga lembar kartu kendali
2. Menentukan arah surat
3. Mengisi kolom indeks ,kode dan pengolah pada lembar kartu kendali
4. Mengambil 1KK (putih) dan simpan di kotak Kk, berfungsi sbg Pengendali
surat
5. Menerukan KK2 dan 3 kepada unit pengolah.

Tugas Penyampaian Surat ke Unit Pengolah

A.Tugas Tata Usaha Unit Pengolah antara lain :
1. Menerima surat dan KK 2 dan 3 serta memarafnya sebagai bukti bahwa
surat sudah diterima
2. Mengembalikan kartu kendali 2 kepada pengarah surat
3. Membuat 2 lembar disposisi untuk melampirkan dengan surat yang di
sampaikan kepada pimpinan
4. Menerima kembali surat, KK 3 dan lembar disposisi 1 dan 2 yang telah di
isi
5. Menyimpan KK3 dan meneruskan surat beserta dengan lembar disposisi.

B. Tugas Pimpinan Unit Pengolah

1. Menerima surat, KK3, dan lembar disposisi 1 dan 2 dari TU unit pengolah

2. Mengisi lembar disposisi

3. Menyerahkan kembali surat, KK3, dan lembar disposisi 1 dan 2 kepada TU

C. Tugas Pelaksana
1. Menerima surat berikut lembar disposisi 1 pimpinan dari TU unit
pengelola
2. Melaksanakan instruksi pimpinan yang ditulis di lembar disposisi
 3. Menyerahkan surat dan lembar disposisi 1 kepada TU unit pengolah
jika surat sudah selesai diproses.
D. Penyimpanan atau penataan arsip
1. Menerima kartu kendali 2 yang di paraf TU unit pengolah dan
disimpan di kartu kotak kendali
2. Menerima surat yang telah di proses oleh unit pengolah dan
menukar KK2 dengan KK3
3. Menyimpan surat dengan sistem tertentu.

Petunjuk Pengisian Kartu Kendali sbb

 Kolom indeks
diisi kata tangkap sebagai penunjuk utama surat ,tergantung dari
sistem apa yang digunakan dalam penyimpanan surat
 Kolom tanggal, No. Urut dan M/K
Diisi dengan tanggal masuk atau keluar surat, nomor urut diisi pada
hari tersebut sedangkan huruf M ,jika surat masuk dan K jika surat
keluar.
 Kolom kode
Diisi dengan kode yang sesuai berdasarkan indeks yang digunakan
 Kolom isi ringkas
Diisi uraian ringkas tentang isi surat.
 Kolom Lampirannya
di sesuai dengan jumlah lampiran terdapat pada surat tersebut
 Kolom dari
Diisi dari instansi mana surat itu berasal
 Kolom kepada
Diisi kepada siapa surat tersebut ditujukan
 Kolom tanggal surat
diisi dengan tanggal surat masuk atau keluar tersebut

 Kolom nomor surat

Diisi dengan nomor surat masuk/keluar
 Kolom pengolah
 diisi dengan unit kerja di instansi yang bersangkutan yang akan
menangani surat tersebut
 Kolom paraf
Diisi dengan unit kerja di instansi yang bersangkutan yang akan
menangani surat tersebut, sekaligus sebagai tanda bahwa surat
tersebut sudah diterima.
 Kolom catatan
Dalam kolom ini dicatat saja yang perlu dijelaskan tentang surat
tersebut.

3 PROSEDUR PENGURUSAN BIASA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

Surat biasa adalah surat yang tidak termasuk golongan surat penting,
rahasia atau pribadi, surat ini kegunaannya relatif singkat karena tidak perlu
disimpan lama. Pengurusan surat biasa dilakukan dengan menggunakan
lembar pengantar surat rutin/biasa.
A.Pengurusan Surat Biasa Masuk
Pengurusan surat biasa masuk dapat dilakukan dengan langkah-langkah sbb
1. Penerima surat bertugas :
- Menerima surat masuk
- Menyortir surat masuk
- Membuka dan memeriksa kelengkapan surat
- Membuka cap , tanggal dan waktu pada sampul dan meneruskan
kepada pencatat surat
2. Pencatat surat , bertugas :
- Mencatat surat pada 2 lembar pengantar surat biasa
- Mempersatukan surat dengan 2 lembar pengantar dan
meneruskannya kepada unit pengolah. Setelah diparaf, lembar
pengantar 1 dikembalikan kepada surat untuk disimpan.

3. Unit Pengolah bertugas :

- Menerima surat dan memaraf lembar pengantar rangkap dua
- Menyimpan lembar pengantar 2
 - Meneruskan surat kepada pimpinan bila diperlukan kepada yang
dituju/pengolah

B. Prosedur Pengurusan Surat biasa masuk

1. Unit pengolah bertugas :
a. mencatat surat biasa keluar dengan menggunakan lembar pengantar
rangkap 2
b. menyatukan surat dengan lembaran pengantar dan meneruskan kepada pen
catat surat
2. Pencatat surat bertugas
a. surat yang telah dilampiri lembar pengantar dari unit pengolah
b. Memberi stempel dan membubuhkan tanggal pengirim pada tindasan surat
serta mengembalikan tindasan itu bersama pengantar II kepada pencatat
c. Menyimpan lembar pengantar satu sebagai bukti I penyampaian
d. Memasukkan surat asli ke dalam sampul dan meneruskan ke bagian
ekspedisi untuk dikirim ke alamat yang dituju.

4. Prosedur pengurusan surat rahasia masuk dan keluar

Surat rahasia adalah masuk yang hanya di boleh diketahui oleh orang
atau organisasi yang berhak mengetahuinya. Pengantar surat rahasia
menggunakan lembar pengantar surat biasa pengurusan surat rahasia
masuk dapat dilakukan dengan langkah-langkah sbb :

1. Penerima Surat Bertugas

a. Menerima surat rahasia
b. Mengelompokkan menurut bagian yang ada
c. Menyerahkan kepada pencatat dalam keadaan tertutup

2. Pencatat Bertugas
a. Menerima surat dari penerima surat
 b. Mencatat dan menghampiri surat rahasia dengan dua
lembaran pengantar surat rahasia
c. Menyerahkan suatu kepada pengarah
3. Pengarah Surat Bertugas
a. Menerima surat peserta 2 lembar pengantar surat rahasia
b. Mengambil satu lembar pengantar dan menyimpannya
sebagai bukti bahwa surat rahasia berada pada unit
pengolah.
4. Unit Pengolah Bertugas
a. Menerima surat dari pengarah
b. Memaras lembar pengantar dan menyerahkan lembar
pengantar 1 kepada pengarah
c. menyimpan surat rahasia dan lembar pengantar 1 di unit
pengolah
Pengurusan Surat Rahasia Keluar Dapat Dilakukan Dengan Langkah-Langkah
Sebagai Berikut :
Sama halnya dengan pengurusan surat rahasia masuk, pengurusan surat
rahasia kuat juga menggunakan lembar pengantar surat
Langkah-langkah Menyusun Surat Rahasia Keluar Sebagai Berikut
a. Surat rahasia dapat diketik sendiri, diberi nomor dan
stempel oleh pimpinan unit pengolah
b. Memasukkan ke dalam sampul
c. Diberi dua lembar pengantar
d. Diteruskan kepada ekspeditur
e. Tadi paraf bagian ekspedisi lembar pengantar 1 diambil
kembali oleh unit pengolah untuk disatukan dengan
tindasan dan disimpan di unit pengolah. Sedangkan nomor
pengantar 2 disimpan pada bagian ekspedisi kemudian
surat yang sudah disambung tadi dikirim oleh bagian
ekspedisi.
BAB VI
PENUTUP

Puji dan syukur atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan nikmat
serta rahmat dan hidayah-hidayah nya. Dengan penuh kesabaran dan jernih
saya dapat menyelesaikan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini dengan
baik dan sungguh-sungguh berdasarkan hasil semua kegiatan kami selama di
perusahaan. Semoga dengan adanya laporan ini bisa bermanfaat bagi
pembaca. Kani sangat berterima kasih banyak kepada pihak yang telah
membantu,mandukung,dan menyukseskan pelaksanaan pada Praktik Kerja
Lapangan (PKL) ini. Mohon maaf apabila dalam laporan ini masih terdapat
kekurangan serta kesalahan dalam penulisan dan penggunaan kata.