PEMERINTAH KABUPATEN LEBAK

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS BAROS
Jl Raya Rangkasbitung – Pandeglang KM 14 Ds. Baros – Warunggunung
Telepon ( 0253 ) 203534 email:pkm.baros1004@gmail.com

KEPUTUSAN
KEPALA PUSKESMAS BAROS
NOMOR : A.009/SK/BAROS/IV/2018
TENTANG
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN PUSKESMAS BAROS
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA,
KEPALA PUSKESMAS BAROS ,
Menimbang : a. bahwa dalam rangka penyelenggaraan program/upaya dan kegiatan
pelayanan Puskesmas Baros secara konsisten dan reliabel, maka perlu
disusun pedoman kerja dan prosedur kerja;
b. bahwa pedoman dan prosedur kerja disusun, didokumentasikan dan
dikendalikan, serta semua rekaman hasil pelaksanaan upaya Puskesmas
Baros dan kegiatan pelayanan harus dikendalikan;
c. bahwa pengendalian dokumen dan rekaman perlu dilakukan secara
terpusat;
d. bahwa pengendalian dokumen dan rekaman sebagaimana dimaksud pada
butir b dan c perlu ditetapkan dalam surat keputusan Kepala Puskesmas
Baros ;
Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang
Kesehatan;
2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2015
tentang Akreditasi Pusat Kesehatan Masyarakat;
3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2016
tentang Standar Pelayanan Minimal;
4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2016
tentang Manajemen Pusat Kesehatan Masyarakat;

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS TENTANG PENGENDALIAN

DOKUMEN DAN REKAMAN PUSKESMAS BAROS .
Kesatu : Pegendalian dokumen dan rekaman Puskesmas Baros sebagaimana
tercantum dalam Lampiran merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
surat keputusan ini.
Kedua : Mekanisme pengendalian dokumen dan rekaman dilaksanakan sesuai
SOP pengendalian dokumen dan SOP pengendalian rekaman.
Ketiga : Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan
apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan diadakan
perbaikan/perubahan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Baros
pada tanggal : 5 April 2018
Plt. KEPALA PUSKESMAS BAROS

ROSPINALIS TEMBERINA,
 LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS BAROS
NOMOR : A.008/SK/BAROS/IV/2018
TENTANG : PENGENDALIAN DOKUMEN DAN
REKAMAN

KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN :

1. Tujuan
Kebijakan ini bertujuan sebagai pedoman pengendalian dokumen dan rekaman di Puskesmas
Baros kegiatan pelayanan.
2. Ruang lingkup
Kebijakan ini berlaku di Puskesmas Baros .
3. Pengertian
a. Dokumen Puskesmas adalah seluruh dokumen resmi yang berlaku di Puskesmas Baros yang
terdiri dari dokumen internal, dokumen eksternal dan dokumen kadaluarsa.
b. Dokumen internal adalah dokumen yang dibuat dan disahkan oleh Kepala Puskesmas Baros
yang terdiri dari dokumen penetapan, dokumen pengaturan dan catatan kegiatan/rekaman.
c. Catatan kegiatan/rekaman adalah format, log, atau laporan dari pelaksanaan prosedur yang
berlaku di Puskesmas.
d. Dokumen eksternal adalah dokumen yang berasal dari Puskesmas yang dipakai sebagai acuan
atau referensi dalam penyusunan dokumen internal yang terdiri dari kumpulan regulasi,
panduan nasional, dan buku teks.
e. Dokumen kadaluarsa adalah dokumen internal maupun eksternal yang sudah tidak berlaku lagi
di Puskesmas dan sudah digantikan dengan versi yang terbaru.
f. Masa retensi dokumen adalah pengaturan waktu penyimpanan dokumen sampai akhirnya
dapat dimusnahkan.
4. Kebijakan
a. Pengendalian dokumen dan rekaman di Puskesmas Baros dilakukan secara terpusat dibawah
kendali divisi mutu Puskesmas Baros dan satuan pengawas internal.
b. Setiap dokumen harus dikendalikan sesuai prosedur yang berlaku dengan tujuan untuk:
1) Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.
2) Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang dokumen.
3) Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat
pemakaian.
4) Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali.
5) Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya
dikendalikan.
6) Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang disengaja dan menerapkan identifikasi
sesuai dengan dokumen tersebut apabila disimpan untuk maksud tertentu.
7) Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen ditunjukan:
a) Review terhadap dokumen internal berupa surat keputusan, pedoman, panduan,
program, dan standar prosedur operasional dilakukan minimal setiap 2 tahun atau jika
terdapat perubahan dalam proses pelayanan.
b) Dokumen yang setelah direview dan dinyatakan tidak dipergunakan kembali masuk
ke dalam kategori dokumen kadaluarsa.
c) Masa retensi dokumen kadaluarsa adalah 1 tahun untuk selanjutnya dapat
dimusnahkan.
d) Setiap kegiatan pelayanan dan operasional di rumah puskesmas harus
didokumentasikan dalam bentuk catatan kegiatan/rekaman.
e) Setiap rekaman puskesmas harus dikendalikan agar memberikan bukti kesesuaian
dengan persyaratan dan beroperasinya secara efektif sistem manajemen mutu dengan
ketentuan sebagai berikut:
(1) Rekaman Puskesmas harus mudah dan dapat dibaca, siap ditunjukkan dan
diambil.
(2) Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk menetapkan kendali yang
diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa
simpan, dan pembuangan rekaman.
(3) Kode, simbol, abrevasi dan definisi di standarisir.
(4) Record pasien, data dan informasi rahasia dijaga kerahasiaan dan
pengaksesannya.
f) Masa retensi setiap rekaman adalah sebagai berikut:
No Jenis Rekaman Aktif inaktif Ket
rekam medis pasien 5 tahun. 2 tahun musnah
1 (kecuali resume pulang dan terhitung sejak terakhir kali
persetujuan tindakan medis) pasien berobat
resume pasien dan 10 tahun. terhitung sejak 2 tahun Musnah
2 persetujuan tindakan medis terakhir kali pasien berobat
dokumen keuangan 5 tahun terhitung sejak audit 1 tahun Musnah
terakhir
3

dokumen kepegawaian 2 tahun sejak karyawan ybs 1 tahun Musnah

a. personal file resign

b. berkas penilaian kinerja 1 tahun 1 tahun dimasukka

4 n ke
personal
file
karyawan
c. daftar / rekap kehadiran 1 tahun 1 tahun Musnah
 d. berkas cuti 1 tahun 1 tahun Musnah

e. berkas kesejahteraan 1 tahun 1 tahun musnah

karyawan
5 rekaman harian
a. rekap & checklist sarana 1 tahun 1 tahun musnah
prasarana (toilet, apar,
genset, trafo)
b. rekap & checklist mutu 1 tahun 1 tahun musnah
keperawatan
c. rekap & checklist 1 tahun 1 tahun musnah
pelayanan gizi
d. rekap & checklist 1 tahun 1 tahun musnah
radiologi 1 tahun 1 tahun musnah
e. rekap & checklist lab 1 tahun 1 tahun musnah
f. rekap & checklist
lainnya