Suatu situasi di tempat kerja

Pertubuhan Keselamatan Sosial atau lebih dikenali sebagai PERKESO merupakan satu badan
berkanun yang menjaga kebajikan para pekerja di seluruh Malaysia. Bermula dengan
keselamatan sosial pekerja dari segi kecelakaan di tempat kerja sehinggalah yang terbaru,
melalui Kementerian Sumber Manusia, satu bentuk skim perlindungan terbaru yang di
anjurkan adalah skim perlindungan kepada pekerjaan persendirian seperti pemandu teksi dan
bas sekolah. Skim-skim perlindungan ini diwujudkan bermatlamatkan bahawa semua pekerja
di Malaysia mempunyai perlindungan dari segi keselamatan, kesihatan dan juga masa
hadapan waris yang terjamin di masa hadapan.

Sebuah badan yang menguruskan hal-hal perlindungan dan kebajikan pekerja seluruh
Malaysia pastilah memerlukan satu bentuk kerja yang tersusun dan menyeluruh. Di samping
itu, ketahanan mental dan fizikal juga amat dituntut oleh pengurusan tertinggi PERKESO
bagi memastikan setiap insan yang bergelar pekerja layak mendapat faedah hasil daripada
caruman tersebut. Oleh sebab itu, anggota-anggota PERKESO sentiasa mementingkan gerak
kerja yang teratur dan berdisiplin seiring dengan sasaran kerja tiga hari untuk penyelesaian
kepada sesuatu kes itu.

Bermula dengan caruman daripada majikan dan pekerja sehinggalah kepada tuntutan orang
yang berfaedah iaitu pekerja yang layak menerima faedah akibat kemalangan atau bencana di
tempat kerja, para anggota sentiasa bertungkus lumus mengendalikan kes-kes ini dan
impaknya memberi kesan kepada kesihatan mental dan fizikal mereka. Tambahan pula,
dalam memastikan PERKESO sentiasa bergerak seiring dengan badan berkanun yang lain,
ahli lembaga sentiasa memperbaharui medium-medium seperti penggunaan teknologi masa
kini seoptima yang mungkin dalam menuju ke arah kosong penggunaan kertas.

Maka di sini, wujudnya satu sistem caruman yang dikenali sebagai Portal Assist yang
menggantikan I-Perkeso. Sistem ini secara terasnya memudahkan para majikan untuk
membayar caruman para pekerja mereka di bawah satu bentuk bayaran atas talian di samping
kemudahan-kemudahan pendaftaran pekerja baru, pendaftaraan pemberhentian pekerja dan
juga mengetahui caruman-caruman terdahulu para majikan. Di samping itu, anggota
PERKESO juga mendapat manfaat daripada sistem ini dengan kemudahan pengaksesan tanpa
terhad sistem dalam melancarkan gerak kerja.
Namun, apabila wujudnya satu sistem yang baharu, maka ini secara tidak langsung memberi
kesan yang agak negatif kepada para anggota dan juga para majikan. Apabila sesuatu sistem
yang baharu diperkenalkan, suatu bentuk penerangan dan tunjuk ajar cara penggunaan portal
ini perlu di buat secara menyeluruh kepada para anggota dan juga majikan. Hal ini bagi
memastikan kelancaran dan kejayaan sistem ini dapat dikecapi oleh para anggota dan juga
majikan. Oleh sebab itu, dalam kertas kerja ini, penulis cuba untuk mentakrifkan masalah
kepada sistem yang baharu ini di samping cuba mengenal pasti bagaimana cara untuk
mengatasi kejanggalan dalam penggunaan sistem yang baharu ini di samping memberikan
idea-idea yang boleh di amalkan dalam pengurusan PERKESO.

Takrifan suatu masalah

Portal Assist merupakan idea asal yang tercipta hasil perbincangan ahli-ahli lembaga
PERKESO dengan berobjektifkan pelarasan maklumat yang menyeluruh untuk majikan dan
pengurusan anggota. Bukan sahaja daripada segi caruman atas talian, banyak kemudahan-
kemudahan lain boleh didapati apabila menggunakan Portal Assist seperti yang diterangkan
dalam bab sebelum ini. Penggunaan portal ini telah digunapakai secara menyeluruh bermula
Januari 2018 dan sentiasa ada perbincangan menaik taraf sistem ini dalam memberikan
penggunaan yang terbaik kepada pengaksesnya. Namun, tidak dinafikan terdapat beberapa
masalah yang dihadapi dalam penggunaan portal ini.

Masalah yang terbesar dalam menghadapi kemunculan sesuatu sistem terbaru seperti Portal
Assist ini adalah penerangan kepada pengaksesnya. Hal ini dapat diilihat selepas hampir dua
tahun penggunaan portal ini, masih ada majikan yang masih tidak tahu kegunaan portal ini
bahkan lagi parah masih ada segelintir majikan yang tidak sedar akan kewujudan sistem ini.
Masalah ini berlaku disebabkan terdapat segelintir majikan yang tidak mengikuti
perkembangan semasa teknologi-teknologi terbaru yang dikenalkan oleh PERKESO di
samping tidak mendapat liputan penerangan yang konsisten daripada anggota PERKESO
sendiri. Oleh sebab itu, pendekatan yang terdekat yang dilakukan oleh PERKESO pada masa
ini adalah dengan cara menjemput para majikan di hari induksi untuk penerangan yang
menyeluruh berkaitan kegunaan Portal Assist ini.

Sistem ini juga menghadapi ketidakseimbangan dari segi fungsi-fungsi yang terdapat dalam
portal ini. Sebagai contoh, apabila majikan membuat suatu caruman, mereka perlu
memasukkan data gaji pekerja terlebih dahulu sebelum menjana satu nombor kod untuk
dijadikan rujukan bayaran. Namun apabila mereka menghadapi masalah untuk pembayaran
melalui FPX, mereka tidak boleh menjumpai kembali nombor kod tersebut dan memerlukan
mereka untuk tunggu 24 jam untuk membuat bayaran. Hal ini secara tidak langsung
menyukarkan para majikan di samping menghadapi risiko dikenakan faedah caruman lewat
bayar jika terlewat melunaskan bayaran tersebut. Oleh sebab itu, PERKESO telah mengambil
inesentif dengan cara menubuhkan sebuah kumpulan antara anggota sendiri untuk terus-
menerus berbincang bagi menambahbaik portal ini bagi meminimumkan isu portal ini.

Kehilangan data-data lama dalam Portal Assist juga merupakan salah satu punca kewujudan
perulangan pekerjaan dan memberi masalah kepada para anggota dan majikan. Apabila
majikan terlewat menjelaskan caruman sebelum lima belas haribulan seterusnya, terdapat
satu bentuk dendaan yang dikenali sebagai Faedah Caruman Lewat Bayar yang akan
dikenakan terhadap majikan sebanyak RM5.00. Namun, nilai ini tercicir jika dendaan ini
berlaku sebelum tahun 2018 dimana dendaan itu akan terpapar dalam laman akses anggota
namun tidak dipaparkan melalui sistem akses majikan. Oleh sebab itu, satu bentuk
penguatkuasaan telah dijalankan melalui penyebaran pemberitahuan berkaitan faedah ini
kepada majikan di seluruh Malaysia. Objektif kepada sebaran ini adalah untuk memberikan
maklumat berkaitan kewujudan nilai ini yang perlu dijelaskan oleh majikan. Hal ini akan
berkait rapat dengan penambahan kerja oleh pegawai penguatkuasaan khususnya, namun
membolehkan majikan menyelesaikan segala bentuk bayaran yang perlu dijelaskan kepada
PERKESO.

Pengenal pastian kriteria pembuatan keputusan

Membuat keputusan merupakan tugas yang amat penting kepada seseorang pengurus atau
pengarah sesebuah perusahaan. Tugas-tugas mereka adalah dengan membuat keputusan yang
rasional berdasarkan kepada pembuatan keputusan berdasarkan fakta, pendapat dan juga
sebab-sebab yang munasabah. Sesuatu keputusan yang dibuat haruslah berdasarkan fakta dan
pendapat dalam memperolehi jawapan yang lebih telus dan berkesan. Terdapat tiga keadaan
atau kriteria sesuatu maklumat itu dalam proses pembuatan keputusan sama ada maklumat
yang diperoleh itu lengkap atau tidak lengkap atau mungkin juga tidak lengkap langsung.
Oleh sebab itu, persekitaran seperti membuat keputusan dalam keadaan kepastian, membuat
keputusan dalam ketidakpastian dan juga membuat keputusan dalam keadaan berisiko perlu
dikenal pasti oleh pengurus atau pembuat keputusan bagi mendapatkan jawapan dan solusi
yang terbaik.
Pembuat keputusan dalam keadaan kepastian kebiasaannya apabila pengurus atau pembuat
keputusan mendapat maklumat yang lengkap dan cukup untuk memudahkannya membuat
keputusan. Hasil daripada maklumat-maklumat tersebut, beliau mampu meramalkan dengan
pasti situasi-situasi yang akan berlaku pada masa hadapan. Hal ini dapat dilihat apabila sistem
Portal Assist dibuat, Ketua Eksekutif PERKESO dan Lembaga Pengarah mengetahui bahawa
terdapat risiko terhadap kepekaan majikan dalam menggunakan portal ini sebagi medium
bayaran. Oleh sebab itu, satu tindakan telah dilakukan hasil perbincangan dengan Ahli
Lembaga untuk menetapkan satu hari induksi kepada para majikan yang berdaftar dengan
PERKESO untuk satu sesi penerangan menyeluruh.

Kriteria yang seterusnya adalah berkaitan tentang pembuat keputusan dalam keadaan
ketidakpastian. Berdasarkan situasi ini, pembuat keputusan tidak mempunyai sebarang
maklumat yang dapat membantu dalam pembuatan keputusannya. Berdasarkan situasi yang
berlaku dalam organisasi PERKESO sekarang, isu-isu dan risiko ini telah mula timbul hasil
daripada penciptaan satu skim baru yang diperkenalkan bermula Januari 2018 iaitu Skim
Insuran Pekerjaan. Skim ini memperlihatkan kepada usaha PERKESO untuk mengambil
risiko pekerja yang dibuang kerja akibat masalah yang dihadapi majikan seperti kemorosotan
perniagaan atau ditimpa bencana seperti terbakar dan sebagainya. Bermula dengan
pelancaran sistem ini, melalui bajet tahun 2018, terdapat peruntukan daripada kerajaan
melalui Kementerian Sumber Manusia untuk menampung kos tanggunggan dan faedah
pekerja. Namun, ahli lembaga PERKESO melalui pengarahnya telah mengambil risiko untuk
memperkenalkan skim ini tanpa dapat meramal samada skim ini mampu untuk menjaga
kebajikan pekerja yang berfaedah secara menyeluruh atau tidak. Hal ini mendatangkan
kegusaran apabila bermula penggal terakhir 2019, peratus faedah yang dibayar kepada
pekerja yang berhak mendapat manfaat telah mengatasi jumlah caruman pekerja-pekerja
seluruh Malaysia. Oleh sebab itu, ini adalah kriteria yang berisiko dan berhak untuk dinilai
melalui pemberat dan faktor yang boleh digunakan.

PERKESO mempunyai jawatankuasa tertinggi apabila mengetengahkan sesuatu idea atau

inovasi yang diperolehi. Melalui jawatankuasa ini, satu keputusan akan dibuat dan terdapat
risiko yang perlu ditanggung oleh PERKESO mahupun para anggotanya. Melalui pendaftaran
di Portal Assist, terdapat ketirisan dalam pendaftaran yang dibuat oleh majikan. Sebagai
contoh, insuran yang di ambil oleh majikan ketika ini adalah SSPA iaitu sejenis skim insuran
untuk perlindungan kemalangan pekerja asing di tempat kerja. Apabila PERKESO
mewajibkan majikan untuk menggantikan skim SSPA ini kepada caruman PERKESO,
ketirisan dari segi informasi permit dan passport pekerja terjadi. Ini adalah risiko yang perlu
dihadapi pada masa akan datang dan termasuklah penambahan tugasan kepada anggota di
samping terdapat banyak penggandaan maklumat yang akan terjadi. Isu-isu ini merupakan
salah satu faktor dalam persekitaran pembuatan keputusan dalam keadaan berisiko

Pengagihan Pemberat

-menggunakan peraturan dan ujian

Alternative / kaedah mengatasi

Sesebuah perancangan boleh berjaya andai terdapat perancangan yang rapi melibatkan
penglibatan semua pihak. Perancangan yang berkesan melibatkan lima proses utama iaitu
penentuan kepada objektif-objektif yang perlu dicapai, membina komitmen dalam individu
pekerja untuk mencapai objektif-objektif tersebut, membentuk satu pelan-pelan tindakan,
memantau kemajuan dan juga mengekalkan fleksibiliti.

Antara kaedah dan langkah pertama yang perlu di ambil adalah mengenai penentuan kepada
objektif sesuatu kaedah dan perancangan baru tersebut. Objektif boleh dibahagikan kepada
lima jenis seperti objektif yang khusus, objektif yang boleh di ukur, objektif yang boleh
dicapai, objektif yang realistik dan juga objektif yang tepat pada masanya. Sebagai pelan
kepada rancangan penubuhan Portal Assist ini, PERKESO telah menetapkan satu objektif
yang khusus iaitu mencapai kemajuan yang boleh dicapai menggunakan teknologi. Hal ini
seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin berkembang di samping boleh
mencapai objektif yang boleh dicapai iaitu kaedah pengurangan penggunaan kertas dan fail
pada masa akan datang. Oleh sebab itu, Portal Assist ini adalah satu rancangan dan idea yang
menaraik yang telah diketengahkan oleh Ahli Lembaga PERKESO untuk kemudahan
anggota PERKESO sendiri di samping kemudahan majikan.

Alternatif yang seterusnya adalah dengan membina keyakinan dan komitmen individu atau
pekerja dalam organisasi sendiri. Bermula dengan awal suku pertama pelancaran idea Portal
Assist ini, terdapat banyak keluhan oleh para anggota PERKESO sendiri, namun dengan
tindakan bijak kumpulan perantis portal ini, program-program pengenalan dan penggunaan
rangkaian-rangkaian dalaman sistem ini telah diperkenalkan kepada para anggota. Dengan
semangat dan kerjasama para anggota PERKESO seluruh Malaysia, portal ini telah menarik
keupayaan para anggota untuk memperkenalkan sistem ini dan menyampaikannya kepada
para majikan. Di samping itu, portal ini mendapat sokongan penuh oleh pihak atasan
PERKESO melalui Ketua Eksekutifnya melalui idea-idea penambahan dan inovasi dan juga
peruntukan dana untuk pengoperasian sistem ini.

Selain itu, pihak PERKESO juga telah menyediakan pelan-pelan tindakan untuk
pembangunan sistem ini. Pelan tindakan ini akan menerangkan langkah-langkah yang perlu
di ambil untuk melaksanakan tugas, individu-individu yang terlibat, sumber-sumber dan masa
yang diperlukan untuk mencapai objektif kepada pembangun portal ini. Hal ini dapat dilihat
apabila sistem ini telah menyebabkan beberapa anggota lama di ambil masa kerja mereka
seminggu sekali untuk duduk berbincang berkaitan penambahbaikan sistem dan akses portal
ini. Mereka ini terdiri daripada golongan pegawai atasan sehinggalah yang terendah untuk
memberi idea keperlua-keperluan maklumat lain dalam sistem ini. Terdapat juga satu bentuk
folio yang berjudul “Prototype Screen Requirement” untuk Portal Assist. Maka tidak hairan
la kejayaan portal ini pada masa akan datang mudah tercapai kerana terdapat pelan-pelan
sampingan yang bergerak seiring dengan kelancaran portal ini.

Tindakan yang seterusnya adalah memantau kemajuan dengan bertujuan untuk mengenalpasti
sama ada pelan-pelan ini berjalan dengan baik atau tidak. Terdapat dua kaedah untuk
memantau iaitu dengan cara menentukan objektif jangka panjang dan jangka pendek di
samping memperoleh maklum balas prestasi daripada pihak peserta. PERKESO telah
menggunakan kedua-dua kaedah ini dengan cara pemantauan terhadap objektif jangka
panjang portal ini dengan bertujuan untuk sifar penggunaan kertas dalam kalangan anggota
dan majikan di samping pelan jangka pendek untuk menstabilkan program yang sedia ada
untuk kemudahan para anggota dan para majikan.

Dan cara yang terakhir adalah dengan mengekalkan keflesibelan kerana ada kalanya terdapat
masalah yang tidak mampu di elak dalam objektif dan sasaran pelan rancangan. Oleh sebab
itu, perlu adanya fleksibeliti dan gubahan rancangan dalam idea. Hal ini juga terjadi kepada
pengaksesan sistem Portal Assist ini apabila FCLB-FCLB sebelum tahun 2018 tidak dapat
dijana oleh sistem menyebabkan ketirisan informasi antara majikan dan para anggota. Oleh
sebab itu, tindakan yang di ambil oleh PERKESO adalah dengan menghantar satu memo
pemberitahuan FCLB kepada para majikan seluruh Malaysia berkaitan kewujudan FCLB
untuk tempoh yang lepas. Berdasarkan pemerhatian, pihak pengurusan tertinggi PERKESO
telah mencuba sedaya upaya untuk mencapai sasaran keputusan apabila mewujudkan sistem
Portal Assist ini.

Pemilihan keputusan yang optimum

Pemilihan keputusan yang optimum adalah satu proses yang terakhir dalam memilih
alternatif penyelesaian yang terbaik. Alternatif yang terbaik adalah satu alternatife yang
memenuhi kriteria keputusan mengikut kepentingan yang telah disusun.

Dalam membuat keputusan untuk mewujudkan sebuah laman sesawang yang lebih tersusun
dan teratur, PERKESO telah mengambil satu langkah keputusan yang optimum mewujudkan
Portal Assist menggantikan I Perkeso. Terdapat banyak faktor pemilihan untuk mecipta satu
laman portal baru. Antaranya adalah penambahbaikan dalam bentuk data seperti pertukaran
maklumat majikan. Laman I Perkeso tidak membenarkan pengkases untuk mengubah dari
segi informasi syarikat dan para pekerja mereka. Majikan juga tidak dibenarkan untuk
membayar FCLB melalui portal I Perkeso. Hal ini secara tidak langsung menyukarkan
majikan untuk menjelaskan FCLB yang dikenakan ke atas mereka.

Selain itu, Portal Assist ini juga merupakan satu pemilihan keputusan yang betul kerana
portal sebelum ini tidak merangkumi caruman untuk Sistem Insurans Pekerja (SIP). Seperti
yang diketahui, SIP ini bermula sejak awal tahun 2018, namun portal I Perkeso tidak
memiliki data untuk pengaksesan SIP. Oleh sebab itu, Portal Assist ini diwujudkan untuk
menyatukan dua Akta iaitu Akta 4 dan Akta 800 dalam satu sistem bayaran caruman yang
sama. Hal ini akan memudahkan majikan untuk melakukan dua bentuk caruman dalam satu
masa.

Walaubagaimanapon, terdapat masalah terutama dalam peringkat awal penggunaan portal ini.
Masalah-masalah seperti kekurangan data caruman seperti Borang 8A, namun para anggota
yang terlibat dengan penaiktarafan sistem ini telah bertungkus-lumus mewujudkan satu
kaedah penyelesaian keputusan yang optimum dengan mewujudkan satu tindakan
memuaturun Borang 8A. Hal ini menyaksikan pembuatan keputusan yang rasional