Tugas Kelompok 3

Minggu Ke-8, Sesi 12

Menulis laporan rekomendasi

Tulis laporan yang merekomendasikan tindakan yang harus dilakukan oleh unit atau organisasi
tempat Anda bekerja. Sampaikan laporan Anda kepada orang yang akan memiliki kekuatan
untuk menyetujui rekomendasi Anda. Kemungkinannya termasuk:

 Mempekerjakan seorang pekerja tambahan untuk departemen Anda

 Membuat organisasi Anda lebih ramah untuk keluarga
 Membuat perubahan yang akan membuat organisasi lebih efisien
 Melakukan perubahan untuk meningkatkan aksesibilitas bagi pelanggan atau karyawan
difabel

Jawab

Kepada Yth:
Ms. Indriana
Head of Human Capital

Perihal: Rekomendasi untuk Peningkatan Produktivitas

Sehubungan dengan usaha untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja di Divisi

Human Capital. Dengan ini saya mengajukan usulan untuk menambah personel dalam tim
rekrutment. Hal ini dikarenakan meningkatnya turn-over karyawan yang menyebabkan
rekrutmen harus mencari pengganti untuk karyawan yang resign dan jumlah kebutuhan akan
perekrutan yang semakin meningkat.

Kami berharap rekomendasi ini bisa menjadi pertimbangan untuk meningkatkan

produktivitas dan kinerja yang lebih efektif.

Demikian surat rekomendasi ini dibuat dengan harapan untuk dipertimbangkan dengan
seksama.

Hormat saya,

Rieska Aprillia
Talent Acquisition

COMM6263 – Business Communication-R1

Menulis proposal

Sebagai manajer penjualan Air-Trak, salah satu tanggung jawab Anda adalah menulis proposal
penjualan untuk calon pembeli sistem pelacakan Air-Trak perusahaan Anda. Sistem ini
menggunakan sistem penentuan posisi global (GPS) untuk melacak lokasi kendaraan dan aset
lainnya. Misalnya, petugas operator untuk perusahaan pelacakan cukup mengeklik tampilan
peta di layar komputer untuk mencari tahu di mana semua truk perusahaan berada pada saat
itu. Air-Trak memberikan daftar berikut ini sebagai manfaat dari sistem:

• Memastikan kendaraan mengikuti rute yang ditentukan dengan waktu melonggarkan

minimal.
• "Geofencing", di mana dispatcher disiagakan jika kendaraan meninggalkan rute yang
ditentukan atau area layanan yang ditentukan.
• Pengoptimalan rute, di mana manajer armada dapat menganalisis rute dan tujuan untuk
menemukan jalur yang paling efisien waktu dan bahan bakar untuk setiap kendaraan.
• Perbandingan antara jadwal perjalanan dan perjalanan yang sebenarnya.
• Keamanan yang ditingkatkan, melindungi pengemudi dan kargo.

Tugas Anda: Tulis proposal singkat dalam format surat kepada Doneta Zachs, manajer armada
untuk Midwest Express, 338 S.W. 6, Des Moines, Iowa 50321. Perkenalkan perusahaan Anda,
jelaskan manfaat sistem Air-Trak, dan usulkan penerapan percobaan di mana Anda akan
melengkapi lima truk Midwest Express. Untuk tujuan penugasan ini, Anda tidak perlu khawatir
tentang detail teknis sistem; fokus untuk mempromosikan manfaat dan meminta keputusan
terkait proyek uji. (Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang sistem Air-Trak di www.air-
trak.com)

Jawab

COMM6263 – Business Communication-R1

Ms. Doneta Zachs Jakarta, 16 April 2019
Manajer Armada
Midwest Express 338 S.W. 6,
Des Moines Iowa 50321

Subject: Proposal Air-Tracking System

Dear Ms. Doneta,

Menindaklanjuti pembicaraan kita pada rapat minggu lalu, dengan ini kami lampirkan
proposal resmi layanan Air-Trak sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Berdasarkan
diskusi sebelumnya kami mengidentifikasi tantangan dan sasaran yang dihadapi perusahaan
Anda.

Sudah bertahun – tahun Air-Trak, menggunakan global positioning system (GPS) untuk
melacak truk dan kendaraan lainnya. Sistem ini akan membantu perusahaan Anda dalam
meningkatkan produktivitas dan kinerja yang efisien..

Berikut adalah beberapa keunggulan yang dimiliki oleh Air-Trak:

 Memastikan kendaraan mengikuti rute yang ditentukan dengan waktu

melonggarkan minimal.
 "Geofencing", di mana dispatcher disiagakan jika kendaraan meninggalkan rute yang
ditentukan atau area layanan yang ditentukan.
 Pengoptimalan rute, di mana manajer armada dapat menganalisis rute dan tujuan
untuk menemukan jalur yang paling efisien waktu dan bahan bakar untuk setiap
kendaraan.
 Perbandingan antara jadwal perjalanan dan perjalanan yang sebenarnya.
 Keamanan yang ditingkatkan, melindungi pengemudi dan kargo

Air-Trak akan menyediakan banyak layanan lainnya, dan kami senang untuk mendiskusikannya
lebih lanjut dengan Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan lain, jangan ragu untuk mengubungi
kami di rieska@airtrack.co.id atau HP: 0818181818.

Kami berharap ini akan kerjasama yang baik dimasa mendatang.

Hormat saya,

Rieska Aprillia
Sales Manager

COMM6263 – Business Communication-R1

Menginterpretasi data

a) Identifikasi setidaknya enam interpretasi dalam satu atau lebih dari set data di atas.
b) Buat visual untuk tiga interpretasi tersebut.
c) Tulis memo untuk perusahaan/atasan Anda menjelaskan mengapa Anda memilih
data-data ini dan mengapa Anda memilih visual ini untuk menampilkannya.
d) Tulis memo kepada pihak-pihak yang mungkin tertarik dengan temuan Anda dan
sajikan visual data tersebut beserta dengan sedikit penjelasan atau deskripsi.
Kelompok yang mungkin termasuk tabloid atau majalah, konselor karir, retailer, atau
penasihat keuangan.
e) Brainstorming interpretasi tambahan yang Anda bisa tahu dengan data tersebut.

COMM6263 – Business Communication-R1

Jawab

a. Identifikasi setidaknya enam interpretasi dalam satu atau lebih dari set data di atas

 Mel Gibson termasuk dalam ranking tinggi dengan bayaran mahal karena pay rank #1,
web rank, press rank, dan TV ranknya pun termasuk dalam 10 besar.

 JK Rawling termasuk dalam artis mahal dengan TV rank tinggi, namun tingkat web rank
dan press rank rendah.

 Beyonce Knowless, artis dengan harga murah namun memiliki TV rank, Press rank dan
Web rank yang tinggi.

 Julia Roberts, dengan harga yang murah namun web rank ada di tingkat tertinggi #2

 Oprah Winfrey termasuk dalam artis mahal dengan TV rank tinggi, namun tidak pada
Web dan Press rank.

 Michael Schumaker termasuk mahal namun tingkat rank disetiap media tidak
mendukung harganya. Akan susah jika mempromosikan iklan dimedia manapun

COMM6263 – Business Communication-R1

b. Buat visual untuk tiga interpretasi tersebut.

c. Tulis memo untuk perusahaan/atasan Anda menjelaskan mengapa Anda memilih data-data

ini dan mengapa Anda memilih visual ini untuk menampilkannya

COMM6263 – Business Communication-R1

 PT. ASIA SELECT INDONESIA
Plaza 89 Buliding 4th Floor Suite 405
Jl. HR. Rasuna Said Kav. X-7 No. 6, KuninganSetiabudi, Jakarta Selatan 12940

MEMO
Tanggal : 16 April 2004
Kepada : Rieska Aprillia
Dari : Direktur Marketing
Perihal : Analisa Data Untuk Strategi Pemasaran

Melihat begitu tingginya persaingan konsumen saat ini. Salah satu strategi promosi
yang telah direncanakan yaitu promosi untuk menarik minat dari konsumen dengan
menggunakan brand ambassador.

Pendekatan promosi yang trend saat ini yaitu pendekatan iklan dengan
menggunakan selebriti karena konsumen cenderung lebih memilih produk yang digunakan
oleh selebriti favorit mereka. Image bintang, pengaruh positif dari selebriti dan kualitas
produk sangat membantu produk untuk lebih dikenal. Selebriti juga digunakan sebagai alat
yang tepat untuk mewakili segmen pasar yang dibidik.

Terlampir data power rank selebritis, sebagai bahan pertimbangan Bapak dalam
memilih 3 selebritis dengan rank tertinggi untuk dijadikan Brand Ambasador produk kami.
Selebritis yang memiliki awareness tinggi dimasyrakat dapat mendukung produk untuk lebih
dikenal dengan cepat.

Demikian disampaikan, kiranya data ini dapat dipertimbangkan oleh Bapak.

Hormat saya,

Rieska Aprillia
Researcher

d. Tulis memo kepada pihak-pihak yang mungkin tertarik dengan temuan Anda dan sajikan
visual data tersebut beserta dengan sedikit penjelasan atau deskripsi. Kelompok yang
mungkin termasuk tabloid atau majalah, konselor karir, retailer, atau penasihat keuangan.

COMM6263 – Business Communication-R1

 PT. ASIA SELECT INDONESIA
Plaza 89 Buliding 4th Floor Suite 405
Jl. HR. Rasuna Said Kav. X-7 No. 6, KuninganSetiabudi, Jakarta Selatan 12940

MEMO
Tanggal : 22 April 2004
Kepada : Ms. Diana Sari, Director of Marketing
Dari : Rieska Aprillia
Perihal : Analisa Data Untuk Digital Marketing Campaign

Dengan ini saya lampirkan hasil riset terkait selebriti power rank untuk kepentingan
digital marketing campaign yang akan dijalankan perusahaan Ibu. Data-data tersebut dapat
digunakan untuk menyeleksi artis serta media yang tepat untuk digunakan.

Data power rank selebriti ini menunjukan masing-masing artis dan peringkat
penampilan mereka di web, tv, dan pers. Dengan memiliki data ini, perusahaan dapat
berusaha sebaik mungkin dalam memilih media terbaik untuk mempromosikan dan
meningkatkan pendapatan dari iklan

Dengan pemilihan artis dan media yang tepat akan sangat mendukung awareness
masyarakat terhadap perusahaan sekaligus mempertahankan identitas dan reputasi
perusahaan.

Demikian disampaikan, kiranya data ini dapat bermanfaat.

Hormat saya,

Rieska Aprillia
Researcher

e. Brainstorming interpretasi tambahan yang Anda bisa tahu dengan data tersebut.

COMM6263 – Business Communication-R1

  Selebiriti Kobe Bryant – Dapat membantu promosi di media televisi dan press karena termasuk
dalam rangking teratas dengan harga yang tidak terlalu mahal

 Sedangkan Julia Roberts, dengan harga yang murah namun cocok untuk mempromosikan iklan
produk di media website. Karena Julia Robert ada di tingkat ke-2 di web rank.

 Beyonce Knowless, dapat dijadikan artis untuk promosi di TV, Press, dan Web karena
memiliki rank tinggi. Namun harganya murah, rank #57.

Nama:
1. 2101728224 – Heka Irawan
2. 2101755843 – Daniel Eduard Sie
3. 2101729321 – Rieska Aprillia
4. 2101747091 – Ramadhani Caesario Iskandar
 

COMM6263 – Business Communication-R1